Referat. Plan- og Boligudvalget. Møde nr.: 2/2017 Dannet den: Tirsdag den Mødedato: Mandag den Mødetidspunkt: 17:00-18:00

Transkript

1 Referat Plan- og Boligudvalget Møde nr.: 2/2017 Dannet den: Tirsdag den Mødedato: Mandag den Mødetidspunkt: 17:00-18:00 Mødested: Rønnedevej Medlemmer Per Roos (hjpero) V Lisbeth Andersen (hjlika) A Mette Ahm-Petersen (hjmeta) A Timo Jensen (tije) V Anders Weber (anwe) O Torben Lollike (tlo) B Kisser Franciska Lehnert (hjkile) Fraværende Bemærkninger

2 Side 1 Indholdsfortegnelse Punkt nr. Side 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 27. februar Forlængelse af lejekontrakt med kolonihaveforbundet (PBU) Forslag til lokalplan Boliger i Sct. Hansgade og kommuneplantillæg nr. 7 til Kommuneplan Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til renovering af Byskovskolen afd. Benløse bygning Orientering om dispensationer og afslag fra byggeloven 2. halvår Orientering om dialogmøder med de almene boligorganisationer Orientering fra formand og direktør - februar Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til kontraktindgåelse for ESCO-hovedanalyse...19

3 Side 2 1. Godkendelse af dagsorden for mødet den 27. februar 2017 Åben sag Sagsid: 13/28198 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Godkendt med undtagelse af sag om forlængelse af lejekontrakt med Kolonihaveforbundet, der udsættes til næste udvalgsmøde i marts.

4 Side 3 2. Forlængelse af lejekontrakt med kolonihaveforbundet (PBU) Åben sag Sagsid: 16/4148 Sagen afgøres i: Økonomiudvalget Bilag: 1 Bilag 1 - Henvendelse fra kolonihaveforbundet. (143710/16) 2 Bilag 2 - Gældende lejekontrakt med kolonihaveforbundet (143716/16) 3 Bilag 3 - Ny lejekontrakt med Kolonihaveforbundet. (143741/16) 4 Bilag 4 - Mail fra Kolonihaveforbundet af (171048/16) 5 Bilag 5 - Lejekontrakt med Kolonihaveforbundet. (171049/16) 6 Bilag 6 - Kolonihaveforbundet godkendelse af lejekontrakt. (12102/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Kolonihaveforbundet har den 11. februar 2016 henvendt sig til administrationen bilag 1, på vegne af kolonihaveforbundets Midt- og Østsjællands Kreds, om en forlængelse af lejekontrakten for havekolonier gældende fra den 1. januar Sagen fremlægges til stillingstagen om forlængelse af lejekontrakten for kolonihaver som følge af henvendelsen. Beskrivelse af sagen Den oprindelige kontrakt, der udløber den 31. december 2016, blev indgået i 1987, hvortil der i 1993 blev tilføjet et tillæg for 2. etape af Hjortemosen. Den 5. maj 2014 pkt. 23 godkendte Økonomiudvalget en ændring af byggereglerne i punkt 12, hvormed der blev underskrevet en ny kontrakt bilag 2. Kontrakten omfatter kolonihaveforeningerne Hjortemosen, Heimdal, Rønnedestien, Balstrupvænge, Ærtevangen, Virkelyst og Kildebo, der alle er medlemmer af Kolonihaveforbundet og Kolonihaveforbundets Midt- og Østsjællands Kreds. Siden administrationen modtog henvendelsen i februar måned, har der været en dialog mellem Kolonihaveforbundet og administrationen om kontrakten. Kolonihaveforbundets anmodning om at få tilføjet tekst om vurderingsregler og ventelister er imødekommet ud fra den ønskede tekst, idet teksten derved lever op til gældende regler for området. Essensen af rettelserne/tilføjelserne er:

5 Side 4 punkt 1, Køgevej afd. II, navnet er ændret til Rønnedestien, da kolonihaveforeningen har skiftet navn, punkt 4 og 5, lejekontraktens varighed er sat til 30 år gældende fra 1. januar december 2046 ligesom den tidligere kontrakt, er rettet, punkt 5 og 6, henvisning til kolonihavelovens bestemmelser ved nedlæggelse og eller delvis nedlæggelse af kolonihaver er tilføjet, punkt 12, punktet om grunde over 200m² må bebyggelsen maximalt udgøre 40m², er rettet efter ønske fra kolonihaveforbundet fra grunde over 200m² må grunden bebygges med 10 %, dog maksimalt 40m², punkt 12, sokler/fundament, er tilføjet som særskilt punkt, punkt 14, vurdering af kolonihavehuse, er tilføjet, punkt 15, spildevand, er tilføjet, punkt 17, regulering af lejen er ændret fra at ske efter kapitelstakst til efter Danmarks Statistiks offentliggjorte forbrugerprisindeks for oktober måned, punkt 18, ventelister, er tilføjet, punkt 21, underskrift er rettet til forbundets formand underskriver i stedet for kredsens formand, efter ønske fra kolonihaveforbundet. Gennem hele kontrakten er der konsekvensrettet fra Ringsted Kreds til Midt- og Østsjællands Kreds. Den nye lejekontrakt er tilrettet, så den lever op til bestemmelserne i kolonihaveloven og kolonihaveforbundets vurderingsregler. Udkast til ny lejekontrakt med ny tekst kan ses som bilag 3. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Det er administrationens vurdering, at kontrakten mellem Ringsted Kommune og Kolonihaveforbundets kreds hidtil ikke har givet problemer for kommunen. Administrationen har ingen planer om eller interesse i at anvende de omhandlende kolonihaveområder til andet formål. Administrationen vurderer, at det er godt at få gjort lejekontrakten tidssvarende, og at kolonihaveforbundets henvendelse om forlængelse af kontrakt for en ny 30 årig periode bør imødekommes. Indstilling Direktionen indstiller, at kontrakten godkendes, som den foreligger i bilag 3. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt. Beslutning i Økonomiudvalget den Sendes tilbage til yderligere behandling.

6 Side 5 Supplerende sagsfremstilling Økonomiudvalget sendte sagen tilbage til administrationen den 29. november 2016 til yderligere behandling. Administrationen har efter publicering af dagsordenen til Plan- og Boligudvalget den 28. november 2016, punkt 3 modtaget endnu et ønske fra Kolonihaveforbundet pr. mail den 17. november 2016, om tilføjelse af mulighed for etablering af samletanke i kolonihaverne, ansøgningen fremgår af bilag 4. Administrationen har været i dialog med Ringsted Forsyning, da opkrævning af samletanke sker hos Ringsted Forsyning. De enkelte havekoloniforeninger ligger på én matrikel og er dermed ikke registreret som særskilt ejendom i BBR. Dette betyder, at Ringsted Forsyning ved opkrævning for tømning af spildevandstanke skal opkræve hos lejeren. Såfremt en lejer/kolonihaveejer ikke betaler for opkrævning af spildevandstank, vil kravet automatisk blive videresendt til opkrævning af kommunen, da kommunen er ejer af matriklen. Administrationen har taget højde for problemstillingen ved at sikre sig i kontrakten, at kolonihaveforbundet afholder de udgifter, der er forbundet med etablering af samletanke og hæfter for eventuelle krav, der ikke betales af den enkelte kolonihave ejer. Administrationen har tilpasset teksten om etablering af spildevandstanke i en ny kontrakt, se bilag 5 her er punkt 15, spildevand ændret til følgende tekst: Kolonihaveforeningerne er ikke omfattet af Ringsted Kommunes spildevandsplan. De enkelte kolonihaver må ikke udlede spildevand, dog kan der etableres samletank efter de gældende regler herom. Udgifter forbundet med etablering af samletanke samt opkrævning af tømning er Ringsted Kommune som ejer uvedkommende. Kolonihaveforbundet afholder de udgifter, der er forbundet med etablering af samletanke og hæfter for eventuelle krav, der ikke betales af den enkelte kolonihave ejer. Direktionen indstiller, at kontrakten godkendes, som den foreligger i bilag 5. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Sagen udsættes. Ej til stede: Mette Ahm-Petersen Supplerende sagsfremstilling Plan- og Boligudvalget udsatte den 23. januar 2017 pkt. 4 sagen og sendte den tilbage til administrationen til yderligere behandling. Administrationen har den 24. januar 2017 haft lejekontrakten, som den foreligger i bilag 5, til høring hos Kolonihaveforbundet. Kolonihaveforbundet har godkendt lejekontraktens indhold, godkendelsen fremgår i bilag 6. Direktionen indstiller, at kontrakten godkendes, som den foreligger i bilag 5. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Punktet blev udsat

