Boligselskabet DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 75 Tirsdag d. 3. februar 2015 kl Hos Domea, Oldenburg Alle 3, Høje Tåstrup

Transkript

1 Boligselskabet DFB Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 75 Tirsdag d. 3. februar 2015 kl Hos Domea, Oldenburg Alle 3, Høje Tåstrup Dagsorden: 1 Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat Orientering fra formandskabet Orientering fra administrationen Boligselskabet DFB Ændringer af vedtægternes Debat om anvendelse af fuldmagt på repræsentantskabsmøderne Valg af repræsentantskabsmedlemmer til Domea Anvendelse af byggesagshonorar Status servicecentre/driftscentre Opfølgning på møde i arbejdsgruppe Dispensation for dispositionsfondens dækning af tab ved fraflytninger Egen trækningsret Gældrådgivning i Høje Tåstrup støtte fra dispositionsfonden Gadehavegård - renovering af klimaskærm i blok Mødeplanlægning Eventuelt... 8 Deltagere fra bestyrelsen: John Adelsteen Andersen, formand Bente Nees Susanne Pia Hansen Peter Hansen (afbud) Tanja Hornehøj Henrik Schram Petina Larsen (afbud) Poul Erik Jensen Uffe Dybdal Øvrige deltagere: Michael H. Jørgensen, Domea Carsten Pedersen, Domea Lars Gruby, Domea Brian Hartmann, Energi og Miljø (under punkt 5.10) Domea Boligcenter København, den 9. februar 2015

2 1 Godkendelse af dagsorden Det indstilles, at bestyrelsen godkender den udsendte dagsorden. Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat Referatet fra bestyrelsesmødet d. 21. oktober 2014 er blevet tilpasset efter aftalerne på mødet d. 3. december Referatet fra d. 3. december er tidligere udsendt, og Domea har ikke modtaget indsigelser hertil. Det indstilles, at bestyrelsen godkender referaterne. Referaterne blev godkendt. 3 Orientering fra formandskabet Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Formanden havde ingen særskilte punkter. 4 Orientering fra administrationen Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Lars Gruby orienterede om at Claus Kragh er blevet ansat som markedschef. 5 Boligselskabet DFB 5.1 Ændringer af vedtægternes 11 På bestyrelsesmødet d. 26. maj 2014 blev det besluttet, at bestyrelsen vil fremsætte et forslag til ændring af vedtægterne med henblik på at ændre bestyrelsessammensætningen, således at der ikke fremadrettet er en medarbejderrepræsentant. Begrundelse herfor var, at en medarbejderrepræsentants rolle i bestyrelsen først og fremmest er at sikre, at virksomheden lever op til sit arbejdsgiveransvar. Men DFB har uddelegeret dette til Domea, og medarbejdernes indflydelse på herpå udøves derfor organisatorisk mere direkte i Domeas virksomhedsnævn. Når DFB har en medarbejdervalgt bestyrelsesrepræsentant, er det givetvis en remisens fra dengang DFB var selvadministreret. Bestyrelsen skal på den baggrund beslutte, hvorledes den ønsker, at bestyrelsen er sammensat efter næste repræsentantskab. Der er umiddelbart følgende muligheder: 1) Udpegelse af endnu en beboerrepræsentant 2) Udpegelse af en repræsentant fra Domeas bestyrelse 3) Udpegelse af en repræsentant fra tilsynskommunen, dvs. København 4) Udpegelse af endnu en ekstern kompetence Side 2 af 8

