REFERAT. 30. april 2012 J.nr MERU/BF

Transkript

1 30. april 2012 J.nr MERU/BF REFERAT Emne: Møde i Syddansk Universitets Bestyrelse Dato og tidspunkt: Mandag den 30. april 2012, kl. 15 Sted: Syddansk Universitet, Campusvej 55, Odense, lokale 77 Referent: Merete Ruager Fra bestyrelsen deltog: Lars Nørby Johansen (formand), Birgitte Vedersø (næstformand), Jørgen Chr. Bang, Henrik Bjerregaard, Freja Brandhøj Hansen, Bodil Kjærsgaard, C.C. Nielsen, Niels Nørgaard Pedersen og Dagmar Warming. Afbud: Endvidere deltog: rektor Jens Oddershede, prorektor Bjarne Graabech Sørensen, universitetsdirektør Jacob Schmidt og sekretariatschef Merete Ruager i hele mødet. Afdelingschef Yvan Pedersen og revisor Helle Wonge fra Rigsrevisionen, universitetsrevisorer Poul Madsen og Per Nørgaard Sørensen, PwC samt økonomichef Anne-Grete Gad og chefcontroller Jan Eckhoff deltog i behandlingen af dagsordenens punkt 2. Dagsorden: Åbne punkter: 1. Bemærkninger til dagsordenen 2. Årsrapport 2011 herunder afrapportering på målopfyldelsen for Udviklingskontrakt 2011 og Revisionsprotokollat 3. Forslag til investeringspolitik 4. Udvendig vedligeholdelse af SDU-ejede bygninger 5. Bygningsselveje på universiteterne 6. Flytning af cand.negot.-uddannelserne i turisme fra Campus Esbjerg til Campus Kolding 7. Udviklingskontrakten 8. SDUs strategi- og ledelsesgrundlag 9. Planer for selvevaluering i bestyrelsen 10. Mødeplan for

2 11. Eventuelt 12. Orientering om status for ny vedtægt for Syddansk Universitet Ad 1. Bemærkninger til dagsordenen Lars Nørby Johansen bød velkommen og kommenterede, at punktet omkring vedtægter er placeret under lukkede punkter. Lars Nørby Johansen foreslog, at punktet flyttes til de åbne punkter, hvilket bestyrelsen tilsluttede sig. Ingen øvrige bemærkninger. Ad 2. Årsrapport 2011 herunder afrapportering på målopfyldelsen for Udviklingskontrakt 2011 og Revisionsprotokollat Sagsindhold: Årsrapport 2011 Universitetets årsrapport for 2011 er revideret og færdigbehandlet af institutionsrevisor PricewaterhouseCoopers (PWC) samt Rigsrevisionen og indstilles hermed til bestyrelsens godkendelse. Syddansk Universitets samlede indtægter før finansielle poster udgjorde i mio. kr. Heraf kommer cirka 70% fra tilskud over finansloven til blandt andet uddannelse og forskning, mens cirka 30% kommer fra eksterne tilskud og salgsaktiviteter. I forhold til 2010 er de samlede indtægter steget 172 mio. kr. Universitetets samlede omkostninger eksklusiv finansielle omkostninger m.v. udgjorde i mio. kr. Heraf udgør personaleomkostninger i alt mio. kr. svarende til cirka 64% af de samlede omkostninger. I 2010 udgjorde personaleomkostningerne ligeledes cirka 64% af de samlede omkostninger. De øvrige driftsomkostninger i 2011 udgør 876 mio. kr. svarende til cirka 36% af de samlede omkostninger. Overskud på de finansielle poster udgjorde i mio. kr. I forhold til 2010, hvor overskud på de finansielle poster udgjorde 12 mio. kr., er dette en stigning på 5 mio. svarende til 43%. Stigningen skyldes hovedsageligt øgede renter fra bankindeståender samt modtagne renter af tidligere tilgodehavende energiafgiftsrefusioner. Afkast fra værdipapirer steg en anelse fra 2010 til Syddansk Universitet budgetterede i 2011 med et overskud på 24 mio. kr. inkl. finansielle poster. Det endelige regnskabsresultat blev på 113 mio. kr., og er således 89 mio. kr. bedre end budgetteret. Årets resultat har udviklet sig bedre end forventet i forhold til 2. økonomirapport 2011, der viste et forventet overskud på 61 mio. kr. Resultatet er forbedret med 51 mio. kr., hvilket kan tilskrives en række indtægter ultimo året, bl.a. er deltagerbetaling og færdiggørelses- 2

3 bonus på uddannelserne blevet forbedret med 15 mio. kr. Desuden er de finansielle poster øget med 7 mio. kr., jf. ovenstående. Den milde vinter har desuden sparet universitetet for ca. 5 mio. kr. i energiudgifter. Tidsforskydninger i de mange byggeprojekter på Syddansk Universitet, har formindsket byggeomkostningerne med knap 5 mio. kr. i Resultatfordelingen af driftsresultat for 2011 på 112,7 mio. kr. består alene af et overført resultat til egenkapitalen. Universitetets egenkapital pr. 31. december 2011 udgør 670,3 mio. kr. Heri er indregnet statsforskrivning på 121 mio. kr. I forhold til 2010 er dette en stigning i egenkapitalen på 231,4 mio. kr., hvilket kommer fra årets resultat samt modtagne gældsbreve i 2011 fra staten vedr. SEA-ejendomme. Den bundne opsparing pr på 17,7 mio. kr. er i 2011 blevet frigjort igen til anvendelse til universitetsformål, hvorfor den er indregnet som en del af egenkapitalen primo Der er indgået en aftale mellem Universitets- og Byggestyrelsen, University College Lillebælt og Syddansk Universitet om salg af ejendommen Niels Bohrs Allé 1. Aftalen indebærer, at ejendommen sælges til University College Lillebælt for 238,4 mio. kr. Ifølge de indgåede kontrakter forventes salget effektueret den 1. februar 2015, hvor Syddansk Universitet fraflytter ejendommen og risikoen overgår til køber. Det er endvidere aftalt med Universitets- og Byggestyrelsen, at salgsprovenuet indskydes som medfinansiering med henblik på at nedbringe huslejen i de nybyggede faciliteter på Campus Odense, som er klar til indflytning primo Aftalen håndteres efter en såkaldt donationsmodel, som indebærer, at der udstedes et gældsbrev til Syddansk Universitet fra Universitets- og Byggestyrelsen på salgssummen. Gældsbrevet forrentes og afdrages ikke, og indgår i universitetets regnskab til kurs 100. Ved eventuel senere fraflytning kan gældsbrevsbeløbet tilbagebetales eller overføres til en anden bygning under Universitets- og Byggestyrelsens ejerskab. PWC har revideret årsrapporten for 2011, bortset fra afsnittene Ledelsesberetning, Målrapportering samt Hoved- og nøgletal. PWC har meddelt, at revisionen ikke har givet anledning til forbehold og har konkluderet følgende: Det er vores opfattelse, at årsregnskabet for Syddansk Universitet for regnskabsåret 1. januar 31. december 2011 i alle væsentlige henseender er aflagt i overensstemmelse med lov om statens regnskabsvæsen mv., regler fastsat i Finansministeriets Økonomiske Administrative Vejledninger samt bekendtgørelse nr af 10. december 2007 om tilskud og regnskab mv. ved universiteterne. Det er ligeledes vores opfattelse, at der er etableret forretningsgange og interne kontroller, der understøtter, at de dispositioner, der er omfattet af årsregnskabet, er i overensstemmelse med meddelte bevillinger, love og andre forskrifter samt med indgåede aftaler og sædvanlig praksis. Revisionsprotokollat fra PWC Revisionsprotokollat fra institutionsrevisor (PWC) foreligger i endelig udgave og indeholder ingen kritiske bemærkninger. Af protokollens punkter kan følgende fremhæves: 3

