Hjælp til biblioteksudvikling? // Læs mere om, hvad du kan bruge din udviklingskonsulent fra centralbiblioteket til

Transkript

1 Hjælp til biblioteksudvikling? // Læs mere om, hvad du kan bruge din udviklingskonsulent fra centralbiblioteket til Herning, april 2014

2 3 Udvikling af bibliotekstilbuddet til vores brugere er en af de fornemste opgaver vi, som bibliotek, konstant arbejder med. Udviklingen sker både gennem nationale, regionale og lokale tiltag og kan have et direkte eller mere indirekte fokus. Ofte sker udviklingen ved, at vi igangsætter forskellige udviklingsprocesser - fx. i et projekt, i vores organisation eller når vi skal vælge et strategisk fokus. Men hvordan opbygger vi disse processer optimalt, så vi sammen - og på den smarteste måde - udnytter de ressourcer og kompetencer, vi har, og samtidig løser opgaven inden for de økonomiske og tidsmæssige rammer, der er givet? Det kan udviklingskonsulenterne fra centralbiblioteket hjælpe jer med. Vi designer og kører processer - eller dele af processer - der tager afsæt i kreative metoder og bæredygtige løsninger. Vi ved, at målet i en proces bedst nås, hvis alle bidrager og vi arbejder derfor målrettet med involvering, motivation og ejerskab gennem samspil mellem ledere, medarbejdere, samarbejdspartnere, brugere og os selv som konsulenter. Som ekstern konsulent kan vi se jeres udfordringer med friske øjne og hjælpe jer med at designe udviklingsforløb og processer, som passer netop til jeres situation og organisation. Gennem vores arbejde på Herning Bibliotekerne har vi en bred forståelse af bibliotekets virke og udfordringer, så vi mødes i øjenhøjde. Har du en aktuel udfordring på dit bibliotek, så kontakt os for en uforpligtende snak.

3 5 Vi er: Lone Engel Westphall Udviklings- og proceskonsulent Tlf.: og Mail: Lad os mødes! Vi kommer gerne ud til et indledende møde, hvor vi kan snakke om omfanget, indholdet af konsulenthjælpen og lære hinanden bedre at kende. På mødet kan I fortælle om jeres udfordring, jeres bibliotek og organisation, vi kan tale om formålet med konsulenthjælpen og hvilke forventninger, I/ vi har til outputtet. Vi præsenterer også, hvilke muligheder vi har har for at understøtte jeres udviklingsproces. Cand. mag i musikvidenskab og æstetik & kultur fra Århus Universitet Sonja Ibach Nissen Udviklingskonsulent Tlf.: og Mail: bibsin@herning.dk Et konsulentforløb kan fx. rumme 1) Afklarende formøde, hvor vi sammen snakker os ind på opgaven. Vi kommer gerne til jer! 3) Gennemførelse af proces, som kan strække sig fra en formiddag til flere dage. Bibliotekar fra Danmarks Biblioteksskole i ) Vi udarbejder udkast til procesdesign, som I kvalificerer. Lone Juul Pedersen Digital konsulent Tlf.: Mail: bibljp@herning.dk Bibliotekar fra Danmarks Biblioteksskole i På de næste sider kan du se eksempler på, hvad vi kan, men vi strikker selvfølgelig også gerne et tilbud sammen, som matcher netop jeres udfordring.

