Bestyrelsesmøde i FSC Danmark 31. oktober 2011 hos FSC Danmark, Klostertorvet 6-8,2, 8000 Århus C, kl

Transkript

1 Bestyrelsesmøde i FSC Danmark 31. oktober 2011 hos FSC Danmark, Klostertorvet 6-8,2, 8000 Århus C, kl Til stede: Brian Skov Sundstrup (BSS), FDB Jakob Ryding (JR), Verdens Skove Loa Dalgaard Worm (LDW), FSC Danmark Lasse Juul-Olsen (LJO), WWF Andrew Long (AL), Kvik Hanne Sørensen (HS), Lüdemann Administration (til stede under pnkt. 1-4) 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt uden kommentarer Action points 2. Formandens beretning BSS byder velkommen og glæder sig over det større indblik i økonomien som samarbejdet med Hanne fra administrationsfirmaet Lüdemann har givet FSC Danmarks sekretariat. Hanne, som er til stede ved mødet, vil give en præsentation af den nye regnskabspraksis under punkt 4. BSS orienterer desuden om den verserende sag omkring medlemskontrakt med Dansk Supermarked. Enden på sagen er blevet, at Dansk Supermarked har valgt at melde sig ud af FSC Danmark fra indgangen af Kommentarer til referat fra bestyrelsesmøde August 2011 Dokumenter: Referat_august_2011.doc + resume_telefonbestyrelsesmøde.doc Ingen kommentarer til referatet. JR manglede dog inden telefonmødet et skriftligt oplæg og ønsker en anden procedure omkring den type møder. BSS understreger, at der blot var tale om orientering i forbindelse med barsel. Det besluttes, at dagsorden, referat og indkaldelse skal hurtigere ud til bestyrelsen i fremtiden.ljo tilbyder, at WWF kan hoste fremtidige møder via deres system, hvilket det besluttes at gøre brug af. Der er dog bred enighed om, at brugen af telefonmøder skal minimeres så meget som overhovedet muligt. LDW. Dagsorden, referat og indkaldelse skal hurtigere ud i fremtiden. LJO. WWF kan for fremtiden hoste telefonmøder via deres system. 4. Regnskabspraksis Hanne Sørensen fra Lüdemann Administration introducerer og forklarer, hvordan det sidste halve år er brugt på at få gennemgået og ryddet op i regnskabspraksis og økonomi. Resultatet er godt i og med, at sekretariatet er mere økonomisk stabilt end nogensinde og samtidig har et meget detaljeret overblik over den økonomiske situation. Dog påpeger HS to problemstillinger: Dels har man, indtil hun overtog regnskabet, ikke periodiseret indtægter til deres retmæssige regnskabsår og dels har vi ikke tilsidesat feriepengeforpligtigelse. De to emner blev behandlet hver for sig: Periodisering: Periodiseringerne eller den tidligere mangel på samme har været årsag til et misvisende billede af den økonomiske situation i og med at indtægter, der reelt burde høre til i året efter, er talt med i indeværende år, og dette giver et mindre klart overblik over året. LDW og HS besluttede allerede ved indgåelsen af samarbejdet med Lüdemann at indføre periodiseringer, hvilket derfor er blevet gjort for hele Dette betyder dog, at indtægterne fordeler sig anderledes end budgetteret, da kontigentforskydninger for godt kr. er periodiseret ind i 2012 og således ikke fremgår som indtægter i Feriepengeforpligtelse Sekretariatet har på nuværende tidspunkt en feriepengeforpligtelse på kr. Disse er ikke tilsidesat i regnskabet og dermed ikke taget højde for. Det kan give problemer, hvis en medarbejder siger op og kræver sine feriepenge udbetalt. HS forklarer, at det ikke er et LDW indfører i samarbejde med regnskabsfirmaet Lüdemann periodisering samt feriepengeforpligtigelse. HS: Omdøber postering, så man kan se hvad der bliver periodiseret bag de som forudbetales i budgettet LDW og HS: Giver eksempler på e- conomics udsrkift og rapportering som forsøg inden næste bestyrelsesmøde.

