ParsePort Årsafslutning

Transkript

1 PARSEPORT APS ParsePort Årsafslutning Brugermanual til simpelt brug Kim B. Eriksen Version 1.02 En brugermanual der forklarer de simple funktioner i ParsePort Årsafslutning.

2 Indhold Start/installation af ParsePort Årsafslutning... 3 Hvordan kommer man i gang?... 3 Generel Excel brug... 4 Hvordan skriver/indtaster man i en celle?... 4 Hvordan laves linjeskift i en celle?... 4 Generelt om Årsrapport fanen... 5 Formler/celleudseende Hvid/Grå/Blå... 6 Hvad medtages i den interne/eksterne årsrapport?... 6 Aktiv filter funktionen... 7 Hvordan fungerer fortegn?... 8 Generel udfyldning... 9 Stamdata... 9 Tekstdel Hvad er CLOB opmærkning? Dropdowns Taldel Manuel indtastning af taldelen Resultat opgørelsen Resultatdisponeringen Balancen Notedel Noter indeholdende tal Noter indeholdende tekst Noter indeholdende tekst og tal Opmapning Dannelse af endelig årsrapport Dannelse af XBRL fil til Erhvervsstyrelsen Dannelse af den eksterne årsrapport Gem/Indlæs kundefil Gem kundefil Indlæs kundefil Indlæsning af saldobalance... 27

3 Split screen funktionen Typografier og Definitionsark Typografier Definitionsark Ofte stillede spørgsmål... 39

4 Generelt om ParsePort Å rsafslutning Start/installation af ParsePort Årsafslutning Hvordan kommer man i gang? Den seneste version af ParsePort årsafslutning er altid tilgængelig på vores hjemmeside: under produkter. Her downloader du ganske enkelt en fil til din computer. Herefter er det blot at dobbeltklikke på filen, og Excel startes nu med ParsePort Årsafslutning. Ingen yderligere installation er nødvendig. Vær dog opmærksom på, at hvis du har individuelle opsætninger som er lavet af superbrugere i huset eller ParsePorts personale, skal disse indlæses som kundefil eller master. Dette kan du læse mere om i afsnittet indlæs/gem kundefil. Da ParsePort årsafslutning ligger i en fil kan den derfor også flyttes rundt som man nu ønsker, hvad end det er på et flytbart drev eller lokalt på en computer. Dog gemmes der individuelle kundefiler for hvert regnskab der laves disse gemmes separat, og dem skal du også have med, hvis du vælger at tage dit program med på et usb stik til sommerhuset eller lign. HUSK! At du altid kan hente den seneste version af ParsePort Årsafslutning på

5 Generel Excel brug Hvordan skriver/indtaster man i en celle? Når du skal indtaste i en celle, skal du stille dig på cellen, enten ved at klikke på cellen med musens venstre knap, eller bruge piletasterne til du står på den celle du ønsker at skrive i. Når du så står på cellen trykker du på F2 for at aktivere og skrive indhold i selve cellen. Hvordan laves linjeskift i en celle? Skal du lave et linjeskift i selve cellen. Trykker du Alt+Enter imens du er i gang med at skrive i cellen, altså cellen skal være aktiv.

6 Generelt om Årsrapport fanen Årsrapport fanen skal ses som en slags indtastningsformular. I venstre side listes stamdata, tekstdel, taldel og noterne som du kan fylde indhold i. Indholdet fylder du ind i de celler der står i højre side af årsrapport fanen. Du skal ikke tage højde for formatering af den tekst du indsætter til højre i årsrapport fanen. Altså skal du ikke tænke på om det er højre/venstrestillet, fed, kursiv, understreget eller en specifik tekstfont der er i brug. Alt dette styres senere i når der skal dannes en årsrapport. Tal står altid i debet/kredit hvad enten det er i resultat opgørelsen, balancen eller noterne. Dette betyder altså at: Fremgangsmåde (resultatopgørelse og balance) Aktiver og omkostninger; debet. Egenkapital, passiver og indtægter; kredit. Den rapporterede værdi vedr. omkostninger bør fremgå af instansen som værende positiv, da den tilhørende attribut er debet. Fremgangsmåde (pengestrømsopgørelse) Pengestrømsopgørelsen tager udgangspunkt i penge og har til formål at beskrive virksomhedens pengestrømninger ind og ud af virksomheden. Følgende regel er dermed anvendt; da penge i sin egenskab! er et aktiv, vil det betyde, at en stigning (Inflow) derfor er debet, og omvendt et fald (Outflow) er kredit

