Rapportering for 2. kvartal Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa

Transkript

1 Rapportering for 2. kvartal 2016 Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa 1

2 Indhold 1. Indledning Kortfattet status Overblik Økonomi Tid Kvalitet Risiko Rapportering Byggeriets fremdrift Projektets økonomi Risikovurdering Nye risici, i forhold til sidste rapportering Udgåede risici, i forhold til sidste rapportering Økonomiske konsekvenser af risici Håndtering af anbefalinger i den uvildige risikovurdering for 1. kvartal Uddybning af risici Risiko for overskridelse af anlægsbudget ved licitation Sammenfald af udbud Forskel i bygge- og PL-indeks Sikkerheden i anlægsoverslaget Risiko for klager ved udbud Manglende fundraising til uderum i Familiehuset Styringsmanualen Kvalitet og indhold Bilag Bilag 1 tidsmæssig fremdrift Bilag 2: Oversigt over disponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt Bilag 4.2 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Fase

3 1. Indledning Denne rapport omhandler kvalitetsfondsprojektet for om- og udbygning af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Projektet er opdelt i Fase 1 og Fase 2. Fase 1 består bl.a. af fælles akutmodtagelse, familiehus, hjertemedicinsk ambulatorium, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Fase 2 består bl.a. af behandlingsområder med sengestuer og ambulatorier, intensivklinik, laboratorier og kliniske kontorarealer. Kvalitetsfondsprojektet er en del af en større omlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde ud i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa, samt en reduktion af sygehuset i Sønderborg, der derpå fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojektets Fase 1 har Region Syddanmark, for egne midler, opført et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. Det projekt er ikke en del af nærværende rapport. Der har dog været samarbejdsflader til kvalitetsfondsbyggeriet, i relation til de tekniske sammenbygninger, samt de fremtidige kontaktflader i driften. Fase 1 og psykiatriens byggeri er begge afsluttet. 2. Kortfattet status 2.1. Overblik Som det fremgår af Figur 1 er Fase 1 uændret markeret grøn på alle parametre, da projektet er afsluttet og ibrugtaget, og de uafklarede forhold omkring tvister med totalrådgiver og entreprenør er overgået til Fase 2. Vurderingen af Fase 2 er uændret på alle parametre. Dog noteres der stadig indenfor den gule markering - en forværring vedr. økonomi, idet det opdaterede, foreløbige anlægsoverslag for hovedprojektet udviser en større overskridelse af budgettet, end det var tilfældet for projektforslaget. Den beregnede budgetoverskridelse kan dog stadig håndteres indenfor projektets opgjorte besparelsesmuligheder og reserver. Figur 1: Projektets status Samlet status Fase 1 Fase 2 Økonomi Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret 2.2. Økonomi Økonomien er uændret markeret gul for Fase 2, men forholdet er forværret siden 1. kvartal, jf. ovennævnte forklaring Tid Tid Fase 2 er uændret markeret grøn, da projektet er indenfor rammerne af tidsplanen afspejlet i bilag 1. 3

4 2.4. Kvalitet Kvalitet på Fase 2 er uændret markeret grøn Risiko Risikostyringen i kvartalsrapporten bruges til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter, samt på tid og kvalitet. Kvantificeringen af risikobilledet på Fase 2 udgør med udgangen af 2. kvartal 2016 ca. 29,4 mio. kr., hvilket er en forværring i forhold til 20,7 mio. kr. i 1. kvartal Ændringen skyldes primært at anlægsoverslaget er opdateret til hovedprojektniveau. De højest rangerende risici på Fase 2: Risiko for overskridelse af anlægsbudget Sammenfald af udbud (mange byggeprojekter i gang, både sygehuse og øvrige) Forskel i udvikling i byggeomkostningsindeks og PL-indeks 3. Rapportering 3.1. Byggeriets fremdrift Fase 2 Ultimo maj har totalrådgiver afleveret hovedprojekt til bygherres granskning. Primo juni 2016 har Aabenraa Kommune meddelt byggetilladelse for fase 2 projektet. Bygherre har gennem en 4-ugers periode gennemført både intern og ekstern granskning, hvorefter kommentarerne er meddelt til totalrådgiver for opretning af projektet. Oprindelig var det planen, at Styregruppen skulle godkende hovedprojektet d. 5. juli. Henset til omfang og indhold af bygherres kommentarer til hovedprojektet, samt ønske om at udnytte tiden bedst muligt i forhold til den politiske kalender, blev det imidlertid primo juni besluttet at holde to ekstra styregruppemøder, således at hovedprojektet behandles af Styregruppen tre gange inden godkendelsen, som kunne udskydes til efter sommerferien uden at ændre på tidsplanen for udbud. Totalrådgiver og projektafdeling arbejder således på færdiggørelse af hovedprojektet til godkendelse i Styregruppen den 11. august 2016, således prækvalifikation og udbud kan gennemføres i efteråret som planlagt. Tidsplanen fremgår af bilag 1. Tid er markeret grøn, idet tidsplanen svarer til den forventede byggetid. 4

