EU-UDBUD [Udbudsbekendtgørelsens nummer] Varer Offentligt udbud

Transkript

1 EU-UDBUD [Udbudsbekendtgørelsens nummer] Varer Offentligt udbud På levering af Elektronisk Låsesystem til Svendborg Kommune

2 [april.2014] Side 2/57

3 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Generel beskrivelse af udbuddet Udbudsansvarlig Udbuddets omfang Tildeling af rammekontrakten Indgåelse af rammekontrakten Meddelelse om resultat Udbudsbetingelser Udbudsform Formkrav Sprog Ejendomsret Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Tilbuds- og produktdemonstration Åbning af de indkomne tilbud Vedståelsesfrist for tilbud Aftalegrundlag Alternative tilbud Konsortier Ordregivers forbehold Tilbudsgivers forbehold Aktindsigt Serviceattest Erhvervs- og produktansvarsforsikring Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Definitioner Minimumskrav Tilbudsdisposition Kontrakt Parterne Rammekontraktens grundlag Rammekontraktens omfang Kontraktperiode Optioner Kontakt mellem parterne Bestilling af adgangsgivende enheder Levering og leveringsbetingelser Fakturering Priser Prisregulering Betalingsbetingelser Bonusudbetaling til tredjemand Installations-, overtagelses- og driftsprøve...28 Side 3/57

4 15 Systemdrift og fejlhåndtering Driftssikkerhed og tilgængelighed Data Underleverandører Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Tredjemandsrettigheder Forsinkelse Mangler Produktansvar, erstatningsansvar og forsikring Garanti og reklamation Bod og reduktion af vederlag Konkurs m.v Opfyldelseshindringer, herunder force majeure Nedbrud Ændring af produktsammensætning Tavshedspligt og offentliggørelse af rammekontrakten Ændringer i rammekontrakten Lovvalg og afgørelse af tvister Offentlige påbud Ekstraordinær opsigelse Miljø Etik og socialt ansvar Underskrift...35 Bilag 1 Tilbudsliste...37 Bilag 2 Virksomhedsbeskrivelse...38 Bilag 3 Tro og love erklæringer...40 Bilag 4 - Referenceliste...42 Bilag 5 Aktindsigt...43 Bilag 6 Tidsplan for udbud samt implementering/udrulning Tidsplan for udbudsproces Tidsplan for implementering og udrulning af låse- og adgangssystem...44 Bilag 7 Konsortieerklæring...46 Bilag 8 Betalingsplan...48 Bilag 9 Model for systemdrift...49 Bilag 10 Installationsprøve...50 Bilag 11 Overtagelsesprøve...51 Bilag 12 Driftsprøve...53 Side 4/57

5 1. Indledning 1.1 Generel beskrivelse af udbuddet Udbuddet vedrører levering af et elektronisk låsesystem til Svendborg Kommunes ældreområde. Låsesystemet skal fortrinsvist placeres ved borgere i eget hjem, hvor det skal være muligt for leverandøren af den visiterede hjælp at få adgang til boligen via en brik eller et nøglekort. Svendborg Kommunes ældreområde er delt i plejecentre og hjemmepleje inddelt i henholdsvis øst og vest. De fire områder er underopdelt i sektioner, i alt 23 sektioner. Alle områder skal dækkes af løsningen. Systemet skal kunne håndtere, at Svendborg Kommune i forbindelse med hjemmehjælp, madordninger m.m. anvender private leverandører, hvorfor det vil være nødvendigt, at systemet kan håndtere disse. Løsningen skal kunne anvendes på alle typer døre og låse. Det skal være muligt at sikre adgangen på steder, hvor der f.eks. er både en gadedør og en hoveddør. Samtidig skal de eksisterende nøgler fortsat kunne anvendes, så borgeren og pårørende vil kunne komme ind og ud ved brug af den eksisterende nøgle. 1.2 Udbudsansvarlig Svendborg Kommune er kontaktperson og ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet. Indtil kontraktskrivning varetages al kommunikation vedrørende udbuddet af: Svendborg Kommune Team Udbud Ramsherred Svendborg Kontaktperson: Martin Fuglkjær Møller indkob@svendborg.dk Telefon: Herefter kaldet ordregiver. Spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske i henhold til afsnit 2.5. Tilbudsgivere, der downloader udbudsmaterialet fra Kommunens hjemmeside eller bedes meddele dette skriftligt til Svendborg Kommune af hensyn til evt. fremsendelse af supplerende materiale. Meddelelse skal gives på indkob@svendborg.dk 1.3 Udbuddets omfang Opgaven består af følgende elementer: Et låsesystem med estimeret 1500 enheder, som skal monteres i hjemmet hos Svendborg Kommunes borgere, inklusiv backupfunktion. Opsætning af låseenheder skal foretages i perioden Side 5/57

6 Det samlede antal låseenheder er et skøn baseret på det nuværende antal af låseenheder der er opsat hos borgere i Svendborg Kommune. Ændringer i antallet af låseenheder der skal opsættes og vedligeholdes kan dog variere afhængig af lovændringer og ændringer i Svendborg Kommunes befolkningssammensætning. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at antallet af låseenheder kun kan betragtes som vejledende. Indkøbsvolumen og dermed omsætningen inden for aftalen, der vil blive indgået med den valgte leverandør, vil være afhængig af antallet af de til enhver tid visiterede borgere. Adgangsgivende enheder i form af 600 brikker eller nøglekort. Tilhørende it-system til administration af blandt andet adgang, profiler, medarbejdere og borgere, som en servicebureauløsning. Systemet skal hostes og driftes hos tilbudsgiver. Se bilag 9 for model for systemdrift. Uddannelse af 40 administratorer. Vedligeholdelse og løbende support. Levering og vedligeholdelse af dokumentation på dansk. Svendborg Kommune ønsker et system som er baseret på én nøgle, som fungerer via en brik eller et nøglekort i Svendborg Kommunes ældreområde. Brikken eller nøglekortet skal være adgangsgivende til borgerens hjem. Det forventes, at ca. 600 kommunale medarbejdere fordelt over hele kommunen skal benytte løsningen. Tidsplan for implementering af låsesystemet samt udrulningsplan fremgår af bilag 6. Kravspecifikation for de af udbuddet omfattede produkter fremgår af udbudsmaterialets kapitel 3. Leverings- og betalingsbetingelser samt eventuelle optioner på forlængelse fremgår af udbudsmaterialets kapitel 5 Kontrakt. 1.4 Tildeling af rammekontrakten Svendborg Kommune ønsker at indgå kontrakt med én leverandør. Kontakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Svendborg Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud. Tildelingskriterier er nærmere beskrevet i udbudsmaterialets afsnit Indgåelse af rammekontrakten I tilfælde af at rammekontrakten tildeles tilbudsgiver indgås den i kapitel 5 vedlagte rammekontrakt Rammekontrakten regulerer rammekontraktens vilkår i aftaleperioden og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Rammekontrakten skal ikke udfyldes af tilbudsgiver, men udfyldes af ordregiver i tilfælde af en aftaleindgåelse. 1.6 Meddelelse om resultat Alle tilbudsgivere vil samtidig pr. blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Side 6/57

