Udbud på levering af sundhedsklinik med behandlingstilbud og forebyggende indsatser til Skanderborg Kommune. Spørgsmål/Svar

Transkript

1 Udbud på levering af sundhedsklinik med behandlingstilbud og forebyggende indsatser til Skanderborg Kommune Spørgsmål/Svar Offentliggjort den 31. marts I henhold til udbudsbetingelserne er der kontraktstart den 1. juni Tilbudsfristen er rykket 3 uger, og eftersom der skal foretages en del etablering i relation til aftalen med Skanderborg Kommune, foreslås det, at kontraktstarten rykkes gerne til efter sommerferien. For en eventuelt ny leverandør skal der etableres såvel IT-tidsbestillingssystem, og der skal foretages en del praktiske investeringer i Skanderborg Kommunes lokaler. Jf. materialets udbudsbetingelser (version 3) fremgår det af pkt. 3 Tidsplan at tilbudsfristen er fremrykket til den 18. april I udbudsbetingelsernes første version var tilbudsfristen den 27. marts Imidlertid er fristen for offentliggørelse af resultatet af udbuddet ikke ændret. Senest i uge 18, vil tilbudsgiver få besked om resultatet. Der er således ikke ændret i vindende tilbudsgivers muligheder for at etablere sig i Sundhedsklinikken efter tildeling af ordren, hvorfor kontraktstarten ikke bliver rykket. Offentliggjort den 23. marts I bilag 2 Kravspecifikation i afsnit 1 og videre frem beskrives arbejdets omfang: " behandles og forebygges arbejdsrelaterede gener og skader hos medarbejdere. Udbyder bedes definere hvorvidt akutte og kroniske skader eller gener som følge af slid, men som er opstået i fritiden, er inkluderet i tilbuddet? Udbyder bedes endvidere beskrive arbejdsgangen for en eventuel nødvendig visitation af medarbejdere, i det tilfælde at sundhedsklinikken udelukkende kan tilbyde behandling af arbejdsrelaterede gener og skader? 4 I bilag 2 Kravspecifikation i afsnit Behandlingstilbud underpunkt A. Tilgængelighed og udstyr står: Aflyser Tilbudsgiver timer eller bliver der ikke leveret det timetal pr. uge, der er aftalt, spares de Tilbudsgiver skal som udgangspunkt behandle alle medarbejdere, der booker en tid til behandling i kommunens klinik. Medarbejderne i Skanderborg Kommune er orienteret om, at klinikken behandler arbejdsrelaterede skader, og derfor er det ikke op til Tilbudsgiver at afvise medarbejdere ud fra en opfattelse om, at behandlingen ikke vedrører en arbejdsrelateret skade. Den vurdering har medarbejderen i Skanderborg Kommune allerede foretaget. Skulle der imidlertid være situationer, hvor klinikkens personale kommer i tvivl, vil dialog med kommunens driftsansvarlige løse dette. Derudover vil det være oplagt at drøfte usikkerheder mv. på driftsstatusmøderne. Aflysning : her tales der om timer, der aflyses af behandleren pga. sygdom, ferie eller andet og ikke bliver dækket ind af f.eks. en anden behandler eller vikar. Disse timer bliver dermed ikke leveret som aftalt, og tilbudsgiver skylder Skanderborg Kommune timerne. For at kunne holde styr på disse timer, skal tilbudsgiver - i rapporter eller efter anmodning - oplyse, 1

2 ubrugte/aflyste timer op i en timebank efter konverteringstabellen (Bilag 2D). Endvidere i underpunkt B Fysioterapi står under pkt. 4, pind 5:. Få aflyste behandlingstider fra medarbejderne (uden afmelding). Der opereres således med to begreber aflysning og afmelding. Udbyder bedes definere de to begreber, herunder hvor lang tid før en behandling, den aftalte tid skal aflyses for ikke at blive betragtet som afmelding. hvor mange timer, der ikke er blevet leveret som aftalt og som spares op i timebanken. Afmelding : her tales der om, at en medarbejder