Referat af beboermøde d. 20. april 2006

Transkript

1 Referat af beboermøde d. 20. april 2006 Fremmødte: - Bjarke F11 - Christian F5 - Elsebeth F1 - Kim F1 - Kim C6 - Christian B4 - Per KK - Lisbeth KK - Jørgen KK Ikke mødt:... Referent: Christian F5 Dagsordenen 1. Valg af dirigent Bjarke F11 2. Valg af referent Christian F5 3. Gennemgang af budgetforslag 2006/07 Per introducerede den nye bygningsinspektør Jørgen. Per fortalte Lise er konstitueret Lille Per fra 1 juli og 1 år frem. Budgetforslaget blev gennemgået: Fejl under punktet Vand. Den beregnede værdi 2005/6 er kun , hvor de andre år er omkring Dette er en fejl som KK vil rette. Off. og andre udgifter - Vand: 1% procent stigning i forbrug og 1% stigning i pris - Renovation: Tilbagebetalt (falder fra til ) Energiudgifter - Varme: Næste år samme pris med fjernvarme, antager forbrug er det samme, rimelig kold vinter i år. - El: 1% procent stigning i forbrug og 5,9% stigning i pris, pga 1/ fastpris forsvinder, skift => basisaftale. fastpris aftale er al for dyr pga usikkerhed. pulje aftale i 2007 via ESS. Administration - Privat udlejning er stoppet - Der ringes for lidt => medfører for lille rabat - Ny traktor (vi betaler afskrivning via denne konto) Side 1 af 6

2 Vedligeholdelse og renholdelse Alle pedeller er blevet fyret og "lejes" ud til kollegierne. Formålet er at undgå moms. De er vores andel til alle pedeller. - Almen vedligeholdelse: Falder, da pedellerne ryger op under ejendomsfunktionærer. Og resten er bl.a. løn til Jørgen. Planlagt/periodisk vedligeholdelse (påvirker ikke driften) - Forventede udgifter: gulve (30.000), punkterede vinduer, indvendige døre, altaner m.m. Fornyelser (påvirker ikke driften) - Udskiftning af komfur/køleskabe, vvs (blandingsbatterier), varme-/el-målere, vaskeri, persienner og andre ting. Henlæggelser: - PPV: er sat ned i forhold til sidste år for at holde husleje i samme niveau, grundet kraftige problemer med udlejning. - afskrivning målere: DAK/HUK er de eneste kollegier med denne post, grundet vi ikke kan få paragraf??? lån (det er afhængig af året hvornår kollegiet er opført) Ordinære indtægter - Aconto: stiger med 8 kr for 1 rums, og 10 kr for 1 1/2 rums Efter denne gennemgang forhørte Bjarke sig vedr. en lille idé flere af beboerråds medlemmerne har puslet med. Ideen er at installere ovn i samtlige 1-rums boliger. Per KK, Bjarke F11, Christian B4, Kim F1 og Jørgen KK undersøgte Kim F1's værelse for at se hvordan ovn-installationen var udført i en 1½-rumsbolig på DAK. Konklusionen var at ovnen er nem at installere, men det kan skabe store omkostninger pga. nødvendige ændringer i sikringsgrupperne. Jørgen vil sammen med en elektriker undersøge Christian B4's tomme lejlighed i G1, for at vurdere udgifterne for en sådan installation. KK vil analysere det samlede regnestykke og vende tilbage med et forslag til beboerrådet. Telefon- og datanettet er muligvis snart afbetalt, og derfor kan der være penge at hente i denne post til udgifter vedr. ovn-afskrivninger. Per KK vil oplyse Christian F5 på bestyrelsesmødet d. 27 april hvad saldoen på telefon- og datanettet pt. er. 4. Ændringer af vedtægter for beboerrådet Se appendix for vedtægtsændringerne. Per noterede at vedtægterne primært skal beskrive forretningsgangen og at enkelte af de foreslåede ændringer måske falder udenfor dette. Vi kan dog godt vedtage dem alligevel. Vedtægtsændringerne blev vedtaget, med det forbehold, at diskuterede småændringer på mødet inkorporeres. 5. Eventuelt Damgades informationshæfte er outdated, og beboerrådet vil derfor opdatere denne ved først givne lejlighed. Side 2 af 6

