GENERALFORSAMLING år 2011 SKJOLDHØJPARKENS GRUNDEJER FORENING

Transkript

1 GENERALFORSAMLING år 2011 Hermed indkaldes til ordinær generalforsamling iflg. vedtægternes 4 i SKJOLDHØJPARKENS GRUNDEJER FORENING Mandag den 28. marts 2011 kl i Sognegården, Jernaldervej 425, 8220 Brabrand Dagsorden: Bestyrelsen 7 Valg af formand 1 Valg af dirigent Jesper Kolling Andersen modtager valg 2 Formandens beretning 8 Valg af bestyrelsesmedlem 3 Årsrapport til godkendelse Lene Moeskjær modtager valg 4 Forslag om 3 gartnere og forhøjelse af kontingent Valg af 2 suppleanter (se side 16) 9 Valg af revisor 5 Bestyrelsens forslag til budget for Eventuelt 6 Fastsættelse af kontingent for 2011 Praktiske oplysninger: Årsrapporten skal medbringes og anvendes som adgangskort og som kontrol til udlevering af stemmeseddel. Er et medlem forhindret i at deltage i generalforsamlingen, kan man dog gøre sin indflydelse gældende, idet man enten kan overlade til den siddende bestyrelse eller til et andet medlem af foreningen at udnytte sin stemme i form af en fuldmagt, som er påtrykt side 2. Indhold: side side 1 Indkaldelse 6 og 7 Balance Fuldmagt 8 til 11 Noter til Ledelsesberetning 12 til 14 Budget Revisionspåtegning 15 Til opslagstavlen 5 Årsrapport Indkomne forslag. SIDE 1

2 FULDMAGT Undertegnede medlem nr. (se nr. på adresselabelen) Giver herved der også er medlem af grundejerforeningen eller bestyrelsen (sæt kryds) fuldmagt til at afgive stemme for mig på generalforsamlingen den 28. marts 2011 Tilst, den 2011 underskrift SIDE 2

3 LEDELSESBERETNING Årets resultat viser et overskud på 6 t. kr. mod et budgetteret overskud på 743 t.kr. Der har været ekstraordinære udgifter bl.a. grundet vejret og en ekstra sommermand.. Der vil blive redegjort for disse overskridelser i bemærkningerne til noterne nedenfor. Note 3. Arealomkostninger Vore maskiner har bestilt ekstraordinært meget p.g.a. vinteren først og sidst på året. Dette har resulteret i flere udgifter til vedligeholdelse. Endvidere har den strenge vinter medført ekstra udgifter til salt, sand og fremmedhjælp. Der er endvidere i snerydning en ekstra udgift på ca. 51 t.kr., da vi for en gangs skyld har måttet honorere overarbejde med kontanter. D.v.s at snerydning i realiteten har kostet 340 t.kr. mod budgetteret 40 t.kr. Konto for vejbrønde og stier m.m. er også overskredet. Der har i årets løb været mange fejl og mangler på vore vejbrønde, hvor vi har måttet hyre fremmed hjælp til afhjælpning. Brøndene stammer helt fra områdets anlæggelse i Note 6. Finansiering Vor likviditet i 2010 har ikke været så god, hvorfor vore renteudgifter til banken har andraget 4 t.kr. Medens rabatter og rykkergebyrer har bidraget med 10,7 t.kr. Note 8, Tilgodehavende kontingent. Det drejer sig om tilgodehavender for alle 4 kvartaler i Ét enkelt medlem skylder for 3 kvartaler, medens en anden skylder for 2 kvartaler. Alt er sendt til inkasso med efterfølgende fogedforretning. Note 9 Anlægsaktiver. Der har været en tilgang i året på 316 t.kr. og en afgang på 209 t.kr. til oprindelig kostpris, således at der ultimo 2010 er bogført værdi af maskiner, legeredskaber og skilte på t.kr. Der er anskaffet følgende i 2010: Giant Minilæsser til 238 t.kr. samt et klippebord til 20 t.kr. Endvidere er John Deere og Holder traktorerne blevet forsynet med luftaffjedrede sæder til i alt 37 t.kr. Holder traktoren er også blevet opdateret til en pris af 22 t.kr. Ejendommen, Fejøvænget 33, har fået nye vinduer og gavle m.v. så ejendommens bogførte værdi er steget til 743 t.kr. Note 11 Egenkapitaler Egenkapitalen (eksluvis vejkontoen) er faldet, hvilket skyldes forøgede udgifter til arealomkostninger, først og fremmest snerydning, vejbrønde og stier m.m. Forøgelsen andrager 684 t.kr. og influerer selvsagt på årets overskud, hvorved egenkapitalen forrringes tilsvarende. Der skal stadig overføres til vejkontoen også i Hvilkert indstilles til generalforsamlingen. År Nyanskaffelser. Der er sidst i 2010 bestilt en grusspreder til påmontering på Holderen. Dette i stedet for en efterløber, som har vist sig utilstrækkelig. Årets resultat Bestyrelsen foreslår at årets resultat overføres til egenkapitalen, medens den budgetterede overførsel til vejkontoen på 508 t.kr. effektueres Jesper K. Andersen, formand Tilst, den 10. januar 2011 Erling C. Larsen, kasserer Lene Moeskjær Søren Myrhøj Ole Thorup John Henri Slej, forretningsfører SIDE 3

