Informationsmøde for potentielle ansøgere It-løsninger og projekter. 1. september 2017

Transkript

1 Informationsmøde for potentielle ansøgere It-løsninger og projekter 1. september 2017

2 Indledning Velkommen Mødets formål og rammer SKI s udbudsproces Præsentation af den nye aftale Indledende oplæg om den nye aftale Dialog om aftalen Udbudsbetingelserne overblik med nedslagspunkter Prækvalifikationen Mindstekrav og udvælgelse Ethics, ESPD dokumentet mv. Samarbejde og konsortiedannelse Tips til spørgsmål svar Kort om tilbudsafgivelse og evaluering 2

3 Formål og rammer Overordnet forståelse af aftalen, materialet og den videre proces For bedre forståelse af aftalens opbygning og processen omkring den Mødet ikke en del af udbudsmaterialet det er spørgsmål/svar via Ethics Videooptagelse fra alle møder lægges på SKI.DK Vi henviser til spørgsmål/svar proces, hvor nødvendigt/relevant Mødet varer 1,5 time i alt Vi vil gerne holde et samlet indlæg indledningsvist, så vi er sikre på, at nå hele vejen rundt om de vigtigste elementer inden vi starter dialogen Mindst 20 minutter til selve prækvalifikationen Tilbudsafgivelse og evaluering berøres kun kort, da der afholdes informationsmøde for de prækvalificerede ansøgere 3

4 SKI s udbudsproces Stop or go Stop or go Stop or go Stop or go Stop or go Forventet prækvalifikation af 80 ansøgere Forventet tildeling af 60 tilbudsgivere, der indgår rammeaftale med SKI 4

5 Præsentation af den nye aftale Sammenhæng i forhold til SKI s It-pallette Aftalens sortiment Bestanddele Kategorisering og afgrænsning Kundernes anvendelse af aftalen Direkte tildeling Typer Fremfinding Priser Kundens evaluering Vilkår Miniudbud Vandfaldsprojekter Agile projekter Vedligehold Kombinationer Vejledninger Aftalens drift Sortiments og prisændringer Bilag E (Kravspecifikation) med underbilag Bilag B (Retningslinjer for Kundens anskaffelse) Bilag C.1 (Leveringsaftale Direkte tildeling) med underbilag Bilag I Tilbudslister og SKI E-katalog Bilag B.1-B.5 Miniudbudsbetingelser Bilag C.2-C.4 Leveringsaftaler (med underbilag) Udarbejdes inden idriftsætning Bilag F Sortiments og prisændringer 5

6 Sammenhæng til SKI s it-pallette Område Aftaler 6 Rådgivning vedr. IT Udvikling, projekter Vedligehold, projekter It- rådgivning April It-konsulenter December It-løsninger & vedligehold Standard software It-drift Standard Software It-drift ASP/Cloud Marts Std. Software Hardware Netværk services Computere servere Kommunikations-udstyr og løsninger Tele og datakommunika-tion Internet- Forbindelser Kopi og print Computere Tablets Servere AVudstyr Tele & Data Kopi og print It-konsulenter, rådgivere og udviklere NYHEDER It-løsninger, projekter og software Forpligtende It-aftaler (typisk for kommuner) Øvrige aftaler

7 Aftalens sortiment Timer Software Standardaftaler Timer pr. Teknologiområde Juniorkonsulent Konsulent Seniorkonsulent/Specialist Chefkonsulent/Partner Software Grundmoduler Omtales samlet set som Softwaremoduler Tillægsmoduler Andet software Standardaftaler Til Grundmoduler Til Tillægsmoduler Af typen: 1-9 heraf 2 obligatoriske, når Software tilbydes 7

8 Kategorisering og afgrænsning Al sortiment skal kunne kategoriseres indenfor: FORM Storm It-servicetyper (STORM) Funktionaliteter Teknologiområder Kundesegmenter Timer Grundmodul/ Tillægsmodul Standardaftaler Andet software kategoriseres ikke Et eller flere FORM områder En eller flere Itservicetyper og (STORM) Funktionaliteter Et sæt timepriser med 4 konsulentkategorier pr. Teknologiområde Et eller flere FORM områder En eller flere (STORM) Funktionaliteter under én It-servicetyper pr. GM/TM Et eller flere Teknologiområder pr. varelinje Har pr. automatik samme kategorisering som det GM eller TM standardaftalen er knyttet til Et eller flere kundesegmenter Et eller flere Kundesegmenter (sammenhæng til Beregningsenhed) 8