3 5) Indskrænkelse af bestyrelsen til 7 medlemmer Vedlagt som bilag er DFBs vedtægter. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om forslag til vedtægtsændring. Inden punktet blev diskuteret forlod Poul Erik Jensen lokalet Bestyrelsen drøftede de 4 muligheder og besluttede, at der på det følgende repræsentantskabsmøde skal stilles forslag om ændring af vedtægterne, således at medarbejderrepræsentanten udskiftes med yderligere en beboerrepræsentant. 5.2 Debat om anvendelse af fuldmagt på repræsentantskabsmøderne Formand John Adelsteen ønsker at drøfte anvendelse af fuldmagter på repræsentantskabsmøderne. I henhold til vedtægterne gælder følgende: På DFBs repræsentantskabsmøde har hver afdeling (vedtægternes 5) 1 stemme pr. påbegyndt 125 boliger indtil 375 boliger. Afdelinger med mere end 375 boliger har desuden 1 stemme pr. påbegyndt 200 boliger udover 375 boliger (jf. vedtægternes 8). En repræsentant fra en afdeling kan udover sin egen stemme kun afgive én stemme iht. fuldmagt fra en anden stemmeberettiget (jf. vedtægternes 9). Ønsker bestyrelsen at ændre adgangen til anvendelse af fuldmagt skal det således forelægges repræsentantskabsmødet. Det indstilles til bestyrelsen at drøfte anvendelse af fuldmagter på repræsentantskabsmøderne Bestyrelsen drøftede ovenstående og besluttede at stille forslag om en vedtægtsændring, således at man ikke fremadrettet kan stemme på repræsentantskabsmøderne via fuldmagt. Domea bemærkede, at en eventuel vedtægtsændring i sagens natur ikke gælder på det kommende repræsentantskabsmøde. 5.3 Valg af repræsentantskabsmedlemmer til Domea I henhold til Domeas vedtægter har DFB ret til at vælge op til 7 repræsentantskabsmedlemmer til Domea. Repræsentantskabet har tidligere uddelegeret denne kompetence til bestyrelsen. Der skal bemærkes at det ikke behøves at være bestyrelsesmedlemmer der udpeges til denne post. Det indstilles at bestyrelsen udpeger op til 7 medlemmer af Domea repræsentantskab. Bestyrelsen udpegede flg. medlemmer til Domeas repræsentantskab: Side 3 af 8

4 John Adelsteen Andersen, formand Bente Nees Susanne Pia Hansen Peter Hansen Henrik Schram Petina Larsen Uffe Dybdal 5.4 Anvendelse af byggesagshonorar På det seneste bestyrelsesmøde blev det aftalt, at bestyrelsen skal drøfte fordelingen/anvendelsen af byggesagshonoraret. I byggesager er der et særligt honorar til fordeling mellem et evt. byggeudvalg og den øvrige bestyrelse. Byggesagshonoraret er 0,2% af anskaffelsessummen, og det er bestyrelsen, der har kompetencen til at beslutte fordelingen af byggesagshonoraret. Det indstilles til bestyrelsen at træffe beslutning om fordeling af byggesagshonorar Det blev besluttet at fordele honoraret med 2 enheder til den byggesagsansvarlige og 1 enhed til de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Det blev besluttet at nedsætte det samlede honorar forholdsmæssigt, hvis der er bestyrelsesmedlemmer, der ikke ønsker honorar. Henrik Schram og Bente Ness orienterede som byggesagsansvarlig om status på Rådhusgrunden i Allerød og Sommerlyst på Amager. Det blev aftalt, at der på hvert bestyrelsesmøde skal være et fast punkt vedr. status på byggesagerne. 5.5 Status servicecentre/driftscentre DFB-Slangerup og Høje Tåstrup Som opfølgning på den nye situation efter Farumsødals nej til at indgå i et servicecenter har Domea besluttet at håndtere den nye situation ved at ansætte yderligere en kundechef. Denne starter, hvis rekrutteringen forløber som forventet, d. 1. marts De afdelinger, som endnu ikke indgår i et servicecenter, vil blive serviceret af 3 kundechefer ansat i Domea og med arbejdsplads i Høje Tåstrup. Disse vil blive støttet af en koordinerende sekretær. Planen er fortsat, at alle afdelinger på sigt skal tilknyttes et servicecenter, men der skabes ved denne løsning et rum til at modne den politiske beslutningsproces samt mulighed for løbende at iværksættes de driftsmæssige elementer af servicecenteret, såsom: 1. drift af afdelingerne med udgangspunkt i et årshjul aftalt med afdelingsbestyrelserne på den årlige markvandring 2. fakturering efter forbrug med udgangspunkt I tidsregristering i easysoftsystemet 3. I-syn 4. Organiseringen af driften i teams og yderligere systematisering af DV-planer mv. På den bagrund er det blevet besluttet at fordele afdelingerne mellem de 3 kundechefer i Høje Tåstrup med udgangspunkt i hvorledes fremtidige servicecentre forventes at kunne se ud. Side 4 af 8