7 Den vindende tilbudsgiver vil modtage en foreløbig acceptskrivelse, mens øvrige tilbudsgivere vil modtage en hensigtserklæring i overensstemmelse med de herfor gældende regler, jf. Lov om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Tildeling af kontrakt er ikke afsluttet før, at kontrakten er underskrevet af begge parter efter udløb af stand still perioden. Side 7/57

8 2. Udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter (Udbudsdirektivet). 2.2 Formkrav Tilbuddet skal fremsendes skriftligt i 3 fysiske eksemplarer. Eventuelt supplerende materiale som, prislister/varekataloger/vareprøver skal dog kun fremsendes i ét fysisk eksemplar. Det samlede tilbud skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi i indhold er identisk med det fysiske tilbud. I tilfælde af modstrid mellem det elektroniske og det fysiske tilbud vil det være det fysiske tilbud, der har forrang. Ved tilbudsafgivelsen skal Tilbudslisten bilag 1 udfyldes elektronisk. Summen af de tilbudte enhedspriser skal indeholde alle udgifter forbundet med varetagelsen af den udbudte rammekontrakt. Tilbudsgiver opfordres ved tilbudsafgivelsen til at følge strukturen i nærværende udbudsmateriale, og i den forbindelse sikre sig, at tilbuddet er vedlagt den udbedte dokumentation, oplysninger, besvarelse mv. 2.3 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammekontraktperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter kan være på svensk, norsk eller engelsk. Ved bilagsmateriale af generel karakter anses produktblade, varekataloger, regnskaber mv. Såfremt ordregiver anmoder herom, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for tilbudsgivers regning. 2.4 Ejendomsret Tilbuddet med tilhørende bilag betragtes som ordregivers ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud, eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. Tilbudsgivers omkostninger ved udbudsforretningen er således ordregiver uvedkommende, herunder også hvis ordregiver måtte beslutte at aflyse udbudsforretningen uden tildeling. 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Side 8/57

9 Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal være skriftlige og rettes til Martin Fuglkjær Møller, pr. med emnet: "Spørgsmål EU udbud: Elektronisk Låsesystem til senest den kl Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret og offentliggjort på under menupunkterne Erhverv à Leverandør til kommunen à Aktuelle udbud à EU-udbud: Elektronisk låsesystem til. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil også blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter, ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. 2.6 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være mærket: Tilbud Låsesystem til Svendborg Kommune og Må kun åbnes af Økonomi og Indkøb Team udbud. Forsendelsen skal være lukket. Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest den kl på følgende adresse: Svendborg Kommune Økonomi og Udbud Ramsherred Svendborg Att: Martin Fuglkjær Møller Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2.7 Tilbuds- og produktdemonstration Der vil efter tilbudsfristens udløb blive afholdt en tilbuds- og produktdemonstration som tilbudsgiver er forpligtet til at deltage i. Tilbuds- og produktdemonstrationen vil blive afholdt den og eventuelt den Tilbudsgivere, der planlægger at afgive tilbud skal derfor oplyse om dette til kontaktpersonen, jf. ovenfor afsnit 2.5. Tilbudsgivere vil særskilt få besked om konkret tidspunkt og adresse for præsentationen. Tilbudsgiver vil enkeltvist få tildelt 1 time til, at præsentere sin tilbudsløsning og demonstrere sit produkt. Produktdemonstrationen skal som minimum redegøre for følgende elementer i forhold til det tilbudte låsesystem; Kvalitet herunder o I hvilken grad låsesystemet sikrer en enkel og hurtig adgang til borgerens hjem, med en høj grad af brugervenlighed for plejepersonalet fra ankomst til borgerens hjem til åbning af døren. o I hvilken grad tilbyder administrationssystemet administratorerne en logisk og brugervenlig forside samt opbygning af og forbindelse mellem undersider, herunder færrest mulige klik og gode søgemuligheder. Side 9/57

10 Tilbudspræsentationen skal som minimum redegøre for følgende elementer i forhold til det tilbudte låsesystem; Implementering herunder o Hvordan tilbudsgiver sikrer en hensigtsmæssig og rettidig implementering inden for Svendborg Kommunes rammer, herunder hovedtids- og udrulningsplan, jf. bilag 6. o Hvordan tilbudsgiver sikrer en tilstrækkelig uddannelse af administratorer. Innovation herunder o I hvilken udstrækning tilbudsgivers system giver mulighed for integration med anden teknologi og velfærdsteknologi, som f.eks. nødkald, faldalarmer, brand- og røgalarmer, medicinboks, telemedicinske løsninger, CTS, flexsystemer samt andre låsesystemer hos eksempelvis boligforeninger m.v. o I hvilken udstrækning tilbudsgivers system giver mulighed for at lade den adgangsgivende enhed fungere som den enkelte medarbejders ID-kort således, at der kan påføres billede og tekst på enheden. Tilbuds- og produktdemonstrationen vil indgå i tilbudsevalueringen, jf. de nævnte underkriterier i afsnit Åbning af de indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 2.9 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende til den Vedståelsesfristen gælder uanset ordregivers fremsendelse af hensigtserklæring om indgåelse af rammekontrakt, og ophører således ikke, før ordregiver og vindende tilbudsgiver har indgået kontrakten Aftalegrundlag Aftale om levering af de af udbuddet omfattede produkter indgås på grundlag af nærværende udbudsmateriale med eventuelle rettelser, spørgsmål og svar samt vedlagte rammekontrakt. Disse dokumenter fastlægger de forpligtelser og rettigheder, der vil være gældende mellem parterne i forbindelse med opfyldelse af aftalen. Fravalgte tilbudsgivere anmodes om ikke at foretage opsøgende salg ved ordregiver i den udbudte kontraktperiode Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. Side 10/57

