REFERAT af: 30. okt. 2013

Transkript

1 REFERAT af: 30. okt Bestyrelsesmøde nr. 70 i BO-VEST Onsdag den 30. oktober 2013 kl Malervangen 1, Glostrup. Mødedeltagere: Vinie Hansen, Dorthe Larsen, Karl Neumann Hugo Thuge, Jørgen Fahlgren Allan Nielsen, Biba Schwoon, Per Mogensen Thomas Green-Andersen (deltog I behandlingen af punkterne: 1, 2, 3, 4, 5 og 9) Kim Corlin (observatør) Fra administrationen Ulrik Brock Hoffmeyer Jette Stenholt Desuden deltog: - Under gennemgangen af den nye budgetkontrol: Økonomichef Kenn E. Hansen, regnskabschef Erik Cederberg og fagleder Morten Ovman - Under punkt 3: Kommunikations- og udviklingschef Annesophie Hansen Dagsorden 1. Godkendelse af dagsorden B. Gennemgang af den nye budgetkontrol. 2. Årsberetning 2013: godkendelse af tidsplan og overordnet indhold Præsentation af nye stillingsannoncer, ny kommunikation om BO-VEST mm Orientering om organisationsændring Lukket punkt Orientering om lokalaftaler Styringsdialog: Godkendelse af styringsrapporter for administrationsselskabet regnskabet Drøftelse af bestyrelsesevalueringen Stand på Almene Boligdage Godkendelse af kommissorium for Boligpolitisk Forum Evaluering af BO-VEST-konferencen den 21. september Fastsættelse af dato for bestyrelsesworkshop om fornyelse og digitalisering af beboerdemokratiet... 13

2 13. Fastsættelse af dato for ipad-kursus Direktionens beretning Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Punkter til næste møde Næste møde og kommende møder Eventuelt Til drøftelse og beslutning 1. Godkendelse af dagsorden Vinie Hansen nævnte, at Økonomiafdelingen, som oplyst pr. mail, havde anmodet om som start på mødet at præsentere en ny og mere brugervenlig udgave af afdelingernes budgetkontrol. Dagsordenen blev godkendt med denne tilføjelse. Indstilling - at bestyrelsen godkender dagsordenen, som den foreligger. 1. B Gennemgang af den nye budgetkontrol Bestyrelsen roste den nye budgetkontrol og udtrykte tilfredshed med, at der fremover vil blive leveret ensartede budgetkontroller til alle afdelinger. Det er fremover obligatorisk for afdelingsledere at anvende den nye budgetkontrol i gennemgangen af afdelingens økonomi. Regnskabschef Erik Cederberg og fagleder Morten Ovman gennemgik en ny mere brugervenlig udgave af budgetkontrollen, som fremover vil blive udsendt til driftsledere / varmemestre og afdelingsbestyrelse to gange om året. 2. Årsberetning 2013: godkendelse af tidsplan og overordnet indhold Bestyrelsen godkendte forslaget om et større fokus på økonomi i den kommende årsberetning og et let ændret design af forsiden. Indstilling: - at bestyrelsen godkender forslaget om et større fokus på økonomi i kommende beretning og et let ændret design af forsiden. 2

3 Beskrivelse: Administrationen lægger op til et øget fokus på boligorganisationernes og BO-VESTs økonomi i de kommende års beretninger. Formålet er at gøre beretningen til et anvendeligt værktøj for beboere og beboerdemokrater, der ønsker en bedre indsigt i økonomien i AB, VA, Tranemosegård og BO-VEST. Der lægges op til, at de tre organisationer og BO-VEST får fire sider med og om økonomi. Formålet er især at få plads til nøgletal om afdelingerne uden at gøre beretningen dyrere end tidligere. Med Beboermagasinet har bestyrelserne et redskab til de blødere historier fra og om afdelingerne, de tre organisationer, BO-VEST og almene boliger generelt. Efter tre år med samme layout på forsiden af beretningen, lægger administrationen desuden op til mindre ændringer på det område, så læserne desuden får et bedre og mere tydeligt indtryk af, at have modtaget en ny årsberetning. De tre organisationsbestyrelser har fået forelagt ændringsforslaget på møder i slutningen af september, og der var opbakning til ændringsforslaget. Økonomi Ændringen betyder ikke en øget omkostning, da antallet af sider vil være det samme, som i årsberetning Strategirelevans Det øgede fokus på økonomi og status-oplysninger understøtter det strategiske indsatsområde sikker og ordentlig drift, da de oplysninger, der tilføres, vil være medvirkende til at øge fokus på drift, ligesom det bliver lettere at sammenligne forbrugstal og andet afdelingerne imellem. Bilag - Oversigt over forslag til indhold - Tidsplan med arbejdet for årsberetningen 3. Præsentation af nye stillingsannoncer, ny kommunikation om BO-VEST mm. Bestyrelsen fandt, at det var et meget spændende og kreativt oplæg og godkendte, at Der arbejdes videre med konceptet. Allan Nielsen mente, at det var fortænkt, og at det ikke signalerede almen sektor. Indstilling - at bestyrelsen drøfter oplægget. 3

