Workshop 10. Rollen som DUBU-Superbruger - Idé og erfaringsudveksling

Transkript

1 Workshop 10 Rollen som DUBU-Superbruger - Idé og erfaringsudveksling 1

2 Præsentation Søren Stenstrup Sekretariatsmedarbejder i Thisted Kommune DUBU-Superbruger Undervisningskorps via KOMBIT Besøg andre kommuner Underviser på kurser Indstationeret medarbejder hos KOMBIT 1 år i 14/15 2

3 Dagsorden Vores historie fra Thisted på godt og ondt Hvordan husker ledelsen DUBU -også efter implementering Organisering af superbrugerfunktionen Samarbejde mellem DUBU-superbrugerne Kollegaer forbehold mod DUBU Gruppeopgave Fælles opsamling Byd ind byd ind byd ind 3

4 Baggrund vores historie Dont trythisat home Gør ikke som os! Med fra start, januar 2012 Kun dele af DUBU fra start (Aktiviteter, BFU og HP) 2 administrative superbrugere Ingen overordnet plan, fx. Hvad vil vi? Indsatser? ESDH-system? Manglede ansvar overfor systemet Ingen tog styringen 4

5 Hvad gik galt? Manglende implementeringsplan Ingen ressourcer afsat udover undervisning Ingen plan for opfølgning, vedligeholdelse, oplæring af nye medarbejdere Lokale forhold Nye ESDH-systemer Ny metode -ICS Modstand fra rådgivere (Sådan plejer vi ) Manglende ledelses beslutninger Uheldig start nedbrud ved undervisning 5

6 Sådan kom vi videre? Indsatsdelen tages i brug Omorganisering af afdelingen fokus på DUBU 1:1 snak med alle rådgivere Gav overblik over hvor vi har udfordringer, og hvor tingene fungerer Ny organisering 6

7 Organisering 7 1 administrativ Superbruger - Søren Fejl, ÆØ, nyheder Kontakt til IBM, Kombit, IT-afd. Tekniske spørgsmål 3 socialfaglige Superbrugere 1 i hvert team faglig koordinator Socialfaglige spørgsmål Superbrugernetværk med alle + sektionsleder Dækker følgende: 2 ledere 25 rådgivere 9 administrative, konsulent, jurist

8 Samarbejde mellem Superbrugerne God organisering Faglig baggrund fungerer Eksempel på samarbejde Indberetning til AST underretninger Søren undersøger, vejledning De tre faglige formidler i deres team Søren følger op Andre eksempler Forskellige rapporter bestilles underretninger, opfølgning, afgørelser mv. Jeg ku godt tænke mig 8

9 Hvad virker? Superbrugerne har tid til den enkelte rådgiver Ingen hurtige løsninger Tilpasset vejledning/niveau 1:1 dialog mellem Superbruger og rådgiver Jeg er usikker når Hvordan er det Okay at stille dumme spørgsmål Selvstændigt at prøve sig frem Ikke spørge hver gang 9

10 Hvad virker ikke? Fælles mail med informationer, fx Relaese beskrivelse på 10 sider Husk at gøre Brugermanualen/vejledninger Bliver ikke læst Lettere at spørge Præsentere nyheder i stor forsamling Nyhedsbrev fra KOMBIT åbnes af ca. 30% Superbrugeropgave at formidle indholdet 10

11 Ledelsen/faglige koordinators rolle Mere fokus på DUBU med ny sektionsleder og faglige koordinatorer Etableret formelt superbrugernetværk En rådgiver til DUBU hjælp/sparring i 6 måneder Sagsgennemgang via DUBU Godkendelse af indstillinger via DUBU - advis Diverse faste søgninger i DUBU B&U sager styres i DUBU via advis Nødvendige bevillinger 2 skærme til alle I-Pad til alle KMD Sag integration Nyt skabeloncenter (Dania Software) 11

12 Hvordan husker ledelsen DUBU - også efter implementering Gentag vigtigheden af ressourcer til projektet Vi er ikke i mål når vi har implementeret! Videreudvikling af systemet inddrag ledelsen Ledelsesrapporter, søgning, økonomi Spørg hvilke oplysninger de har brug for? 12

13 Kollegaers forbehold mod DUBU Ledelsen spiller en vigtig rolle Tydelig udmelding om at vi satser på DUBU Alle fejl skal samles centralt Eneste måde at verificere om det er en fejl Stopper rygter om mulige fejl DUBU gemmer ikke (Gammel fejl) Vi plejer at have oplysninger et andet sted slippe for DUBU Luk ned for andre systemer, skabeloner osv. 13

14 Opsummering - anbefalinger Afsæt ressourcer Det betaler sig i sidste ende Overordnet plan for forløbet Både implementering og opfølgning Inddrag medarbejderne Giver medansvar for systemet Ledelsesopbakning Deltag i ledernetværk Deltag i undervisning/opfølgning lokal Brug selv systemet 14

15 15 GRUPPEOPGAVE

16 Gruppeopgave 30 minutter i små grupper Hver grupper prioriterer spørgsmålene fra 1-3 Start med første prioritering Fælles opsamling Hver gruppe fremlægger prioritering 1 16

17 Spørgsmål 1. Implementering/drift Hvad har fungeret/ikke fungeret hos jer? Hvordan kom I videre? 2. Ledelsen Hvordan er ledelsen inddraget? Hvordan kan ledelsen evt. inddrages mere? 3. Organisering Hvordan er I organiseret? Hvordan fungerer det? 17

18 FÆLLES OPSAMLING 18