fra Skanderborg Kommune melder fra til en behandling, der er planlagt og booket. En afmeldt behandling, der ikke efterfølgende bliver fyldt ud med en ny behandling af en anden medarbejder fra Skanderborg Kommune og dermed opstår der huller i en dagsplan vil ikke kunne indgå i timebanken. Tilbudsgiver vil ikke kunne komme til at skulle hæfte for timer, der er afmeldt af medarbejdere fra Skanderborg Kommune. Opstår der huller i dagsplanen forventes det, at behandleren foretager andet relevant klinikarbejde til gavn for Skanderborg Kommune (f.eks. kontakt til læge eller leder i kommunen, uddybende research på en behandlingsform til gavn for medarbejder i kommunen). Udbyder bedes samtidig tage stilling til, om tilbudsgiver skal bære risikoen for at have huller i en dagsplan. Det vil have stor indflydelse på prissætningen, hvis tilbudsgiver skal bære risikoen for at have mellemtimer i dagsplanen, som bliver uden indtægt, fordi udbyder kan overføre timerne til timebanken. 5 I bilag 2 Kravspecifikation i afsnit 4. M Tilbudsgiver skal oplyse hvor meget 1 times projektdeltagelse koster" i forhold til en opsparet time i timebanken. Dette er rettet i version 2 jf. tidligere oplyst nedenfor under spørgsmål 2. Mener udbyder "behandling" fremfor "projektdeltagelse? 6 Hvor stort har omfanget af tilkøbte ydelser været i det seneste år, dvs. ydelser ud over kontraktsummen på hovedydelsen? Skanderborg Kommune har tidligere haft de udbudte tilkøbsydelser inkluderet i hovedydelsen. Nedenstående de forbrugstal for 2016 over antal forbrugte behandlinger af de udbudte optioner. Skanderborg Kommune Forbrug af ydelser ud over hovedydelsen i 2016 Ydelse Forbrug i 2016 Enhed Relevante temamøder 0 timer Projektdeltagelse 111 timer 2

3 Lej en fysioterapeut for en dag 0 dage Tilkøb af yderligere behandlingstimer til Sundhedsklinikken 0 timer Helbredstjek - mobile 518 stk. Psykomotorisk terapi 403 timer Zoneterapi 343 timer Shockwave 82 stk. Ultralyd 18 stk. Forebyggende kropsscreening 42 stk. 7 Udbudsbetingelser: Vedr. særlige vilkår side 6. Skal udbudsbilag B skema 4 udfyldes for hver enkelt medarbejder som tænkes at indgå i behandlerteamet i sundhedsklinikken? Eller skal bilaget udfyldes med generelle oplysninger om kontrakthavers lønog ansættelsesvilkår? 8 Udbudsbetingelser: Vedr. social klausul side 28. Skal studerende i praktik udføre behandling for medarbejdere i Skanderborg Kommune? Eller skal de blot observere? Vær opmærksom på at tidligere forbrug ikke forpligter Skanderborg Kommune i en ny kontraktperiode. Bilaget skal udfyldes med generelle oplysninger for de medarbejdere, der vil indgå i klinikkens arbejde gerne som et spænd f.eks. mellem mindsteløn og højeste løn for personalet i klinikken (eks.: ). På baggrund af de indkomne spørgsmål og Ordregivers nærmere undersøgelser konstaterer Ordregiver, at nærværende kontrakt ikke er egnet til at indeholde den beskrevne sociale klausul. I vurderingen af ovenstående indgår bl.a. tilbagemelding fra den uddannelsesinstitution, hvorfra studerende til opfyldelse af den sociale klausul skulle rekrutteres. Vedrørende dokumentet "Udbudsbetingelser og udkast til rammeaftale" s. 28: Afsnit 20 "Social klausul" i udkast til kontrakt udgår. Ny version Udbudsbetingelser og udkast til kontrakt VERSION 3 oploades på I forbindelse med ovenstående revidering af kontrakten samt revidering af Bilag 3 Tilbudsliste jf. spørgsmål 26, laver Ordregiver en forlængelse af fristen for tilbudsafgivelse, således at tilbudsfristen bliver tirsdag den 18. april 2017, kl Fristforlængelsen er bekendtgjort i TED. 3