4 Beskrivelse Kommunikations- og udviklingschef Anne Sophie Hansen og bolig- og HR-chef Carsten Brank vil på bestyrelsesmødet præsentere et oplæg til nye stillingsannoncer, ny kommunikation om BO-VEST mm. 4. Orientering om organisationsændring Ulrik Brock Hoffmeyer gennemgik hovedpunkterne i organisationsændringen samt processen for gennemførelsen. Ulrik Brock Hoffmeyer beklagede, at bestyrelsen ikke var blevet orienteret om ændringen, inden den blev gennemført. BO-VESTs Virksomhedsnævn var heller ikke blevet orienteret, hvilket Ulrik Brock Hoffmeyer ligeledes beklagede. Bestyrelsen kommenterede, at det var positivt, at ledelsen så hurtigt reagerer på, at bestyrelsen har besluttet en nul-stigning af budgettet. Derimod fandt bestyrelsen det kritisabelt, at hverken bestyrelsen eller Virksomhedsnævnet var blevet orienteret, inden ændringen trådte i kraft. Administrationen sørger for, at personalepolitikken overholdes i forbindelse med fratrædelsesarrangementer. Bestyrelsen tog herefter orienteringen til efterretning. Indstilling - at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning Beskrivelse Ulrik Brock Hoffmeyer vil på bestyrelsesmødet orientere om en mindre ændring af organisationen. Bilag - Organisationsændring i BO-VEST, 2. okt Lukket punkt Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Indstilling - at bestyrelsen tager Ulrik Brock Hoffmeyers orientering under det lukkede punkt til efterretning. 4

5 6. Orientering om lokalaftaler Ulrik Brock Hoffmeyer gennemgik hovedpunkterne i lokalaftalerne. Bestyrelsen anmodede om være med i beslutningsprocessen omkring lokalaftaler, inden de vedtages. Det vil sige, at bestyrelsen fremover ønsker at godkende både de overordnede principper for aftalerne og selve aftalerne. Ulrik Brock Hoffmeyer foreslog, at han gennemgik alle lokalaftalerne i detaljer på næste bestyrelsesmøde. Arbejdstøj Ulrik Brock Hoffmeyer nævnte, at beslutningen om arbejdstøj i lokalaftalen for ejendomsfunktionærer burde have været fremlagt i organisationsbestyrelserne, før udvalgsarbejdet gik i gang. Bestyrelsen kommenterede, at administrationen skal respektere organisationsbestyrelsernes tidligere beslutninger - også når det gælder arbejdstøj. Ulrik Brock Hoffmeyer foreslog, at beslutning om arbejdstøj sendes til AB s og Tranemosegårds bestyrelser, som begge har tradition for at tage beslutninger om arbejdstøj. Emnet sendes til orientering i VA s bestyrelse, hvor beslutninger om arbejdstøj har været et anliggende for administrationen/ejendomskontoret Samtidig med indstillingen om den aktuelle tøjsag, indstilles til organisationsbestyrelserne, at beslutningen fremover lægges i BO-VEST. Afskedigelser På et spørgsmål om, hvem der tager endelig beslutning om afskedigelser i boligafdelingerne, svarede Ulrik Brock Hoffmeyer, at den lokale leder i samarbejde med administrationen træffer den endelige beslutning om afskedigelser på ejendomskontorerne. Bestyrelsen tog herefter lokalaftalerne til efterretning. Indstilling - at bestyrelsen tager lokalaftalerne til efterretning. Beskrivelse Overordnet set har alle medarbejdergrupper i BO-VEST meget gunstige ansættelsesvilkår sammenlignet med tilsvarende medarbejdergrupper i branchen. Der er både mere frihed og højere lønninger end gennemsnittet. Med dette in mente, og tiderne taget i betragtning, har ledelsens udgangspunkt for forhandlingerne været at fastholde det nuværende 5

