Mødeforum MED-Hovedudvalget. Sagsnr Dokumentnr Mødedato 23. september Tid Kl

Transkript

1 Dagsorden Mødeforum MED-Hovedudvalget Sagsnr Dokumentnr Mødedato 23. september 2010 Til formøde for medarbejderrepræsentanterne er reserveret mødelokale 8, Teatergade 8, mandag den 20. september kl NB! Tid Kl Sted Rådhuset, Teatergade 8, Mødelokale 8, 1. sal Deltagere Jens Christian Birch, Poul Kold, Per B. Christensen, Bruno Lind, Svend W. Jensen, Peter Pedersen, Ulrik Andersen, Gitte Jørgensen, Maria Pedersen, Patricia Dundorf, Niels Ørby, Karen Dam, Sara Gundelach Vergo, Lene Ilnov, Max Nerum Olsen, Lone Høegh Karlsen, Erling B Nielsen, Benedicte Hesselager, Charina Hoffmann Kristensen, Arne Lydiker Som tilforordnet deltager Personalechef, Poul Erik Kristensen, Risikostyrings- og Arbejdsmiljøchef, Steen N. Jensen Næstved Kommune Rådmandshaven Næstved Afbud/Fraværende Mette Weirup Lyngsø Mødeleder Jens Christian Birch Referent Dorthe E V Jensen

2 MED-Hovedudvalgets sammensætning for 1. januar 2009 til 31. december 2010: Ledersiden: Kommunaldirektør Jens Christian Birch Vicekommunaldirektør Poul Kold Økonomidirektør Peter Pedersen Teknik- og Miljødirektør Svend W. Jensen Job-, Omsorg- og Sundhedsdirektør Bruno Lind Børne- og Kulturdirektør Per B. Christensen Medarbejdersiden: Medlemmer Gitte Jørgensen, LO/HK Charina Hoffman Kristensen, LO/HK Patricia Dundorf, LO/FOA Ulrik Andersen, LO/FOA Arne Lydiker, LO/SL Nils Ørby-Lieberkind, LO/3F Maria Pedersen, FTF/DS Mette Weirup Lyngsø FTF/DSR Karen Dam, FTF/Danske Fysioterapeuter Benedicte Hesselager, FTF/DLF Erling B. Nielsen, FTF/BUPL Sara Gundelach Vergo, AC/DJØF Sikkerhedsrepræsentanter: Lene Ilnov Max Nerum Olsen Lone Høegh Karlsen suppleanter Susanne Smith, LO/HK Torben Stig Olsen LO/FOA Ulla Mikkelsen, LO/FOA Helle Schultz, LO/SL Marianne Hovmand, FTF/DSR Lene Adolf Schmidt, FTF/ETF Lise-Lotte Horn Jakobsen, FTF/DLF Lene Spuur, FTF/BUPL Gregers Kiehn, AC/IDA Inger Marie Stysiek Arne Frank Poulsen Lene Cohrt Som tilforordnet deltager personalechef Poul Erik Kristensen og chef for risikostyring og arbejdsmiljø Steen Nedergaard Jensen. NB: Medlemmer af udvalget bedes selv sørge for at deres suppleant indkaldes, når medlemmet ikke kan deltage! 1. Godkendelse af dagsorden Ved punkt 2 deltager Janne Jørgensen, IT-projektleder og Poul Kold med præsentation. Beslutning Oversigt over dagsordenspunkter: Indholdsfortegnelse 1. Godkendelse af dagsorden IT-Sikkerhed. Retningslinjer for brugen af IT i Næstved Kommune Godkendelse af referat fra den 20. maj Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Rekrutteringsstrategi for Næstved Kommune... 5 Side 2 af 9 sider

