PID for SOG/UVA på STADS Aarhus Universitet PID: Klargøring af SOG og UVA til STADS

Transkript

1 PID fr SOG/UVA på STADS Aarhus Universitet PID: Klargøring af SOG g UVA til STADS 1

2 PID fr SOG/UVA på STADS 1. Dkumentkntrl Versin Frventet start Frventet slut Prjektleder december ktber 2011 Jeppe Seirup 2. Frmål g baggrund fr klargøring af SOG g UVA til STADS I frbindelse med AU s vergang til STADS er én af udfrdringerne at få studierdningsgeneratren (SOG) g funktinerne i UVA (undervisningsadministratin - herunder kursuskatalget) kblet til STADS. Studierdningsgeneratren g UVA er t delsystemer, der er meget kritiske fr den daglige studieadministratin, prettelse af krrekte studierdninger g markedsføring af uddannelserne. Derfr er en succesfuld vergang til STADS i ktber 2011 meget afhængig af, at funktinerne i netp disse systemer gså bliver en del af de studieadministrative systemer sm AU s brugere skal anvende i frbindelse med STADS. Overrdnet skal prjektet løse 3 prblemfelter: 1. SOG skal frankres i FIT a. Systemet skal ikke udvikles g driftes af en enkelt persn i Systemenheden 2. Integratin af SOG til STADS a. SOG skal sm minimum have samme snitflade til STADS sm til Delfi 3. UVA s kursusbeskrivende del g kursuskatalget skal afkbles g integreres med STADS a. UVA administratin skal fregå i STADS b. Kursuskatalg fra STADS frventes ikke på plads før vergangen I stedet fr at integrere både SOG g UVA til STADS vil en plagt mulighed være at udbygge SOG med få funktiner fra UVA g efterfølgende alene integrere SOG til STADS. De funktiner fra UVA der skal tilføjes SOG, er bl.a. prettelse af undervisningsaktiviteter, mulighed fr at sammenkble undervisningsaktiviteter med eksamensaktiviteter g mulighed fr at beskrive undervisningsaktiviteter til kursuskatalget. De dele af AU s UVA sm ikke tilføjes SOG skal håndteres direkte i STADS. Det er hvedsageligt administratin af undervisningen, dvs. undervisningstilmeldinger, hldsætning m.m. Figuren nedenfr skitserer hvrdan AU s prblemfelt mkring SOG g UVA på STADS ønskes løst: 2

3 PID fr SOG/UVA på STADS Klargjrt SOG g UVA Beskrivelse, struktur g sammenhæng AU s UVA UDDANNELSESADMINISTRATION Administratin g dkumentatin STU, EKA & UVA SOG UVA STADS STAMDATA (fx regler g adm. enheder) UDDANNELSESPRÆSENTATION Markedsføring Indhld Kursuskatalg &StudieGuide At gøre SOG klar til STADS g tilføje funktiner fra UVA vil have en række markante frdele i frhld til den daglige studieadministratin både i frm af reduceret arbejdsmængde g i frm af en str kvalitativ frbedring af data. Omvendt vil det have stre administrative knsekvenser hvis prjektet ikke realiseres, da der bliver et strt behv fr at tilføre manuelle ressurcer til indtastning af bl.a. studierdningsdata direkte i STADS, på baggrund af en allerede frmuleret studierdning. Indtastningsarbejdet vil ikke på ngen måde være værdiskabende fr rganisatinen. 3. Hvedresultater g frslag til succeskriterier Prjektets hvedresultat er at realisere SOG g UVA på STADS, g dermed pnå en række markante frdele. Resultatmål Sikre, at SOG/UVA færdigudvikles til STADS 2011 Sikre, at alle frretningsmæssige kritiske krav bliver udviklet Sikre, at alle tekniske (åben grænseflade) krav til STADS er beskrevet g udviklet Sikre en vellykket integratin til STADS fr SOG/UVA Sikre, at SOG/UVA udvikles på sådan måde, at samtlige hvedmråder kan (g vil) anvende den til at føde studierdninger/undervisningsudbud Få driften g udviklingen af SOG/UVA frankret på FIT Sikre, at testarbejdet udføres tilstrækkeligt 3

