En gennemgang af Winfinans.NET

Transkript

1 En gennemgang af Winfinans.NET Generelt om Winfinans.NET Winfinans.NET er en administrativ løsning, der leveres som en service på internettet. Nemt og bekvemt for dig, dine kolleger, bogholder og revisor. Med Winfinans.NET kan du bl.a. : Lave dit regnskab Salgsordrestyring med fakturering Indkøbs- og lagerstyring(kræver udvidet abonnement) Abonnementsfakturere Styre dine kunde- og leverandørkontakter Integrere med Webshop og/eller andre systemer og meget andet. Om du kun anvender systemet til bogføring eller bruger alle systemets moduler med salgs-, lager- og kundestyring, bliver det hurtigt firmaets adminstrative omdrejningspunkt og en lettelse i din hverdag. Denne gennemgangs indhold 1. En overordnet gennemgang af de moduler og funktioner, som findes i Winfinans.NET. 2. Beskrivelse af diverse basisoplysninger Godt at vide om Winfinans.NET. 3. Kom godt i gang. En nærmere gennemgang af moduler med beskrivelse af firmaoprettelse m.v., som kan bruges til støtte, når du går i gang.

2 Indholdsfortegnelse Generelt om Winfinans.NET... 1 Indhold Moduler og funktioner... 4 Personlig profil... 4 Handelsmodul... 4 Adressemodul... 5 Projektmodul... 6 Administration Godt at vide om Winfinans.NET... 7 Databaser... 7 Backup... 7 Kom godt i gang... 8 Brugerhjælp Kom godt i gang. Nærmere modulbeskrivelser Personlig profil brugerindstilinger m.v Rediger bruger Ekstra brugere Tilpas menu Favoritter Rapporter Vælg firma Regnskabsmodulet Oprettelse af eget firma Regnskabsår Første regnskabsår Momssatser Kontoplan, redigering af Kontotyper Valuta Bogføring Debitorgrupper Rykkere Kreditorgrupper Åbningsbalance Bilagsinddateringen Bogføringskladder Debitor- og kreditorposter Udligningsposter Indlæste Bilag Udskrift af bogføringsjournaler Udskrifter af regnskabet og kontokort Årsafslutning Budgetlægning Adresser Fanen Adressekort Fanen generelt Salgs Statistik Kontokort Aktiviteter Salgspriser Kontaktpersoner Handelsmodulet Salgssteder

3 Sælgere Betalingsmidler Varegrupper Salgsmoms Prisgrupper Prislister Lager Varekort Varekortets faner På lager/ordrer Bonus opsæt af Salg Ordreoversigten Fakturaer, åbne Opret faktura Fakturaer, lukkede Elektroniske fakturaer til offentlige kunder Gentagne ordrer Gentagne ordrer og PBS opkrævning Den første bogføring af fakturaposteringer Køb Overførsel af data til Excel Appendix 1 Tekniske oplysninger Appendix 2 Mere hjælp Stikordsregister

4 1. Moduler og funktioner Winfinans.NET består udover den grundlæggende brugerstyring - af modulerne Handel, Regnskab, Projekt og Adresser. Modulet Administration indeholder støttefunktioner som dataimport/eksport og opsæt af integration til webshops og tilmelding til elektronisk fakturering til det offentlige. Personlig profil Programmets startside. Siden indeholder genveje til funktionerne Rediger bruger, Vælg firma (herunder Tilføj nyt firma), adgang til udskrifter, indstillinger og systemets hjælpesider. Her vises nyheder fra Winfinans om programmet og under fanebladet Spørgsmål/svar kan spørgsmål og beskeder sendes direkte til Winfinans support og svar kan ses. Personlig profil side er under udvikling og vil få tilføjet praktiske huskefunktioner, der vil kunne støtte brugeren. Handelsmodul Ordre/faktura modul Fakturamodulet anvendes til tilbudsgivning, salgsordrestyring, fakturering og abonnementsfakturering. Købs modul Lager modul Køb anvendes i virksomheder, der ønsker fuld lagerstyring. Anvendelse af dette modul kræver, at man har adgang til en Winfinans DT database ( Database med udvidet funktionallitet). Lager anvendes i virksomheder uden lagerstyring til vedligeholdelse af varenumre, salgsprislister og bonusopsæt. 4

5 I virksomheder med adgang til købsmodul indeholder modulet tillige funktioner til lagerstyring, herunder beholdningsvisninger,og lagerjustering. I forbindelse med lagerstyring beregner systemet kostpriser og avance udfra de faktiske kostpriser. Hvis den samme vare købes til forskellige priser sørger systemet for, at de bliver trukket på lageret til samme priser, som de er købt til. Regnskabsmodul Adressemodul Regnskabsmodulet anvendes til bogføring, budgettering og udskrift af regnskabsbalancer, kontoudtog og budgetter. Regnskabet kan efter eget valg føres i op til 4 dimensioner, som f.eks. afdelinger, projekter eller sager. Regnskaber kan føres i valgfri valuta. Regnskabsmodulet indeholder også åbenpost debitor/kreditor styring med rykkermodul og kreditorbetaling. Bilag kan indlæses i regnskabet, så det efterfølgende er let for brugerne at fremfinde igen. Modulet indeholder også et integreret anlægskartotek, hvor virksomhedens aktiver registreres og afskrivninger beregnes og dannes som bogføringsposter. Adressemodulet indeholder to hovedregistre : 1. Adresseregistret, der er en registrering af virksomhedens kunder, leverandører, kundeemner, leveringsadresser og lignende. 2. Kontaktpersoner, der er en registrering af personer, der har relationer til adresser i adresseregistret. Der kan posteres kreditorposter og debitorposter på en adresse, som ender på de respektive samlekonti i finansregnskabet. 5

6 Andre muligheder Udover adressers funktion som værende konti for debitorer og kreditorer indeholder programmet mulighed for: Registrering af hvordan kunder skal faktureres og evt. specialpriser, rabatter eller bonus, der er aftalt. Disse oplysninger anvendes af systemet, når kunder bliver faktureret i systemet. Registrering af aktiviteter med opfølgningsstyring. Afsendelse af enkelt s til adresser og kontaktpersoner. Gruppér adresser ved hjælp af egenskaber, der tilknyttes adresser. Udvælgelse af adresser eksempelvis udfra solgte varer / egenskaber og afsend s til udvalgte kunder på een gang også som html-mails med link til billeder. Registrer hvilke kunder, der ikke ønsker tilbud via . Projektmodul Administration Projektmodulet er et ekstramodul. Modulet kan anvendes til tidsregistrering på opgaver/projekter og til kundefakturering. Modulet opsættes med jobtyper, projektgrupper og medarbejdere. Modulet fungerer sammen med kostcenterregnskabet (dimensionsregnskab). Det kan oprettes projekter og medarbejdere. Medarbejdere kan tilknyttes projekter, som de kan tidsregistrere på. Tidsregistreringen kan enten belaste fastprisprojekter eller der kan dannes fakturering på baggrund af tidsregistreringen. Der kan både budgetteres og regnskabsføres pr. kostcenterkode, f.eks. pr. projekt til økonomisk kontrol. Importer data Standard importer af data fra CSV/kommaseparerede filer. 6

