AU Timeløn. Timelønnede medarbejdere - Vejledning. TIMEmSYSTEM ApS. Link: Version 3.0

Transkript

1 AU Timeløn Timelønnede medarbejdere - Vejledning TIMEmSYSTEM ApS Link: Versin 3.0 Januar 2017

2 Frrd: Velkmmen til AU Timeløn. Denne vejledning er udviklet fr, at give dig et verblik ver funktinaliteten i AU Timeløn, sm du sm timelønnet bruger af AU Timeløn, kan få brug fr. Vejledningen vil gså give klarhed ver applikatinens pbygning g lgik, på de funktiner der er relevante fr dig, sm timelønnet medarbejder. Registrerings-hierarki Nedenfr ses et verblik ver hvrdan en timeregistrering behandles, fra én brugertype til en anden. Når en timelønnet medarbejder registrerer timer gdkendes/afvises de af en sekretær. Når en sekretær afviser, sendes de tilbage til den timelønnede medarbejder, sm har fretaget registreringen. Den berørte medarbejder meddeles m dette via mail sendt til den pgivne E- mailadresse. Gdkendes registreringen hs sekretæren, sendes den til en prjektøknm. Prjektøknmen kan gdkende/frigive en registrering g sende den til SLS (Statens Lønsystem) eller afvise registreringen, hvrefter den vender tilbage til sekretæren, sm var ansvarlig fr at gdkende registreringen. Sekretæren kan herefter gså afvise registreringen, så den kmmer retur til den timelønnet medarbejder, sm herefter kan lave de nødvendige rettelser. Trinnene frløber således: Medarbejdere registrerer indenfr sin enhed. Gdkendte Afviste Sekretærer mdtager. Afviser/gdkender. Gdkendte Afviste Prjektøknmer mdtager gdkendte. Afviser/gdkender. Gdkente Gdkente frigives g sendes til SLS Side 2

3 Aktivering af knt En sekretær eller administratr pretter dig sm bruger af AU Timeløn. Når du er blevet prettet, får du en mail tilsendt, hvrfra du kan aktivere din knt. Dit brugernavn er det der står i parentes. I billedet herunder er Jhns Hurlys brugernav JH. Når du aktivere din knt, bliver du ført ver til en hjemmeside. Her skal du selv vælge din adgangskde. Denne adgangskde skal tastes t gange, hvrefter du skal trykke på Angiv adgangskde. Din knt er nu aktiveret g du kan kmme i gang med at registrere. Brugergrænseflade Generelt Brugerfladen i AU Timeløn er ptimeret til brug i følgende brwsere: Mzilla FireFx, Internet Explrer, Safari g Chrme Side 3

4 Lgin vinduet Lgin vinduet er det første billede en ny bruger møder. Her ses 6 frskellige elementer: 1. [Sprg] - Vælg hvilket sprg lgin vinduet skal anvende. 2. [Brugernavn] - Angiv dit brugernavn til lgin. Brugernavnet finder du i din aktiveringsmail i parentesen efter dit navn. 3. [Adgangskde] - Tast den adgangskde du har angivet, da du aktiverede din knt. 4. [Lg på] - Tryk her fr at lgge på, når brugernavn/adgangskde er udfyldt. 5. [Husk Mig] Tryk her, fr at huske indtastet brugernavn/adgangskde fr brugeren, ved lgin. 6. [Glemt din adgangskde] Se [Nulstilling af Adgangskde side 10]. Menu navigatin Menuerne i AU Timeløn er inddelt i faneblade. Disse faneblade er synlige i den grønne tp-menu, set øverst på dit skærmbillede (efter lg-in). Menupunkterne er sm følger: Side 4

5 mintegration fanen mintegration knappen fører dig til et verbliksbillede, hvr du finder følgende: Et krnlgisk verbliksbillede ver egne - udbetalte såvel sm afventende. Overblik ver skabelner g udkast til. Overbliksbilledet inden du begynder at registrer vil være tmt: Et eksempel på verbliksbilledet, når der har været registreret tid på brugeren: Side 5

6 Registreringer fanen Registreringer knappen fører dig til registreringsvinduet. Her finder du gså en versigt ver egne. Her deles p i tre kategrier: Udbetalt Her findes en liste ver de, du har fretaget, der er gdkendt g sendt til udbetaling Afventer gdkendelse Her findes de, du har indrapprteret, men afventer gdkendelse hs tilknyttet Sekretær eller Prjektøknm Afvist af sekretær Her findes de, der er indrapprteret, men er blevet afvist af en tilknyttet sekretær. NB: Disse skal redigeres g gen-indrapprteres. Se afsnittet ntifikatiner. Vælg alle Her får du et samlet verblik ver alle, både udbetalte, afventende g afviste. Det er gså muligt at filtrere hvilke du ønskes skal være synlige. I drp-dwn menuen øverst på siden kan srteres på jbkategri g enhed, hvis du skulle have flere af disse på din prfil. Side 6

7 Det er ydermere muligt at til- g fravælge hvilken infrmatin du vil have vist på registreringsbilledet. Fjernes et flueben ved et inffelt, fjernes denne klnne fra billedet. Registrering sm timelønnet medarbejder Under Registreringer menupunktet kan du registrere timer på dine tilegnede løn knfiguratiner. Ved at trykke på iværksættes registreringsprcessen. Nu åbnes registreringsbilledet. Her ser du registreringsfrmularen, skabelner, kladder samt tidligere. Skabelner gemmes ved at trykke på knappen, hvrefter de gemmes i skabeln-bibliteket, sm illustreret i eksemplet til venstre. Skabelner gemmes permanent. Kladder er ufuldendte, der endnu ikke er indberettet. Trykker du på knappen på registreringsfrmularen gemmes registreringen i kladde-bibliteket, der kan ses til venstre. Kladder gemmes indtil registreringen indberettes. Side 7