7 Side 6 3. Forslag til lokalplan Boliger i Sct. Hansgade og kommuneplantillæg nr. 7 til Kommuneplan Åben sag Sagsid: 16/18701 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: 1 Bilag 1 - Lokalplan 288 forslag pdf (11456/17) 2 Bilag 2 - Forslag Kommuneplantillæg nr. 7 (11405/17) 3 Bilag 3 - Forslag Screening for miljøpåvirkning af lokalplan 288.pdf (11404/17) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på at tage stilling til Forslag til Lokalplan 288 Boliger ved Sct. Hansgade og tillæg nr. 7 til Kommuneplan med henblik på udsendelse i offentlig høring i 8 uger. Beskrivelse af sagen Ejeren af området har ønsket at bygge nye boliger på det areal, der ligger bagved Sct. Hansgade 22 og 22b, samt bevare de to forhuse i lokalplanområdet. På den baggrund har Plan- og Boligudvalget besluttet, at der skal udarbejdes ny lokalplan for Sct. Hansgade 22 og 22b, samt et område i baggårdene til disse ejendomme. Lokalplanen er prioriteret som nr. 7 på Plan- og Boligudvalgets prioriteringsliste. X

8 Side 7 Lokalplanområdets placering på Sct. Hansgade. Ejendommene i lokalplanområdet anvendes i dag til boliger, og butiksformål, som er placeret i stueetagen i de to forhuse, der vender ud mod Sct. Hansgade, der er en del af Ringsted bymidtes strøggader. Forslag til Lokalplan 288 (Bilag 1) har til formål at sikre, at ejendommene i lokalplanområdets 2 delområder fremover kan anvendes til: Delområde 1 - forhusene: Butikker og visse lettere erhvervsformål i stueetagen og på første etage og boligformål på de øvrige etager. Bygningerne i dette område består af de eksisterende bygninger. Lokalplanen indeholder bestemmelser om, at eksisterende bebyggelse skal bevares i den nuværende form, eller nyopføres i en tilsvarende form, så udtrykket mod Sct. Hansgade bevares med facadelinje i matrikelskel mod vej og sammenbyggede facader. Herudover bevares gårdrummets pigstensbelægning og bagfacaden til forhusbebyggelsen. Delområde 2 - baghusene: Nyt byggeri med boligformål på alle etager. Lokalplanen indeholder bestemmelser om bebyggelsesprocent, byggefelter, materialevalg, bygningshøjder, etageantal, parkeringskælder, mv. Lokalplanen sikrer, at der kan etableres det nødvendige antal parkeringspladser i overensstemmelse med kommuneplanens bestemmelser 1 parkeringsplads pr. bolig. Lokalplanområdet vejbetjenes via porten i Sct. Hansgade 22B (delområde 1), og via den offentlige parkeringsplads mellem Sct. Hansgade og Tinggade (delområde 2). Lokalplanen er udarbejdet i samarbejde med ejeren af lokalplanområdet og dennes rådgiver, som kan tilslutte sig de overordnede linjer i forslaget.

9 Side 8 Lokalplanområdet ligger inden for kommuneplanens rammeområde 1C4 Bymidten. Forslag til Kommuneplantillæg nr. 7 til Kommuneplan (Bilag 2) overfører lokalplanområdet til eget rammeområde 1C10 Bag Sct. Hansgade. Det nye rammeområde indeholder bestemmelser for lokalplanlægningen, der muliggør udnyttelsen af området, således som ejer ønsker. Herunder en bebyggelsesprocent på 165 og en bebyggelse på op til 5 etager. Idet Lokalplan 288 samt kommuneplantillæg fastsætter rammerne for fremtidige anvendelse af området, er de omfattet af Lov om miljøvurdering af planer og programmer (LBK nr. 939 af 3. juli 2013) 3, stk. 1, nr. 3. Der skal ifølge loven kun gennemføres en miljøvurdering, hvis det vurderes, at planens gennemførelse kan få væsentlig indvirkning på miljøet. Administrationen har foretaget en miljøscreening (Bilag 3) af planerne for at vurdere virkningen på det omgivende miljø. Inddragelse og høring Plan- og Boligudvalget behandler forslagene med henblik på eventuelt at udsende forslagene i 8 ugers offentlig høring. Forslagene annonceres på Ringsted Kommunes hjemmeside, på Plansystem.dk, samt udsendes til naboer og andre med retlig interesse i sagen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at Lokalplan 288 og Kommuneplantillæg nr. 7 er i overensstemmelse med kommuneplanens mål for Ringsted Bymidte. Kommuneplanen indeholder et mål om fortætning af bymidten ved at give mulighed for opførelse af boliger. Endelig har administrationen på baggrund af screeningen vurderet, at planerne ikke vil påvirke miljøet væsentligt, og der i henhold til Lov om miljøvurdering af planer og programmer således ikke skal udarbejdes en egentlig miljøvurdering. Planerne fastlægger anvendelsen af et mindre område på lokalt plan og indeholder begrænsede ændringer i forhold til eksisterende grundlag. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at Forslag til Kommuneplantillæg nr. 7 til Kommuneplan udsendes i 8 ugers offentlig høring, 2. at Forslag til Lokalplan 288 Boliger i Sct. Hansgade udsendes i 8 ugers offentlig høring, 3. at der ikke udarbejdes en miljøvurdering af projektet, der er omfattet af Kommuneplantillæg nr. 7 og Lokalplan 288. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Godkendt.