3 6. Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø... 6 a) Arbejdstilsynets besøg... 6 b)ulykkesprofiler for anmeldte arbejdsulykker... 6 c)sygefravær - Statistik... 6 d)øvrige forhold til drøftelse (situationen i organisationen, trivsel m.v.) Projekt Styr på styringen Ændringer i feriefondens bestyrelse Mødekalender for Orientering om Balancepris, som uddeles af Socialministeriet Orientering om ændringer i udvalget Orientering om valg-procedure Referater fra MED-Områdeudvalg Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Eventuelt... 9 Kommende sager:... 9 Mødeplan IT-Sikkerhed. Retningslinjer for brugen af IT i Næstved Kommune Poul Kold og IT-projektleder, Janne Jørgensen præsenterer sagen kl Der er afsat 15 min. til præsentation og spørgsmål. Sagsfremstilling Som følge af anbefaling fra KL og ikke mindst til sikring af, at Næstved Kommune har en velkontrolleret, sikker it-anvendelse og drift, blev der i 2009 udarbejdet en IT- Sikkerhedspolitik og en IT-Sikkerhedshåndbog for Næstved Kommune. Begge blev behandlet på direktionen den , på MED-Hovedudvalgsmødet den og IT-Sikkerhedspolitikken blev endelig godkendt på Udvalget for Økonomi, Personale og overordnet Planlægning den Udeståender i den forbindelse var de detaljerede retningslinjer for brugen af it. De 21 retningslinjer er nu færdige og ligger klar til formel godkendelse i direktionen. Retningslinjerne er udarbejdet i regi af DS484-projektet og har alle været igennem en detaljeret behandling og kvalitetssikring af relevante personer. It-ledelsen har godkendt dem alle, og kommunikation har været ind over m.h.t. sprogbrug og tilgængelighed. Det har været målet, at opfylde direktionens ønske om, at gøre retningslinjerne brugevenlige, operationelle, korte og overskuelige, men da politik, håndbog og retningslinjer kan betragtes som IT-områdets kasse- og regnskabsregulativ er der grænser for, hvor meget de kan forenkles, og det er på ingen måde meningen, at de skal læses fra start til slut. Af samme grund stilles retningslinjerne til rådighed i en fælles IT-Sikkerhedsportal, der giver vores it-brugere mulighed for at gå direkte til den retningslinje, de aktuelt har brug for. Side 3 af 9 sider

4 It-sikkerhedsportalen vil efter godkendelse i direktion og MED-Hovedudvalg blive stillet til rådighed for alle ansatte i Næstved Kommune, der har adgang til Næstved Kommunes ITmiljø. Til orientering vil der blive udarbejdet en lille og enkel introduktionsfolder til nye it-brugere. Lovgrundlag Det formelle lovgrundlag for at beskrive en IT-Sikkerhedspolitik samt de relaterede retningslinjer er beskrevet i Persondatalovens sikkerhedsbekendtgørelse (Bek.528). Her fremgår det bl.a. i 5, at kommunen skal udarbejde retningslinjer og etablere interne kontroller, der er tilstrækkelige til at opnå et tilfredsstillende sikkerhedsniveau. DS484 er en standard for informationssikkerhed, der blandt andet stiller krav om understøttelse af Persondataloven. I 2013 vil DS484 blive erstattet af en ny standard ISO27001, men jf. alle meldinger er det sund fornuft at starte ud med DS484, der er noget mere enkel end ISO DS484 vil derfor være et rigtigt godt udgangspunkt for en overgang til ISO Påtegning om personalemæssige konsekvenser Systemejere skal udarbejde nødprocedure for de it-systemer, der vurderes som kritiske. Dette arbejde er igangsat i et fælles projekt vedrørende helhedsorienteret beredskab inkl. IT, som gennemføres i et samarbejde mellem DS484-projektet og Beredskabsprojektet. Politisk behandling Nej. Den overordnede it-sikkerhedspolitik er allerede politisk godkendt. Sagens bilag./. Bilag: Appendiks A til it-sikkerhedspolitikken, der viser dokumentstruktur for itsikkerhed../. Bilag: Quick-guide for brugen af IT-Sikkerhedsportalen. Se IT-Sikkerhedsportalen, der er opbygget efter samme princip som appendiks A: - vær dog opmærksom på at kolonnen helt til venstre IT-medarbejdere er meget IT-teknisk og er til brug for IT-centrets ansatte og ikke til den almene bruger. Indstilling I forlængelse af behandling i styregruppen for it-sikkerhedsprojektet DS484-projektet indstilles at: 1. Retningslinjerne formelt godkendes af direktionen. 2. Retningslinjerne sendes til udtalelse i MED-Hovedudvalget. Direktionen har godkendt retningslinjerne på mødet den 30. juni Drøftelse og Beslutning 3. Godkendelse af referat fra den 20. maj 2010 Se referatet på intranettet > informationer for alle ansatte > MED > MED-Hovedudvalg eller på > MED > Hovedudvalget > Dagsorden og referater > Møder i 2010 Beslutning Side 4 af 9 sider