4 I afsnit 18 anbefaler PWC, at SDU får en bekræftelse fra Uddannelsesministeriet på, at der udstedes et gældsbrev i forbindelse med det planlagte salg af ejendommen Niels Bohrs Allé 1 i år Det er aftalt internt, at Økonomiservice følger op på dette. Rigsrevisionens erklæring og revisionsberetning Rigsrevisionens erklæring og revisionsberetning foreligger i endelig udgave Rigsrevisionen har ligeledes meddelt, at revisionen ikke har givet anledning til forbehold. Rigsrevisionen valgte under den løbende revision i 2011 at sætte fokus på forvaltningen af private tilskudsmidler til tilskudsfinansieret forskning. Konklusionen herpå lød som følgende: Det var Rigsrevisionens vurdering, at forretningsgange og interne kontroller på det gennemgåede område fungerede tilfredsstillende og opfyldte kravene til en god og pålidelig forvaltning, og at universitetet havde etableret procedurer, der sikrer, at de projekter, der finansieres af private tilskudsmidler, administreres i overensstemmelse med de statslige regler og eventuelle særlige krav fra tilskudsyder, herunder krav om faglig og regnskabsmæssig rapportering. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender og underskriver årsrapporten for 2011, at bestyrelsen tager revisionsprotokollat fra PWC til efterretning og underskriver samt at bestyrelsen tager beretning fra Rigsrevisionen til efterretning. Referat af punktet: Afdelingschef Yvan Pedersen og revisor Helle Wonge fra Rigsrevisionen, institutionsrevisorer Poul Madsen og Per Nørgaard Sørensen, PwC samt økonomichef Anne-Grete Gad og chefcontroller Jan Eckhoff deltog i behandlingen af punktet. Lars Nørby Johansen gav ordet til Jens Oddershede, som gennemgik en række plancher med såvel den finansielle udvikling samt udviklingen i centrale mål i udviklingskontrakten. C. C. Nielsen spurgte ind til forskydningen mellem langfristede og kortfristede gældsposter. Jan Eckhoff forklarede, at den langfristede gæld falder fra 2010 til 2011 pga. af overdragelse af de delvist donerede bygninger til Staten. Overdragelsen har medført, at de donerede ejendomme er udgået af både aktiver (materielle anlægsaktiver) og passiver (donationsforpligtigelse under langfristet gæld) med samme bogførte værdi ca. 87 mio. kr. I stedet modtager SDU gældsbreve fra staten, der svarer til værdien af de oprindelige donationer. Stigningen i den kortfristede gæld skyldes hovedsagligt en stigning i de forudbetalinger, SDU har modtaget fra forskningsrådene til forskning, der endnu ikke er udført. 4

5 C. C. Nielsen spurgte, hvorfor de overdragne gældsbreve ikke kan driftsposteres i Per Nørgaard Sørensen og Poul Madsen, PWC forklarede, at gældbreve vedrørende delvist donerede ejendomme ifølge de statslige regler på området skal føres over balancen og ikke på driftsregnskabet. Jens Oddershede gennemgik ligeledes udviklingen i årsresultatet og egenkapitalen såvel for SDU som for hele sektoren. Lars Nørby Johansen takkede for gennemgangen og spurgte bestyrelsen om øvrige bemærkninger. Lars Nørby Johansen indledte med at understrege, at man på side 18 i årsrapporten kan læse, at der budgetteres med underskud i de kommende år. Det er derfor fornuftigt, at universitetet sparer op til fremtiden. Jørgen Chr. Bang understregede, at den situation, som universiteterne står i, skyldes, at der ikke er indgået længerevarende aftaler omkring forskningsmidler. Jens Oddershede understregede, at det er vigtigt, at den igangværende diskussion om universiteternes økonomiske resultater bliver nuanceret og forklaret. Niels Nørgaard Pedersen tilsluttede sig, at det er nødvendigt, der bliver kommunikeret til ministeriet og politikerne, at SDUs resultat er udtryk for en ansvarlig ledelse, som sikrer, at SDU også i fremtiden har et økonomisk råderum. Bestyrelsen besluttede, at der bør udarbejdes et supplerende brev til ministeriet, som dels forklarer udviklingen i egenkapitalen, men også hvordan årets overskud er genereret herunder begrundelsen for, at SDU har indarbejdet en række besparelser og udvist mådeholdenhed. Bestyrelsen godkendte herefter med disse bemærkninger årsrapporten. Lars Nørby Johansen gav herefter ordet til institutionsrevisor Per Nørgaard Sørensen, som introducerede Poul Madsen, PWC som i fremtiden eventuelt kan overtage revisionsopgaven for SDU, når Per Nørgaard Sørensen går på pension medio Per Nørgaard Sørensen gennemgik kort det fremsendte protokollat og konkluderede, at revisionen kan godkende SDUs årsrapport uden forbehold eller bemærkninger. Per Nørgaard Sørensen gennemgik herefter kort udviklingen set fra hans perspektiv gennem de seneste syv år. SDU er gået fra et regnskab, der blev udarbejdet statisk til et periodiseret og meget mere kvalitativt højt og retvisende regnskab. Imidlertid finder PWC, at SDUs budgettering og prognoser kunne forbedres, så afvigelsen og usikkerheden blev minimeret til et maksimum på plus-minus 2 procent. Jens Oddershede understregede, at situationen i indeværende år er særlig, og at SDU i de forgangne 7 år har haft et driftsresultat meget tæt på nul. 5

