Generalforsamlingsreferat

Transkript

1 Side 1 af 7 Generalforsamlingsreferat År 2010, tirsdag den 15. juni kl. 19:00 afholdtes ordinær generalforsamling i Ejerforeningen Vigerslev Engpark. Til stede på generalforsamlingen var repræsentanter for følgende ejerlejligheder: Vigerslevvej 312, st. tv., Bo Nørreslet Vigerslevvej 312, st. th., Lars Rømer Vigerslevvej 314, st. tv., Charlotte Spanggaard Vigerslevvej 314, 2. th., Gergana og Ole Barfod Vigerslevvej 316, st. th., Jesper Gylling Vigerslevvej 316, 1. th., Bibi Memoona og Syed Shauzeb Husnain Vigerslevvej 316, 2. tv., Susanne Birch Vigerslevvej 320, 2. tv., J. Gram-Jensen og P. Kaas Nielsen Vigerslevvej 322, st. th., Grethe Bülow Vigerslevvej 322, 1. th., Nanna Blaabjerg Vigerslevvej 322, 2. th., Anne Dorthe Freiesleben Vigerslevvej 324, st. tv., Dorte Svendsen og Joachim Skov Hansen Vigerslevvej 324, 1. tv., Bente Jensen Vigerslevvej 326, st. tv., Anne-Cathrine Østby Pedersen Vigerslevvej 326, 1. tv., John Johansen Vigerslevvej 330, st. tv., Kaj Egon Johansen Vigerslevvej 334, st. tv., Morten Street, vicevært og varmemester Vigerslevvej 334, 1. tv., N.C. Christensen Vigerslevvej 334, 2. tv., Peter Stidsen Vigerslevvej 336, 1. tv., Sefkan og Servi K. Yimaz Vigerslevvej 336, 2. tv., Mona Lise Pedersen Vigerslevvej 338, 2. tv., Seckin Cemkurt Vigerslevvej 340, st. tv., Dorte Pedersen Vigerslevvej 340, 2. th., Jørgen Møller Ilsøe Vigerslevvej 344, st. th., Lasse Frederiksen Herudover var Valdemar Siesbye, repræsenterende 17 ejerlejligheder, til stede. Repræsenteret ved fuldmagt var ejerne af følgende lejligheder: Vigerslevvej 326, st. tv. Vigerslevvej 324, 2. th Vigerslevvej 340, 1. th. Ejendomsadministrator Lars Falk Jensen deltog fra LEA Ejendomspartner A/S.

2 Side 2 af 7 Der var følgende dagsorden i henhold til vedtægternes 4: 1. Formandens beretning for det forløbne år 2009/ Forelæggelse af årsregnskab for 2009 med revisors påtegning til godkendelse. 3. Forelæggelse af budget for 2010 (fremsendes senere eller udleveres på generalforsamlingen). 4. Valg af formand for bestyrelsen. 5. Valg af andre medlemmer af bestyrelsen (der bliver behov for at supplere bestyrelsen). 6. Valg af eventuelle suppleanter. 7. Valg af revisor. 8. Forslag fra bestyrelsen: 8.1 Vedligeholdelsesplanen, der vil blive gennemgået på generalforsamlingen. Den udarbejdede tilstandsrapport og forslag til vedligeholdelsesplan fra Arkitekt- og ingeniørfirmaet A4, samt den nye energimærkning vil blive fremlagt i mødelokalet i tirsdag den 1. juni og frem til generalforsamlingen i tidsrummet kl. 18:00-20:00. Bemærk venligst, at A4 s forsalg ikke er det samme som bestyrelsen p.t arbejder på. 8.2 Vedtægter, nyt forslag til vedtægter udsendes senere, herunder forslag fra Jesper Gylling. 8.3 Husorden, nyt forslag til husorden udsendes senere. 8.4 Beslutning om ny storskraldsordning. 9. Eventuelt. -o0o- Ejerforeningens formand, Pauli Andersen, bød velkommen til generalforsamlingen, som blev indledt med, at de fremmødte fik sandwich, lune retter og et glas vin 1. Indledningsvis blev Valdemar Siesbye valgt til dirigent. Det blev konstateret, at indkaldelsen til mødet var sket rettidigt og korrekt i henhold til vedtægterne. Lars Falk Jensen blev valgt til referent. Ad 1: Formanden aflagde herefter beretning om det forløbne år. Formanden startede med at præsentere bestyrelsen og de rådgivere, der er tilknyttet ejerforeningen. Bestyrelsen består af: Pauli Andersen, bestyrelsesformand Bent Vagn Nielsen og Valdemar Siesbye En del har forladt bestyrelsen på grund af bl.a. uddannelsesmæssige forhold. Vicevært/varmemester: Morten Street Ejendomsadministrator: Lars Falk Jensen, telefon , lfj@lea.dk Advokat: Advokat Anne-Helene Bagenkop-Nielsen, Rialto Advokater Revisor: Statsaut. revisor Lars Riise, Deloitte Forsikring: Alm. Brand A/S Pengeinstitut: Sydbank A/S Byggetekniske rådg.: A4 arkitekter og ingeniører A/S Energirådgivere: Mylliin Varmekonsulenter ApS 1 Leveret af Steenberg Catering ApS, telefon , der også leverer til private arrangementer. Ejerforeningens medlemmer får 10 % rabat.