7 Formler/celleudseende Hvid/Grå/Blå I indtastningssiden vises der 4 forskellige farvet celler. Blå er celler som er obligatoriske og skal udfyldes Grå er celler som enten indeholder automatik, dette kunne være i form af at de henter en værdi fra en anden celler eller indeholder beregningstrin, som kunne være at ligge summen af aktiver sammen eller celler som indeholder formler. Ønsker man at overskrive en grå celle, skal man blot stille sig på selve cellen, og indtaste den værdi eller formen man ønsker cellen skal indeholde. Fortryder man kan man altid stille sig på cellen igen og trykke Delete knappen, hvorefter den automatiske beregning vil komme tilbage igen. Hvide er celler som er frivillige at udfylde set i forhold til om XBRL filer kan dannes. Skraveret er celler som er skrivebeskyttet og som der ikke kan skrives i. Hvad medtages i den interne/eksterne årsrapport? Plus minus filter funktionen: Der er 2 filterfunktioner du skal være opmærksom på i ParsePort Årsafslutning. Den ene filterfunktion er de plusser der ses i højre side (+) af dokumentet. Disse plusser repræsenterer niveauer, som du kan grave dig ned i. I Balancen kan du grave dig ned i kontoform -> aktiver -> omsætningsaktiver -> varebeholdninger og helt ned til stambesætning blot for at nævne et eksempel. Ønsker du at skjule det du har foldet ud klikker du blot på minusserne ud for de punkter du har gravet dig ned i igen (-). Vigtig omkring plus/minus filterfunktionen at de linjer der ikke vises, altså linjer som der ikke er plusset ud de medtages IKKE hverken i den eksterne eller interne årsrapport. Så hvis du har udfyldt

8 stambesætning med en værdi, og efterfølgende klikker på minusset, så de ikke vises igen, vil det ikke medtages i årsrapporterne. Dog er der lavet en funktion i ParsePort Årsafslutning, som plusser alle celler med indhold ud, dette gøres fra menuen i Kontroller fanen og du kan læse mere om det i afsnittet Kontroller fanen. Aktiv filter funktionen I ParsePort Årsafslutning er der en kolonne hvor teksten er farvet rød med overskriften Aktiv. I denne kolonne kan du vælge om en given post som står til venstre for kolonnen skal være vist i den interne årsrapport, eksterne årsrapport eller om posten overhovedet skal vises i Årsrapport fanen. I kolonnen aktiv kan du altså angive en af tre værdier: Værdien 0 som gør at den pågældende linje bliver skjult helt fra Årsrapport fanen. Værdien 1 som angiver at posten skal vises og medtages i den eksterne og den interne årsrapport. Værdien 2 som angiver at posten kun skal vises og medtages i den interne årsrapport. Altså ikke den i den eksterne årsrapport. Vi ser f.eks. ofte at Nettoomsætning er angivet til værdien 2, da den kun skal vises i den interne årsrapport, hvorimod en personaleomkostning er 1, da den ofte vises i både den interne og eksterne årsrapport. Når du har skrevet nul (0) i Aktiv ud for en post vil den som sagt forsvinde helt. Dette er fordi at der filtreres på Aktiv kolonnen så kun værdier der er 1 eller 2 vises. Dette filter kan naturligvis slås fra ved fra menuen i arket Kontroller og du kan læse mere om det i afsnittet Kontroller fanen

9 Hvordan fungerer fortegn? I Årsrapport fanen skal ALT indtastes i debet/kredit som tidligere beskrevet. Dette betyder altså: Tal står altid i debet/kredit hvad enten det er i resultat opgørelsen, balancen eller noterne. Dette betyder altså at: Fremgangsmåde (resultatopgørelse og balance) Aktiver og omkostninger; debet. Egenkapital, passiver og indtægter; kredit. Den rapporterede værdi vedr. omkostninger bør fremgå af instansen som værende positiv, da den tilhørende attribut er debet. Fremgangsmåde (pengestrømsopgørelse) Pengestrømsopgørelsen tager udgangspunkt i penge og har til formål at beskrive virksomhedens pengestrømninger ind og ud af virksomheden. Følgende regel er dermed anvendt; da penge i sin egenskab! er et aktiv, vil det betyde, at en stigning (Inflow) derfor er debet, og omvendt et fald (Outflow) er kredit

10 Generel indtastning og dannelse af a rsrapport Generel udfyldning Det første der skal tages stilling til når du begynder at lave en årsrapport er hvilken rapporttype du vil lave, og hvilken regnskabsopstilling du anvender. Statistisk aflægges klart de fleste klasse B regnskaber, med en balance i kontoform og en resultatopgørelse som er artsopdelt. Stamdata Når stamdata skal udfyldes klikes der på plus(+) tegnet til venstre for Stamdata. Nu skal følgende felter udfyldes. Bemærk at tekster med fed er obligatoriske.: Sprogkode hvilket sprog er regnskabet lavet i står som standard til DK Valutakode hvilken valuta aflægges regnskabet i står som standard til DKK Selskabets: Regnskabsklasse Klik på cellen, og der kommer en dropdown-menu pil til højre for cellen. CVR-nr. Skal være på 8 cifre og gyldigt Navn Adresse Postnummer og By Stiftelsesdato (frivilligt felt) - Hjemsted (frivilligt felt) - Telefonnummer (frivilligt felt) - Faxnummer (frivilligt felt) - Hjemmeside (frivilligt felt) - (frivilligt felt) Datoer: Regnskabsperiodens startdato