6 Niels Nørgaard Pedersen spurgte ind til, hvorvidt revisionen kunne komme med konkrete forbedringstiltag, som SDU kunne arbejde med. Hertil indskød Jens Oddershede, at man allerede i direktionen har besluttet at igangsætte en ændret proces i forhold til budgetlægningen. Denne skal tage højde for enhedernes konservative budgettering. Jørgen Chr. Bang tilsluttede sig dette. Per Nørgaard Sørensen konkluderede, at kvaliteten i økonomifunktionen på SDU er meget høj. Poul Madsen uddybede afsnittet omkring Særlige forhold herunder behandlingen af delvis donerede bygninger. Donationsmodellen er en god model, der sikrer, at egenkapitalen ikke udvandes. C. C. Nielsen spurgte i denne forbindelse til den regnskabsmæssige behandling af salget af Niels Bohrs Allé 1- hvorfor avancen af denne ejendom skulle indregnes over driften i 2015, når avancen af de afståede delvist donerede ejendomme i 2011 skulle over balancen under egenkapitalen. Jan Eckhoff svarede, at forskellen netop var, at der i 2011 var tale om afståelse af delvist donerede ejendomme, hvorimod der i Niels Bohrs Allé 1 tilfælde er tale om en ejendom, der alene er ejet af SDU, hvorfor avancen ved salg af denne skal afregnes over driften. SDU vil forsøge at udvirke, at donationsmodellen ligeledes anvendes ved salg af Niels Bohrs Allé 1, selv om SDU ejer hele bygningen. Provenuet fra salget skal gå til nedsættelse af huslejen i det nye byggeri til Det Tekniske Fakultet. Bjarne Graabech Sørensen tilføjede, at aftalen med UBST har været, at SDU får overdraget et gældsbrev, når bygningen Niels Bohrs Allé 1 overdrages til staten i 2015, og spurgte, om ikke denne transaktion kan føres over balancen. Dette svarede PWC nej til, da dette er i strid med de statslige regnskabsregler. Henrik Bjerregaard foreslog, om ikke man kan udarbejde en operativ egenkapital, som ikke indeholder bundne midler så som bygninger, og som man løbende følger, og dermed hele tiden har styr på, hvordan denne udvikler sig. Lars Nørby Johansen konkluderede, at SDU sikrer sig, at der er udarbejdet et gældsbrev ved salget af Niels Bohrs Allé 1 samt, at der udarbejdes en løbende opfølgning på den operative egenkapital, og at denne kommunikeres aktivt i årsrapporten. Poul Madsen gik herefter videre med en gennemgang af den udførte finansielle revision og konkluderede, at forholdende på SDU er yderst tilfredsstillende. Per Nørgaard Sørensen fremhævede, at der omkring moms endnu ikke er udarbejdet en hensigtsmæssig metode til kontrol af købsmomsen. Den daglige ledelse lovede, at dette problem ville blive løst. 6

7 Lars Nørby Johansen takkede for gennemgangen og noterede, at revisionen er meget tilfredsstillende, og konkluderede ligeledes, at bestyrelsen bør være tilfreds med det positive resultat, som vidner om god og fornuftig ledelse og økonomistyring. Lars Nørby Johansen gav herefter ordet til Yvan Pedersen fra Rigsrevisionen, som fremhævede, at erklæringen er givet uden forbehold og gjorde opmærksom på, at man i modsætning til tidligere ikke giver en særskilt erklæring vedrørende forvaltningsrevision, men derimod en samlet årlig revisionserklæring. Rigsrevisionen har på alle universiteter haft et særligt fokus på private tilskudsmidler. En samlet rapport herom vil blive forelagt i løbet af efteråret. Konklusionen for SDU er imidlertid, at private tilskudsmidler forvaltes fuldt forsvarligt, og at man med tilfredshed noterer sig, at ledelsen arbejder på løbende at forbedre dette område. Lars Nørby takkede for gennemgangen og konkluderede hermed at protokollat og Årsrapport kan underskrives. Ad 3. Forslag til investeringspolitik Sagsindhold: Syddansk Universitet har hidtil fulgt de almindelige bestemmelser i anbringelsesbekendtgørelsen, hvor midlerne skal anbringes forsvarligt og bedst muligt. Universitetet ønsker at skærpe investeringspolitikken med henblik på at øge sikkerheden yderligere i forhold til anbringelsesbekendtgørelsen, hvorfor der ønskes bestyrelsens godkendelse heraf. Skærpelsen er på følgende fire punkter: Min. 50 % i danske stats- og realkreditobligationer Max 10 % i aktier Max 40 % i kontante indestående og aftaleindlån Der investeres ikke i erhvervsobligationer Med investeringspolitikken ønsker universitetet at optimere afkastet under hensyntagen til en begrænset risiko. Investeringer fordeles på mindst to banker med en langsigtet kreditvurdering på minimum rating A3 efter Moody s ratingskala, hvor AAA er det højeste. 1 I dag anvender universitetet banker med følgende ratings: Danske Bank, A2 (februar 2012) Sydbank, A2 (februar 2012) Nordea Bank, AA3 (april 2012) Det betyder, at Danske Bank og Sydbank har 1 trin ned til A3 og Nordea har 3 trin ned til A3. Universitetet vil, når bestyrelsen har vedtaget investeringspolitikken, tage kontakt med ovenstående banker og få anbragt midlerne i overensstemmelse med de vedtagne regler. 1 En god rating er en indikation af, at investorer kan låne banken penge og være sikker på, at den vil overholde sine forpligtelser. Efter Moody s-rating er skalaen for den langsigtede kreditvurdering følgende, hvor AAA er det højeste: AAA, AA1, AA2, AA3, A1, A2, A3, BAA1, BAA2, BAA3, BA1, BA2, BA3, B1, B2, B3, CAA1, CAA2, CAA3, CA og C. 7

