1. januar. Årsberetning. Årsberetning for Sekretariat for rammeaftaler 2011

Transkript

1 1. januar Årsberetning 2011 Årsberetning for Sekretariat for rammeaftaler 2011

2 Sekretariat for rammeaftaler er et fælleskommunal sekretariat for de 11 kommuner beliggende i region Nordjylland. Sekretariatet blev etableret i forbindelse med den kommunale overtagelse af koordineringenen af rammeaftalen på det specialiserede socialområde. Opgaven med at koordinere området lå indtil 1. januar 2011 i Region Nordjylland. Lovgrundlaget, som flyttede opgaven til kommunalt regi, trådte dog først i kraft medio marts KKR Nordjylland besluttede den 12. november, at sekretariatet geografisk og ledelsesmæssigt skulle placeres i Aalborg kommune, men med opgavemæssig reference til kredsen af kommunale direktører med ansvar for socialområdet. Sekretariatets daglige ledelse varetages af et forretningsudvalg bestående af direktører fra henholdsvis Frederikshavn, Brønderslev, Jammerbugt og Aalborg kommuner. Sekretariatet har den daglige kontakt og sparring med Forretningsudvalgets formand som er direktør i Aalborg kommune. For perioden 1. januar 2011 til marts 2012 har sekretariatet udarbejdet og fået politisk godkendt en rammeaftale bestående af en udviklingsstrategi og styringsaftale gældende for periode 2012, samt udarbejdet udkast til udviklingsstrategi og styringsaftale for 2013 til videre politiske behandling. Sekretariatet havde i første kvartal 2011 én medarbejder ansat og fik efterfølgende pr. 1. maj 2011 yderligere en medarbejder tilknyttet sekretariatet. Den første medarbejder kom fra en tilsvarende stilling i Region Nordjylland og havde erfaring med opgaven omkring rammeaftalen fra regional side. Aalborg kommune ansatte den medarbejder på formodet efterbevilling for at sikre den nødvendige opgaveoverdragelse/varetagelse. Sekretariatet har dog i perioden juni marts 2012 ikke haft den fulde bemanding pga. sygdom, hvor en af medarbejderne i juni 2011 blev langtidssygemeldt. Sekretariatet fik i august 2011 tilknyttet en vikar, i forhold til at løfte konkrete opgaver i sekretariatet. Hovedopgaver I forbindelse med sekretariatets etablering, udarbejdede sekretariatet i samarbejde med en KL konsulent en oversigt over forventede opgaver. Opgørelsen blev lavet på baggrund af de erfaringer som lå i forhold til den opgaveportefølje, som var i regionen samt en formodning om indholdet af den kommende lovgivning (lovgrundlaget var ikke kendt den 1. januar 2011, hvor sekretariatet blev etableret). Forventede opgaver At forestå koordinationen af kommunernes samarbejde om, og udarbejdelsen af de fælleskommunale regionale redegørelser og aftaler, herunder rammeaftalen i Nordjylland At udvikle og facilitere samarbejde mellem kommunerne som myndigheder/myndighedsfunktion samt at facilitere kommunernes samarbejde med brugerorganisationerne (Handicapnetværknord), Region Nordjylland og LOS

