ProLøn-Dansk Bilbrancheråd

Transkript

1 Lønsystemet for medlemmer af Dansk (tidl. CAD) Udarbejdet i samarbejde med ProLøn A/S, Randers. Beskrivelse af ProLøn s brancheløsning for medlemmer af Dansk. Hensigten med denne håndbog er at beskrive, hvordan ProLøn-Dansk anvendes i forbindelse med forskellige problemstillinger omkring lønbehandling. ProLøn-Dansk håndbogen giver dog svar på alt. Er der ubesvarede spørgsmål, er I altid velkomne til at kontakte ProLøn A/S på ProLøn A/S Tronholmen 3, Postboks 59, 8960 Randers SØ. Tlf: Fax: proloen@proloen.dk Internet: Er du medlem af CAD Arbejdsgiverforening, eller har du valgt at din virksomhed følger overenskomsten mellem CAD Arbejdsgiverforening og Dansk Metal, er der afsnit i denne håndbog, som omhandler netop denne overenskomst. De mere generelle oplysninger og rutiner vedr. Skat, ATP, sygedagpengesatser m.v. er at finde i håndbogen Generelt og Satser. Anvendelse af ProLøn-Internet er beskrevet i håndbogen ProLøn- Internet. ProLøn-Dansk Side 1

2 Indholdsfortegnelse HVEM GØR HVAD?... 4 LØNARTSOVERSIGT... 5 OPRETTELSE AF MEDARBEJDER... 9 UDFYLDELSE AF STAMBILAG... 9 ÆNDRING AF MEDARBEJDER LØN PENSION ARBEJDSMARKEDSPENSION FRITVALGSKONTO TILMELDING AF MEDARBEJDER / OPSPARING REGULERING AF OPSPARING OVERFØRSEL TIL MEDARBEJDER SØGNEHELLIGDAG OVERFØRSEL TIL MEDARBEJDER ENGANGSUDBETALING RESTOPSPARING VED FERIEÅRETS UDLØB FRATRÆDELSE AF MEDARBEJDER LÆRLINGE FRIDAGE FERIEFRIDAGE STYRING AF FERIEFRIDAGE (FERIEFRI-REGNSKAB) ELEVER / LÆRLINGE FERIE SVENDE OG LÆRLINGE FERIE MED LØN (ELEVER / LÆRLINGE) FERIEPENGEBEREGNING VED FRATRÆDEN SYGDOM SYGEFERIEPENGE OVERENSKOMSTBESTEMT SYGELØN (CAD/METAL) ELEVER AFTALE (KRONISK SYGE) SYGDOM UDEN OVERENSKOMST FERIEGODTGØRELSE UNDER SYGDOM BARNS 1. SYGEDAG BARNS HOSPITALSINDLÆGGELSE BARSEL GRAVIDITETS- OG BARSELSORLOV ProLøn-Dansk Side 2

3 FORÆLDREORLOV FÆDREORLOV ORLOV DERUDOVER ProLøn-Dansk Side 3

4 Hvem gør hvad? For at lønbehandlingen bliver korrekt, kræver det et godt samarbejde mellem virksomheden og ProLøn A/S. Visse oplysninger må virksomheden nødvendigvis selv indmelde, mens der er andre oplysninger som ProLøn A/S automatisk kan ajourføre. For at give et overblik over hvem, der gør hvad, har vi udfærdiget nedenstående skema: Arbejdsmarkedspension: Overenskomst: CAD Arbejdsgiverforening /Dansk Metal Arbejdsmarkedspension: Overenskomst: DI / Metal Andre pensioner, f.eks. individuelle ordninger: Virksomheden Virksomheden sørger for at indmelde til ProLøn A/S, hvilke medarbejdere der er med i pensionsordningen. Virksomheden sørger for at indmelde til ProLøn A/S, hvilke medarbejdere der er med i pensionsordningen. Virksomheden kontakter ProLøn A/S og aftaler, hvordan den enkelte ordning skal håndteres. ProLøn A/S ProLøn A/S sørger for at %- satsen automatisk ajourføres som beskrevet i overenskomsten. ProLøn A/S sørger for at %- satsen automatisk ajourføres som beskrevet i overenskomsten. Opsparing til S/H-ordning: Kun virksomheder uden overenskomst, ellers FVK. Lønstigninger: Virksomheden sørger for at indmelde til ProLøn A/S, hvilke medarbejdere der er med i ordningen. Virksomheden sørger for at give ProLøn besked vedr. ændring sh%-satsen. Kode for SH-opsparing (SH-kode) sættes til 1, hvis medarbejderen skal have SH-opsparing. Som udgangspunkt er det virksomheden, der sørger for at gennemføre satsændringerne, dette uanset om man anvender ProLøn-Papir eller ProLøn-Internet. Se nærmere beskrivelse af lønregulering i håndbogen Generelt og Satser. ProLøn-Dansk Side 4