8 Investeringspolitikken træder i kraft med virkning fra 1. august Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender forslaget til investeringspolitik for Syddansk Universitet. Referat af punktet: Lars Nørby Johansen gav ordet til Jacob Schmidt som motiverede punktet med at forklare, at SDU ønsker en mere forsigtig tilgang end den, der som udgangspunkt er fastlagt i anbringelsesbekendtgørelsen. C. C. Nielsen tilføjede, at man skulle være opmærksom på, at oplægget ligeledes indeholde en stor risiko, idet obligationer udgør en stor del, og derfor bør det sikres, at det ikke er obligationer med for lang løbetid. Endvidere pointerede C. C. Nielsen, at han ikke opfatter erhvervsobligationer som risikofyldt og spurgte derfor, hvorfor man vil undgå disse? Bjarne Graabech Sørensen svarede, at der skal sammensættes en obligationsportefølje med relativ kort løbetid med henblik på at reducere kursrisikoen. Endvidere skal det sikres, at forvaltningsbankerne ikke placerer risikofyldte erhvervsobligationer i beholdningen, hvilket er årsagen til, at erhvervsobligationer ikke foreslås som investeringsobjekt. Det blev besluttet, at investering i aktier og erhvervsobligationer samlet ikke må udgøre mere end 10 % af den samlede beholdning, samt at man ikke vil have obligationer med lange restløbetider. Med disse bemærkninger godkendte bestyrelsen udkastet. Ad 4. Udvendig vedligeholdelse af SDU-ejede bygninger Sagsindhold: SDU ejer et antal bygninger, som ikke er omfattet af Bygningsstyrelsen rullende vedligeholdelsesprogrammer. Den løbende vedligeholdelse og opretning foretages af Fællesområdet ved Teknisk Service. Det er et krav i Finansministeriets budgetvejledning, at en statsfinansieret selvejende institution, der selv ejer bygninger, foretager en forsvarlig løbende vedligeholdelse. Bestyrelsen skal derfor have forelagt og godkende en flerårig plan for bygningernes løbende drift. På Mærsk Instituttet, bygning 33, indledes en 10 årig opretning af glasarealerne, der har tegn på nedbrug og svigt. 8

9 Det Tekniske Fakultet på Niels Bohrs Allé har behov for, at der iværksættes flere vedligeholdelses- og opretningsarbejder. I lyset af SDUs snarlige fraflytning af ejendommen foretages alene den nødvendige vedligeholdelse. Hinnerupgaard ejes fortsat af SDU. Bygningen er nedbrudt og tjenlig til en større opretning af tag, vinduer og døre. Bygningen forventes at anvendes til aktiviteter, som mere bredt henvender sig til studerende i Odense. Langegade 41 er i en god tilstand og der vil alene være tale om almindelig løbende vedligeholdelse. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen tiltræder Fællesområdets beskrivelse af bygningernes behov for vedligeholdelse og opretning. Referat af punktet: Jacob Schmidt motiverede punktet ved at henvise til Finansministeriets budgetvejledning, hvoraf det fremgår, at bestyrelsen skal have forelagt en plan for vedligehold af de bygninger, som universitetet ejer. Jørgen Chr. Bang spurgte, hvad det betød, at der kun foretages nødvendig vedligeholdelse. Hertil svarede Jens Oddershede, at SDU naturligvis sikrer, at bygningerne ikke misligholdes, men at man nøje vurderer, hvilke vedligeholdelsestiltag der er nødvendige. Ad 5. Bygningsselveje på universiteterne Sagsindhold: Spørgsmålet om universiteternes bygningsforvaltning har været på den politiske dagsorden længe. Ikke mindst siden universiteterne i 2003 blev selvejende institutioner. Copenhagen Business School har i mange år ejet en stor del af sin bygningsmasse, og Danmarks Tekniske Universitet fik i 2001 bygningsmæssigt selveje. Siden har gymnasier og professionshøjskoler fået det. Tidligere tilsagn, om at universiteterne kunne forhandle og overgå til bygningsmæssigt selveje, er ikke blevet indfriet. Universiteterne har igennem de senere år oplevet det vanskeligt at planlægge og tænke strategisk langsigtet, ligesom hurtig og konkurrencedygtig handling flere gange har vist sig meget vanskelig inden for den eksisterende såkaldte SEA-ordning (Statens ejendomsadministration) til trods for, at der er tilført ordningen mange midler til laboratorierenoveringer. 9

