Referat fra dialogmøde med klubberne, Tandplejen samt Skovbo vedrørende kontrakter 2007 Mandag den 4. juni 2007

Transkript

1 Referat fra dialogmøde med klubberne, Tandplejen samt Skovbo vedrørende kontrakter 2007 Mandag den 4. juni 2007 Deltagere: Jens Kaptain Kommunaldirektør, Henning Haahr Pedersen Direktør - fagområderne, Steen Daugaard Direktør - stabene, Annie Noes Børn og Ungechef, Stine Tranberg Jensen konsulent, Hans Jørgen Bitch Tandplejen, Gunner Dalgaard Skovbo, Erik Sønderby Skovby Mosegaard, Trine Frengler klubberne i Herskind, Kirsten Pedersen Klubberne i Stjær, Jesper Olsen Hørning Juniorklub Deltagerantal: 11 Punkt 1: Indledning Direktionen startede mødet med at byde velkommen. Dialogmødet med klubberne, tandplejen samt Skovbo blev afholdt i forlængelse af orienteringsmødet den 14. maj på Sølund. Orienteringsmødet var en mere generel introduktion til processen omkring udarbejdelse af kontrakterne for Dette dialogmøde gav mulighed for, at deltagerne stillede spørgsmål til kontrakterne udarbejdet for deres område. Formålet var at komme så langt med de nuværende kontrakter og skabe en fælles forståelse for dette udkast af kontrakterne, at den revidere kontrakt kan udsendes til underskrift i uge 24. Der vil ikke blive afholdt flere dialogmøder omkring kontrakten for Direktionen oplyste endvidere om, at der vil blive etableret en styregruppe, som foreløbigt er forslået bestående af repræsentanter for Direktionen, B-siden i HovedMED-Udvalget, stabscheferne, fagcheferne samt fra de forskellige kontraktstyrede områder. Styregruppen kan nedsætte arbejdsgrupper, som udover styregruppemedlemmerne suppleres af repræsentanter for delområderne i Skanderborg Kommune. Styregruppen vil blive betjent af et sekretariat. Styregruppens arbejde påbegyndes inden sommerferien 2007 og afsluttes ultimo november 2007, således at kontrakter og aftaler kan implementeres for alle de kontrakt og aftalestyrede enheder fra 1. januar Den endelige afklaring omkring styregruppen vil blive diskuteret på Direktionsmødet onsdag den 6. juni Alt materiale fra orienteringsmødet på Sølund den 14. maj 2007 samt referaterne fra dialogmøderne og de endelige kontrakter vil blive lagt på Skanderborg Kommunes hjemmeside. Derudover vil referater fra dialogmødet blive tilsendt deltagerne. Punkt 2: Kapitel 1. Generelle bestemmelser Der blev efterspurgt om konceptet for kontrakterne stadig er under udvikling. Der er i den ny udgave af kontrakterne blevet indarbejdet, at kontrakten for 2007 baserer sig på et koncept for kontraktstyring, som endnu er under udvikling og at der derfor stadig ikke er truffet beslutninger omkring dialogprocesser, evalueringsmetoder samt rapporteringsmodeller. Derudover er det i kontrakten beskrevet, hvordan videreudviklingsarbejdet med kontraktstyringskonceptet vil ske gennem et udredningsarbejde, der afsluttes i efteråret 2007 med inddragelse af en række ledere fra de kontraktstyrede områder. Punkt 3: Kapitel 2. Kontraktholders opgave og ansvarsområde 1

2 Der var ingen kommentarer til dette kapitel. Punkt 4: Kapitel 3. Økonomi Klubberne Der er igangsat en analyse af klubstrukturen i Skanderborg Kommune. Da klubberne kommer fra de 4 forskellige gamle kommuner har der også været forskel i blandt andet tilskud mv. Der skal fremover være et fælles grundlag for alle klubberne vedrørende tildeling af økonomiske midler. Tandplejen Budgettet for Tandplejen er endnu under udarbejdelse og dette skal præciseres i kontrakten. Skovbo Skovbo er en takstfinansieret døgninstitution overtaget fra Århus Amt. Det er i kontrakterne for klubberne blevet præciseret, at Fastlæggelse af de økonomiske rammer er sket ud fra de hidtil gældende tildelingsmodeller i de enkelte kommuner, således at hele den samlede tildeling for klubberne kan afholdes inden for det afsatte budget. I kontrakten for Tandplejen vedrørende økonomi er det blevet indskrevet, at Budgettet for Tandplejen ikke er endeligt fastlagt på nuværende tidspunkt, men der pågår fortsat drøftelse med Økonomistaben samt Fagsekretariatet for Børn og Unge. Endeligt er der i kontrakten for Skovbo vedrørende økonomi beskrevet, at økonomien for Skovbo er takstfinansieret, og der henvises til den udmeldte takst og aftaler i den forbindelse. Ved overbelægning laves yderligere aftaler med Fagsekretariatet for Børn og Unge. Punkt 5: Kapitel 4. Mål - og indsatsområder Mål og indsatsområder Flere af institutionerne arbejder med egne mål og indsatsområder. Det blev derfor pointeret, at hele cyklusen omkring udarbejdelse af mål og indsatsområder skal indtænkes, at institutionerne selv kan komme med forslag til mål og indsatsområder og skabe en dialog for at sikre en større sammenhæng mellem institutionens mål og de politisk vedtagne mål. Det vil også betyde, at medarbejderne på institutionen taget større ansvar for kontrakten og at den dermed ikke blot bliver en kontrakt mellem lederen af institutionen og Direktionen. De politiske mål vil blive personlige på institutionen, når der bliver mulighed for at komme med kommentarer og input til, hvordan mål og indsatsområder forventes løst på institutionen. Hvordan bliver målene målt? Flere udtrykte bekymring for, hvordan institutionerne vil blive målt på de opstillede mål og indsatsområder i kontrakten. Blankt stykke papir 2