5 Lønartsoversigt Nedenfor findes en oversigt over de lønarter du oftest kommer til at anvende. De lønarter, som er markeret med en *, er nærmere beskrevet på de følgende sider. Ferieberettiget løn: * Timer: * Tillæg / Overarbejde: (Overenskomstbestemt) Tillæg / Forskudt tid : Tillæg / Forskudt tid : (Overenskomstbestemt) (Overenskomstbestemt) Ferie med løn: * Tillæg 1001 med antal timer Tillæg 1002 med antal timer Tillæg 2301 med antal timer med overarbejde Tillæg 2404 med antal timer med tillæg Tillæg 2405 med antal timer med tillæg Tillæg 1121 med antal timer med sats pr. time med overtids- TILLÆG pr. time med TILLÆG pr. time med TILLÆG pr. time med den totale løn med den totale løn Anvendes til indberetning af medarbejderens timer og ferieberettigede løn, hvis lønnen indmeldes med TOTALBELØB Her er også tale om ferieberettiget løn. Anvendes hvis man ønsker, at medarbejderens timeløn skal fremgå af lønsedlen. Overarbejdstimerne indgår i normal løn, men overarbejdstillægget opgøres særskilt. Antal timer og sats pr. time udfyldes. Overtidstillægget beregnes som 35% af den normale timeløn for de første 3 timers overarbejde. Alt arbejde derudover samt søgnehelligdage beregnes som 100% af den normale timeløn. Arbejdstimerne indgår i normal løn, men tillægget opgøres særskilt. Antal timer og sats pr. time udfyldes. Arbejdstimerne indgår i normal løn, men tillægget opgøres særskilt. Antal timer og sats pr. time udfyldes. Anvendes ved afholdelse af ferie med løn. Lønnen i ferieperioden er ferieberettiget og skal derfor specificeres for sig. Anvendes f.eks. i forbindelse med elevers og funktionærers ferie, hvis disse er oprettet med feriekode = 0. ProLøn-Dansk Side 5

6 Kørselsgodtgørelse: Befordringsrefusion: (Elever) Kørekortrefusion: (Elever) Sygeløn : (Overenskomst bestemt) * Sygeløn (ej ferieberet.): * Sygedagpenge: * Sygeferiepenge: * Tillæg 7200 Tillæg 7240 Tillæg 7250 Tillæg 3111 med antal timer Tillæg 3121 Med antal timer Tillæg 3146 med antal timer med sats pr. time Tillæg 9385 Anvendes i forbindelse med kørselsgodtgørelse efter statens takster. Der indmeldes kun antal kilometer. Satsen findes automatisk. Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser. Anvendes i forbindelse med befordringsrefusion. Behandles som en skattefri godtgørelse. Anvendes i forbindelse med refusion af omkostninger i forbindelse med erhvervelse af kørekort, hvis medarbejderen selv har betalt. Anvendes hvis udgiften til kørekort er faktureret til virksomheden. Behandles som en skattefri godtgørelse. Hvis medarbejderen ifølge overenskomsten (CAD/Metal) skal aflønnes til en sats, der er større end den maksimale dagpengesats, skal timerne af hensyn til korrekt beskatning registreres som løn. De aktuelle dagpengesatser findes i håndbogen Generelt og Satser. Denne sygeløn er ferieberettiget. Se nærmere beskrivelse under afsnittet sygdom. Se nærmere beskrivelse under afsnittet sygdom. Hvis medarbejderen skal aflønnes til en sats, svarende til den maksimale dagpengesats, skal timerne registreres som dagpenge. Dagpenge beskattes lempeligere end løn, da der beregnes bruttoskat. De aktuelle dagpengesatser findes i håndbogen Generelt og Satser. Dagpenge indgår i ferieberettiget løn og pensionsgivende løn. Anvendes til beregning af feriepenge i en periode, hvor den ansatte er på dagpenge fra kommunen. Se nærmere under afsnittet: Feriegodtgørelse under sygdom. ProLøn-Dansk Side 6

7 Barns 1. sygedag: (Overenskomstbestemt) * Løn barsel: (Overenskomstbestemt) * 1., 2. og 3. Ledighedsdag (G-dage): Tillæg 3311 med antal timer Tillæg 3161 med antal timer Tillæg 2066 Med antal dage Lønregulering: Tillæg 2790 med antal timer Skattefradragsdage: Udb. Ferietillæg (med pension): Regulering A-skat: Tillæg Tillæg 8999 med antal dage 8830 / /8829 Fradrag med reg.sats pr. time med beløb Anvendes til aflønning ved fravær pga. barns 1. sygedag, hvis medarbejderen har over 9 måneders anciennitet. Anvendes til aflønning under barsel. Antal udfyldes med antal kalenderdage. Sats udfyldes med sats pr. dag. Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser. Anvendes f.eks. i forbindelse med lønstigning. Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser. Lønregulering indgår i ferieberettiget løn og pensionsgivende løn. Anvendes hvis det normale antal skattefradragsdage for lønperioden skal fraviges. Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser. Lønarten kan anvendes på 2 måder. Enten udfyldes ferietillægsbeløbet i beløbskolonnen. Eller, hvis der er kørt løn hos ProLøn i hele optjeningsåret, kan den indlagte automatik anvendes. Antal udfyldes med 1, og systemet finder selv ferietillægget udfra optjeningsårets ferieberettigede løn. Lønart 8829 anvendes kun, hvis der er tale om udbetaling af ferietillæg optjent år -2 (forrige år). Betaling af ekstra skat: Positivt beløb. Skat tilbage: Negativt beløb. Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser. ProLøn-Dansk Side 7