10 Det er for SDU og de øvrige universiteter ønskeligt, at statens penge forvaltes bedst muligt. Bygningsmæssig selveje vil kunne sikre, at flere ressourcer kan anvendes til forsknings- og uddannelsesformål og ikke til huslejeomkostninger. Endvidere er det vigtigt, at der findes en model, der bevirker, at institutionerne kan handle hurtigere og finde løsninger, der passer til netop deres behov. Danske Universiteter peger i vedhæftede notat på forskellige muligheder, der kan være relevante for de enkelte universiteter, eventuelt i varierende kombinationer. I vedhæftede notat til ministeren er ligeledes redegjort for en lang række argumenter for bygningsmæssigt selveje, men de vigtigste er angivet nedenfor. 1. Selvejet vil give større fleksibilitet i henseende til at spare op og investere i fremtiden eller spare op til dårligere tider og derved bidrage til at give universiteterne den finansielle robusthed, der er så nødvendig for en hensigtsmæssig tilrettelæggelse af forskning og uddannelse. 2. Universiteterne vil få øget incitament til at fundraise til bygninger og forskningsanlæg, som de efterfølgende selv kan eje og drifte, ligesom der også fra fondenes side kan forventes en større imødekommenhed i forhold til at donere til bygninger. 3. SEA-ordningen er meget dyr i forhold til markedsprisen på bygninger. En større del af universiteternes ressourcer kan derfor anvendes til de primære forhold, dvs. uddannelse, forskning og vidensoverførelse. 4. Universiteterne skal have samme bygningsmæssige forhold som de øvrige videregående uddannelsesinstitutioner (herunder professionshøjskoler og erhvervsakademier) og ligesom gymnasiesektoren. 5. Den nuværende ordning (SEA) er forsinkende i forhold til opførelse af nye bygninger og renovering af eksisterende bygninger. Universiteterne er ikke bygherre, og det ekstra led bevirker bureaukrati og overadministration. 6. Bygningsmæssigt selveje vil gøre universiteterne mindre følsomme i forhold til konjunkturudvikling, idet der ikke påhviler dem store faste huslejebyrder i perioder med faldende indtægter. En meget stor del af indtægterne (omkring 2/3) er aktivitetsafhængige, mens huslejeforpligtelsen ikke er det. Notatet berører dels muligheder for at indføre en række frihedsgrader i forhold til den nuværende ordning eller alternativt helt at overgå til selveje. Det vurderes fra SDU, at det vil være mest hensigtsmæssigt at tilstræbe selveje i forhold til vores behov og fremtidige udfordringer. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen orienterer sig i notatet til ministeren samt tilslutter sig SDUs bestræbelser på at opnå selveje. 10

11 Referat af punktet: Lars Nørby Johansen indledte punktet med at forklare baggrunden for diskussionen omkring selveje. Der har været grundige drøftelser i universitetsdirektørkredsen igennem lang tid. Jørgen Chr. Bang spurgte, om SDU går alene på dette punkt. Dette afviste Jens Oddershede: Der er stor opbakning og enighed om dette blandt alle universiteterne. Birgitte Vedersø tilsluttede sig oplægget, idet hun fremhævede de fordele, et selveje har været for gymnasieområdet, og spurgte, om der overhovedet vurderes at være mulighed for at få politisk opbakning. Dette vurderede Jens Oddershede som en mulighed. Bestyrelsen tilsluttede sig herefter indstillingen. Ad 6. Flytning af cand.negot.-uddannelserne i turisme fra Campus Esbjerg til Campus Kolding Sagsindhold: Baggrund Cand.negot. uddannelserne blev etableret ved Campus Esbjerg i 2003 og består af en bacheloruddannelse og en kandidatuddannelse i international turisme- og fritidsmanagement. Tilsvarende Syddansk Universitetets øvrige negot-uddannelser udbydes uddannelsen i Esbjerg som et samarbejde mellem Det Humanistiske Fakultet og Det Samfundsvidenskabelige Fakultet. Såvel bacheloruddannelsen som kandidatuddannelsen er sammensat ligeligt af sprogligt/kulturelle fag og samfundsvidenskabelige/økonomiske fag. Fra 2007 til 2010 blev bacheloruddannelsen i international turisme- og fritidsmanagement også udbudt med specialisering i Hotel Management. Denne specialisering blev ikke udbudt i 2011, idet der dels var lav studentersøgning, og dels som følge af manglende underviserkapacitet. EU-kommissionen godkendte i 2009, at kandidatuddannelsen for perioden udbydes som Erasmus Mundus-uddannelsen European Master in Tourist Management. Udbuddet sker i samarbejde med Universitat de Girona og Univerza v Ljubljani (Ljublana University). Siden sin etablering har negot-uddannelsen i turisme og fritidsmanagement haft et varierende optag. Specielt på bacheloruddannelsen lever optaget ikke op til det potentiale, der vurderes at være i uddannelsesfeltet. I 2011 var der over KOT en 17 første prioritet ansøgere, mens der 9 ansøgere med lavere prioriteter. Til gengæld er der et meget stort antal ansøgere til Erasmus Mundus-uddannelsen. Hvert år optages 35 internationale studerende ud af en ansøgerskare på ca De optagne følger 1. semester af kandidatuddannelsen på Syddansk Universitet. Udgangspunktet for placering af denne negot-uddannelse i Esbjerg har været den særlige erhvervsstruktur og det store antal turister ved Vestkysten. Det må imidlertid konstateres, at 11

12 uddannelsens placering ikke har givet anledning til synergi i større omfang mellem områdets turismemiljø og universitetets videnskabelige medarbejdere. Flytning af turismemiljøet På baggrund af den begrænsede søgning til uddannelsen har Det Humanistiske Fakultet gennem et stykke tid overvejet en flytning af negot-uddannelsen i turisme og fritidsmanagement fra Campus Esbjerg til Campus Kolding. Der har i den forbindelse været ført forhandlinger mellem fagmiljøet for negot-uddannelsen og Institut for Entreprenørskab og Relationsledelse i Kolding om en tilknytning af uddannelsen til dette institut. Disse forhandlinger har vist, at der er et stort potentiale ved at flytte uddannelsen og det tilhørende fagmiljø til Kolding, hvilket kan ske fra sommeren Forslaget om flytning af uddannelsen er begrundet ud fra følgende forhold: 1. Det forventes, at søgningen til uddannelsen ikke mindst til bacheloruddannelsen - vil blive markant højere ved udbud på Campus Kolding. Forventningen er baseret på, at en relativt snævert fokuseret uddannelse nødvendigvis må kunne rekruttere fra et stort geografisk område. 2. Det Humanistiske Fakultet opnår en større samling af sine faglige aktiviteter ved en placering i Kolding. Dette er i overensstemmelse med intentionen i den nye institutstruktur, som Det Humanistiske Fakultet implementerer pr. 1. januar 2013, hvor der etableres et samlet institut vest for Lillebælt med hjemsted i Kolding. 3. Der kan i højere grad etableres synergi med andre aktiviteter ved en placering i Kolding, end det har været tilfældet i Esbjerg. Fagligheden ved Institut for Entreprenørskab og Relationsledelse har vægtige elementer, der umiddelbart vil kunne bringes i anvendelse i forhold til negot-uddannelsen i turisme og fritidsmanagement. Der vil således kunne ske en styrkelse af innovations- og iværksætterdelen i uddannelsen. 4. Det vurderes, at en flytning af turismeaktiviteterne til Kolding vil skabe øgede tilvalgsmuligheder for uddannelsen Designkultur og økonomi, der udbydes i et samarbejde mellem humaniora, samfundsvidenskab og Designskolen Kolding. Ved flytningen vil Campus Kolding få en tydelig identitet som hjemsted for de erhvervsnære uddannelses- og forskningsmiljøer omkring de humanistiske fagmiljøer i design, turisme og international virksomhedskommunikation. Dette vil styrke profilen på Campus Kolding, ligesom det vil være til gavn for de eksisterende faglige miljøer og for samarbejdet med eksterne lokale aktører. Medarbejderne ved fagmiljøet inden for turisme er indforstået med flytningen, som vil omfatte fire medarbejdere. Heraf er to stillinger under besættelse. I forbindelse med flytningen vil Det Samfundsvidenskabelige Fakultet tilføre fagområdet to stillinger, således at der sikres kritisk masse i forskningsområdet. I overensstemmelse med sædvanlig praksis vil de studerende, der er påbegyndt en uddannelse i negot i turisme i Esbjerg (bachelor- eller kandidatuddannelse), blive tilbudt at færdiggøre deres uddannelse inden for normeret tid ved Campus Esbjerg. 12