6 niveau. Derudover har ledelsen haft et ønske om at tilbagekøbe frihed, der ligger uden for overenskomsterne med henblik på mere arbejdstid. HK og AC: Lokalaftalerne for HK og AC indebærer ingen væsentlige ændringer i forhold til de foregående. Dog gives der i HK mulighed for at kapitalisere betalte fridage på hverdage mellem jul og nytår samt fredag efter Kristi Himmelfart (så de udgår som fridage og værdien af fridagene i stedet udbetales). Faglig Puls: Tillægsstrukturen er forenklet, således alle faste og midlertidige tillæg er udgået og erstattet af et funktionstillæg, afhængigt af stilling. Der er givet mulighed for, at medarbejderne kan kapitalisere fredag efter Kristi Himmelfart (så den udgår som fridag og værdien af fridagen i stedet udbetales). Derudover er funktionærlovens opsigelsesvarsler forlænget med henholdsvis 1, 2 og 3 måneder, afhængigt af anciennitet. Lønningerne for driftsledere og driftsassistenter er meget høje. I mange tilfælde er en driftsassistent dyrere end en varmemester. Ejendomsfunktionær: Ejendomsfunktionærerne kan ikke længere fravige glatførebekæmpelse (hvilket den foregående aftale gav mulighed for, for en gruppe af medarbejderne). 120-dages reglen er udgået. BO-VEST har nu ikke længere medarbejdergrupper omfattet af denne regel. For at give mere tryghed i ansættelsen, er det tilføjet, at I tilfælde af udlicitering af en hel faggruppes arbejde i en afdeling, skrives ind i udbudsmaterialet, at den valgte leverandør ved virksomhedsoverdragelse forpligtes til at overtage samtlige berørte medarbejdere ( 10.2). Derudover er der givet mulighed for, at medarbejderne kan kapitalisere fredag efter Kristi Himmelfart (så den udgår som fridag og værdien af fridagen i stedet udbetales). Det er aftalt, at der udarbejdes fælles retningslinjer for brug og indkøb af arbejdstøj. Arbejdet er i gang, og udarbejdes i samarbejde med gartnerne. Gartner: Gartnerne har fået sundhedsforsikring på linje med ejendomsfunktionærerne. Lokalaftalen er i det hele taget udformet, så gartnerne og ejendomsfunktionærerne så vidt det er muligt har samme vilkår. 6

7 Gartnerne adskiller sig dog særligt ved 10.3, der tilkendegiver, at BO-VEST ved opsigelse i nogle tilfælde forpligtes til at betale for efteruddannelse. Det betyder, at det kan blive meget omkostningskrævende for den enkelte afdeling, hvis en gartner afskediges. Økonomi og ressourcer Lokalaftalerne er meget tæt på en nulløsning, så der vil være tale om en meget begrænset omkostningsstigning for BO-VEST. Tidsplan De vedlagte lokalaftaler er gyldige, indtil der skal forhandles nye. BL forhandler 5 nye overenskomster i løbet af Når disse er på plads, igangsættes lokalaftaleforhandlingerne. Vurdering Ledelsen vurderer, at resultatet af de indgåede aftaler understøtter BO-VESTs fokus på at holde personaleudgifterne i ro, både i Administrationen og i de enkelte afdelinger. Samtidig er aftalerne blevet forenklet, hvilket, ledelsen forventer, vil øge den gensidige forståelse af aftalernes indhold og betydning samt lette administrationen i henhold til aftalerne. Det er desuden ledelsens vurdering, at de gældende overenskomster mellem BL og organisationerne i kombination med lokalaftalerne samlet sikrer de ansatte i BO-VEST og boligafdelingerne særdeles gode løn- og ansættelsesvilkår, der giver god mulighed for fastholdelse og rekruttering af kompetente medarbejdere på alle niveauer og faggrupper. 7. Styringsdialog: Godkendelse af styringsrapporter for administrationsselskabet regnskabet Bestyrelsen havde følgende kommentarer til styringsrapporten for BO-VEST: Bestyrelsen anmodede om, at der til næste bestyrelsesmøde udarbejdes en opgørelse over beboerklagenævnssagerne samt en gennemgang af de mest kontroversielle afgørelser. For så vidt angår regnskabsnøgletal for byggesagshonorarer blev administrationen anmodet om at forberede tal til styringsdialogmødet med Albertslund Kommune den 2. december samt redegøre for emnet på næste bestyrelsesmøde. Styringsrapporten blev herefter godkendt. Indstilling: Administrationen indstiller, - at bestyrelsen drøfter og godkender styringsrapporten for BO-VEST til brug for styringsdialogen med Albertslund Kommune. 7

8 Beskrivelse: BO-VEST og boligorganisationerne skal til dialogen med kommunerne beskrive vores virksomhed og boligafdelingerne i en styringsrapport. Der skal udarbejdes en styringsrapport for hver boligafdeling, en styringsrapport for boligorganisationen samt en for administrationsselskabet. Styringsrapporter for afdelingerne og de tre organisationer er blevet behandlet på organisationsbestyrelsesmøderne i slutningen af september og er klar til at danne basis for dialogen med hhv. Albertslund, Brøndby, Greve og Ishøj kommuner. Driftsledere, byggeadministrationen og boligsociale medarbejdere i BO-VEST har givet input til boligafdelingernes styringsrapporter. Styringsrapporterne er herefter udsendt til afdelingsbestyrelserne for deres kommentarer, som efterfølgende er tilføjet rapporterne. Styringsrapporten for BO-VEST er for størstedelen udfyldt af administrationen, dog er stamdata, økonomiske nøgletal genereret automatisk fra Landsbyggefondens databaser. Administrationen anbefaler, at bestyrelsen drøfter de enkelte punkter i rapporten, så der er enighed om, hvad der sendes til Albertslund Kommune. Følgende styringsdialogmøder er planlagt: - Den 2. december 2013 styringsdialogmøde mellem Albertslund Kommune, AB og VA. BO-VEST behandles også på dette møde, da Albertslund Kommune er hjemkommune for administrationsselskabet. - Den 31. oktober 2013 er der styringsdialogmøde mellem Ishøj Kommune og VA. - Derudover skal der afholdes møder mellem Greve Kommune og VA samt Brøndby Kommune og Tranemosegård. Relevant for strategien: Styringsdialogen understøtter BO-VESTs strategiske hovedspor om, at vores beboere er i fokus. Gennem styringsdialogen kan boligorganisationen og kommunen drøfte løsninger på fælles lokale problemstillinger i boligområderne. Desuden er styringsdialogen med til at sætte fokus på den sikre og ordenlige drift. Lovgrundlag: Reglerne om indførelse af styringsdialog som redskab i samarbejdet mellem det kommunale tilsyn og boligorganisationerne er trådt i kraft den 1. januar Regelgrundlaget for den nye styringsmodel fremgår af følgende bestemmelser: 5b, 6a 6f og 164 i lov om almene boliger m.v. 71 og 109 i bekendtgørelse om drift af almene boliger m.v. Vurdering: Styringsrapporterne er et godt redskab til dialogen med kommunerne, hvor fælles udfordringer og løsninger i boligafdelingerne kan drøftes. I 2012 blev et planlagt fyraftensmøde omkring styringsdialogen aflyst pga. manglende til- 8