3 At være sekretariatsfunktion for socialdirektører At facilitere konferencer og møder At facilitere analyser af udviklingsproblemstillinger; herunder evt. temaer som ministeren med ansvar for området udmelder til de årlige rammeaftaler, udviklingen af tilbud med regional relevans, afvikling af regionale tilbud uden efterspørgsel, analyse af behov og efterspørgsel og takstanalyser. I forbindelse med udarbejdelsen af sekretariatets forventede opgaver, blev der skrevet en forventning ind om, at de kommunale forvaltninger stiller de nødvendige faglige og personalemæssige ressourcer til rådighed i arbejdet. Endvidere var det en forventning om, at de kommunale forvaltninger også i visse situationer må levere ledelsesmæssige ressourcer til arbejdsgrupper, analysearbejdet m.m. Sekretariatet skal til et vist omfang selvstændig kunne forestå ledelsen af arbejdsgrupper m.v om udviklingsmæssige problemstillinger. Forventede basisopgaver i tilknytning til hovedopgaver Udarbejde beslutningsmateriale til KKR møder i relation til behandling af udviklingsstrategi og styringsaftale. Forestå evt. særlige møder med regionen vedr. de forhold, som regionen er involveret i Bidrage ved møder i det Regionale Dialogforum og andre møder med brugerorganisationer, som har relevans for rammeaftalesamarbejdet Udarbejde beslutningsmateriale til møder i den administrative styregruppe Kontakt, tværgående formidling og koordinering til de faglige netværk (8 stk), Etablering og løbende kontakt til netværk og samarbejdspartnere Løbende kommunikation og mødevirksomhed med kommunerne og eksterne interessenter (informations- og opfølgningsmøder). Løbende information via hjemmeside så alle kommuner løbende er informeret om aktuelle forhold Bistand til kommunerne (fx i form af udarbejdelse af fælles materiale) til at lægge udviklingsstrategi og styringsaftale på kommunernes hjemmeside Koordinere med de kommunale sekretariater for rammeaftaler i de øvrige regioner Opgaver i tilknytning til udarbejdelse af udviklingsstrategi i henhold til lov Ønsker og løsningsmuligheder i forhold til den faglige udvikling i tilbuddenes indhold på baggrund af den behovsmæssige udvikling der har været i de(t) forudgående år, herunder i forhold til ventetid Muligheder for fleksibel anvendelse af eksisterende tilbud(styper)

4 Koordinering af de mest specialiserede lands- og landsdelsdækkende tilbud Udviklingsplaner for botilbud med mere en 100 pladser Kommunernes forebyggende foranstaltninger, som de har etableret eller planlægger at etablere og som har betydning for planlægning og udvikling af de tilbud som er omfattet af rammeaftalen Samlet skøn over behovet for oprettelse af nye pladser og tilbud Udtræk fra tilbudsportalen Opgaver i tilknytning til udarbejdelse af Styringsaftale i henhold til lov Angivelse af hvilke konkrete tilbud der er omfattet af styringsaftalen Aftaler om udviklingen i taksterne for tilbud omfattet af aftalen. Prisstruktur (klarhed omkring prisstrukturen (differentierede takster, gennemsnitstakster o.l.) Principper for evt. indregning af driftsherrens udgifter ved oprettelse og lukning af tilbud og pladser. Tilkendegivelse fra kommunalbestyrelserne om overtagelse af regionale tilbud. Overvejelser om anvendelse af sær- og enkeltmandsforanstaltninger. Faktiske kerne og basisopgaver Sekretariatet som grundlæggende har bestået af en gennemgående person har i perioden haft følgende opgaver: Etablere kontakt til kommunerne i forhold til at skabe et netværk samt et overblik over de 11 kommuner, kommunernes organisering m.m Etablere kontakt til KL og KKR systemet Indføring i ny lovgivning Udarbejdelse af notat og beslutningsmateriale til KKR i forbindelse med etablering af sekretariatet Sekretariatsbetjening af et Forretningsudvalg bestående af Jammerbugt, Aalborg, Frederikshavn og Brønderslev kommuner samt rep. fra KKR Udarbejdelse af politisk og administrativt årshjul Sekretariatsbetjene Socialdirektørkredsen Sekretariatsbetjene den Administrative Styregruppe Udarbejde beslutningsmateriale til FU, SOCDIR og DAS Nedsættelse af arbejdsgrupper samt indehaver af tovholderfunktion og hovedbidragsyder til det meste af materialet Udarbejdelse af skabelon til kommunalindmeldinger Mundtlig opfølgning på de kommunale indmeldinger i blandt andet, Rebild, Brønderslev, Mariagerfjord kommuner Udarbejdelse af oplæg til kategorisering (hvilke tilbud skal være omfattet - hvilke kriterier skal lægges til grund for de tilbud som skal være omfattet)

