Afbud: Per H. Christensen, Niels Relsted, Dorete W. Jensen, Mads Kristian Warming

Transkript

1 Møde den: 29. maj 2017, kl Nordre Ringgade 1, bygn Møde i HAMU Referat Deltagere: Brian Bech Nielsen (BBN), Arnold Boon (AB), Marianne Hokland (MH), Jørgen B. Jespersen (JBJ), Anja Zimmerdahl (AZ), Hans-Peter Degn (HPD), Søren Nicholson (SN) Afbud: Per H. Christensen, Niels Relsted, Dorete W. Jensen, Mads Kristian Warming 1. Godkendelse af dagsorden og referat Der var ingen bemærkninger til dagsorden. SN havde en kommentar til referatet, punkt 2a. Pasning af udendørsarealer tages seriøst, og der arbejdes hårdt for at undgå gener ved is og sne. AZ havde en kommentar til s. 3 midt. Samarbejdsudvalg rettes til arbejdsmiljøudvalg. Dato: 29. maj 2017 Sags nr.: Ref: ISV Side 1/5 2. Opfølgning fra sidste HAMU møde a. Orientering om p-numre AB orienterede om, at der nedsættes en taskforce med det formål at kortlægge problemstillingerne. Hans-Peter Degn og Jørgen B. Jespersen deltager fra HAMU. HR indkalder. HPD opfordrede de andre fakulteter og enhedsadministrationen til at melde problemstillinger ind til taskforce. b. Status på evakueringsinstrukser og talevarsling v/rektor Link til hjemmeside om beredskab: BBN gennemgik bilag 2, der indeholder status på evakueringsinstrukser og talevarsling. Ift. evakueringsinstrukser: Nye instrukser er under udarbejdelse. Der opfordres til samarbejde med de lokale driftsfolk ift. at få tvivlstilfældene med i instrukserne, da proceduren kan variere fra bygning til bygning. Ift. talevarsling: I samarbejde med rådgivningsfirmaet Lindpro er der blevet udarbejdet en rapport over talevarsling på AU. Den samlede pris for, at AU bliver fuldt dækket med talevarsling, er estimeret til 41,5 mio. kr. Rapporten indeholder også en anbefaling til bygninger, der i dag har delvist dækket talevarsling, men som med fordel kan få installeret fuldt dækket talevarsling. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Det anbefales ikke, at alle AU s bygninger får talevarsling, men at man udpeger områder med flest mennesker. Side 2/5 BBN præciserede, at prisen er gældende for hele AU. HPD gav udtryk for, at der også bør kigges på områder med størst risiko, fx kemi, og ikke kun på antallet af personer. HPD udtrykte ønske om at rekvirere en pris på tonevarsling eller andre alternativer. AZ udtrykte ønske om at rekvirere en beregning for talevarsling på public områderne på hele AU samt en beregning på alarmvarsling på alle kontorer. SN informerede om AU s nye evakueringsapp, AU Evacuate, der pt. kører som et pilotprojekt på Fuglsangs Allé. Den bør kommunikeres bredt ud. HPD kommenterede, at app en er et godt supplement, men den må ikke overtage brugen af de andre varslingsalternativer. AZ fortalte, at appen varsler evakuering af et afgrænset bygningsområde. Der arbejdes på, at appen med tiden vil kunne registrere, hvilken bygning man befinder sig i og varsle ift. den pågældende bygning. Beslutning: BBN kvitterede for rapporten. HAMU beder om svar på ovenstående forespørgsler, dvs. beregning på tone-/sirene-/alarmvarsling på AU og på kontorer samt talevarsling på public områderne på hele AU. HAMU følger op på denne rapport på næste møde, inden den sendes i udvalg. Der følges ligeledes op på erfaringer med evakueringsapp en. 3. Status på God omgangstone BBN orienterede om, at HAMU og HSU i december 2016 valgte God Omgangstone som særligt fokusområde, fordi den psykiske arbejdspladsvurdering på Aarhus Universitet bl.a. viste, at omgangstonen nogle steder på universitetet opleves som hård. Måden, vi taler til og om hinanden på, er afgørende for vores oplevelse af, om vi føler os værdsat, hørt og respekteret. Det er afgørende faktorer for trivslen og effektivitet/produktivitet, og derfor kan det betale sig at arbejde bevidst med arbejdspladsens interne kommunikation; omgangstonen. HAMU-HSU formandskaberne mødtes 10. maj 2017 til drøftelse af et udkast til fælles initiativ. For at anerkende det igangværende lokale arbejde med APV-opfølgning og forbedring af arbejdspladserne foreslås en enkel model for dette fælles initiativ. Vigtigt er, at ledere på alle niveauer tydeligt signalerer formål og mål med god omgangstone på AU, blandt andet i egen daglig adfærd og i forventningen til deres medarbejdere.