11 Regnskabsperiodens slutdato - Sidste års startdato bemærk at feltet automatisk fratrækker et år fra feltet Regnskabsperiodens startdato. Det kan overstyres ved blot at skrive oveni cellen. Hvis der er tale om første regnskabsår stiller skriver man en apostrof. Sidste års slutdato bemærk at feltet automatisk fratrækker et år fra feltet Regnskabsperiodens slutdato. Det kan overstyres ved blot at skrive oveni cellen. Hvis der er tale om første regnskabsår stiller skriver man en apostrof. Generalforsamlingsdato - Regnskabsperiode automatisk felt som ikke kræver yderligere handling Balancedato automatisk felt som ikke kræver yderligere handling Regnskabsår automatisk felt som ikke kræver yderligere handling Sidste regnskabsår automatisk felt som ikke kræver yderligere handling Dirigentens navn Revisor udfyldes hvis der er foretaget revision, review eller assistance på regnskabet. CVR-nr. - Skal være på 8 cifre og gyldigt P-nr. (frivilligt felt) - Navn - Adresse - Postnummer og by - Land (frivilligt felt) - Telefonnummer (frivilligt felt) - (frivilligt felt) Indsender her oplyses hvem der indsender regnskabet til ERST. CVR-nr. - Navn - Adresse - Postnummer og by Primær bankforbindelse: CVR-nr. (frivilligt felt) Navn (frivilligt felt) Adresse (frivilligt felt) Postnummer og by (frivilligt felt) Advokat: CVR-nr. (frivilligt felt) P-nr. (frivilligt felt) Navn (frivilligt felt) Adresse (frivilligt felt) Postnummer og by (frivilligt felt)

12 Tekstdel Når du skal indtaste tekstdelen af regnskabet skal du igen bruge plus (+) tegnene for at grave dig ned i detaljegraden af de forskellige tekster. Meget vigtigt omkring stamdata delen er, at det er tilladt at CLOB opmærke Ledelsespåtegningen, Ledelsesberetningen og den anvendte regnskabspraksis. Hvad er CLOB opmærkning? CLOB opmærkning er et term som bruges i forhold til dannelse af XBRL filer, altså den digitale regnskabsfil der skal afleveres sammen med den eksterne årsrapport (for klasse B og C virksomheder). CLOB opmærkning kan bedst illustreres hvis vi tager ledelsespåtegningen som eksempel. I XBRL har man ledelsespåtegningen samt en masse tilhørende underafsnit. I disse underafsnit har man skåret ledelsespåtegningen ud i skiver så man bedre kan søge i dele af teksten i den digitale regnskabsfil. Ledelsespåtegningen indeholder i skrivende stund nedenstående underafsnit i XBRL sproget: Ledelsespåtegning o Identifikation af den godkendte årsrapport o Bekræftelse på at årsrapporten er aflagt i overensstemmelse med lovgivningen samt eventuelle standarder, vedtægter eller aftaler o Bekræftelse på at årsregnskabet giver et retvisende billede af virksomhedens aktiver, passiver, finansielle stilling og resultat o Bekræftelse på at betingelserne for fravalg af revision er opfyldt o Bekræftelse på at supplerende beretninger giver en retvisende redegørelse indenfor rammerne af almindeligt anerkendte retningslinjer for sådanne beretninger o Ledelsens udtalelse om ledelsesberetningen o Årsrapporten indstilles til generalforsamlingens godkendelse Men der er også et overordnet afsnit som blot hedder Ledelsespåtegning, og i dette afsnit kan man vælge at tage alle underafsnit og ligge ind, så man altså ikke deler teksten op. Man kan i reglen kopiere en hel ledelsespåtegning og sætte den ind i afsnittet/cellen ledelsespåtegning. Dette er det der i forhold til XBRL kaldes CLOB opmærkning. Mange anvender CLOB opmærkning, men vi anbefaler det ikke i forhold til ParsePort Årsafslutning, da vi ved det på et tidpunkt bliver et krav fra ERST at påtegninger, beretninger og praksis er delt ud over de tilhørende underafsnit. Og vi anvender også underafsnittende til at lave overskrifter i de pæne eksterne årsrapporter. Dropdowns Mange bruger i dag standard -påtegninger, -erklæringer og -regnskabspraksis. Så man f.eks. har forskellige skabeloner i huset. Dette sparer tid og effektiviserer også regnskabsproduktionsprocessen. Det er i ParsePort Årsafslutning muligt at lave disse forskellige standarder i form af dropdown menuer. Altså kan man lave en række standardtekster for f.eks. Ledelsens ansvar for årsregnskabet under revisionspåtegningen blot som eksempel. Det kan være man har 3 standarder 1, 2 og 3, som hedder henholdsvis ledelsen har et ansvar, ledelsen har lidt ansvar og ledelsen har meget ansvar (blot for at illustrere funktionen). Disse tre standarder skal nu laves som en dropdown menu, hvor brugeren kan vælge hvilken der skal bruges.