8 Udbetalt aconto: Fradrag 9350 Varekøb: Fradrag 9351 Værdi Fri telefon m.m med beløb med beløb Skal normalt fratrækkes medarbejderens nettoløn og derfor udfyldes positivt, dvs. uden fortegn. Skal normalt fratrækkes medarbejderens nettoløn og derfor udfyldes positivt, dvs. uden fortegn. med det beløb, som skal beskattes i lønperioden. Se nærmere beskrivelse under Personalegoder i håndbogen Generelt og Satser. ProLøn-Dansk Side 8

9 Oprettelse af medarbejder Foretager du lønindberetning via ProLøn Internet, er det også på Internettet du opretter en ny medarbejder. Oprettelsen sker under menupunktet Medarbejder via knappen Opret ny. Foretager du derimod lønindberetning via telefon eller ved at sende papirer til os, har du ved opstart modtaget nogle stambilag, som skal anvendes ved oprettelse af nye medarbejdere. Bagsiden af bilaget anvendes, hvis medarbejderen skal have løn i samme periode som oprettelsen sker. Bemærk vedr. ferieopsparing og pensionsopsparing: Her er det for virksomheden vigtigt at den enkelte medarbejder er oprettet med de rigtige koder. ProLøn har ved oprettelsen af din virksomhed lagt oplysninger ind i systemet, der svarer til de ordninger, der er hos jer. Det er så jeres opgave ved oprettelse af en ny medarbejder at tilknytte ham/hende en eller flere af disse ordninger. Når de rigtige koder er registreret på medarbejderen, sørger ProLøn A/S for at beregningerne altid sker med den rigtige % sats. Såfremt der skal være opsparing til SH-ordning (søgnehelligdage), skal det oprettes på medarbejderen, virksomheden sørger selv for at det altid sker med den rigtige %-sats. Udfyldelse af stambilag Nedenfor findes en nærmere beskrivelse af, hvordan udvalgte felter på stambilaget skal udfyldes. Er det pågældende felt udfyldt på forhånd af ProLøn A/S, skal virksomheden udfylde det. Medarbejdernr. kun hvis virksomheden har specielle ønsker til medarbejdernummer, ellers påfører ProLøn selv et nr. ved oprettelse af medarbejderen. Ved oprettelse af tidligere ansat medarbejder, må man gerne anvende det medarbejdernr., der tidligere blev brugt, hvis medarbejderen ansættes i samme jobfunktion. Husk i denne situation at påføre ny ansættelsesdato. Ansættelsesdato Ved oprettelse af ny medarbejder påføres ansættelsesdato. Ved genansættelse af tidligere medarbejder angives den nye ansættelsesdato. Det er vigtigt, at datoen er korrekt angivet, da den danner grundlag for beregning af antal feriedage, samt indberetning af ansættelsesperioder til Skat. Afdeling Feltet kan bruges, hvis man ønsker at afdelingsopdele sit konteringsbilag. Ønsker man denne opdeling, skal det aftales med ProLøn A/S, der så sørger for at afdelingstekster vises på konteringsbilaget. ProLøn-Dansk Side 9

10 Skatteoplysninger ProLøn A/S henter skatteoplysningerne direkte fra eskattekort, der administreres af SKAT. Ved oprettelse af medarbejder skal angives hvilken type skattekort, medarbejderen anvender. H for hovedkort eller frikort, B for Bikort. Se nærmere beskrivelse af indhentning af Skatteoplysninger og tildeling af Skattefradragsdage i håndbogen Generelt og Satser. ATP På stambilaget findes en oversigt over de mulige ATP-koder. Læs mere om ATP i håndbogen Generelt og Satser. Ferieopsparing Kode for ferieopsparing skal altid være påført. 0: ingen ferieopsparing (gælder for funktionærer / funktionærlignende ansatte) 1: ferieopsparing (p.t. 2014: 12,5%). Ferieordningen oprettes af ProLøn A/S ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende ferieordning ved anvendelse af feriekode = 1. Søgne-helligdagsopsparing Kun hvis der er tegnet overenskomst med CAD Arbejdsgiverforening/Dansk Metal kan der valgfrit opspares til SH-ordning. Kode for SH-opsparing skal altid være påført. 0: ingen søgnehelligdagsopsparing 1: søgnehelligdagsopsparing (2014: 4,0%) SH-ordningen oprettes af ProLøn A/S ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende SH-ordning ved anvendelse af sh-kode = 1. Arbejdsmarkedspension kun for medarbejdere, der ifølge gældende overenskomst er berettiget til arbejdsmarkedspensionsopsparing. Pensionsordninger er indmeldt (af ProLøn) i firmaoplysninger ved opstart af virksomheden. Når en ny medarbejder ansættes, tilknyttes denne til den pågældende pensionsordning ved at skrive 8910, 8911, 8912 eller 8913 udfor pensionsordningen. Hvis medarbejderen først skal påbegynde pensionsopsparingen på et senere tidspunkt, skal man huske at angive startdato for pensionsopsparing. Hvis pensionsopsparingen derimod skal påbegyndes straks, skal man angive startdato. ProLøn-Dansk Side 10