5 Udarbejde takstindberetningssystem Afholde og arrangere temadag for brugerorganisationer, politikere og embedsmænd (ca. 100 deltagere) (udarbejde oplæg til oplægsholdere og stå for alt det praktiske, tilmeldinger, oplægsholdere m.m). Deltage i arbejdsgruppe i forhold til retspsykiatriske patienter Deltage og facilitere møder i Handicapnetværk Nord, Dialogforum samt DH formandskabet. Arrangere politisk dialogmøde for de kommunale udvalgsformænd Analysere kommunernes tilbagemelding i forhold til behov, ønsker til faglig indhold m.v. Udarbejde og vedligeholde sekretariatets hjemmeside Udarbejdelse af retningslinjer for kommunal overtagelse af regionale tilbud Udarbejdelse af oplæg til strategisk samarbejde Udarbejdelse af oplæg og præsentationer til flere af socialdirektørerne Udarbejdelsen af proces for 2 % takstreduktion Arbejder p.t. med en analyse af hvorvidt 2 % reduktionen er overholdt Nedsætte og facilitere arbejdsgruppe i forhold til anbringelsesområdet Besøg på en række af de kommunale og regionale tilbud Igangsættelse af en kortlægning af kommunernes vækststrategier Igangsættelse af arbejde med en kortlægning af de nordjyske kommuners arbejde med kvalitet og kvalitetsmodeller. Arrangere og medvirke til et større informationsmøde for de kommunale økonomimedarbejdere (40 deltagere) i forbindelse med indføring af ny styringsaftale. Rådgive kommunerne i spørgsmål vedr. takstforhold (f.eks. hvad indgår i en ydelse, hvad indregnes i en tillægsydelse m.m) Dialogrunde til forvaltninger og politiske udvalg præsentation af den nye konstruktion, sekretariatet samt en dialog om den pågældende kommunes ønsker og visioner på området. Sekretariatet har haft politisk dialogmøde med Rebild, Mariagerfjord, Aalborg, Thisted, Brønderslev og Vesthimmerland kommuner. Sekretariatet har haft dialogmøder med Mariagerfjord, Rebild, Aalborg, Hjørring, Jammerbugt, Frederikshavn og Brønderslev kommuner. Dialogmøder / infomøder for de respektive faglige netværk Udarbejdelse af målgruppebeskrivelse Generelt har sekretariatets medarbejdere haft flere funktioner i opgavevaretagelsen, feks. i forhold til arbejdsgrupper, hvor vi både varetager tovholderfunktionen og referentfunktionen samtidig med at vi udarbejder analysemateriale. I forhold til møder i FU, SOCDIR og DAS har sekretariatet både haft sagsbehandlerfunktionen og sekretariatsfunktionen (med undtagelse af det materiale som regionen leverer). Kommunerne bidrager i en meget lille grad til opgaveløsningen. I arbejdsgruppesammenhænge fungerer de kommunale repræsentanter primært som sparringspartnere ved møderne. Generelt løfter sekretariatets medarbejdere hovedparten af de beskrevne opgaver. Kommunerne melder i stor udstrækning tilbage om, at de ikke har mulighed for at afsætte ressourcer til at hjælpe sekretariatet i opgavevaretagelsen i f.eks. arbejdsgrupper o.l. Dog skal det