7 Som standard er der mulighed for import af prisfiler fra de større danske VVS- / EL-grossister og kontoposteringer fra bankonti, FIkort / Dankort indbetalinger / PBS betalingsservice indbetalinger og poster fra PBS vedr. Internationale kreditkort. Specielle importer kan udvikles efter ønske. Import, kolonner Importer til flere standardtabeller fra CSV/kommaseparerede filer. Disse importer kan man selv vælge feltrækkefølgen og skilletegn. Eksporter data Standard eksporter af data til CSV/kommaseparerede filer. Udlæsning af kreditorposter til indlæsning i webbanker findes i kreditorbetalingsmodulet, som er den del af regnskabsmodulet. Specielle eksporter kan udvikles efter ønske. Eksterne tilslutninger Tilslutning til eksterne services, bl.a. elektronisk fakturering til offentlige kunder, integration til Dibs Dankort betalingsadministration, integration til DanDomain webshop og backoffice til Winfinans Webshop. Anvendelse af dette modul kræver at den anvendte brugeradgang er administrator på databasen. DanDomain webshop integration og Winfinans webshop backoffice kræver adgang til Winfinans.NET Accounting/Trade. 2. Godt at vide om Winfinans.NET Databaser Backup Der kan lejes/abonneres på to forskellige Winfinans.NET løsninger. Winfinans.NET Entry & Winfinans.NET Accounting med regnskab / salgsordre/fakturering og Winfinans.NET Trade. Winfinans.NET Trade har ud over Entry/Accounting modulerne Køb, lagerstyring og integration til DanDomain webshop/ Winfinans Webshop backend. Dine data gemmes i en separat database på en server, der står i et professionelt serverhostingcenter. Data bliver sikkerhedskopieret flere gange i døgnet og én daglig fuld backup opbevares i én uge, hver uges backup opbevares i én måned, hver måneds backup opbevares i ét år og hvert års backup 7

8 opbevares i 5 år. En fuld backup af data kan rekvireres fra Winfinans og bliver leveret mod fakturering af ekspeditionsgebyr. Kom godt i gang Er en gennemgang af hvilke indstillinger, der normalt skal udføres Inden man starter med at fakturere og bogføre - funktionsbeskrivelser og hvordan du finder rundt i programmet. Det er en starthjælp inden du påbegynder regnskabsføring for en virksomhed med Winfinans.NET. Programmet Winfinans.NET indeholder en mere detaljeret brugerhjælp i programmet. Kom godt i gang er også lavet som Word dokument, så du selv kan tilføje vejledning. Det kan gøres enkelt eller indgå i en direkte firmamanual, der bruges af alle i brugerens virksomhed. Simple indstillinger Winfinans har forberedt et sæt af simple komplette indstillinger, så du kan starte med at fakturere og bogføre nemt og hurtigt. Når du opretter nyt firma oprettes disse indstillinger automatisk. Brugerbestemte indstillinger Hvis du har bestemte ønsker til systemets indstillinger anbefaler vi, at du gennemgår systemets muligheder og ændrer standard indstillingerne inden du går i gang. Under menupunktet Kom godt i gang i programmet kan du se hvor du ændrer de mest grundlæggende af systemets indstillinger. Brugerhjælp Hjælp findes i forbindelse med programmets funktioner, under. Hvis man klikker på de enkelte modulers navn (eks. Handel, Regnskab o.lign.), vises en side der kort beskriver modulets indhold og der er adgang til: 8

9 Indstillinger her. Rapporter Alle systemets indstillingsskærme kan findes Adgang til systemets mest anvendte udskrifter. Demoregnskab På adressen er der et fuldt funktionelt demoregnskab. Det er en god idé at bruge det til at orientere sig i, og til at afprøve funktioner, som man ikke kender. Husk at anvende neutrale data, da alle Winfinans.NET brugere kan se data i demoregnskabet. Log på med brugernavn: demo og password: demo. 9

10 3. Kom godt i gang. Nærmere modulbeskrivelser Personlig profil brugerindstillinger m.v. Rediger bruger Rediger dine brugeroplysninger, når du er tilsluttet en database med en direkte forbindelse, evt. demodata. Her kan du ændre oplysninger om din Winfinans.NET brugeradgang herunder skift af brugernavn og password. Det er også her du kan se dit Winfinans.NET brugernummer. Det brugernummer kan en Winfinans.NET databaseadministator anvende til at oprette gæsteadgange til din Winfinans.NET brugeradgang. Ekstrabrugere Her kan administratorbruger (ejer af databasen) administrere andre Winfinans.NET brugeres adgang til regnskaber i den 10

11 aktuelle database og vælge hvilke af systemets menupunkter, de oprettede ekstrabrugere må bruge. Vil du have flere brugere på systemet, kan du her oprette en adgang til Winfinans databasen og oprette en Winfinans.NET adgang på een gang eller du kan tildele en eksisterende Winfinans.NET bruger adgang til dine data. Du tildeler ekstrabruger adgange til andre Winfinans.NET brugere via en Winfinans bruger. Du kan tildele en Winfinans bruger adgang til et eller flere regnskaber i databasen. Når du giver en Winfinans.NET bruger en ekstrabruger adgang via en winfinans bruger kan du via funktionen Tilpas menu give adgang til systemets forskellige menupunkter. Hvis du vil oprette en ny Winfinans.NET bruger og samtidig tildele adgang til denne bruger, kan du gøre det under menupunktet Personlig profil -> Rediger bruger -> Ekstrabrugere. Hvis du skal oprette en ekstrabruger adgang til en bestående Winfinans.NET bruger, så gør du det samme sted. Tilpas menu Her kan administratorbrugere (ejer af databasen) vælge hvilke af systemets menupunkter, der ønskes anvendt. Ved at fjerne de menupunkter, der ikke normalt anvendes, kan brugeren få en mere overskuelig menu i det daglige. Når en administratorbruger tildeler ekstrabrugere adgang anvendes en lignende Tilpas menu funktion til at tildele disse brugere de menupunkter de må kunne anvende (Se ovenfor Ekstrabrugere). 11

12 Favoritter Her kan vælges mellem udvalgte menupunkter, der når de vælges vises og kan vælges direkte fra Personlig profil siden. Der vises et ikon og funktionens navn. Rapporter Her kan vælges de rapporter, du vil bruge i systemet. Med disse tre funktioner kan du designe dit eget Winfinans.NET system, så det kun indeholder de menuer, favoritter og rapporter, som du ønsker. Det giver dig et system, der er tilpasset din hverdag. 12

13 Vælg firma Her kan du vælge at arbejde med firmaer i de databaser du har adgang til. Her findes også funktioner til at oprette nye firmaer i den aktuelle database (hvis du er administrator), ny direkte tilknytning til en Winfinans DT database, oprettelse af leje af en ny database. Du kan også slette adgang til databaser her. Regnskabsmodulet start med dit eget firma Oprettelse af eget firma Fra Personlig profil siden Vælg funktionen Vælg firma. Vælg din egen database i listboks. -> Vælg funktionen Opret nyt firma i denne database. Her indtaster du det nye firmas navn og gemmer det. Når du vælger det nye firma, bliver du ledt gennem en guide, hvor du bl.a. skal indtaste oplysninger om firmaadresse, regnskabsår, bilagsnummerserier og enten vælge en standardkontoplan, vælge en tom kontoplan (hvis du senere vil importere en) eller kopiere en kontoplan fra en et andet firma som du har adgang til via Winfinans.NET. Hvis du vil vælge en standardkontoplan, så kan du få vist 4 forskellige forslag, som du kan vælge imellem. Du kan også på forhånd fjerne en eller flere konti fra det forslag du vil bruge inden du overfører kontoplanen til dit nye regnskab. 13