10 Side 9 4. Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til renovering af Byskovskolen afd. Benløse bygning 64 Åben sag Sagsid: 17/1898 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: 1 Bilag 1 - løsningsmuligheder_samlet (12618/17) 2 Bilag 2 - Procesplan for det videre forløb for renoveringen af Bygning 64 (2).pdf (12769/17) 3 Bilag 3 - ombygning 64 plantegning (14785/17) Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling x x Beslutning x BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på, at tage stilling til anlægsbevilling til renovering af Byskovskolen afd. Benløse, bygning 64, samt til afsættelse af rådighedsbeløb til finansiering af bevillingen. Beskrivelse af sagen Som beskrevet i Byrådets dagsorden af 21. juni 2016, punkt 28, er det konstateret, at gasbetondækket i bygning 64 på Byskovskolen flere steder har omfattende afskallinger i undersiden af dækket. Der er derfor udarbejdet en ingeniørrapport af ALFA Ingeniører med tre forslag, som er fremlagt og gennemgået på et politisk temamøde den 19. december 2016 bilag 1. På temamødet var Plan- og Boligudvalget samt Børne- og Undervisningsudvalget enige om at indstille, at der arbejdes videre med scenarie 2. Scenarie 2 omhandler nedlæggelse af den nuværende krybekælder samt at alle nedslidte vand-, varme- og elinstallationer, som ligger under det eksisterende gulvkonstruktion, fjernes. Installationerne gøres i stedet synlige eller alternativt lægges i installationskanaler, hvilket vil øge tilgængeligheden. Derudover vil der blive installeret et nyt ventilationsanlæg i forbindelse med renoveringen, hvorved der fås et anlæg, som er dimensioneret til den nyrenoverede bygning samtidig med, at det AT-påbud, som er modtaget fra Arbejdstilsynet i juni 2015, indfries. I forbindelse med valget af scenarie 2 er administrationen blevet bedt om at undersøge, hvilke muligheder der kunne være for at flytte rundt på eksisterende vægge og derved at gøre bygningen mere tidssvarende. Samtidig har administrationen været i dialog med både skole og idrætsforeninger om behov og ønsker i forbindelse med renoveringen. Der har været afholdt to dialogmøder med skolen, hvor der har været drøftet de muligheder og ønsker, som skolen havde. Skolen har ligeledes afholdt møde med skolebestyrelsen og skolens personale om hvilket behov og ønsker, som de måtte have. x

11 Side 10 Skolens ønsker handler om se plantegning 2: at åbne to klasselokaler op og inddrage gangarealet, hvorved man får et område, der er imødekommende og kan anvendes til fordybelse, fællesarrangementer eller hygge for elever derudover ønskes tre større ens lokaler, som vender ud mod skolegården fire øvrige klasselokaler på modsatte side åbnes med skydedøre, så man kan udnytte de muligheder det giver i gymnastiksalen flyttes den ene badesektion, så der bliver badefunktion i den ene side og nye depotrum i den anden side toiletforholdene bliver flyttet til en samlet kerne, og derved bliver det muligt at etablere flere toiletter samt et handicaptoilet. Der har ligeledes været afholdt dialog møde med fritidsbrugerne og Erhverv-, Fritid- og Kommunikationscenteret, hvor det blev drøftet, hvorvidt fritidsbrugerne kunne se sig ind i de ændringer, som skolen havde ønske om. Fritidsbrugerne så det som en fordel med den ombygning, som er forslået fra administrationens og skolens side af. Administrationen har udarbejdet en procesplan bilag 2, med forventet byggestart primo juli 2017 og forventet aflevering ultimo december Plantegning 1: Nuværende indretning

12 Side 11 Plantegning 2: viser hvor det er muligt at flytte lette vægge, uden det får betydning for bygningen. Plantegning 3: viser de ønsker, der er kommet fra skolen og fritidsbrugerne af, og som vurderes at være muligt indenfor det afsatte anlægsbudget. Der er også ved denne løsning set på, om det er muligt ud fra, hvordan bygningen er konstrueret. Budget for scenarie 2: Anlægsudgifter inkl. leje af pavilloner i 2019 Honorar, intern Honorar, ekstern 11,400 mio. kr. 0,300 mio. kr. 1,450 mio. kr.