5 Ovenstående S-kurve viser den økonomiske fremdrift for Fase 2 projektet. Ovenstående S-kurve viser byggeriets økonomiske fremdrift for hele projektet i Aabenraa Projektets økonomi Fase 2 Efter overførsel af mindreforbruget i Fase 1, samt bevilling vedr. legeplads, var den økonomiske ramme i 4. kvartal 2015 på 738,3 mio. kr. (løbende priser). Efter nye pl-indeks i juni 2016 er den økonomiske ramme med udgangen af 2. kvartal 2016 på 754,8 mio. kr. (løbende priser). Hovedprojektets anlægsoverslag er med udgangspunkt i byggeomkostningsindeks 1. kvartal 2016 af totalrådgiver foreløbigt opgjort til 458,6 mio. kr. Dette tal skal kvalificeres frem til styregruppemødet i august. Den sammenlignelige økonomiske ramme for håndværkerudgifterne udgør 436,2 mio. kr. idet der ikke er korrigeret for nylig indeksering. Indeks for anlægsoverslaget og indeks for håndværkerudgifterne passer på den måde sammen. 5

6 Med denne forudsætning overskrider hovedprojektets anlægsoverslag således budgettet med 22,4 mio. kr. foreløbigt kalkuleret. Change Request kataloget lyder på i alt 71,1 mio. kr. brutto. Opmærksomheden henledes dog på, at alle besparelsesforslag ikke kan bringes i anvendelse samtidigt, da nogle forslag udelukker hinanden. Nettoværdien af Change Request kataloget er 48,2 mio. kr., hvilket anvendes i vurdering af reserverne. Derudover har Styregruppen, i lyset af det fremlagte foreløbige anlægsoverslag på hovedprojektet, på mødet i juni bedt totalrådgiver identificere mulige yderligere besparelser udover Change Request kataloget. De relevante besparelser, som primært er af æstetisk karakter, såsom ændring af et udvendigt glasværn til et stålværn, eller ændring af en forsatsvæg af asketræfiner til en malet overflade, indarbejdes i tilbudslisten, for entreprenørernes prissætning heraf. På den måde sikres handlemuligheder i udbudsprocessen i samme størrelsesorden, som den varslede overskridelse af anlægsbudgettet. Indtil der foreligger en endelig prissætning af projekt og besparelser ved licitation, afventer imidlertid iværksættelse af eventuelle besparelsestiltag. Hvis det bliver nødvendigt at gøre brug af nogle besparelser i Change Request kataloget efter licitation, så vil det betyde, at (nødvendige) arealer eller funktioner skal reduceres. Tvister fra Fase 1 Følgende 3 udeståender vedr. Fase 1 håndteres økonomisk under Fase 2: - Krav og modkrav, totalrådgiver - RCMS (anlæg til personbeskyttelse mod fejlstrøm), entreprenør - Kølegård, entreprenør/totalrådgiver Krav og modkrav, totalrådgiver Region Syddanmark har primo maj 2016 indgivet klageskrift til Voldgiftsretten for Bygge og Anlæg angående tvisterne med Totalrådgiver 1. Tvisterne består i uenighed om honorarets størrelse (herunder manglende udligning af kreditnota), rådgiveransvar for ekstraomkostninger relateret til det store antal fejl og mangler i projektet, samt ekstrabetaling til entreprenører for udokumenteret forlænget byggetid. Krav mod totalrådgiver er indarbejdet i opgørelsen over krav og modkrav, som styregruppen behandlede i 1. kvartal. Voldgiftsretten har berammet svarfristen for Totalrådgiver Fase 1 til ultimo september RCMS (anlæg til personbeskyttelse mod fejlstrøm) Der kører fortsat en voldgiftssag mod bygherre om påstået meromkostning for entreprenøren for udførelse af udbudt RCMS-anlæg. Sagen var berammet til hovedforhandling den 13. og 14. juni 2016, men grundet modtagelse af supplerende/korrigeret svarskrift fra entreprenøren primo maj, har Region Syddanmark begæret udsættelse af hovedforhandlingen, for at kunne nå at svare fyldestgørende. Der er stillet forslag om hovedforhandling ultimo november 2016, hvilket Region Syddanmark har tiltrådt, men der udestår p.t. Voldgiftsnævnets bekræftelse af ny dato til hovedforhandlingen. Vurderingen er fortsat, at entreprenøren ikke vil kunne opnå medhold i sit rejste krav. Sagen er dog trods alt fortsat behæftet med en procesrisiko, hvorfor den stadig indgår i beregningen af krav og modkrav. 6