11 Lønstatistik til Dansk Arbejdsgiverforening kun hvis virksomheden er pålagt at indberette lønoplysninger til Dansk Arbejdsgiverforening (DA). Hvis man skal indmelde lønstatistik, skal det (af ProLøn A/S) være indmeldt i firmaoplysninger, og det vil af det fremsendte stambilag fremgå, hvilke oplysninger virksomheden skal afgive for den enkelte medarbejder. Er du bruger af ProLøn-Internet vil der udfor de enkelte rubrr til indtastning af statistikoplysninger være en række vis-bokse, hvor du kan se, hvilke koder du har at vælge imellem. Vedr. DISCO-08 koden, vil den kunne findes på internettet under INDBERETNING.DA.DK (Dansk Arbejdsgiverforening). De oftest anvendte DISCO-08 koder for din branche er følgende: : Mekanikerarbejde, person- og varevogne : Mekanikerarbejde, lastvogne : Mekanikerarbejde, andre områder : Mekanikerarbejde, landbrugs- og industrimaskiner : Forefaldende arbejde : Almindeligt kontorarbejde : Almindeligt regnskabs- og bogføringsarbejde : Rengøring af transportmidler : Andet rengøringsarbejde Men hvis du har en ansat, som falder ind under en af de nævnte koder, må du selv finde den korrekte kode på internettet under INDBERETNING.DA.DK (Dansk Arbejdsgiverforening). Løngrundlag Kan anvendes til indberetning af løn, hvis medarbejderen skal have løn i samme periode som oprettelsen sker. Ændring af medarbejder Brugere af ProLøn Internet foretager selv eventuelle ændringer af en medarbejders stamoplysninger direkte på medarbejderens stamkort på Internettet. Brugere som indsender løn til os på papir kan påføre ændringer på det indsendte LØNGRUNDLAG. Man overstreger den oplysning, der skal ændres og påfører den nye oplysning i stedet. Man kan også foretage ændringer ved brug af STAMBILAG. ProLøn-Dansk Side 11

12 Løn De aktuelle lønsatser aftales i virksomheden under hensyntagen til mindstelønnen. Når man indberetter lønnen, kan man anvende lønarterne: 1001: Ferieberettiget løn eller 1002: Timer, som også behandles som ferieberettiget løn Eksempel: Registrering af timer og totalbeløb: 1001 Ferieberettiget løn: udfyldes udfyldes Eksempel: Registrering af timer og sats: 1002 Timer: udfyldes udfyldes ProLøn-Dansk Side 12

13 Pension Arbejdsmarkedspension Overenskomst: CAD/Metal Ved overenskomst med CAD Arbejdsgiverforening/Dansk Metal anvendes Industriens pension. (PBS.nr.: , overenskomstkode: 14000) Pensionsbidraget udgør pr. 1/7-2009: 12,0% (arbejdsgiver betaler 8,0% og medarbejder 4,0%) Omfatter medarbejdere, der er fyldt 18 år og som har 2 måneders anciennitet. I de to måneders anciennitet indgår anciennitet fra tidligere ansættelser inden for de sidste 2 år, hvor medarbejderen har arbejdet under en overenskomst, som giver ret og pligt til medlemskab af Industriens Pension. Såfremt medarbejderen på ansættelsestidspunktet er omfattet af Industriens Pension eller anden arbejdsmarkedspension fra en tidligere ansættelse, skal der betales pensionsbidrag fra ansættelsens start. Lærlinge er som hovedregel omfattet af pensionsordningen. Lærlinge der er fyldt 20 år ved ansættelsen er dog omfattet af overenskomstens regler om pension. Lærlinge, der er over 20 år, og som har udstået læretiden, vil ved fortsat ansættelse i virksomheden have opsparet den fornødne anciennitet. Lærlinge, der allerede er omfattet af pensionsordning indenfor området, når der påbegyndes uddannelse, fortsætter med at være omfattet af ordningen under uddannelsesperioden. Overenskomst: DI/Metal Ved overenskomst med DI/Metal eller Lokal overenskomst anvendes Industriens pension. (PBS.nr.: , overenskomstkode: typisk eller 10001) Pensionsbidraget udgør pr. 1/7-2009: 12,0% (arbejdsgiver betaler 8,0% og medarbejder 4,0%). Omfatter medarbejdere, der er fyldt 18 år og som har 2 måneders anciennitet. I de 2 måneders anciennitet indgår anciennitet fra tidligere ansættelser inden for de sidste 2 år, hvor medarbejderen har arbejdet under en overenskomst, som giver ret og pligt til medlemskab af industriens pension. Lærlinge er som hovedregel omfattet af pensionsordningen. Lærlinge der er fyldt 20 år ved ansættelsen er dog omfattet af overenskomstens regler om pension. Lærlinge, der er over 20 år, og som har udstået læretiden, vil ved fortsat ansættelse i virksomheden have opsparet den fornødne anciennitet. Lærlinge, der allerede er omfattet af pensionsordning indenfor området, når der påbegyndes uddannelse, fortsætter med at være omfattet af ordningen under uddannelses perioden. ProLøn-Dansk Side 13

14 Ved oprettelse af medarbejder skal virksomheden angive, om den ansatte er med i pensionsordning. ProLøn A/S sørger for ajourføring af %-satserne. Der er mulighed for i den enkelte virksomhed at aftale større beløb / større %-satser end aftalt i overenskomsten. I sådanne tilfælde kontaktes ProLøn A/S, der hjælper med det praktiske. ProLøn-Dansk Side 14

