Studentersamfundet - For alle studerende

Transkript

1 Bestyrelsen Aalborg, d. 16. april 2008 Ordinære medlemmer af bestyrelsen Jimmy Ardahl, formand Thea Kristensen, næstformand Daniel Johansen, kasserer Nina Thøgersen Carsten Jacobsen Sigurd Hansen Martin Hundebøll Rasmus Kristensen, Studenterhusets repræsentant (forlod mødet kl ved punkt 8.5, generalforsamling) Observatører i bestyrelsen Mia Rud Bohnsen Møde i Studetersamfundets Bestyrelse Den d kl , lokale 2.241, Studentersamfundet Dagsorden 1. Formelt (B) [10 min] Valg af ordstyrer og referent Jimmy er ordstyrer, Daniel er referent. Godkendelse af dagsorden Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Jimmy Ardahl Formand formand@studentersamfundet.aau.dk

2 Fejl under punkt 3. (Rushåndbogen ikke agenda). "Åbne projekter" skal med næste gang. "Før meddelelser" 2. Forretningsorden[ ODB ] [ 45 min ] Udarbejdelse af forretningsorden for 2008/2009. Forretningsordenen omhandler strukturen i forbindelse med møder og arbejdsmetoder. Forretningsordenen for 2007/2008 fremlægges (bilag1) og korrigeres med henblik på godkendelse af forretningsorden for bestyelsen 2008/2009. Bilag 1 er forretningsordenen for 06/07, ikke som anført 07/08. Carsten Rune printer forretningsordenen for 07/08 ud, da der er en del ændringer i forhold til året før. Alle fremmødte har fået en kopi og fået mulighed for at læse forretningsordenen for 07/08. Diskussion omkring punkt 5 og 6 skal skrives sammen, da de er modsigende. Punkt 5 ændres til: Bestyrelsen er beslutningsdygtig såfremt over halvdelen af bestyrelsen er til stede til et rettidigt indkaldt møde. Punkt 6 ændres til: Mindst fem af den samlede bestyrelse skal være for et forslag for at dette kan vedtages. Punkt 7 ændres: Tidspunktet ændres fra 17:00 til 16:30. Punkt 13 ændres: "at der er et ur i mødelokalet" fjernes. "At der bliver skrevet referat af mødet" ændres til "at mødeansvarlig selv skriver referat". Punkt 20 ændres: "lørdag" til "fredag" Punkt 27 ændres: "den person, der vælges til referent" ændres til "Referenten" Punkt 30 ændres: "Dette sørger studentersamfundets administration for" til "Det er formandens ansvar" Martin Hundebøll sørger for at forretningsordenen bliver opdateret med ændringerne. 3. Co-redaktør til Rushåndbogen [ ODB ] [ 15 min ] Der er fremsat et forslag om ansættelse af en co-redaktør til Agenda. I co-redaktørens kontrakt vil der indgå at vedkommende har ansvaret for produktionen af rusdvd en, og desuden i det omfang redaktøren har brug for det, supplere i skriveprocessen af bogen og medvirke i planlægning og færdiggørelse af bogen. Se ansøgning i bilag 2 med henblik på ansættelse af en co-redaktør. Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 2 af 7