11 2.12 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) skal oplysningerne under afsnittet vedr. udvælgelseskriterier gives for hver deltager i konsortiet. Det er konsortiets samlede egnethed, der vurderes. Tilbudsgivere, der i fællesskab afgiver tilbud som et konsortium, hæfter solidarisk i forhold til ordregiver. Tilbudsbesvarelsen skal vedlægges udfyldt bilag 7. Det skal af bilaget fremgå, med hvilken tilbudsgiver ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for konsortiets øvrige deltagere. De deltagende virksomheder skriver i samme forbindelse under på en erklæring om solidarisk hæftelse Ordregivers forbehold Den anførte volumen er estimater, der har baggrund i statiske oplysninger fra kommunens ITsystemer. Der tages derfor forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser. Kommunen tager ligeledes forbehold for, at grundlaget for dette udbud kan ændres væsentligt ved administrative eller politiske beslutninger; såsom hvis bevilling til området bortfalder. Ordregiver forbeholder sig endvidere ret til at foretage køb til anden side, såfremt et af rammekontrakten omfattet produkt ikke kan dække et særligt behov hos ordregiver Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Ved forbehold skal det anføres, hvilke formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. udbudsmaterialets afsnit 2.5 Spørgsmål til udbudsmaterialet. Det præciseres, at forbehold for mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder kontrakten, vil medføre, at ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører mindstekrav og grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes på sikker og saglig vis, er ordregiver pligtig til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Side 11/57

12 2.15 Aktindsigt Tilbudsgivers tilbud kan blive genstand for aktindsigt jf. reglerne herom i Offentlighedsloven og Forvaltningsloven. Tilbudsgiver bedes i bilag 4 angive, såfremt dennes tilbud indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt samt give en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det er dog ordregiver der i sidste ende vurderer, hvad der skal udleveres i en sag om aktindsigt Serviceattest Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden kontraktens indgåelse fremsende en kopi af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen, hvor det fremgår, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en at udelukkelsesgrundene i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet. Serviceattesten må max være 6 måneder gammel regnet fra tilbudsfristen. Tilbudsgiver må påregne op til 2 ugers ekspeditionstid forbindelse med rekvirering af serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Tilbudsgivere fra andre medlemsstater kan aflevere en tilsvarende attest. Hvis den pågældende medlemsstat ikke udsteder en sådan attest, kan tilbudsgive aflevere dokumentation i henhold til artikel 45 i Udbudsdirektivet Erhvervs- og produktansvarsforsikring Vindende tilbudsgiver skal mod forlangende og inden kontraktens indgåelse fremsende en kopi af tilbudsgivers gyldige erhvervs- og produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK 5 millioner. Tilbudsgiver skal fremsende den fulde police samt forsikringsbetingelser i sin helhed Udvælgelseskriterier Den nedenfor angivne dokumentation skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, vil tilbuddet ikke blive taget i betragtning. Såfremt ordregiver vurderer, at udvælgelseskriterierne giver anledning til tvivl om hvorvidt tilbudsgiver er egnet til at løfte den udbudte opgave, forbeholder ordregiver sig retten til at afvise tilbudsgiver. Tilbudsgivers personlige forhold Virksomhedsoplysninger udfyld bilag 2 Virksomheds- og regnskabsoplysninger. Underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i artikel 45, stk. 1 og stk. 2, litra a-c og e-f i Udbudsdirektivet. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Virksomheder, der er omfattet af en af udelukkelsesgrundene i Udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 og stk. 2, vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte rammekontrakt. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 3 - Tro- og loveerklæringer og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Side 12/57

13 Økonomisk og finansiel formåen I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, oplysning om tilbudsgivers samlede omsætning, herunder omsætning inden for det aktivitetsområde der er omfattet af udbuddet, i de seneste tre afsluttede regnskabsår, hvis tallene for denne omsætning foreligger. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2 Virksomheds- og regnskabsoplysninger og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Der ønskes nøgletal for overskudsgrad, soliditetsgrad og egenkapitalens forrentning. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 2- Virksomheds- og regnskabsoplysninger og skal benyttes ved tilbudsafgivelsen. Teknisk og/eller faglig formåen Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leveringer der er udført i løbet af de sidste tre år, med beskrivelse af leverancerne og angivelse af kontaktpersoner. Det er et krav, at tilbudsgiver som minimum kan dokumentere 3 sammenlignelige referencer. Udfyld bilag 4- Referenceliste Tildelingskriterium Kontrakten vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud, idet følgende underkriterier, med angivelse af indbyrdes vægtning, lægges til grund for tilbudsvurderingen: Underkriterier Vægtning i procent 1. Pris, herunder vil der blive foretaget en vurdering af den totale omkostning oplyst af tilbudsgiver i tilbudslisten, jf. bilag % 2. Kvalitet, herunder vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivers beskrivelse og præsentation af følgende delkriterier; I hvilken grad låsesystemet sikrer en enkel og hurtig adgang til borgerens hjem, med en høj grad af brugervenlighed for plejepersonalet fra ankomst til borgerens hjem til åbning af døren. (10 %) I hvilken grad tilbyder administrationssystemet administratorerne en logisk og brugervenlig forside samt opbygning af og forbindelse mellem undersider, herunder færrest mulige klik og gode søgemuligheder. (10 %) 20 % Evalueringen af dette delkriterium vil dels tage udgangspunkt i Side 13/57