5 4. Budget og opfølgning omkring mål og ressourcer herunder redegørelse af konsekvenser for arbejds- og personaleforhold Herunder processen vedrørende besparelser og opsamling fra budgettemadagen den 26. august samt mødet med Byrådet den 30. august. Orientering og drøftelse 5. Rekrutteringsstrategi for Næstved Kommune Rekruttering er et indsatsområde i direktionens strategiplan for , og dermed spiller rekrutteringsstrategien en central rolle for organisationen som helhed, idet den skal være med til at sikre, at kommunen har de rette kompetencer og ansatte i fremtiden. Rekrutteringsstrategien består af generelle betragtninger og rekrutteringsudfordringer, rekrutteringsparametre, opmærksomhedspunker og en procesplan. Der er identificeret syv tværgående indsatsområder, som synliggør, hvilke medarbejdergrupper kommunen har brug for, og hvad kommunen som helhed gerne vil være kendt for. På baggrund af de identificerede tværgående indsatsområder og byrådets tilkendegivelser på temamødet den 19. april, direktionsbeslutning den 9. juni, anbefaler projektgruppen, at kommunen sætter ind for disse tre målgrupper: studerende og nyuddannede seniorer ledere Det betyder, at vi skal gøres os synlige og attraktive overfor disse grupper, når vi skal rekruttere nye medarbejdere. Strategien indeholder også en række opmærksomhedspunkter, som har relevans for hele organisationen. Der sættes fokus på disse tre opmærksomhedspunkter: praktik som udstillingsvindue ansættelsesprocedure fratrædelsessamtaler Tidsplan Rekrutteringsstrategien behandles i Direktionen juni 2010 MED-Hovedudvalget 23. september 2010 Økonomiudvalget 27. september 2010 Byrådet 11. oktober 2010 Drøftelser i de enkelte fagledelser Strategien forventes at blive udmøntet sektorvis. Rekrutteringsstrategien skal omsættes til konkrete handlinger i de enkelte fagforvaltninger og fagområder. HR-udvikling tager initiativ til, at rekrutteringsstrategien drøftes i de respektive ledelsesfora. Strategien og rekrutteringssituationen drøftes og evalueres årligt i MED-organisationen: først i MED-Områdeudvalg og derefter i MED-Hovedudvalget. Hvert andet år udarbejdes der nyt prognosemateriale, der skal ses i sammenhæng med beskæftigelsesregionen Østdanmarks analyser. Påtegning om personalemæssige konsekvenser Rekrutteringsstrategien kan medvirke til at skabe bevidsthed om en attraktiv arbejdsplads og mere proaktivt understøtte og kommunikere Næstved Kommunes værdier, principper og karrieremuligheder. Side 5 af 9 sider