2 lovkrav at tage højde for dem, men at det ville være god regnskabspraksis, som ville give mere sikkerhed. BSS forklarer, at man ved årsregnskabets evaluering traf beslutningen om at tage endnu et år uden feriepengeforpligtelse indsat, da man fra revisionsfirmaet ikke blev direkte vejledt til at gøre det og årets resultat ikke kunne bære det. Medlemmerne blev dog ved årets generalforsamling orienteret omkring problematikken. BSS mener ikke, at der er nogen vej uden om at tage højde for forpligtelsen i år og støttes op af AL. HS forklarer, at hvis man vil rette op på praksis og inkludere feriepengeforpligtigelsen, vil det betyde udgifter nu og her, da det vil fremgå som en lønudgift i indeværende år. Det vil således ikke kun være et passiv men også et aktiv i regnsakbet. Det vil derfor gå ud over årets regnskab, men til gengæld kan man fremover operere med et retvisende billede. Fremover vil der derefter kun være tale om små tilrettelser, hvis der ansættes nye medarbejdere eller de eksisterende justeres i lønningerne. JR spørger til, hvad omlægninger vil betyde for bundlinjen. LDW forklarer, at man forventeligt rammer hvis estimatet holder incl. Periodisering. Dertil kommer tipsmidler, som ikke er medtaget i hverken budget eller estimat. LDW forventer derfor, at resultatet inklusiv periodering og feriepengeforpligtelse kan blive omkring 0, hvis estimaterne holder og tipsmidlerne samtidig ligger på samme niveau som normalt. Ingen af disse ting er dog givne og resultatet kan derfor også blive negativt. Resultatet kan derfor også være en negativ egenkapital, hvilket LJO spørger til konsekvenserne af ud fra en frygt om, hvorvidt SEKR risikrerer at blive sat under administration. HS svarer, at det gør man ikke, og at det kun er overfor medlemmerne, at en negativ egenkapital skal forklares det handler om et retvisende regnskab, intet andet. HS anbefaler, at man tager højde for feriepengeforpligtelsen nu, så man fremadrettet får en sund regnskabspraksis, hvor man kan stole på den balance, som man ser. Hun uddyber endvidere, at det negative resultat på egenkapitalen vil blive rettet op allerede næste år, hvis budgettet holdes. Lüdemann Administration finder derfor ikke, at det vil være et problem at indføre forpligtelsen, hvis bestyrelsen bakker op om det. BSS tilføjer i den sammenhæng, at transparensen bliver højere for årene fremover, og at det er et væsentligt gode ved at tage den negative egenkapital nu. Han betragter endvidere 0- resultatet som en del af den regnskabsmæssige oprydningsproces, organisationen har været igennem. JR bakker op omkring forslaget men understreger, at det bliver bestyrelsens ansvar over for generalforsamlingen at forklare, hvorfor der er en negativ egenkapital. Han understeger, hvilken negativ symbolværdi det giver over for medlemmerne. AL kommenterer, at det så må blive en opgave som bestyrelsen må tage på sig at sige dvs. at forklare på en god måde ved generalforsamlingen, hvorfor regnskabet ser ud som det gør og vende dette til en positiv ting, selvom det bliver svært. Han understreger, at medlemmer vil se, at de betaler til en organisation som ikke kan forvalte økonomien og betragter kommunikationen som en stor udfordring. Resten af BS er enige, men ser ingen vej udenom at tage opgaven på sig og indføre forpligtelsen. BSS påpeger, at det overfor medlemmerne og kommunikationen til dem vil hjælpe stort, at foreningen har et meget positivt driftsår at henvise til og at de negative resultat udelukkende er forbundet med en tidligere dårlig regnskabspraksis. Det besluttes derfor, at man må gennemføre periodisering og feriepenge. Rapportering til bestyrelsen: BSS spørger til hvor ofte man laver balancer. HS svarer, at det gøres der hver måned. AL stiller spørgsmål til konkrete periodiseringer i regnskabet og dette afføder en diskussion omkring gennemsigtighed i periodiseringerne for andre end LDW og HS. Det besluttes at omdøbe periodiseringskontien, så man kan se, hvad der bliver periodiseret. BSS rejser emnet om tilbagerapportering til bestyrelsen og spørger til HSs indtryk af den nuværende rapporteringsmodel. HS kommenterer, at den nuværende form indeholder mange overflødige tal og poster, og at hun selv ville nøjes med mindre. Det diskuteres herefter om BS kan nøjes med automatiserede rapporter fra Economic, hvorved både LDW og HS ville spare en masse manuelt arbejde og fejlmargin ville nedbringes. Det besluttes at give de automatiserede rapporter et forsøg og evaluere ved næste møde, om det lever op til BSs behov. LJO understreger, at man i bestyrelsen skal arbejde på ikke at detailstyre og at rapporterne skal afspejlde dette. LDW og HS vil finde den automatiske rapport, som de finder bedst og fremsende den ved næste månedsrapport. LDW understreger desuden, at der fremover vil blive månedsrapporteret frem for drypvist som hidtil, da samarbejdet nu er helt oppe og stå og oprydningsarbejdet er færdiggjort.