4 PID fr SOG/UVA på STADS Frslag til succeskriterier Sikre høj datakvalitet på studierdninger g undervisningsudbud Minimering af prydningsarbejde frbundet med frkerte/ufuldstændige studierdninger sm følge af bedre datakvalitet Sikre, at studierdninger pfylder eksterne (myndigheder) g interne (AU) krav Sikre, at studerende altid har adgang til eksisterende g netp gdkendte studierdninger Sikre, at studierdningerne findes ét sted (på au.dk) g med samme design Slutbrugere plever, at arbejdsprcessen med at prette g beskrive uddannelser fregår i ét system g fregår i en lgisk fremadskridende arbejdsgang 4. Business Case Delsystemerne SOG g UVA er særdeles kritiske systemer i frhld til at beskrive g administrere uddannelser. Realiseringen af prjektet vil give AU en række knkrete frdele. Detaljerne i disse frdele er beskrevet g udfldet i bilag til dette dkument: Overensstemmelse mellem dkument- g systemstudierdning, dvs. sikkerhed fr, at den dkumentstudierdning de studerende rienterer sig md gså er den systemstudierdning de administreres efter (g de data de møder på selvbetjeningen) Legalitetskntrl i frbindelse med prettelse af studierdninger Mulighed fr kvalitetssikring g reducering af kritisk lang sti i frbindelse med prettelse af studierdninger Arbejdsprceduren med at beskrive g strukturere uddannelsen fregår i ét system Direkte publicering af studierdning på efter gdkendelse Merværdi fr studienævn Udviklingen g driften af SOG gøres persnuafhængig Omvendt vil det have negative knsekvenser ikke at klargøre UVA g SOG til STADS. Studierdningerne skal derved msættes fra en papirversin til en systemversin, dvs. en medarbejder taster grupper, eksamensaktiviteter g regler direkte i STADS. Derudver skal AU finde en løsning mkring kursuskatalget i STADS, da der ikke eksisterer funktiner i det nuværende STADS til at markedsføre g præsentere undervisningsudbud. I frhld til kursuskatalget har AU særlige krav sm følge af ECTS-label. Hvis prjektet ikke realiseres vil knsekvenserne være følgende: Der skal udvikles nyt kursuskatalg til STADS Merarbejde sm følge af ekstra indtastningsarbejde i STADS. Hvedmråderne skal hver især ansætte 1-2 årsværk til dette arbejde (estimatet er baseret på KU s erfaringer) Merarbejde i frhld til at få publiceret studierdninger på (g ingen autmatik) Intet systematisk tjek af, m studierdninger verhlder fx myndighedskrav g ECTS-label Ingen styring af, at præsentatinen af studierdningerne samles ét sted g med ensartet udtryk (dvs. med AU s design) Arbejdsprceduren med at beskrive uddannelser fregår i flere systemer (STADS, kursuskatalg, wrd) g i pbrudte arbejdsgange Sm følge af, at hvedmråderne selv skal inddatere eksamens- g undervisningsaktiviteter, åbnes p fr brede dataadgange g tilgang til følsmme data fr mange persner 4