8 Tidligere er til fr at give dig et verblik ver, hvilke timer du tidligere har registreret. Dette er fr at mindske sandsynligheden fr at indrapprtere dubletter i systemet. NB: Dubletter på samme dag bliver afvist af SLS Registreringsfrmularen: Fr at udføre en registrering, udfyldes en registreringsfrmular. Har du valgt at benytte en tidligere prettet Skabeln eller en Kladde, kan visse felter være udfyldt på frhånd. Datfeltet benyttes til at vælge, hvilken dat den indregistrerede værdi tilhører. Altså hvilken dag arbejdet blev udført på. I lønknfiguratin menuen kan du vælge hvilken lønknfiguratin (eller jbkategri) registreringen skal registreres på. Valg af løn knfiguratin påvirker hvilke løn kder der kan vælges. Løn kde afhænger af den valgte lønknfiguratin (eller jbkategri). Løn kde menuen påvirker hvilken værdi der indrapprteres (fx antal timer, vederlag, uger). Side 8

9 Registreringer fretages sm udgangspunkt med de standardværdier brugerens jbkategri er blevet prettet med. Der kan kun varieres i lønknfiguratin g lønkde, hvis er slået fra. Trykkes der i feltet Slås brug standardværdier fra, bliver det muligt fr dig at redigere alle værdier sm fx. prjekt, aktivitet m.m. Er du tilknyttet flere enheder, er det muligt at veksle mellem disse. Du skal udfylde værdifeltet ( Antal timer på billedet venfr) med den ønskede værdi, før en registrering kan gennemføres. Bemærk at det kan variere m skal tastes en værdi på fx antal timer eller halve timer. Kmmentar-feltet kan udfyldes, hvis man ønsker at infrmere sekretæren g/eller prjektøknmen m særlige mstændigheder. Disse vil være synlige på den enkelte registrering. Trykker du på Send, sendes registreringen videre i systemet, til gdkendelse hs sekretæren, sm har ansvar fr den gældende enhed. Rller g rettigheder AU Timeløn er inddelt i 4 brugerniveauer. Nedenfr kan du se, hvilke brugere der har adgang til hvad. Rettighedsversigt: Navn: Registrer timer Opret bruger Rediger bruger Afvis registrering Gdkend registrering Redigér registrering Medarbejder Sekretær Frigiv SLS Prjektøknm til Opret/rediger LKO, PKAT, Jbkat m.m Administratr NB: *Sekretær-brugere kan kun prette timelønnede medarbejdere. Administratrer kan prette alle typer medarbejdere. Side 9

10 ntifikatiner: AU Timeløn benytter den prettede brugers adresse til al kmmunikatin. En bruger mdtager ntifikatiner når følgende frekmmer: 1. En registrering afvises af en sekretær. I tilfælde af, at din registrering afvises af en sekretær, vil du mdtage en ntifikatin med en begrundelse fr afvisningen, udfyldt af sekretæren. Denne mail indehlder desuden et link til registreringen, sm du kan bruge fr at redigere registreringen inden den genindsende. 2. En registrering redigeres g gdkendes af en sekretær I tilfælde af, at en registrering redigeres af en sekretær, kan sekretæren vælge at sende en mail til dig med rientering m dette. Det er p til den enkelte sekretær, at vurdere hvrvidt dette er relevant at infrmere dig m. Har du fx benyttet et frkert prjekt eller angivet frkert sted, er det ikke nødvendigvis relevant fr dig at få at vide, hvis du ikke skal registrer på dette igen. Op- eller nedjusteres værdien af registreringen derimd, sendes der dg altid en Brugerprettelse Ved brugerprettelse mdtager du en ntifikatin, hvrfra din knt skal aktivers. Dit brugernavn står i parentes bag dit navn. Via knappen i mailen, kmmer du ind på en side, hvr du skal prette en adgangskde til din knt. En adgangskde til AU Timeløn skal bestå af minimum 8 tegn, hvraf disse skal være 1 tal, 1 strt bgstav g 1 skrifttegn. En adgangskde kan eksempelvis være: Kd3rd! 4. Nulstilling af adgangskde Skulle du glemme din adgangskde, kan du vælge at få tilsendt et link, hvrmed du kan tildele dig selv en ny adgangskde. På lgin billedet kan du vælge at trykke på Glemt din adgangskde?. Ønsker du at skifte passwrd, kan du vælge at benytte menupunktet Skift passwrd, sm findes i navigatinsmenuen sm angivet på side 3. Side 10

11 FAQ: Q: Hvrfr er mit skærmbillede på et andet sprg, end det jeg ønsker? A: Din bruger er prettet med frkert sprg. Bed en Sekretær redigere din prfil. Q: Min bruger er ikke længer aktiv? Hvad gør jeg? A: Kntakt Sekretær g bed denne m at sætte ny fratrædelsesdat på din bruger. Q: Hvrdan kan jeg se, hvr langt min registrering er nået? A: Tilgå den enkelte registrering via på frsidebilledet, fr at se status på registreringen. Side 11