13 Side 12 Uforudsete Budgetoverslag, i alt excl. moms 1,650 mio. kr. 14,800 mio. kr. Inddragelse og høring Skolen og fritidsbrugerne har været indkaldt til dialogmøder om behov og ønsker i forbindelse med en mulig renovering af bygning 64. De berørte parter vil derudover blive inddraget og informeret i forbindelse med, at administrationen udarbejder projektbeskrivelse samt under gennemførelse af genopretning/ renovering af Byskovskolen, afd. Benløse, bygning 64. Økonomi Der søges om en anlægsbevilling til udgifter til renoveringsprojekt på Byskovskolen, afd. Benløse, bygning 64 på 14,8 mio. kr. Der er ikke afsat rådighedsbeløb til renovering på Byskovskolen, afd. Benløse, bygning 64 i budgettet. Anlægsbevillingen foreslås i stedet finansieret, dels ved at overføre et uforbrugt og udisponeret rådighedsbeløb på 13,793 mio. kr. fra anlægsprojektet Vedligeholdelsesefterslæb kommunale skoler, anlægsprogram 238 og dels ved at overføre uforbrugte restbevillinger på 1,007 mio. kr. fra anlægsprojektet Genopretning af bygninger 2014, anlægsprogram 175. Anlægsprojektet Genopretning af bygninger 2014 er afsluttet, og der vil blive forelagt et anlægsregnskab i forbindelse med årsafslutningen for regnskabsåret Der er ikke afsat midler til afledte drift, som fra 2019, vil udgøre ca. 0,1 mio. kr. De afledte driftsomkostninger stiger, da der vil blive installeret et nyt ventilationsanlæg. Ventilationsanlægget vil medføre en ekstra omkostning i forhold til den nuværende driftsbevilling hos Ejendomsstaben. Det foreslås, at denne afledte driftsomkostning medtages i den kommende budgetproces for budget 2018 med virkning fra budget Vurdering Ved at igangsætte renoveringsprojektet hurtigst muligt, det vil sige primo juli 2017, vil det fremme byggeperioden og mindske lejen af de midlertidige pavilloner, der er opstillet for kunne opretholde undervisningen. Ved at arbejde videre med scenarie 2, vil skolen stå med en funktionel bygning, som lever op til de ønsker, skolen har, set ud fra den mulige økonomiske ramme. Bygningen vil fremstå gennemrenoveret, da bygningen fik nyt tag, samt at der ligeledes er udskiftet en stor del af de gamle vinduer for ca. 12 år siden. Bygningen vil leve op til de nye energikrav i forhold til gulvsamt loftkonstruktionen, som beskrevet i bygningsreglement 2015 når man skal renovere og efterisolere. Indstilling Direktionen indstiller, til Børne- og Undervisningsudvalget: 1. at orienteringen tages til efterretning. Direktionen indstiller, til Plan- og Boligudvalget: 1. at der gives en anlægsbevilling på 14,8 mio. kr. til renoveringsprojekt på Byskovskolen, afd. Benløse, bygning 64,

14 Side at anlægsbevillingen finansieres delvist ved at overføre ubrugt rådighedsbeløb på 13,793 mio. kr. fra anlægsprojektet Vedligeholdelsesefterslæb kommunale skoler, 3. at anlægsbevillingen finansieres delvist ved at overføre uforbrugte restbevillinger fra Genopretning bygninger 2014 på 1,007 mio. kr. Beslutning i Børne- og Undervisningsudvalget den Taget til efterretning med bemærkning om at udvalget anbefaler, at medtage skolens og fritidsbrugernes ønsker som beskrevet i plantegning 3. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt.

15 Side Orientering om dispensationer og afslag fra byggeloven 2. halvår 2016 Åben sag Sagsid: 16/18896 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: 1 Bilag 1 Dispensationer og afslag 2. halvår 2016 (12422/17) Indledning Sagsgang Orientering Indstilling Beslutning BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Plan- og Boligudvalget har bemyndiget administrationen til at træffe afgørelser i forbindelse med ansøgning om dispensationer fra Byggeloven med dertil knyttede regulativer, deklarationer samt bebyggelsesregulerende bestemmelser i lokalplaner og nedrivningstilladelser til bygninger med bevaringsværdi 4. Sagen fremlægges på baggrund af udvalgsbeslutning den 18. februar 2014, hvor udvalget anmodede om halvårlig orientering om afslag og dispensationer mv. Beskrivelse af sagen Administrationen har i perioden den 1. juli til den 31. december 2016 i forbindelse med byggesagsbehandlingen givet 4 afslag, 18 dispensationer og udstedt 3 nedrivningstilladelser til bygninger med bevaringsværdi 4, jf. bilag. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Sagen har ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering Administrationen vurderer, at antallet af dispensationer og helhedsvurderinger i andet halvår 2016 ligger over det normale niveau. Dette skal dog ses i forlængelse af en generel stigning i byggeaktivitet i kommunen. Der er derudover en naturlig variation i antallet af disse sager, som følge af hvor der bygges, de konkrete plangrundlag, de enkelte byggeprojekter osv. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Taget til efterretning. X

