UDBUDSBETINGELSER. EU-udbud nr.: 2017/S Side 1 of 20. Offentliggjort i EU-tidende den 2. juni 2017

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Udbud med forhandling af rammeaftale om levering af reklame-, medie-, presse- og PR-ydelser til VisitDenmarks markedskontor i Tyskland EU-udbud nr.: 2017/S Offentliggjort i EU-tidende den 2. juni 2017 Side 1 of 20

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning og baggrund for udbuddet Ordregiver VisitDenmark Den udbudte anskaffelse Udbudsmateriale Generelt om overholdelse af EU-udbudsreglerne Forbehold Forhold vedrørende afgivelse af tilbud Form- og procedurekrav Alternative tilbud Aflevering af det indledende tilbud Aflevering og mærkning af tilbud Sprog Honorar Vedståelsesfrist for tilbud Åbning af tilbud Returnering af tilbud Krav til tilbuddets indhold Generelt Tilbudsdokumenter Forhandling Forhandlingsforløb Bilag X Forhandlingsmøde Eventuelle yderligere forhandlingsrunder Endeligt tilbud Spørgsmål under forhandlingsforløbet Udelukkelsesgrunde og egnethed Tilbudsevaluering Tildelingskriteriet Evalueringsmetode Generelt Tavshedspligt, fortrolighed og aktindsigt Spørgsmål til udbuddet Skriftlige spørgsmål Ændringer af udbudsmateriale Meddelelse om resultat og standstill-periode Annullation af udbudsforretningen Tidsplan for udbudsforretningen Dokumentoversigt og checkliste...20 Side 2 of 20

3 1. INDLEDNING OG BAGGRUND FOR UDBUDDET Nærværende dokument beskriver udbudsbetingelser og forhold omkring deltagelse i udbud med forhandling og afgivelsen af tilbud på rammeaftale om levering af reklame-, medie, presse- og PR-ydelser til VisitDenmarks markedskontor i Tyskland. Disse udbudsbetingelser uddyber bekendtgørelse i EU-tidende nummer 2017/S Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med de danske udbudsregler om offentlige indkøb, jf. udbudsloven nr af 15. december Udbudsbekendtgørelsen regulerer samtlige de forhold, som er nødvendige for at kunne udpege 3 ansøgere til at deltage i den i disse udbudsbetingelser beskrevne udbudsforretning. På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået en Rammeaftale med én leverandør til at varetage de af Rammeaftalen omfattede ydelser. Rammeaftalens formål er at definere parternes rettigheder og forpligtelser for Leverandørens levering af de aftalte ydelser. 2. ORDREGIVER Den ordregivende myndighed er: VisitDenmark Islands Brygge København S (Herefter benævnt Ordregiver eller Ordregiveren ). Ordregiver er den ansvarlige for udbuddets tilrettelæggelse og gennemførelse, og Rammeaftalen vil i givet fald skulle indgås med Ordregiver. Alle henvendelser vedrørende nærværende udbudsforretning skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson. Ordregivers kontaktperson: Bird & Bird Advokatpartnerselskab Att.: Maria Haugaard Kalkbrænderiløbskaj København Ø maria.haugaard@twobirds.com Henvendelser bør ske skriftligt via . Side 3 of 20

4 3. VISITDENMARK VisitDenmark er Danmarks nationale turismeorganisation. VisitDenmarks opgave er at markedsføre Danmark som rejsemål for at tiltrække udenlandske ferie- og mødegæster, der kan øge indtjeningen i turismeerhvervet samt skabe omsætning og beskæftigelse i det danske samfund. Markedsføringen sker i tæt samarbejde med turismeerhvervet og andre centrale private og offentlige aktører. For yderligere oplysninger om VisitDenmark se 4. DEN UDBUDTE ANSKAFFELSE Rammeaftalen er 4-årig og ikke-eksklusiv og vedrører VisitDenmarks indkøb af reklame-, medie-, presse- og PR-ydelser til markedskontoret i Tyskland. Reklameydelser vedrører typisk planlægning og udarbejdelse af markedsføringsmateriale, projekter og salgsfremmende aktiviteter samt udførelse og udarbejdelse af konkrete markedsføringstiltag. Medieydelser vedrører primært udarbejdelse af detaljerede medieplaner på baggrund af SINUS-analysen, detaljeret afrapportering, ad hocdistributionsopgaver samt udarbejdelse af slides til salgssituationer, distributionsoversigter (heat maps), oversigter over medieadfærd m.v. Presseydelser vedrører assistance i forbindelse med PR i form af digital marketing og Video News Release (VNR). Endvidere kan der fremadrettet opstå behov for bistand til social media relations. 5. UDBUDSMATERIALE Det samlede udbudsmateriale består af følgende materiale: Udbudsbekendtgørelse nr. 2017/S Opfordringsskrivelse Udbudsbetingelser Bilag X: Tilbudsgivers identifikation af risikofaktorer, omkostningsfaktorer mv. Nordsee Magasin 2017 Nedennævnte dokumenter med eventuelt tilhørende underbilag udgør aftalegrundlaget. Rammeaftale Bilag 1: Ydelsesbeskrivelse Bilag 2: Vederlag Bilag 3.A: Casebeskrivelse for delområde A Reklame Side 4 of 20