9 meldinger. Med fordel kan styrringsrapporternes nuværende form og indhold herunder BO-VESTs egne opstillede kriterier - evalueres på et nyt fyraftensmøde i 2013/2014. Tidsplan Styringsdialogmødet med Albertslund kommune er fastsat til den 2. december Bilag: - Styringsrapport for BO-VEST 8. Drøftelse af bestyrelsesevalueringen Bestyrelsen besluttede følgende som opfølgning på bestyrelsesevalueringen: - En tur for bestyrelsen rundt i afdelingerne - Et temabestyrelsesmøde om forskellige emner, bl.a. krav til forberedelse, konstruktiv deltagelse i mødet, dialog med repræsentantskabet, bestyrelsens sammensætning samt rekruttering af nye bestyrelsesmedlemmer - Kursusforløb om bestyrelsens ansvar og kompetencer inden for IT, byggeri og kapitalforvaltning evt. med BL som underviser Det blev nævnt, at AB s og VA s bestyrelse har besluttet at gennemgå en bestyrelsesevaluering, og at Tranemosegård behandler emnet på organisationsbestyrelsesmødet i december. Administrationen forbereder sammen med formanden en plan for opfølgningen. Indstilling: - at bestyrelsen på grundlag af resultaterne af bestyrelsesevalueringen drøfter, hvad der skal arbejdes videre med i bestyrelsen Beskrivelse: Bestyrelsen besluttede på et bestyrelsesmøde i efteråret 2012 at evaluere sit arbejde i foråret 2013 med brug af BL s værktøj, samt at supplere med afrapportering og temamøde. Evalueringen blev gennemfør i perioden marts 2013, hvorefter resultaterne er blevet analyseret af Sermo Analyse og rapporteret til bestyrelsen den 29. april 2013 af Gitte Hodde fra BL. På bestyrelsesmødet den 4. september blev der taget hul på drøftelsen af, hvordan der følges op på evalueringen, og bestyrelsen besluttede at fortsætte denne drøftelse på bestyrelsesmødet den 30. oktober. Bilag - Mødenoter fra tema-bestyrelsesmøde om bestyrelsens evaluering af sig selv, 29. april

10 - Slides fra bestyrelsesevalueringen (til dette møde ligger slides ne kun på hjemmesiden og ikke på papir - de blev udsendt på papir til bestyrelsesmødet den 4. september) 9. Stand på Almene Boligdage 2014 Bestyrelsen godkendte administrationens foreløbige oplæg til stand, ekskursion og workshop. Administrationen arbejder videre emnerne og holder bestyrelsen orienteret løbende. Kommentarer: Gældsrådgivning: Det skal overvejes, om det er bedre, at gældsrådgivningen præsenteres på en stand. En ekskursion til Hyldespjældets skulpturbank blev foreslået. Det foreslås eventuelt bede BL at undersøge, hvilke emner deltagerne på Almene Boligdage især kunne være interesserede i. Indstilling: - at bestyrelsen godkender, administrationens oplæg til stand, ekskursion og workshop. Beskrivelse: Bestyrelsen har tidligere vedtaget, at BO-VEST skal repræsenteres med en stand på Almene Boligdage i september 2014 i Bella Center. BL ønsker, at standene skal være en demonstration af, hvordan de almene boligorganisationer leverer nye løsninger og bidrager til innovation af velfærdssamfundet. Det overordnede tema for udstillingen er Hvordan skal vi bo i fremtiden med undertemaerne: arkitektoniske eksperimenter, bæredygtige bygninger og socialt engagement. BL har bedt om, at boligorganisationerne i løbet af efteråret 2013 melder forslag til udstillingsstand ind. Derfor skal bestyrelsen allerede nu tage stilling til, hvad vi ønsker at vise på standen. På bestyrelsesmødet den 4. september 2013 godkendte bestyrelsen administrationers forskellige forslag til temaer, og anmodede om et mere præcist forslag inkl. budget. Administrationens konkrete forslag er følgende: A) En stand, der omhandler solceller i BO-VEST med fokus på T13 s anlæg, der er et af Nordeuropas største, og efter planen i drift i september Standen skal være spektakulær, så den tiltrækker sig opmærksomhed nærmere orientering på bestyrelsesmødet. 10