6 bemærkes at Aalborg kommune i flere sammenhænge har påtaget sig flere væsentlige delte formandskabsroller (hjerneskadeområdet, Styringsaftalen). Aalborg kommune har også bidraget med den juridiske bistand som sekretariatet har haft behov for i perioden. Endelig skal det nævnes at formanden for FU lægger en stor arbejdsressource i opgaven. Sekretariatet har i perioden haft behov for en juridisk bistand i form af rådgivning i følgende sager: Overtagelse af regionale tilbud Hjemtagelse af borgere Tillægsydelser Opkrævning af kørsel til og fra dagtilbud køb og salg af pladser over regionsgrænserne Sekretariatet har i disse sager rådført sig med en jurist fra Aalborg kommune, samt med konsulenter fra KL og ministeriet. Udover udarbejdelsen af henholdsvis udviklingsstrategi og styringsaftale har sekretariatet haft et særligt fokus på følgende: Organisering og forankring af den tværkommunale koordinering på det specialiserede socialområdet Strategisk og forpligtende samarbejde Elektronisk løsning på takstindberetning Reetablering af de Faglige Netværk Etablering af hjemmeside Organisering og forankring af den tværkommunale koordinering på det specialiserede socialområdet Sekretariatet udarbejdede et notat til KKR sekretariatet i juli 2011, til brug som oplæg ved drøftelse i KDK vedr. sekretariatets forankring og organisering, da det viste sig at være behov for en nærmere afklaring af sekretariatets forankring og organisering af opgaven. Notatet forefindes på vores hjemmeside Strategisk og forpligtende samarbejde Sekretariatet har i løbet af perioden erfaret at kommunerne i stor udstrækning hjemtager borgere, etablerer og udvikler tilbud til egne borgere. Dette har synliggjort et behov for fælles drøftelser af hvilke tilbud, vi skal samarbejde om for, at undgå en evt. suboptimering, samt hvilke tilbud vil der være behov for at have en særlig forsyning på. Dette kunne f.eks. være med en form for økonomisk bindingselement for at sikre, at der til enhver tid er et højt specialiseret tilbud til alle borgere i regionen. Sekretariatet har i perioden udarbejdet et kommissorium for denne opgave samt et forslag til proces med politisk involvering. Sekretariatet vil deltage i arbejdsgruppen sammen med deltagere fra Frederikshavn, Hjørring og Aalborg kommuner, KKR og regionen.

7 Elektronisk takstindberetning Sekretraiatet har i perioden erfaret at opgaven med at udarbejde takstindberetningsskemaer samt at efterbehandle og fremlægge takster til politisk godkendelse er et meget ressourcekrævende arbejde. Kommunerne og regionen melder takster ind to gange om året (august og oktober). Sekretariatet har derfor været i dialog med Aalborg Kommunes IT center for at få belyst, hvilke muligheder som forefindes og for at få et tilbud på et system til indberetning af takster. Da et sådant system ikke kan finansieres indenfor sekretariatets økonomiske ramme, er dette en opgave, som sekretariatet selv må varetage. Reetablering af de Faglige Netværk Sekretariatet brugte i efteråret 2011 en del tid på at reetablere de 8 faglige netværk, som er nedsat i regi af rammeaftalen. Reetableringen gik hovedsagligt ud på at informere om den nye rammeaftalekonstruktion, formidle om den rolle de fortsat vil have, samt specifikt overdrage dem konkrete opgaver. Sekretariatet har i samme periode udarbejdet en målgruppebeskrivelse, hvor de faglige netværk har bidraget med input og kvalificering. Målgruppebeskrivelsen findes på vores hjemmeside Etablering af hjemmeside, udarbejdelse af logo samt skabeloner I efteråret 2011 har sekretariatet fået udarbejdet logo, skabeloner samt etableret en hjemmeside. Disse opgaver har betydet en del mødevirksomhed. Særligt etableringen og siden vedligeholdelsen af hjemmesiden mv. har været og er stadig en meget tidkrævende opgave. Da opgaven ikke har været outsourcet, har sekretariatet stået for det meste selv. Den tekniske del er købt af IT Centret, men udformning o.l. er en opgave sekretariatet selv har stået for. Vedligeholdelse af hjemmesiden har også vist sig at være meget tidkrævende. Sekretariatet har vurderet muligheden for at ansætte en studentermedhjælper til at hjælpe med vedligeholdelse, men dette kan ikke lade sig gøre indenfor den økonomiske ramme. Regnskab 2011 og Budget for 2012 KKR traf på deres møde den 4. februar følgende beslutning vedr. finansiering af sekretariatet Et sekretariat efter den foreslåede model vil kunne finansieres inden for den forventede ramme for DUT-kompensationen til de nordjyske kommuner på i alt ca. 1,5 mill. kr. Det foreslås, at de samlede udgifter på knap 1,5 mill. kr. finansieres af kommunerne i fællesskab og fordeles mellem kommunerne i forhold til befolkningstal. I forbindelse med, at den endelige afgørelse af DUT kompensation blev det besluttet at kommunerne i Region Nordjylland fik kr. til at løse opgaven med at koordinere det specialiserede socialområdet. KKR besluttede på mødet den 15. april at fastholde den oprindelige beslutning fra 5. februar med at bemande sekretariatet med to medarbejdere