14 tilbudsgivers skriftlige løsningsforslag og dels i produktpræsentationen. 3. Implementering, herunder vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivers beskrivelse og præsentation af følgende delkriterier; Hvordan tilbudsgiver sikrer en hensigtsmæssig og rettidig implementering inden for Svendborg Kommunes rammer, herunder hovedtids- og udrulningsplan, jf. bilag 6. (15 %) Hvordan tilbudsgiver sikrer en tilstrækkelig uddannelse af administratorer. (5 %) 20 % Evalueringen af dette delkriterium vil dels tage udgangspunkt i tilbudsgivers skriftlige løsningsforslag og dels i tilbuds- og produktpræsentationen. 4. Innovation, herunder vil der blive foretaget en vurdering af tilbudsgivers beskrivelse og præsentation af følgende delkriterier; I hvilken udstrækning tilbudsgivers system giver mulighed for integration med anden teknologi og velfærdsteknologi, som f.eks. nødkald, faldalarmer, brand- og røgalarmer, medicinboks, telemedicinske løsninger, CTS, flexsystemer samt andre låsesystemer hos eksempelvis boligforeninger m.v. (15 %) I hvilken udstrækning tilbudsgivers system giver mulighed for at lade den adgangsgivende enhed fungere som den enkelte medarbejders ID-kort således, at der kan påføres billede og tekst på enheden. (5 %) 20 % Evalueringen af dette delkriterium vil dels tage udgangspunkt i tilbudsgivers skriftlige løsningsforslag og dels i tilbuds- og produktpræsentationen. Side 14/57

15 Side 15/57

16 3. Kravspecifikation 3.1 Definitioner Termer Låseenhed Adgangsgivende enhed Administrationssystem Administratorer Medarbejdere Betydning Den fysiske lås, der placeres i/på døren hos borgeren Den enhed (nøglebrik eller nøglekort), som plejepersonalet bruger til at skaffe sig adgang til borgerens hjem IT-systemet bruges til at administrere de adgangsgivende enheder, rettigheder, brugerprofiler m.m. Brugere af administrationssystemet Brugere af de adgangsgivende enheder 3.2 Minimumskrav Følgende er ordregivers minimumskrav. Minimumskravene skal opfyldes af leverandøren. Leverandøren kan således ikke i sit tilbud fravige det i minimumskravet anførte. Svendborg Kommune er organiseret således at er inddelt i hjemmepleje øst og vest samt plejecenter øst og vest. Se bilag 6 for en total oversigt over sektioner. Samlet set er der ca. 31 fysiske adresser, hvorfra der skal være adgang til administrationssystemet. Der kan forekomme ændringer i kontraktperioden. Overordnet teknisk beskrivelse og krav Leverancens omfang Et låse- og adgangssystem med estimeret 1500 enheder, som skal monteres i hjemmet hos Svendborg Kommunes borgere. Adgangsgivende enheder skal være i form af nøglebrik eller nøglekort, der fungerer trådløst i forhold til låsen. Løsningen skal kunne anvendes af op til medarbejdere og på op til døre. Tilhørende administrationssystem til Side 16/57

17 administration af blandt andet adgang, profiler, medarbejdere og borgere, der kan tilgås fra enhver digital enhed (pc, tablet, smartphone m.m) med internetadgang. Sikkerhed og back-up Administrationssystemet skal indeholde sikkerhedskopiering, så utilsigtet tab af data forhindres. Sikkerhedsrutiner skal være udformet, således, at genetablering af data ikke forstyrrer brugerne. Det tilbudte låsesystem skal være baseret på produkter, der er registreret hos Forsikring og Pension. Nøglebrikken eller nøglekortet må ikke kunne kopieres til brugbarhed. Lovgivning Løsningen skal leve op til de sikkerhedskrav, adgangskontrol, registerindsigt, logning m.m. som stilles i persondataloven og DS484. Krav til administrationssystemet Brugergrænsefladen Brugergrænsefladen i administrationssystemet skal være grafisk og på dansk. Administrationssystemet skal kunne importere og eksportere via Microsoft Office. Stamoplysninger Medarbejdernes stamoplysninger skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Navn Personale id Den enkelte bruger skal kunne tildeles Side 17/57

18 forskellige rettigheder. Borgernes stamoplysninger skal som minimum indeholde følgende oplysninger: Navn Adresse Sektion Stamoplysninger skal kunne ændres/opdateres via webservice. Brugerstyring Tilgang til administrationssystemet begrænses af adgangskode og brugernavn. En specifik medarbejder vil skulle kunne gives adgang til en enkelt lås eller grupper af låse. Det skal være muligt at give den samme medarbejder adgang til flere sektioner. Administrationssystemet skal kunne rolleopdeles således, at administrator: - Er den eneste bruger, som har fuld databaseadgang og komplette transaktionsrettigheder - Kan oprette profiler i systemet - Kan autorisere underadministratorer til systemet Administratorrolle skal kunne underopdeles i flere forskellige niveauer og skal kunne håndtere min. 30 samtidige administratorer/underadministratorer. Side 18/57

19 Log Administrationssystemet skal logge alle oprettelser og ændringer i systemet. Der skal kunne foretages opslag, med oplysninger om dato, tid og bruger-id på den person, der har oprettet og foretaget ændringer ved medarbejdere og borgere. I denne forbindelse skal følgende fremgå; - Hvilke medarbejdere, der er oprettet i administrationssystemet. - Hvilke rettigheder, der er tillagt medarbejderen. - Hvilke ændringer, der er foretaget på borgeren eller medarbejderen. - Hvilke borgere eller medarbejdere, der er afsluttet i systemet. - Det skal være muligt at udtrække en oversigt over en profils rettigheder. - Information om al færden hos medarbejdere skal være til rådighed (logges via den adgangsgivende enhed) i administrationssystemet, herunder forsøg på åbning. Det skal derfor være muligt, at udtrække en oversigt over, hvor medarbejderne sidst har været aktive på systemet, herunder med 1. Dato 2. Tid (ankomst) 3. Borgerens nav, adresse 4. Medarbejdernes nav og bruger-id Side 19/57

20 5. Status på lås (låse/ulåst ved ankomst) Der skal være mulighed for, at administratorer kan lave en totaludskrivning af alle data på en medarbejder eller låseenhed. Oppetid Efter implementeringsperioden plus 2 måneder oppebærer administrationssystemet en driftseffektivitet på 98 % (se kontraktens 16 for nærmere beskrivelse). Fejlhåndtering og support Administrationssystemet skal tilbyde en acceptabel accesstid. En acceptabel accesstid defineres i denne forbindelse som en max. svartid på 5 sekunder, når systemet anvendes fra kommunens administrative netværk af 10 samtidige brugere. Planlagt nedlukning meddeles i god tid og minimum 5 arbejdsdage forinden. Tilbudsgiver skal håndtere al systemfejlfinding indenfor aftalen. Derudover skal tilbudsgiver tilbyde telefonisk support, som er åben indenfor almindelig åbningstid (hverdage ) og er tilgængelig Side 20/57