15 Fritvalgskonto For at imødekomme individuelle ønsker om frit valg mellem fritid, pension eller løn, får den enkelte medarbejder sin egen fritvalgskonto. Virksomheden afsætter hver lønperiode i alt op til 7,8 % af lønnen pr. 1. maj 2014, 8,2 % af lønnen pr. 1. maj 2015 og 8,5 % af lønnen pr. 1. maj 2016 til opsparing på medarbejderens fritvalgskonto. Medarbejderen får bl.a. mulighed for at hæve et ekstra beløb ud over lønnen i forbindelse med ferie, søgnehelligdage, feriefridage eller andre overenskomstmæssige fridage. Fritvalgskontoen blev indført pr. 1. maj Virksomheden afsætter for alle medarbejdere løbende på kontoen pr. 1. maj 2014: 1,30 %, pr. 1. maj 2015: 1,7 % og pr. 1. maj 2016: 2,0 % af den ferieberettigede løn, som stilles til rådighed for medarbejderens frie valg. For alle medarbejdere, der får løn på søgnehelligdage, henlægges opsparingen på 4 % af den ferieberettigede løn til fritvalgskontoen. Medarbejdere, der pr. 1. maj har ret til feriefridage, skal inden den 1. april hvert år vælge eller fravælge muligheden for at afholde en eller flere af feriefridagene i det kommende ferieår, mod i stedet i denne periode løbende at få afsat yderligere 0,5 % af den ferieberettigede løn pr. fravalgt feriefridag. Hvis alle fem feriefridage fravælges, afsættes der således i alt 2,5 %. Det antal feriefridage, som ønskes afholdt, afvikles og betales efter de nugældende regler i overenskomsten. Når medarbejderen holder fri i forbindelse med ferie, søgnehelligdage og feriefridage, kan medarbejderen vælge at få udbetalt et beløb fra sin fritvalgskonto. Medarbejderen vælger selv, hvor stor udbetalingen skal være, idet der dog aldrig kan udbetales større beløb, end der til enhver tid indestår på den pågældende medarbejders opsparingskonto. Medarbejderen kan vælge at overføre sin fritvalgskonto til pension. For at kunne vælge pensionselementet, skal medarbejderen i forvejen være omfattet af en arbejdsmarkedspension i henhold til overenskomsten. Medarbejderen skal senest d. 1. april hvert år oplyse, om hvor stor en del af opsparingen til fritvalgskontoen, der ønskes afsat til pension igennem det kommende ferieår. Tilmelding af medarbejder / opsparing Medarbejderen tilmeldes FVK ved angivelse af løntransaktion på den specif medarbejder. På transaktionen angives den aktuelle opsparings % i kolonnen Antal. Løntransaktionen skal blive stående på medarbejderen så længe FVK er aktuel for den specif medarbejder og det er virksomheden, der efterfølgende sørger for evt. ændringer i % -satsen i forbindelse med overenskomstmæssige ændringer. Beregning af FVK-opsparings% på den enkelte medarbejder: ProLøn-Dansk Side 15

16 FVK-opsparing: + 1,3 % pr. 1. maj ,7 % pr. 1. maj ,0 % pr. 1. maj 2016 Tillægges SH-opsparing: + 4,00 % Tillægges evt. fravalgte feriefridage: + 0,50 % pr. feriefridag (max 2,5%) Samlet FVK-opsparings%: = Indmeldes på løntransaktion Den beregnede FVK-opsparings% indmeldes på løntransaktion: 5110 FVK opsparing: udfyldes udfyldes udfyldes Hvis der er aftalt forhøjet pensionsopsparing til Industriens Pension indmeldes denne på løntransaktion (lønart 8916): 8916 Pensionsopsparing: udfyldes udfyldes udfyldes Hvis der er aftalt forhøjet pensionsopsparing til andet pensionsselskab indmeldes denne på løntransaktion (lønart 890X*): 890X* Pensionsopsparing: udfyldes udfyldes udfyldes *) Lønarten kan være 8900, 8901, 8902, osv. afhængig af den pågældende AM-pensionsordning. Dog gælder for Industriens Pension, PensionDanmark, Grafisk Pension og STK Pension at lønarten altid skal være Regulering af opsparing Har man brug for regulering af FVK-opsparingen skal man selv beregne beløbet, og indmelde dette på en løntransaktion i feltet Beløb FVK regulering: udfyldes udfyldes udfyldes ProLøn-Dansk Side 16