16 Side Orientering om dialogmøder med de almene boligorganisationer 2016 Åben sag Sagsid: 16/8975 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: 1 Referat af det politiske møde mellem boligselskaberne og RK docx (9727/17) Indledning Sagsgang BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Orientering X X Indstilling Beslutning BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Byrådet skal føre tilsyn med de almene boligorganisationer (Almenboligloven 164). Sagen fremlægges med henblik på at give en kort orientering om drøftelserne fra dialogmøder afholdt med boligorganisationerne i perioden november 2016 januar Beskrivelse af sagen Vej & Ejendomscentret samt Social- & Sundhedscentret har i november og december 2016 afholdt i alt fire dialogmøder med boligorganisationerne i Ringsted Kommune. Der er afholdt dialogmøder med: Andelsboligforeningen af 1941 Boligselskabet Sjælland Ringsted Boligselskab ved DAB Ringsted Socialfilantropiske Boligselskab Der er ikke afholdt dialogmøde med Vestsjællands Almene Boligselskab, da der ikke er lovkrav om dette, fordi hovedorganisationen ikke har hjemsted i Ringsted Kommune. Desuden har der været afholdt et politisk møde den 10. januar 2017 mellem boligorganisationerne og Ringsted Kommune. På baggrund af møderne er indtrykket, at samarbejdet fungerer godt, og at der er en konstruktiv dialog mellem kommunen og boligorganisationerne. I år har administrationen tilbudt at holde dialogmøderne hos boligorganisationerne, hvis boligorganisationerne har ønsket dette. Tilbuddet er blevet taget positivt i mod af størstedelen af boligselskaberne. Derfor vil dette også tilbydes ved dialogmøderne i Andelsboligforeningen af 1941 Mødet blev afholdt den 30. november 2016 hos boligselskabet. Andelsboligforeningen af 1941 oplever få fraflytninger og stigende ventelister. Der er ikke væsentlige bemærkninger til

17 Side 16 regnskabet. Andelsboligforeningen har gang i flere nybyggerier i Ringsted, og er betænkelig ved den kommende beboersammensætning ved Bataljonen, fordi kommunen ønsker anvisning til 40 små og billige boliger. Boligselskabet foreslår ansættelse af en boligsocial medarbejder. Boligselskabet Sjælland Mødet blev afholdt den 20. december 2016 hos boligselskabet. Der er ingen bemærkninger til boligselskabets regnskab. I Landsbyggefondens styringsrapport indgår bl.a. et afsnit om kritiske nøgletal. Der er kritiske nøgletal i forhold til Margrethegården vedr. fraflytning og tomgangsleje. Dette skyldes genhusning og forberedelse af renoveringsprojekt. Boligselskabet er opmærksome på dette og er i gang med at udarbejde en helhedsplan. Der opleves ingen problemer i forhold til at få udlejet boligerne. Boligselskabet Sjælland fik afslag på deres oprindelige renoveringsplan af Margrethegården fra Landsbyggefonden, og er nu i gang med et nyt projekt med beboerhøring den 23. januar Boligselskabet har ønsket at bygge flere boliger, men det er ikke muligt, fordi der ville mangle parkeringspladser. Derudover er der stor fokus på nybyggeri, og boligselskabet planlægger bl.a. at bygge på Køgevej. Ringsted Boligselskab ved DAB Mødet blev afholdt den 5. december 2016 hos boligselskabet. Boligselskabet oplever udfordringer i forhold til Sønderpark, og der skal udarbejdes en helhedsplan for afdelingen i Der opleves problemer med at udleje boliger i Ørslev og Sneslev, og boligselskabet overvejer salg af de almene boliger i Ørslev. Boligselskabets regnskab giver ikke anledning til bemærkninger. Ringsted Socialfilantropisk Selskab Mødet blev afholdt den 19. december 2016 hos Social- og Sundhedscentret. Boligselskabets regnskab er ikke indberettet i Landsbyggefondens database, hvilket er lovpligtigt. Det betyder, at administrationen ikke har kunnet tilkendegive, at regnskabet er gennemgået i Landsbyggefondens database. Regnskabet er efterfølgende gennemgået mellem Vej- & Ejendomscentret og boligselskabet, uden at det har givet anledning til bemærkninger eller kommentarer fra kommunens tilsyn. Boligselskabet er ved at omdanne flere boliger til handicapboliger i Korsevænget fortrinsvis rettet mod enlige. Politisk møde Der blev afholdt politisk møde den 10. januar Mødet blev indledt med et oplæg fra Leif Tøiberg fra Landsbyggefonden, som fortalte om støttemuligheder til almene boliger. Der blev orienteret om de afholdte dialogmøder samt budgetkrævende initiativer. Desuden blev kollektive bofællesskaber drøftet. Det blev understreget, at kommunen ønsker kollektive bofællesskaber, og at der ønskes en hurtig løsning. Møder vedr. kollektive bofællesskaber Der er afholdt møde med Boligselskabet Sjælland den 19. januar 2017, hvor der blev drøftet forslag til en samarbejdsaftale. Boligselskabet vil gerne hjælpe Ringsted Kommune med at oprette kollektive bofællesskaber, men der er en forudsætning om, at de andre boligselskaber også inddrages. Administrationen har derudover aftalt et møde den 20. februar 2017 med Ringsted Boligselskab ved DAB. Inddragelse og høring Ingen