7 Kølegård Entreprenøren har udbedret de konstaterede fejl i forbindelse med etablering af pumpekapacitet og kølestyring i kølegård, og der er gennemført afleveringsforretning på arbejdet. Der er fremsendt faktura, som bygherren har afvist, idet det fortsat fastholdes, at fejlretningen er entreprenørens ansvar. Omkostningen er medtaget i opgørelsen af krav/modkrav, da der er risiko for, at det munder ud i en tvist. Økonomien for Fase 2 vurderes fortsat at være gul, idet forskydningerne siden 1. kvartal 2016 kan holdes indenfor de disponible reserver. Økonomien for Fase 2 er imidlertid fortsat under observation på grund af usikkerheden omkring resultatet af tvister fra Fase 1, samt det høje foreløbige anlægsoverslag for hovedprojektet. Totalrådgiver har, som tidligere nævnt, på Styregruppens opfordring, identificeret mulige yderligere besparelser udover Change Request kataloget. Grundet indeksering er reserverne øget fra i 1. kvartal 2016 til 2. kvartal Puljen til uforudseelige udgifter er i alt 44,4 mio. kr. (+ 1 mio.), og der er 39 mio. kr. i risikopuljen (+0,9 mio.). Til reserven skal lægges mulige besparelser i change request kataloget på i alt 48,2 mio. kr. Den samlede økonomiske risiko beregnes til 29,4 mio. kr., hvortil kommer et uafklaret men af styregruppen behandlet udfald af tvister fra Fase 1. Reserven, samt de mulige besparelser, vurderes at være dækkende i forhold til de angivne risici og det forventede udfaldsrum for tvister. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Faste priser Delprojektoversigt Oprindeligt budget Korrigeret budget* Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug Planlagt færdiggørelsesgrad 2016Q2 Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Byggeriets fremdrift (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Mio. kr., faste priser (2016-pl) Realiseret færdiggørelsesgrad Fase 1 567,2 590,6 590,6 0,0 0,0 590,6 0,0 100,0% 100,0% Fase 2 737,2 744,0 66,8 28,5 648,7 744,0 0,0 9,4% 8,7% - Håndværkerudgifter 440,8 12,0 0,8 427,9 440,8 3,0% 2,6% - Øvrige udgifter 303,1 54,8 27,7 220,7 303,1 18,7% 17,5% Projektafdeling inkl. feriepenge 44,5 44,5 23,0 0,0 21,4 44,5 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 1 12,3 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 2 38,3 38,3 0,0 38,3 38,3 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 (stade) Procent I alt investeringsramme før indtægtsbevilling 1.399, ,3 680,4 28,5 708, ,3 0,0 47,0% 46,5% Heraf donation, legeplads 1,9 0,0 0,0 1,9 1,9 0,0 0,0% 0,0% Indtætgsbevilling: Donation, legeplads -1,9 0,0-1,9-1,9 0,0 I alt investeringsramme 1.399, ,4 680,4 28,5 706, ,4 0,0 46,5% * Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget 7

8 Realiseret færdiggørelsesgrad for Fase 2 er ca. 8,7 % Denne vurdering er foretaget af bygherre ud fra fakturerede beløb, samt afsluttede arbejder. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet. Løbende priser I alt Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,55 108,15 110,20 111,96 113,98 113,98 113,98 113,98 113,98 Delprojektoversigt Fase 1 0,6 13,2 25,9 90,8 206,3 214,7 11,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 562,9 527,5 41,7% Ibrugtaget Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 21,7 30,6 15,6 164,1 261,9 157,1 97,6 4,8 754,8 664,5 For- og 52,5% Hovedprojekt - Håndværkerudgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 3,3 8,3 2,2 63,2 220,0 94,3 54,2 2,8 448,3 393,7 31,1% - Øvrige udgifter 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 18,5 22,3 13,4 100,9 41,9 62,9 43,4 2,1 306,5 270,8 21,4% Projektafdeling 0,0 2,2 4,6 2,3 3,9 3,9 3,3 3,4 4,7 4,7 4,7 4,7 1,4 43,6 39,7 3,1% 0,0% Reserve til regionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Reserve til regionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,4 10,5 10,5 10,6 0,0 39,0 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% I alt investeringsramme 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 240,3 45,3 19,0 176,2 277,1 172,3 112,9 6, , ,9 100,0% I alt 09-pl 2016 Q2 Andel Fase af total, pct. Heraf donation, legeplads 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,9 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 1,9 1,7 0,1% Indtætgsbevilling: Donation, legeplads 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-1,9 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0-1,9-1,7-0,1% I alt investeringsramme efter indtægtsbev 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 240,3 45,3 17,1 176,2 277,1 172,3 112,9 6, , ,2 99,9% - heraf IT, udstyr, apparatur* 0,0 0,0 0,1 0,2 4,5 44,1 5,0 0,0 0,0 38,6 80,0 35,6 0,0 207,9 200,0 15,8% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 24,7 34,1 24,9 0,0 83,7 73,4 5,8% - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 48,2 0,0 0,0 0,0 0,0 48,2 42,3 3,3% * Feltet "I alt 09-pl" beregens som summen af det årlige afløb i faste priser. Fastprisberegningen foretages på baggrund af en årlig stigning på 0 pct. Fra , herefter benyttes den årlige stigningstakt på det regionale anlægsområde Risikovurdering Risikostyring er en del af projektstyringen og medvirker til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici fordelt på en række delposter. Der risikostyres ikke længere på Fase 1, som er færdigbygget og ibrugtaget. Tid og kvalitet indgår i den samlede vurdering af risici, men der er fra bygherres side mest fokus på den økonomiske konsekvens, hvorfor prioritering sker ud fra en vurdering af dette parameter. Indledningsvist bemærkes, at tidligere top-10 er reduceret til en top-6, idet flere risici på seneste risikomøde er blevet reduceret i forbindelse med færdiggørelse af hovedprojekt og opnåelse af byggetilladelse. Endvidere er alle risici udenfor top-6 hver især under kr., hvorfor de ikke medtages i nærværende notat. Opmærksomheden henledes på, at der er tilføjet en ny risiko, ID140, som erstatter ID94 i forhold til risikoen for overskridelse af anlægsbudgettet ved licitation. ID94 er i nærværende kvantificering og rapport vurderet konkret ud fra ordlyden i risikoregistret og den oprindelige mening med risikoen, nemlig om anlægsoverslaget er valid og robust. Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. ID Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase Risiko for overskridelse af anlægsbudget ved licitation NY NY NY Sammenfald af udbud Uændret Uændret Uændret 3 95 Forskel i Bygge og PL-indeks Uændret Uændret Uændret 4 94 Sikkerheden for anlægsoverslaget Forbedret Uændret Forbedret Der er risiko for klager i forbindelse med udbud Uændret Uændret Uændret Manglende fundraising til uderum i Familiehuset NY NY NY Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projektafdelingen Farveskala: I forhold til beskrivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering, og jf vurdering i bilag 3 Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi 8