14 For at arbejde med dit nye regnskab skal du vælge det under Personlig profil ->Vælg firma. De grundliggende indstillinger for Regnskabsmodulet findes under Indstillinger -> Firma ->. Hvis der ikke er valgt en standardkontoplan skal der oprettes eller importeres en kontoplan. Det gør du under menupunktet Regnskab->Kontoplan funktionsknappen Standardkontoplan. Redigering af kontoplan forklares nærmere senere i denne vejledning. Under menupunktet Indstillinger -> Regnskab->... oprettes og ændres hjælpefunktioner til bogføring. Hvis der ikke allerede er oprettet et firma, der kan anvendes, så opret et nyt Såvel regnskab som budgettering kan føres i op til 4 dimensioner(kostcenterstyring). Hvis det ønskes oprettes kostcentertyper under Indstillinger -> Kostcentre med deres navne og egenskaber og kostcenterkoder oprettes under Kostcentre/ projekt ->Kostcentre. Regnskabsår Når man opretter sit eget firma oprettes samtidigt første og efterfølgende regnskabsår. Alle regnskabsår bevares fuldt tilgængelige i systemet, indtil man selv vælger at komprimere og slette dem. Menupunkt : Indstillinger -> Firma -> Regnskabsår. Første regnskabsår Regnskabsår foreslås oprettet som indeværende år og januar som regnskabsårets startmåned. Via listboks ud for Regnskabsår start måned, kan der vælges anden måned som startmåned. Navn på regnskabsår kan ændres og antal 14

15 måneder tilrettes. Et regnskabsår kan indeholde mellem 1 og 18 måneder. Efterfølgende regnskabsår Det efterfølgende Regnskabsår oprettes automatisk, når firmaet oprettes. Hver gang man starter med at bogføre i et nyt regnskabsår oprettes det efterfølgende år automatisk. Antallet af måneder i regnskabsåret kan kun ændres i det nyeste regnskabsår. Hvis antallet af måneder i indeværende regnskabsår skal ændres, så slettes det efterfølgende år først. Herefter kan antallet af måneder i indeværende år ændres. OBS. Man kan ikke forkorte det indeværende regnskabsår til en slutmåned, der ligger før den sidste måned, hvori der på ændringstidspunktet har været udført bogføring. Nulstil regnskab Nedlæg Firma Hvis du efter nogen tid ønsker at starte din bogføring forfra, så kan du nulstille din bogføring ved at slette de regnskabsår, der er i systemet og efterfølgende oprette nye regnskabsår og starte forfra igen. Menupunkt : Indstillinger -> Firma -> Regnskabsår. Regnskabsår kan det nyeste slettes indtil alle regnskabsår er slettet. Efter nedlæggelse af alle regnskabsår kan firmaet nedlægges. Det er herefter ikke muligt at genskabe data. Funktionen : Vælg firma på siden Personlig profil. Tilladte bogføringsperioder Den tilladte bogføringsperiode kan evt. afgrænses i Tillad bogføring fra dato og Tillad bogføring til dato. Der kan evt. begrænses på kassebilagsnumre. Uden afgrænsninger kan der bogføres i hele det opsatte regnskabsår. Ved regnskabsårets afslutning kan der afkrydses i Stop for bogføring i dette regnskabsår. Afkrysning kan midlertidig fjernes, når der skal efterposteres i gammelt år. 15

16 Momssatser Vælg Indstillinger -> Firma -> Moms. Opret firmaets momssatser ved at indsætte momskode, fx. U-1 for udgående moms og I-1 for indgående moms, beskrivelse og kontonr. for momsen Klik for hvert momskode på knappen Sats og indsæt % samt den dato, hvorfra momskoden skal virke. Hermed vil evt. nye momssatser kunne indsættes og anvendes i systemet samtidig med at tidligere gyldige momssatser bevares til brug ved efterposteringer i tidligere perioder/år. Husk at kontrollere momskodernes startdato inden bogføring påbegyndes. Momskoder kan herefter vælges på øvrige konti i kontoplanen. Kontoplan, redigering af Ændring af kontoplan Vælg Regnskab->Kontoplan og du kan her se og ændre i kontoplanen. En bogføringskonto (Drift/status) kan ikke slettes, hvis der har været bogført på den, men såvel overskrifter som sammentællinger kan altid slettes, hvis det ønskes. Kontonumre i Winfinans er Alfanumeriske og sorteres også alfanumerisk. Kontotyper Ved oprettelse af konti vælges type. Overskrift Overskrift kan være alm. eller hovedoverskrift (vises med større skrift og uden nr) med eller uden sideskift (konto vises øverst på ny side). 16

17 Afstemningskonti Bogføringskonti Bogføring kan være drift eller status (moms vælges). Total Total er en sammentællingskonto, hvor der angives sammentælling fra/til. Der sammentælles kun saldi på bogføringskonti(drift/status). Driftsresultat dette år Speciel kontotype. Der kan kun være een konto af denne type. Ved indsætning i balancen (under egenkapital) opnås, at de samlede aktiver og passiver stemmer hele tiden, såvel i skærmvisninger som på regnskabsudskrifter. Resultat sidste år Speciel kontotype. Der kan kun være een konto af denne type. Ved indsætning i balancen (under egenkapital) opnås, at forrige års regnskabsresultat vises i dette år. Denne konto SKAL sættes op, hvis man vil overføre resultater fra år til år. Afstemningskonti er konti, der ønskes afstemt før bogføring, f.eks. Kasse, Bank og Giro. Afstemningskonti oprettes under Indstillinger -> Regnskab -> Afstemningskonti. Afstemningsbillede fremkommer, når der trykkes Bogfør i bogføringskladden. Posteringsforslag Firmaets daglige konteringer kan opsættes, så det kun er nødvendigt at indtaste et par søgebogstaver i bilagsteksten, aktivere funktionsknappen og vælge med mellemrumstangenten hvorefter hele posteringstrengen med bilagstekst, debet- og kreditkonti fremkommer. Opsæt posteringsforslag under Indstillinger -> Regnskab -> Posteringsforslag. Indsæt Søgetekst, Bilagstekst, Debetkonto og Kreditkonto. Posteringsforkortelser Vælg Indstillinger -> Regnskab -> Posteringsforkortelser. Indsæt forkortelse, f.ex. G for Giro i Forkortelse, og kontonr. fra kontoplan i Konto. I konteringsfelter i Bilagsskærmen indsættes 17

18 fremover forkortelsen, hvorefter systemet oversætter til kontonr., når feltet forlades. Valuta Oprettelse Valuta oprettes under Indstillinger -> Firma -> valuta. Valuta opsat til kurs 100 vil blive anvendt som regnskabets valuta, fx DKK eller Euro. Firmaets øvrige anvendte valutaer oprettes med valutaforkortelsen, f.eks. EU, beskrivende tekst og aktuel Kurs. De oprettede valutaer kan herefter vælges via listboxe i systemets øvrige moduler. Valutakurser kan ændres efter eget valg. Ændring af valutakurser har kun indvirkning på fremtidige posteringer. Bogføring Debitorgrupper Ved bogføring kan der i kladden for hver bilagslinje skiftes mellem de opsatte valutaer via listboksen ud for Valuta-feltet. Vælg Regnskab->Bogføring->kladde for at arbejde med valutaposteringer. Eventuelle rettelser foretages i beløbsfeltet Omregnet. Der kan kun skiftes Valuta på debitor- og kreditorposter, hvis feltet Der kan kun bogføres på den valgte valuta, ikke er afkrydset på det pågældende debitor - eller kreditorkort. Ved valg af debitor eller kreditor under bilagsinddatering sker herefter en automatisk omregning af beløb i forhold til valgt valuta på den enkelte debitor/ kreditor. En finanskonto kan bindes til en bestemt valuta og kan herved bruges til bogføring af en valutakonto. Firmaets debitorer skal mindst opsættes i én debitorgruppe med en tilknyttet debitorsamlekonto. Vælg Indstillinger -> Adresser ->Debitor/Kreditor grupper og udfyld felterne for hver gruppe. Der kan oprettes så man grupper, som der ønskes. 18