3 5. Siden sidst fra sekretariatet LDW orienterer om, at TSP fylder meget i det daglige arbejde, og at der opleves stor velvilje for logolicenser. Samtidig er alle medarbejdere siden sidste møde blevet opkvalificeret til TSP. Hun varsler dog samtidig, at FSC IC ønsker, at de nationale kontorer i fremtiden skal til at gennemføre alt logokontrol i landet også for certificerede virksomheder. Dette vil betyde en markant ændring i arbejdsbyrden for kontoret og hele strukturen for arbejdet må derfor lægges om,og en konkret medarbejder til at varetage programmet ansættes. Ændringen er dog endnu ikke vedtaget og vil først træde i kraft fra 2012, hvis den gennemføres. Endvidere fylder Danidaprojektet meget i øjeblikket på kontoret, da det står overfor sin afslutning, ligesom Designkonkurrencen tager meget tid, da den er under gennemførelse. LDW orienterer om økonomien ud fra seneste estimat. I forhold til budgettet i FSC Danmark har vi klaret året langt over forventning. Alene siden sidste møde er der hvervet medlemmer til en værdi af , selvom det er sidst på året. Hun forklarer også, at dette er årsagen til, at regnskabet kan holde til, at vi tager både periodisering og feriepengeforpligtelse i samme år en udgift til samlet set næsten kr og samtidig ende i et 0. BSS kommenterer, at vigtigste ikke er, at vi har overskud, men at medlemmerne hellere ser et højt aktivitetsniveau og så et nulresultat. LJO ønsker, at opdateringen skal være mere knyttet til handlingsplanens punkter med fokus på målene. Dette vil blive ændret fremadrettet. LJO foreslår endvidere, at man fremover skal give mere synlighed til de virksomheder, som gør det godt, f.eks. med udgangspunkt i køkkenkampagnen. Han savner overblik over hvilke brancher, som rykker og hvem inden for de brancher, hvor det går fremad. LDW vil fremadrettet give mere plads til frontløbere og brancher som rykker. LDW orienterer om Forum for bæredygtigt indkøb. JR har læst, at Miljøministeriet vil gøre mere for offentlige indkøb. LDW vil holde sig i god dialog og samtidig forsøge at få en plads til os hos Green Building Council, hvilket indtil nu har vist sig svært. JR foreslår en henvendelse fra kritiske ngo er, hvis de forsat ikke svarer. LDW. Opdateringen til bestyrelsen skal fremover være mere knyttet til handlingsplanen, med mere fokus på målene. LDW. Skabe mere overblik på FSC.dk over brancher som rykker, og fremhæve frontløberne bedre. 6. Forretningsorden for FSC Danmark LDW orienterer om, at forretningsordenen ikke er færdig. Den giver ifølge LDW ikke mening uden at lave gennemgribende omlægning af vedtægterne også. Vi er nødt til at se på vedtægterne også. Forslaget fra LDW er at lave en samlet proces i stedet. Arbejdsgruppen kan være klar ved næste bestyrelsesmøde med oplæg til forretningsorden samt liste over vedtægtsændringer. JR understreger, at vedtægterne er meget utidssvarende. BSS foreslår at træde ind i arbejdsgruppen i stedet for Peter Kristensen eller som supplement til ham under barsel. Dette blev vedtaget. Ledig bestyrelsespost: LDW orienterer om interesse for den tomme bestyrelsespost. Hun forklarer, at vedtægterne ikke tager højde for en indtrædelse i bestyrelse uden for generalforsamling. Bestyrelsen beslutter at vente til næste generalforsamling med at optage nye bestyrelsesmedlemmer. 7. Politisk lobbyisme fra FSC Danmark På grund af presset tidsplan samt ønske om, at Peter KK deltager, udsættes dette punkt til næste gang. LDW samt Arbejdsgruppen skal være klar ved næste bestyrelsesmøde med oplæg til forretningsorden samt liste over vedtægtsændringer. BSS træder ind i arbejdsgruppen som supplement eller suppleant for PKK LDW skal oplyse interesserede, at nye medlemmer af bestyrelsen for indeværende ikke kan indtræde i bestyrelsen. LDW medtager dette punkt med min ved næste bestyrelsesmøde. Frokost + se nye lokaler Lokaler fremvises ikke, da man fra FSC Danmark er midt i en forhandling med udlejer.