5 Den nye kundechef skal servicere DFBs afdelinger i Slangerup samt Ballerup Boligselskab, Farumsødal og Hillerød Ældreboligselskab. Carsten Pedersen skal fortsat servicere Charlottegården, Gadehavegård, Spotorno og Bryggergården. Carsten Pedersen vil indtil videre tillige have ansvaret for Bolbrohaven, Ordrup Jagtvej, Hellerupvej og Ørnegårdsvej. Den sidste kundechef i Høje Tåstrup er Tom Frandsen, men han skal ifølge planerne ikke servicerer nogle DFB afdelinger Servicecenter Jægerspris Servicecentret er etableret på adressen Egeparken 4, 3630 Jægerspris. Foreløbig er centrets kaldenavn Servicecenter Jægerspris. Der er nedsat en styregruppe med 4 medlemmer, som alle repræsenterer de involverede selskaber. Den officielle startdato var 1. januar 2015 og alle arbejdsprocesser er i fuld gang. Alle kan henvende sig telefonisk mellem 8.30 og Driften af Markedspladsen er blevet knyttet tæt sammen med Holbæk Ældreboligselskab, således at alt ikke er afhængigt af en medarbejder alt i tæt dialog med afdelingsbestyrelse og medarbejder. Den samme løsning gælder for Blommestien, som dog er knyttet sammen med Boligselskabet Alliken i Kalundborg. Markedspladsen har oplevet et alvorligt angreb af rotter. Bekæmpelse pågår stadig og det har været nødvendigt, frem til nu, at genhuse mindst 4 lejligheder. Kloakker og nedløb er repareret og langsomt mindskes problemerne. Servicecenter København Der gives orientering på mødet. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Lars Gruby uddybede ovenstående og oplyste om at Jakob Seiling Olsen er ansat som kundechef med start pr. 1. marts, og at Jacob dermed får ansvaret for DFBs afdelinger i Slangerup. Lars Gruby orientere endvidere om, at meldingen fra afdelingsbestyrelsen i Slangerup er, at de stadig ønsker snarest muligt at blive en del af et servicecenter. Han supplerede med, at Domea arbejder i samme retning. 5.6 Opfølgning på møde i arbejdsgruppe Arbejdsgruppen bestående af Bente Ness, Tanja Hornehøj, Henrik Schram, Susanne Pia Hansen og John Adelsteen har holdt møde med Domea med henblik at aftale spilleregler og proces for den planlagte inddragelse af afdelingsbestyrelserne. Arbejdsgruppen orienterer den øvrige bestyrelse om status og planer på mødet. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Arbejdsgruppen orienterede om, at der har været holdt et orienteringsmøde for afdelingsbestyrelserne i Slangerup, og at det er planen, at der skal holdes lignede møder for de øvrige afdelinger baseret på servicecenter/kundechef-tilslutning. Side 5 af 8

