Afdelingsledere Steffen Albertsen. Sanne Selvaratnam

Transkript

1 Regionshuset Viborg Uanmeldt tilsyn på Koglen Afdeling Lærkehuset Regionssekretariatet Tilsyn Skottenborg 26 Postboks 21 DK-8800 Viborg Tel Tilsynet er udført den 23. oktober 2013 Af Bunk & Elkjær Dato Trine Kjærgaard Birkemose Tel Koglen Timlundvej 44 B 7270 Stakroge Daglig leder: Michael Højer Tlf.: koglen@ps.rm.dk Specialområde Dømte og kriminalitetstruede børn og unge, DOK, sammen med to andre regionale tilbud til målgruppen. Områdeleder: Lars Emil Reinhold Andersen Afdelinger Lærkehuset, 5 pladser Sikret afdeling Granhuset, 5 pladser Sikret afdeling Koglely, 5 pladser Åben afdeling Koglen er en sikret institution for kriminelle og kriminalitetstruede unge mellem 12 og 18 år med sociale problemer. De unge anbringes til pædagogisk/psykologisk observation, længerevarende behandling, varetægtssurrogat eller til afsoning og ungdomssanktion. De unge er anbragt på baggrund af en retslig afgørelse eller som følge af en afgørelse fra de kommunale sociale myndigheder. Lovgrundlaget er Lov om Social Service 67, stk. 3. Den interne skole drives efter Folkeskolelovens 20. Afdelingsledere Steffen Albertsen Sanne Selvaratnam Hans Christian Damgaard Jørgensen Side 1 Tilsyn og historik Listen omfatter tilsyn fra 2010 og senere. Alle tilsynsrapporter kan ses på Tilsynene udføres i henhold til Vejledning til tilsyn på det sociale område, som er godkendt af

2 Regionsrådet i Region Midtjylland. Vejledningen kan ses på Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Uanmeldt Anmeldt Lærkehuset Koglely Granhuset/Lærkehuset Granhuset Koglely Lærkehuset Fra Koglens hjemmeside linkes til tilsynets hjemmeside, hvor seneste tilsynsrapport fra afdeling Granhuset/Lærkehuset den kan findes. Seneste tilsyn gav anledning til følgende opmærksomhedspunkt: Tilbuddet skal indberette utilsigtede hændelser til Dansk Patient Sikkerhedsdatabase Tilsynets fokusområder Tilsynets metode Status: Belægning og efterspørgsel Organisatoriske udfordringer Opfølgning på opmærksomhedspunkter fra seneste tilsyn Opfølgning på ekstern evaluering Pædagogisk indsats: Målgruppe, metoder og resultater Medarbejdere og medarbejderkompetencer Undersøgelse af den pædagogiske indsats i henhold til servicelovens 46 Organisering og koordinering af indsatsen internt og eksternt Dokumentation: Opbevaring af personfølsomme oplysninger Undersøgelse af om den daglige dokumentation og tilbuddets dokumentationsrutiner understøtter opgaveløsningen Magtanvendelse: Undersøgelse af tilbuddets praksis, herunder om principperne for: o legalitet, mindsteindgreb, proportionalitet og individualitet efterleves o undersøge om praksis efterlever den regionale retningslinje Risikovurdering: Undersøgelse af tilbuddets praksis herunder om o Den regionale retningslinje en kendt, og om der er udarbejdet lokale procedurer Medicinhåndtering: Undersøgelse af om tilbuddets praksis efterlever sundhedsstyrelsens vejledning og standarden/den regionale retningslinje herunder: o Sikker og korrekt medicinhåndtering o Medicinansvarlige medarbejdere/uddannelse o Anvendelse af Bosted system o Årlig medicingennemgang Utilsigtede hændelser Indberetning til Danskpatientsikkerhedsdatabase? Hvilke typer medicinfejl, uheld, infektioner og sektorovergange Arbejdsmiljø Aktuelle udfordringer i det psykiske arbejdsmiljø, vold og trusler, sygefravær Forud for tilsynsbesøget havde tilsynsteamet forberedt sig ud fra tidligere tilsynsrapporter, informationer i regionens elektroniske sags- og doku- Side 2