4 REVISIONSPÅTEGNING Til medlemmerne i Skjoldhøjparkens Grundejerforening Vi har revideret årsregnskabet for Skjoldhøjparkens Grundejerforening for regnskabsåret 1. Januar December 2010 omfattende anvendt regnskabspraksis, resultatopgørelse, balance og noter samt ledelsesberetningen. Årsregnskabet og ledelsesberetningen udarbejdes efter vedtægterne. Ledelsens ansvar for årsregnskabet og ledelsesberetningen. Ledelsen har ansvaret for at udarbejde og aflægge et årsregnskab, der giver et retvisende billede i overensstemmelse med vedtægterne, og en ledelsesberetning, der indeholder en retvisende redegørelse i overensstemmelse med vedtægterne. Dette Ansvar omfatter udformning, implementering og opretholdelse af af interne kontroller, der er relevante for at udarbejde og aflægge et årsregnskab og en ledelsesberetning uden væsentlig fejlinformation, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl, samt valg og anvendelse af en hensigtsmæssig regnskabspraksis og udøvelse af regnskabsmæssige skøn, som er rimelige efter omstændighederne. Revisors ansvar og den udførte revision Vores ansvar er at udtrykke en konklusion om årsregnskabet og ledelsesberetningen på grundlag af vores revision. Vi har udført vores revision i overensstemmelse med danske revisionsstandarder. Disse standarder kræver, at vi lever op til etiske krav samt planlægger og udfører revisionen med henblik på at opnå høj grad af sikkerhed for, at årsregnskabet og ledelsesberetningen ikke indeholder væsentlig fejlinformation. En revision omfatter handlinger for at opnå revisionsbevis for de beløb og oplysninger der er anført i årsregnskabet og ledelsesberetningen. De valgte handlinger afhænger af revisors vurdering, herunder vurderingen af risikoen for væsentlig fejlinformation i årsregnskabet og ledelsesberetningen, uanset om fejlinformationen skyldes besvigelser eller fejl. Ved risikovurderingen overvejer revisor interne kontroller, der er relevante for virksomhedens udarbejdelse og aflæggelse af et årsregnskab, der giver et retvisende billede, samt for udarbejdelse af en ledelsesberetning, der indeholder en retvisende redegørelse, med henblik på at udforme revisionshandlinger, der er passende efter omstændighederne, men ikke med det formål at udtrykke en konklusion om effektiviteten af virksomhedens interne kontrol. En revision omfatter endvidere stillingtagen til, om den af ledelsen anvendte regnskabspraksis er passende, om de af ledelsen udøvede regnskabsmæssige skøn er rimelige, samt en vurdering af den samlede præsentation af årsregnskabet og ledelsesberetningen. Det er vores opfattelse, at det opnåede revisionsbevis er tilstrækkeligt og egnet som grundlag for vores konklusion. REVISIONEN HAR IKKE GIVET ANLEDNING TIL FORBEHOLD Konklusion: Det er vores opfattelse, at årsregnskabet giver et retvisende billede af foreningens aktiver, passiver og finansielle stilling pr. 31.december 2010 samt af resultatet af foreningens aktiviteter for regnskabsåret 1. januar - 31 december 2010 i overensstemmelse med vedtægterne, samt at ledelsesberetningen indeholder en retvisende redegørelse i overensstemmelse med vedtægterne. Supplerende oplysninger vedr. andre forhold Vi har ikke revideret budgetterne og kan derfor ikke give nogen udtalelse herom. Århus, den 10. januar 2011 BDO, Statsautoriseret revisionsaktieselskab Steen Pedersen, Statsautoriseret revisor SIDE 4