19 Rykkere Opsæt af rykker Rykkerprocedure opsættes for hver debitorgruppe under Regnskab->Debitor/kreditor->Rykker->Indstillinger. Indsæt evt. Rykkergebyr, Mindste beløb der bliver rykker for, og Antal dage fra forventet betalingsdato til udsendelse af henholdsvis Rykker 1, 2, 3 og 4. Indsæt herefter Rykkertekst for Rykkerskrivelse 1, 2 og 3 i redigeringsvindue, efter først at have afklikket den pågældende rykkerskrivelse. Til sidst opsættes hvilken adresse rykkere skal sendes fra, hvem der skal have en bcc af de afsendte rykkere og hvilken adresse rykkere skal sendes til, hvis der mangler en adresse på kunden, der skal rykkes. Udsendelse af rykkere Vælg Regnskab->Debitor/kreditor->Rykker. Der kan sendes rykkere direkte via e-,mail eller ved at udskrive rykkere i et.pdf dokument, som herefter udskrives, og rykkerne sendes med posten. Kreditorgrupper Betalingsbetingelser Firmaets kreditorer skal mindst opsættes i én kreditorgruppe med en tilknyttet kreditorsamlekonto. Valutaberegning sker via den enkelte kreditors tilknytning til valgt valuta. Vælg Indstillinger -> Adresser ->Debitor/Kreditor grupper. Udfyld felterne for hver gruppe. Feltet Ingen momsberegning afkrydses ved udenlandske kreditorgrupper, hvor momsafregning sker manuelt. Betalingsbetingelser for debitorer og kreditorer sættes op via Indstillinger -> Adresser -> Betalingsbetingelser. Når de er sat op, så vælges betalingsbetingelsen på den enkelte kreditor. 19

20 Åbningsbalance Ved udskrift af indkøbsfaktura vil betalingsdato automatisk vises. Dette kan manuelt rettes. Når man skal starte på regnskabsføring i et igangværende firma, så oprettes regnskabsåret før det regnskabsår man skal lave regnskab for, og i det bogføres sidste års afslutningsbalance. Den vil så blive overført som primobalance i det regnskabsår der skal laves regnskab for første gang. I de efterfølgende år overføres resultatet automatisk. Start af bogføring i et helt nyt firma startes i det selskabets første regnskabsår. Bilagsinddateringen Alle finansposteringer indtastes under Regnskab->Kladde. Når man starter oprettes en kladde til den oprettede bruger. Det er herefter muligt under menupunkt Indstillinger -> Firma- >Bilagskladder at oprette flere kladder tilpasse kladdernes indhold og tildele brugere rettigheder til at anvende kladder til indtastning og til at afslutte kladder. I kladderne er adgang til følgende funktionsknapper: 1. Kontoplan Rediger kontoplan og vælg konti til kladden. 2. Åbne poster Her kan man udvælge debitor/kreditor poster til udligning. Hvis poster stemmer debet/kredit udlignes uden bogføring. Hvis de ikke stemmer foreslås, at der dannes bogføring, der udligner posterne. 3. Adresser Her vælges debitorer/kreditorer og der er adgang til at redigere adresser. 4. Importer bilag - Importer bilag fra.csv filer efter eget opsæt. 5. Posteringsguider Er en avanceret form for standardkladde. Guiden kan f.eks. anvendes til oprettelse af kasseoptælling eller konteringshjælp til ikke regnskabskyndige. 20

21 6. Bilag fra Med funktionen kan billedfiler( f.eks..jpg) og.pdf filer, der er fremsendt til en tilknyttet pop3 mail konto indlæses og tilknyttes bilag, så man senere kan fremfinde bilag og udskrive dem direkte fra programmet. Efter indtastning af bilagslinjer vælges fanebladet Bogfør, hvorefter systemet gennemgår det indtastede for tekniske fejl. Hvis der er fejl vises en oversigt over dem fejlene rettes herefter. Når kladden er teknisk fejlfri bogføres kladden og bilagsinddateringen ryddes for bilag og er klar til ny indtastning. Der dannes automatisk en Journal, hver gang der trykkes bogfør. Denne Journal kan til hver en tid genudskrives og anvendes som dokumentation for bogføring. Winfinans bogfører posteringer ind i den måned, som er angivet i Datokolonne, uafhængigt af hvilken systemdato, der bogføres. Systemdato fremgår af Journaloversigt og indsættes nederst på bogføringsjournal. Bogførte bilag kan endvidere ses under Regnskab->Bilagsliste, hvor de kan udsøges og evt. overføres til et MS Excel ark. Brug Kladden Kontroller det valgte regnskabsår øverst i kladden. Anvend tastaturets tabulatortast til at flytte til nyt felt og Enter til at afslutte linjen og gemme den i kladden. Bilagsnr. fremkommer i Bilagskolonne. Det kan overskrives, men ved almindelig bilagsinddatering kan systemet selv styre bilagsnummereringen. Dato fremkommer i Datokolonne. Dato kan overskrives, og den nye dato følger herefter automatisk med til nye linjer, indtil ny indsættes. Debetkonto og Kreditkonto indtastes - eller hentes fra kontoplan via klik på funktionsknappen Kontoplan, hvorved kontoplan fremkommer. Man kan finde konti ved alene at skrive en del af kontobeskrivelsen (eks. Husleje) og trykke på Tabulator tasten. Hvis der kun findes een konto med denne tekst anvendes den direkte. 21

22 Hvis der er flere vises en liste, hvorfra den ønskede konto vælges. Når listen over mulige konti vises, brug tabulatoren til at gennemgå listen og mellemrumstangenten til at vælge den ønskede konto. Ved hjælp af kladdens slettefunktion kan man med få klik slette et helt bilags nummer interval. Angiv start og slut bilagsnummer. Debitor- og kreditorposter Indtastes C eller V efterfulgt af debitors/kreditors kontonummer hentes debitor/kreditor direkte. Indtastes et C eller V efterfulgt af et navn eller en del heraf, vises en oversigt over henholdsvis kunder og leverandører hvor det indtastede indgår i navnet. Indtastes alene navnet eller en del heraf, vises en oversigt over kunder. Der vælges med tabulatortast (ned) og Shift - tabulatortast (op). Retur til kladden med valgt kunde/leverandør - tryk på mellemrumstasten. I Winfinans.NET kan en adresse både optræde som debitorkonto og som kreditorkonto. Ved at benytte det foranstillede c eller v angives, om det er debitorposter eller kreditorposter, der bogføres. Bilagstekst og Beløb indsættes, eller vælges via Posteringsforslag eller Posteringsguide Bilagslinjer indsættes via bilagsnr. ved at overskrive systemets forslag til bilagsnr. med det ønskede nr., og næste gang man vender tilbage til bilagsinddateringen, vil systemet have sorteret listen efter den nye nummerrækkefølge. Bilagslinjer slettes ved at klikke på det røde kryds for enden af den enkelte posteringslinie. Bilagslinier redigeres ved at vælge kladden Rediger Bilag klikke på bilagsnummeret på den linie, der skal redigeres nu vises alle bilagslinjens oplysninger, der kan redigeres og gemmes. 22