3 menthåndteringssystem og på tilbuddets hjemmeside, herunder: Eksempler på magtanvendelser samt statistik Ydelsesbeskrivelser Danske Regioner. Ekstern Evaluering på Koglen 2013 I forbindelse med tilsynsbesøget har tilsynet modtaget: Dansk kvalitetsmodel på det sociale område. Kommunikation, Lokale retningslinjer Dansk kvalitetsmodel på det sociale område. Individuelle handleplaner, Lokale retningslinjer Dansk kvalitetsmodel på det sociale område. Brugerinddragelse, Lokale retningslinjer Skabelon. Fra indskrivning til udskrivning Den danske kvalitetsmodel og deadlines for udførsel Ved tilsynsbesøget blev følgende interviewet: Daglig leder Michael Højer Pædagog og TR Medarbejderrepræsentanten var udvalgt af ledelsen. Medarbejderens navn er kendt af tilsynsteamet, men udelades i rapporten. Tilsynet ankom kl og forlod tilbuddet igen kl Tilsynet blev planlagt sammen med daglig leder. Tilsynet gennemførte interview med daglig leder og efterfølgende med medarbejderen. Der blev sammen med medarbejderen foretaget dokumentgennemgang og gennemgang af medicinhåndtering i Lærkehuset. Afslutningsvist fik daglig leder en kort tilbagemelding om forhold, som er bemærket af tilsynet ved besøget. Tilsynet er udført af Bunk & Elkjær Tilsynets samlede vurdering For den pædagogiske indsats er det tilsynets vurdering: At Lærkehusets og Granhusets unge tilbydes en struktureret, genkendelig og individuel tilrettelagt indsats, som er beskrevet i de individuelle planer, og som tilgodeser målgruppens behov og særlige udfordringer. Dette sikres gennem en struktureret, rammebeskrevet og sammenhængende opgaveløsning, som understøttes af kontinuerlig supervision. At medarbejdergruppens kompetencer er medvirkende til at understøtte de unges arbejde med mål og delmål, og at der løbende er ledelsesmæssig opmærksomhed på at fremme medarbejdergruppens udvikling af relevante kompetencer blandt andet ved gennemførsel af uddannelse i konceptbaserede metoder. At den pædagogiske indsats efterlever servicelovens 46 således, at de unge sikres mulighed for personlig udvikling og opbygning af kompetencer, som gør dem i stand til at navigere socialt i et fællesskab med andre unge, og at de unges skolegang understøttes. At der samarbejdes relevant såvel internt som eksternt omkring indsatsen. I forhold til dokumentation er det tilsynets vurdering: Side 3

4 At tilbuddet efterlever standarder og regionale retningslinjer for Kommunikation, Brugerinddragelse og Individuelle planer, og at den unges forudsætninger for brugerinddragelse og indflydelse fremgår af planen, ligesom der for alle kategorier fremgår beskrivelse af mål, delmål samt metode for opnåelse af disse. At opbevaring af personfølsomme oplysninger håndteres korrekt. I forhold til magtanvendelser er det tilsynets vurdering: At legalitet, mindsteindgreb, proportionalitet og individualitet efterleves. At de lokale retningslinjer efterlever kravene i den regionale retningslinje, og at magtanvendelser registreres og indberettes efter gældende regler, ligesom der finder opfølgning sted. I forhold til risikovurdering er det tilsynets vurdering: At der med afsæt i Region Midtjyllands Model for sikkerhed er udarbejdet en ny sikkerhedsmodel i Specialområdet DOK, som er sendt til regionens godkendelse den 3. oktober. At der foretages sikkerhedsvurdering af de unge mange gange i døgnet, hvilket der under tilsynsbesøget gives flere eksempler på. I forhold til medicinhåndtering er det tilsynets vurdering: At tilbuddets medicinhåndtering i praksis efterlever Sundhedsstyrelsens vejledning af 30. juni 2006 samt den fælles regionale retningslinje for medicinhåndtering. Medicininstruksen bør være tilgængelig i umiddelbar nærhed af medicinopbevaringen. Der bør være opmærksomhed på uddannelse af medicinansvarlige medarbejdere. I forhold til Utilsigtede Hændelser er det tilsynets vurdering: At Utilsigtede hændelser registreres og indberettes korrekt til Dansk Patientsikkerhedsdatabase, og at der finder opfølgning sted. I forhold til Arbejdsmiljø er det tilsynets vurdering: At medarbejderne modtager ekstern supervision en gang månedlig på hver afdeling, og at Koglen har en psykolog ansat på det åbne afsnit, som medarbejderne ved behov kan gøre brug af. At der efter alvorlige trusler og magtanvendelser foretages debriefing sessioner, som varetages af medarbejdere, der er uddannet til dette. Magtanvendelser gennemgås i arbejdsmiljøgruppen og udvalgte hændelser forelægges og drøftes i medarbejdergruppen. Anbefalinger Medicininstruksen bør være tilgængelig i umiddelbar nærhed af medicinopbevaringen. Der bør være opmærksomhed på uddannelse af medicinansvarlige medarbejdere til varetagelse af medicinhåndteringen. Opmærksomheds- Tilsynet gav ikke anledning til opmærksomhedspunkter. punkter Side 4

