Referat 2014/01. Bestyrelsesmøde 28. januar 2014

Transkript

1 Boliger med kvalitet Bo42 St. Torv Rønne www. bo42.dk mail: bo42@bo42.dk tlf.: Referat 2014/01 Bestyrelsesmøde 28. januar 2014 Tilstede: Formand Helge Hansen (HH), Britta Hammer Sonne (BHS), Tina Andersen (TA), Flemming Thorsen (FT), Per Carlo Nilsson (PCN), Pernille Wedel (PW), Klaus Garberg (KG) og Morten Bech (MB), samt uden stemmeret forretningsfører Ebbe Frank (EF). Fraværende: Grete Sonne (GS). Dagsorden: Indledningspunkter: 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere organisationsbestyrelsesmøde. Beslutningspunkter: 3. Kredsvalg i 2. kreds BL Danmarks Almene Boliger, kandidat(er) og deltager(e). 4. Forvaltningsrevision; Kompetence- og ansvarsfordeling. 5. Formand- og næstformandsprofil i Bo Bestyrelsesseminar. 7. Nytårskur for bestyrelsen. 8. Miniarenaer, herunder samarbejdet med DBU/Bornholm og Bornholms Sport & Event. 9. Forvaltningsrevision; Opdatering af forskellige målsætninger og forretningsgange. 10. Afdeling 1, sammenlægning af matrikelnumre. 11. Afdeling 56, fremtidssikring. 12. Oprettelse af sideaktivitetsafdeling. 13. Forretningsfører, samtykke til tillidshverv. Orienteringspunkter: 14. Formanden orienterer. 15. Forretningsføreren orienterer. 16. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. Eventuelt. 1. Kommentarer til dagsorden og punkter til eventuelt. Der var ingen kommentarer til ovenstående dagsorden. Der var ingen punkter under eventuelt. 2. Godkendelse og underskrift af referat fra tidligere bestyrelsesmøde. Referatet nr blev enstemmigt godkendt og underskrevet af de tilstedeværende medlemmer. side 1 af 5

2 3. Kredsvalg i 2. kreds BL Danmarks Almene Boliger, kandidat(er) og deltager(e). HH fremlagde materiale om kredsvalgmøde, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Kredsvalgsmødet afholdes den 26. marts 2014, kl i Roskilde. Bo42 har 6 kredsdelegerede. HH sidder for nuværende som næstformand i kredsbestyrelsen i 2. Kreds i BL. HH er indstillet på at fortsætte i kredsbestyrelsen, og er samtidig indforstået med at stille sig til rådighed for næstformandsposten i 2. kreds, som samtidig medfører en bestyrelsespost i BL s hovedbestyrelse. Formelt er det den enkelte boligorganisation, som skal opstille de pågældende som kandidater. Det blev enstemmigt besluttet, at HH opstilles til kandidat til kredsvalget, herunder at HH opstilles som kandidat til posten som næstformand. Det blev enstemmigt besluttet at HH, TA, BHS, PCN og KG deltager som Bo42 s repræsentanter til kredsvalgmødet i 2. kreds. 4. Forvaltningsrevision; Kompetence- og ansvarsfordeling. HH fremlagde udkast til målsætning Kompetence- og ansvarsfordeling og forretningsgangene; Kompetenceoversigt, Kompetenceoversigt - Lejer/Udlejer-niveau og Kompetenceoversigt Beboerdemokrati-niveau. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF supplerede med at oplyse, at der primært er foretaget redaktionelle ændringer af dokumenterne, som blev godkendt første gang i Målsætning og forretningsgange blev gennemgået og drøftet. Målsætningen , samt forretningsgangene , og blev enstemmigt godkendt. 5. Formand- og næstformandsprofil i Bo42. HH fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen, og tilføjede at han og næstformanden indstillede til, at der bliver afholdt bestyrelsesseminar, hvor emnet kunne drøftes mere indgående. PW, der havde ytret ønske om at få punktet sat på dagsordenen, uddybede baggrunden og var enig i at emnet med fordel kunne drøftes mere indgående på et senere bestyrelsesseminar. Det blev enstemmigt besluttet at emnet vil blive drøftet på et kommende bestyrelsesseminar. 6. Bestyrelsesseminar. HH oplyste, at der tidligere har været afholdt seminar for bestyrelsen med ekstern undervisere fra BL, og tiden er måske inde til at afholde et nyt seminar. Der var blandt bestyrelsen fuld opbakning til afholdelse af et bestyrelsesseminar, og gerne i foråret og som et 12/12-møde fredag og lørdag, alternativ en lørdag. TA oplyste, at hun kunne deltage, såfremt det blev lagt i en ulige uge. Det blev enstemmigt besluttet at afholde et bestyrelsesseminar i foråret 2014, samt at HH og BHS står for det praktiske. side 2 af 5