13 Flytningen af uddannelsen vil for så vidt angår Erasmus Mundus-uddannelsen European Master in Tourism Management skulle afklares med EU-Kommissionen. Det forventes dog ikke at give problemer. I forhold til Campus Esbjerg vil flytning af negot-uddannelsen i turisme og fritidsmanagement give en række problemer. Det gælder ikke mindst for Institut for Miljø- og Erhvervsøkonomi, hvor medarbejdere indtil videre varetager betydelige dele af undervisningsaktiviteterne ved uddannelsen. Det vil gennem målrettede tiltag blive forsøgt at afbøde effekten for Campus Esbjerg. Dette vil primært ske gennem en styrkelse af de samfundsvidenskabelige aktiviteter, herunder i forhold til uddannelsen i Sociologi og kulturanalyse. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender, at negot-uddannelsen i turisme og fritidsmanagement fra sommeren 2013 flyttes fra Campus Esbjerg til Campus Kolding, og at de tilbageværende uddannelsesaktiviteter i Esbjerg forsøges styrket med henblik på afbødning af effekten ved flytningen. Referat af punktet: Lars Nørby Johansen gav ordet til Jens Oddershede, som indledte punktet med at understrege, at oplægget blandt andet er et resultat af det igangværende arbejde med at tegne klare faglige profiler for de enkelte campusser. Der er vurderet at være mange gode faglige synergier i flytningen. Jørgen Chr. Bang fremlagde en henvendelse fra Studienævnet for Cand. Negot studiet, som indvender, at de ikke har været hørt i forløbet, men at de dog ikke er imod flytningen. Bodil Kjærsgaard tilsluttede sig den manglende involvering og høring ved at påpege, at emnet ikke har været drøftet i HSU. C. C. Nielsen spurgte ind til hvilke aktiviteter, der er tilbage i Esbjerg. Freja Brandhøj fremførte samme spørgsmål. Jens Oddershede svarede Bodil Kjærgaard, at der på SDU ikke har været en praksis om at behandle flytning af uddannelser i HSU, med mindre det medfører personalereduktioner. Dette har været baggrunden for ikke at behandle det her. Det samme gælder for Studienævnet, hvilket Jens Oddershede ikke har været opmærksom på. Dette tager ledelsen til efterretning. Jens Oddershede understregede, at det var været ledelsens fokus at sikre, at de involverede medarbejdere bliver informeret og hørt og derfor har en stor del af direktionen været til medarbejdermøde i Esbjerg. Henrik Bjerregaard foreslog, at der udarbejdes en proces i forbindelse flytninger af uddannelser. 13

14 Lars Nørby Johansen foreslog på baggrund af drøftelsen, at bestyrelsen tilsluttede sig indstillingen dog med den bemærkning, at processen kunne have været forbedret blandt andet ved at Studienævnet var blevet hørt. Jens Oddershede indskød, at arbejdet med at udarbejde både campusprofiler og campusregnskaber er i fuld gang, og at arbejdet hermed kan blive præsenteret på det kommende bestyrelsesmøde i september. Understregede også, at det er afgørende, at SDU både er til stede med forskning og undervisning på alle campusser. Jørgen Chr. Bang understregede, at det er vigtigt, at de medarbejdere, der arbejder på de enkelte campusser føler, de har en fremtid og er anerkendt og bliver involveret i processen. Bjarne Graabech Sørensen understregede, at campuslederne er en del af det igangværende arbejde med campusprofiler. Ad 7. Udviklingskontrakten Sagsindhold: SDU skal udarbejde udviklingskontrakt med Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser, og emnet har været behandlet på bestyrelsesmødet den 31. januar 2012, hvor bestyrelsen bemyndigede bestyrelsesformanden til at fremsende udkast til udviklingskontrakt til ministeriet medio april 2012, som beskrevet i Uddannelsesministeriets tidsplan. Den 29. februar 2012 blev udkast til udviklingskontrakt sendt i SDU-høring med frist den 30. marts 2012, og høringssvarene gav en del relevant input til udviklingskontrakten. Disse høringssvar er behandlet i direktionen på møde den 19. april 2012, hvorefter udviklingskontrakten er fremsendt til ministeriet inden tidsfristen den 23. april På dette bestyrelsesmøde er der mulighed for at behandle udviklingskontrakten i SDUs bestyrelse inden forhandlinger med ministeriet den 14. og 23. maj Ultimo maj 2012 planlægges, at Uddannelsesministeren og SDUs bestyrelsesformand underskriver udviklingskontrakten. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen drøfter udviklingskontrakt og bemyndiger bestyrelsesformanden til på SDUs vegne at forhandle og give den endelige accept. Referat af punktet: Lars Nørby Johansen indledte punktet med at redegøre for processen. Der er tale om et udkast, der allerede er indsendt til ministeriet. 14