5 Nedenstående er tilsynets bearbejdning af datagrundlaget, som er tilvejebragt ved interview, observationer under tilsynsbesøget eller ved dokumentgennemgang. Hvor ikke andet fremgår, er der sammenfald i oplysninger fra ledelse og medarbejdere. Aktuel status Belægning og efterspørgsel Organisatoriske udfordringer Opfølgning på opmærksomhedspunkter Opfølgning på Ekstern Evaluering Der er fuld belægning på Koglens to sikrede afdelinger, Lærkehuset og Granhuset. Belægningsgraden er varierende, da de sikrede afdelinger modtager såvel kriminalitetstruede unge i længere ophold som unge i surrogatvaretægt, som regel i omkring fire uger. Endvidere modtages unge, som anbringes på en sikret afdeling på grund af misbrug eller formodning om rømning. Daglig leder oplyser, at der på Koglen er et gennemløb på unge om året. Den varierende belægningsgrad udfordrer løbende Koglens driftsgrundlag. Medarbejderen beskriver, at sammenlægningen i driftsområdet Dømte og kriminalitetstruede børn og unge, DOK, ind imellem giver anledning til udfordringer, da afdelingerne eksempelvis skal være enige om lokale tilføjelser til kvalitetsstandarderne. Seneste tilsyn i november 2012 gav anledning til følgende opmærksomhedspunkt: Tilbuddet skal indberette utilsigtede hændelser til Dansk Patient Sikkerhedsdatabase. Koglens medarbejdere og ledelse har deltaget i en fælles temadag sammen med medarbejdere og ledelse fra Grenen og MultifunC, og der er i regi af specialområdet udarbejdet en fælles lokal tilføjelse til Kvalitetsstandarden vedrørende UTH. Der har været eksternt evalueringsbesøg på Koglen d. 29. januar 2013, hvor det i den samlede konklusion blev vurderet, at tilbuddets arbejde med standardernes fire trin var opfyldt. Den pædagogiske indsats Målgruppe Målgruppen omfatter aktuelt fire drenge og en pige i henholdsvis Lærkehuset og Granhuset. Godt halvdelen af de unge er anbragt i surrogatvaretægt, indtil politiet har udredt sagens videre forløb, hvilket typisk tager omkring fire uger. Endvidere er der anbragt unge, som skal have foretaget en pædagogisk og psykologisk udredning, og som anbringes på en sikret afdeling, fordi de eksempelvis er misbrugere, eller fordi der er risiko for rømning. Der er aktuelt ingen unge anbragt i en ungdomssanktion. Flere af de unge kommer fra brudte familier, hvor forældrene ikke magter forældrerollen. Der er flere unge med anden etnisk baggrund end dansk. Flere af de unge er kendetegnet af psykiske ubalancer og kan være såvel udadreagerende og have svært ved at styre deres vrede, som selvskadende. Mange af de unge er usikre, de ved ikke hvor længe de skal være på Koglen, deres frihed er indskrænket, ikke alle må ringe til forældre og venner, og de skal lære at indordne sig under stedets regler og rammer. Side 5