13 Dette gøres ved at du stiller dig i indtastningscellen ud for den post du gerne vil lave en standard til og skriver den tekst du ønsker. Så du skriver ledelsen har et ansvar og trykker Enter. Når dette er gjort stiller du dig på cellen med pilene, eller klikker en gang på venstre musseknap så cellen er markeret og trykker Shift+Insert. Nu kommer der en dialog boks frem, som giver muligheden at du kan navngive den tekst der er skrevet i cellen. Så du navngiver den Standard 1 og klikker på Indsæt knappen.

14 Når du har klikket på Indsæt knappen har du tilføjet et dropdown menupunkt som hedder Standard 1, der indeholder teksten ledelsen har et ansvar og du kan nu ved at klikke på pilen til venstre i cellen vælge Standard 1, og den gemte tekst vil nu komme automatisk. Det samme gøres for de næstkommende standarder, og du kan tilføje så mange dropdown menupunkter med indhold som du ønsker. Bemærk at det naturligvis kun er de felter du har indhold til der skal udfyldes i tekstdelen, men du kan stadig lave standard tekster. De vil først blive brugt når du aktivt vælger et dropdown punkt i cellen. Taldel Når du skal udfylde taldelen i årsrapporten kan du enten, taste tallene manuelt ind i hver enkelt celle, eller sætte en automatisk opmapning op imod en saldobalance, som du eksporterer fra f.eks. e-conomic, Mammut, C5 eller lign. Fordelen i opmapning er naturligvis, at du kun skal parre poster med konti en gang, hvorefter det huskes i ParsePort Årsafslutning. Det betyder også at det kun er nye poster du skal opmappe når du laver regnskab året efter. Manuel indtastning af taldelen Resultat opgørelsen Når du skal indtaste taldelen i din årsrapport, starter du med at trykke på + tegnet ud for Resultatopgørelse:. Nu vil du så se Artopdelt eller Funktionsopdelt komme frem, alt efter hvilken form for resultatopgørelse du har valgt i stamdata sektionen. Klik herefter + igen ud for f.eks. Artsopdelt som illustreret på billedet nedenfor.

15 Nu listes posterne i den Artopdelte resultatopgørelse så med posterne som der er aktive. Bemærk enkelte poster er skjult, da de er vurderet til at være benyttet sjældent. Disse kan vises ved at deaktivere filteret i menuen i Kontroller fanen (se evt. afsnittet Aktiv filter funktionen ). Du kan nu indtaste de værdier, som der skal i de enkelte poster for hhv. aktuelt og sidste år. Husk at alt tastes i debit/kredit, altså tastes en nettoomsætning med negativt fortegn og et vareforbrug med positivt fortegn. Bemærk at nogle poster beregnes automatisk (kan ses ved at cellerne er grå). F.eks. beregnes bruttofortjenesten automatisk, f.eks. når du har indtastet din nettoomsætning og vareforbrug. Ønsker du at disse poster skal have et andet resultat end det beløb der står i dem, kan de blot overskrives. Fortryder du at du har overskrevet en celle der beregnes automatisk, kan du blot stille dig på cellen hvor du har overskrevet og trykke del knappen og beregningen kommer nu tilbage igen.

16 Resultatdisponeringen Når du er færdig med at udfylde din resultatopgørelse skal du udfylde resultatdisponeringen. Du starter derfor med at trykke + ud for Resultatdisponering:. Nu listes de poster som er under resultatdisponeringen, og bemærk der her også er automatisk beregnet felter (overført resultat og i alt disponering). En vigtig detalje er, at der i XBRL sproget kun må disponeres over årets resultat. Der kan altså ikke overføres tidligere års resultater i resultat disponeringen. Eller sagt på en anden måde I alt disponering skal altid være lig med årets resultat. Så hvis vi i f.eks. udlodder kr. under egenkapitalen indtastes dette (igen efter debit/kredit) i resulatdisponeringen, hvorefter overført resultat og I alt disponering beregnes. Balancen Når balancen skal udfyldes starter du med at klikke + ud for Balance herefter vises kontoform eller beretningsform, alt efter hvilken du har valgt i stamdata afsnittet. Nu kan du så klikke + ud for Aktiver og Passiver. Klikker du Aktiver kan du nu vælge Anlægsaktiver og Omsætningsaktiver. Vælger du Anlægsaktiver kan du igen grave dybere og vælge Immaterielle anlægsaktiver:, Materielle anlægsaktiver: eller Finansielle anlægsaktiver:. Her kan du igen klikke dig ned i f.eks. Materielle anlægsaktiver: og nu listes