3 Appendix _ = nyt _ = ændret _ = slettet Beboerrådet Beboerrådet har til formål, at varetage beboernes interesser og medindflydelse på kollegiets drift, efter de af bygge- og boligstyrelsen fastsatte regler, samt ved sociale og kulturelle aktiviteter. Beboerrådet påser på bestyrelsens vegne husordenens overholdelse, og løser praktiske problemer på kollegiet. Se hjemmesiden, for at finde frem til beboerrådets medlemmer. Beboerrådet har nedsat andre til at varetage bestemte opgaver på kollegiet. Arrangementudvalget Kollegiets arrangementudvalg har til formål, at arrangere fester og andre arrangementer, der bringer beboerne tættere sammen, således at vi kan lære hinanden bedre at kende og styrke beboersammenholdet på kollegiet. Netværksudvalget Netværksudvalget har til formål at: Repræsentere Damgadekollegiet i kollegiernes netværksforening: kollegienet6400. Drive web- og mailservere på Damgadekollegiet. Opdatere og vedligeholde kollegiets hjemmeside, på Hjælpe beboere med opkobling til netværk/internettet. Webudvalg Webudvalget har til formål at opdatere og vedligeholde kollegiets hjemmeside, på Vedtægter for beboerrådet 1. Rådets navn a. Beboerrådet ved Damgadekollegiet. 2. Formål: a. Beboerrådet har til formål, at varetage beboernes interesser og medindflydelse på kollegiets drift, efter de af Bygge- og Boligstyrelsen fastsatte regler, samt ved sociale og kulturelle aktiviteter. b. Beboerrådet tilser på bestyrelsens vegne husordenens overholdelse, og løser praktiske problemer på kollegiet. 3. Beboerrådets sammensætning: a. Beboerrådet består af 3 medlemmer, der vælges på det ordinære beboermøde, hvoraf den ene særskilt vælges som beboerrådets formand. For hvert medlem vælges en suppleant. b. Valgbare til beboerrådet er kollegiets beboere. Valgperioden for alle ovennævnte er 2 år, og af disse afgår halvdelen hvert år. Side 3 af 6

4 Genvalg kan finde sted. Ved første valg foretages der lodtrækning om hvilke medlemmer der skal afgå først. Ved valg af nye medlemmer til beboerrådet, vælges nye kodeord til brug på hjemmesiden. c. Beboerrådet konstituerer sig internt med en kasserer og en sekretær. d. Til hvert møde vælges en sekretær, og denne stilling kan derfor gå på omgang. 4. Beboerrådets arbejde: a. Formanden indkalder skriftligt til et ordinært møde, med mindst 8 dages varsel og med angivelse af dagsorden. Ordinært møde afholdes mindst en gang hver anden måned. Ekstraordinære møder kan herudover afholdes når mindst 2 rådsmedlemmer fremsætter ønsker herom. Indkaldelse til ekstraordinært møde skal ske skriftligt med mindst 3 dages varsel, og med angivelse af dagsorden. b. Alle beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed. c. Formanden aflægger på hvert beboerrådsmøde beretning om rådets aktiviteter. d. Kassereren fører tilsyn med kassen og er ansvarlig for korrekt bogføring i autoriserede form. Kassererens udarbejdede regnskabsoversigt forelægges beboerrådet på hvert møde. e. Sekretæren fører referat over beboerrådsmøder samt beboermøder. Referatet forelægges til godkendelse ved hvert beboerrådsmøde og underskrives af formanden. Godkendte referater lægges ud på kollegiets hjemmeside, og skal til enhver tid være tilgængelig for beboerne. f. Sager, der ønskes behandlet i beboerrådet, forelægges af et beboerrådsmedlem. I særlige tilfælde kan en sag fremlægges i beboerrådet af den eller de, der ønsker sagen behandlet. g. Beboerrådet kan søge kontakt med medlemmer af, eller hele kollegiets bestyrelse, for samråd/orientering. h. Beboerrådet fastsætter regler for drift og anvendelse af fælleslokaler, og kan nedsætte udvalg til varetagelse heraf. i. Beboerrådet kan nedsætte underudvalg. j. Kollegiets forretningsfører kan deltage i rådets møder med observatørstatus og taleret. k. Trækker et møde ud, eller skønner beboerrådsformanden på forhånd at det vil blive et langt møde, kan der bestilles pizza til mødedeltagerne på kollegiets vegne. l. Som velkomst til nye medlemmer, og som tak for godt arbejde til gamle medlemmer, kan beboerrådsformanden, én gang årligt afholde udvalgsmiddag for alle udvalg. Derved inviteres udvalgene på middag på kollegiets regning. 5. Kontingent: a. Kontingent til drift af fælleslokaler/-faciliteter fastsættes på det ordinære beboermøde, og opkræves gennem den månedlige husleje. b. Samtlige beboere er pligtige til at betale kontingentet. 6. Regnskab: a. Regnskabsåret er 1. august til 31. juli. b. På det ordinære beboermøde vælges to revisorer, som sidder 1 år af gangen. c. Der kan vælges en ekstern revisor. 7. Ordinært beboermøde: a. Senest 5 måneder efter udløbet af kollegiets regnskabsår (dvs. 31/12), skal beboerrådet indkalde til et ordinært beboermøde. Indkaldelsen skal ske med Side 4 af 6