17 Overførsel til medarbejder søgnehelligdag Ved udbetaling i forbindelse med afholdelse af søgnehelligdag skal indmeldes 1 løntransaktion. Medarbejder/arbejdsgiver bestemmer selv dagssatsen. enten: 5121 FVK søgnehelligdag: udfyldes udfyldes udfyldes eller: 5121 FVK søgnehelligdag: udfyldes udfyldes udfyldes Hvis hele FVK-kontoen udbetales til medarbejder: 5121 FVK søgnehelligdag: 999,99 udfyldes udfyldes Overførsel til medarbejder engangsudbetaling Ved udbetaling i forbindelse med aftalt engangsudbetaling skal indmeldes 1 løntransaktion. Hvis et fast beløb skal udbetales til medarbejderen: 5123 FVK engangsudbetaling: udfyldes udfyldes udfyldes Hvis hele FVK-kontoen skal udbetales til medarbejderen: 5123 FVK engangsudbetaling: 999,99 udfyldes udfyldes Restopsparing ved ferieårets udløb FVK bliver automatisk nulstillet ved hverken ferieårets slutning eller årets slutning. Ønskes den udbetalt anvendes en af ovenstående muligheder. Hvis der er overskud på Fritvalgskontoen ved ferieårets udløb, skal arbejdsgiver overføre beløbet til Feriekonto ved hjælp af nedenstående, så medarbejderen har det til udbetaling sammen med feriepengene i det efterfølgende ferieår. Ved overførsel til ferieordning ved løbende ferieopsparing skal der indmeldes 1 transaktion. Hvis et fast beløb skal overføres til ferieordningen: 5132 FVK til ferieordning: udfyldes udfyldes Hvis hele FVK-kontoen overføres til ferieordningen: 5132 FVK til ferieordning: 999,99 udfyldes udfyldes ProLøn-Dansk Side 17

18 Fratrædelse af medarbejder Ved en medarbejders fratrædelse udbetales fritvalgskontoen senest 14 dage efter sidste lønudbetaling fra virksomheden. Hvis hele FVK-kontoen skal udbetales til medarbejderen: 5123 FVK engangsudbetaling: 999,99 udfyldes udfyldes En medarbejder, der fratræder, kan alternativt vælge at få overført restsaldoen til sit feriekort, således at saldoen tillægges feriepengene. Se hvordan under afsnittet Overførsel til ferieordning. Lærlinge En lærling skal have en fritvalgskonto på 1,3 % pr. 1. maj 2014, 1,7 % pr. 1. maj 2015 og 2,0 % pr. 1. maj Da lærlinge får udbetalt løn på søgnehelligdage, skal der afsættes på fritvalgskontoen for søgnehelligdagene. Når lærlingen har opnået anciennitet på 9 måneder, er der mulighed for at fravælge feriefridage og afsætte 0,5 % ekstra pr. fravalgt feriefridag til fritvalgskontoen. Hvis alle 5 feriefridage fravælges tillægges fritvalgskontoen 2,5 %. ProLøn-Dansk Side 18

19 Fridage 1. maj, 5. juni (grundlovsdag) og 24. december er regnet for hele fridage. Betaling for disse dage sker fra fritvalgskontoen. Feriefridage Medarbejdere med 9 måneders beskæftigelse har ret til 5 feriefridage indenfor ferieåret. Feriefridagene betales som ved sygdom. Timerne for en afholdt feriefridag skal for disse ansatte indgå i den normale løn, men registreres på en selvstændig løntransaktion. Eks. på en svend, der afholder 1 feriefridag, hvor han/hun skulle have arbejdet 7,40 timer: 3211 Feriefri/afholdt 7,40 udfyldes udfyldes Holdes feriefridagene inden ferieårets udløb, kan medarbejderen inden 3 uger efter ferieårets afslutning rejse krav om kompensation svarende til løn under sygdom pr. ubrugte feriefridage. Kompensationen udbetales ved næstfølgende lønudbetaling. Uanset jobskifte kan der kun holdes 5 feriefridage i hvert ferieår. Funktionærlignende ansatte oppebærer sædvanlig løn i disse dage. Styring af feriefridage (feriefri-regnskab) Ønsker man at gøre brug af denne facilitet, skal man gøre følgende: Tilmelding til feriefridagsstyring sker ved tilføjelse af en enkelt løntransaktion på den enkelte medarbejder. I antal indmeldes medarbejderens normale arbejdstid. Transaktionen skal blive stående uforandret fra gang til gang Feriefri/grundlag 74,00 udfyldes udfyldes På lønsedlen vil man kunne se, hvor mange feriefridagstimer, der er til rest. Udbetaling for feriefridage sker ved brug af lønart 3621, når man har feriefri-regnskab på lønsedlerne. Eksempel: Udbetaling for 1 feriefridag á 7,40 time Feriefri/afholdt/udb. 7,40 udfyldes udfyldes BEMÆRK! Hvis man gør brug af muligheden for styring af feriefridage, anvendes lønart 3621 til både at registrere de forbrugte timer og til udbetaling af løn. Lønart 3211 skal derfor anvendes til udbetaling. Kompensation for udbetaling af afholdte feriefridage foretages på følgende lønarter, når man benytter feriefri-regnskabet. Ved udbetaling indenfor ferieåret anvendes lønart ProLøn-Dansk Side 19

20 Ved udbetaling efter ferieåret anvendes lønart Eksempel: Rest 3 timer til udbetaling efter ferieåret: 3637 Feriefri/udb. 3,00 udfyldes udfyldes Elever / Lærlinge Lærlinge er omfattet af disse feriefridage. Lærlingen skal være ansat i 9 måneder før feriefridagene er gældende. ProLøn-Dansk Side 20