6 Den pædagogiske indsats Metoder Mange af de unge har svært ved at være en deltagende og værdig part i et fællesskab, og en af opgaverne er at lære de unge at navigere socialt i et fællesskab med andre unge. Hverdagen er struktureret, de unge overlades sjældent til sig selv, og de er sammen med medarbejdere i døgnets vågne timer. Medarbejderne vægter at være kontaktstærke og tydelige overfor den unge i forhold til, hvad der forventes og i forhold til, hvad den unge kan forvente af medarbejderne. Det er ikke tilladt for de unge at opholde sig sammen på værelserne. Der er opmærksomhed på at skabe rammer, som medvirker til at undgå utilsigtede virkninger ved ophold på en sikret afdeling og at undgå, at nogle af de unge lider overlast som følge af adfærd fra andre unge, som de tilfældigvis er anbragt sammen med. De unge skal være trygge ved opholdet, og det skal undgås, at de føler sig presset ind i uhensigtsmæssige roller af andre unge. Der er krav om, at alle unge modtager undervisning i skoletiden, ligesom der er krav om, at de unge deltager i motion tre gange ugentligt. Der er dagligt stilletid fra kl til ca , hvor de unge skal opholde sig på eget værelse, og hvor de fleste unge sover. Herefter mødes de unge og medarbejderne til en fælles samling, hvor eftermiddagens og aftenens aktiviteter drøftes og aftales. Der indgås såvel aftaler om individuelle aktiviteter, som aftaler der vedrører flere unge. De unge skal lære at tage hensyn til hinanden og lære at udskyde behov, da der ikke altid er mulighed for at tilgodese alles ønsker. Der er krav om, at de unge ser nyhedsudsendelse kl sammen med medarbejderne. På grund af medarbejdernes konstante samvær med de unge fornemmes det hurtigt, om en af de unge er ked af det, eller der er konflikter under opsejling. Kommunikation Brugerinddragelse Intern organisering Der er til hvert værelse tilknyttet et kontaktteam med to faste medarbejdere. Medarbejderne har det primære ansvar for at vurdere og nedskrive den unges kommunikative evner ved indflytning, at udarbejde delmål sammen med den unge og at inddrage denne. De har desuden ansvar for løbende at evaluere indsatsen og at beskrive denne i Bosteds Systemet. Der foreligger en fast procedure for arbejdsgangene. De unge får udleveret deres egen mappe, hvor de kan orientere sig i de aftalte mål, og som indeholder diverse aftaler og regler. De unge har indflydelse på egen handleplan, som tager udgangspunkt i kommunens overordnede handleplan. Målene for opholdet beskrives af kommunens handleplan, og delmål for opnåelse af de overordnede mål aftales med den unge. Delmålene drøftes og evalueres gennem ugentlige pædagogiske samtaler, og den unge har dagligt to evalueringer med medarbejderen. I hver af de sikrede afdelinger er der tre medarbejdere på arbejde i de unges vågne timer. For at imødegå mange daglige skift i medarbejdergruppen og dermed mange overlap, er der indgået en lokal medarbejderaftale vedrørende lange vagter. Der er en sovende nattevagt på hver af de sikrede afdelinger, og der er givet tilladelse til, at dørene til de unges lejligheder låses om natten. Side 6