11 Desuden har bestyrelsen ønsket, at det skal være muligt for besøgende at blive opnoteret uden gebyr. Pris for stand: Leje af standplads: Gratis med solcellerne alene, men kr., hvis der er gratis opnotering fra standen (da det så opfattes som en kommerciel stand) Materialer: kr. Stand-opbygning og nedtagning: Ca. 2 arbejdsdage 1 medarbejder på standen: 2 dage à 8 timer B) Udstilling 3-4 af skulpturer fra Hyldespjældets skulpturbank udstilles i Bella Center. Hver skulptur forsynes evt. med en QR-kode, den lille kvadratiske stregkode, som ved scanning fortæller lidt om det frivillige projekt Skulpturbank. Pris for skulpturprojektet: Transport og opstilling af skulpturer frem og tilbage: ca kr. Udarbejdelse af film til QR-koderne på de 4 skulpturer: ca. 50 timer. C) Workshop/stand om Gældsrådgivning Det foreslås, at Stine Hartmann, BO-VESTs gældsrådgiver og projektleder på projektet om at reducere udsættelser, står for en workshop om sit arbejde Pris for workshoppen: Ca. 16 timer (2 dage à 8 timer). D) Ekskursion til T13 s solcelleanlæg, med rundvisning og facts om anlægget (størrelse, kapacitet, projekt, proces mm.) Pris for ekskursionen Guide: ca. 2 x 3 timer + forberedelse Hertil kommer overordnet projektledelse: ca. 40 timer. I alt anslås et samlet internt tidsforbrug til Almene Boligdage på 4-5 mandeuger. Strategirelevans Med en vision om at være førende er det vigtigt at demonstrere over for omverdenen, hvor vi er fremme i front med nye tiltag og idéer. Tidsplan: Administrationen meddeler BL, hvilke initiativer BO-VEST ønsker at være repræsenteret med, så snart tema mv. er godkendt af bestyrelsen. Det konkrete arbejde med standen forløber i foråret

12 10. Godkendelse af kommissorium for Boligpolitisk Forum Bestyrelsen godkendte forslaget til kommissorium. Vinie Hansen, Allan Nielsen og Karl Neumann udgør planlægningsgruppen, som fastsætter en dato for det første møde, forbereder information til alle afdelingsbestyrelsesmedlemmer samt planlægger indholdet af første møde. Forslag til emne til første møde: BL s målsætningsprogram Indstilling: Det indstilles: - at bestyrelsen drøfter oplægget til kommissorium for Boligpolitisk Forum Beskrivelse: Der var på repræsentantskabsmødet i maj 2013 opbakning til, at BO-VEST øger opmærksomheden på det boligpolitiske arbejde. Som opfølgning blev det på bestyrelsesmødet den 4. september 2013 vedtaget, at der nedsættes et Boligpolitisk Forum. Vinie Hansen og Allan Nielsen ville forberede et udkast til et kommissorium, som skulle fremlægges for bestyrelsen til drøftelse. Et forslag til kommissorium er vedlagt som bilag. Tidsplan: Aftales på mødet. Relevans for strategien: Et Boligpolitisk Forum vil understøtte det strategiske hovedspor om udvikling af Beboerdemokrati og frivillighed. Bilag: - Udkast til Kommissorium for Boligpolitisk Forum. 11. Evaluering af BO-VEST-konferencen den 21. september 2013 Der var stor tilfredshed med konferencens indhold og forløb. Dog var der lidt klager over lyd- og synsforholdene i de små workshops. Indstilling - at bestyrelsen evaluerer konferencen. Beskrivelse: BO-VEST-konference på blev afholdt på Sørup Herregård den 21. september med 135 beboerdemokrater som deltagere. Dagens temaer var fremtidssikring af bygningsarven fra 12