5 ÅRSRAPPORT 2010 DRIFTSREGNSKAB Regnskab Regnskab Budget 2009 NOTE ,00 KONTINGENTINDTÆGTER , ( ,33) PERSONALEUDGIFTER 2 ( ,52) ( ) ( ,87) AREALOMKOSTNINGER 3 ( ,14) ( ) ( ,47) ADMINISTRATIONSOMK. 4 ( ,82) ( ) ,33 PRIMÆRT DRIFTSRESULTAT , ( ,43) AFSKRIVNINGER 5 ( ,52) ( ) 2.699,27 FINANSIERING ,41 (1.200) ,17 DRIFTSRESULTAT , ( ,20) EJENDOMSOMKOSTNINGER 7 (95.695,79) (92.300) ,00 GEVINST VED SALG AF DRIFTSMIDLER , ,97 ÅRETS RESULTAT 6.417, DER FORESLÅS ANVENDT SÅLEDES: ,00 OVF. TIL VEJKONTO , ,97 OVF. TIL FRI EGENKAPITAL ( ,38) , , SIDE 5

6 BALANCE PR AKTIVER NOTE ,79 KASSEBEHOLDNING 2.407, ,56 BANK-DRIFTSKONTI 1.042, ,00 DIV. TILGODEHAVENDER , ,35 OMSÆTNINGSAKTIVER I ALT 6.795,57 ANLÆGSAKTIVER ,91 MASKINER OG SKILTE M.M , ,19 FAST.EJD. EJD.VÆRDI 1.200,000 kr , ,10 ANLÆGSAKTIVER I ALT ,39 AKTIVER VEJVEDLIGEHOLDELSE ,72 BANKER , ,00 TILGODEHAVENDE FORENINGEN M.V , ,72 AKTIVER VEJKONTOEN , ,17 AKTIVER I ALT ,10 SIDE 6

7 BALANCE PR PASSIVER NOTE KORTFRISTET GÆLD ,00 SKYLDIG SKAT OG AM-BIDRAG , ,20 SKYLDIG ATP 2.595, ,96 SKYLDIGE OMKOSTNINGER , ,00 SKYLDIG OVF. TIL VEJKONTO M.V ,00 - GÆLD TIL VEJKONTOEN , ,10 BANK DRIFTSKTO. (MAX 500 T.KR.) , ,32 SKYLDIGE FERIEPENGE , ,00 FORUDBETALT KONTINGENT 4.830, ,58 KORTFRISTET GÆLD I ALT ,40 LANGFRISTET GÆLD ,04 DLR , ,04 LANGFRISTET GÆLD I ALT ,11 EGENKAPITAL - FORENINGEN ,83 EGENKAPITAL ,45 EGENKAPITAL - VEJVEDLIGEHOLDELSE ,31 PRIMO EGENKAPITAL , ,00 OVF. FRA FORENINGEN (SGF) , ,18 INDTJENTE RENTER 96, ,18 KURSREG. OBLIGATIONER - (492,47) DEPOTGEBYR, KURTAGE, OMK. - ( ,48) VEDLIGEHOLDELSE (8.701,25) ,72 EGENKAPITAL-VEJKONTOEN , ,17 PASSIVER i alt ,10 SIDE 7