21 Ferie Svende og lærlinge Der skal IKKE udbetales løn på feriedage. Betaling for feriedage sker gennem ferieordningen. Hvis feriepengene er hensat til FERIEKONTO skal virksomheden foretage sig noget, da medarbejderen her får feriekort fra Feriekonto og selv skal sørge for udbetaling herfra. Er arbejdsgiveren medlem af CAD Arbejdsgiverforening, har virksomheden lov til selv at administrere feriepengene. Vælges denne ordning, kan udbetalingen ske over lønnen. Ferie med løn (elever / lærlinge) I 1. og 2. hele ferieår har eleven krav på fuld løn under ferie. Hvis eleven er ansat før 1. juli i et ferieår har han yderligere krav på fuld løn under ferie i indtil 25 dage i dette ferieår. Sker ansættelsen efter 1. juli i et ferieår, har eleven ret til 5 dages betalt ferie, hvis virksomheden holder lukket i perioden 1. oktober til 1. april. Optjente feriepenge fra tidligere ansættelser modregnes. Der skal beregnes feriepenge af løn under ferie. Derfor bør lønnen registreres på en anden lønart, når ferie afholdes. Eksempel for en elev, der holder 1 uges ferie: 1121 Ferie med løn 37,00 udfyldes normal ugeløn Feriepengeberegning ved fratræden Når funktionærer eller andre ansatte, der har fået udbetalt løn under ferie, rejser, skal der afregnes feriepenge. Kontakt ProLøn A/S, så hjælper vi med beregningen. ProLøn-Dansk Side 21

22 Sygdom Sygeferiepenge Pr. 1. januar 2015 har alle medarbejdere, der har ret til fuld løn under sygdom, ret til sygeferiepenge fra 2. sygedag. Sygeferiepengene beregnes med 12,5% af den gennemsnitlige/sædvanlige løn sidste 4 uger før fraværet. Eksempel: Gennemsnitslønnen er pr. time kr. 141,96. Sygeferiepengene bliver derfor beregnet til pr. time kr. 17,75. Eksempel på løntransaktion ved indberetning af sygeferiepenge for 1. uges sygdom: 9385 Sygeferiepenge 29,6 17,75 udfyldes Se nærmere beskrivelse i håndbogen Generelt og Satser under afsnittet Sygeferiepenge. Overenskomstbestemt sygeløn (CAD/Metal) Er man omfattet af overenskomst med CAD Arbejdsgiverforening/Dansk Metal er arbejdsgiveren forpligtet til at udbetale fuld løn i op til 9 uger, hvis lønmodtageren har opnået 6 måneders anciennitet. Grundlaget for beregning af den udbetalte løn under sygdomsperioden vil være en betaling svarende til den pågældendes gennemsnitsfortjeneste fra sidst afsluttede kvartal. Ansættelse mindre end 12 måneder: Ansættelse mindst 12 måneder Ansættelse mindst 12 måneder Sygeperiode: højst 3 dage Sygeperiode: mere end 3 dage Sygelønnen er pensionsgivende Sygelønnen er pensionsgivende Sygelønnen er pensionsgivende Der skal beregnes feriepenge af sygelønnen. Der skal beregnes feriepenge af sygelønnen. Der skal beregnes feriepenge fra 1. sygedag Lønart: 3121 Lønart: 3121 Lønart: 3111 Eksempel på løntransaktion for sygeløn med ferieopsparing: 3111 Sygeløn (ferieber.) udfyldes udfyldes Eksempel på løntransaktion for sygeløn uden ferieopsparing: 3121 Sygeløn (ej ferieber.) udfyldes udfyldes ProLøn-Dansk Side 22

23 Efter udbetaling af sygeløn i 9 uger, overgår medarbejderen til at få løn i form af dagpenge fra det offentlige. Denne ydelse er pensionsgivende. Virksomheden er dog forpligtet til at yde feriegodtgørelse i resten af sygeperioden. Elever Elever skal have fuld løn under sygdom. Man skal derfor registrere lønnen som normalt. Hvis man ønsker sygefraværet vist på lønsedlen, er dette muligt ved registrering af timerne på en løntransaktion på lønart Eksempel på løntransaktion for medarbejderen: 3101 Sygetimer udfyldes udfyldes udfyldes 56-aftale (kronisk syge) Medarbejdere, der har en 56-aftale (kronisk syge) er undtaget fra sygelønsordningen i overenskomsten, for så vidt den sygdom, aftalen vedrører. For disse medarbejdere skal der således betales sygedagpenge fra 1. sygedag. Eksempel på løntransaktion for medarbejderen: 3146 Sygedagpenge udfyldes udfyldes udfyldes ProLøn-Dansk Side 23

24 Sygdom uden overenskomst Nedenstående kan tages som udgangspunkt, hvis overenskomsten, som virksomheden er omfattet af foreskriver noget andet. Tjek derfor altid den gældende overenskomst ved udbetaling af løn under sygdom. Ansættelse under 8 uger Arbejdsgiveren udbetaler IKKE løn eller sygedagpenge. Medarbejderen får sygedagpenge igennem det offentlige. Hvis virksomheden ønsker sygefraværet vist på lønsedlen er dette muligt ved registrering af timerne på en løntransaktion på lønart Løntransaktion for medarbejderen: 3101 Sygetimer udfyldes udfyldes udfyldes Ansættelse over 8 uger. Arbejdsgiveren udbetaler sygedagpengesats i op til 30 dg. De aktuelle sygedagpengesatser findes i håndbogen Generelt og Satser Der beregnes feriepenge, sh-opsparing og pensionsopsparing af sygedagpengene. Løntransaktion for medarbejderen: 3146 Sygedagpenge udfyldes udfyldes udfyldes Er man omfattet af overenskomsten, er sygedagpenge betalt af arbejdsgiver pensionsberettigede. Derfor skal man benytte følgende lønart: Løntransaktion for medarbejderen: 3141 Sygedagpenge udfyldes udfyldes udfyldes ProLøn-Dansk Side 24