8 (minimumsmodellen), og at udgifterne til sekretariatet skal fastholdes inden for budgettet på kr De overskydende DUT midler forbliver i de enkelte kommuner. Sekretariat for rammeaftaler har fra kommunerne modtaget kr. til etablering og drift af sekretariatets primære opgaver. Sekretariatet har for perioden 1. januar 2011 til 31. december 2011 haft følgende udgifter og indtægter: Regnskab for driftsåret 2011 Lønomkostninger (korrigeret for indtægter vedr. dagpenge) kr Øvrige personaleudgifter (kørsels- og telefongodtgørelse o.l.) kr Kursus medarbejder kr Møder (DAS, FU, arb.gr), rejser og repræsentation kr Temamøder / arrangementer kr Udgifter til kontorartikler (sociallovgivning m.m) kr Udgifter annoncer (stillingsopslag og temadag 2011) kr Oplægsholdere kr Inventar og IT udgifter 1 kr I alt kr Opgørelse af overheadudgifter 2 Husleje og forbrugsudgifter 3 kr Økonomiopfølgning og økonomiledelse kr Løn, personaleadministration og ledelse kr I alt kr Samlede udgifter i alt kr Opgørelse af indtægter Afregning kommunerne 1. halvår 2011 kr Afregning kommunerne 2. halvår 2011 kr I alt kr Overskud kr Sekretariatet har udarbejdet et budget for 2012 som svarer til det beløb, som kommunerne vil blive opkrævet for jfr. beslutning truffet af KKR 4. februar. Som det kan ses af forslaget til budget, er der ikke afsat midler til hverken oplægsholdere i forbindelse med diverse planlagte temadage, 1 Beløbet indeholder etableringsudgifter vedr. indretning af kontor, IT udstyr, IT drift samt etablering af hjemmeside og skabelonudvikling. 2 Beløbene er beregnet med baggrund i principperne i KL s budgetvejledning Husleje 850 kr. pr. m2 (30m2), forbrugsafgifter 250 kr. pr. m2 og øvrige driftsudgifter 200 kr. pr. m2

9 elektronisk IT løsning i forbindelse med de to årlige takstindberetninger, evaluering af sekretariatet og kompetenceudvikling m.m. Budget for 2012 Lønomkostninger 4 kr Øvrige personaleudgifter (kørsels- og telefongodtgørelse o.l.) kr Administrationsudgifter, kontorhold o.l. kr Møder (DAS, FU, arb.gr), rejser og repræsentation kr Temamøder / arrangementer kr Evaluering af sekretariatet kr. 0 Kompetenceudvikling, opkvalificering/kursus kr. 0 Oplægsholdere kr. 0 IT driftsudgifter kr Overført overskud fra 2011 kr I alt kr Opgørelse af overheadudgifter 5 Husleje og forbrugsudgifter 6 kr Økonomiopfølgning og økonomiledelse kr Løn, personaleadministration og ledelse kr I alt kr Samlede udgifter i alt kr Opgørelse af indtægter Bloktilskud fra kommunerne kr har været et etableringsår med de omkostninger, der følger med det, bl.a. i forhold til inventar og IT-udgifter. Budget 2012 er mere stramt. Der er tale om en større lønudgift, hvilket overvejende hænger sammen med, at der i 2011 først var fuld bemanding af sekretariatet fra maj måned. Pga. længerevarende sygdomsforløb er der fortsat vikarressourcer tilknyttet sekretariatet i de første måneder af Stigning i lønudgift skyldes primært 2 mdr. vikar til og en lønregulering på kr. 5 Beløbene er beregnet med baggrund i principperne i KL s budgetvejledning Husleje 850 kr. pr. m2 (30m2), forbrugsafgifter 250 kr. pr. m2 og øvrige driftsudgifter 200 kr. pr. m2

10