3 Jeppe Knudsen (redaktør for Rushåndbogen) er tilstede. Co-redaktørs behandling af rusdvd'en diskuteres da AAUtv har fået kr. netop til denne opgave. Forslaget omkring en international rushåndbog debateres, generelt gives udtryk for at det er en god idé. Co-redaktør kompenseres med max. 20 timer. Hvis det skal blive til noget skal der et opslag op på hjemmesiden indenfor 2 dage. Ansvarsområder skal være; forslag til international rushåndbog, koordinering af rusdvd'en og sparing med rushåndbogen. Jeppe Knudsen og Jimmy laver forlag til opslag og ansættelseskontrakt. Carsten Rune har stillet forslag at der er en kontaktperson fra bestyrelsen til Rushåndbogen. 4. Modtagelse af playstations [ ODB ] [10 min ] Vi har modtaget 10 stk playstation 3 af INS-Fakulteterne og skal i den forbindelse have lagt planer for en større event ved lanceringen af disse. Desuden bør vi finde sponsorater i form af sikrede stander og spil. Indtil ovenstående er klarlagt og de økonomiske rammer er kendte, opbevares alle playstations hos Studentersamfundet. Rasmus giver udtryk for at Studenterhuset vil ligge hus til et større event. Peter Wiese er ansvarlig for det - Jimmy rykker for det Der arbejdes mod at lave et arrangement i Maj. Hvis der ikke er blevet sponsoreret nogen spil inden 1. Maj, må de lånes andetsteds. Herefter er det op til de grupper som modtager en at købe spil. O'Sohn baren kan IKKE låne playstations. 5. Rabatter i forbindelse med medlemskab af Studentersamfundet [ ODB ] [ 20 min ] Der har været snak om at gøre det at være medlem af Studentersamfundet lidt mere eksklusivt. Der kunne i den forbindelse ses på nedsættelse af en gruppe der vil prøve at få lavet en rabat aftale med forretninger i Aalborg for medlemmer af Studentersamfundet. Forslag om nedsættelse af en "rabat"- gruppe Erhvervsgruppen (Nanna) mener ikke det er en god idé at arbejde mod yderligere rabatter, da det vil tages deres kunder til Agenda og Rushåndbogen. Desuden står det i arbejdsbeskrivelsen for salgschefen at de netop skal handle disse aftaler hjem. God idé på S'ets hjemmeside at skilte med hvilke butikker man kan få rabat i. Erhvervsgruppen undersøger hvilke rabatter findes. Pause med spisning [ 30 min ] 6. Forslag ang. web designer til hjemmeside til studiestarts messen [ODB ] [ 10 min ] Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 3 af 7

4 I forbindelse med messen sidste år købte vi domænerne studiemessen.dk, studiemesse.dk, studiestartsmesse.dk og studiestartsmessen.dk for at kunne brande messen som et tilbagevendende arrangement, både overfor studerende og virksomheder. Designet til hjemmesiden er færdiggjort i forbindelse med messen sidste år, men selve webdelen er endnu ikke lavet. Derfor stilles der forslag til projektansættelse af en webdesigner, kompenseret med 10 studenterhjælper timer, til at varetage denne opgave. Der bliver ikke ansat en webdesigner. Martin Hundebøll påtager sig opgaven, som skal være færdig senest mandag d Samarbejde med forlaget Ventus [ ODB ] [ 10 min ] Vi er blevet kontaktet af forlaget Ventus, der ønsker at indgå et samarbejde med Studentersamfundet, for at kunne tilbyde vores medlemmer gratis e-bøger. Derfor skal vi beslutte om det er en god ide at indlede samarbejdet med dem. Bøgerne har ikke faglig relevans. Nanna påpeger at det ikke er et specielt tilbud. Bøgerne kan hentes gratis alligevel. Studentersamfundet ønsker ikke et samarbejde med Ventus. 8. Brug af mailsystemet [ ODB ] [ 15 min ] De har hersket tvivl om brugen af mailsystemet. Her tænkes der på hvordan det skal bruge og hvornår vi skal bruge det. Der er også tvivl om hvem det er der er på de forskellige lister vi skriver til. Beslutning om brugen af mailsystemet. Det som sendes til bestyrelses-listen er sidestillet med et lukket punkt. Den gamle bestyrelse fjernes fra bestyrelses-listen, men er stadig på ledelses-listen. Bruges til diskussion men ikke beslutning. Der kan foretages beslutninger hvis over halvdelen af bestyrelsen er for - som også er tilføjet i forretningsordenen 08/09. De kritiske revisorer skal tilføjes ledelses-listen Åbne projekter Hyggeoaser - Nina intet nyt. Afventer svar fra TF på indretningsforslag. Hjemmeside - Christian (Martin står for det nu) Møde i webteam onsdag d Fælleskalendersystem - Martin Google foreslås. Ny indretning af aktivitetslokalet (afsluttet) Sofaer er kommet, mangler musik. Opslagstavle aftaler (afsluttet) Aftalen er indgået for ca. 1 år siden. Generalforsamling (afsluttet) Overleveringsweekend (afsluttet) Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 4 af 7