3 7. Nytårskur for bestyrelsen. HH oplyste, at der er tradition for at der hvert år bliver afholdt en nytårskur i Bo42 for bestyrelsesmedlemmer og ledende medarbejdere med samlevere. Det blev enstemmigt besluttet at afholde nytårskuren på Di 5 Stâuerna, stue 5 den 28. februar 2014, kl Miniarenaer, herunder samarbejdet med DBU/Bornholm og Bornholm Sport Event. HH fremlagde baggrunden for punktet på dagsordenen. Der blev på mødet i december 2013 fremsat ønske om, at miniarenaerne i NordParken og Midgården blev sat på dagsordenen, da der stadig er problemer i relation til samarbejdet med DBU/Bornholm og Bornholm Sport Event. EF supplerede med at oplyse, at der er afholdt afleveringsforretning med Bornholms Sport Event (BSE), som ikke har fulgt op til fejl og manglerne på trods af vore henvendelser. EF har på ny rettet henvendelse til BSE og givet udtrykt for vore bekymringer ved et fortsat samarbejde med BSE. BSE oplyser nu, at der har været problemer med leverancen af træet, men at der er foretaget udskiftning til det aftalte træ, og der vil blive foretaget udskiftning af møtrikker, greb til efterspænd m.v. i løbet af denne uge. Det blev enstemmigt besluttet at forsætte samarbejdet med BSE forudsat at manglerne nu er udbedret, samt at EF overfor BSE skal give udtryk for stor utilfredshed med processen og samarbejdet. 9. Forvaltningsrevision; Opdatering af forskellige målsætninger og forretningsgange. EF fremlagde Målsætninger, handlingsplan og værdigrundlag, Målsætningsprogram generelt, Organisationsplaner, Organisationsdiagram Bo42, Organisationsplan pr. 1. januar 2014, Vedtægter generelt samt Etiske regler for rejser, kurser, gaver, honorarer m.v. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF supplerede med at oplyse, at udkastene til opdatering af de nævnte målsætninger og forretningsgange er udarbejdet som led i generel revurdering af nuværende målsætninger og forretningsgange fra De nævnte målsætninger og forretningsgange blev enstemmigt godkendt. 10. Afdeling 1, sammenlægning af matrikelnumre. HH fremlagde skrivelse, bemyndigelse til inddragelse af matrikelnummer. samt oversigtskort fra Landinspektørfirmaet TPC. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. EF supplerede med at oplyse, at sammenlægning af matrikelnumrene i Afdeling 1 sker som led i det forestående renoveringsprojekt i afdelingen. Sammenlægningen af matrikelnumre i Afdeling 1 blev enstemmigt vedtaget. side 3 af 5