13 50 erne, 60 erne og 70 erne samt digitalisering. Konferencen vekslede mellem oplæg i plenum og rundtur til besøgsstande med korte oplæg for mindre grupper. Som noget nyt fik deltagerne mulighed for i løbet af dagen at evaluere hhv. formiddagens og eftermiddagens program via sms. Resultaterne vedlægges. Der var som helhed udbredt tilfredshed med temaer, emner og oplæg, men flere kommenterede, at det var vanskeligt at følge på de små besøgsstande, der hvor der blev vist slides på bærbare pc er uden projektor og i støjende omgivelser. Økonomi og ressourcer: Samlet pris for konferencen kr. Heraf betales kr. af BO-VEST. Bilag: - Evaluering af formiddagens arrangement - Evaluering af eftermiddagens arrangement - Kommentarer - Regnskab vedr. BO-VEST-konferencen den september Fastsættelse af dato for bestyrelsesworkshop om fornyelse og digitalisering af beboerdemokratiet Bestyrelsen besluttede, at bestyrelsesworkshoppen om fornyelse og digitalisering af beboerdemokratiet holdes fredag den 7. februar fra kl Administrationen fremlægger oplæg til workshoppen på næste bestyrelsesmøde. Indstilling: - at bestyrelsen fastsætter en dato for en bestyrelsesworkshop om fornyelse og digitalisering af beboerdemokratiet. Beskrivelse: I Handlingsprogram omhandler et af punkterne fornyelse af beboerdemokratiet: I vil vi i samarbejde med de 3 organisationsbestyrelser bidrage med forslag til, hvordan beboerdemokratiet i BO-VEST kan fornys, og det frivillige arbejde kan udbygges. Det vil ske på en bestyrelsesworkshop med udgangspunkt i resultaterne af kortlægningen af det frivillige arbejde. Digitalisering vil spille en væsentlig rolle i fornyelsen af beboerdemokratiet, derfor er det også vigtigt, at bestyrelsesworkshoppen arbejder med erfaringer og muligheder på det område, bl.a. med udgangspunkt i oplægget fra Christian Fries på BO-VEST-konferencen. 13

14 Administrationen anbefaler, at bestyrelsesworkshoppen holdes i januar/februar 2014, og at der Inviteres en ekstern oplægsholder med idéer til og erfaring med fornyelse af beboerdemokratiet. Økonomi og ressourcer: Kan først oplyses, når detaljer kendes. Tidsplan: Afholdelse først i det nye år. Relevans for strategien: BO-VEST har som vision er at være førende og har som beboerdemokrati og frivillighed som strategisk fokusområde. Derfor er det vigtigt at arbejde med fornyelse og udvikling på området, herunder digitalisering. 13. Fastsættelse af dato for ipad-kursus Bestyrelsen besluttede, at der holdes ipad-kursus den 8. januar Indstilling - at bestyrelsen fastsætter en dato for et ipad-kursus for bestyrelsen. Beskrivelse: Der har været afholdt kursus for bestyrelsen i brugen af ipad d.16. august og d. 2. oktober 2012 med Niels Westergaard som underviser. Derudover har Thomas Green-Andersen og Jette Stenholt holdt et kursus for nogle få bestyrelsesmedlemmer i foråret Der er stadig en del at lære om brugen af ipad en i bestyrelsesarbejdet, derfor anbefaler administrationen et kursus, der både genopfrisker det, vi har lært, og viser nye muligheder. Økonomi og ressourcer: Fire timers kursus koster ca kr. Tidsplan: Afholdelse af kursus snarest muligt. 14

15 14. Direktionens beretning Ulrik Brock Hoffmeyer gav en kort status på bilagssagen. Derudover tilføjede han følgende til direktionsberetningen: Brandstiftere tiltalt Politiet har rejst tiltale mod fire teenagere fra Albertslund for fem af de over hundrede påsatte brande i foråret Retssagen indledes den 1. november. Thomas Green- Andersen overværer retssagen. Brand i Frihjulet den 30. oktober 2013 Der har i dag været en brand i den genopførte del af Frihjulet. Politiet oplyser, at den er påsat. Bestyrelsen kommenterede: Antenneforeningen Det var meget sparsomme oplysninger om Antenneforeningen. UBH svarede, at oplysningen om Danny Andersens fratrædelse med udgangen af juni 2013, var meget ny, og at der endnu ikke var nogen beslutninger i sagen. Budgetprocessen Der blev spurgt til, hvilke afdelinger, der ikke havde svaret på evalueringen af budgetprocessen i foråret Afdelingerne er: Tranevænget, Gillesager, Oldbuen, Capellavænget og Troldnøddegården. Bestyrelsen tog herefter direktionens beretning til efterretning Indstilling - at bestyrelsen tager direktionens beretning til efterretning. Beskrivelse Skana Entreprise konkurs Arbejdet med at renovere facader i AB-afdelingerne Capellavænget, Miravænget og Rigelvænget har været forestået af entreprenørfirmaet Skana Entreprise A/S. Den 16. oktober blev det offentliggjort, at ejerne, Engsøgruppen A/S, har indgivet konkursbegæring for tre af datterselskaberne, herunder Skana. Facadearbejdet i Vængerne blev afleveret i december Der er i samarbejde med afdelingsbestyrelserne og de tekniske rådgivere - og efter aftale med Skana - planlagt gennemførelse af 1-års eftersyn i oktober/november