9 Nye risici i forhold til sidste rapportering ID 139 Manglende fundraising til uderum i Familiehuset. ID 140 Risiko for overskridelse af anlægsbudgettet ved licitation Udgåede risici i forhold til sidste rapportering ID 124 Vilkår i ny udbudslov. Punktet udgår som risiko, da vilkårene er indarbejdet i tidsplan og projektmateriale. ID 79 Eksisterende forhold skaber udfordringer. Punktet udgår som risiko for nuværende, da der under projekteringen ikke har vist sig at være udfordringer med eksisterende forhold. Risikoen kan genoptages under udførelsesfasen. ID 120 manglende myndighedsgodkendelser. Punktet udgår som risiko for nuværende, idet der i 2. kvartal er givet byggetilladelse. Risikoen kan genoptages senere i projektet, når byggeriet skal have en ibrugtagningstilladelse. ID 130 Tab af nøglemedarbejdere. Punktet udgår som risiko for nuværende, da der under projekteringen ikke har vist sig at være udfordringer hermed, selvom der er forsvundet nøglepersoner hos såvel bygherre, som rådgiver. Risikoen kan genoptages under udførelsesfasen. ID 90 Fejl og mangler i grænseflader mellem fag. Punktet udgår som risiko for nuværende, da der under projekteringen ikke har vist sig at være væsentlige udfordringer med grænsefladekoordinering mellem fag. Risikoen kan evt. genoptages under udførelsesfasen, men vurderes ikke som en væsentlig risiko i en hovedentreprise. ID 96 Svigtende opretholdelse af sygehusets drift. Punktet udgår som risiko for nuværende men genoptages under udførelsesfasen, Økonomiske konsekvenser af risici Siden afrapporteringen for 1. kvartal 2016 er kvantificeringen af hver enkelt risiko blevet gennemgået og evt. opdateret på et møde i risikogruppen d. 8. juni. Det er sket i vurderingsarket/risikologgen. Denne gennemgang har betydet, at der med udgangen af projekteringsfasen er reduceret i antal risici som rapporteres. Kvantificering af risici sker i denne rapport ensartet, idet der er gennemført en sandsynlighedsvurdering pr. risiko, som er sammenholdt med middeltallet for den højeste og laveste økonomiske risiko. Dette gælder dog ikke risiko ID140 Risiko for overskridelse af anlægsbudget ved licitation, som indgår med det faktiske (kalkulerede) beløb. Det samlede beregnede risikobillede viser, at der er risici for 29,4 mio. kr. på Fase 2. Hertil kommer risikoen vedr. tvister fra Fase 1, som Styregruppen har kvantificeret, men som ikke ønskes offentliggjort af hensyn til regionens forhandlingsposition i den kommende voldgiftssag. Der er således sket en opjustering af beløbet i forhold til 1. kvartal 2016 fra 20,7 mio. kr. til 29,4 mio. kr. Dette skyldes primært opdatering af anlægsoverslaget til hovedprojekt niveau. 9

10 Håndtering af anbefalinger i den uvildige risikovurdering for 1. kvartal 2016 Af den uvildige risikovurdering for 1. kvartal 2016 fremgik følgende anbefalinger: 1. Det anbefales, at projektafdelingen i tidsplanen synliggør, hvornår der skal foretages en formel stadevurdering af den kritiske vej for herigennem at få tilstrækkelig handlemulighed. I denne vurdering bør det ligeledes fremgå, hvordan denne stadevurdering ledelsesmæssigt forankres i de enkelte tilfælde. o Aktion: Enig. Konkret er der udarbejdet en detail-/arbejdstidsplan for projektgranskning og projektopretning for at sikre udbudsmaterialets færdiggørelse i den rette kvalitet til styregruppens godkendelse og udbudsperiodens start medio august. Jævnfør detailtidsplanen afholder styregruppen således 3 møder henover sommeren, hvilket sikrer beslutningskraft i forhold til det aktuelle stade. 2. Det anbefales, at det fortsat sikres, at der findes mulige besparelser, der kan anvendes efter et licitationsresultat foreligger. o Aktion: Enig. Der er således identificeret yderligere besparelsesmuligheder, som skal prissættes i tilbudslisten. Jævnfør også tiltag beskrevet under pkt nedenfor. 3. Det anbefales, at beskrivelserne af de enkelte tiltag vil kunne kvalificeres, hvis der gives en mere detaljeret beskrivelse af, hvordan projektet konkret arbejder med at imødegå disse risici, set i forhold til for eksempel kritiske milepæle i projektet. o Aktion: Enig. Det er projektafdelingens vurdering, at der de facto arbejdes med konkrete risici og imødegåelse heraf. Som eksempel, at de primære risici i 2. kvartal drejer sig om at sikre færdiggørelse af hovedprojektet samt tiltag for at kunne imødegå et evt. ugunstigt licitationsresultat, hvilket er det som optager os lige nu. Jævnfør i øvrigt beskrivelse af tiltag i punkt og Risici, som relaterer sig til udførelsesfasen, er således parkeret indtil videre Uddybning af risici Nedenfor følger en uddybende beskrivelse af de bearbejdede risici Risiko for overskridelse af anlægsbudget ved licitation Anlægsoverslaget viser, at der er risiko for at licitationsresultatet overskrider anlægsbudgettet. Grundlaget for anlægsoverslaget er et gennemarbejdet, men stadig foreløbigt projektmateriale - herunder en velstruktureret 3D-model, hvorfra de korrekte mængder kan trækkes ud - hvilket betyder, at den kalkulerede pris er så velfunderet, som det er muligt på nuværende tidspunkt. Det er derfor sandsynligt, at der vil være overensstemmelse mellem rådgivers prissætning af projektet og markedets prissætning. 10