4 Ordregiver har som følge af udskydelse af tilbudsfristen ligeledes udskudt: - Spørgefristen til fredag den 31. marts Svarfristen til fredag den 7. april Udbudsbetingelser: Vedr. social klausul side 29. Vi går ud fra af den tid en fysioterapeut benytter som vejleder for praktikanten (eks. møder osv.) indgår i de 120 beh/uge, som er indeholdt i Hovedydelsen. Er det korrekt? 10 Udbudsbetingelser: Vedr. social klausul side 29. Vi går ud fra at Skanderborg Kommune rekrutterer studerende til praktik i sundhedsklinikken. Er det korrekt? 11 Udbudsbetingelser: Vedr. social klausul side 29. Hvad hvis ingen studerende ønsker at komme i praktik i sundhedsklinikken i Skanderborg Kommune? 12 Udbudsbetingelser: Vedr. social klausul side 29. Hvem godkender kontrakthaver til at have studerende i praktikforløb? Hvilke krav stilles for at være klinisk vejleder? 13 Udbudsbetingelser: Vedr. social klausul side 29. Skal tilbudsgiver organisere, planlægge og udvikle det kliniske undervisningsforløb? 14 Udbudsbetingelser: Tilbudsgiver opfordres til at stille spørgsmål, såfremt ovenstående giver anledning hertil. Vedr. social klausul side 29. Stiller Skanderborg Kommune faciliteter til rådighed for afholdelse af klinisk eksamen, som afslutning på den kliniske undervisning. 15 Udbudsbetingelser: 4

5 Vedr. social klausul side 29. Skal tiden som tilbudsgivers kliniske underviser bruger på at introducere, undervise, vejlede, evaluere, supervisere, eksaminere og vurdere de studerende inkluderes i den samlede kontraktsum, eller faktureres dette særskilt? 16 Udbudsbetingelser: Vedr. afgivelse af tilbud side 9. Er der en særlig grund til at tilbuddet skal fremsendes i fem fysiske eksemplarer? 17 Udbudsbetingelser: Vedr. afgivelse af tilbud side 9. Af hensyn til distribution og miljøhensyn vil det klart være at foretrække kun at aflevere tilbuddet i ét elektronisk eksemplar, som fremsendes pr. mail. Vil dette være acceptabelt? 18 Kravsspecifikation: Vedr. accept af krav side 2. Er det korrekt, at tilbudsgiver ved afgivelse af tilbud dermed indirekte accepterer alle de i udbudsmaterialet anførte krav? Og at vi således ikke behøver at acceptere de enkelte krav hver for sig? 19 Kravsspecifikation: Vedr. åbningstid/arbejdstid side 6. Det ønskes at behandlingstiderne skal leveres inden for en daglig åbningstid mandag til fredag mellem kl og kl Jf. overenskomst med Danske Fysioterapeuter ligger den normale arbejdstid i tidsrummet fra kl til kl For arbejde uden for disse tidspunkter kan der ydes tillæg. Er Skanderborg Kommune villig til at betale et tillæg for behandling der ligger ud over den normale arbejdstid fra kl. 7-18, således at vi kan overholde vores arbejdsklausul? 20 Kravsspecifikation: Vedr. påtænkt ugentlig åbningstid pr. klinik. Skal tid til holdtræning inkluderes i beskrivelsen af den ugentlige åbningstid? 21 Kravsspecifikation: Vedr. relevante temamøder side 17. Hvad er varigheden af et temamøde? Ja, da disse skal anvendes i forbindelse med evaluering. Nej, Ordregiver ønsker tilbuddene i fysiske eksemplarer til brug for evaluering. Ja, det er korrekt. Skanderborg Kommune forventer at Tilbudsgiver i sit tilbud har taget højde for, at medarbejderne i klinikken har en arbejdstid mellem kl Alle udgifter til drift af klinikken skal være indeholdt i tilbudsprisen. Ja. Tilbudsgiver skal afgive tilbud på et tre timers temamøde (= 1 hold), hvor Tilbudsgiver har medregnet yderligere tidsforbrug til afklaring/forventningsafstemning med leder eller andre relevante parter. 5