23 Fakturaer, manuel bogføring Fakturaer bogføres ved at skrive fakturanummeret efter bilagsnummeret og en /. Udligningsposter ( bogføring af ind/ud betalinger) Åbne debitorposter udlignes ved at vælge funktionsknappen Åbne poster fra kladden. Her kan bilag for den enkelte debitor/kreditor udsøges og de poster, der ønskes udlignet markes og kan danne udlignende bogføringsposter. Hvis der eksisterer åbne poster, der stemmer debet/kredit foretages udligning uden bogføring. Arbejdsskærmen Åbne poster åbnes i et nyt vindue, som kan holdes åben sålænge man er i kladdeindtastningen. Når udligningsposter dannes i Udlign åbne poster kan man direkte se dem blive dannet i kladden. Hvis man ønsker at udligne een faktura ad gangen kan man i kladden hente den enkelte åbne post direkte ved f.eks. at skrive scxxxx (xxxx = fakturanummer) i Debet- eller Kredit- feltet og trykke på Tabulatortasten. Hjælp til valg af poster kan ses i programmet. Afstemning og bogføring Bogføringsjournal List bilag Bogfør-knappen viser afstemningsskærm før indtastede bilag bogføres. Ved bogføring slettes de indtastede bilag fra Bilagsinddatering, og Balance, Journaloversigt samt Bilagsliste opdateres. Bogføringen kan afprøves inden den gennemføres som Simuleret bogføring via menupunktet Simulering. På den måd kan man se resultatet af bogføringen som kontrol inden den gennemføres. Bogføringsjournaler dannes ved hver bogføring og kan til enhver tid udskrives under Fanebladet Journaler. Registrerede bogføringslinjer vises og kan redigeres og slettes. 23

24 Rediger bilag Registrerede bogføringslinjer kan redigeres og slettes. Klik på til venstre for at redigere oplysninger på linjen og i højre side for at redigere alle oplysninger på bilaget. Indlæste Bilag Bogføring af indlæste bilag Når købs- og salgsfakturaer lukkes i Salgs eller Købs modulet, overføres de dannede bogføringsposter til indlæste bilag. Disse bilag kan enten bogføres direkte eller kan overføres til kladden for at blive bogført. Hvis bilagene ikke allerede har bilagsnumre, skal de først tildeles bilagsnumre. Vælg tildelingsmetode og klik først på tildel bilagsnumre og herefter enten på Bogfør eller på Flyt bilag til kladde. Adgang til anvendelse af Indlæste bilag redigeres under Indstillinger -> Firma -> Bilagskladder. Simulering 24

25 Journaler Regnskab -> Kladde -> Simulering Med funktionen Simulering kan man inden bogføring gennemføres se hvordan det aktuelle indhold i kladden vil blive bogført. Du kan vælge mellem 5 forskellige visninger af Simulering. Regnskab -> Kladde -> Journaler Med funktionen Simulering vises journaler i det valgte regnskabsår. Journaler udskrives også herfra. Udskrift af regnskabet og kontokort Under Rapporter ikonet findes regnskabsudskrifter og udskrift af kontoudtog m.v. Ikonet er placeret i programmet hvor det er naturligt at man vil bruge det og herudover findes det på oversigtssiderne til de enkelte moduler og når man lige er logget ind. Vis Balance Momsafstemning Menupunktet Regnskab -> balance indeholder 6 forskellige præsentationer af tal fra det valgte regnskabsår og i nogen tilfælde også sammenligningstal fra året før. Skift evt. Regnskabsår via listbox for oven. Under menupunkt findes Regnskab -> Bilagsliste, kan alle poster fra hele regnskabet fremfindes. Der vises kun et udsnit af posterne i henhold til de anvendte søgeparametre. Via Excel ikonet kan poster overføres til et MS Excelark. Som en af ovenstående balancer vises under Faneblad 2 en balance, hvor faktisk afløftet moms afstemmes med beregnet moms i henhold til kontoens momskode. Ved at klikke på et kontonummer og vælge udskrifter kan man vælge et kontoudtog der specificerer de poster, hvor der er differencer. Skift evt. Regnskabsår via listbox øverst på siden. 25

26 Årsafslutning Opret nyt regnskabsår Systemet sørger for, at der hele tiden findes et regnskabsår efter det aktuelle. Det er derfor ikke nødvendigt at oprette nye regnskabsår manuelt. Hvis du på et tidspunkt ønsker at ændre i det nuværende regnskabårs antal af måneder, så sletter du det nyeste tomme regnskabsår, så det aktuelle regnskabsår er det sidste i systemet og kan herefter ændre i det nuværende regnskabsår. Regnskabsår slettes ikke i Winfinans.NET ved årsafslutning. Der er ingen programmæssige begrænsninger på antal regnskabsår, og alle er frit tilgængelige. Afslutning af gammelt regnskabsår Når du bogfører i et regnskabsår, så genberegnes det aktuelle og det forrige regnskabsår og finans-, debitor- og kreditorsaldi overføres til det aktuelle regnskabsår. Det er derfor ikke nødvendigt at udføre nogen form for årsregnskabsafslutning. Regnskabsår kan lukkes for bogføring og kan til enhver tid genåbnes for bogføring, hvis behovet opstår. Hvis det ønskes at overføre åbningsbalance uden at fortage bogføring kan man under Indstillinger -> Firma -> Regnskabsår vælges det regnskabsår man vil overføre åbningsbalance til og vælge funktionen Overfør åbningsbalance. Bogføring af driftsresultat I kontoplanens opsætning i Winfinans.NET oprettes to specielle statuskonti til at vise det løbende resultat i det aktuelle år samt det overførte resultat fra tidligere år. Der kan kun eksistere een konto af hver slags. Når opsæt af konto til overførsel af resultat fra tidligere år er udført, så overføres årets driftsresultat automatisk til næste års primobalance. 26

27 De to konti placerer du under egenkapitalen i kontoplanen. Budgetlægning Winfinans.NET indeholder to Budgetindtastningsmetoder, en enkelt hvor man kan angive et enkelt beløb pr. Konto og så beregne budgettet udfra een enkelt beregningsmodel eller du kan anvende Budget, hvor du for hver konto kan indtaste og/eller beregne beløb for hver måned i året. Der kan oprettes eet eller flere budgetter pr. Regnskabsår. Menupunkt : Regnskab->Budget. Under budget vælges hvilket budget, der skal anvendes ved udskrift af regnskabsudskrifter med budget. Budgetmodellen i Winfinans.NET giver mulighed for at omdøbe budgetposter/transaktioner til fast budgetbilag, der ikke påvirkes af den overordnere budgetberegning, men som medgår i budgettet som man manuelt har bestemt. Giv budgetposten et bilagsnummer under fanebladet transaktioner for at opnå dette. Adresser I Winfinans.NET findes kun eet adressekartotek, hvor oplysninger om alle adresser gemmes. Adressemodulet opsættes som minimum med debitor-/ kreditorgrupper og betalingsbetingelser. En adresse kan både virke som debitor- og kreditorkonto. Fanen Adressekort Fanen adresse skal udfyldes med firmanavn, evt. navn (dvs. firmalinie 2), adresse og postnr/by. Danske og flere landes postnumre ligger i en tabel i systemet. Land/landekode kan udfyldes og vil herefter medtages på udskrifter. Att.person, e- 27