5 Medlemskort Martin og Carsten snakker med Preben Sørensen om hvorledes der i praksis indføres dato for afslutning på studiekortet. Besøg hos 4. semester studerende Tager kontakt til Sidsel. Jimmy tager kontakt til Sidsel. Arkitekturkonference (afsluttet) LLO (afsluttet) Aftalen er trådt i kraft d. 1. April. Skal følges op på hvert kvartal. 9. Meddelser [ O ] [ 15 min ] Nyt fra formanden Intet nyt. Nyt fra Politisk koordinering Ikke ført referat. Nyt fra administrationen Intet nyt. Nyt fra erhvervsgruppen Ikke ført referat Nyt fra Studenterhuset Ikke haft bestyrelsesmøde endnu. Fokus på de frivillige. Det næste store forventer de bliver studiestarten. Den nye struktur har kørt 1½ måned, og har både givet positiv og negativ respons. Nyt fra grupper repræsenteret ved mødet 10. Næste møde [ 5 min ] d kl. 16:30 Orientering om tidspunkt for næste møde. 11. Eventuelt Reception for den nye bestyrelse. Arbejdsgruppe til studiestart. Videnskallas 12. Mødeevaluering Der føres ikke referat af dette punkt. Bilag: 1. Forretningsorden 2. Ansøgning om ansættelse af en co-redaktør til Rushåndbogen Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 5 af 7

6 ----ooooooooo--- Forklaring: (O) = Orientering (D) = Debat (B) = Beslutning [ ] = Tid afsat til punktet Referat skrives med kursiv Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 6 af 7

7 Bilag 1: Bilag 2: Genopsættelse af Co-redaktør-stillingen på Rushåndbogen Studentersamfundet har tidligere haft en stilling som Co-redaktør på Rushåndbogen. Sidste år blev denne post nedlagt, hvilket medførte at arbejdspresset på redaktøren steg betydeligt. Co-redaktøren blev aflønnet med 65 timer af normallønnen i studentersamfundet. Dette er et forslag til at genoprette denne stilling. Jeg har, som redaktør sidste år, erfaring med bogens skabelsesproces, og er derigennem stødt på problematikker vedrørende forskellige aspekter af arbejdet med bogen. Co-redaktøren kan for det første dække behovet for aktiv sparring. Sidste år sad jeg som redaktør meget alene med arbejdet, og jeg føler at en sparringspartner vil hæve niveauet af bogen betydeligt. Skrivearbejdet til bogen, som er en mobbedreng på 150 sider, er enormt stort, og godtgørelsen eller lønnen (90 timer af normalløn) dækker slet ikke over det antal timer der bruges på dette arbejde. En co-redaktør vil kunne aflaste dette pres betydeligt. Det er desuden svært at rekruttere frivillig hjælp, fordi en stor del af produktionsperioden for bogen ligger i den afsluttende projektfase. Folk har altså for travlt til at hjælpe til. Co-redaktøren vil yderlige kunne bidrage til rushåndbogsproduktionen ved at stå som ansvarshavende for rusdvd en. Som bekendt var der sidste år mange problemer med dette aspekt delvist fordi ingen rigtig vidste hvem den ansvarlige for DVD en var, og fordi AAU-TV i en meget lille grad tog initiativ og slutproduktet blev en mildest talt uacceptabel film. Co-redaktøren vil kunne stå for formidlingen mellem AAU-TV og redaktøren, og vil sikre at indholdet af DVD en harmonerer med bogen og vil desuden medføre at redaktøren kan bruge alt sin energi på at bogen bliver så god som mulig. En idé som ikke tidligere er blevet udført, og som jeg ikke ser gennemførlig uden en co-redaktør, er produktionen af en international rushåndbog til de udenlandske studerende. Det er vel mindst ligeså vigtigt at disse bydes velkommen til Aalborg Universitet, og de har vel om noget brug for et opslagsværk med praktiske oplysninger om deres studiested. Co-redaktøren vil kunne være tovholder på dette sideprojekt, som på skal være på engelsk og selvfølgelig ligge tæt op af den danske udgave. For at opsummere går forslaget altså på, at en jobannonce med betegnelsen co-redaktør på rushåndbogen hurtigst muligt sendes i cirkulation. I co-redaktørens kontrakt vil der indgå at vedkommende har ansvaret for produktionen af rusdvd en, og desuden i det omfang redaktøren har brug for det, supplere i skriveprocessen af bogen og medvirke i planlægning og færdiggørelse af bogen. Coredaktøren vil blive aflønnet med samme beløb som tidligere altså 65 timer. Muligvis kan den internationale rushåndbog pålægges co-redaktøren også. Jeppe Knudsen, Redaktør på Rushåndbogen 2007 og 2008 Studentersamfundet v/ Aalborg Universitet Side 7 af 7