8 Regnskab NOTER TIL DRIFTEN Regnskab Budget KONTINGENTINDTÆGTER NOTE ,00 1. RATE 1016 MEDLEMMER À 620 KR , ,00 2. RATE 1016 MEDLEMMER À 615 KR , ,00 3. RATE 1016 MEDLEMMER À 705 KR , ,00 4. RATE 1016 MEDLEMMER À 700 KR , ,00 KONTINGENT I ALT , PERSONALEUDGIFTER NOTE 2 ( ,99) LØNNINGER ( ,83) ( ) (61.830,51) DIVERSE OFFENTLIGE UDGIFTER (70.235,07) (64.660) (12.771,94) FERIEPENGE GARTNERE (1.510,76) - (23.715,89) PERSONALEOMKOSTNINGER (25.093,86) (28.800) ( ,33) PERSONALE I ALT ( ,52) ( ) AREALOMKOSTNINGER NOTE 3 ( ,51) MASKINVEDLIGEHOLDELSE ( ,76) (50.000) ( ,34) MATERIALER-DRIVMIDLER ( ,27) (91.400) (27.980,78) ASSURANCE +VÆGTAFGIFT (29.619,03) (29.800) (65.075,41) FEJNING-UKRUDTSBEKÆMPELSE (56.841,19) (70.000) (18.391,65) VEJBRØNDE - OPRENSNING (83.327,63) (20.000) (58.555,52) SNERYDNING ( ,64) (40.000) (92.841,66) LEGEPLADS/AREALER/STIER/GRENPLADS ( ,37) ( ) (8.785,00) HÆRVÆRK (13.030,25) (18.500) ( ,87) AREALOMKOSTNINGER I ALT ( ,14) ( ) SIDE 8

9 Regnskab NOTER TIL DRIFTEN Regnskab Budget ADMINISTRATION NOTE 4 (26.331,72) KONTORHOLD (20.975,47) (26.200) (36.860,10) IT-UDGIFTER/KONTINGENTOPKR. M.M. (42.046,03) (40.200) (31.173,25) MØDER + DIVERSE (43.959,44) (37.000) (13.071,00) ASSURANCE (13.683,00) (12.000) (10.742,50) REVISION, ADVOKAT (19.349,79) (13.000) (4.825,00) SKJOLDHØJPOSTEN (6.251,25) (5.000) (17.805,90) GENERALFORSAMLING (17.553,84) (17.000) (56.000,00) BESTYRELSESHONORAR (56.000,00) (56.000) ( ,47) ADMINISTRATION I ALT ( ,82) ( ) AFSKRIVNINGER NOTE 5 (15,00) MEDLEMSKONTINGENT (2.070,00) ,17 GEV./TAB PÅ SOLGTE AKTIVER (10.541,73) - (58.420,93) SKILTE OG LEGEPLADSER (55.994,04) (55.008) ( ,67) MASKINER OG INVENTAR ( ,75) ( ) ( ,43) AFSKRIVNINGER I ALT ( ,52) ( ) FINANSIERING NOTE 6 (5.854,71) RENTER- BANK-OBLIGATIONER (4.016,45) (8.800) 7.053,98 RABATTER 7.000, ,00 RYKKERGEBYR OG RENTER 3.206, ,27 FINANSIERING I ALT 6.190,41 (1.200) SIDE 9

10 Regnskab NOTER TIL DRIFTEN Regnskab Budget EJENDOMSOMKOSTNINGER NOTE 7 (46.861,48) RENTER (26.888,01) (50.000) (10.402,93) EJENDOMSSKAT (11.073,64) (10.000) (3.726,00) FORSIKRING (3.726,00) (3.800) (2.042,85) EL (2.954,01) (3.500) (9.984,41) VARME (12.060,34) (10.000) (2.427,39) VAND (1.616,79) (2.500) (764,49) RENOVATION (1.308,90) (1.000) (78.408,17) VEDLIGEHOLDELSE (33.800,90) (10.000) (1.923,48) RENGØRINGARTIKLER (2.267,20) (1.500) ( ,20) EJENDOMMEN I ALT (95.695,79) (92.300) NOTER TIL BALANCE DIV. TILGODEHAVENDER NOTE ,00 TILGODEHAVENDE KONTINGENT 3.345, ,00 TILGODEHAVENDER I ALT 3.345,00 ANLÆGSAKTIVER NOTE ,42 ANSKAFFELSESSUM , ,63 TILGANG I REGNSKABSÅRET ,93 ( ,00) AFGANG I REGNSKABSÅRET ( ,00) ,05 ANSKAFFELSESSUM ,98 ( ,71) SAMLEDE AFSKRIVNINGER PR ( ,14) ,17 AF- OG OPSKRIVNINGER PÅ AFHÆNDEDE AKTIVER ,00 ( ,60) ÅRETS AF-OG NEDSKRIVNINGER ( ,52) ( ,14) AF- OG NEDSKRIVNINGER I ALT PR ( ,66) ,91 BOGFØRT VÆRDI DEN ,32 SIDE 10

