APV og TULE evaluering. Arbejdsgruppens principdrøftelser og indstillinger. Baggrund for dokumentet. Principielle drøftelser. 13.

Transkript

1 APV og TULE evaluering Arbejdsgruppens principdrøftelser og indstillinger Baggrund for dokumentet 13. november 2013 Dette dokument er udarbejdet på baggrund af to arbejdsgruppemøder i september 2013 og giver overblik over arbejdsgruppens drøftelser og indstillinger til revisioner i koncepterne for APV og TULE. Arbejdsgruppen tog udgangspunkt i en række principielle drøftelser, for derefter at gennemgå en række punkter af mere emnemæssig karakter. Disponeringen af dette dokument afspejler dette mødeforløb. Arbejdsgruppen består af repræsentanter for medarbejdersiden i RMU samt repræsentanter for HR- og personalechefer. Arbejdsgruppen sekretariatsbetjenes af TULE-sekretariatet: Koncern HR, Fysisk Arbejdsmiljø; Koncern HR, Organisation, Ledelse og Procesoptimering samt Center for Folkesundhed og Kvalitetsudvikling. TULE-sekretariatet har bidraget med faglige input i forhold til arbejdsgruppens indstillinger. Principielle drøftelser Arbejdsgruppens arbejde tog udgangspunkt i en række principielle drøftelser, som er grundlæggende for undersøgelseskoncepter af denne karakter. Drøftelser som også afspejles i evalueringen. Principdrøftelse 1: Skal undersøgelsesmodus for APV og TULE være to eller tre år? Arbejdsgruppens indstiller, at der holdes fat i ambitionen om løbende fokus på forbedring af arbejdsmiljøet, gerne i form af koordineret samtidighed på regionsniveau, således at der indenfor en fælles tidsmæssig kadence skabes et fælles overblik over mulige indsatsområder regionalt og på driftsområderne i Region Midtjylland. Det anses for vigtigt, at APV/TULE giver mening for alle, hvorfor leder- og opfølgningsopgaven bør betones i de fremtidige koncepter for APV/TULE. Principdrøftelse 2: Skal det fortsat være et lokalt anliggende at beslutte, hvorvidt APV og TULE afvikles samtidigt? Arbejdsgruppens indstiller, at driftsenheder fortsat selv træffer beslutning om samtidighed eller adskillelse med processer for APV og TULE. Principdrøftelse 3: Er TULE overvejende et dialogbaseret redskab eller overvejende et måleredskab? Herunder drøftelse af, hvad forholdet er mellem evidensbaserede undersøgelseskoncepter og dialogbaseret opfølgning i forhold til hovedformålet med TULE? Arbejdsgruppens indstiller, at uanset hvilket kortlægningsredskab, der anvendes til at opsamle data i forhold til APV eller TULE, bør der fokuseres på dialog og opfølgning i koncepterne. Samtidig indstilles, at TULE spørgeskemaet kun indeholder det antal spørgsmål, som er medvirkende til at sikre en god opfølgende dialog. Indtil der findes et kortlægningsredskab, som viser sig mere evidensbaseret end regionens eget, bør der fortsættes med at udvikle på nuværende konceptmæssige platform for APV og TULE. Principdrøftelse 4: Anonymitet i TULE har både fordele og ulemper. Skal respondenternes anonymitet bevares eller skal man kunne henføre svarene til respondenten?