4 11. Afdeling 56, fremtidssikring. EF fremlagde mailkorrespondance i relation til fremtidsanalyse, som var udsendt sammen med indkaldelsen. Bestyrelsen har tidligere besluttet at indhente tilbud fra Lejerbo på udarbejdelse af fremtidsrapport for Afdeling 6. Afdelingen er efterfølgende blevet sammenlagt med Afdeling 5 til Afdeling 56. EF supplerede med at oplyse, at der er indhentet nyt tilbud fra Lejerbo på rapport om fremtidssikring, som nu omfatter hele Afdeling 56 til samme pris som oprindelig aftalt for Afdeling 6 - kr inkl. moms. Tilbuddet fra Lejerbo blev enstemmigt godkendt. 12. Oprettelse af sideaktivitetsafdeling. EF fremlagde bilag om oprettelse af sideaktivitetsafdeling, aktuel lovgivning og eksempel på regnskab på sideaktivitet. Materialet var udsendt sammen med indkaldelsen. Vi forestår i højere og højere grad intern teknisk rådgivning for afdelinger i forbindelse med renoveringsprojekter og udfærdigelse af tilstandsrapporter, og omfanget er nu så stort at vi er nødsaget til at oprette en særskilt sideaktivitetsafdeling. Derudover har vi haft drøftelser om mulighed for overtagelse af administration og drift af ekstern ejendomsadministration. Det indstilles at der pr. 1. januar 2014 i Bo42 oprettes én sideaktivitetsafdeling til teknisk rådgivning og én sideaktivitetsafdeling for ekstern ejendomsadministration. Oprettelse af sidstnævnte sker dog kun, såfremt vi indgår aftale om ekstern ejendomsadministration. Indstillingen blev enstemmigt vedtaget. 13. Forretningsfører, samtykke til tillidshverv. HH oplyste, at det i forretningsførerens ansættelsesaftale fremgår, at EF ikke må påtage sig tillidshverv, uden forud indhentet samtykke fra bestyrelsen. EF er blevet opfordret til at opstille som formand for Socialdemokraterne Rønne/Hasle. Det blev enstemmigt besluttet at give EF samtykke til at påtage sig tillidshvervet. 14. Formanden orienterer. HH oplyste at det afholdte lokalkursus den 18. januar 2014 Gør afdelingsmødet til jeres eget! i eget regi havde været en succes, men det nåede ikke helt niveauet fra sidste år. at weekendkonferencen havde været en af de bedste, som han havde deltaget i. KG og PCN supplerede med deres oplevelse. Der var stor enighed om at det havde været en god konference. Orienteringen blev taget til efterretning. side 4 af 5

5 15. Forretningsføreren orienterer. EF oplyste, at der i Afdeling Svaneke, byggeafsnit Gryneparken indgås aftale om ændret pligt til særlig vedligeholdelse af visse have- og opholdsarealer, således at der tilknyttes ejendomsservice mod en lejestigning. Der er aftalt møde med afdelingsbestyrelsen den 6. februar at kommunalbestyrelsen har godkendt installation af røgalarmer i Afdeling 11, herunder låneoptagelse og lejestigning. at der endnu ikke er lavet en udstilling i montren i Rønne Bio, da der er nogle tekniske udfordringer. Der arbejdes nu hen imod en løsning uden tv-skærm/elektronisk fotoramme. Idéen lever fortsat på sigt. Bo42 s biografspot ophører medio marts Orienteringen blev taget til efterretning. 16. Orientering fra udvalg, bestyrelsesmedlemmer m.v. BHS opfordrede til at indkaldelser og bilag til bestyrelsesmøder fortsat udsendes pr. mail foruden at de lægges i Dropbox. BHS så gerne, at bestyrelsesmedlemmerne kan vælge mellem at få stillet ipad eller pc med printer til rådighed for bestyrelsesarbejdet i Bo42. Der var ikke orienteringer fra de øvrige bestyrelsesmedlemmer. Orienteringerne blev taget til efterretning. Eventuelt. Næste møde er den 4. marts 2014 kl Dagsordenens punkter var udtømt og mødet afsluttet kl HH takkede for god ro og orden. Rønne, den 4. marts Bestyrelsen: side 5 af 5