5 Bilag 3.B: Casebeskrivelse for delområde B Medie Bilag 3.C: Casebeskrivelse for delområde C Presse og PR Bilag 4: Samarbejde Eventuelle meddelelser og rettelser til udbudsmaterialet fremsendt i tilbudsperioden. 6. GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver i særdeleshed at henlede Tilbudsgivernes opmærksomhed på: at Ordregiver er berettiget og forpligtet til at se bort fra et tilbud, hvis tilbuddet ikke er konditionsmæssigt, bl.a. hvis det ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser, eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer samt forbehold, som ikke kan prissættes, jf. punkt 8. at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb på den angivne adresse, jf. punkt 8.3 og 8.4. at det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver, påhviler udelukkende Tilbudsgiver. 7. FORBEHOLD Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forbehold. Ved afgivelse af det endelige tilbud må Tilbudsgiver ikke tage forbehold overfor Rammeaftalens punkt 1-20 eller grundlæggende eller ufravigelige elementer i udbudsmaterialet, idet tilbud med sådanne forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige. Ved et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Et forbehold, som ikke kan prissættes med rimelig sikkerhed, anses som et forhold over for grundlæggende elementer. Tilbudsgivers ændringer af et bilags brødtekst eller elementer, hvor der ikke er krævet eller forudsat en besvarelse, kan udgøre et forbehold. Side 5 of 20

6 Manglende opfyldelse af et krav i bilagene anses dog ikke for et forbehold, som kan begrunde afvisning, men som et forhold, der indgår i den kvalitative evaluering af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis Tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes Tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. I stedet for at overveje forbehold opfordres Tilbudsgiver til tidligst muligt at henlede Ordregivers opmærksomhed på eventuelle væsentlige uhensigtsmæssige krav af betydning i udbudsmaterialet ved at Tilbudsgiver påpeger forhold i Bilag X og/eller udnytter sin adgang til at stille spørgsmål, jf. punkt 15, herunder i særdeleshed hvis krav afviger fra markedsstandard eller på anden måde vurderes at være uhensigtsmæssigt eller økonomisk belastende. Ordregiver vil i givet fald på baggrund heraf inden for udbudsreglernes rammer - overveje, om sådanne spørgsmål giver anledning til justeringer af aftalegrundlaget. 8. FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD 8.1 Form- og procedurekrav Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af tilbuddet skal Tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende punkt. 8.2 Alternative tilbud I overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.10) anførte accepterer Ordregiver ikke alternative tilbud. De afgivne tilbud skal fremtræde som fuldstændige tilbud, der på alle punkter opfylder udbudsmaterialets krav til tilbuddenes indhold og udformning. 8.3 Aflevering af det indledende tilbud Det indledende tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: 1. august 2017, kl Indledende tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. 8.4 Aflevering og mærkning af tilbud Tilbud skal afleveres eller sendes til: Bird & Bird Advokatpartnerselskab Kalkbrænderiløbskaj København Ø Att.: Maria Haugaard Side 6 of 20

7 8.5 Sprog Tilbuddet skal være lukket og mærket Tilbud på rammeaftale til VisitDenmark i Tyskland - må ikke åbnes i posten. Tilbud skal afleveres i 1 originalt papireksemplar samt 1 elektronisk eksemplar på en USB-nøgle eller tilsvarende medie. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem de afleverede eksemplarer af tilbuddet, er det originale tilbud gældende. I det omfang tilbud afleveres personligt, kan Tilbudsgiver få udleveret en kvittering udvisende dato samt klokkeslæt for aflevering af tilbuddet. Tilbuddet kan ikke afgives pr. eller i øvrigt fremsendes elektronisk. Tilbud inklusive bilag skal affattes på dansk. Generel dokumentation, der ikke foreligger på dansk, kan dog være på engelsk eller tysk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale på engelsk eller tysk til dansk. Oversættelsen skal i givet fald ske for Tilbudsgivers regning. 8.6 Honorar Tilbudsgiverne modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud og deltagelse i forhandling. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende aftaleindgåelse er Ordregiver uvedkommende. 8.7 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbud skal være bindende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne er bundet af deres tilbud, indtil Ordregiver har indgået Rammeaftale, dog mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra tilbuddet. 8.8 Åbning af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud. 8.9 Returnering af tilbud Modtagne tilbud vil ikke blive returneret til Tilbudsgiver. 9. KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD 9.1 Generelt Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne udbudsmateriale er fuldstændigt. Udbudsmaterialet er alene offentliggjort elektronisk, idet materialet ikke udleveres i papirformat. Side 7 of 20