6 22 Kravsspecifikation: Vedr. helbredstjek mobile side 19. Hvad er varigheden af et helbredstjek? Afregnes der pr. helbredstjek eller pr. dag? Såfremt der afregnes pr. dag hvor mange helbredstjek skal vi i så fald regne med for hhv. 1 dag? 3 dage? 5 dage? 23 Kravsspecifikation: Vedr. psykomotorisk terapi, zoneterapi og forebyggende kropsscreening side Optionen ønskes udnyttet på den måde, at det skal være muligt at tilkøbe zoneterapi i en periode på minimum 23 uger og med et opsigelsesvarsel på 1 måned efter optionens ikrafttræden. Optionen kan derfor tidligst opsiges 5 måneder efter ikrafttræden heraf. Vi ønsker en uddybning af hvilket opsigelsesvarsel der gælder. 1 måned efter optionens ikrafttræden? 5 måneder efter optionens ikrafttræden? Den gennemsnitlige timepris (= pris for 1 hold divideret med 3) skal anvendes, hvis en institution ønsker et temamøde af længere varighed end 3 timer. Jf. punkt A. Tilgængelighed og udstyr fremgår varighed af helbredstjek. Jf. punkt 4. N. Helbredstjek mobile skal der regnes med en dagspris for 6 helbredstjek. Tilbudsgiver skal afgive tilbudspris på mobile helbredstjek i 1 dag, 3 dage eller 5 dage med 6 helbredstjek pr. dag. Ved køb af 3 eller 5 dages helbredstjek, skal disse dage ligge i umiddelbar sammenhæng med hinanden. Derved har Tilbudsgiver mulighed for at afgive en differentieret pris, hvis institutionen køber flere dages helbredstjek i umiddelbar sammenhæng med hinanden. Optionen kan tidligst opsiges 5 måneder efter at optionen er trådt i kraft, således at de i spørgsmålet anførte optioner, som minimum udnyttes for en 6 måneders periode. Den af Tilbudsgiver anførte formulering ændres således til: Optionen ønskes udnyttet på den måde, at det skal være muligt at tilkøbe zoneterapi i en periode på minimum 23 uger og med et opsigelsesvarsel på 1 måned efter optionens ikrafttræden. Optionen kan derfor dog tidligst opsiges 5 måneder efter ikrafttræden heraf. Tilsvarende formulering er gældende for pkt. O Psykomotorisk terapi og pkt. R Forebyggende kropsscreening. Ordregiver præciserer i den sammenhæng vedrørende pkt. Q Shockwave og ultralyd udnyttes optionen for ét år ad gangen. Ny version af Bilag 2 Kravspecifikation og evalueringsparametre VERSION 3 oploades på Ordregiver har desuden i ovenstående dokument s. 9, sidste afsnit rettet følgende: Fysioterapeuterne kan maximalt henvise til 10 7,5 behandlingstimer hos kiropraktor pr. uge. Rettelsen er en konsekvensrettelse på bagrund af svar på spørgsmål 1 nedenfor. 24 Bilag 2D konverteringstabel: Vedr. timebank. Alle ikke forbrugte behandlinger fra Hovedydelsen og udnyttede optioner, samles i en timebank. Vi går ud fra at der menes ikke udnyttede Ordregiver har valgt at udnyttede optioner skal indgå i timebanken. Såfremt Ordregiver har udnyttet en option (fx pkt. P Zoneterapi ) vil eventuelt uforbrugte timer af zoneterapi blive overført til timebanken. 6

7 optioner. Kan I bekræfte dette? Bør optionerne i det hele taget indgå i timebanken? 25 Bilag 2D konverteringstabel: Vedr. timebank eksempel for holdtræning. Det betyder, at hver gang Skanderborg Kommune ønsker yderligere 1 holdtræning, så skal der ganges med en faktor 0,4. Der skal dermed bruges 2,5 fysioterapibehandlinger på 1 holdtræning. Der skal vel ganges med en faktor 2,5 og ikke 0,4? 26 Bilag 3 Tilbudsliste: Vedr. udregning af tilbudssummer for optioner. Er det hensigtsmæssigt, at tilbudssummer for eks. projektdeltagelse (estimeret 300 timer), psykomotorisk terapi (estimeret 150 timer) og zoneterapi (estimeret 138 timer) udregnes pba. et estimeret forbrug, når dette ikke gælder for eks. tilkøb af yderligere behandlingstimer (estimeret forbrug 1 time) og helbredstjek (estimeret forbrug 1 time), hvor forbruget er estimeret til 1? 