21 inden for 10 minutter. Krav til låse- og adgangsgivende enheder Låseenhed Låseenheden må ikke udefra indikere, at her bor en borger, der får hjælp. Det må derfor ikke være synligt udefra. Låseenheden skal kunne holde til vejrliget. Låseenheden skal have en forventet levetid på min. 10 år. Låseenheden skal kunne fjernbetjenes fra kontrolpanelet, til brug for fx vagtlæge, laborant, Falck m.m. Én låseenhed skal kunne åbnes af op til 500 forskellige adgangsgivende enheder. Hvis låseenheden monteres i etageejendom eller lignende skal øvrige beboere fortsat kunne komme ind og ud ved anvendelse af den eksisterende lås, kodeløsning eller andet, ligesom døren om nødvendigt skal kunne efterlades/stå ulåst. Borger og pårørende skal kunne anvende samme låsesystem eller et tilsvarende velkendt låsesystem, fx nøgle eller vrider. Låseenheden skal kunne håndtere en kasselås, cylinderlås og låse på tilsvarende eller højere teknisk niveau. Systemet må ikke blokere en flugtvej ved fejl og strømafbrydelse. Side 21/57

22 Adgangsgivende enhed Den adgangsgivende enhed skal fungere trådløst i forhold til låsen. En adgangsgivende enhed skal kunne åbne op til 2000 forskellige låseenheder. Den adgangsgivende enhed skal kunne forhindre øjeblikkelig adgang til døre ved bortkomst. Vedligehold Låseenheden skal have en backupfunktion, der aktiverer låseenheden i tilfælde af strømsvigt og lign. Backupfunktionen skal kunne aktivere låseenheden i minimum 48 timer og have en levetid på minimum 3 år. Evt. skift af backupfunktion og lignende simpel vedligeholdelse af de monterede låseenheder skal kunne foretages internt af Svendborg Kommunes personale, uden brug af tekniker fra leverandøren. Låseenheden skal give besked til administrationssystemet, når backupfunktionen er 50 oplåsninger eller minimum 3 dage fra at løbe tør for strøm. Låseenheden skal kunne holde strøm til minimum 2500 låsninger/oplåsninger. Montering Låseenheden skal kunne monteres på 15 minutter. Låseenheden skal kunne monteres på alle typer af døre, herunder også på glas. En del låseenheder vil blive opsat som midlertidige løsninger, hvorfor det er Side 22/57

23 væsentligt, at opsætning og nedtagning kan foretages hurtigt og enkelt uden at forårsage skade eller efterlade væsentlige synlige mærker som kræver reetablering. Den fremtidige opsætning varetages af Svendborg Kommune på baggrund skal opsætning og nedtagning kunne foretages af en person uden fagautorisation. Driftsafvikling Leverandøren skal tilbyde en stabil drift på låsene med høj sikkerhed. Det skal sikres, at døren kan åbnes på max. 5 sekunder. Såfremt en låseenhed er defekt/mangelfuld, vil eventuelle omkostninger til udskiftning og låsesmed m.v. tilfalde leverandøren. Krav til undervisning Undervisning Leverandøren skal uddanne 4 hold administratorer á ca. 10 personer i Svendborg Kommune, så de kan varetage administration og drift af systemet. Uddannelse skal kunne varetages på maksimalt 3 timer. Uddannelserne skal gennemføres løbende for hver enkelt sektion i henhold til bilag 6 Tidsplan for udbud samt implementering/udrulning. Uddannelsen skal fokusere på at undervise administratorerne i anvendelse af administrationssystemet og standardfunktionalitet, som er relevant for projektet. Side 23/57

24 Inden undervisning skal brugervejledning til løsningen udleveres i enten papir eller elektronisk format. Krav til implementering Implementering Løsningen skal implementeres i henhold til bilag 6 Tidsplan for udbud samt implementering/udrulning. Hvis tidsplanen ikke overholdes, finder bestemmelserne om bod, som angivet i kontrakten, anvendelse. Implementeringen skal foregå som en udrulning, hvor leverandøren efter hver udrulning i den enkelte sektion skal sikre sig, at systemet fungerer tilfredsstillende, herunder udviser fuld funktionalitet. Installations-, overtagelses-, og driftsprøve skal foretages i overensstemmelse med bilag Leverandøren skal i implementeringsfasen introducere alle brugere i anvendelse af de adgangsgivende enheder. Side 24/57

25 4. Tilbudsdisposition Tilbudsdispositionen indeholder en referenceramme for udformningen af tilbud og er ligeledes en huskeliste for tilbudsgiver over, hvilke dokumenter der skal vedlægges tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres således til at være særlig opmærksom på, at alt besvares korrekt samt at alt det adspurgte vedlægges. Manglende besvarelse eller manglende vedlæggelse af de i udbuddets nævnte dokumenter kan gøre tilbuddet ikke-konditionsmæssig og derved forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Formkrav (se afsnit 2.2) Tilbudsmaterialet skal fremsendes skriftligt i 3 eksemplarer. Prislister og eventuelle varekataloger og vareprøver skal dog kun fremsendes skriftligt i ét eksemplar. Det samlede tilbudsmateriale skal desuden fremsendes i 1 eksemplar på CD-ROM eller USB. Tilbudsmateriale modtaget på accepteres ikke som fremsendelse af det elektroniske eksemplar. Konsortier (se afsnit 2.12) Tilbudsgiver skal angive, hvis tilbuddet afgives af et konsortium. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken tilbudsgiver Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige tilbudsgiver(e) samt, at alle tilbudsgivere i konsortiet accepterer solidarisk hæftelse. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 7. Tilbudsgivers forbehold (se afsnit 2.14) Tilbudsgiver skal klart redegøre for eventuelle forbehold til de i udbudsmaterialet indeholdte krav og ønsker. Der henvises i den forbindelse til afsnittet vedrørende tilbudsgivers forbehold, og det indskærpes, at ethvert forbehold kan berettige eller forpligte Ordregiver til at afvise tilbuddet. Aktindsigt (se afsnit 2.15) Tilbudsgiver bedes angive såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Såfremt bilaget ikke er vedlagt tilbuddet, kan Ordregiver udlevere tilbuddet uden undtagelser ved anmodning om aktindsigt. Fortrykt formular er vedlagt som bilag 5. Udvælgelseskriterier (se afsnit 2.18) Tilbudsgiver skal angive de i afsnit 2.18 krævede oplysninger, der belyser tilbudsgivers egnethed til at kunne løfte opgaven. Alle felter i bilag 2-4 udfyldes. Tildelingskriterier (se afsnit 2.19) Ad underkriterium 1. (Pris) Tilbudsgiver bedes udfylde bilag 1 tilbudsliste (fane 2). Ad underkriterium 2. (Kvalitet), 3. (Implementering) og 4. (Innovation) Side 25/57