18 Side 17 Økonomi Ingen bevillingsmæssige konsekvenser. Vurdering På baggrund af de afholdte dialogmøder vurderer administrationen, at boligorganisationerne i Ringsted Kommune generelt er velfungerende og har en sund økonomi. Kommunens tilsyn har ikke givet anledning til bemærkninger. På dialogmøderne har det været positive tilbagemeldinger vedr. samarbejdet med det opsøgende team i Socialpsykiatrien, og der vurderes ikke at være behov for yderligere tiltag. Den samlede vurdering er, at samarbejdet mellem boligforeningerne og kommunen fungerer godt, ikke mindst set i lyset af de konstruktive dialogmøder. Indstilling Direktionen indstiller, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning i Social- og Arbejdsmarkedsudvalget den Taget til efterretning Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Taget til efterretning.

19 Side Orientering fra formand og direktør - februar 2017 Åben sag Sagsid: 13/28194 Sagen afgøres i: Plan- og Boligudvalget Bilag: Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Intet.

20 Side Anlægsbevilling og rådighedsbeløb til kontraktindgåelse for ESCO-hovedanalyse Åben sag Sagsid: 17/3057 Sagen afgøres i: Byrådet Bilag: Indledning Sagsgang Orientering BY ØK ÆGU PBU KMU BUU KTU SAMU Indstilling X X Beslutning X BY=Byråd, ØK=Økonomiudvalg, ÆGU=Ældre- og Genoptræningsudvalg, PBU=Plan- og Boligudvalg, KMU=Klima- og Miljøudvalg, BUU=Børne- og Undervisningsudvalg, KTU=Kulturog Trivselsudvalg, SAMU=Social- og Arbejdsmarkedsudvalg Sagen fremlægges med henblik på at tage stilling til anlægsbevilling til udførelse af ESCO hovedanalyse på den samlede ejendomsportefølje, samt til afsættelse af rådighedsbeløb til finansiering af bevillingen. Beskrivelse af sagen I 2015 blev der udført en for-analyse som viste, at der var potentiale for at udføre energirenovering i form af et ESCO-projekt i Ringsted Kommune. Efterfølgende besluttede byrådet (Punkt 11, 11. januar 2016), at give en anlægsbevilling til hovedanalyse af kommunens ejendomme. Til dette formål blev afsat 0,5 mio. kr. ESCO-projektet har været sendt i EU-udbud november Der er indkommet 3 tilbud, som er vurderet efter præmisserne i et EU-udbud. Der er foretaget sammenligning af tilbuddene på baggrund af i alt 23 objektive tildelingskriterier. På baggrund af den samlede vurdering har rådgiver og administration valgt Kemp & Lauritzen som leverandør til udførelse af hovedanalysen. Minimumskravet om, at der stilles garanti for energieffektiviseringerne i hele afskrivningsperioden for investeringerne, har været en væsentlig faktor for tildelingen. Prisen for delkriteriet "Energianalyse af det samlede ESCO-projekt" blev 0,995 mio. kr., hvilket er 0,495 mio. kr. højere end anlægsbevillingen, som blev givet af byrådet i 2016 (Punkt 11, 11. januar 2016). Prisen for hovedanalysen blev i 2016 vurderet ud fra kvadratmeterprisen for tidligere ESCOprojekter, som er blevet udført indenfor de sidste ca. 10 år. At ESCO-projektet for Ringsted Kommune har en højere kvadratmeterpris for hovedanalysen kan skyldes: At der, ud over de sædvanlige energibesparende tiltag, er administrativt valgt, at der ligeledes indgår vurdering af vedligeholdelsesefterslæb. (Efterslæbet fremgår af Rambøll-rapport fra 2015)