16 I samråd med BO-VESTs eksterne advokat er der rettet henvendelse til konkursboet med meddelelse om, at kontrakterne ophæves på grund af mislighold, hvis ikke boet inden udgangen af uge 43 har bekræftet, at de indtræder i kontrakten. Opnås denne bekræftelse ikke, vil der blive rettet henvendelse til garantiselskabet med krav om dækning af de udgifter, afdelingerne måtte have i forbindelse med afhjælpning af de fejl og mangler, der registreres ved 1-års gennemgangen. Pihl & Søns konkurs Mandag den 26. august indgav entreprenørfirmaet E. Pihl og Søn A/S konkursbegæring. E. Pihl og Søn A/S arbejdede på det tidspunkt for BO-VEST på en stor renoveringssag i Gadekæret i Ishøj og har netop afsluttet renoveringen af Askerød-bebyggelsen i Greve. Kontrakten med Pihl på renoveringsprojektet i Gadekæret blev ophævet søndag den 8. september med baggrund i mislighold. AI, der er rådgiver på projektet, har siden konkursen foretaget en grundig registrering af udeståender i Pihls entreprise. Den 11. september blev det afholdt en stadeforretning med AI, repræsentanter fra konkursboet og entreprenørens garantistillelsesselskab. Her blev det ved besigtigelse af parterne registreret, hvor langt renoveringsprojektet er nået, og hvad der mangler. Der arbejdes p.t. med kapitalisering (værdisætning) af de udestående arbejder. Der gøres krav mod boet på alle felter, hvor der foreligger meromkostninger. Det gælder fx udestående arbejder, supplerende rådgivning, oprydning og sikring af byggepladsen efter konkursen og mangler, der ikke er blevet udbedret. Nogle af arbejderne i Gadekæret er gået i gang igen ved indgåelse af aftaler med flere af Pihls underentreprenører. For andre arbejder er tilbud under indhentning. I Askerød er renoveringen er afsluttet, men som nævnt i direktionsberetningen til mødet den 4. september, er der endnu ikke sket 1-års gennemgang af den del af sagen, der vedrører nedrivning. Desuden pågår som led i entreprisen en voldgiftssag om kvaliteten af overfladebehandling af badeværelseslofter. Konkursboet er indtrådt i denne del af sagen. Tilbud på pleje- og ældreboliger i Greve Kommune BO-VEST blev den 29. august inviteret til at byde på administration af 275 almene pleje og ældreboliger i Greve Kommune. På bestyrelsesmødet den 4. september godkendte bestyrelsen med én stemme imod, at BO-VEST skulle byde på opgaven med den forudsætning, at opgaven skal give et positivt økonomisk afkast til BO-VEST. Den 5. september blev der nedsat en projektgruppe til at udarbejde tilbuddet, som blev afleveret til Greve kommune den 23. september. Den 26. september var BO-VEST i lighed med de øvrige selskaber, der havde budt på opgaven, til forhandlingsmøde med repræsentanter for kommunen. Kommunen vurderer i den kommende periode tilbuddene og kommer med en indstilling til kommunalbestyrelsen i november. I starten af december får de bydende selskaber svar, hvorefter administrationsopgaven forventes løst fra 1. januar

17 Evaluering af budgetprocessen, herunder det beboervenlige budget Administrationen har udsendt evalueringsskemaer om budgetprocessen i foråret 2013 (vedr. budget 2014) til afdelingsbestyrelserne i starten af september med svarfrist 1. oktober. Den mangler stadig svar fra 8 afdelingsbestyrelser, og analysen af resultaterne kan derfor først nå at være klar til en præsentation for bestyrelsen på bestyrelsesmødet i december. Allerede nu vil administrationen imidlertid planlægge møder med de afdelinger, der stadig ikke er helt tilfredse med budgetforløbet. Det vil der blive rapporteret om disse møder og anden håndtering på bestyrelsesmødet i december. Ministerbesøg Gadekæret Den 21. oktober besøgte minister for by, bolig og landdistrikter Carsten Hansen og justitsminister Morten Bødskov to boligafdelinger i Ishøj, nemlig Vejleåparken og Gadekæret. Besøget var arrangeret af Socialdemokraterne i Ishøj. Foruden rundvisning i boligafdelingen og dialog med beboerne om renoveringen omfattede besøget en afsluttende debat i Gadekærets beboerhus mellem ministrene og afdelingsbestyrelserne fra de i alt 8 boligafdelinger i området. Ulrik Brock Hoffmeyer deltog i besøget. Brøndby Den 1. november besøger ministeren for by, bolig og landdistrikter Brøndby Strand, blandt emnerne vil være boligsociale projekter og landsbyggefond-støttede renoveringer. Udenlandsk interesse for vores boligafdelinger I de kommende måneder får BO-VEST og boligafdelingerne besøg af flere udenlandske delegationer: - En gruppe teknisk/administrative medarbejdere fra boligselskaber i Frankrig besøger Fiskens Kvarter og Hyldespjældet den 30. oktober. De er interesserede i viden om lavenergiboliger. - Tre japanske professorer besøger BO-VEST d. 1. november for at høre om beboerdemokrati og frivillighedspolitik. - En gruppe beboerdemokrater og administratorer fra boligselskabet HSB Skvaltan i Hässleholm i Sverige besøger Fiskens Kvarter i uge 45. Antenneforeningen Brøndby Danny Andersen har den 10. oktober informeret bestyrelsen i Antenneforeningen Brøndby om, at han fratræder sin stilling som forretningsfører pr. 30. juni Medarbejderdag i BO-VEST Onsdag den 18. september blev der afholdt medarbejderdag i BO-VEST under temaet Bæredygtighed. Dagen startede i Albertslundhallen med et foredrag af meteorolog Jesper Theilgaard. Han fortalte om menneskeskabte klimaforandringer. CSR Chef i Tryg Forsikring Birgitte Kofod Olsen gav dernæst et oplæg om transport til og fra arbejde. Hun beskrev, hvordan Tryg havde omlagt sine transportvaner og gjort det nemmere for deres ansatte at vælge at tage cyklen på arbejde. Efter formiddagens arrangement cyklede de 250 BO-VEST-medarbejdere rundt til konkrete bæredygtigheds-projekter: Vandsparekampagne i Blokland, Energivenlige renove- 17