26 Tilbudsgiver skal fremsende en skriftlig løsningsbeskrivelse, der redegør for hvert af de respektive delkriterier under underkriterium 2, 3 og 4. Løsningsbeskrivelsen må maksimalt fylde 30 sider. Bemærk, at tilbudsgiver ligeledes er forpligtet til, at deltage i en tilbuds- og produktdemonstration, jf. afsnit 2.7. Tilbudsgivere, der planlægger at afgive tilbud skal derfor oplyse om dette til kontaktpersonen, jf. afsnit 2.5. Kravspecifikation og kontrakt (se afsnit 3 og 5) Tilbudsgiver krydser af i bilag 1 tilbudsliste (fane 1) og accepterer derved samt at have forstået de i kravspecifikationen opstillede minimumskrav samt de i kontrakten anførte betingelser. Side 26/57

27 5. Kontrakt Rammekontrakt vedr. levering af elektronisk låse- og adgangssystem 1 Parterne Nærværende rammekontrakt er indgået mellem ORDREGIVER Svendborg Kommune Ramsherred Svendborg Idet følgende benævnt Svendborg Kommune og KONTRAKTHAVER [Kontrakthavers navn] [Adresse] [Postnr.] [By] [CVR] Idet følgende benævnt Kontrakthaver 2 Rammekontraktens grundlag Nærværende kontrakt er indgået i henhold til udbud efter udbudsbekendtgørelses nr. [2014/XX XXXX] Kontrakten beskriver Svendborg Kommunes og kontrakthavers forpligtigelser og rettigheder. Kontraktens grundlag består i prioriteret rækkefølge af: A. Rammekontrakten B. Supplerende oplysninger, herunder evt. rettelsesdokumenter, spørgsmål og svar C. Udbudsbekendtgørelse D. Udbudsmateriale med bilag fra Svendborg Kommune af April.2014 E. Kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå]. 3 Rammekontraktens omfang Kontrakthaver forpligter sig ved nærværende rammekontrakt til at levere det i rammekontrakten nævnte elektroniske låse- og adgangssystem på de i udbudsmaterialet beskrevne vilkår og til de anførte priser. Det estimerede antal låseenheder og adgangsgivere er under forbehold af fortsat bevilling til det pågældende område i rammekontraktperioden fra ansvarlig myndighed. Der tages endvidere Side 27/57

28 forbehold for ændringer i antallet af monteringssteder / leveringsadresser eller ændret indkøbsmønster, som ikke kunne forudsiges på udbudstidspunktet. I den udstrækning at indkøb af elektroniske låse- og adgangssystemer er en del af en bygge- og anlægsopgave, forbeholder Svendborg Kommune sig ret til at udbyde dette som en selvstændig opgave eller som en del af den samlede bygge- og anlægsopgave. I givet fald er den pågældende anskaffelse ikke omfattet af den rammekontrakt, som indgås på baggrund af nærværende udbud. 4 Kontraktperiode Kontrakten er gældende fra den og er uopsigelig for begge parter indtil den , jf. dog 22 vedr. mangler. 5 Optioner Svendborg Kommune kan forlænge kontrakten i op til 1 x 12 måneder. Forlængelse sker i givet fald på uændrede vilkår. Meddelelse herom skal gives til kontrakthaver senest 2 måneder før aftaleudløb, i modsat fald ophører kontrakten uden særskilt opsigelse. Såfremt optionen udnyttes, ophører rammekontrakten uden særskilt opsigelse ved optionens udløb. 6 Kontakt mellem parterne Parterne udpeger hver især de personer, der varetager den daglige kontakt i relation til rammekontrakten. Svendborg Kommune skal indenfor kontrakthavers normale åbningstid have mulighed for at få kontrakt til kontrakthaver enten telefonisk, pr. og telefon, eller ved konsulentbesøg og brevbestilling. Kontrakthavers besøg skal aftales i forvejen med den enkelte afdeling/institution. Der forventes en hjælpsom og serviceminded adfærd, og at der fra kontrakthavers side lægges op til en positiv dialog om den enkelte afdelings/institutions indkøbsbehov. På hver af partnernes initiativ kan der foretages en fælles evaluering og/eller statusdialog vedrørende samarbejdet mellem kontrakthaver og Svendborg Kommune. Hver part er forpligtet til deltagelse i møder i denne forbindelse. Kontrakthaver skal på Svendborg Kommunes anmodning udskifte en til opgaven tilknyttet medarbejder, hvis Svendborg Kommunes anmodning er rimeligt begrundet. Manglende overholdelse af bestemmelsen om bemanding og udskiftning af medarbejdere anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Svendborg Kommune til at hæve rammekontrakten. Al kontakt foregår i rammekontraktperioden på dansk. 7 Bestilling af adgangsgivende enheder Svendborg Kommune skal indenfor kontrakthavers normale åbningstid have mulighed for at få kontrakt til kontrakthaver enten telefonisk, pr. og telefon, eller ved konsulentbesøg og brevbestilling. Side 28/57