15 Jørgen Chr. Bang kommenterede udkastet og fremførte, at det ikke nødvendigvis er negativt, at studerende hopper fra en uddannelse, idet det er tænkeligt, at der er tale om et studieskift. Endvidere, at der ikke i udkastet er et mål om antal fastsatte undervisere per studerende, det vil sige fastlærerdækning. Freja Brandhøj efterspurgte et mål omkring De Studerende i Centrum. Bodil Kjærsgaard spurgte, hvorfor initiativet omkring ambassadører er medtaget, idet det ikke tidligere i bestyrelsen er blevet vurderet som en aktivitet, der skulle satses på. Jens Oddershede svarede, at det har været afgørende for SDU at finde frem til mål, som kan kvantificeres. Fastlærermålet har været udsat for en omfattende drøftelse, men diskussionen i direktionen endte med, at man besluttede ikke at tage det med. Der er nemlig meget stor forskel på, om høj fastlærerdækning er negativ eller positiv - og stor forskel på, om dette forhold anskues fra den enkelte studerendes vinkel eller fra antallet af årsværk. Omkring De Studerende i Centrum er det målet, at der skal udarbejdes en studentertilfredshedsundersøgelse, men denne kan ikke igangsættes og gennemføres inden for den periode, hvor udviklingskontrakten løber. Henrik Bjerregaard indvendte, at fastlærerdækning ikke fra de studerendes side var et godt og sigende mål for uddannelseskvalitet. Tilføjede, at det er svært at finde et godt mål for kvalitet i uddannelsen. Jørgen Chr. Bang understregede, at målet med fastlærerdækning er vigtigt for at sikre, at der udbydes forskningsbaseret uddannelse. Jens Oddershede svarede, at det er målet at optage så vel professionsbachelorer som bachelorer fra andre institutioner, og at det er nødvendigt, at SDU viser sin velvilje indenfor dette område. Lars Nørby Johansen foreslog, at bestyrelsens kommentarer indgår i de forhandlinger, der nu skal være med Uddannelsesministeriet om den endelige udformning af udviklingskontrakten, og at der gives bemyndigelse til formanden om at godkende den endelige kontrakt på bestyrelsens vegne. Bestyrelsen tilsluttede sig dette. Ad 8. SDUs strategi- og ledelsesgrundlag Sagsindhold: Som supplement til SDUs udviklingskontrakt med Ministeriet for Forskning, Innovation og Videregående Uddannelser har bestyrelsen den 31. januar 2012 besluttet, at SDU udarbejder et strategi- og ledelsesgrundlag. Det vedhæftede udkast er udsendt i høring på SDU frem til den 20. juni 2012 med henblik på at få kommentarer til strategi- ledelsesgrundlagets struktur. Udkastet tager udgangspunkt i 15

16 SDUs vision med tre hovedinteressenter og en underopdeling: Studerende 1. Potentielle studerende 2. Studier 3. Sociale aktiviteter og fritid 4. Jobs 5. Bolig og transport Samarbejdspartnere 1. Universiteter 2. FIVU 3. Erhvervslivet 4. Offentlige institutioner 5. Fonde 6. Samfundet generelt Medarbejdere 1. Forskning 2. Uddannelse 3. Formidling 4. Videnudveksling I arbejdet med både strategi- og ledelsesgrundlag og udviklingskontrakt indgår også input fra tidligere høringer i september 2011 og marts 2012, ligesom der er indlagt en senere høring vedr. indholdet. Dette er i efteråret Strategi- og ledelsesgrundlaget har følgende procesplan: Tidspunkt Aktivitet 1/4-20/ SDU-høring vedr. struktur for Strategi- og Ledelsesgrundlaget Juni-september 2012 Udarbejdelse af indhold, herunder dialog / interviews af interessenter Efterår 2012 SDU-høring vedr. indhold 22. november 2012 Direktionsmøde 17. december 2012 Bestyrelsesmøde 29. januar 2013 Evt. bestyrelsesmøde Referat af punktet: Lars Nørby Johansen indledte punktet med at forklare udgangspunktet med de tre interessentgrupper. Jørgen Chr. Bang kommenterede retorikken og spurgte, om der var mulighed for at skrue lidt ned på den på visse områder. Bestyrelsen tog oplægget til efterretning. 16

17 Ad 9. Planer for selvevaluering i bestyrelsen Sagsindhold: Bestyrelsesformand Lars Nørby Johansen har ønsket, at Syddansk Universitets bestyrelse drøfter igangsættelse af et arbejde med at evaluere bestyrelsens virksomhed. På de øvrige universiteter gennemføres en evaluering af bestyrelsernes arbejde på forskellig vis: Københavns Universitetet har en årlig selvevaluering, der foretages af bestyrelsen selv, ved at to medlemmer med bistand fra rektorsekretariatet enten via et digitalt system som er afprøvet af andre bestyrelser eller via egne formulerede spørgsmål i et spørgeskema. Aarhus Universitet laver en løbende selvevaluering, både som et formelt punkt til drøftelse på et årligt bestyrelsesseminar med deltagelse af ledelsessekretariatet og som et uformelt punkt, hvor bestyrelsen er alene om evalueringen. Der anvendes ikke spørgeskemaer og lign. Danmarks Tekniske Universitet anvender et spørgeskema, hvor resultaterne efterfølgende gennemgås af formanden på et møde. På Roskilde Universitet foretager bestyrelsen en årlig selvevaluering med udgangspunkt i et spørgeskema. Formanden forestår undersøgelsen og udarbejder en rapport på baggrund heraf. Rapporten behandles som et lukket punkt på bestyrelsens sidste møde i december. Komitéen for god Selskabsledelse har en række anbefalinger til, hvorledes evaluering af arbejdet i bestyrelsen kan foregå (april 2010). Det anbefales, at der fastlægges en procedure, hvor bestyrelsens bidrag og resultater årligt evalueres, og at evalueringen forestås af formanden. Resultatet af evalueringen drøftes i bestyrelsen på et møde og fremgangsmåden oplyses i årsrapporten. Evalueringen kan foregå på mange måder, og processen bør drøftes i bestyrelsen, før den endeligt vedtages. Formanden/næstformanden kan gennemføre samtaler med de enkelte bestyrelsesmedlemmer eventuelt kombineret med et spørgeskema eller det kan ske ved en intern eller ekstern konsulent. Det skal drøftes, om der skal være anonymitet eller ej. Et spørgeskema kan indeholde følgende: 1. Deltagernes vurdering af bestyrelsens effektivitet og kompetence, opgaver og ansvar. 2. Deltagernes vurdering af formandens ledelse af møderne og ledelse mellem møderne. Det skal overvejes, om der i selvevalueringen skal ske en vurdering af samarbejdet med universitetets øverste ledelse. 17