27 Bilag 3 Tilbudsliste: Vedr. evaluering af tilbudssummer for optioner. Hvordan udregnes den samlede tilbudssum på optioner? Som en sum eller et gennemsnit af G20, G21, G22, G23, G24, G28, G29, G30, G33, G34? Eller på anden vis? 28 Bilag 3 Tilbudsliste: Vedr. samlet evaluering af pris. Hvordan udregnes den samlede evalueringstekniske pris for både Hovedydelse og Optioner? Det er korrekt. Der skal stå faktor 2,5 og ikke som anført i bilaget 0,4. Teksten rettes således i Bilag 2D Konverteringstabel til: Det betyder, at hver gang Skanderborg Kommune ønsker yderligere 1 holdtræning, så skal der ganges med en faktor 0,42,5. Der skal dermed bruges 2,5 fysioterapibehandlinger på 1 holdtræning Ny version af Bilag 2D Konverteringstabel VERSION 2 oploades på Ordregiver har valgt at revidere følgende i Bilag 3 Tilbudsliste : - Estimeret forbrug vedrørende Fysioterapi (2 behandlinger pr. time) ændres fra 1 time til 200 timer. - Estimeret forbrug vedrørende Kiropraktik (4 behandlinger pr. time) ændres fra 1 time til 118 timer. Ny version af Bilag 3 Tilbudsliste VERSION 2 oploades på Se svar ovenfor på spørgsmål 8 vedrørende forlængelse af fristen for tilbudsafgivelse. Den samlede tilbudssum udregnes som en sum. For at tydeliggøre dette, har Ordregiver valgt i ny version af Bilag 3 Tilbudsliste VERSION 2, at lave en samlet tilbudssum for Optioner. Der henvises i øvrigt til udbudsmaterialet vedrørende tilbudsafgivelse på Optionerne. Den af Tilbudsgiver afgivne pris for Hovedydelsen udgør den samlede tilbudssum for Hovedydelsen. Samlet tilbudssum for Optionerne, er en sammenlægning af alle tilbudssummerne for hver option (Tilbudspris pr. enhed x estimeret forbrug). Samlet tilbudssum for henholdsvis Hovedydelsen og Optionerne tildeles hver én pointscore, som beregnes i overensstemmelse med beskrivelsen i Udbudsbetingelser og udkast til kontrakt VERSION 3 s. 11 ff. Pointscoren for Hovedydelsen multipliceres med 80 %, og pointscoren for Optionerne multipliceres med 20 %, hvorefter de adderes til en samlet pointscore for underkriteriet Pris. Den samlede pointscore for underkriteriet Pris multipliceres herefter med underkriteriets vægtning på 50 % i den samlede tilbudsevaluering. 7

8 Offentliggjort den 8. marts 2017 Spørgsmål nr. Spørgsmål Svar 1 Af Bilag 2 side 3 fremgår: Skanderborg Kommune ønsker at få et samlet tilbud på drift af Sundhedsklinikken inden for en ramme på maksimalt 1,6 mio. kr. excl. moms (= Hovedydelsen). I denne ramme skal der indgå følgende ydelser: Fysioterapi herunder holdtræning og instruktion som en forebyggende indsats Kiropraktik Administration af Sundhedsklinikken, herunder ITbookingssystem mv. Hovedydelsen omfatter: Ordregiver har anonymiseret oplysning om spørgsmålsstillers virksomhed med angivelse af ***. Ordregiver fastholder den økonomiske ramme for Hovedydelsen. Ordregiver reducerer derimod Hovedydelsens indhold jf. nedenfor. Reduktion sker under henvisning til udbudsbetingelsernes afsnit 1 Indledning, hvoraf fremgår: Tilbudsgiver gøres opmærksom på, at der kan foretages ændringer af udbudsmaterialet efter offentliggørelse af dette, herunder ændringer af kravspecifikationen og udbudsbetingelserne. Ordregiver formulerer nu Hovedydelsen således: 130 fysioterapibehandlinger om ugen i 47 uger (1 behandling = 30 min.), hvilket svarer til fysioterapibehandlinger om året 40 kiropraktikbehandlinger om ugen i 47 uger (1 behandling = 15 min.), hvilket svarer til kiropraktikbehandlinger om året 16 