3 Det blev fra Direktionen forslået, at der i kontrakterne fremadrettet bliver indarbejdet en såkaldt blank side med en forudbestemte struktur, hvor den enkelte institution skal have mulighed for i samarbejde med medarbejderne eller bestyrelsen at beskrive, hvordan netop de arbejder med de pågældende mål og indsatsområder fra kontrakten, og hvilke resultater de har opnået. Der er i kontrakten blevet indskrevet, at det forventes, at der arbejdes med indsatsområderne i en flerårig periode. Vedrørende måling på de opstillede mål og indsatsområder er der i kontrakten indskrevet, at der gennemføres en opfølgningsdialog mellem kontraktholder og Direktionen i begyndelsen af 2008, hvor der vil blive foretaget en evaluering af arbejdet med mål og indsatsområderne. Her har institutionerne ligeledes mulighed for at komme med tilbagemeldinger som kan indgå i udvalgsarbejdet og kobles til budgetlægningen, så der fremover vil være en større sammenhæng. Dermed bliver kontraktstyringen en metode til at sikre, at fokus bliver holdt på de vigtigste målsætninger og dermed også udviklingsopgaver. Derudover blev det bestemt, at der i kontrakterne fremadrettet skal være en blank side hvor den enkelte institution kan specificere, hvordan de har arbejdet med mål og indsatsområderne. Punkt 6: Kapitel 5. Central styring decentral ledelse Der blev ytret ønske om en yderligere præcisering af samarbejdet mellem lederne på de kontraktstyrede områder og fagsekretariaterne og stabene. Der blev ligeledes spurgt ind til dynamikken i forhold til udviklingsmulighederne på institutionerne og samspillet herom mellem institutionen og fagsekretariatet, stabene og Direktionen. Direktionen svarede hertil, at sparringen skal ske mellem institutionen og fagsekretariatet. Fagsekreretairatet skal sparre, coache og understøtte lederne på institutionerne. Stabene har mere form af en servicefunktion og endeligt giver Direktionen rammerne på vegne af de politiske beslutninger truffet i Byrådet. Direktionen slog fast, at den service institutionerne får ved både fagsekretariater og stabe er vitalt for organisationsstrukturen i Skanderborg Kommune. Det skal derfor i kontrakterne for 2008 yderligere præciseres, hvilken service institutionerne kan få og forvente at få af de respektive fagsekretariater og stabe. Punkt 7: Kapitel 6. Øvrige bestemmelser Der er endnu ikke udarbejdet en styrelsesvedtægt for nedsættelse af brugerbestyrelsen på klubområdet. Det skal derfor indskrives i kontrakten. Tandplejen har ikke en brugerbestyrelse, og derfor skal 16 fjernes fra Tandplejens kontrakt. Skovbo har udover brugerbestyrelsen et forældreråd. Der skal i kontrakten for Skovbo ligeledes henvises til vedtægterne for et forældreråd. Der er i kontrakten for klubberne i 16 vedrørende brugerbestyrelser blevet indskrevet, at der i henhold til loven om Social Service kan der vælges en brugerbestyrelse. Derudover er der i kontrakten for Skovbo blevet skrevet ind, at de har et Forældreråd, og at Forældrerådets ansvar og kompetence fremgår af gældende vedtægt for forældreråd på døgninstitutioner nr. 3 til Serviceloven nr. 99 af 5. december