6 Bæredygtighed og Sundhedsmæssige konsekvenser Rekrutteringsstrategien kan skabe bevidsthed om, hvilken betydning trivsel har i forhold til at fastholde og tiltrække medarbejdere. Supplerende bemærkninger Næstved Kommune deltager i et KL projekt omkring fremtidig rekruttering med start september 2010 Sagens bilag./. Bilag 1: Rekrutteringsstrategi 2010./. Bilag 2: Grafer for alle ansatte i Næstved Kommune Indstilling HR-udvikling indstiller at rekrutteringsstrategien drøftes og besluttes i MED-Hovedudvalget Drøftelse og Beslutning 6. Status/Opfølgning på situationen i organisationen herunder arbejdsmiljø a) Arbejdstilsynets besøg./. Bilag Oversigt over besøg siden mødet i maj 2010 Orientering og Drøftelse b) Ulykkesprofiler for anmeldte arbejdsulykker./. Bilag Oversigt over antal anmeldte arbejdsulykker i Næstved Kommune i 2010 fordelt på måneder og akkumuleret oversigt. Orientering og Drøftelse c) Sygefravær - Statistik De aktuelle sygefraværstal og virksomhedernes måltal for 2010 kan ses på > sygefravær > statistik Orientering og Drøftelse d) Øvrige forhold til drøftelse (situationen i organisationen, trivsel m.v.) Siden kommunalreformen har dette punkt været et fast punkt på MED-Hovedudvalgets møder, hvor ledere og medarbejdere gensidigt kan informere hinanden om arbejdsmiljøforhold og trivsel i organisationen. Gensidig orientering og Drøftelse 7. Projekt Styr på styringen Direktionen i Næstved Kommune har igangsat et projekt, som skal forenkle styringen i kommunen. Det er formålet med projektet at få ryddet op i indberetninger og dokumentationskrav, så virksomhedslederne skal bruge mindre tid på dette. Projektet skal komme med forslag til en forenklet styringsmodel, hvoraf det klart fremgår, hvad der styres af hvem, hvordan og med hvilket formål. Projektgruppen består af repræsentanter fra forskellige fagområder, både fra forvaltninger og virksomheder. Side 6 af 9 sider

7 Der er oprettet en hjemmeside for projektet hvor virksomhedsledere og andre kan beskrive deres oplevelser med styrings- og dokumentationskrav. Det kan være kommentarer om tidsforbrug, dobbeltindberetninger eller andre uhensigtsmæssigheder. Projektgruppen har gennemgået styringsmetoder og redskaber på følgende områder: Økonomi, herunder kasse- og regnskabsregulativet Personale - politikker, retningslinjer, MED-aftale Løn og Personale, administrative hjælpeværktøjer, f.eks. OFIR, OPUS, Vagtplan Selvforvaltning Indkøbs- og udbudspolitik Mål og resultatkrav Direktionens strategiplan Kommuneplanstrategi IT sikkerhed og brugerorganisation Kommunikationsværktøjer, f.eks. designmanual Projektgruppen arbejder lige nu med konkrete initiativer som f.eks. Kan vi få alle relevante oplysninger med i selvforvaltningsaftalen? Oprettelse af brugerpanel af virksomhedsrepræsentanter ved indførelse af nye initiativer Bedre opfølgning og koordinering på iværksatte initiativer Projektet skal afsluttes i november /. Bilag Projektbeskrivelse Indstilling MED-Hovedudvalget opfordres til at bidrage med idéer til forenklet styring. Det kan både være kommentarer til projektets overordnede tanker om at udvide selvforvaltningsaftalen, eller det kan være kommentarer til konkrete værktøjer. Drøftelse og beslutning 8. Ændringer i feriefondens bestyrelse Valgperioden for følgende medlemmer af Feriefondens bestyrelse udløb den 1. maj 2010: Per Grand, Teknik- og Miljøforvaltningen, Byggesag (formand) Carsten Egevang Nielsen, Center for Digitalisering og Borgerservice, Borgerservice Preben Holberg Jørgensen, Job-, Omsorgs- og Sundhedsforvaltningen, Næstved Sociale Virksomhed Hasse Clausen, Teknik- og Miljøforvaltningen, Parkvæsenet Per Grand, Carsten Egevang Nielsen og Preben Holberg Jørgensen har ønsket genvalg for en ny 3-årig periode. Hasse Clausen udgår af bestyrelsen på grund af pension. For følgende medlemmer af Feriefondens bestyrelse udløber valgperioden den 1. maj 2011: Steen Andersen, Økonomiforvaltningen (næstformand) Carina Andersen, Økonomiforvaltningen (kasserer) Kirsten Skou Larsen, Omsorgs- og Sundhedsforvaltningen, Kildemarkscentret Ifølge Feriefondens vedtægter vælges bestyrelsens medlemmer efter godkendelse af MED- Hovedudvalget. Feriefondens bestyrelse indstiller: Side 7 af 9 sider