3 Der findes allerede mange gode initiativer og værktøjer på AU i forhold til god omgangstone, fx: Det igangværende store og gode fokus lokalt på APV-opfølgning Den reviderede personalepolitik med normer for det daglige arbejdsliv Lederkurser med fokus på bl.a. anerkendende kommunikation HR s materiale om kultur og trivsel, hvor man som leder kan hente inspiration, hjælp og links til arbejdet med den gode omgangstone. Side 3/5 Den konkret indsats består af følgende nye elementer: a) Rektor indleder med at sætte kursen for God omgangstone på AU med præsentation og drøftelse i Universitetsledelsen og de Akademiske Råd. Dernæst skal hver fakultets- og institut- og den administrative ledelse i den kommende tid behandle og drøfte, hvordan man vil sikre god omgangstone på vores arbejdspladser. Det foregår efter fælles skabelon med blandt andet et motiverende oplæg om, hvorfor det er vigtigt at have en god omgangstone i arbejdslivet, samt forslag til konkrete handlinger. b) Dekaner/direktør skal løbende følge konkret op med de enkelte institut- og administrationsledere, hvor enheder eller individer har problemer med omgangstonen, jf. psykisk APV2016 rapporterne. c) Som supplement kan man det kommende år invitere til åbne frivillige workshops for medlemmer af samarbejds- og arbejdsmiljøorganisationen. Det skal give inspiration og konkrete værktøjer til videre lokal dialog, hvor man på et fælles LSU/LAMU-møde kan beslutte, hvordan man vil arbejde videre med god omgangstone, hvis relevant og nødvendigt lokalt. Det fælles initiativ på AU afrundes endeligt ved næste APV i Det overvejes at sætte konkrete mål for den kommende APV på dette område. Derudover kan der aftales en form for afrunding fx medio 2018, hvor rektor takker/kvitterer for indsatsen og fremhæver nogle af de gode erfaringer og resultater. BBN lagde vægt på, at god omgangstone skal indarbejdes som en værdi og i alle afdelinger tages alvorligt at skabe dialog om emnet. Meningen er, at dekanerne går i dialog med institutlederne og følger op på fokusområder. SN kommenterede, at god omgangstone er blevet drøftet i forbindelse med den årlige arbejdsmiljødrøftelse. MH kommenterede, at god omgangstone også skal omfatte mails, da tonen her kan være hård pga. afstanden. HPD fortalte, at Arts har nedsat en arbejdsgruppe, der skal arbejde med at italesætte god omgangstone, fx i forbindelse med faglig kritik.

4 Beslutning: Rektor igangsætter det fælles initiativ for God omgangstone på AU via en intern udmelding til hele universitetet efterfulgt af behandling i Universitetsledelsen, og præsentation på næste seminar med de Akademiske Råd i efteråret Side 4/5 4. Status på Arbejdstilsynets tilsynsbesøg ISV orienterede om, AT tilsynsbesøg på AU i Aarhus Universitet har pt. 1 rød smiley og 1 gul smiley ud af 174 produktionsenheder. Begge steder bliver der taget hånd om problemstillingen. De røde smiley er har mest omhandlet fysisk arbejdsmiljø. 5. Orientering fra AU Kemikalienetværk Der var møde i AU kemikalienetværk d. 5. april MH kommenterede, at KIROS blev valgt ud fra et økonomisk og fagligt aspekt. JBJ nævnte, at man med et fælles kemisystem kan se en positiv udvikling ift., at der ikke er blevet givet røde smiley er vedr. registrering ved tilsynsbesøg fra AT. Der drøftes løbende forbedringer af systemet og alle lokationer er overgået til KIROS. HPD spurgte ind til APB (arbejdspladsbrugsvejledning). Hvis enheder har kemikalier stående som fx opvasketabs eller afkalker, skal der laves en APB. MH svarede, at APB kan bestilles via kemikaliekonsulenterne i AU kemikalienetværk. AU kemikalienetværk: AZ nævnte, at driftschefen på Aarhus BSS har fået udarbejdet APB til alle køkkener. BBN kvitterede og udtrykte tilfredshed med arbejdet. 6. Kommunikation fra HAMU møderne Information om udarbejdelse af APB i diverse nyhedsbreve. 7. Eventuelt JBJ fortalte, at ST i forbindelse med opfølgning på den psykiske APV har udarbejdet en pjece om tiltag omkring stress. Hensigten er, at alle medarbejdere får udleveret pjecen og samtidig får en kort snak om stress. Til ledere og LSU/LAMU er der udarbejdet en stress værktøjskasse. Link til pjecen:

5 SN fortalte, at administrationens arbejdsmiljøudvalg har taget initiativ til at efteruddanne rengøringsmedarbejdere. De får tilbudt et basiskursus, som bl.a. omhandler ergonomi og håndtering af rengøringsmidler. Side 5/5 8. Næste møde HAMU møde d. 3. oktober 2017 Rektor ønskede alle en god sommer. Møde sluttede kl