Holdundervisningsforløb om ugen i 40 uger (1 holdundervisning = 75 min. da forberedelse og afslutning er inkluderet), hvilket svarer til 800 antal timer om året Tilbud på Hovedydelsen jf. ovenfor, som er over den økonomiske ramme på maksimalt 1,6 mio. kr. excl. moms er ukonditionsmæssige, og vil ikke indgå i den kvalitative evaluering. Eksempel på prissætning af Hovedydelse: For at levere det samlede indhold i Hovedydelsen inden for den økonomiske ramme på maksimalt 1,6 mio. kr. excl. moms, har vi opstillet et eksempel på prissætning af Hovedydelse: Eksempel: Hovedydelsen omfatter: 120 fysioterapibehandlinger om ugen i 47 uger (1 behandling = 30 min.), hvilket svarer til fysioterapibehandlinger om året 30 kiropraktikbehandlinger om ugen i 47 uger (1 behandling = 15 min.), hvilket svarer til kiropraktikbehandlinger om året 8 Holdundervisningsforløb om ugen i 40 uger (1 holdundervisning = 75 min. da forberedelse og afslutning er inkluderet), hvilket svarer til 400 antal timer om året I forbindelse med revidering af Hovedydelsens omfang laver Ordregiver en forlængelse af fristen for tilbudsafgivelse, således at tilbudsfristen bliver tirsdag den 4. april 2017, kl Fristforlængelsen er bekendtgjort i TED. Ordregiver har som følge af udskydelse af tilbudsfristen ligeledes udskudt: - Spørgefristen til fredag den 17. marts Svarfristen til onsdag den 29. marts fysioterapibehandlinger til 168 kr. pr. behandling (timepris Tilbudsgiver opfordres til at stille spørgsmål, såfremt ovenstående giver 8

9 336 kr.) = kr kiropraktorbehandlinger til 162 kr. pr. behandling (timepris 648 kr.) = kr. 800 timers holdundervisningsforløb til 336 kr. pr. time = kr. I alt = kr. Vi har grundigt analyseret Skanderborg Kommunes tildelingskriterier, hvor prisen vægter 50%, heraf pris på Hovedydelse som vægter 80%, mens pris på Optioner vægter 20% og er beskrevet som en tilkøbsmulighed. På den baggrund vil *** ikke kunne afgive tilbud på opgaven, da vi med vores forretningsmodel ikke er i stand til at tilbyde jer en pris, som ud fra jeres kriterier, vil ligge inden for rammen på maksimalt 1,6 mio. kr. excl. moms. anledning hertil. Reviderede dokumenter oploades på - Udbudsbetingelser og udkast til kontrakt VERSION 2* - Bilag 2 Kravspecifikation og evalueringsparametre VERSION 2. Alle rettelser er markeret med rød skrift. *Ordregiver har i forbindelse med revidering af det offentliggjorte dokument Udbudsbetingelser og udkast til rammeaftale ændret dokumentets navn til Udbudsbetingelser og udkast til kontrakt, idet der som det også følger af dokumentets indhold indgås en kontrakt og ikke rammeaftale. Der er således alene tale om en sproglig rettelse af dokumentets navn, og der er ikke sket indholdsmæssige ændringer i dokumentet som følge af denne præcisering. Baggrund for at *** ikke vil kunne afgive tilbud begrundes i nedenstående punkter. Jeg vil på den baggrund høre, om Skanderborg Kommune vil acceptere tilbud, hvor 1. tilbudsprisen på Hovedydelsen overstiger de 1,6 mio. kr. excl. moms, eller 2. hvor antallet af ydelser indeholdt i Hovedydelsen er reduceret ift. jeres oplæg 2 Ordregiver har foretaget sproglige rettelser i forbindelse med oploads af Bilag 2 - Kravspecifikation og evalueringsparametre VERSION 2. Rettelserne er som følger: - S. 9, afsnit C Kiropraktik : Hovedydelsen omfatter fysioterapikiropraktikbehandlinger, om ugen i 47 uger. - S. 19, 1. afsnit: Tilbudsgiver skal oplyse, hvor meget 1 times projektdeltagelse tilkøb af behandlingstyper koster i forhold og fremgår nu af Bilag 2 Kravspecifikation og evalueringsparametre VERSION 2. 9