28 mail, telefon, fax og CVR nr. udfyldes og vil herefter medtages på de relevante udskrifter. Sælger er den person i eget firma med kundekontakt og vælges ud fra listboks. Se dette. Adressekort Kundenummer Fanen Generelt Debitor/Kreditor Gruppe Kundenr. udfyldes automatisk som følge af firmaopsættets Nummerserier. Nummerserier kan redigeres under Indstillinger - > Firma -> Generelt -> Numre. Ændring af kundenr. sker ved at overskrive. 28

29 Debitor- og kreditorgruppe skal sættes op på alle adresser, der skal bogføres på. Debitor/kreditor gruppeopsættet styrer, hvordan skyld og tilgodehavende bogføres i finansregnskabet. Betalingsbetingelser vælges udfra listboks. Kreditmax. er en oplysning til eget brug. Winfinans vil ikke reagere selv om kreditmax. overskrives. Ønskes styring af dette anvendes kreditstop. Er det markeret kreditstop på en kunde, vil der fremkomme en advarsel ved dannelse af tilbud, ordre, faktura etc. Indgår debitoren i en rykker/renteprocedure skal felterne afklikkes. Det er muligt at anvende rykker uden rente. adressefeltet indeholder den adresse, der anvendes til at sende handelspapirer til, hvis bruges til denne service. Hvis dette adressefelt ikke er udfyldt og der ikke er tilknyttet kontaktpersoner, der skal modtage faktura pr. , så sendes til adressen på forsiden af adressekortet. EAN er et EAN lokationsnummer, der bruges til elektronisk fakturering af offentlige kunder. Salgs Statistik Kontokort Fra adressekortet kan den valgte kundes salgsstatistik vises. Der kan søges på et varenummerinterval, datointerval og du kan vælge at se statistik, hvor den valgt adresse er faktureringsadresse eller leveringsadresse. Fra adressekortet kan også vises et kontoudtog med bevægelser på den valgte adresse. Det kan også vælges, at der alene vises åbne poster. 29

30 Fanen Aktiviteter På fanen kan oprettes referater, notater og huskere vedr. Den valgte adresse og under menupunktet Adresser->Aktiviteter kan man få et overblik over alle adressers aktiviteter. Fanen salgspriser Fanen priser viser hvilke individuelle forhold, salg til kunden påvirkes af. Se prisister, rabatter og bonus for nærmere oplysning. Kontaktpersoner 30

31 Om kontaktpersoner I Winfinans.NET er kontaktpersoner en selvstændig tabel og kontaktpersonel kan eksistere uden tilknytning til en Adresse. Til en kontaktperson kan registreres navn, adresse, telefon, mobiltelefon, , og en kontaktperson kan tilknyttes egenskaber, som kan anvendes ved udsendelse af info og salgs s og visning af egenskabslister. En kontaktperson kan have tilknytning til flere firmaadresser med forskellige kategorier/jobs. For hver firmatilknytning kan registreres jobkategori, job, firma lokalnummer EAN nummer og der kan markeres, om kontaktpersonen skal modtage faktura pr. , rykkere pr. e- mail eller info pr. . På denne måde kan flere personer i en virksomhed modtage fakturaer pr. . Når en kontaktperson er sat op til at modtage faktura pr. sendes der kun til den/de e- mailadresse/r Handelsmodulet Om Handelsmodulet (Salg) Handelsmodulet kan i Winfinans.NET anvendes til ordrebehandling og fakturering, herunder elektronisk fakturering til det offentlige og integration til DanDomain webshops. Med handelsmodulet kan fakturaer fremsendes direkte fra programmet pr. som vedhæftet fil i formatet.pdf. Anvendelse af fakturaudskrivning kræver,at der på brugerens PC er installeret en version af Adobe.PDF reader. Handelsmodulet kan også anvendes til gentagen oprettelse af fakturaer evt. med betalingsopkrævning via PBS Betalingsservice. Anvendelse af PBS betalingsservice kræver selvstændig aftale med PBS om denne service. 31

32 Denne funktion er oplagt for opkrævning af abonnementer, husleje, kontigenter og lignenede tilbagevendende faktureringer. Handelsmodulet er bygget op omkring ordrer/fakturaer og varenumre (varelager), som anvender kundeoplysninger fra adressemodulet og i forbindelse med fakturering danner bogføringsposter til regnskabsmodulet. Hvis Winfinans.NET anvendes i forbindelse med Winfinans DT kan Winfinans.NET s funktioner være et supplement til Winfinans DT funktionerne. Inden brug af modulet til ordrebehandling/fakturering laves som minimum opsætning af modulet under Indstillinger -> Handel-> Salg,Generelt / Indstillinger -> Lager -> Varegrupper / Handel - > Salg -> Ordrer -> funktionsknappen Rapportindstillinger. Salgsposteringer overføres til Regnskab -> Bogføring -> Kladde -> Indlæs bilag ud fra opsætning i Handelsmodulets Varegrupper. Varegrupper styrer kontering af salg, rabatter og lagertræk. Moms beregnes udfra den/de momssatser, der er opsat på de finanskonti, der bogføres salg og salgsrabat på. Det er muligt at føre momstilsvar i flere lande ved hjælp af systemet. Hent en nærmere vejledning i at lave en faktura på denne adresse: Lav OIO-xml faktura til det offentlige hent vejledning på denne adresse: Salgssteder Salgssteder indeholder oplysninger der benyttes ved salg. Dette opsæt indeholder oplysninger om virksomhedens salgsafdelinger og/eller faktureringsmåder. Der kan vælges bankkonti, faktureringsmåde, sprog m.m. Salgssteder kan knyttes til adresser og ordre/fakturaer. Et salgssted kan fx. være en afdeling der handler i en anden valuta, har sit eget fakturaopsæt, logo, bankkonto m.m. En virksomhed der fx har er butik der arbejder med kontantsalg incl. 32

33 moms. Sælger til virksomheder som kreditsalg excl. moms. og fakturerer offentlige via OIO har brug for 3 salgssteder. Salgssteder oprettes og redigeres under Indstillinger -> Firma -> Generelt - >salgssteder. Hvis faktura med FI-kode skal anvendes, kan den tilvælges på rapportopsættet under Rapport indstillinger -> Faktura/ordreopsæt -> Egenskaber -> Betalings reference. Rapport indstillinger findes på oversigter over tilbud, ordrer og fakturaer under. 33

34 Debitorindbetalinger via FI indbetalingskode kan importeres til bogføring via Administration -> Importer data. Sælgere Sælgere oprettes via Indstillinger -> Handel -> Salg, generelt -> Sælgere, vælges fra den enkelte ordre/faktura, og anvendes f.eks. til sælgerstyring, hvor sælgernr. medtages på statistikudskrifterne: Salg pr. sælger og Salg pr. sælger, opsummeret. Betalingsmidler Hvis Winfinans.NET anvendes integreret med en webshop, så kan forskellige korttyper oprettes som betalingsmidler og denne funktion styrer hvor disse indbetalinger bogføres. 34