17 de poster som der ligger under Materielle Anlægsaktiver i ParsePort Årsafslutning. Her optræder igen automatiske felter, som beregner subtotaler for dig og de kan som alle andre automatiske overskrives. Og husk igen at der tastes efter debet/kredit princippet, altså er poster i aktiverne er debet og poster i passiverne er kredit. Bemærk! Ønsker du at et automatisk felt skal være tomt, gøres dette ved at indsætte en apostrof i cellen (knappen ligger som regel til højre for ø på tastaturet). Notedel Noter indeholdende tal Hvis du klikker + ud for Noter: vil du se 7 kategorier af noter du kan dykke ned i. Oplysning om resultatopgørelsen, Oplysning om aktiver, Oplysning om egenkapital, Oplysning om hensatte forpligtelser, Oplysning om gældsforpligtelser udover hensatte forpligtelser, Oplysning om nærtstående parter og Andre noteoplysninger. Klikker du så på + ud for Oplysning om resultatopgørelsen listes nu de noter som er tilknyttet resultatopgørelsen. Bemærk her at nogle af noterne har endnu + ud for, hvor andre ikke har. Hvis vi kigger på noten til personaleomkostninger Oplysning om personaleomkostninger og klikker på + ud for denne, listes der nu de elementer noten indeholder. Her kan der tastes tal i de celler som er opdelt under hhv. aktuelt år og sidste år og husk igen via anvender debet/kredit. Og summen beregnes i den automatiske celle.

18 Noter indeholdende tekst Går du videre ned i personaleomkostningsnoten vil du bemærke at f.eks. posten Information om vederlag til ledelsesorganer og særlige incitamentsprogrammer ikke er delt over aktuelt og sidste år, men derimod blot er en lang flettet celle. Dette er fordi at det er en note hvor du kan indsætte tekst. Dette gælder alle de celler som er flettet på tværs. Noter indeholdende tekst og tal Noter kan også være en kombination af tekst og tal. Hertil kan du som regel altid tilføje tekst før tal i en note. Hvis vi blot som eksempel tager noten Oplysning om øvrige finansielle omkostninger under Oplysning om resultatopgørelsen, kan du først skrive tekst i den flettede celle til højre, hertil kan du skrive værdier hvis du + noten yderligere ud.

19 Bemærk! Værdien i en note, skal stemme overens med den tilsvarende værdi i resultatopgørelsen, balancen mv. F.eks. skal personaleomkostninger i noten stemme overens med samme post i resultatopgørelsen, ellers vil det ikke være muligt at danne en XBRL fil. Du kan også lave en opmapning så værdien fra noten, trækkes op i resultatopgørelsen. Ser mere i afsnittet omkring opmapning. Opmapning I nogle tilfælde genbruges indhold fra en note i f.eks. resultatopgørelsen. Det kan være når personaleomkostninger specificeres i noten, og den samlede sum vises i resultatopgørelsen. Her kan du opmappe posten, så værdien automatisk hentes op i resultatopgørelsen. Det gøres ved at du stiller dig på den post du ønsker at bruge, i nedenstående tilfælde er det noten til personaleomkostninger, hvor du vil bruge posten Personaleomkostninger, og her trykker du Shift+Enter. Når du gør dette bliver linjen som posten befinder sig på grøn som på illustreret på billedet nedenfor.

20 Når så du begynder at flytte den markerede celle på pil op eller ned, vil du se at den grønne farve følger med, og at posten nu er malet rød. Herefter kan du gå op i resultatopgørelsen og stille dig på posten Personaleomkostninger og trykke på Enter tasten, hvorefter cellerne med værdierne vil blive grå (for de er nu automatiske), og hertil hentes værdierne i cellerne permanent nede fra den først markerede post i personaleomkostningsnoten. Altså er posten Personaleomkostninger i noten om personaleomkostninger nu mappet op til posten Personaleomkostninger i resultatopgørelsen.

21 Bemærk! At du kan opmappe på kryds og tværs i regnskabet. Altså kan du også opmappe tekst fra en celle i ledelsespåtegningen ned i en note, eller tal fra en note op i balancen osv. Dannelse af endelig årsrapport Dannelse af XBRL fil til Erhvervsstyrelsen Dan altid XBRL filen før du danner den endelige årsrapport, som skal underskrives på generalforsamlingen. På denne måde er du sikker på, at årsrapporten er XBRL klar, og at der ikke er poster med forskellige værdier der optræder. Noten til personaleomkostninger indeholder f.eks. posten personaleomkostninger denne skal være identisk med selvsamme post i resultatopgørelsen. Når tekstdel, taldel og notedelen er udfyldt, kan du nu danne en XBRL fil til Erhvervsstyrelsen. Dette gør du ved at vælge fanen kontroller nede til venstre. I denne fane skal du først og fremmest sikre dig at alle kontroller melder OK med grøn tekst og ikke FEJL med rød tekst. Hertil skal du også sikre dg at dine aktiver og passiver stemmer, hvilket kan ses ved at der står en værdi på 0,00 med grønt i aktuelt og sidste år.