18 Et spørgeskema kunne tage udgangspunkt i følgende spørgsmål: Vurdering af bestyrelsen Vurdering af specifikke emner Vurdering af mødemateriale Vurdering af bestyrelsesformanden Vurdering af rektor Vurdering af den øvrige øverste ledelse Det foreslås, at der på førstkommende bestyrelsesmøde tages en indledende drøftelse af proceduren for iværksættelse af en selvevaluering af bestyrelsens arbejde, og det foreslås, at selvevalueringen gennemføres af formanden på baggrund af et spørgeskema. Det foreslås endvidere, at bestyrelsen drøfter indholdet af et spørgeskema til endelig vedtagelse i bestyrelsen på mødet den 17. september 2012 og med gennemførelse af en selvevaluering i efteråret 2012, som formanden vil forelægge på bestyrelsens møde den 17. december 2012 som et lukket punkt, hvor alene bestyrelsens medlemmer deltager. Indstilling: Det indstilles til bestyrelsen, at bestyrelsen drøfter proceduren for indførelse af en selvevaluering af bestyrelsens arbejde forestået af formanden på baggrund af et spørgeskema. Det indstilles endvidere, at bestyrelsen drøfter indholdet af et spørgeskema, der kan endeligt vedtages på bestyrelsens møde den 17. september 2012 og herefter iværksættes en evaluering, som formanden vil forelægge på bestyrelsens møde den 17. december 2012 som et lukket punkt, hvor alene bestyrelsens medlemmer deltager. Referat af punktet: Lars Nørby Johansen indledte punktet med at understege, at det for ham er et vigtig og godt instrument og godt udgangspunkt for drøftelser i bestyrelsen. Der fremkom enkelte forslag til forbedringer, og disse indarbejdes i et nyt udkast, som behandles i bestyrelsen på mødet i september: Bedre opstilling af spørgeskemaet Spørgsmål omkring arbejdsprocesserne før under og efter mødet Spørgsmål omkring bestyrelsens kompetencer og hvordan, de kommer i spil. Med disse forslag godkendte bestyrelsen oplægget. Ad 10. Mødeplan for 2013 Sagsindhold: Der foreslås følgende mødedatoer for Syddansk Universitets bestyrelse i kalenderåret 2013: 18

19 Den 28. og 29. januar 2013 fra kl til kl (seminar) Den 29. april 2013 fra kl Den 16. september 2013 fra kl Den 16. december 2013 fra kl Endelige mødedatoer fastlægges på mødet. Medbring derfor egen kalender. Ledelsessekretariatet indkalder elektronisk til møderne. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen godkender mødedatoerne for Referat af punktet: Bestyrelsen godkendte oplægget og udbad sig at få mødedatoerne ud så hurtigt som muligt. Ad. 11. Eventuelt Intet. Ad 12. Orientering om status for ny vedtægt for Syddansk Universitet Sagsindhold: Styrelsen for Universiteter og Internationalisering har den 30. marts 2012 fremsendt bemærkninger til forslag til vedtægt for Syddansk Universitet indsendt den 9. marts Styrelsen har ganske få substantielle bemærkninger til indholdet, mens der er en række helt uproblematiske forslag. Nogle forslag kan helt afvises. Det forventes alene, at bemærkningerne vil trække processen lidt ud. Vedtægtsudvalget har fået forelagt bemærkningerne fra styrelsen og er enige i proceduren for det videre arbejde. Der vil blive igangsat en dialog med styrelsen, så den nye vedtægt kan blive godkendt så hurtigt som muligt og forventeligt i løbet af maj måned På direktionsmødet den 19. april 2012 har man drøftet implementeringen af den nye vedtægt. Det er hensigten, at de nye råd vil blive endeligt etableret i forbindelse med den ordinære valghandling, der finder sted i efteråret 2012 med funktionsperiode for de nye kollegiale organer fra den 1. januar I interimsperioden fra tidspunktet for godkendelsen af vedtægten og indtil udgangen af december 2012 har direktionen bestemt, at dekanerne fortsætter som formænd for de akademiske råd, og at de akademiske råd påtager sig den udvidede opgaveportefølje, der er beskrevet i 19

20 vedtægtsforslaget. Samtidig vælger de akademiske råd en repræsentant blandt de anerkendte forskere til universitetsrådet, der skal være etableret senest den 1. august Vedtægtsudvalget får til opgave at udarbejde en liste med forslag til rektor om, hvilke tre studerende og tre teknisk-administrative medarbejdere fra de nuværende akademiske råd, som skal udpeges af rektor til universitetsrådet i interimsperioden. Etableringen af institutråd afventer resultatet af det ordinære valg i september Før udskrivning af det ordinære valg skal Regler om valg ved Syddansk Universitet revideres, så reglerne også omfatter de nye kollegiale organer (universitetsråd, udvidet akademisk råd og institutråd) med de rette valggrupper m.v. Dette har været drøftet i vedtægtsudvalget, og der vil blive nedsat et udvalg bestående af medlemmer fra vedtægtsudvalget til at komme med forslag til ændrede valgregler til drøftelse og godkendelse i rektors valgudvalg med henblik på, at bestyrelsen ved skriftlig behandling før sommerferien kan godkende et nyt sæt regler om Valg ved Syddansk Universitet, så ordinært valg kan blive udskrevet i september Referat af punktet: Punktet blev flyttet til et åbent punkt, jf. kommentaren under dagsordenen. Bjarne Graabech Sørensen gav en kort status på arbejdet. Der afholdes et møde med ministeriet i den kommende uge, og herefter forventes de sidste mindre kommentarer og ændringer at blive behandlet. Jørgen Chr. Bang fremførte at det er vigtigt, at man i processen inddrager vedtægtsudvalget i det omfang, det er nødvendigt. Jens Oddershede henviste til den fremlagte proces og tilsluttede sig anbefalingen. Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Derefter afsluttede Lars Nørby Johansen mødet kl Lars Nørby Johansen formand / Merete Ruager referent 20