7 Den pædagogiske indsats Hver morgen holdes der i medarbejdergruppen et kort fælles møde de to afdelinger imellem, hvor dagens aktiviteter aftales. Der er fleksibilitet imellem medarbejderne på de to sikrede afdelinger således, at antallet af unge og dagens aktiviteter bestemmer, på hvilken afdeling medarbejderne opholder sig. Det er en indarbejdet rutine i medarbejdergruppen, at de evaluerer indsatsen hos hinanden ved overlap. Medarbejdere og ledelse holder hver 14 dag møde i hver af Koglens afdelinger. Hele Koglen mødes i gennemsnit en gang i kvartalet. Daglig leder fortæller, at de fælles møder blandt andet bruges til at medarbejderne kan få en fælles forståelse for Koglens værdigrundlag og retning og for at medvirke til en fælles koordination. Det er vigtigt, at medarbejdergruppen opnår en fælles forståelse for hvilken pædagogiske tilgang, der er anerkendt, og hvilken tilgang der er uacceptabel. Medarbejdere og medarbejderkompetencer Daglig leder fortæller, at det anses for vigtigt, at medarbejderne er uddannede således, at de kan matche målgruppens faglige og personlige behov. Der er brug for reelle kompetencer, og ved ny ansættelser søges efter medarbejdere med en pædagogisk uddannelse. For medarbejdere, som ikke har en pædagogisk uddannelse, indgås der konkrete aftaler vedrørende relevant uddannelse og opkvalificering. To medarbejdere har netop afsluttet en pædagogisk uddannelse, og en medarbejder er i gang med uddannelse som pædagog. Daglig leder forventer, at yderligere tre medarbejdere påbegynder en pædagogisk uddannelse snarest muligt. Flere af Koglens medarbejdere deltager aktuelt i kursus vedrørende Aggression Replacement Training (ART), som er et evidensbaseret kognitivt behandlingsprogram, som overordnet har fokus på social færdighedstræning, moralsk omtanke træning og aggressionsforvaltning. Seks medarbejdere gennemfører i øjeblikket kursus vedrørende kognitiv adfærdsterapi (KAT) og endvidere har Koglen medarbejdere på PAW kursus. Metoden har til formål at støtte de unge i at afklare og styrke deres motivation for behandling og derigennem et liv uden misbrug og kriminalitet, at de får kendskab til mulighederne for behandling, og at de har realistiske forestillinger om disse. Endvidere at der i samarbejde med de kommunale myndigheder udarbejdes en konkret plan for den videre behandling, som tager udgangspunkt i de unges behov og muligheder, og som kan igangsættes snarest efter forbehandlingens ophør. Ledelse og medarbejdere har herudover deltaget i kommunikationskursus i regi af ADVISE. Dokumentation Ved samtalen med medarbejderen får tilsynet en gennemgang af Bosted Systemets opbygning og indhold. Personlige oplysninger på de unge opbevares i Bosted Systemet og dokumenter, som ikke foreligger elektronisk, opbevares aflåst på administrationskontoret. I Bosted Systemet føres dagbogsnotater i relation til de opstillede mål og delmål, og disse fremkommer på alle afdelingens unge, når Bosted Systemet åbnes. Når det er tid for evaluering af delmålene markeres disse automatisk med gult. Der foreligger nedskrevne procedurer for de unges indskrivning og ophold på Koglen samt for udskrivning. Procedurerne er kendte af medarbejder- Side 7

8 Den pædagogiske indsats ne og ligger fremme på skrivebordet på medarbejderkontoret. I de nedskrevne procedurer er indeholdt lokale retningslinjer til Den Danske Kvalitetsmodel for områderne Kommunikation, Brugerinddragelse og individuelle planer. Det pædagogiske personale skal inden for 24 timer efter den unges ankomst forholde sig til den unges kommunikative evner og dokumentere det i Bosteds Systemet under fanebladet Kommunikation. Tilsynet konstaterer, at de unges kommunikative evner for den overvejende del af de unge fremgår af dagbogsnotaterne, men ikke dokumenteres i den individuelle plan. Medarbejderen oplyser, at det kan være vanskeligt løbende at overføre vurderingerne til den individuelle plan. To uger efter ankomsten skal der holdes kontaktteams samtale med den unge med fokus på brugerinddragelse, brugerindflydelse og fremtiden, samt den unges ønsker, mål og behov under opholdet på Koglen. Hver anden uge holdes der mål- og delmålssamtale med den unge med fokus på oprettelse af nye mål/delmål og evaluering af eksisterende mål/delmål. Mål og delmål forelægges og drøftes på afdelingsmøderne hver anden uge således, at alle medarbejdere er bekendt med og inddraget i den enkelte unges mål og delmål. Tilsynet konstaterer, at der for alle de unge fremgår mål og delmål samt vurdering af den unges kommunikative ressourcer og barrierer. Magtanvendelser og risikovurdering Magtanvendelser I indeværende år er der registreret 14 magtanvendelser i form af fastholdelse og føring, heraf en i Lærkehuset, 4 nødværge, 9 undersøgelser af opholdsrum, heraf 7 i Lærkehuset, 6 undersøgelser af person, heraf 3 i Lærkehuset, 2 aflåsning af værelse og 1 isolation. Når der forekommer magtanvendelser, indberettes disse efter gældende regler. Den unge har mulighed for at kommentere indberetningen, og den unges kommentarer indskrives i indberetningen. Forældre og anbringende kommune orienteres om hændelsen. Der forekommer ofte trusler, og disse og magtanvendelserne drøftes i medarbejdergruppen. Efter alvorlige trusler og magtanvendelser foretages der debriefing sessioner, som varetages af medarbejdere, der er uddannet til dette. Magtanvendelser gennemgås i arbejdsmiljøgruppen og udvalgte hændelser forelægges og drøftes i medarbejdergruppen således, at der kan uddrages læring af hændelserne. Tilsynet har fået udleveret to magtanvendelsesindberetninger fra Lærkehuset. Begge er udfyldt med konkret beskrivelse af forløbet og selve magtindgrebet samt med den unges bemærkninger. Risikovurderinger Med afsæt i Region Midtjyllands Model for sikkerhed er der i Specialområdet DOK udarbejdet en ny sikkerhedsmodel. Denne er sendt til regionens godkendelse den 3. oktober. Det er væsentligt for ledelsen, at den anvendte model giver mening, er anvendelig og forenelig med den dagli- Side 8