22 Bemærk! At der i ganske få tilfælde kan være fejl, hvor der er en logisk forklaring. F.eks. hvis du har et K/S hvor bestyrelsen tegner direktionen, kan du selvfølgelig ikke udfylde minimum en direktør. Her lader du blot fejlen stå. Når du har sikret dig at alt er ok klikker du på knappen Dan XBRL-fil. Du skal nu indtaste dit brugernavn og adgangskode, hvorefter du klikker på OK. Herefter vælger du at der skal dannes en XBRL fil til Erhvervsstyrelsen ved at klikke på deres logo.

23 Og nu logger ParsePort Årsafslutning på ParsePorts XBRL server, hvor der dannes en XBRL fil. Alt dette sker automatisk men du skal naturligvis være opmærksom på, at du skal være online for at kunne danne XBRL filer. Når filen er dannet, kommer Excel op med en dialogboks hvor du kan vælge hvor du vil gemme filen, og med hvilket navn den skal gemmes. Du finder destinationsmappen hvor du vil gemme XBRL filen, skriver hvad filen skal hedde og klikker på Gem. Du har nu gemt din XBRL, og kan nu danne den eksterne årsrapport som skal underskrives på generalforsamlingen.

24 Dannelse af den eksterne årsrapport Når du skal danne den eksterne årsrapport og har dannet din XBRL fil, klikker du på knappen Dan rapport i kontroller fanen. Herfra kan du vælge om du vil danne en ekstern årsrapport, intern årsrapport, specifikationshæfte, Efterposteringer eller Annullere. Du klikker her på Ekstern årsrapport. Nu dannes din eksterne årsrapport i et nyt Excel ark, hvor fanerne (i dette tilfælde) er delt op i hhv. Forside, Indholdsfortegnelse, Selskabsoplysninger, Ledelsespåtegning, Revisorerklæringer, Ledelsesberetning, Regnskabspraksis, Resultatopgørelse, Aktiver, Passiver og noter. Faner der vises varierer naturligvis efter regnskabets indhold. Alle fanerne er som standard markeret, i nedenstående eksempel kan det ses ved at baggrundsskriften er hvid bag fanetitlerne i bunden, så du kan udskrive eller gemme direkte til PDF. Årsrapporten er udskriftsklar og du burde ikke redigere i Excel filen. Ændringer skal helst laves i Årsafslutningsværktøjet, da det som fremgår her også gemmes i kundefilen. Det gør ændringer i den udskriftsvenlige årsrapport ikke.

25 Du kan også bladre imellem fanerne, hvis du vil gennemse indholdet af din årsrapport. Men vær opmærksom på at når du bladrer mellem fanerne, fjerner du markeringen af alle faner. Så når du skal udskrive eller gemme til PDF, skal alle fanerne markeres igen. Du skal i øvrigt også være opmærksom på, at hvis du redigerer noget i en fane, imens alle faner er markeret vil det fremgå af alle fanerne. Altså skriver du test i celle A1 på forsiden, imens alle andre faner er markeret. Vil der stå test i celle A1 i alle markeret faner.

26 Når du har gemt din årsrapport til PDF eller udskrevet den, kan du gemme Excel filen som en selvstændig fil eller blot lukke vinduet ned. Hvis du skal bruge den igen, kan du altid danne en ny fra kontroller menuen. Bemærk! Skal du lave rettelser så lav dem i årsafslutningsværktøjet, da Excel filen er selvstændig og ændringer der laves i den ikke gemmes. Det gør ændringer i kundefilen derimod. Ambitionen er heller ikke at der skal rettes hver gang der dannes en årsrapport, dette skal være sat op fra Årsafslutningsværktøjet. Og super brugere kan bygge deres eget udseende i årsrapporten i definitionsarkene. Husk at markere alle faner når du printer eller gemmer til PDF. Gem/Indlæs kundefil Gem kundefil Hvis du vil gemme dit arbejde går du i fanen kontroller. Her kan du i højre side væge Gem kundefil. Klik på Gem kundefil

27 Der kommer nu en dialogboks op, hvor du skal vælge mappeplaceringen samt skrive navnet på den kundefil du ønsker at gemme. Skriv her navnet og klik på Gem. Der dukker nu en ny dialogboks op hvor du skal markere om du blot ønsker at gemme Årsrapport fanen, eller om du også ønsker at gemme Typografier, Definitionsark eller dine Egne ark. Typografier og Definitionsark vælger du hvis du har en individuel opsætning af udseendet på din årsrapport. Egne ark vælger du hvis du har dine egne ark i ParsePort Årsafslutning og hvis du ønsker de skal gemmes med i kundefilen. Klik herefter OK og din kundefil er nu gemt. Indlæs kundefil Når der skal indlæses en kundefil, går du i fanen kontroller og klikker på Indlæs kundefil. Der kommer nu et vindue hvor du kan vælge den mappe du har din kundefil i. Find mappen, klik på kundefilen og klik på åben.

