Organisering af den kommunale Facilities Management (FM) funktion (den kommunale driftsherre) Afslutningsseminar 17. april 2007 VELKOMMEN

Transkript

1 Organisering af den kommunale Facilities Management (FM) funktion (den kommunale driftsherre) Afslutningsseminar 17. april 2007 VELKOMMEN

2 Program 09.30: Velkomst og introduktion til projektets resultater - Strategisk forankret FM-organisation - Organisationens ageren - De 4 modeller med strategisk forankring - Oplæg til diskussion 10.30: Spørgsmål og diskussion 11.00: Pause 11.30: Indrulning af Post Danmarks FM-opgaver v/jesper Friisberg, Post Danmark Ejendomme 12.00: Kundeundersøgelser med effekt v/thomas Vestergaard, Ennova 12.30: Kommunen og nøgletal v/erik Als, Slots- og Ejendomsstyrelsen 13.00: Frokost

3 FM hva er det? Bygningsvedligehold Forsikringer Ind- og udlejning Køb og salg Kantine Finansiering Flytninger Miljø Forsyning Forsikringer Reception Modernisering Inventar Intern post Vagttjeneste Nybyggeri Indretning Renhold Kontorservice Space Management Arealudnyttelse IT og telefoner

4 Hvorfor er FM af vigtighed også for kommuner? Bygningsdrift = FM eller? Bygningsdrift tager udgangspunkt i bygninger FM tager udgangspunkt i de aktiviteter, der foregår i bygninger. For FM er behovsanalyser og kundetilfredshed lige så vigtige opgaver som den mere teknisk betonede bygningsdrift. FM har fokus på at understøtte og effektivisere de primære aktiviteter i en organisation ud fra en helhedsbetragtning både på kort og lang sigt. Kilde: Per Anker Jensen, BYG-DTU, 2006: Ejendomsstrategier og bygningsværdier

5 Hvorfor er FM af vigtighed også for kommuner? Ejendomme er uden værdi for virksomheden uanset den økonomiske værdi på det eksterne ejendomsmarked hvis ejendommene ikke understøtter virksomhedens målsætninger. Kilde: Martha O Mara, 1999: Strategy and Place Managing Corporate Real Estate and Facilities for Competetive Advantage. The free Press. Ejendomme er aldrig neutrale i relation til de aktiviteter, der foregår i dem. Enten hæmmer de eller også fremmer de disse aktiviteter. Kilde: Karen Mosbech, 17. jan 2007 på Midtvejsseminar for projektet Organisering af den kommunale Facilities Management funktion.

6 Hvorfor er FM af vigtighed også for kommuner? 1. Der er et u-udnyttet potentiale Realisering af kommunens overordnede politiske mål Fremme kommunens primære aktiviteter På den lange bane Færre dårlige avisoverskrifter 2. Det drejer sig om rigtigt mange penge Offentlig ejendomsvurdering: x = mia. kr. Ejendomsdrift: x x 98 = mia. kr. 3. I dag håndteres det ofte med venstre hånd / uden strategisk forankring af indsatsen

7 Hvad kræves der for at udnytte potentialet? Direktionen Medarbejdere + Borgere og brugere Proaktiv Politikere FMfunktionen Samarbejdspartnere m.fl.

8 Strategisk forankring af FM At Tænke Sig Også meget kloge mennesker har tænkt de samme tanker som arbejdsgruppen!!

9 Strategisk forankring af FM Kerne FM Integreret strategisk FM Kerne FM Proaktiv strategisk FM Kerne FM Reaktiv strategisk FM Kerne FM Passiv strategisk FM Kilde: Barett & Baldry 2003: Facilities Management Towards Best Practice udsat for Per Anker Jensen

10 Strategisk forankret FM-organisation Vision/mission FM-organisationen Strategisk niveau Politikere og direktion Strategier (Overordnede for ejendomsportefølje og services) Strategisk kundeforum Taktisk niveau Taktiske opgaver (Vejledninger, beskrivelser, rammer) Taktisk kundeforum Operationelt niveau Operationelle opgaver (Planlægning og udførelse) Operationelt kundeforum