11 Sandsynlighed og konsekvens: Såfremt risikoen indtræffer i form af, at den beregnede udgift i hovedprojektets foreløbige anlægsoverslag svarer til licitationsresultatet, vurderes den at koste 22,4 mio. kr. Beløbet er ikke sandsynlighedsvurderet, men afspejler totalrådgivers foreløbige beregnede budgetoverskridelse i forbindelse med hovedprojektet. Der arbejdes fortsat med verificering af anlægsoverslaget frem mod Styregruppens godkendelse af hovedprojektet d. 11. august Tiltag: Styregruppen har på møde i juni bedt totalrådgiver identificere mulige yderligere besparelser udover Change Request kataloget. De relevante besparelser, som primært er af æstetisk karakter, såsom ændring af et udvendigt glasværn til et stålværn, eller ændring af en forsatsvæg af asketræfiner til en malet overflade, indarbejdes i tilbudslisten, for entreprenørernes prissætning heraf. Indtil der foreligger en endelig prissætning af projekt og besparelser ved licitation, afventer iværksættelse af eventuelle besparelsestiltag Sammenfald af udbud Der er risiko for, at der vil være mange hospitalsprojekter og øvrige projekter - i gang på samme tidspunkt. Dette kan give en begrænsning på bydende entreprenører og mangel på arbejdskraft under udførelsen, hvilket kan medføre højere tilbudspriser. Endvidere er materialeleverancer i øjeblikket en udfordring, det skal tænkes ind i tidsplanlægningen. Sandsynlighed og konsekvens: Såfremt hændelsen indtræffer, vurderes den at koste mellem 0,75 6,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden, for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 2,344 mio. kr. Tiltag: Projektets udførelsestidsplan kan der ikke gøres så meget ved. Imidlertid har vi, blandt andet med afsæt i vores markedsdialog, valgt at opbygge projektet i en form og entreprisestørrelse, som skulle være attraktiv for flere bydende i markedet, og således ikke kun de største entreprenører. Projektet er udbudsteknisk struktureret med en hovedentreprise efter udbud med forhandling, som giver mulighed for at forhandle med entreprenørerne inden afgivelse af endelig pris. Dertil er projektet opdelt i en hovedopgave (nybyggeri af sengebygning) samt kontraktoptioner på de efterfølgende ombygningsopgaver. Kontraktoptionerne kan efter bygherres beslutning fravælges helt eller delvist indtil 9 måneder før arbejdets opstart. Der vurderes at være stor interesse for projektet, idet flere af entreprenørerne fra markedsdialogen jævnligt holder kontakt til totalrådgiver for at høre hvornår der sker noget, ligesom to store entreprenører, som ikke var med i markedsdialogen af egen drift har henvendt sig til bygherre, for at høre mere om projektet, og virker meget interesseret og har fri kapacitet i forhold til vores tidsplan. Det er endvidere fortsat bygherres fokus, at projektmaterialet skal kvalitetssikres for at forhindre fejl, der kan forsinke såvel udførelse som leverancer Forskel i bygge- og PL-indeks Siden opstarten af kvalitetsfondsprojekterne har der været en lavere stigning i Pris- og Løn indekset, der regulerer budgettet, end i byggeomkostningsindekset, der regulerer 11

12 udgifterne til håndværkere og totalrådgiver. Derfor er der risiko for, at reguleringerne påvirker projektet i negativ retning med økonomiske konsekvenser som følge. Det er fortsat vurderingen fra rådgiver, at der er risiko for et kraftigt stigende byggeomkostningsindeks, som følge af god aktivitet i bygge- og anlægssektoren. På den baggrund er det vores vurdering, at de historiske erfaringer med et langsomt stigende PLindeks i forhold til hastigt stigende byggeomkostningsindeks, ikke ser ud til at blive ændret i gunstig retning. Dog bemærkes det, at stigningstakten i byggeomkostningsindekset fra 4. kvartal 2015 til 1. kvartal 2016 faktisk var lavere end stigningstakten i PL-indekset for Imidlertid er kun tale om et foreløbigt PL-indeks, hvorfor det ikke kan tages som udtryk for en tendens. Men udviklingen følges naturligvis nøje. Sandsynlighed og konsekvens: De sidste 7 år har stigningstakten for PL-indeks i gennemsnit været ca. 99,7% af stigningstakten for byggeomkostningsindekset. Den resterende byggesum for Fase 2 udgør 675,1mio. kr. Heraf udgør omkostninger, som indeksreguleres efter byggeomkostningsindekset ca. kr. 488,8 mio. kr. (nemlig anlægsbudgettet afholdte håndværkerudgifter + totalrådgivning + UFO). Apparaturrammen og rådgivning udenfor totalrådgiveraftalen, og øvrige omkostninger, i alt kr. 186,3 mio. kr., reguleres efter PL-indeks, og har således en stabiliserende virkning på budgetreguleringen. Hvis ovenstående gennemsnitlige udvikling fremskrives uændret, vil der således mangle bevilling for 0,29% af 488,8 mio. kr., svarende til 1,4 mio. kr. Gennemsnittet dækker dog over forholdsvis store variationer fra år til år. Gennemsnittet af de 3 år, hvor PL-indekset har fulgt byggeomkostningsindekset bedst, giver en risiko på 0,46 mio. kr. Altså en ikke-risiko. Dette er dog meget teoretisk, og skyldes ovennævnte afvigelse i udviklingen. I risikokvantificeringen anvendes derfor konservativt en risiko på 0,5 mio. kr. Gennemsnittet af de 3 år, hvor PL-indekset har fulgt byggeomkostningsindekset dårligst, giver en risiko på 3,56 mio. kr. Trods den indledningsvist nævnte afvigelse fra de seneste mange års udvikling, vurderes sandsynligheden indtil videre uændret 1,0. Skulle der imidlertid komme indikationer på, at indeksene fremadrettet vil følges bedre ad, end historikken indtil nu har vist, vil sandsynlighedsvurderingen blive ændret. Fokus på risikovurderingen af indeksering er uændret. Såfremt hændelsen indtræffer, vurderes den således at koste mellem 0,5 3,56 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 2,8 mio. kr. Tiltag: Det vurderes ikke muligt at afværge risikoen, som er et politisk vedtaget vilkår for kvalitetsfondsprojekterne. Dog kan projektet ved at følge udviklingen tæt, reservere midler til negative påvirkninger i forbindelse med indeksreguleringer. 12