3 Side 3 af 7 Formanden redegjorde for at den opgave han ved sidste års generalforsamling blev valgt til, nemlig at optimere driften i ejerforeningen hurtigt viste sig, at blive en helt anden, da det forslag der var blevet vedtaget på to på hinanden følgende generalforsamlinger ikke viste sig at være den rette løsning, idet det bl.a. kun omfattede den udvendige vedligeholdelse, som skønsmæssigt udgør ca. halvdelen af vedligeholdelsesomkostningerne. Udvendig vedligeholdelse: Tagværk Kviste Facader Sokler/kælderydervægge Kældertrapper Vinduer Døre Porte og gennemgange Udearealer og øvrige bygninger Indvendig vedligeholdelse: Kælder, gange og trapper Etageadskillelser Toilet, bad og køkken i fælleslokaler Varmeanlæg og rørføring Vandinstallationer og brugsvandsrørfør. Afløbsinstallationer og kloak Gasinstallationer Ventilationanlæg Stærk- og svagstrømsinstallationer Dette bevirkede at en meget stor del af formandens tid gik med at få undersøgt beslutningsgrundlaget i detaljer, både teknisk, juridisk og økonomisk, og på den ekstraordinære generalforsamlingen i november 2009 blev forslaget taget af bordet. Herefter gik der megen tid med at få udarbejdet et grundigt beslutningsgrundlag som blev præsenteret senere på generalforsamlingen. Ejendommene er ejerforeningens mest værdifulde materielle aktiv og det er ejerforeningens ansvar, og bestyrelsens ansvar og opgave i særdeleshed, at bevare ejendommens værdi ved til stadighed at sikre et acceptabelt og forsvarligt vedligeholdelsesniveau. Normalt anvender en ejerforening følgende omkostninger på vedligeholdelse: Forebyggende vedligeholdelse: 60 % Fællesomk. Afhjælpende vedligeholdelse: 15 % Fællesomk. Oprettende vedligeholdelse: 25 % Opsparing Forbedringer: Opsparing Formanden gennemgik de finansieringsmuligheder, der normalt er til rådighed for en ejerforening, nemlig: 1. Ekstraordinær opsparing. 2. Kontant berigtigelse. 3. Forhøjelse af fællesomkostningerne. 4. Fælleslån i pengeinstitut. 5. Kassekredit i pengeinstitut. Formanden gennemgik herefter kort situationen på boligmarkedet historisk:

4 Side 4 af 7 samt den historiske prisudvikling i ejendomsmarkedet i Københavns omegn: Forebyggende vedligeholdelse m.v. Der har været gennemført følgende større reparationssager: Utæt tagvinduer i opgang 326, 340 og 342 Utæt kvist i opgang 338 Væggelus angreb i 316 ( kr.) Alarm til skur med græsplæneklipper (ca kr.) Reparation af tagbrønd (Ø200) ved 324 ( kr.) Besøg af Arbejdstilsynet, hvilket medførte et påkrav. Forebyggende vedligeholdelse fremadrettet - Rekvisitionsblanket, også godkendelse fra ejerne. - Morten Street og Bent Vagn Nielsen mødes den 1. tirsdag i måneden og gennemgår reparations- og vedligeholdelsessager og orienterer eventuelt bestyrelsen. - Ejerforeningen skal til at indhente 2-3 tilbud ved større arbejder for at sikre bedst mulig pris. Ejerforeningens økonomi - Skyldnere Ejerforeningen har ikke haft tab som følge af krisen - endnu! Ejerforeningen har en dødsbosag, hvor ejerforeningen er heldige at få dækket hele kravet på kr., selvom ejerforeningen i henhold til vedtægterne kun har sikkerhed for kr. I foråret 2010 steg skyldnermassen betydeligt, har været oppe på ca kr., men er nu nede på kr., heri er dødsboet, så reelt er det kr. og beløbet er fordelt på ca. 15 ejere. En enkelt skylder dog kr. Mange har forudbetalt fællesomkostningerne, tak! Kommende aktiviteter i bestyrelsen (udover vedligeholdelsessagen) Optimering af driften primært: - varmeforsyning, herunder varmeregnskab, - vandforsyning og - renovation. Aftaleforhold vedrørende vicevært/varmemester: - ansættelsesaftale, - stillingsbeskrivelse, - jobanalyse og - lejekontrakt.

5 Side 5 af 7 Ad 2: Regnskabet og budgettet blev fremlagt under samme punkt og gennemgået af formanden. Ejerforeningen Vigerslev Engpark Resultatopgørelser og budget Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Regnskab Budget Vandforbrug Varmeregnskab Forsikringer og kontingenter Vicevært og varmemester Renholdelse Reparation og vedligeholdelse Andre omkostninger Elektricitet Funktionærbolig Renteindtægter af mellemregning og indestående Diverse (I) Årets fællesudgifter til fordeling Resultat overført fra tidligere år Renteindtægter af mellemregning og indestående Hensættelse til vedligeholdelses arbejder Hensættelse til specifikke vedligeholdelsesarbejder Hensættelse til køb af funktio nærbolig Hensættelse til tab Hensættelse, tilbageført Indtægter og hensættelser i alt: (II) Samlede fællesudgifter til fordeling Opkrævet acontobidrag i alt Opkrævet acontobidrag pr. lejlighed pr. år Diverse Resultat Resultatet fordeles således: Hensættelse til større vedligeholdelse Overført til næste år (I) Fællesudgifter, indeks (2003=100) 91,2 104,9 104,7 101,1 111,2 101,7 (II) Samlede fællesudgifter, in deks (2003=100) 100,4 96,6 97,4 99,2 119,2 141,6 Hensat til større vedligeholdelsesarbejder