35 Varegrupper Hvad er varegrupper En vare skal tilhøre en varegruppe. Opsættet styrer bogføring ved salg af varer. Opret de relevante grupper. Sælges kun ydelser, oprettes f.eks. kun en gruppe med varesalgskonto, salgsmoms og evt. rabatkonto (linierabat er rabat på den enkelte vare, fakturarabat er rabat givet direkte på hele fakturaen). Der kan arbejdes med forskellige momssatser på samme faktura. Indstillinger -> Lager -> Varegrupper -> Generelt. Oprettelse af varegrupper Indstillinger -> Lager -> Varegrupper -> Debitorer giver mulighed for at opsætte forskellige varesalgs-, linierabat- og fakturarabatkonti til forskellige debitorgrupper, fx DK/EU/ Udenfor EU. På lagerførte varer afkrydses lagerførte varer og der oprettes grupper med konti for vareforbrug (afkryds Bogfør lagertræk ved salg), lagertræk, tilgang lager (afkryds Bogfør lagertilgang ved køb).(anvendes kun i forbindelse med Winfinans DT database.) 35

36 Salgsmoms Der anvendes en momssats, der er opsat på de/den omsætnings- og/eller rabatkonto, der bogføres på som opsat under varegrupper. Den enkelte faktura kan klikkes af til ikke at beregne moms, hvis det ønskes. Hvis en kunde er tilknyttet en debitorgrupper, hvor det er noteret, at der ikke skal beregnes moms, så overføres denne oplysning til nye fakturaer. Prisgrupper Varer og ydelser kan sælges til kunder i forhold til prisgrupper, der sættes op i Indstillinger -> Lager -> Prisgrupper, og derefter tilknyttes de enkelte varer. Der skal oprettes mindst en prisgruppe. Opsæt internt løbenr. i Gruppe og beskrivende tekst i Tekst. Avanceprocent kan 36

37 indsættes i Avance, når den pågældende varegruppe ønskes prissat salgsprismæssigt via kostpris tillagt avanceprocent.. Prisberegningen sker via Beregn salgspris. Prislister Hvad bruges prislister til I Winfinans er kernen i prissætning oprettelse og vedligeholdelse af Salgsprislister. Der kan oprettes så mange, som ønsket. Prislister oprettes og vedligeholdes som udsnit af eller alle varer i Lageroversigten. Prislister tilknyttes de enkelte kunder, hvor de skal anvendes. Oprettelse af Prislister Under Handel->Lager -> Rediger lager kan Prislister oprettes og vedligeholdes. Vælg <Opret ny> i prisliste listboks - Indsæt selvvalgt internt løbenr. i Prisliste og navn i Beskrivelse. Klik herefter på gem. I det fremkomne vindue oprettes og vedligeholdes de enkelte prislister i forhold til varer fra eksisterende lager. Opret beregningstrin til differentieret prisberegning pr vare-/ prisgruppe 37

38 Tilknytning af prislister Når den enkelte prisliste er beregnet og valgt i listboksen, vises prislisten i højre side af skærmen Ved beregning af prislister kan vælges valuta og afrunding af priser. Salgspris incl. Moms vælges, hvis man generelt anvender priser excl. Moms, men vil have enkelte prislister til detailsalg, hvor moms afløftes i stedet for at tillægges. Markeringen Fjern varer der ikke beregnes anvendes ved efterfølgende beregninger af prislisten. Med den kan antallet af varer på prislisten begrænses. Prislister kan tilknyttes kunder og på den måde styres anvendelse af forskellige priser. Lager 38

39 Under Handel -> rediger lager oprettes varekort på firmaets varer og ydelser. Sælges kun ydelser, oprettes et varekort med nr. og tekst, samt varegruppe og prisgruppe. Dette varenr. anvendes på salgsfaktura, hvor tekst og beløb kan overskrives, hvis det ønskes. Varekort Klik på Opret ny ikonet på Rediger lager oversigten for at oprette en vare eller ydelse. Indsæt her varenr. samt øvrige data. Enhed kan opsættes med / for at styre ental/flertal på udskrifter. F.eks. time/timer, æske/æsker osv. Salgspris indsættes. Fast kostpris/ sidste kostpris indsættes. Dette beløb anvendes, hvis der bliver bogført vareforbrug ved salg. Dette sættes op under opsæt af varegrupper. (Anvendes kun i forbindelse med Winfinans DT) 39

40 Varegruppe og prisgruppe vælges via listbox. EAN nr. Feltet udfyldes, hvis EAN numre anvendes, fx ved anvendelse af stregkodelæser på lager. Varekortets Faner Generelt Her vises varenummer, varetype (Ikke lagerført (Ydelser) lagerført- serienummereret) (Lagerført og serienummereret anvendes kun i forbindelse med Winfinans DT. Beskrivelse, model, enhed,, varegruppe, prisgruppe, statistikkode, salgspris, fast kostpris, Sidste kostpris, Kost operation, Medtag vare. Fritekstfelt, som ikke medtages på udskrifter. Lager På lager/ordrer Bonus Der kan vises en oversigt over priser eller en oversigt over lagerbeholdning.(anvendes kun i forbindelse med Winfinans DT). Her oprettes kundebonusordninger. De enkelte kunder tilknyttes en eller flere bonusordninger. Der kan afregnes med kreditnotaer enten til hver kundekonto eller til een kundekonto pr. bonusordning(kædebonus). Kaldes fra Rediger lager. 40

41 Salg Ordrer, gentagne ordrer, åbne- og lukkede fakturaer. Vælg Handel->Salg->Ordrer. Dette viser Ordreoversigten. Hvis der allerede er oprettet ordrer i modulet vises de på oversigten. Et almindeligt salg kan enten starte som en ordre, der efterfølgende ændres til åben faktura, når varerne/ydelserne leveres og afsluttes og bliver til lukkede fakturaer. Hvis man kun har behov for efterfakturering anvendes ikke ordrer, men kun åbne- og lukkede fakturaer. Gentagne ordrer er ordrer, der gentages som ordrer/fakturaer i henhold til en oprettet kalender. Ordreoversigten Ordrekort Ordreoversigten viser alle åbne ordrer. Ved hjælp af søgefelter kan ønskede ordrer fremsøges. Fra ordreoversigten kan ordrebekræftelser fremsendes pr. i.pdf format og med knappen Hent e-ordrer kan salgsordrer hentes fra en tilknyttet DanDomain webshop. En ordre åbnes ved at klikke på ordrenummeret.markere linien og trykke ordrekort. Her kan ordren redigeres, slettes eller udskrives. 41

42 Opret ordre Nye ordrer oprettes ved at klikke på ikonet for opret ordre. Dette giver et tomt ordrekort som kan udfyldes med de relevante oplysninger. Åbne fakturaer oversigten Nye fakturaer oprettes på samme måde som ordrer. Opret Faktura Nye fakturaer oprettes ved at klikke på ikonet for opret faktura. Dette giver et tomt fakturakort som kan udfyldes med de relevante oplysninger. Hent en nærmere vejledning i at lave en faktura på denne adresse: Lav OIO-xml faktura til det offentlige hent vejledning på denne adresse: Lukkede fakturaer oversigten Viser en oversigt over afsluttede salgstransaktioner. Når man har valgt at arbejde med en bestemt lukket faktura ved at klikke på fakturanummeret i oversigten, har man mulighed for, at danne en kreditnota, der ser præcis ud som salgsfakturaen. Man kan efterfølgende redigere i kreditnotaen, hvis ikke hele fakturaen skal krediteres, eller man kan ændre kreditnotaen til en faktura, hvis man i stedet har behov for at lave en ny fakturering magen til den lukkede faktura kreditnotaen blev dannet fra. Elektroniske fakturaer til offentlige kunder OIO-XML Inden du kan sende Elektroniske fakturaer til offentlige kunder. Log dig på systemet som administrator Vælg menupunktet Administration -> Eksterne tilslutninger -> OIO tilmelding. Følg hjælpeteksten og din virksomhed er klar til at afsende elektroniske fakturaer fra Winfinans.NET. 42