13 Sikkerheden i anlægsoverslaget Risikoen er, at anlægsoverslaget ikke holder i forhold til licitationsresultatet. Der bør være robusthed og validitet i anlægsoverslaget, samtidigt med, at der bør tages hensyn til stigninger i enhedspriserne, hvis der er stor aktivitet på markedet. Det kan have stor økonomisk konsekvens på håndværkerudgifterne, hvis der er beregningsfejl, eller hvis enhedspriser overskrider det forudsatte budgettal. Sandsynlighed og konsekvens: Grundlaget for anlægsoverslaget er et gennemarbejdet projektmateriale - herunder en velstruktureret 3D-model, hvorfra de korrekte mængder kan trækkes ud - hvilket betyder, at den kalkulerede pris er så velfunderet, som det er muligt. Endvidere er der i forbindelse med hovedprojektet gennemført en omfattende granskning såvel internt som eksternt, og projektmaterialet er i flere omgange blevet rettet op i overensstemmelse med kommentarerne, ligesom mængderne er blevet verificeret. Det er således vurderingen, at anlægsoverslaget er fyldestgørende og robust i forhold til indholdet og de opgjorte mængder. Imidlertid pågår der fortsat granskning, kommentering og opretning af projektmaterialet helt frem til Styregruppens godkendelse d. 11. august, hvilket kan medføre justeringer i anlægsoverslaget. Såfremt hændelsen indtræffer, vurderes den at koste mellem 1 6 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på 0,95 mio. kr. Tiltag: Projektmaterialet granskes og følges op af bygherre helt frem til Styregruppens godkendelse d. 11. august 2016, hvorefter udbudsperioden starter, og rettelser i udbudsmaterialet ikke længere er mulige (jf. den nye udbudslov må der ikke ændres på udbudsmaterialet, når det først er offentliggjort) Risiko for klager ved udbud Der er risiko for, at den ny udbudslov kan give klager i forbindelse med udbud pga. nye konditioner, som entreprenører ønsker prøvet af ved en domstol. Specielt tiden til klagehåndtering kan være en stor risiko. Der er usikkerhed omkring hvilken indflydelse loven vil få på omfanget af prøvesager. Sandsynlighed og konsekvens: Retspraksis har traditionelt været, at klager over udbud meget sjældent har opsættende virkning, hvilket betyder, at der er lille risiko for at der opstår refleksforsinkelser med deraf følgende krav om tidsfristforlængelse for de ikke-berørte entrepriser. Til gengæld kan der være en risiko for at skulle betale kompensation/erstatning til den klagende entreprenør. Det vurderes at erstatningsbeløbet sættes lig nettofortjenesten, som skønnes til 2% af entreprisesummen. Imidlertid er der på det seneste konstateret bevægelse i klagenævnets praksis, som går på, at klager nemmere får opsættende virkning. 13