9 ge praksis, da dette er med til at sikre implementeringen af modellen. Modellen er et fagligt redskab, og for Koglens vedkommende er der brug for lokale tilføjelser, som er målrettet Koglens daglige praksis. Den lokale tilføjelse i DOK er, foruden en længere beskrivelse, et forslag om en risikovurdering, der foregår ved brug af farve skalering fra rød over gul til grøn, og som kan justeres mange gange i døgnet. Forslaget vurderes aktuelt af ledelsen. Sundhedsfaglige forhold Medicinhåndtering Der er en medicinansvarlig medarbejder, som doserer medicin til de unge. Der doseres dog ikke medicin således, at der tages højde for de perioder, hvor den medicinansvarlige ikke er på arbejde. Når den medicinansvarlige ikke er på arbejde doseres og udleveres medicin af medarbejdere, som ikke har gennemført medicinkursus. De unges medicin opbevares i originalpakning med påført navn og cpr.nr. i aflåste skabe for hver enkelt ung på personalekontoret. Der kvitteres for udlevering af medicin i Bosted Systemet. Medicininstruksen var ikke i umiddelbar nærhed af medicinopbevaringen, og medarbejderen kunne ikke finde den i forbindelse med fremvisning af tilbuddets medicinhåndtering. På forespørgsel fandt en anden medarbejder medicininstruksen på en anden afdeling. Medicininstruksen beskriver hele processen fra ordination til bortskaffelse af uaktuel medicin. Daglig leder oplyser, at det er planen, at der ændres på personaledækningen således, at der vil være faste medarbejdere i dagtimerne, og at det er planen, at disse skal gennemføre medicinkursus og overtage medicinhåndteringen. Den nye dagmedarbejder er begyndt på Lærkehuset, og tanken er et medicinhåndteringskursus i begyndelsen af Utilsigtede hændelser Koglens medarbejdere og ledelse har deltaget i en fælles temadag sammen med medarbejdere og ledelse fra Grenen og MultifunC, og der er i regi af specialområdet udarbejdet en fælles lokal tilføjelse til Kvalitetsstandarden vedrørende UTH. Daglig leder oplyser, at der har været indberettet èn utilsigtet hændelse, som omhandlede glemt medicingivning. Der har ikke været andre typer af utilsigtede hændelser Arbejdsmiljø Medarbejderne modtager supervision en gang månedlig på hver afdeling. Koglen har endvidere en psykolog ansat på det åbne afsnit, og medarbejderne kan ved behov gøre brug af denne. Alle medarbejdere er udstyret med håndbårne alarmsystemer, hvilket medvirker til at give den nødvendige sikkerhed for medarbejderne. Sikkerheden er en forudsætning for en effektiv og kompetent indsats overfor de unge. Side 9

10 Arbejdsmiljø Der er altid tre medarbejdere på arbejde til fem unge i dagtimerne. Der foretages (implicit) sikkerhedsvurdering af de unge flere gange i døgnet, og medarbejderne forlader aldrig husene sammen med de unge, uden at de er mindst to medarbejdere. Medarbejderen beskriver arbejdspladsen som velfungerende og med et tillidsfuldt forhold mellem såvel medarbejderne som mellem ledelse og medarbejdere. Mange af medarbejderne har været ansat på Koglen i en længere årrække. Side 10