43 Afsend en enkelt Elektronisk faktura. Lav en faktura, som normalt. Sørg for, at følgende felter på fakturaen er udfyldt : Salgssted (et salgssted, der er sat op til afsendelse af elektronisk fakturering) Rekvisition (Ordrerekvisitionsnummer) Ext ref (Anvendes til oplysningen Intern konteringsreference Skal enten udfyldes med oplysning fra kunden eller skal være blank) Att. Person (Systemet anvender attention person fra adressekortet). Klik på fakturanummeret for at vise fakturaen. Kontroller følgende : Feltet klar skal være markeret og feltet afsluttet skal være blankt. Kundens EAN nummer skal kunne ses ud for ledeteksten EAN Hvis der intet står, tilføj oplysningen på kundens adressekort. Hvis man har kunder, der anvender flere EAN numre til samme kunde i Winfinans, kan man oprette kontaktpersoner, hvortil der er tilknyttet separate EAN-numre. Valg af kontaktperson på ordre/faktura vil så styre hvilket EAN nummer, der sendes til. Hvis alt er klar klik da på Send faktura Kontroller at fakturaer er Afsendt elektronisk. Vælg oversigten Lukkede fakturaer Ud for den enkelte faktura vises et De i kolonnen D, hvis fakturaen er blevet sendt. Se også Lukkede fakturaer->oio statistik. Her kan du fremsøge fakturaer, som har været afstedt, og se hvornår de er sendt. 43

44 Afsend flere Elektroniske fakturaer fra oversigten. Hvis du i din arbejdsgang sikrer, at kunder og fakturaer er sat korrekt op til elektronisk fakturering, kan du afsende flere fakturaer samtidigt fra salgsoversigten. Fremsøg fakturaer, der er tilknyttet et salgssted til elektronisk fakturaafsendelse. Marker i feltet til højre for fakturanummeret ud for de fakturaer du vil afsende. Klik på Send faktura på oversigten. Kontroller at alle fakturaer er afsendt og find de fakturaer, der ikke er blevet afsendt. De mangler status De på oversigten over Lukkede fakturaer. Gå ind på den enkelte faktura kontroller indholdet og prøv sende den inde fra fakturaen. Hvis der stadig er problemer med afsendelsen, så får du en fejlmeddelelse, der fortæller dig, hvilket problem der hindrer fakturaens afsendelse. Gentagne ordrer oversigten Her vises en oversigt over de eksisterende gentagne ordrer. Gentagne ordrer og PBS opkrævning Gentagne ordrer bruges ofte i forbindelse med opkrævning via PBS Betalingsservice. Arbejdsgangen er, at man først danner de fakturaer, der skal opkræves. De kontrolleres og lukkes, hvorefter de lukkede fakturaer forberedes til afsendelse en opkrævningsfil downloades til arbejds-pcen og den fremsendes til PBS. Oprettelse af gentagne ordrer De gentagne ordrer er kladder for de opkrævninger man vil udføre. Der oprettes en gentagen ordre pr. Opkrævningsadresse. Gentagne ordrer kan være ens eller forskellige afhængig af, hvad der skal opkræves for. De vigtigste oplysninger den skal indeholde er kunde/opkrævningsadresse, vareliner, der beskriver det der 44

45 opkræves, betalingsbetingelser og salgssted, der bestemmer hvordan opkrævning skal udføres. Det kan enten ske simpelt ved fremsendelse af fakturaer eller via Betalingsservice. Kalendere til styring af hvornår opkrævning skal ske Under Handel -> Salg -> Gentagne ordrer -> Opret kalendre oprettes det antal kalendere, der ønskes anvendt. Her oprettes fremadrettet de relevante opkrævningsdatoer, enten ved direkte tilføjelse af datoer eller ved en fremskrivningsberegning baseret på en startdato og et datointerval. Dan fakturaer fra gentagne ordrer Under Handel->Salg->Gentagne ordrer->kør gentagne ordrer udføres dannelsen af de fakturaer, der skal opkræves. Klik på Tekst for at vælge eller indtaste evt. indledende/afsluttende tekst på ordren/fakturaen. Klik på Betaling/ Forsendelse for at vælge Betalingsbetingelser via listbox ud for Betaling. (Opsættes i Stamdata), Forsendelse via listbox. (Opsættes via Stamdata), og for evt. at indsætte Leveringsadresse, der herefter medtagses på udskrift. Ekstern reference indsættes som tekst, mens Intern reference vælges via listbox. Anvendes f.ex. som sælgerkartotek. (Opsættes via Stamdata). Når man skal danne en faktura til en debitor i en debitorgruppe mærket Off (offentlige kunder) anvendes feltet Rekvisition til rekvisitionsnummer og Ekstern reference til konteringsoplysning. Valuta fremkommer i forhold til den valgte debitors valutatilknytning i Regnskabs-modul, men anden valuta kan vælges for den enkelte faktura. Ved fakturering til Aftalt kurs indsættes denne, som gemmes på den enkelte faktura i statistik-modulet., og den valuta, som fastkursaftalen er indgået i forhold til vælges i Pris beregnet på baggrund af valuta. Ved salg til udenlandske debitorer vælges sprog på udskriften via listboks i Vælg landekode for oversættelse af udskrift. Oversættelser sættes op i Ordbog og Ordliste, der vælges via Stamdata. 45

46 Sammentællinger, fakturarabat i beløb og avancer kan kontrolleres ved klik på Avanceberegning. Avancer beregnes ud fra Lagerets kostpriser. Efter klik på Printer-ikonet fra Ordrekortet vælges betingelselser for udskriften ved afkrydsning: Vis udskrift på skærm, Bogfør efter udskrift. Efter udskrift bogføres fakturaposteringer ved klik på Ja til Bogfør faktura?. Herefter nedlægges fakturaskærm, og data overføres til Statistik. Den første bogføring af fakturaposteringer Når salgs- og/eller købs-fakturaer lukkes, dannes bogføringsposter, som kan findes og bogføres under Regnskab -> kladde -> Indlæste bilag og Bilagskladden. Køb Forespørgsel, købsordrer, åbne- og lukkede købsfakturaer. Vælg Handel->Køb->Ordrer. Dette viser Købsordreoversigten. Hvis der allerede er oprettet købsordrer i modulet vises de på oversigten. Et almindeligt køb kan enten starte som en ordre, der efterfølgende ændres til åben faktura, når varerne/ydelserne modtages og afsluttes og bliver til lukkede fakturaer. Købsmodulets funktioner fungerer som salgsmodulet, bortset fra, at der ikke er en avanceopgørelse, men kun købspriser. Forespørgsler anvendes til systematisk indhentning af tilbud fra leverandører. Få mere hjælp på hjælpesiderne, der findes i modulet. 46

47 Overførsel af data til Excel Overførsel af data til Excel findes i Handelsmodul under Salg -> Statistik, under Lager -> statistik, Regnskabsmodul under Balance->Bilagsliste og i Adressemodulet under Rediger adresser. Klik på Excel ikonet for at aktivere funktionen. Udfyld udsøgningsparametrene og klik på Excel ikonet på parametervinduet. 47