21 Side 20 At vilkår for ESCO-projekter kan være forskellige afhængig af kommunernes udgangspunkt. F.eks. at man i nogle kommuner kun vælger at fokuserer på skoler, hvor der i Ringsted Kommune indgår en omfattende og bred bygningsportefølje. Dette betyder, at der en større variation i bygningsmassens brug og oprindelse, samt at der er flere enheder som skal besøges og vurderes. Status er, at ESCO projektet i Ringsted Kommune er nået til fasen for hovedanalyse, og der skal indgås kontrakt for at igangsætte denne i indeværende år. ESCO-projektet er opbygget i 3 faser: Hovedanalyse af energibesparelsespotentiale Implementering (Entreprisefase) Drift og Garanti ESCO leverandøren udfører hovedanalyse på de udvalgte ejendomme, hvorefter der udarbejdes et katalog for hver ejendom. Af kataloget fremgår hvilke tiltag der kan udføres, hvilken garanteret energibesparelse der kan opnås, samt den samlede investering. Når resultatet af hovedanalysen foreligger i efteråret 2017, skal det politisk besluttes om Ringsted Kommune skal indgå kontrakt med ESCO-leverandøren for implementering af hele eller dele af de foreslåede tiltag. Denne beslutningsproces fremgår af nedenstående proceslinje: Såfremt det besluttes, at der ikke skal indgås kontrakt med ESCO leverandøren, har Ringsted Kommune ejerskab til de udarbejdede kataloger. Disse kataloger kan anvendes som beslutningsgrundlag for intern udførelse af hele eller dele af de foreslåede tiltag, men uden ESCO-leverandørens garanti. Inddragelse og høring Ingen. Økonomi Der søges om anlægsbevilling til udgifter på 0,495 mio. kr. Anlægsbevillingen foreslås finansieret ved at overføre et u-forbrugt og u-disponeret restrådighedsbeløb fra anlægsprojektet Energibesparende foranstaltninger Nebs Møllegård på 0,267 mio. kr. Bevillingen vil i givet fald være fuld disponeret.

22 Side 21 De resterende 0,228 mio.kr foreslås finansieret fra puljen Genopretning af bygninger 2017 på 8,0 mio. kr. Af denne pulje er der afsat mio. kr. til delprojekt Til akut genopretning. Ved bevilling af 0,228 mio. kr. til hovedanalysen fra Til akut genopretning efterlades en restbevilling på 1,315 mio. kr. til genopretningsprojekter. Finansiering af hovedanalysen opsummeres nedenstående: Finansiering Bevilliget af byrådet Beløb Afsat til hovedanalyse Punkt 11, 11. januar ,5 mio. kr. U-forbrugte midler fra anlægsprojektet Energibesparende foranstaltninger Nebs Møllegård Punkt 12, 9. januar ,267 mio. kr. Genopretning af bygninger 2017 Punkt 13, 6. februar ,228 mio.kr Totalbeløb til ESCO hovedanalyse 0,995 mio. kr. Vurdering Administrationen vurderer, at den tilbudte pris for hovedanalysen er rimelig ud fra den samlede vurdering af tilbuddet. Indstilling Direktionen indstiller, 1. at der gives en anlægsbevillingen på kr. 0,495 mio. kr. til udgifter til gennemførelse af hovedanalyse for den samlede ESCO-portefølje af kommunens ejendomme. 2. at anlægsbevillingen finansieres ved at overføre et u-disponeret restrådighedsbeløb på 0,267 mio. kr., fra anlægsprojektet Energibesparende foranstaltninger Nebs Møllegård. 3. at anlægsbevillingen finansieres med 0,228 mio. kr. fra Genopretning af bygninger 2017, fra delprojekt afsat til akutte genopretningsopgaver. Beslutning i Plan- og Boligudvalget den Anbefales godkendt.

23 Side 22 Underskriftsside Per Roos (hjpero) V Anders Weber (anwe) O Lisbeth Andersen (hjlika) A Torben Lollike (tlo) B Mette Ahm-Petersen (hjmeta) A Kisser Franciska Lehnert (hjkile) Timo Jensen (tije) V