11 Relation til kommunernes virkelighed Den optimale løsning Det kan ikke lade sig gøre fordi! Politikerne tænker kun 4 år frem! Mener I dermed at vi har kvajet os indtil nu? Der er for langt til kommunernes hverdag! Det er udansk at tænke sådan

12 Relation til kommunernes virkelighed Den strategisk forankrede FM-funktion Udkast til en ren model uden tilknytning til forvaltningsmodel Forslag til strategisk forankring af hver af de 4 arketyper af modeller Forslag til strategi for processen mod den strategiske forankring Eksempler på detail-løsninger inkl. henvisninger til levende mennesker FM og de nye udfordringer i kommunerne Kommunalreform Kvalitetsreform M.m.

13 Strategisk forankret model Kommunale Ejendomme Vision/mission FM-organisationen Strategisk niveau Politikere og direktion Strategier (Overordnede for ejendomsportefølje og services) Strategisk kundeforum Taktisk niveau Taktiske opgaver (Vejledninger, beskrivelser, rammer) Taktisk kundeforum Operationelt niveau Operationelle opgaver (Planlægning og udførelse) Operationelt kundeforum

14 Københavns Ejendomme: Hvad er formålet med ejendomsenheden? Professionalisere ejendomsområdet Udnytte stordriftsfordele, mere vedligehold for pengene Bygge- og anlægsopgaver effektive bestiller/udførermodel Overblik over kommunens portefølje Omkostningsbevidsthed - huslejemodel Bedre udnyttelse af faglig ekspertise

15 Københavns Ejendomme Udfordringer (interview med Jørgen Stokbro): At være placeret under en ledelse med én partifarve, når flertallet repræsenterer en anden kulør At fjerne den frie økonomi fra enkelt forvaltninger og personer At servicere forvaltninger og personer, som selv tidligere har udført arbejdet Forslag: Lad politikerne få en del af kagen vigtig del af kundeplejen Argumentér for de ulemper, som ikke længere ligger på de pågældendes skuldre Flyt ressourcer fra haster-vigtig-vinduet

16 Haster-vigtig-vinduet Haster Haster ikke Vigtig Ikke vigtig

17 Styringsmodel for drift og vedligeholdelsesopgaver (Principper for samspillet mellem Drift, Vedligehold og Byggeri) Vedligehold skal planlægge alle drifts- og vedligeholdelsesaktiviteter og er budgetansvarlig (intern bestiller) for det samlede vedligeholdelsesbudget. - For at sikre overblik og et effektivt styringsværktøj Byggeri gennemfører projekter og er budgetansvarlig for disse. - For at løse konkrete opgaver effektivt og udvikle projektledelsesværktøjet Drift skal udføre daglig drift og akutte opgaver og er budgetansvarlig for disse og er brugernes kontaktflade i forhold til daglige opgaver. - For at sikre hurtig brugerservice (og give Vedligehold arbejdsro ) Drift og Byggeri skal leverer viden om bygningernes tilstand, anvendelse og udformning til Vedligehold - For at nyttiggøre erfaringer og aktuelle data

18 Og ordet gives til Karen Fhær Jensen, Gribskov kommune: Forretningsførermodellen Steen Tougaard, Gentofte kommune: Udvalgsstyre-modellen Leif Gregersen, Bornholms amtskommune: Selvstyre-modellen

19 Forretningsfører-modellen Politikere og direktion Økonomi Fagudvalg/-forvaltninger (Ejerskab og økonomi / strategi og taktik) Indstillinger Økonomi Beslutninger Forretningsførerenhed (Planlægning og udførelse / operationelt) Udførelse