11 NOTER TIL BALANCE SKYLDIGE OMKOSTNINGER NOTE ,21 KUWAIT PETROLEUM A/S , ,00 LØNSUM 4. KVT ,00 743,25 AES OG AER 4. KVT ,31 0,00 SALTLEVERING DECEMBER , ,50 POUL RYE MASKINER-SNERYDNING , ,00 REVISOR , ,96 SKYLDIGE OMKOSTNINGER I ALT ,30 EGENKAPITAL 2010 NOTE 11 BUNDET TIL FINANSIERING AF EJENDOM OG FÆLLESOMRÅDE: ,81 SALDO PR ,81 0 ÅRETS BINDING I EJENDOMMEN , ,81 SALDO PR , ,07 FRI EGENKAPITAL: ,05 SALDO PR , ,97 RESULTAT ,62 ( ,00) OVF. TIL VEJKONTOEN ( ,00) - OVF. TIL EJENDOMMEN ( ,26) ( ,62) ,83 EGENKAPITAL I ALT ,45 Egenkapitaler (Foreningen og Vejkonto) i hele kr SIDE 11

12 BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 2011 REGNSKAB NOTE BUDGET ,00 KONTINGENTINDTÆGTER ( ,52) PERSONALEOMKOSTNINGER 2 ( ) ( ,14) AREALOMKOSTNINGER 3 ( ) ( ,82) ADMINISTRATIONSOMKOSTN. 4 ( ) ,52 PRIMÆRT DRIFTSRESULTAT ( ,52) AFSKRIVNINGER ( ) 6.190,41 FINANSIERING (700) ,41 DRIFTSRESULTAT (95.695,79) EJENDOMSOMKOSTNINGER 5 (80.750) ,00 EKSTRAORD.INDT./ UDG ,62 ÅRETS RESULTAT DER FORESLÅS ANVENDT SÅLEDES: ,00 OVF. TIL VEJKONTOEN ( ,38) OVF. TIL FRI EGENKAPITAL , KONTINGENT PR. PARCEL 2011 kr 2.640,00 PRO ANNO kr kr 500,00 HERAF OVF. TIL VEJKONTO kr 500 kr 2.140,00 TIL DRIFT I FORENINGEN kr Kontingent pr. parcel i hele kroner Kontingentet er steget med kr., fra år 2000 til og med år 2011 Det er i gennemsnit 113 kr. om året ( eller ca. 9,50 kr. om måneden.) NOTER-BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 2011 SIDE 12

13 REGNSKAB BUDGET KONTINGENTINDTÆGTER NOTE ,00 1. RATE À KR ,00 2. RATE À KR ,00 3. RATE À KR ,00 4. RATE À KR ,00 KONTINGENT I ALT PERSONALEUDGIFTER NOTE 2 ( ,83) LØNNINGER ( ) (70.235,07) DIVERSE OFFENTLIGE UDGIFTER (77.500) (1.510,76) FERIEPENGE GARTNERE - (25.093,86) PERSONALEOMKOSTNINGER (27.600) ( ,52) PERSONALE I ALT ( ) AREALOMKOSTNINGER NOTE 3 ( ,76) MASKINVEDLIGEHOLDELSE ( ) ( ,27) MATERIALER-DRIVMIDLER ( ) (29.619,03) ASSURANCE+VÆGTAFGIFT (34.000) (56.841,19) FEJNING-UKRUDTSBEKÆMPELSE (60.000) (83.327,63) VEJBRØNDE (20.000) ( ,64) SNERYDNING ( ) ( ,37) LEGEPLADS/AREALER/STIER/GRENPLADS ( ) (13.030,25) HÆRVÆRK (10.000) ( ,14) AREALOMKOSTNINGER I ALT ( ) REGNSKAB BUDGET SIDE 13