6 Det blev aftalt at arbejdsgruppe skal samles for at aftale det konkrete indhold mv. af de øvrige møder. 5.7 Dispensation for dispositionsfondens dækning af tab ved fraflytninger Som tidligere aftalt har Domea på vegne af DFB ansøgt om dispensation for dispositionsfondens dækning af tab ved fritagelser. Som det fremgår af vedlagte bilag har kommunen bevilliget dispensation frem til d. 30. september Dette giver organisationsbestyrelsen mulighed for at anvende de herved frigjorte midler mere strategisk. Det skal dog bemærkes, at det i sagens natur påfører de enkelte afdelinger en tilsvarende udgift i perioden. Dispositionsfonden sparer budgetmæssigt 9 mio. kr. ved fritagelsen. Dette fremgår af vedlagte status for selskabets dispositionsfond, arbejdskapital og trækningsret, som bestyrelsen efter aftale præsenteres for ved hvert møde. Det indstilles at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 5.8 Egen trækningsret DFB har pt. ca. kr , stående i den del af dispositionsfonden, der benævnes egen trækningsret. Bolbrohaven er tidligere blevet tildelt midler fra egen trækningsret i forbindelse med en renovering af tagene i afdelingen. Afdelingen påtænker nu igen at søge om midler i forbindelse med kommende renoveringsprojekter i afdelingen. I DFB er det udelukkende 9301 Bolbrohaven, der indbetaler til dispositionsfondens egen trækningsret via A- og G-indskud. Organisationsbestyrelsen besluttede derfor i 2009 at det udelukkende, inden for Landsbyggefondens regler, var Bolbrohaven, der kunne råde over disse midler. Ethvert bidrag fra egen trækningsret til afdelingerne skal dog endeligt godkendes af Landsbyggefonden. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, om trækningsrettens midler, skal kunne søges af samtlige afdelinger i boligselskabet. Bestyrelsen besluttede, at fra dags dato kan trækningsretten bringes i anvendelse i alle afdelinger efter de gældende regler og bestyrelsens prioriteringer. 5.9 Gældrådgivning i Høje Tåstrup støtte fra dispositionsfonden Landsbyggefonden har til kendegivet mulighed for støtte til etablering af økonomisk rådgivning til beboerne omfattet af de boligsociale helhedsplaner i Høje Taastrup Kommune på kr Indsatsen vil forløbe i perioden medio 2015 til og med De involverede boligselskaber, samt kommunen skal stille en samlet medfinansiering på 25 %. Hvilket for DFBs vedkommende, afhængig af tilslutningen fra øvrige boligsociale helhedsplaner, svarer til forventet medfinansiering på mellem kr og kr Udsættelserne har store menneskelige og økonomiske konsekvenser. For boligforeningen betyder en udsættelse udgifter til istandsættelser, advokatbistand og tab af husleje, som kan koste i størrelsesordnen kr pr. udsættelse (erfaringstal fra KAB). De to boligafdelinger havde i 2013 i alt 19 udsættelser. Projektet er tænkt som en forebyggede og rådgivende indsats målrettet beboere der er i fare for at blive udsætningstruede, samt beboere i en særligt sårbar økonomisk situation. Projektet udføres i et samarbejde mellem boligforeningerne og kommunen og skal Side 6 af 8