4 Eksempel på konsulentopgaver 7 // Opstart af nye grupper eller forbedring af samarbejdet i eksisterende // Idegenerering Når I skal nedsætte nye grupper, der skal samarbejde om forskellige opgaver såsom netværk, teams, projektgrupper, styregrupper, faggrupper og kontorfællesskaber. - Teambuilding og -udvikling - Kompetenceafdækning i gruppen - Afdækning af roller - Forståelse af den fælles opgave - Forventningsafstemning - Kommunikation og information - Feedback - Møder - Fælles spilleregler - Fremtidig evaluering af gruppens arbejde - Evt. løbende opfølgning og støtte Eksempel: Startinternat for arbejdsgruppe i DEFF-regi Kick-off seminaret til DEFF programgruppe B havde to formål, dels at skabe grundlaget for udarbejdelse af en to-årig handlingsplan for området, dels at skabe et godt grundlag for samarbejdet i gruppen. Deltagere havde ikke tidligere arbejdet i DEFF-regi eller arbejdet sammen. Dette seminar lagde, med kyndig forberedelse, rammesætning samt facilitering på selve seminaret af centralbibliotekets udviklingskonsulent grunden til både udarbejdelse af en relevant og inspirerende handlingsplan samt til et meget fint og succesfuldt samarbejde i DEFF programgruppe B i årene Når I skal komme på idéer til f.eks. indretning, arrangementer og projekter. - Inspiration - Brainstorm - Sortering og prioritering af idéer - Kvalificering af idéer - Præsentation af idéer - Fra idéer til praksis Eksempel: Idégenerering til udviklingsprojekter i DEFF-regi DEFF programgruppe Mødet med Brugeren udbød i maj 2010 tre seminardage. Deltagerne skulle møde med forberedte projektideer, som skulle kvalificeres på dagen samt skrive første udkast til projektansøgninger til DEFF programgruppen. Udkommet blev ni konkrete og relevante ansøgninger til udviklingsprojekter, som blev søsat og afviklet i biblioteksmiljøet i et bredt udsnit af danske uddannelsesinstitutioner i efteråret At det lykkedes at generere så mange konkrete projekter i løbet af de tre seminardage skyldtes ikke mindst den kompetente facilitering af dagene forestået af centralbibliotekets udviklingskonsulent. Karen Harbo, specialkonsulent, Aarhus University Library. Karen Harbo, specialkonsulent, Aarhus University Library.

5 // Strategiprocesser Når I står overfor at skulle skabe fælles fodslag, udvikle visioner, afdække missioner, mål og strategier for jeres organisation eller bestemte områder af den. - Forståelse af området i dag - Forståelse af behov for forandring - Drømme til fremtiden - Formulering af vision, mission og mål - Konkret handleplan Eksempel: Fremtidens bibliotek ved Infocenter Struer Vi har fået kvalificeret hjælp til facilitatorfunktionen fra konsulentteamet på centralbiblioteket. Vi havde selv arbejdet med emner, som kunne føre os på sporet af fremtiden, men med gode og undrende spørgsmål fra udviklingskonsulenten blev vi hurtigt klogere på, at det var nødvendigt med ekstern hjælp til selve faciliteringen af arbejdsdagen for alle medarbejdere. På dagen fik vi en samlet forståelse af, at det er nødvendigt, at vi i fællesskab arbejder med vision, mål og konkrete handlinger på de udfordringer, der kan hjælpe os med at skabe Fremtidens bibliotek i Struer. Carsten Hother Jensen, infocenterchef, Struer Bibliotek.

6 0 11

7 13 // Mødeledelse Når I vil forbedre jeres mødekultur og holde mere effektive møder. - Evaluering af eksisterende mødekultur - Forventning til det gode møde - Involvering af alle mødedeltagere - Hurtigere beslutninger - Udvikling af ny mødeskabelon - Evaluering af kommende møder Eksempel: Nyt koncept for personalemøder på Herning Bibliotekerne Udviklingskonsulenterne har arbejdet på at udvikle formen på de interne personalemøder for at optimere deltagernes udbytte og involvering. I dag orienterer vi i plenum og sætter herefter aktuelle emner på programmet i mindre stationer med mulighed for dialog. Den nuværende mødestruktur fungerer rigtig godt, fordi der er mulighed for at vælge lige præcis de emner, der har den enkelte deltagers interesse. Den uformelle tone i mindre grupper giver ofte mulighed for en særdeles givende dialog, hvor mange mødedeltagere er aktive til stor gavn for alle, både når vi selv fungerer som oplægsholdere og når vi er almindelige mødedeltagere. Birgitte Sloth Jørgensen, formidler, Herning Bibliotekerne.