20 Strategisk forankret forretningsfører-model Politikere og direktion Fagudvalg/ - forvaltning Strategier (Overordnede for ejendomsportefølje og services) Strategisk kundeforum Taktisk kundeforum Forretningsførerenheden Taktiske opgaver (Vejledninger, beskrivelser, rammer) Operationelle opgaver (Planlægning og udførelse) FM-organisationen Operationelt kundeforum

21 Udvalgsstyre-modellen Politikere og direktion Økonomi Bygning 1.1 Fagudvalg 1 Ejerskab Økonomi Planlægning Udførelse Bygning 1.2 Fagudvalg 2 Ejerskab, Økonomi, Planlægning, Udførelse Bygning 2.1 Bygning 2.2 Fagudvalg 3 Ejerskab Økonomi Planlægning Udførelse Bygning 3.1 Bygning 3.2 Fagudvalg 4 Ejerskab Økonomi Planlægning Udførelse Bygning 4.1 Bygning 4.2 Bygning 4.3 Byg- og vedligehold Rådgivning og udførelse

22 Strategisk forankret udvalgsstyre-model Politikere og direktion Fagudvalg/ - forvaltning Strategier (Overordnede for ejendomsportefølje og services) Strategisk kundeforum Taktisk kundeforum Operationelt kundeforum Taktiske opgaver (Vejledninger, beskrivelser, rammer) FM-organisationen Operationelle opgaver (Planlægning og udførelse)

23 Selvforvaltnings-modellen Politikere og direktion Økonomi Bygning X Bygning Y Bygning Z Bygning Æ Bygning Ø Rådgivningsenhed

24 Strategisk forankret selvforvaltnings-model Politikere og direktion FM-organisationen Strategier (Overordnede for ejendomsportefølje og services) Strategisk kundeforum Virksomhederne Taktiske opgaver (Vejledninger, beskrivelser, rammer) Taktisk kundeforum Operationelt kundeforum Operationelle opgaver (Planlægning og udførelse)

25 Processen Salg opadtil af ideen Målet = direktions og politikeres succeskriterier Fjenderne = alle det der modarbejder heltens bestræbelser Hjælperne = FMfunktionen Helten = direktion og politikere

26 Processen Salg opadtil af ideen Etablering af første del af organisationen træk ressourcer ud af haster-vigtig-vinduet Plan for processen, herunder Hvad har vi at gøre godt med og hvordan har det det i dag og hvordan bruger vi det Hvad skal ændres organisering og ageren prioritering af indsatsen (mulig for succes og effekt af denne succes) Forandringsprocessen inkl. lokal forankring af indsatsen behandle folk som selvstændigt tænkende væsener Den proaktive FM-funktion

27 Hvad vil vi levere fra projektet Introduktion til Facilities Management FM i en kommune herunder hvad det kan være og potentialet i anvendelse af FM som strategisk ledelsesdisciplin Relation til kommunernes nye udfordringer Forslag til model for strategisk forankring af indsatsen model kommunale ejendomme Hvordan den strategiske forankring kan opnås i de 3 andre modeller Hvordan kan forandringsprocessen gennemføres Central eller decentral varetagelse af indsatsen inkl. eksempler på løsningsmodeller og links til levende mennesker

28 Hvad vil vi levere fra projektet - 2 Central eller decentral varetagelse af indsatsen inkl. eksempler på løsningsmodeller og links til levende mennesker Sammenhæng mellem driftsherre og bygherreopgaver Muligheder efter kommunalreformen Nye samarbejdsformers indflydelse på disse sammenhænge Oplæg til den videre indsats

29 Hvem skriver vi for? Det kan alligevel ikke lade sig gøre, for politikerne kan vende på og ned på alle ting! Det vil aldrig lykkes at få ansat FM-folk på strategisk niveau! Der er jo nogle kommuner, der bare vil outsource det hele! Det er med den rette indsats muligt at udnytte potentialet i FM giv mig inspiration til indsatsen Jeg har brug for argumenter overfor ledelsen Jeg kan selv gøre en forskel (trimmeren)

30 TAK Og så til spørgsmål og diskussion