6 Side 6 af 7 Ad 3: Ad 4: Ad 5: Ad 6: Ad 7: Ad 8.1: Generalforsamlingen drøftede herunder det stigende vandforbrug i foreningen intenst, og hvad der kunne gøres for at minimere dette i fremtiden. Herunder gav enkelte ejere udtryk for at forbruget af vand burde individualiseres, hvilket dog ikke teknisk kan lade sig gøre før ejerforeningen får nye brugsvandsrør. Formanden redegjorde for prisudviklingen i vandpriserne samt forbrugets fordeling, jf. neden for, hvilket bl.a. bidrager til forklaringen af ejerforeningens stigende omkostninger siden Formanden redegjorde for, at man ved skift af forsikringsselskab havde halveret udgiften til forsikringer fra ca kr. til kr. Ejerne skal dog være opmærksomme på, at forsikringen ikke længere omfatter glas- og kummedækning. Udgifterne til ejendomsadministration vil også falde betydeligt, ca kr. pr. år. Herunder drøftedes desuden bestyrelseshonorar i regnskabet. Enkelte ejere var at den opfattelse af honoraret var for højt. På opfordring specificerede formanden honoraret og redegjorde for at omkostningsniveauet i ejerforeningen nu er betydelig lavere end det var før, selv med formandens honorar indregnet. Udgifter til fælles el blev drøftet og i forlængelse heraf hvorvidt det var en god idé med sensorer for at mindske forbruget i ejerforeningen. Enkelte gav udtryk for, at man var glad for at lyset brændte hele natten, idet en del af områderne omkring ejendommene var meget mørke og skumle. Der var spørgsmål fra enkelte ejere i forsamlingen gående på hvad posten Øvrige omkostninger bestod af. Enkelte gav udtryk for at dette var et forholdsvist stort beløb uden videre specifikation 2. Regnskabet blev herefter enstemmigt godkendt. Budgettet blev gennemgået. Man drøftede i forlængelse heraf hvorvidt fællesudgifterne skulle stige for Dette vil blive behandlet på den næste ordinære generalforsamling i forbindelse med vedtagelse af 2011 budgettet. Det bemærkes, at budgettet alene vedrører ejerforeningens driftsudgifter og ikke opsparingen til oprettende vedligeholdelse. Pauli Andersen blev enstemmigt genvalgt som formand. Efter kampvalg blev følgende valgt til bestyrelsen: Valdemar Siesbye Bent Vagn Nielsen Mona Lise Pedersen Seckin Cemkurt Følgende blev valgt som suppleanter: Karsten Ruprecht Casper Sjøgren Deloitte blev valgt som revisor. Formanden gennemgik vedligeholdelsesplanen. Man drøftede herunder, hvor meget man selv kunne lave i forbindelse med malerarbejdet i vedligeholdelsesplanen, samt i forbindelse med gulventreprisen. En ejer spurgte til om man løbende undersøgte rørene i ejendommene. Varmemester Morten Street svarede, at man undersøgte disse i forbindelse med udskiftning af eksisterende rør i foreningen. 2 En del af denne post er formentlig formandens honorar i 2. halvår 2009.

7 Side 7 af 7 Ad 8.4 Finansiering af projektet som beskrevet i vedligeholdelsesplanen blev gennemgået af formanden, herunder hvor meget der skal spares op de kommende år. Indholdet i vedligeholdelsesplanen herunder, hvorvidt de enkelte poster var realistiske eller ej, blev drøftet intenst. En ejer efterlyste en finansieringsplan, herunder på forhånd at kende konsekvenserne af henholdsvis bedste og værste fald, idet ejeren ikke mente, at det var tydeligt hvad der i fremtiden var af lånefinansering og hvad der var sparet op til. Afslutningvist foreslog denne ejer, at generalforsamlingen på denne baggrund ikke stemte for forslaget. Herefter drøftedes kort udfyldelse af de sammen med indkaldelsen fremsendte spørgeskemaer. Enkelte i forsamlingen spurgte til relevansen af skemaerne. Bestyrelsen svarede at dette var af hensyn til at skabe sig et overblik over restlevetiden på vinduerne. Generalforsamlingen drøftede indbetalingerne til opsparing til den kommende vedligeholdelse og besluttede efter afstemning herefter at denne opsparing skal stige med kr pr. måned fra og med opkrævningerne for august Herefter vil den årlige opsparing andrage 1 mio. kr. pr. år og bestyrelsen forventer en stigning i opsparingen på 5 % i årene frem. Bestyrelsen vil arbejde videre med vedligeholdelsesplanen, finansieringen heraf og løbende foretage nødvendige justeringer. Efter en kort motivering af forslaget fra formanden vedr. dette forslag, blev dette vedtaget enstemmigt. Herefter besluttede dirigenten at suspendere generalforsamlingen kl. ca. 22:45 på grund af det fremskredne tidspunkt. De resterende punkter 8.2 og 8.3 vil blive behandlet på en ekstraordinær generalforsamling, som vil blive afholdt i løbet af august/september Kolding, den 16. august Referent: Lars Falk Jensen 3 Fra kr. til kr. pr. måned. 4 Vil nok af praktiske grunde først blive sat i værk pr. 1. september Det bemærkes, at der selvsagt ikke kan tilskrives opsparingen yderligere ½ mio. kr. (for et helt år) i 2010, men kun kr.