18 ringer i Fiskes Kvarter i 4 Række, Genbrugsgård i 4 Række, klimasikring i Bæk- Fosgården og Solcelleanlæg i Syd. Dagen sluttede med fælles leg og spisning i beboerhuset i Svanens Kvarter i VA 4 Syd. Status på bilagssagen Ulrik Brock Hoffmeyer giver på bestyrelsesmødet en status på bilagssagen. Nyt om navne Tiltrædelser Afdelingerne: Mike Saabye Nielsen, ejendomsfunktionær, Askerød, 1. sept. Michael Sørensen, driftsleder, AB Nord og Bæk- og Fosgården, 1. okt. Administrationen: Sofie Clemmensen, projektleder, BYG, 1. sept. (har været projektansat siden jan.13) Rikke Dahl, kommunikationsmedarbejder, Kommunikation og udv., 21. okt. Vibeke Bach Kristensen, finansmedarbejder, Økonomiafdelingen, 21. okt. Dina Staal, bestyrelsesansvarlig, Kommunikation og udv., 1. nov. Fratrædelser Afdelingerne: Stefan Kristensen, ejendomsfunktionær, Banehegnet, 5. sept. Allan Curt Pedersen, førstemand, Gurrelund/Bjerrelund, 31. okt. Tommy Petersen, Ejendomsfunktionær 6 Vest, 31. okt. Administrationen: Andreas Gysting Frederiksen, afdelingskoordinator, Kommunikation og Udv., 30. sept. Mette Hoffmann, IT-ansvarlig, IT-afdelingen 31. okt. Flytninger Torben Hvidsten, projektleder, flyttet fra Driftsafdelingen til BYG, 26. aug. Jan Schmalz, Ejendomsfunktionær, er flyttet fra Gillesager til splitansættelse i Kanalen/Etagehusene pr. 15. okt. Bilag Nyhedsbrev om Gadekærets helhedsplan, oktober Skriftlige henvendelser til bestyrelsen Bestyrelsen tog læserbrev samt svaret fra BO-VEST til efterretning. Indstilling - at bestyrelsen tager læserbrevet samt svaret fra BO-VEST til efterretning. 18

19 Bilag: - Læserbrev om renoveringen af rækkehusene, publiceret i Albertslundposten, 15. okt BO-VESTs svar på læserbrevet 16. Punkter til næste møde Punkterne er: - Udkast til budget Årsberetning - Miljøhandlingsplan Indstilling - at bestyrelsen drøfter punkter til næste møde. 17. Næste møde og kommende møder Næste ordinære bestyrelsesmøde: Torsdag den 12. december 2013 Bestyrelsesmøder i perioden Tirsdag den 4. februar 2014 Onsdag den 19. marts 2014 Onsdag den 23. april 2014 Mandag den 28. april 2014 hvis regnskabet ikke godkendes den 23. april Onsdag den 14. maj i tilfælde af forslag til repræsentantskabet Repræsentantskabsmøde 2014 Tirsdag den 27. maj 2014 Bestyrelsesmøder efter repræsentantskabsmødet i 2014 og året ud Mandag den 16. juni 2014 Onsdag d. 3. september 2014 Onsdag d. 29. oktober 2014 Mandag d. 15. december 2014 IPad-kursus Onsdag d. 8. januar 2013 kl Bestyrelsesworkshop om fornyelse af beboerdemokratiet Fredag d. 7. februar 2014 kl Kreds 9-konference Weekenden den marts

20 Almene Boligdage september Eventuelt HOFORs Vinie Hansen oplyste, at Povl Markussen er blevet valgt til HOFOR s bestyrelse. Glostrup, den 30 oktober 2013 Vinie Hansen Dorthe Larsen Karl Neumann Biba Schwoon Allan Nielsen Per Mogensen Jørgen Fahlgren Hugo Thuge Thomas Green-Andersen 20