29 8 Levering og leveringsbetingelser Leveringsbetingelsen er frit leveret til den adresse, der angives af bestilleren. Der accepteres ikke krav om minimums ordrestørrelse eller gebyrer af nogen art. Der må ikke uden forudgående aftale leveres andre varer end de bestilte. Ved eventuelle fejlleverancer skal returnering af varen ske uden omkostninger for kunden. 9 Fakturering I henhold til LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. samt LBK nr. 354 af den 26. marts 2010 om information i og transport af OIOUBL elektronisk regning til brug for elektronisk afregning med offentlige myndigheder skal alle fakturaer gebyrfrit fremsendes elektronisk. Alle fakturaer og kreditnotaer skal fremsendes i OIOUBL-format og via Nemhandelinfrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-Bilsim-1.0. Fakturaer sendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med angivelse af Svendborg Kommunes ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for Svendborg Kommune for en effektiv fakturabehandling. Eksempelvis kode for økonomisk tilhørsforhold. Fakturaen skal indeholde: Udstedelsesdato (fakturadato) Fakturanummer (Nummer der kan identificere fakturaen) Leverandørens CVR/SE-nummer Leverandørens navn og adresse samt Svendborg Kommunes navn og adresse Varebetegnelse og kvantum (tilbehør skal fremgå særskilt på fakturaen) Navn og adresse samt cpr.-nummer på modtager Pris pr. enhed eksklusiv moms Rekvirent hos Svendborg Kommune Rekvisitionsnummer Svendborg Kommune er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk, eller hvis ovenstående oplysninger mangler. CVR/SE-nummer: CVR/SE-nummeret som fakturaen afsendes fra, skal være i fuld overensstemmelse med det CVR/SE-nummer, som er opgivet i kontrakthavers tilbud, og som fremgår af rammekontraktn. Priser: Fakturapriser skal være nettopriser, som er fuldstændig identiske med de priser, som er aftalt i rammekontraktenlog. (Dvs. ingen rabatter, ingen afgifter som ikke er indregnet i nettopriserne, fx emballageafgift mv.). Priser skal altid angives med præcis 2 decimaler. Mængde: Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse mellem antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillingsmængden i alt. Varenummer: De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i rammekontrakten, og som fremgår af kontrakthavers e-katalog. Side 29/57

30 Entydige varelinjer: Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der, jf. rammekontrakten, tale om afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Hvis der er tillæg eller fradrag, jf. rammekontrakten, skal disse specificeres i særligt indhold, jf. OIOUBL formatet. Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af rammekontrakten. Forklarende noter må ikke fremgå af ekstra varelinier. Vareteksten på fakturaen skal være identisk med vareteksten i e-kataloget. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal fakturaer fremsendes elektronisk i det til enhver tid gældende fællesoffentlige format. 10 Priser For bestillinger foretaget i henhold til rammekontrakten gælder de i kontrakthavers tilbud af [dd.mm.åååå] angivne enhedspriser. Alle priser skal være opgivet inklusiv alt, der er beslægtet med den leverende realydelse (herunder bl.a. konsulentydelser, administrationsomkostninger, transportomkostninger m.v.). Såfremt kontrakthaver introducerer erstatningsprodukter, svarende til produkter på tilbudslisten, skal Svendborg Kommune have mulighed for at købe disse. Hvis det bestilte produkt er udgået, ved produktændringer eller ved lang leveringstid skal et andet produkt med tilsvarende standard og pris straks tilbydes. Hvis nye, forbedrede, godkendte og evt. billigere produkter kommer på markedet, skal disse omgående tilbydes til Svendborg Kommune ud fra de samme kalkulationsprincipper, som ligger til grund for Kontrakthavers tilbud. Kontrakthaver skal på forlangende fremsende en revisorpåtegnet erklæring, som dokumenterer kalkulationen, til Svendborg Kommune. Eventuelle udgifter forbundet med udarbejdelse og fremsendelse af erklæringen er Svendborg Kommune uvedkommende. Priser kan reguleres i henhold til Prisregulering Priserne skal være faste de første 12 måneder regnet fra rammekontraktens start. Herefter kan der ske dokumenterede prisreguleringer årligt. Første prisregulering kan ske med virkning fra den , og prisreguleringen kan maksimalt svare til udviklingen i Danmarks Statistiks Nettoprisindeks fra til Tilsvarende reguleringsformel gælder for evt. følgende prisreguleringer. Priserne kan kun reguleres for 1 år ad gangen. Kontrakthaver kan dog til enhver tid kræve, at lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt efter, at rammekontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af rammekontrakten omfattede produkter og ydelser, tillægges de aftalte priser. Prisregulering sker på kontrakthavers foranledning ved meddelelse af indekstal og den procentvise regulering, der ønskes foretaget. Stigningen beregnes i forhold til den eksisterende pris således: Nuværende pris x (100 + %-sats) / 100. Side 30/57

31 Såfremt prisreguleringen vedrører lovgivningsmæssigt fastsatte afgiftsændringer, skal dokumentation for afgiftsændringerne fremsendes. Prisreguleringer skal meddeles Svendborg Kommune senest 30 dage før ikrafttræden. Varsel om prisreguleringer skal sendes til Svendborg Kommune på ATT. Martin Fuglkjær Møller. Prisfald, herunder reduktioner i eventuelle lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter knyttet til de af rammekontrakten omfattede produkter, skal uden ophold komme Svendborg Kommune til gode. Såfremt kontrakthaver ikke benytter sig af reguleringsmuligheden bortfalder den. 12 Betalingsbetingelser 30 dage netto fra afsendelse af faktura, jf. 9. Svendborg Kommune betaler i henhold til betalingsplanen, jf. bilag 8 til udbudsmaterialet. 13 Bonusudbetaling til tredjemand Omsætningen som følge af denne rammekontrakt med Svendborg Kommune må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. Manglende overholdelse af bestemmelserne anses for at være en væsentlig misligholdelse, der berettiger Svendborg Kommune til at hæve rammekontrakten. 14 Installations-, overtagelses- og driftsprøve Kontrakthaver er forpligtet til at bistå med planlægningen af samt udførelsen af installationsprøve-, overtagelses-, og driftsprøve i overensstemmelse med bilag Formålet med prøverne er: - Installationsprøven er en konstatering og godkendelse af, at de aftalte hardware og softwaremæssige produkter er leveret og fysisk installeret korrekt. - Overtagelsesprøven er en konstatering og godkendelse af, at systemets funktionalitet og øvrige aftalte ydelser er leveret som aftalt. - Driftsprøven er en konstatering og godkendelse af systemets driftsstabilitet. 15 Systemdrift og fejlhåndtering Kontrakthaver er forpligtet til at varetage hosting, den daglige drift samt løbende opdatering/vedligehold af systemet og er ansvarlig for at driftsmiljøets kapacitet er tilstrækkeligt til at forestå driftsafviklingen af systemet, jf. bilag 9. Kontrakthaver skal snarest muligt håndtere al systemfejlfinding samt håndtering indenfor aftalen, som ikke skyldes brugerfejl hos Svendborg Kommune. Kontrakthaver stiller det nødvendige beredskab til rådighed for fejlretning, således at den beskrevne driftseffektivitet til stadighed kan opfyldes Side 31/57