25 Feriegodtgørelse under sygdom Har en ansat ret til fuld løn under sygdom, er virksomheden under sygdom i mere end 1 dag og forpligtet til at yde feriegodtgørelse. Dette gælder også, selvom den ansatte er overgået til sygedagpenge fra det offentlige, hvis gældende overenskomst fraviger dette. Beregningsgrundlaget for feriegodtgørelsen er gennemsnitslønnen i de seneste 4 uger før sygdommens indtræden. Eksempel på løntransaktion for en medarbejder med en gennemsnitlig timeløn på 130 kr.: 9385 Sygeferiepenge udfyldes 16,25 udfyldes Kontakt ProLøn A/S på telefon , hvis I har behov for hjælp til beregningen. ProLøn-Dansk Side 25

26 Barns 1. sygedag Er man omfattet af overenskomst med CAD Arbejdsgiverforening/Dansk Metal gælder følgende: Til medarbejdere med 9 måneders anciennitet og ansatte under uddannelse indrømmes der frihed, når dette er nødvendigt af hensyn til pasning af syge hjemmeværende barn/børn under 14 år. Der ydes betaling som ved egen sygdom på barns 1. sygedag. Friheden omfatter kun den ene af barnets forældre og alene barnets første sygedag. Eksempel på løntransaktion for medarbejderen: 3311 Barns 1. sygedag udfyldes udfyldes udfyldes Barns hospitalsindlæggelse Til medarbejdere og ansatte under uddannelse er der mulighed for at opnå en uges løn pr. år ved indlæggelse på sygehuset sammen med barn under 14 år. Dette gælder for den ene af forældrene. Ved lønindberetning anvendes samme lønart, som ved barns 1. sygedag. Eksempel på løntransaktion for en medarbejder, som er indlagt sammen med sit barn: 3311 Barns 1. sygedag udfyldes udfyldes udfyldes ProLøn-Dansk Side 26

27 Barsel Arbejdsgiveren betaler til medarbejdere, der på det forventede fødselstidspunkt har 9 måneders anciennitet, løn under fravær på grund af graviditetsorlov, barselsorlov, forældreorlov og fædreorlov. Graviditets- og barselsorlov Fra 4 uger før forventet fødsel og indtil 14 uger efter fødsel er kvindelige ansatte berettiget til fuld løn i graviditetsorloven og barselsorloven. Fuld løn svarer til den løn, den pågældende ville have oppebåret i perioden. Eksempel på løntransaktion for medarbejderen: 3161 Løn barsel udfyldes udfyldes udfyldes Ekstra pensionsbidrag under barselsorlov (14 uger) Under de 14 ugers barselsorlov indbetales et ekstra pensionsbidrag til medarbejdere med 9 måneders anciennitet på det forventede fødselstidspunkt: Bidraget udgør pr. 1/ kr. 12,75 pr. time (arb.giver betaler kr. 8,50 og medarb. kr. 4,25). Eksempel på løntransaktion ved medarbejderens øgede pensionsbidrag 8921 Reg. arbm.pension udfyldes 4,25 udfyldes Eksempel på løntransaktion arbejdsgiverens øgede pensionsbidrag 8920 Reg. arbm.pension arbg. udfyldes 8,50 udfyldes Forældreorlov Fra 1. juli 2014 gælder følgende: Arbejdsgiveren yder endvidere betaling under forældreorlov i indtil 13 uger. Af disse 13 uger har hver af forældrene ret til at holde 5 uger. Holdes orloven, der er reserveret den enkelte forælder, bortfalder betalingerne. De resterende 3 ugers orlov ydes enten til den ene eller den anden forælder. De 13 uger skal afholdes inde for 52 uger efter fødslen. Medmindre andet aftales, skal de 13 uger varsles med 3 uger. Hver af forældrenes orlov kan maksimalt deles i to perioder, medmindre andet aftales. Det er en forudsætning for betalingen, at arbejdsgiveren er berettiget til refusion svarende til den maksimale dagpengesats. Såfremt refusionen måtte være mindre, nedsættes betaling til medarbejderen tilsvarende. ProLøn-Dansk Side 27

28 Fædreorlov Mandlige ansatte under overenskomsten med CAD Arbejdsgiverforening/Dansk Metal, der på det forventede fødselstidspunkt har været beskæftiget i mindst 9 måneder, har ret til fuld løn under fædreorlov i indtil 2 uger. Fuld løn svarer til den løn den pågældende ville have oppebåret i perioden. Eksempel på løntransaktion for medarbejderen: 3161 Løn barsel udfyldes udfyldes udfyldes Orlov derudover Såfremt medarbejderen ønsker at holde yderligere orlov, er det på dagpenge fra bopælskommunen. ProLøn-Dansk Side 28