5 mindst 8 dages varsel, ved en skrivelse til samtlige beboere, og med angivelse af en dagsorden, der mindst skal indeholde følgende punkter: 1. Valg af dirigent. 2. Valg af sekretær. 3. Beboerrådets beretning. 4. Godkendelse af kollegiets regnskab. 5. Godkendelse af beboerrådets regnskab. 6. Indkomne forslag 7. Prioritering af vedligeholdelses- og forbedringsarbejder. 8. Evt. moderniseringsarbejder (energibesparende foranstaltninger) 9. Fastlæggelse af kontingent. 10. Valg jfr. 3a og 6b. 11. Indstilling af 1 medlem samt 1 suppleant til kollegiebestyrelsen (skal være medlemmer af beboerrådet). Forslag, der af beboere ønskes behandlet på beboermødet, skal indleveres skriftligt til beboerrådet, senest 7 dage inden mødets afholdelse. b. Indkomne forslag samt kollegiets regnskab (i hovedtal) udsendes til samtlige beboere senest 3 dage før mødets afholdelse. c. Beboerrådets regnskab skal forinden fremlæggelse på beboermødet være revideret at de valgte revisorer. d. Til beboermødets drøftelse, forelægges senest 31. marts, kollegiets budget for det kommende regnskabsår. Budgetforslag udsendes i hovedtal til kollegiets beboere senest 3 dage før mødets afholdelse. e. Alle kollegiets beboere, der er anført på lejekontrakten, har adgang til beboermøde og stemmeret. Adgang til beboermøde, men uden stemmeret har endvidere kollegiets bestyrelse og forretningsfører. Enhver der har adgang til beboermøde har ret til at få et angivet emne behandlet på mødet, og har taleret. Beboermødet træffer beslutning ved almindelig stemmeflerhed blandt de fremmødte. Der kan ikke stemmes ved fuldmagt. f. Ved forslag om ændring af husorden samt rimelige moderniseringsarbejder og energibesparende foranstaltninger (pkt. 6 i ovenanførte dagsorden), skal der blandt kollegiets beboere afholdes urafstemning, såfremt mindst 1/4 af beboermødets stemmeberettigede deltagere stiller krav herom, eller såfremt arbejderne overstiger 15% at den gældende årsleje. Beboerrådet/-mødet kan ligeledes beslutte, at endelig afgørelse af andre emner, skal træffes ved urafstemning. 8. Urafstemning: a. Ved urafstemning, som er skriftlig og hemmelig, har hver beboer der er anført i lejekontrakten 1 stemme. Beboerrådet/-mødet træffer beslutning om urafstemningens udformning og om oplysninger og materiale, som skal udsendes til beboerne. I særlige tilfælde kan kollegiets revisor forestå afstemningen. b. Urafstemningens resultat træffes på grundlag af almindelig simpel stemmeflerhed blandt de deltagende i urafstemningen. Til at forestå optællingen, nedsætter beboerrådet/-mødet et stemmeudvalg. Kollegiets revisor og/eller forretningsfører kan være medlem af stemmeudvalget. 9. Ekstraordinært beboermøde: Side 5 af 6

6 a. Ekstraordinært beboermøde afholdes, når beboerrådet indkalder hertil, når mindst 1/4 af beboerne ønsker et angivet emne behandlet, når kollegiets bestyrelse anmoder herom eller når der på et tidligere beboermøde er truffet beslutning herom. 10. Vedtægternes fortolkning: a. Regler som er fastsat ved love, bekendtgørelser eller cirkulærer, er til enhver tid gældende, og tilsidesætter evt. modstridende forhold i ovenanførte vedtægter. 11. Vedtægtsændringer: a. Ændringer eller tilføjelser af ovenstående vedtægter skal godkendes på et ordinært beboermøde ved almindelig stemmeflerhed blandt de fremmødte. Vedtægtsændringer vedtaget på beboermødet, den 20. april Side 6 af 6