7 støtte op om indsatserne i de tre helhedsplaner i Høje Taastrup Kommune. En del af opgaven vil være at mobilisere og uddanne frivillige rådgivere. Rådgivningen sker tæt på beboerne i boligområderne, for at kunne give individuel og konkret økonomisk rådgivning med fokus på at skabe økonomisk overblik og afklare muligheder for den enkelte beboer. Resultater fra andre boligområder med samme problemstillinger, viser at den personlige rådgivning, med rådgivere placeret tæt ved beboerne, giver positive oplevelser for alle parter og gode resultater med færre udsættelser. Rådgiverne skal være synlige for alle beboere, kommunikerende, opsøgende og i løbende i dialog med boligselskaberne og kommunen. Herudover har den økonomiske rådgivning også en forventelig forebyggende virkning overfor tab ved fraflytninger, derved at mange af tabene ved fraflytninger skyldes at socialt udsatte beboere mister overblikket over privat økonomien. I de 2 seneste regnskabsår har Gadehavegård og Charlottegården til sammen tabt 4,64 mio. kr. på fraflytninger. Ved at støtte projektet vil bestyrelsen derved også leve op til en af betingelserne for kommunens dispensation til dispositionsfondsdækningen. Det indstilles til organisationsbestyrelsen at yde medfinansiering til en toårig økonomisk rådgivning til beboere i boligafdelingerne 93-4 Charlottegården og Gadehavegård på kroner Bestyrelsen fulgte indstillingen Gadehavegård - renovering af klimaskærm i blok 9 I afdeling 9343 Gadehavegård har afdelingen igennem 2 år arbejdet med at udvikle et projekt omkring energirenovering af en enkelt af afdelingens boligblokke. Projektet er at betragte som et modelforsøg i 1:1 inden afdelingen træffer afgørelse om hvorvidt resten af afdelingen skal renoveres til samme niveau. Projektet er meget ambitiøst og toneangivende hvad angår tiltag omkring energibesparelser og indeklima for blokken. Beboerne har på 2 afdelingsmøder kvalitetssikret og vedtaget gennemførelse af projektet. I forhold til finansiering heraf har det tidligere været drøftet at dispositionsfonden skal støtte projektet med kr i lånets 30 årige løbetid. Sagen har tidligere været op på organisationsbestyrelsesmøde, hvor at bestyrelsen gav en principiel tilslutning til støtte af projektet. Bl.a. med den begrundelse at DFB gerne vil understøtte tankerne om klima- og energieffektiviseringer. Herudover skal det bemærkes, at Gadehavegård er den afdeling, hvorved dispensationen for dispositionsfondens dækning af tab ved fraflytninger har størst indvirkning, derved at afdelingen i 2012/13 og 2013/14 i alt havde tab ved fraflytninger for 3,544 mio. kr. Det indstilles, at bestyrelsen tager stilling til, om selskabets dispositionsfond skal bidrage med kr ,- årligt til klimaprojektet Gadehavegård i 30 år. Brian Hartmann orientrede om sagen. Der er renoveret en blok med et meget højt energi og klima-ambitionsniveau. Beboerne kan i den planlagte finansiering imødese en huslejestigning på 375 kr. (inklusiv de forventede energibesparelser). Målet er, at de øvrige blokke skal renoveres på samme vis men finansieringen hertil er ikke på plads. Han oplyste endvidere, at Høje Tåstrup Kommune bidrager med kr Bestyrelsen udtrykte generel tilslutning til projektet men også en vis usikkerhed i forhold til selskabets generelle økonomi. Side 7 af 8

8 Bestyrelsen besluttede på den bagrund at give støtte på kr pr. år i de næste 10 år fra dispositionsfonden. Når de 10 år er gået, må det genovervejes om det er nødvendigt med yderligere støtte fra organisationsbestyrelsen. Når bestyrelsen giver støtte er det med henblik på at erfaringerne fra dette pilotprojekt skal komme alle DFB-afdelingerne til gavn. Bestyrelsen udtalte slutteligt, at det ikke er meningen, at dispositionsfonden også skal støtte renoveringen af de resterende blokke i afdelingen. 6 Mødeplanlægning Følgende møder er aftalt frem til næste repræsentantskabsmøde. Bestyrelsesmøde Mandag 9. marts 2015 kl. 17 Bestyrelsesmøde Torsdag 19. marts 2015 kl Repræsentantskabsmøde Torsdag 19. marts 2015 kl. 18 John Adelsteen forslår flytning af mødet d. 9. marts til d. 10 marts. Næste bestyrelsesmøde blev flyttet til d. 10. marts kl Eventuelt Det blev aftalt, at på næste bestyrelsesmøde skal fordelingen af besparelsen af administrationsbidraget, som følger af Domea 2015, på dagsorden. Bente Ness tilbyd fremadrettet at være ansvarlig for udmøntning af den tidligere vedtagne gavepolitik. Det blev besluttet, at på næste møde skal der være et punkt om gavepolitikken. Side 8 af 8