8 4 15 // Kommunikation og feedback // Evalueringsprocesser Når I har brug for at styrke kommunikationen og forbedre den kultur, som bæres af det talte sprog. - Afdækning af den nuværende kommunikationsstil - Introduktion til sprogets betydning for trivsel og udvikling - den anerkendende tilgang - Kommunikationsøvelser og metoder som f.eks. sparring, coaching, herunder introduktion til spørgetyper og -teknik - Afprøvning af feedback som metode til udvikling - Fælles handlingsplan - Afdækning af individuelle indsatsområder og håndslag Når I skal evaluere og måle på effekten af en bestemt indsats. For eksempel: udviklingsforløb, arbejdet med arrangementer og arbejdet i styre- eller projektgrupper. - Afdækning af området/ forløbet - Evaluering af produktet - Evaluering af interessenter - Evaluering af processer - Afdækning af nye udviklingsprodukter Eksempel: Evaluering af udviklingsprojekt Flere sider af det sunde liv Som supplement til den eksterne projektevaluering gennemfører vi en evaluering af projekt- og styregruppens samarbejde med hjælp fra centralbibliotekets udviklingskonsulent. Når man kører et større projekt med mange forskellige samarbejdspartnere, kan evalueringen være svær at overskue, når man står midt i det. Det har derfor været en kæmpe gevinst at kunne trække en konsulent ind, som er fagligt stærk på området og som har kunnet kigge på vores projektforløb med et frisk syn og gode idéer. Mette Nørlund Andersen, projektleder, Herning Bibliotekerne.

9 6 17 // Støtte til arbejdet med... Projekter Når I har brug for støtte og hjælp til et projekt, en projektleder/ en projektgruppe. Støtte til: - Ansøgning og kontakt til fonde og puljer - Opstart af projektgruppe - Projektadministration - Udarbejdelse af interessentanalyse - Udarbejdelse af kommunikationsplan - Udarbejdelse af risikovurdering - Udarbejdelse af tidsplan - Udarbejdelse af evalueringsplan - Implementering i driften Bibliotekets digitale ressourcer Når I har brug for støtte til arbejdet med bibliotekets digitale ressourcer - netmedier og digitale licenser. Støtte til: - Arbejdet med digitale strategier - Formidling og markedsføring - Ledelsesinformation og statistik Inspiration til din egen proces Når du skal designe og køre din egen proces og mangler inspiration. Inspiration til: - Baggrundsviden eller oplægsholdere - Energizers og icebreakers - Værktøjer og metoder - Procesdesign og drejebog

10 8 19 Lån af procesværktøjer Når du mangler helt konkrete, fysiske værktøjer til brug i din proces. Vi låner gerne ud til jer og instruerer i, hvordan værktøjerne kan bruges. Du kan låne materialerne gratis en uge ad gangen og vi sender dem med kørselsordningen til dit bibliotek. Billedkort Producent: Dialoogle Kasse med 60 forskellige billedkort, der bl.a. kan bruges til idegenerering, igangsætter på en proces, i evalueringsprocesser, i dialog- og refleksionsprocesser. Kortene fås i to størrelser: 9x9 cm og 19x19 cm. Dialogkort Producent: Uption Kasser med ca. 35 kort med prædefinerede spørgsmål, der kan bruges til en positiv værdiskabende dialog og refleksion indenfor mange forskellige temaer: - Lederskab - Team og samarbejde - Organisationskultur - Mødekultur - Forandringer - Kreative muligheder - Projekter - Service - Effektivisering/ LEAN - Mål og resultater - Forretningsudvikling og vækst Pris Konsulenternes timepris er 540,00 kr. + udgift til transport (statens takst pr. km.). Der faktureres timer brugt på forberedelse, gennemførelse og evt. opfølgningsmøde samt kørsel. Formødet er gratis og herefter får I et uforpligtende tilbud på opgaven. Er der samarbejde mellem to eller flere biblioteker i regionen, er konsulentydelsen gratis. Lad os snakke sammen, så laver vi et godt tilbud til jer! LEGO Serious Play (Business) Producent: LEGO 60 kasser med LEGO byggesæt med 198 nøje udvalgte klodser til udviklingsprocesser, refleksion og dialog.

11 Herning Bibliotekerne 2013