4 Punkt 8: Yderligere kommentarer Adgang til diverse IT-programmer Flere af deltagerne fra dialogmødet har endnu ikke adgang til f. eks Internettet, Intranettet mv. Der skal laves en aftale med IT-afdelingen angående en opkobling til diverse ITsystemer hurtigst muligt. Ledelsesinformation Det blev efterspurgt, om der kunne udarbejdes en form for retningsbestemt ledelsesinformation vedrørende beslutninger truffet i udvalg mv. Dette skal medvirke til overskueliggøre informationer, således at den enkelte leder modtager alle informationer vedrørende dennes specifikke arbejdsområde. Ordningen kunne eventuelt oprettes via en abbonomentfunktion i fagsekretariatet, hvor den enkelte leder har mulighed for at abonnere på relevant information. Rejseholdet Direktionen informerede om de nyoprettede rejsehold fra Økonomisk Afdeling. Rejseholdet består af 3 konsulenter fra Økonomisk Afdeling med forskellige kompetencer. Udgangspunktet er, at Rejseholdet gennem en koordineret indsats i første omgang tager ud til de forskellige fagsekretariater og på sigt grupper af kontraktstyrende enheder. Rejseholdet skal besøge fagsekretariaterne for at give en ekstra støtte i forhold til de teknisk-administrative opgaver på økonomiområdet. Altså understøtte anvendelsen af IT, formidle afklaring af opgave og ansvarsplacering, understøtte sikker drift samt sikre erfaringsopsamling med henblik på at kunne identificere evt. generelle indsatsområder. Indtægtsdækket virksomhed Der blev spurgt ind til reglerne for at drive indtægtsdækket virksomhed. Direktionen svarede hertil, at man i fagsekretariaterne og stabene centralt vil sørge for, at der er adgang til rådgivning vedrørende grænser og regler for indtægtsdækket virksomhed. Men Direktionen slog samtidig fast, at det er op til den enkelte institution at vurdere, om den solgte ydelse ligger indenfor grænserne. Opgørelse af kontantkasser Opgørelsen over kontantkasserne f. eks kaffekasser mv. skal blot være en samlet oversigt over indtægter og udgifter. Der skal altså ikke afleveres en detaljeret opgørelse over alle posteringerne for en sådan kontantkasse. Direktionen slog dog fast, at institutionen skal registrere alle indtægter og udgifter i tilfælde af revision. Se yderligere informationer angående kontantkasser i principperne for økonomistyring. Betaling for aktiviteter Der er fra Skanderborg Kommune ikke udstukket regler for, hvor stor en egenbetaling den enkelte institution kan indkræve som betaling for udgifter i forbindelse med f. eks udflugter mv. Kursus i principperne for økonomistyring i Skanderborg Kommune 4

5 Der vil blive lavet en temadag for lederne på institutionerne vedrørende principper for økonomistyring mv. Sammensætning af brugerbestyrelser Der blev spurgt ind til, om man kunne sammensætte brugerbestyrelserne med medlemmer fra f. eks indrætsforeninger, skoler, klubber, daginstitutioner, politikere mv. eller om vedtægterne slår fast, at brugerbestyrelsen skal bestå af brugernes forældre. Fagsekretariatet lovede at undersøge dette. Direktionen slog dog fast, at det i Skanderborg Kommune er bestemt, at politikerne ikke deltager i brugerbestyrelser. Fordeling af faglært/ufaglært personale Der blev spurgt om lederen af institutionen selv kan bestemme, om der ansættes faglært eller ufaglært personale til at varetage institutionens drift. Annie Noes svarede hertil, at der ikke er indgået en aftale med BUPL omkring afstemningen af timer på henholdsvis faglært/ufaglært personale. Det er den enkelte leder på institutionen, der skal kunne stå inde for kvaliteten af medarbejderne samt den daglige drift. Sundhedsaftaler og den Sociale Rammeaftale Der blev spurgt til, om institutionerne var underlagt beslutninger truffet i form af Sundhedsaftalen. Direktionen svarede hertil, at institutionerne er underlagt både Sundhedsaftalen samt den Sociale Rammeaftale der er gældende for et år af gangen. Brugerundersøgelser Vedrørende gennemførsel af brugerundersøgelser slog Direktionen fast, at der vil blive arbejdet med forskellige typer af feedback vedrørende f. eks opfølgning på mål med videre og her vil en af metoderne være gennemførsel af tilfredshedsundersøgelser. APV Der skal foreligge APV for alle institutioner. De institutioner, der på nuværende tidspunkt ikke har udarbejdet og indsendt en APV, har fået tilsendt et skema herom. Det er i samarbejde med HovedMED-Udvalget besluttet, at der i 2007 udelukkende arbejdes ud fra minimumskravene til APV. Yderligere beslutninger vedrørende udarbejdelse af APV på institutionerne vil først ske i Dato Journalnummer Navn Telefonnummer 6. juni Stine Stine.tranberg@skanderborg.dk Tranberg 5