28 Der kommer nu en ny dialogboks, hvor du kan markere de ting du vil indlæse fra kundefilen. Og hvis der er punkter der er gråskraveret, er det fordi at de ikke findes i kundefilen. Marker det du ønsker at indlæse og klik på OK. Nu åbnes kundefilen og der kan arbejdes i den. Bemærk! Man kan også vælge menupunktet Indlæs kundefil som master. Dette menupunkt bruges hvis man internt i huset har en master, som er lavet af en superbruger. Det er vigtigt man åbner denne inden man begynder at lave regnskabet. Indlæsning af saldobalance Du kan importere saldobalancer og mappe dem op i ParsePort Årsafslutning. Hvis du har et økonomisystem som ikke er understøttet, tøv da endelig ikke med at kontakte vores support, og vi vil undersøge mulighederne for at gøre det muligt. Når der skal importeres en saldobalance går du i kontroller arket og klikker på knappen Indlæs saldobalance. Herefter åbnes en dialogboks hvor du kan vælge mellem en række økonomisystemer. Under hvert logo kan du i parentes se den filtype der skal importeres og dens indhold.

29 Nederst kan du sætte flueben i flet med eksisterende. Denne er markeret som standard, og fletter kontoplanen ind i den allerede importerede kontoplan (hvis der er en importeret i forvejen). Funktionen bruges hvis du eksempelvis har tilføjet en konto mere eller ændret på beløbene i nogle konti. Så kan du blot importere på ny og flette. Klik på logoet på den ønskede saldobalance. Der åbnes nu en dialogboks hvor du skal finde mappen indeholdende din saldobalance. Her vælger du den saldobalance du ønsker at importere og klikker på Åbn. Nu importeres saldobalancen i Årsrapport fanen. Og du vil nu i bunden se saldobalancen listet.

30 Nu skal de forskellige konti mappes op i selve årsrapporten. Dette gøres ved at du stiller dig på den eller de konti du ønsker mappet, f.eks. kan du markere kontiene: Omsætning, Omsætning Udland og Omsætning videre fakturering som nedenfor. Når du har markeret de tre konti trykker du ALT+ENTER og de tre linjer vil nu blive grønne for at indikere at du er ved at mappe dem.

31 Du skal nu mappe dem ind i årsrapporten. Dette kan gøres ved at du går op og finder posten nettoomsætning, og bemærk at hvis du bruger piletasterne vil de tre konti forblive røde, og den linje du befinder dig på med pilene vil være grøn. På denne måde kan du se hvilke konti du mapper, og hvor du er ved at mappe dem hen.

32 Når du har fundet nettoomsætningsposten i dette tilfælde oppe i resultat opgørelsen klikker du på linjen eller bruger piletasterne og linjen vil nu være grøn. Du skal herefter trykket ENTER. Nu vil de tre konti (Omsætning, Omsætning Udland og Omsætning videre fakturering) være mappet op til nettoomsætningen i resultat opgørelsen. Og du kan også se at cellen for aktuelt år er grå, hvori der er beregnet summen af de tre konti. Går du ned til din saldobalance igen kan du nu se at de tre poster også er med sort tekst. Dette er for at indikere at de er mappet ind. Poster der ikke er mappet ind vil stå med rød tekst. På denne måde kan du hurtigt kontrollere om alle poster er mappet ind. Når du har mappet alle konti ind og gemmer kundefilen, vil ParsePort Årsafslutning huske din opmapning næste år når du indlæser kundefilen og en ny saldobalance. Dvs. det er kun nye konti som skal mappes ind, alle andre vil blive mappet som du allerede har gjort forgange år.

33 Ønsker du at slette en opmapning vælger du den pågældende post som der er mappet ind til. I dette tilfælde vil det så være nettoomsætningsposten og trykker SHIFT+ENTER (nu vil linjen blive grøn) og herefter DELETE knappen. Du kan også mappe ind til dine noter. Så du f.eks. mapper lønninger, omkostninger til social sikring mv. op i noten. Og fra noten mapper du summen af personaleomkostningerne videre op i resultat opgørelsen. Dette vil være den optimale måde for mange at mappe deres kontoplaner op på.

34 Bemærk At filterfunktionen i ovenstående eksempel vil gøre at din nettoomsætning kun vil vises i det interne regnskab, da aktiv = 2 ud for nettoomsætningen. Se eventuelt afsnittet aktiv filter funktionen. Split screen funktionen Når du arbejder med at opmappe dine saldobalancer, har vi tilføjet en funktion der hedder splitscreen. Denne funktion deler skærmen op i to dele når du er i årsrapport arket. Og du kan med tabulator knappen springe imellem de to halvdele. På denne måde kan du vælge en konto nede i saldobalancen, trykket tabulator og springe direkte op og kigge i eksempelvis resultatopgørelsen, imens du stadig kan se hvilke poster du er ved at mappe ind. Du kan aktivere og deaktivere split screen funktionen fra kontroller arket hvor du blot klikker på knappen Splitscreen til/fra. En anden funktion der er lagt ind når du anvender split screen er, at du kan se hvilke konti der er mappet ind på hvilke poster. Så hvis du som i tidligere eksempel har mappet Omsætning, Omsætning Udland og Omsætning videre fakturering ind på posten nettoomsætning. Kan du ved splitscreen stille dig på nettoomsætning og se i nederste billede hvilke poster der er mappe til nettoomsætningen.