9 Direkte tildeling - prissatte produkter Typer af direkte tildeling Fremfinding af produkter Priser Vilkår Typer af direkte tildeling: Kunden skal evaluere på kvalitet og pris (50%/50%), hvis anskaffelsen omfatter Grundmoduler hos alle relevante leverandører. Kunden skal evaluere på pris alene, såfremt en af leverandørerne tilbyder Tillægsmoduler, der opfylder kundens behov. Fremfinding af produkter: Kunden finder sine produkter via filtrering på de forskellige kategorieringer i SKI s E- katalog. Priser (GM/TM/Standardaftaler) Se næste slide Priser Timepriser/Teknologiområde SKI udvikler inden idriftsætning et Tildelingstool, der understøtter kundens evaluering, herunder udregning af pris for GM/TM/Standardaftaler. Vilkår - udvalgte: Alle vilkår skal være lagt fast, når der anvendes direkte tildeling. Det er ikke muligt at købe ydelser, der kræver dialog med leverandøren (f.eks. om kundens miljø) inden tildeling, når Direkte tildeling anvendes Det ER tilladt at høre Leverandøren, om givne produkter kan opfylde kundens behov Kunden har dog selv ansvaret for, om det anskaffede dækker kundens behov, så længe det anskaffede lever op til det, der er beskrevet og til kravspecifikation mv. Timer kan alene anskaffes som accessorisk ydelse, når det gælder direkte tildeling 9

10 Priser på aftalen GM/TM/Standardaftaler Leverandørens prismodel Engangspris Månedlig ydelse Beregningsenheder Fast pris uanset antal Pris pr. borger Pris pr. klient/elev - Kommuneløsninger Pris pr. klient/elev - Regionale løsninger Pris pr. klient/elev - Alle ikke kommunale/regionale Pris pr. bruger - Kommuneløsninger Pris pr. bruger - Regionale løsninger Pris pr. bruger - Alle ikke kommunale/regionale Pris pr. samtidig bruger - Kommuneløsninger Pris pr. samtidig bruger - Regionale løsninger Pris pr. samtidig bruger - Alle ikke kommunale/regionale Pris pr. ansat - Kommuneløsninger Pris pr. ansat - Regionale løsninger Pris pr. ansat - Alle ikke kommunale/regionale Pris pr. deltager - KUN Uddannelsesydelser Interval- 1 Pris pr. enhed Interval- 2 Pris pr. enhed Interval- 3 Pris pr. enhed Varenr. 1: angiv antal brugere Varenr. 2: angiv antal ansatte Interval- 4 Pris pr. enhed Interval- 5 Pris pr. enhed Kundens priser Interval- 1 Pris pr. enhed Interval- 2 Pris pr. enhed Interval- 3 Pris pr. enhed Interval- 4 Pris pr. enhed Interval- 5 Pris pr. enhed Varenr. 1: Pris pr. bruger X kundens angivne antal = Kundens pris Varenr. 2: Pris pr. ansat X kundens angivne antal = Kundens pris Scenariepriser til brug ved addition/substistution/prisændringer* Varenr. 1: antal brugere (SKI defineret Scenarieværdi pr. bruger) Varenr. 2: antal ansatte (SKI defineret Scenarieværdi pr. ansat) Varenr. 1: Pris pr. bruger X Scenarieværdien = Scenarieprisen Varenur. 2: Pris pr. ansat X Scenarieværdien = Scenarieprisen *og SKI s prisevaluering ved tildeling af rammeaftalen 10

11 Kundens evaluering af kvalitet og pris Kundens kvalitetsevaluering sker på basis af leverandørernes beskrivelser af de enkelte Softwaremoduler. De beskrives med tegn pr. Grundmodul og tegn pr. Tillægsmodul. Skabelon med 3 faste punkter: 1. Forretningsmæssig funktionalitet 2. Teknologisk opbygning og indhold 3. Mulighed for udbygning Evaluering af pris næste side Kundens prisevaluering sker ved udregning af pris som på forrige slide. Omregning til point ved evaluering af både kvalitet og pris omregnes til point vha. lineær interpolering ud fra en fastlagt økonomisk ramme (Bilag B Retningslinjer for Kundens tildeling). 11

12 Miniudbud SKAL anvendes, når kunden har behov for en løsningsbeskrivelse Vandfaldsprojekter Agile projekter Vedligehold Kombinationer Kvalitet skal altid vægte højere end pris Vandfald: Kunden har behov for at kunne definere fast kravspecifikation, få en fast pris, afprøve om alle krav er opfyldt og afslutte leverancen. Miniudbud på Leveringsaftale C.2 Leveringsaftale efter Vandfaldsmetode. Agil: Kunden har behov for at definere et sæt overordnede mål/behov, udarbejde kravliste der løbende prioriteres og justeres, evt. definere mindstekrav f.eks. i forhold til infrastruktur mv. Miniudbud på Leveringsaftale C.3 Leveringsaftale efter agil metode. Vedligehold: Kunden anskaffer applikationsvedligehold, evt. med initiel opdatering af dokumentation, med løbende vedligehold f.eks. i form af support, overvågning mv., forebyggende vedligehold. Alle engangsændringer i koden på applikationer efter medgået tid efter forudgående aftale. Minidudbud på C.4 Vedligeholdelsesaftale Kombination: Og så kan man anskaffe vedligehold for sig, eller som en opgave, der startes når et vandfalds- eller et agilt projekt er slut. Miniudbud på C.2 og C.4 eller C.3 og C.4 12