2 Arbejdsgruppens indstiller, at anonymiteten beholdes, da det formentligt vil nedsætte svarprocenten betydelig med risiko for at svække grundlaget for dialog og opfølgning lokalt, hvis medarbejderne ikke er anonyme i TULE. Det tydeliggøres i skriftlig og mundtlig information, at medarbejdernes anonymitet bevares, selvom der svares på spørgsmål omkring baggrundsdata. Der henstilles til, at TULE rapporter i opfølgningen ikke anvendes til at lede efter, hvem der har svaret hvad. Principdrøftelse 5: Individuel ledelsesevaluering eller kollektiv ledelsesevaluering. Ledelsesstrukturen i Region Midtjylland indeholder på flere ledelsesniveauer kollektiv, fælles eller delt ledelse af enheder. Skal det være muligt evaluere individuel ledelse, når ledelsesopgaven er delt mellem flere ledere? Eller skal der fortsat kun evalueres den kollektivt leverede ledelse? Arbejdsgruppens indstiller, at fælles ledelsesevaluering kan kombineres med en individuel ledelsesevaluering. Dog med en klar understregning af fortsat at understøtte en fælles ledelsesopgave i forbindelse med opfølgningen på TULE. Emnemæssig gennemgang af APV og TULE koncepter I den emnemæssige gennemgang beskrives hovedpunkter fra evalueringens dataindsamling (spørgeskemaundersøgelse og gruppeinterview) og arbejdsgruppens følgende indstillinger. Kan man samlet tale om, at APV og TULE er værdiskabende i forhold til udvikling af hhv. trivsel og ledelse samt fysisk og psykisk arbejdsmiljø? Fra overvejende tilfredshed til at det tidsmæssige forbrug er for stort i forhold til værdien på den enkelte arbejdsplads. Særligt tilfredshed med konkrete initiativer via APV på arbejdsmiljøområdet, men også TULE har en berettigelse. Der er dog plads til forbedringer og forenklinger, da udbyttet med TULE ikke altid står mål med den tidsmæssige omkostning. Arbejdsgruppens indstiller, at de nuværende koncepter for APV og TULE justeres som beskrevet punktvis i dette dokument. Kan man samlet tale om, at APV og TULE er brugervenlige i metoder og redskaber? Overordnet tilfredshed, men også utilfredshed: Det anføres bl.a., at det samlede koncept for APV og TULE er for komplekst og omfattende. Arbejdsgruppens indstiller at konceptet for TULE forenkles hele vejen igennem fra besvarelse af spørgeskema til opfølgende dialog. at TULE-sekretariatet i forbindelse med næste runde af undersøgelser informerer og tydeliggør elementer, der i endnu højere grad kan bidrage til en værdiskabende og trivselsudviklende lokal opfølgning. Praktisk indsamling af svar i TULE Tilfredshed med elektronisk besvarelse, som generelt fungerer bedre end papirskemaer. Kritik af ressourceforbruget er stort i forbindelse med klargøring til lister ved lokal dataindsamling. Udsagn om, at konceptet ikke passer til yngre læger f.eks. turnuslæger, som er hurtigt videre. Arbejdsgruppens indstiller at TULE-sekretariatet finder og benytter den mest ressourcebesparende løsning til indsamling og verificering af respondentliste. at driftsenheder stadig kan give mulighed for at enkelte afdelinger kan udfylde TULEspørgeskemaer i papirformat. at TULE-sekretariatet undersøger muligheder for at sikre en god TULE-proces for turnuslæger. TULE Spørgeskemaet Generel tilfredshed, men også kritik af hhv.: spørgeskemaets omfang, spørgsmålenes præcision og læsbarhed og anvendelse af vigtighed