35 Typografier og Definitionsark Når du danner et årsregnskab bliver det dannet efter en standard skabelon som ligger i Årsafslutning. Men ønsker du at indsætte logo, ændre teksttype, skriftstørrelser, farver mv. kan dette gøres i definitionsarkene. Du kan altså sætte dit personlige præg på regnskabet og gemme det som en skabelon, så alle dine regnskaber får det samme unikke udseende som du selv har sat op. For at komme til de ark hvor der redigeres i opsætningen skal du gå o kontroller fanen og klikke på knappen Definitionsark til/fra Når du klikker på denne knap vil der komme en række skjulte ark frem som vi nu gennemgår.

36 Typografier Måske du allerede kender begrebet typografier fra Word, men kort fortalt er typografier en række definitioner på hvordan en given tekst skal vises. Når du danner den pæne årsrapport, altså den som printes og underskrives på selskabets generalforsamling, kan du ændre på skrifttyper, størrelser, farver mv. i fanen Typografier. Hver type af skrift og afsnit der er i årsrapporten har sit eget typografi nummer som du kan se i denne fane. Du kan også meget hurtigt genkende de fleste typografier tag f.eks. hoved/nøgletallene som vist på billedet nedenfor. Først vises eksemplet på typografien du arbejder med. Og her kan du redigere i den enkelte typografi. Dvs. hvis du vil have at den almindelige tekst på dine hoved-/nøgletal skal være Arial skriftstørrelse 19 og fed på gul baggrund. Vælger du simpelthen cellen ud fra typografien og retter det til i Excel, som du ville have gjort i en almindelig Excel fil. Du kan nu også se at skriften i cellen fysisk ændrer sig.

37 I næste række kan du se hvilket typografinummer der er tale om. Hvor mange linjeskift der skal være før typografien, og hvor mange linjeskift der skal være efter. Længst til højre kan du se kommentar, som beskriver typografien du arbejder med. Definitionsark Definitionsarkene starter efter fanen <DEF og slutter før fanen DEF>. Definitionsarkene bruges til generel sideopsætning. Skal der være en baggrund på siderne i regnskabet, skal der være logo på forsiden, skal der være et specifikt sidehoved m.m. Ønsker du at indsætte et logo på forsiden vælger du definitionsarket Forside. Du indsætter herefter logoet, og placerer det hvor du ønsker det skal være.

38 Når logoet er placeret kan du gå tilbage og skjule dine definitionsark igen i kontroller fanen. Nu vil de regnskaber der dannes fremadrettet have logo på forsiden.

39 Bemærk Når du har dine egne typografier eller definitionsark, skal du også gemme dem med i kundefilen (medmindre de ligger i den master du bruger i forvejen).

40 Ofte stillede spørgsmål - Hvad hvis jeg ingen revision har på regnskabet? o Har du ingen revisor på regnskabet kan du i stamdata vælge INGEN REVISOR ud for punktet Gennemgangstype. - Jeg mangler en post hvad gør jeg? o I XBRL sproget er der kun de poster som der er vist. Mangler du en post skal du enten undersøge om du kan bruge en anden post som alternativ, eller kontakte vores support afdeling. Bemærk at der kan være poster som er skjult ved brug af filterfunktionen (se afsnittet aktiv filter funktionen ). - Hvorfor er der nogen poster som ikke eksisterer i ParsePort Årsafslutning? o I XBRL sproget er der kun de poster som der er vist. XBRL er lavet på baggrund af årsregnskabsloven, og det er set at der er poster som ikke fremgår af ÅRL, men som man som bruger stadig gerne vil have med i sit regnskab. Dette lader sig desværre ikke gøre med XBRL. Mangler du en post skal du enten undersøge om du kan bruge en anden post som alternativ, eller kontakte vores support afdeling. Bemærk at der kan være poster som er skjult ved brug af filterfunktionen (se afsnittet aktiv filter funktionen ). - Hvad gør jeg hvis jeg vil have at en post skal hedde noget andet? o Hvis du ønsker en post skal omdøbes markerer du den celle indeholdende den post du ønsker at omdøbe. Herefter skriver du det du ønsker posten skal hedde i stedet. I nedenstående tilfælde skriver du f.eks. Omsætning i stedet for Nettoomsætning. Cellen vil herefter blive grå, for at vise at du har omdøbt posten. Bemærk dog at du kun kan omdøbe posten i det trykte regnskab i XBRL vil posten altid hedde som der står skrevet i cellen. - Jeg ønsker at et automatisk felt skal være tomt og uden indhold hvordan gør jeg det?