13 Aftalens drift Sortiments og prisændringer Sortimentsændringer: Substitution når et produkt erstatter et andet produkt, der ikke længere sælges Grundmoduler: Substitution af Grundmodulet med tilhørende Tillægsmoduler og Standardaftaler Tillægsmoduler: Substitution af Tillægsmodulet med tilhørende Standardaftaler Standardaftaler: Substitution af Standardaftalen -> krav til nye produkter Addition når der tilføjes produkter og der ikke er tale om en substitution Grundmoduler: op til 3 nye produkter i alt i aftalens levetid Tillægsmoduler: efter behov Prissætning af substituterede eller adderede produkter og prisændringer sker i forhold til Scenarieprisen Standardaftaler: efter behov, dog kun Standardaftaler af samme type, som allerede tilbydes på rammeaftalen -> krav til nye produkter Prisændringer: Nedregulering af priser på Softwaremoduler og Standardaftaler op til 4 gange årligt. Opregulering af priser på Timer, Softwaremoduler og Standardaftaler op til 1,5% pr. år 13

14 Dialog om aftalen 14

15 Udbudsbetingelserne overblik med nedslagspunkter Del I Generelt om udbuddet Del II Ansøgning og prækvalifikation Del III Tilbudsafgivelse Del IV Tildelingskriterier, Evaluering, Tildeling Del V Generelt om processen 15

16 Udbudsbetingelserne overblik med nedslagspunkter Del I generelt om udbuddet Aftalens genstand Sortiment Vægtningstræer Tidsplan Del II Ansøgning og prækvalifikation Egnethedskriterier Udvælgelseskriterier ESPD Spørgsmål/svar-proces 16

17 Udbudsbetingelserne overblik med nedslagspunkter Del III Tilbudsafgivelse Opmærksomhedspunkter ved tilbudsafgivelse Tilbudsafgivelsen Del IV Tildelingskriterier, Evaluering og Tildeling Tildelingskriterier Vægtningstræer Evalueringsmetode Del V Generelt om processen Endelig dokumentation (af ESPD) Implementering af aftalen 17

18 Prækvalifikation Egnethedskriterier (mindstekrav) 10 mio. DKK i årlig omsætning Soliditetsgrad 1% 3 referencer Udvælgelse Vurdering af de 3 referencer Udarbejdelse af systemdesign Etablering af funktionalitet Implementering hos kunden Applikationsvedligehold ETHICS Afgivelse af ansøgning Dokumenter til udfyldelse ESPD Grunddata Evt. Støtteerklæring Følgebrevet signeres 18

19 Samarbejde og konsortiedannelse Samme juridiske enhed i prækvalifikation og ved afgivelse af tilbud Støtteerklæringer kræver solidarisk hæftelse (ESPD skal udfyldes for støttende virksomhed) Designet af udbuddet sikrer, at det brede sortiment ikke nødvendigvis belønnes 19

20 Tips til spørgsmål/svar Stil spørgsmål så tidligt som muligt Stil konkrete spørgsmål, gerne med begrundelse: Henvis til formuleringer i udbudsmaterialet Konkretiser, hvad der er tvivl om Skriv gerne, hvorfor spørgsmålet er relevant Stil et spørgsmål ad gangen, så hvert spørgsmål får eget nummer i Ethics. Hvis mange spørgsmål indtastes i samme spørgsmål i Ethics, er det svært at følge tråden i besvarelserne, for alle parter Foreslå gerne konkrete formuleringer, hvis der foreslås ændringer og undgå diskuterende spørgsmål 20

21 Tilbudsafgivelse og evaluering Kvalitet vægter 55% - pris vægter 45% Tilbud uden Software og Standardaftaler Tilbud med Software og Standardaftaler Vægter 100% af kvalitet Tilbudte kompetencer op til tegn: Den velgennemførte leverance Den gode test og kvalitetssikring Den gode vedligeholdelsesydelse Vægter 80% af kvalitet Tilbudte kompetencer op til tegn: Den velgennemførte leverance Den gode test og kvalitetssikring Den gode vedligeholdelsesydelse Vægter 100% af pris Timepriser mindst 1 Teknologiområde Vægter 20% af kvalitet Sortimentsbredde: Softwaremoduler (antal Funktiontionaliteter pr. It-servicetype) Standardaftaler (antal forskellige standardaftaletyper pr. Grundmodul) Vægter 40% af pris Timepriser mindst 1 Teknologiområde Vægter 30% af pris Priser Softwaremoduler (Scenariepriser i undergrupper) Vægter 30% af pris Priser Standardaftaler (Scenariepriser i undergrupper +typer) 21

22 Tak for i dag og tak for interessen Anders Lisby Madsen ALM@SKI.DK Lars Grelck LGR@SKI.DK Leon Johansen LJH@SKI.DK Casper Adrian König CAK@SKI.DK Britta Sørensen BRS@SKI.DK Besøg ski.dk