32 16 Driftssikkerhed og tilgængelighed Driftseffektiviteten måles og opgøres for én måned ad gangen (måleperioden). Den første måned regnes fra dagen for tilfredsstillende afslutning af en overtagelsesprøve. Driftseffektiviteten beregnes for rullende 3 måneders perioder, således at der ved udgangen af hver måned foretages en beregning af den gennemsnitlige driftseffektivitet for denne og de forudgående 2 måneder. Ved udgangen af hver af de to første måneder efter overtagelsesdagen beregnes driftseffektiviteten dog alene for den pågældende måned. Udregning af driftseffektiviteten defineres som: Tilgængelig driftstid x 100 / aftalt driftstid. Ved tilgængelig driftstid forstås den aftalte driftstid minus den tid, hvor systemet eller en del af dette ikke kan anvendes til fejlfri driftsafvikling på grund af fejl i maskinel og/eller programmel. Driftsafbrydelse regnes fra det tidspunkt, hvor kontrakthaver burde have konstateret fejlen, og indtil normal drift er genetableret. Følgende forhold medfører ikke, at systemet er utilgængeligt, og fragår dermed ikke i opgørelsen af den tilgængelige driftstid: - Driftshindringer, som Svendborg Kommune bærer risikoen for. - Udefra kommende forstyrrelser (el-afbrydelse, fejl i offentligt datanet eller lignende) - Uvæsentlige fejl, f.eks. hvor enkelte arbejdspladser eller enkelte mindre væsentlige funktioner er ude af drift. - Uvæsentlige fejl, hvor Svendborg Kommune vælger at udskyde fejlrettelsen. Tid medgået til eventuel forebyggende vedligeholdelse indregnes hverken i tilgængelig eller aftalt driftstid. Kontrakthaver har ansvaret for, at der føres regnskab over driftstiderne, uanset at også Svendborg Kommune fører regnskab herfor. Såfremt fejl opstår, skal klokkeslæt for fejlens opståen, tidspunkt for påbegyndt udbedring og klarmelding samt fejlens art, årsag og den foretagne afhjælpning anføres. Ved forebyggende vedligeholdelse skal kontrakthaver oplyse arten heraf. Kontrakthaver er forpligtet til, at fremsende en servicerapport til Svendborg Kommune, straks efter at fejlrettelser er afsluttet. 17 Data Al data, herunder logningsdata skal gemmes forsvarligt og være tilgængelig for Svendborg Kommune i hele kontraktperioden. Efter aftalens udløb skal alle data overdrages til Svendborg Kommune efter nærmere aftale med kontrakthaver. 18 Underleverandører Såfremt kontrakthaver anvender underleverandører til opfyldelsen af rammekontrakten, garanterer kontrakthaver for opfyldelsen af rammekontrakten i samme omfang, som hvis kontrakthaver selv havde udført leverancen. Side 32/57

33 19 Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Kontrakthavers rettigheder og forpligtigelser i henhold til denne rammekontrakt kan hverken helt eller delvist overdrages uden forudgående skriftlig samtykke fra Svendborg Kommune. Manglende overholdelse af bestemmelsen anses som en væsentlig misligholdelse, der berettiger Svendborg Kommune til at ophæve rammekontrakten. 20 Tredjemandsrettigheder Kontrakthaver indestår for, at kontrakthavers ydelser ikke krænker andres rettigheder, herunder ejendomsrettigheder, patenter eller ophavsrettigheder. Rejser tredjemand krav mod en part med påstand om retskrænkelse, skal parten give den anden part skriftlig meddelelse herom. Kontrakthaver overtager herefter sagen og samtlige hermed forbundne omkostninger og er pligtig i enhver henseende at holde Svendborg Kommune skadesløs. Hvis tredjemands rettigheder hindrer kontrakthavers opfyldelse af rammekontrakten i et omfang, som er væsentligt for Svendborg Kommune, er Svendborg Kommune berettiget til skriftligt at hæve rammekontrakten med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, Svendborg Kommune lider som følge af denne ophævelse. 21 Forsinkelse Svendborg Kommune anser enhver forsinkelse som væsentlig. Hvis kontrakthaver ikke leverer til aftalt tid, er Svendborg Kommune berettiget til at hæve den afgivne ordre helt eller delvist uanset forsinkelsens varighed. Hvis kontrakthaver må forudse en forsinkelse i leveringen, skal kontrakthaver straks give meddelelse til Svendborg Kommune herom med angivelse af såvel årsag til forsinkelsens opståen som forventet varighed/omfang af forsinkelsen. Ny leveringstermin på den afgivne ordre kan aftales mod Svendborg Kommunes accept heraf. Hæves ordren helt eller delvis, er Svendborg Kommunen berettiget til at foretage dækningskøb for kontrakthavers regning. Kontrakthaver er ligeledes erstatningsansvarlig for direkte tab opstået som følge af forsinkelsen. Ved gentagne forsinkelser af enkeltstående leverancer, som skriftligt er blevet påpeget af Svendborg Kommune, er denne berettiget til at ophæve rammekontrakten helt eller delvis med omgående virkning, og kontrakthaver vil herefter blive erstatningsansvarlig for det tab, ordregiveren lider som følge af denne ophævelse. Manglende påberåbelse af misligholdelse medfører ikke bortfald af retten til senere påberåbelse heraf. 22 Mangler Kontrakthaver er ansvarlig for mangler ved de af rammekontrakten omfattede produkter og ydelser efter dansk rets almindelige regler. Side 33/57