4 8. Personale sammensætning 2012 LDW fremlægger to emner, der får indflydelse for behovet for personale i 2012; Standerrevidering og Barselsorlov. Det besluttes allerede i den indledende diskussion at tage emnerne hver for sig og ikke forsøge at finde en kandidat, der kan varetage begge opgaver, da dette ikke vil afhjælpe arbejdspresset på sekretariatet i tilstrækkelig grad i den periode, hvor Loa er væk. Bestyrelsen vedtager at LDW arbejder videre med den egnede kandidat som koordinator på standardrevideringen. Standardrevidering: LDW forklarer, at vi må forvente at skulle påbegynde standardrevideringsprocessen til marts og at vi kun har to år fra de nye principper og kriterier kommer ud, til der skal være en færdig standard. Dette er en langt kortere periode, end den tidligere proces, der tog 11 år og det er derfor nødvendigt at finde en medarbejder, som kan varetage processen professionielt og effektivt. En kandidat med relevant uddannelse og erfaring inden for FSC-certificering er kommet i sekretariatets søgelys. Ved kommende har i øjeblikket en fuldtidsstilling inden for certificering og hans arbejdsgiver er indforstået med at lade ham flekse i perioden, således han kan varetage processen i dens tempo og skrue op og ned efter behov. BS introduceres på mødet for CVet og profilen for kandidaten. En enig bestyrelse beslutter, at LDW skal gå videre med kandidaten og få en kontrakt på plads. Arbejdsgruppen inddrages i kontraktudviklingen og godkender den, før den underskrives af kandidaten og LDW. Diskussionen får JR til at spørge til udsigten for en skovfaglig medarbejder. Hans pointe er, at han godt ved, at der ikke er en fuldtidsstilling på nuværende tidspunkt, men at en skovfaglig medarbejder ville måske kunne åbne op for skovejere som medlemmer. Det kunne betyde mere skovtekniske spørgsmål. LDW er enig i den betragtning men mener også, at standardrevideringen må ses som en mulighed for at få inddraget det private skovbrug og dermed få mere fokus på skovbruget hos FSC Danmark. Hun afviser således ikke en medarbejder på sigt men mener ikke, at tiden er moden til det endnu. Det besluttes at tage diskussionen op ved afrundingen af standardrevideringen, hvor arbejdsbehovet for en skovfaglig medarbejder vil være mere tydeligt. LDW skal foreslå en løsningsmodel for ansvarsfordeling under barsel i løbet af 14 dage. BARSEL: LDW orienterer, at hun fra midt april og et halvt år frem går på barsel. Hendes forslag er, at vi i perioden ansætter en nyuddannet kandidat til at varetage de mere rutineprægede opgaver som eksempelvis TSP-programmet for alle sekretariatets medarbejdere. Dette vil frikøbe tid hos de tilbageværende medarbejdere til at dække LDWs opgaver, mens hun er væk. LDW har forespurgt hos en tidligere praktikant, som allerede nu er tilknyttet SEKR i forbindelse med en opgave for FSC IC, og hun er interesseret. Endvidere foreslår LDW, at BS overtager ansvaret for SEKR og økonomien i perioden og at HS derfor sender månedlige rapporter direkte til bestyrelsen. Endvidere vil LDW gerne stille sig til rådighed for SEKR op til en halv dag om ugen under sin barsel samt varetage det internationale arbejde - både af egen interesse, og fordi det ville være ressourcekrævende for en anden at sætte sig ind i. BS er ikke afvisende overfor LDWs model men mener samstemmigt samtidig, at LDW ikke skal arbejde i perioden men have fuld barsel. BS ønsker derfor en medarbejder som har ansvaret for kontakten til bestyrelsen og skal håndtere eventuelle kriser. BS indvilliger i at tage en større del af det økonomiske ansvar. LDW understreger, at det vil få en økonomisk konsekvens at udpege en daglig leder, hvilket BS er indforstået med inden for rimelighedens grænser. Det aftales, at LDW skal fremsætte et forslag til ansvarsfordeling for bestyrelsen. 