3 1) at følgende fire spørgsmål ud af i alt 18 spørgsmål om trivsel udgår af TULE: - Vi løser vores opgaver på et højt kvalitetsniveau - Det er de rigtige ting, som vi bruger mest tid og energi på i det daglige arbejde - Jeg har den information, jeg behøver for at kunne udføre mit arbejde - Udfordringerne i mit arbejde matcher mine behov for faglig udvikling 2) at følgende TULE-spørgsmål om trivsel omformuleres til: - Vi er optaget af at forbedre arbejdets kvalitet til vi er optaget af at forbedre kvaliteten i vores arbejde 3) at følgende spørgsmål om ledelse udgår af TULE: - Ledelsen/lederen bidrager til at jeg har udbytte af min udviklingssamtale - Jeg fremfører viden og synspunkter på en måde, der fremmer ledergruppens samarbejde i 4) at dataindsamling vedrørende spørgsmålenes vigtighed udelades af TULE spørgeskema. Ledelsesevaluering Tilfredshed, men også kritik af, hvilket niveau adresseres i ledelsesevalueringen: nærmeste leder eller leders leder? ledelsesevaluering giver risiko for, at ledere bliver følelsesmæssigt ramt af tilbagemelding, nærmeste leder står for skud for beslutninger truffet højere i ledelsessystemet og vanskeligt at evaluere ledelse fra en kollektiv ledelse, at TULE-sekretariatet informerer skriftligt og mundtligt om muligheden for at evaluere ledelse på flere niveauer ved at vælge ekstraspørgsmål. Arbejdsgruppen betoner vigtigheden af, at de lokale ledelsessystemer har bevågenhed på støtte og opfølgning til ledere, som modtager en kritisk ledelsesevaluering. TULE rapporten Tilfredshed, men også delte opfattelser: rapporten er forståelig og et godt afsæt til dialogmøder, mens andre giver udtryk for, at rapporten er for svær at læse og for lang i forhold til at identificere få, vigtige indsatsområder. - at vigtighed udelades af TULE rapport. - at TULE-sekretariatet udarbejder dialogstøttende værktøjer for, hvordan en gruppes svarmønster kan tydeliggøre, hvor tyngden ligger i besvarelsen af TULE-spørgsmålene. - at rapporter opbygges, så der gives et overblik først, hvorefter der gives mulighed for at se og udvælge resultater for enkelte temaer og spørgsmål. - at ledelsesevalueringsrapporter til leders leder suppleres med overblik over trivsel og ledelse i tilknyttede enheder. TULE opfølgning Generel tilfredshed - et godt dialogværktøj, men også udsagn af blandet karakter. Ekstern facilitering er vigtig, når der kan forventes en svær dialog. Gode tilbagemeldinger, hvor Koncern HR har uddannet lokale konsulenter eller ressourcepersoner i at gennemføre opfølgende dialog. I uheldige tilfælde går der for lang tid fra besvarelse af skema til opfølgende dialog (op 3 måneder). Opfølgning skal være obligatorisk og foretages inden for et passende tidsrum i forhold til besvarelse af rapporten. - at TULE-sekretariatet arbejder for at udbrede modellen: train the trainer, hvor lokale konsulenter og nøglepersoner uddannes i at facilitere opfølgning. TULE-sekretariatet udarbejder en anbefaling, om hvornår der med fordel kan anvendes ekstern facilitering. Arbejdsgruppen anbefaler en drøftelse i HR-chefkredsen og Strategisk HR-Forum om, hvad et passende tidsrum mellem dataindsamling og opfølgning bør være i regionens TULE-koncept.