14 Det er vanskeligt at prissætte omkostningen på forsinkelsen, som derfor sættes lig erstatningsbeløbet, selvom der er risiko for, at en langstrakt klagesag hurtigt kan blive dyr. Med den forventede opdeling af projektet i entrepriser, vurderes omkostningen således til mellem 0,3 6,0 mio. kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer - som vurderes til 20%, da retspraksis endnu ikke er etableret for udbudsloven - giver det et vægtet beløb på 0,916 mio. kr. Sandsynligheden vurderes relativt lav, da det forventes at man kan projektstyre på en måde så risikoen minimeres. Tiltag: Bygherre, bygherres advokat, totalrådgiver, samt regionens bygningsafdeling er særlig opmærksom på, at udbudsmaterialet søges udarbejdet på en måde der forhindrer klager Manglende fundraising til uderum i Familiehuset Der er risiko for, at der ikke via donationer kan rejses den nødvendige kapital til første etape i etableringen af uderummet. Fase 2-projektet er garant for finansieringen af etape 1 på uderummet, som der samlet set skal bruges 1,85 mio. kr. til. Heraf er der pr. juni 2016 doneret kr. Fase 2-projektet har således en risiko på 1 mio. kr., som i givet fald skal tage fra udearealerne i Fase 2-projektet. Sandsynlighed og konsekvens: Såfremt risikoen indtræffer i form af manglende finansiering, vurderes den at koste mellem 0,75 1,0 mio. kr., svarende til at mellem 0 og 25% af den manglende finansiering er tilvejebragt. Idet der i lang tid ikke har været bevægelse i fundraisingen, vurderes det på det foreliggende grundlag, at der er 50% sandsynlighed for at hændelsen indtræffer, hvilket giver et vægtet beløb på 0,469 mio. kr. Tiltag: Fra sygehusets side er det besluttet, at hyre en professionel fundraiser til at skaffe den manglende finansiering, idet der ikke er ledig kapacitet til den opgave i administrationen Styringsmanualen Styringsmanualen for Akutsygehus, Aabenraa er sidst opdateret i foråret 2015 og godkendt administrativt i juni Kvalitet og indhold Der arbejdes til stadighed på at gennemføre byggeprojektet i tråd med tilsagnet om støtte fra Kvalitetsfonden, så gevinster og funktionskrav realiseres. Der er ikke foretaget ændringer i kvaliteten siden dispositionsforslaget, som blev godkendt af regionsrådet den 26. maj Kvalitet er uændret markeret grøn i figur 1, da der ikke er foretaget reduktion i den kliniske kapacitet i forhold til behovet. 14

15 4. Bilag 4.1. Bilag 1 tidsmæssig fremdrift Bilag 1. Tidsmæssig fremdrift Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D J F M A M J J A S O N D Status Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse (afsluttet) Risikotid (afsluttet) Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence (afsluttet) Planlægning Entrepriseudbud, kontrakt og projektgennemgang Udførelse, nybygning Udførelse, ombygning Risikotid 15

16 4.2. Bilag 2: Oversigt over disponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler Kr. (årets priser) 900 Renter af hensatte 901 Hensættelser vedr. 902 Overført til Fkt beløb kvalitetsfonden projektspecifik egenfinansiering Fælles Tilskud vedr. 904 Lån vedr. 905 Egenfinansiering 906 Frigivelse vedr. 907 Renter af deponerede Fkt kvalitetsfondsinvesterin kvalitetsfondsinvesterin vedr. kvalitetsfondsinvesteringeinvesteringer kvalitetsfondsinvesteringer kvalitetsfonds- beløb vedr. ger ger 1673 Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt Nyt OUH Total Deponeret ifm. afhændelse af ejendomme Nuværende Samlet set beholdning Forventet forbrug (mio. kr.) 3. kvartal kvartal kvartal kvartal 2017 pl-indeks Sygehus Sønderjylland* 2,9 2,5 1,2 5,0 Sygehus Lillebælt 74,1 56,8 10,6 3,7 Nyt OUH** 100,1 114,1 139,7 138,6 Total 177,1 173,4 151,5 147,3 * Heraf udgør indtægtsdækkede udgifter 1 mio. kr. i 3. kvartal 2016 og 0,885 mio. kr. i 4. kvartal ** Heraf udgør indtægtsbevilling for Letbanen 4,1 mio. kr. i 3. kvartal 2016, 4,1 mio. kr. i 4. kvartal 2016, 1,0 mio. kr. i 1. kvartal

17 4.3. Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Bilag 3: Risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. ID Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase Risiko for overskridelse af anlægsbudget ved licitation Sammenfald af udbud Forskel i Bygge og PL-indeks Sikkerheden for anlægsoverslaget Der er risiko for klager i forbindelse med udbud Manglende fundraising til uderum i Familiehuset Sandsynlighed:vurder på skala fra 0-4 Konsekvens: vurder på skala fra

18 Vurdering af konsekvens Tidsplan Økonomi Kvalitet Der er ingen forsinkelse Der er ingen ekstra udgift Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger under 1 måned under 2 måneder under 4 måneder Over 4 måneder eller kritiske ibrugtagelsesdato bliver overskredet under kr. under kr. under 6 mio. kr. over 6 mio. kr. Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Eksempel: Løsningen bliver ikke bedre end løsningen end i det gamle sygehus. Notat: De økonomiske konsekvenser er rettet i 2. kvartal 2015, dette skyldes tilretning i forhold til Fase 2 Kvalitet er her defineret som: Fleksibilitet i byggeriet Patientsikkerhed og patientforhold Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Tryk her Vurdering af sandsynlighed Forekomst Vil aldrig indtræffe Indtræffer hver 10. gang eller sjældnere Indtræffer hver 5. Indtræffe hver 2. Indtræffer næsten gang eller sjældnere gang eller sjældnere hver gang Byggeteknisk Organisatorisk afklaring Styring af projekt Ekstern Vurdering af konsekvens Påvirkning på mennesker (PPM) Ingen betydning for mennesker Risikoen kan have en lille betydning for mennesker. Det vil dog ikke kunne give anledning til kritiske situationer. Ikke behov for tiltag. Risikoen har en betydning for mennesker, og kan give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag iværksættes i fht. arbejdsgange, udstyr og/eller værnemidler. Der er ikke øget beredskab i forhold til aktiviteten. Risikoen har væsentlig betydning for mennesker. Det vil give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag til beskyttelse og risikostyring iværksættes straks. Der iværksættes øget beredskab og fokus i hele forløbet Risikoen har væsentlig betydning for mennesker, og medfører alvorlige kritiske situationer. Arbejdet standses indtil en løsning er fundet. Der fastholdes øget beredskab og fokus på området under hele forløbet 18