5 PID fr SOG/UVA på STADS 5. Budget g tidsplan Prjektet frventes at gennemløbe tre faser: 1. Indledende afklaring (august 2009 december 2009) a. Estimering af prjektets mfang b. Præcisering af begreber, datamdel, snitflade til STADS g knvertering 2. Udarbejdelse af krav til SOG/UVA (januar 2010 april 2010) a. Kick ff seminar: Innvatin Camp b. Kravspecificering c. Udarbejdelse af Use Case 3. Udvikling af SOG/UVA (maj 2010 ktber 2011) a. Udvikling af krav/use cases b. Test Arbejdet i fase 1 er allerede påbegyndt i frm at en ad-hc arbejdsgruppe bestående af persner fra udviklingssiden (Steener Oksbjerre, Kristine Stugård) g persner fra frretningssiden (Steffen Skvfged, Jnna Kragh, Christian Ramsing g Jeppe Seirup). Arbejdsgruppen har lavet de første analyser af prjektets mfang, datamdellen, begrebsafklaring, snitfladen mellem SOG g STADS, brugeradministratin, brugerflade g knvertering mellem nuværende SOG g fremtidig SOG (se bilag). I næste fase planlægges et kick ff seminar, hvr relevante prjektdeltagere fra frretningen mødes g får en fælles frståelse af SOG/UVA på STADS. I de efterfølgende måneder fregår den egentlige kravspecificering. FIT g STUF finder i fællesskab ud af i hvilken frm g detaljeringsgrad kravene skal udarbejdes i. I tredje fase begynder udviklings- g testarbejdet. Prjektledelsen frankres i FIT, g der sammensættes en gruppe med repræsentanter fra FIT, STUF g slutbrugere til at færdiggøre prjektet. Ressurcerne til fase 1 g 2 skal ses sm en del af det verrdnede STADS prjekt, dvs. de persner der skal afse tid til prjektet er allerede invlveret. Et frsigtigt estimat på fase 3 fr udviklingen lyder på 1,5 2 årsværk i en et-årig peride. Dertil kmmer behvet fr en ekstern knsulent i ca. 6 måneder til prgrammeringsassistance (ca. 720 timer X 950kr/time = kr.). Testarbejdet i fase 3 invlverer 1-2 persner fra STUF (eller slutbruger) i ca. 30% af deres tid i testperiden. 6. Frslag til rganisering Prjektet skal rganiseres ind i det nuværende STADS prjekt (se rganisatinsdiagram g beskrivelse i PID fr STADS prjekt). De tre prcesgrupper i STADS, studierdninger, undervisningsudbud g prøver g eksamen, skal referere til dette prjekt. Dette prjekt skal stå fr at krdinere, samle g priritere de krav der kmmer til SOG/UVA fra prcesgrupperne, g skal referere g levere kravene i rette frm direkte til fælles IT. Mdsat prcesgrupperne, sm er frretningsrienteret, skal dette prjekt gså stille de nødvendige tekniske (åben grænseflade) krav til STADS sm gør, at SOG/UVA kan kbles meningsfuldt til STADS. 7. Risikvurdering af prjektet Der er identificeret t betydningsfulde risici, sm kan have knsekvenser fr tidsplanen g kvaliteten af den udviklede applikatin: 1. De relevante åbne grænseflader bliver ikke udviklet eller tidsfristen verhldes ikke af leverandør (Lgica eller anden leverandør) 2. FIT får ikke taget beslutning m fremtidig udviklingsplatfrm 5

6 PID fr SOG/UVA på STADS Det vurderes dg ikke, at prjektet er frbundet med meget stre eller stre risici. 8. Interessentanalyse Prjektets rekvirent er Studiefrvaltningen. I prjektet vil STUF g FIT således indgå i et kunde/leverandørfrhld. Det betyder, at STUF repræsenterer frretningssiden g samtidig frpligtiger sig verfr hvedmråderne, men at den iterative prces med udvikling g test fregår mellem STUF g FIT. Slutbrugere g andre repræsentanter fra hvedmråderne vil dg med str sandsynlighed indgå i arbejds- g testgrupper. Udver de t aktører, FIT g STUF, er der identificeret følgende interessenter i prjektet: Studienævn Studienævnssekretærer Institutansvarlig VIP (fagansvarlig) TAP (fagansvarlig) Akkrediteringsinstitutin Censrkrps Dekaner Studerende Kmmende studerende 9. Eventuelle frventninger til senere drift g indtjeningsmuligheder Udviklingen af SOG/UVA er fundamentet fr udviklingen af en prgramvalidatr. Prgramvalidatren giver studerende mulighed fr at sammensætte unikt studieprgram ud fra generelle regler i en studierdning g et givet undervisningsudbud. En prgramvalidatr er et stærkt redskab til at understøtte de studerendes (større) behv fr individuelle studieprgrammer. Ligeledes vil udviklingen af SOG/UVA i str grad understøtte behvet fr et indre uddannelsesmarked fr hele AU. 6