9. Handlingsplan og budget 2012 LDW fremlægger handlingsplanen for Blandt de vigtigste ændringer i forhold til den vedtagne strategi er en opdatering af prioriteringen af brancher på baggrund af en ny evaluering af deres indsats og signaler set over det sidste år. Dette har betydet, at især 2012 vil byde på mere fokus på det offentlige indkøb end tidligere planlagt. Årsagen er dels de signaler, som det offentlige udsender og dels den nye europæiske tømmerlovgivning. LDW understreger, at det er essentielt, at FSC DK kommunikerer godt og bredt omkring den nye lovgivning og prioriterer at udnytte det momentum, den medbringer. LDW ønsker desuden en 100% strategi fra en detailkæde, og det besluttes, at SEKR skal arbejde sammen med NGOer omkring dette punkt og fastlægge en strategi inden næste LDW. Troværdighed skal med i spørgsmålsark fra FSC Danmark BSS. FDB står bag to årlige undersøgelser for FSC Danmark LJO og BSS sender skema for MUS til LDW

5 møde. Det diskuteres, hvordan FSC DK arbejder mere aktivt for en god troværdighed og synlighed bag mærket hos kritiske brancher og i medierne. BSS mener, at FSC DK kan være bedre til at sætte dagsorden med benchmarks i forhold til andre mærker, ligesom LJO foreslår, at der arbejdes mere med scorecards. Det besluttes, at JR og LJO taler mere sammen omkring scorecards af brancher, mens BSS tilbyder, at FDB fremover står bag to årlige undersøgelser omkring FSC i DK. Endvidere fremsættes ideen om at indføre awards på andre brancher end møbelbranchen eksempelvis på emballage. SEKR vil gå videre med denne ide. BSS mødeopsætning med Fairtrade Danmark I forhold til handlingsplanens målsætninger om økonomi og medarbejdstilfredshed, blev to punkter fremhævet. Dels planlægges der en lavere medlemshvervningsrate end normalt i 2012 på grund af LDWs barsel og samtidig er målet om at opnå offentlige støttemidler i 2012 udskudt, da det synes urealistisk at nå eftersom, der ingen relevante puljer er at søge midler fra i øjeblikket. BS bakker op omkring beslutningen og det besluttes samtidig, at BSS genoptager kontakten med Fairtrade Danmark, så vi igennem erfaringsdeling med dem og deres bestyrelse kan lære af deres succes. Dernæst besluttes det iat overveje ikke at måle på medarbejdertilfredshed men i stedet blot at indsamle MUS-skemaer for de enkelte medarbejdere. BSS og LJO tilbyder at fremsende deres skabeloner for MUS-skemaer til inspiration. Handlingsplanen vedtages og det besluttes fremover at knytte handlingsplanen langt tættere sammen med opfølgningen til bestyrelsen. Budget: LDW fremlægger konservativt budget Der er skruet ned for poster for FSC IC, da LDW ikke vil være til stede halvdelen af året til at facilitere opgavernes hjembringelse. Selvom kernebudgettet ser lovende ud med et overskud på næsten kr., understreger LDW, at det samlede overskud vil blive langt mindre, da der skal gennemføres en standardrevidering med en estimeret omkostning på kr. ligesom medarbejderne er blevet stillet en pensionsordning i udsigt. Det forventede overskud er derfor omkring de kr., som svarer til BSs ønske om opsparing af egenkapital. Dette overskud er endvidere afhængigt at, at midler fra Life+ går igennem som estimeret, hvilket vi vil have klarhed over i marts Budgettet indeholder nogle justeringsområder som eksempelvis daglig leder og øgede omkostninger til Lüdemann som følge af højere ansvar under barselsperioden. LDW opdaterer derfor budgettet, som kan findes i Dropbox. Det endeligt justerede budget rundsendes desuden. BSS udtrykker stor tilfredshed med budget og overblik. Bestyrelsen godkender budgettet. 10. Evts Ingen