4 APV kortlægning Overvejende tilfredshed med elektronisk platform og muligheden for at beskrive tre positive forhold. Også tilfredshed med, at APV ikke er anonym og at brugeradministrationen i serviceportalen er nem og overskuelig. Men også kritik af: manglende mulighed for at overskue skema og gå tilbage i det. Manglende elektronisk kvittering efter afsendelse af færdigt skema og skemaet genererer for mange sager fra bagateller til uløselige sager og mange overlappende sager. - at systemet ændres for at sikre større brugervenlighed ved, at det bliver muligt at se hovedkategori og emner, mulighed for at se og slette sager, samt tydelighed på hvornår en kortlægning er afsluttet. (Desuden suppleres systemet med flere APV metoder dvs. enkelte redskaber til løbende APV) - at systemet suppleres med vejledning om den gode APV proces bl.a. med henblik på at understøtte prioriteringen og fjerne bagatel sager. - at TULE-sekretariatet udarbejder informationsmateriale med eksempler på, hvordan løbende APV kan afvikles. Evt. med udgangspunkt i en eksisterende handleplan. APV sagsbehandling Systemets sagsbehandlingsdel opleves som stort og tidskrævende at anvende for arbejdsmiljøgrupperne. Stort tidsforbrug for arbejdsmiljøgrupperne i forbindelse med at følge op på sager, som bliver genereret i APV kortlægning., at systemet gøres mere overskueligt ved at fjerne felter og funktionsknapper samt ændre layout på handlingsplanen. Fysisk Arbejdsmiljø pointerer, at ønskes en mere gennemgribende ændring af sagsbehandlerdelen vil systemet ikke være klar til brug 1/ men medio APV Støttetilbud Generelt stor tilfredshed: APV-arbejdsdagene er udbytterige og undervisningen er god, men arbejdsdagene giver ikke altid viden nok til at løse senere problemer i APV sagsbehandling., at support og superbrugeruddannelser fortsættes. Ved behov kan der udbydes korte opfølgningsmøder efter ca. ½ år. i Formuleringen af de første spørgsmål kommer fra ledelsesspørgsmål fra medarbejderspørgeskemaet. Formuleringen af dette spørgsmål kommer fra spørgeskemaet fra leders kollega. TULE spørgeskema til medarbejdere har dermed følgende spørgsmål om trivsel og ledelse Spørgsmål om trivsel på arbejdspladsen 1. Der er god sammenhæng mellem vores daglige arbejde og vores værdier og mål 2. Vi er optaget af at forbedre kvaliteten i vores arbejde 3. Vi tager fat på at ændre det, der ikke fungerer tilfredsstillende 4. Vi har et godt samarbejde 5. Vi er gode til at give hinanden feedback 6. Vi giver hinanden plads til at være forskellige (f.eks. i forhold til køn, alder og baggrund) 7. Vi støtter hinanden i vanskelige situationer på arbejdet 8. Jeg ved, hvad der forventes af mig i mit arbejde 9. Jeg er tilfreds med den indflydelse, jeg har på tilrettelæggelsen af mit arbejde 10. På mit arbejde har jeg mulighed for at gøre det, jeg er bedst til 11. Jeg har et spændende job 12. Jeg er tilfreds med min daglige arbejdsmængde 13. Mit arbejde er tilpas afvekslende 14. Jeg kan forene kravene på mit arbejde med mit privatliv

5 Spørgsmål om ledelse Min leder/ledelse 15. medvirker til, at arbejdspladsen ser de udfordringer, som fremtiden bringer 16. angiver en klar retning for arbejdspladsen 17. bidrager til et miljø, hvor medarbejderne kan finde nye løsninger på udfordringer i det daglige arbejde 18. medvirker til at skabe en motiverende og inspirerende arbejdsplads medvirker til at skabe en handlekraftig arbejdsplads 20. hjælper med at løse konflikter 21. inddrager medarbejderne i tilstrækkeligt omfang, når der træffes beslutninger 22. er god til at forklare grundlaget for beslutninger 23. delegerer opgaver og ansvar til mig svarende til mine kompetencer 24. bidrager til, at der er en løbende dialog om min udvikling 25. forholder sig til de vanskeligheder, jeg måtte opleve i mit arbejde 26. anerkender min arbejdsindsats 27. er god til at modtage feedback Desuden modtager lederne følgende fire spørgsmål om arbejde i en ledelsesgruppe Jeg 1. bidrager med viden og synspunkter, der fremmer ledergruppens arbejde 2. viser på en troværdig måde min opbakning til de fælles ledelsesbeslutninger 3. bidrager til den fælles udvikling af arbejdspladsen 4. er god til at se muligheder, som fremmer hele arbejdspladsens opgaveløsning (de ovenstående fire spørgsmål er taget fra spørgeskemaet til lederen selv ) Fælles dokument udarbejdet af TULE-sekretariatet/ kontakt Thomas Ochsner thooch@rm.dk