19 4.4. Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt Bilag 4. Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt År Oprindelig Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)* Revideret Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)** Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total ,1 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% ,4 0,3% 4,5 0,3% 4,5 0,3% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 12,1 0,9% 12,2 0,9% 12,2 0,9% 16,0 1,2% 16,0 1,1% 16,0 1,1% ,6 1,7% 23,6 1,7% 23,6 1,7% 31,2 2,3% 31,3 2,2% 31,3 2,2% 38,9 2,9% 38,9 2,8% 38,9 2,8% 46,5 3,4% 46,5 3,3% 46,5 3,3% ,2 7,4% 69,8 5,0% 57,0 4,1% 154,0 11,3% 93,1 6,6% 80,7 5,8% 207,8 15,3% 116,3 8,3% 104,6 7,5% 261,5 19,2% 139,6 10,0% 139,6 10,0% ,6 24,4% 189,7 13,5% 189,7 13,5% 401,6 29,5% 216,7 15,5% 216,7 15,5% 471,6 34,7% 295,6 21,1% 295,6 21,1% 541,7 39,8% 351,0 25,1% 351,0 25,1% ,9 41,2% 400,6 28,6% 400,6 28,6% 578,2 42,5% 481,5 34,4% 481,5 34,4% 596,5 43,9% 548,9 39,2% 548,9 39,2% 614,7 45,2% 591,3 42,2% 591,3 42,2% ,3 45,8% 609,6 43,5% 609,6 43,5% 629,8 46,3% 612,3 43,7% 612,3 43,7% 637,4 46,9% 623,0 44,5% 623,0 44,5% 644,9 47,4% 636,5 45,5% 636,5 45,5% ,5 48,9% 645,5 46,1% 645,5 46,1% 684,2 50,3% 650,2 46,4% 650,2 46,4% 703,8 51,8% 653,1 46,6% 723,5 53,2% 655,5 46,8% ,2 57,5% 699,6 50,0% 839,0 61,7% 743,7 53,1% 896,7 66,0% 787,7 56,3% 954,4 70,2% 831,8 59,4% ,8 73,2% 901,1 64,3% 1.037,2 76,3% 970,4 69,3% 1.078,6 79,3% 1.039,6 74,2% 1.120,0 82,4% 1.108,9 79,2% ,4 86,6% 1.152,0 82,3% 1.234,8 90,8% 1.195,1 85,3% 1.292,2 95,0% 1.238,1 88,4% 1.349,6 99,3% 1.281,2 91,5% ,2 99,5% 1.309,4 93,5% 1.354,7 99,6% 1.337,7 95,5% 1.357,3 99,8% 1.365,9 97,5% 1.359,5 100,0% 1.394,1 99,6% ,5 100,0% 1.395,7 99,7% 1.359,5 100,0% 1.397,2 99,8% 1.359,5 100,0% 1.398,8 99,9% 1.359,5 100,0% 1.400,3 100,0% * Oprindelig indeks ved udbetalingsanmodning (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=103,23, 2013 og fremefter=104,88) ** Aktuelt løbende indeks (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=105,39, 2013=106,55, 2014=107,4, 2015 og fremefter=108,8) 19

20 4.5. Bilag 4.2 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Fase 2 Bilag 4.2 Økonomisk færdiggørelse (observationer) - fase i løbende priser, i 2016 pl År Oprindelig Akk. Investerin gsprofil (mio. kr.)* Pct. af total Revideret Akk. Investerin gsprofil (mio. Pct. af total Akkumule ret forbrug (mio. kr.) Pct. af total ,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% ,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,7 0,1% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 1,0 0,1% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 1,4 0,2% 0,0 0,0% 0,0 0,0% ,7 0,2% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2,1 0,3% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2,4 0,3% 0,1 0,0% 0,1 0,0% 2,7 0,4% 1,3 0,2% 1,3 0,2% ,6 1,9% 3,5 0,5% 3,5 0,5% 24,5 3,3% 6,3 0,8% 6,3 0,8% 35,3 4,8% 14,5 1,9% 14,5 1,9% 46,2 6,3% 23,0 3,0% 23,0 3,0% ,3 7,0% 31,3 4,1% 31,3 4,1% 56,5 7,7% 32,0 4,2% 32,0 4,2% 61,7 8,4% 43,5 5,8% 43,5 5,8% 66,9 9,1% 53,6 7,1% 53,6 7,1% ,5 11,2% 61,5 8,1% 61,5 8,1% 96,2 13,2% 65,5 8,7% 65,5 8,7% 110,8 15,2% 67,6 9,0% 125,4 17,2% 69,2 9,2% ,4 24,7% 110,2 14,6% 235,3 32,2% 151,3 20,0% 290,3 39,7% 192,3 25,5% 345,2 47,2% 233,3 30,9% ,5 52,6% 302,6 40,1% 423,7 58,0% 371,8 49,3% 463,0 63,3% 441,1 58,4% 502,2 68,7% 495,2 65,6% ,1 76,2% 538,3 71,3% 612,1 83,7% 581,4 77,0% 667,0 91,2% 624,4 82,7% 722,0 98,8% 652,3 86,4% ,3 99,1% 680,6 90,2% 726,5 99,4% 708,8 93,9% 728,8 99,7% 737,0 97,6% 731,1 100,0% 750,0 99,4% ,1 100,0% 751,2 99,5% 731,1 100,0% 752,4 99,7% 731,1 100,0% 753,6 99,8% 731,1 100,0% 754,8 100,0% 20