14 NOTER-BUDGET FOR REGNSKABSÅRET 2011 ADMINISTRATION NOTE 4 (20.975,47) KONTORHOLD-TLF-PORTO (25.700) (42.046,03) IT-UDGIFTER/KONTINGENTOPKR. M.M. (39.500) (43.959,44) MØDER+DIVERSE (37.100) (13.683,00) ASSURANCE (11.000) (19.349,79) REVISION-ADVOKAT (15.000) (6.251,25) SKJOLDHØJPOSTEN (7.500) (17.553,84) GENERALFORSAMLING (18.000) (56.000,00) BESTYRELSESHONORAR (56.000) ( ,82) ADMINISTRATION I ALT ( ) admin. 8% vejkto 18% ejendom 3% personale 34% afskrivninger 15% areal 22% Budgetteret fordeling af udgifter i 2011 EJENDOMSOMKOSTNINGER NOTE 5 (26.888,01) RENTER (32.000) (11.073,64) EJENDOMSSKAT (12.000) (3.726,00) FORSIKRING (4.000) (2.954,01) EL (4.000) (12.060,34) VARME (12.000) (1.616,79) VAND (3.000) (1.308,90) RENOVATION (1.350) (33.800,90) VEDLIGEHOLDELSE (10.000) (2.267,20) RENGØRINGSARTIKLER (2.400) (95.695,79) EJENDOMMEN I ALT (80.750) HENVENDELSER OM VAND, FJERNVARME, RENOVATION, STI- OG VEJBELYSNING SIDE 14

15 SAMT ELFORSYNING AFFALD OG VARME AffaldVarme Århus BAUTAVEJ 1, 8210 ÅRHUS V. TLF mail: AFFALDVARME@AARHUS.DK VAND OG SPILDEVAND ÅRHUS VAND A/S BAUTAVEJ 1, 8210 ÅRHUS V. TLF mail: AAHUSVAND@AARHUSVAND.DK STI- OG VEJBELYSNING VERDO AGERSKELLET 7, 8920 RANDERS NV FEJLMELDING PÅ TLF ELLER MAIL: info@verdo.dk ELFORSYNING GALTEN ELVÆRK SMEDESKOVVEJ 55, 8464 GALTEN TLF GENBRUGSSTATION SINTRUPVEJ 57, 8220 BRABAND ÅBNINGSTIDER: MANDAG - FREDAG KL KL. 18 LØRDAG KL KL. 17 SØN- OG HELLIGDAGE KL KL. 17 Indkomne forslag: SIDE 15

16 Til behandling før bestyrelsens forslag til budget og kontingentfastsættelse: Forslag fra Enøvænget 60, Niels Rask Nielsen Kontingentet forhøjes med kr. 250,00 i 2011 og skal resultere i fremtidig ansættelse af gartner nr. 3. Hvis det ikke kan bære en gartnerløn, så større forhøjelse. Begrundelse: Efter forslagsgivers mening er der arbejde nok til 3 gartnere. Derved kan området blive bedre vedligeholdt. Bl.a. : De skrå græskanter klippes noget oftere, tilplantning af skrænter, hvor det er svært at slå græs, oftere fejning på bolig- og stamveje efter græsslåning. BESTYRELSE ÅR 2010 FORMA D Jesper K. Andersen Strynøvænget 40 Tlf mail: formand@skjoldhoj.dk KASSERER Erling C. Larsen Drejøvænget 30 Tlf mail: erla@stofanet.dk BESTYRELSESMEDLEMMER Lene Moeskjær Drejøvænget 62 Tlf mail: moeskjaer@stofanet.dk Søren Myrhøj Orøvænget 17 Tlf mail: myrhoj@mail.tele.dk Ole Thorup Rømøvænget 8 Tlf mail: ot.thorup@stofanet.dk FORRET I GSFØRER John Henri Slej Halmøvænget 5 tlf mail: slej@stofanet.dk FORENINGENS KONTOR M.V. Fejøvænget 33, tlf SIDE 16