8 - at Per Grand, Carsten Egevang Nielsen og Preben Holberg Jørgensen genvælges for en ny 3-årig periode frem til den 1. maj at suppleant, Gitte Nonbo, Fællessekretariatet, indtræder i bestyrelsen i stedet for Hasse Clausen og ligeledes vælges for en 3-årig periode../. Bilag: Feriefondens vedtægter. Beslutning 9. Mødekalender for 2011 Ifølge årshjul skal aftales en møderække for år Formand og næstformand indstiller følgende forslag til mødedatoer i Alle datoer er torsdage og tidsrammen er kl : Den 3. februar Den 31. marts Den 26. maj Den 22. september Den 3. november Den 8. december Beslutning 10. Orientering om Balancepris, som uddeles af Socialministeriet Fristen for at ansøge til prisen var den 3. september Muligheden for at ansøge til prisen blev udsendt pr. den 19. august 2010 til MED-Hovedudvalg og formænd/næstformænd samt sekretærer for MED-Områdeudvalg. Prisen uddeles for andet år i træk og formålet med Balanceprisen er at anerkende private virksomheder og offentlige arbejdspladser, der gør en særlig indsats for at sikre balance mellem familie- og arbejdsliv for medarbejderne, samt at udbrede gode eksempler og skabe rollemodeller for effektive balancepolitikker. Der kan læses mere om prisen her: FAMILIE/FAMILIEPOLITIK/BALANCEPRISEN-2010/Sider/default.aspx Orientering 11. Orientering om ændringer i udvalget Suppleant Maria Pedersen indtræder fuldgyldigt i udvalget, da Vibeke Blond er trådt ud af udvalget. Nils Ørby-Lieberkind er udpeget i stedet for Hasse Martini Clausen, som er trådt ud af udvalget. Lise-Lotte Horn Jakobsen er udpeget som ny suppleant for Benedicte Hesselager. Lise-Lotte erstatter Thomas Andreassen som suppleant. Orientering Side 8 af 9 sider

9 12. Orientering om valg-procedure Kontoret for Risikostyring og Arbejdsmiljø har i værksat valgprocedure for alle arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg. Valget skal foregå i efteråret med ikrafttræden til ny toårig periode gældende fra 1. januar december I første del er igangsat valg vedrørende arbejdsmiljøgrupper og MED-udvalg på virksomhedsniveauet, som forventes at være på plads omkring 1. oktober. Herefter iværksættes valg på MED-Områdeniveau, således at valg af Arbejdsmiljørepræsentanter til MED- Hovedudvalget kommer på plads inden årets udgang. Orientering 13. Referater fra MED-Områdeudvalg Referater kan ses på intranettet: INTRANET > Informationer for alle ansatte > MED -> område xxx Og/eller på > MED > Dagsordner og Referater > MED-Områdeudvalg Orientering og evt. drøftelse 14. Relevante emner (udover kommende sager) til næste møde Drøftelse og evt. beslutning 15. Eventuelt Parternes UddannelsesFællesskab (PUF) har udgivet folderen Med PUF gennem Danmark om PUF s undervisningsaktiviteter og med bl.a. udtalelse fra formand og næstformand i Næstved. Folderen kan tages med fra mødet/er tilgængelig på mødet Kommende sager: Tildeling af Klimapris Evaluering af alle retningslinjer der er nedsat en arbejdsgruppe på mødet den 28/1/10. Retningslinjer for kompetenceudvikling Mødeplan 2010 Torsdag den 28. januar kl muligt møde Torsdag den 25. marts kl årshjul 1. kvartal Torsdag den 20. maj kl årshjul 2. kvartal Budgetmøde med Byrådet den 7. juni kl Budgettemamøde for MED-Hovedudvalg og MED-Områdeudvalg, den 26. august kl Temamøde med Byrådet den 30. august á 1 times varighed. Torsdag den 23. september kl årshjul 3. kvartal Torsdag den 11. november kl Temamøde for alle sikkerhedsgrupper m.m. Heldagsseminar Torsdag den 9. december kl inkl. ordinært møde - årshjul 4. kvartal Side 9 af 9 sider