8 9.2 Tilbudsdokumenter Følgende dokumenter skal være indeholdt i tilbuddet: Tilbudsbrev indeholdende Tilbudsgivers kontaktoplysninger Rammeaftale og samtlige bilag Indholdet af dokumenterne er yderligere beskrevet nedenfor og i den rækkefølge, som Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiver opbygger sit tilbud ud fra. Ad Tilbudsbrev indeholdende Tilbudsgivers kontaktoplysninger Der skal i tilbuddet indgå oplysninger om Tilbudsgivers identitet, hvem, der kan kontaktes om tilbuddet samt kontaktoplysninger ( og telefonnummer) for den/de pågældende. I forbindelse med tilbudsevalueringen lægges der alene vægt på indholdet af de udfyldte bilag til Rammeaftalen, og ikke på tilbudsbrevet. Ad Rammeaftale og samtlige bilag Tilbudsgiver skal aflevere et komplet sæt af Rammeaftalen inklusiv bilag samt kopier heraf, jf. punkt 8.4. Samtlige bilag skal medsendes som en del af tilbuddet, og bilagene skal udfyldes af Tilbudsgiver i det omfang, det følger af instruktionen i bilaget. Nogle af dokumenterne er vedlagt som skabelon, hvor forklaringer til bilagets udfyldning er [markeret på denne måde]. De steder, hvor Tilbudsgiver skal udfylde noget i bilaget, er dette markeret på denne måde [ ]. Dokumenter, der ikke foreligger en skabelon for, skal Tilbudsgiver selv udarbejde, jf. punkt 20. Udbudsbetingelsernes punkt 20 indeholder en oplistning af, hvilke bilag der skal besvares af Tilbudsgiver som en del af tilbuddet samt hvilke underbilag, der skal udarbejdes af Tilbudsgiver. 10. FORHANDLING Formålet med forhandling er dels at Tilbudsgiverne får adgang til at optimere sine tilbud, dels sikre at Tilbudsgiverne afgiver konditionsmæssige tilbud. Ethvert indledende tilbud, der indleveres rettidigt, kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle 3 Tilbudsgivere vil blive inviteret uanset om de i øvrigt er konditionsmæssige. Ordregiver forbeholder sig retten til at tildele på baggrund af de indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, men i så fald kun til en Tilbudsgiver, hvis indledende tilbud er konditionsmæssigt, hvorfor Ordregiver vil sikre, at tilbuddet overholder kravene fastsat i disse udbudsbetingelser og i udbudsmaterialet i øvrigt. Da Ordregiver har mulighed for at tildele Rammeaftalen på baggrund af det Side 8 of 20

9 indledende tilbud, bør Tilbudsgiver sørge for, at tilbuddet opfylder samtlige krav i udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne vil senest den 7. august 2017 modtage orientering om, hvorvidt Ordregiver ønsker at gennemføre en forhandlingsrunde eller tildele på baggrund af de indledende tilbud Forhandlingsforløb Medmindre Ordregiver vælger at tildele Rammeaftalen på baggrund af de indledende tilbud, gennemføres der et forhandlingsforløb som nedenfor beskrevet og i henhold til tidsplanen. Det skal bemærkes, at der under forhandlingsforløbet kan ske mindre ændringer. I tilfælde af behov for ændringer vil de relevante parter blive informeret. Forhandlingsforløbet vil gennemføres under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipper. Tilbudsgiverne vil derfor blive inviteret til parallelle forhandlingsmøder og blive bedt om at levere materiale til brug for forhandlingerne på samme vilkår. Tilbudsgiverne vil også få tilbagemeldinger fra Ordregiver samtidigt. I det omfang forhandlingerne kommer til dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil Tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om Tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver Tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmøderne med den enkelte Tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere. Ordregiver tilstræber, at enhver oplysning, som Ordregiver har meddelt en eller flere Tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige Tilbudsgivere i relation til udformningen af de endelige tilbud, herunder prissætningen, vil blive meddelt samtlige Tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud. For spørgsmål vedrørende ydelsen, som kan være afgørende i relation til udformningen af tilbud og prissammensætningen, henvises i øvrigt til spørgsmål/svar-proceduren i punkt 15.1, som Tilbudsgiver opfordres til at benytte. Spørgsmål skal fremsendes senest 6 dage før næste tilbudsfrist Bilag X Såfremt Tilbudsgiverne har forbedringsforslag til udbudsmaterialet eller identificerer krav, herunder aftalebestemmelser eller lignende, som forekommer uhensigtsmæssige, herunder forhold, som vurderes at kunne udgøre væsentlige risiko- eller omkostningsfaktorer, opfordres Tilbudsgiverne til at angive disse sammen med det indledende tilbud i Bilag X til udbudsbetingelserne. Tilbudsgiverne bør i den forbindelse begrunde, hvorfor det/de pågældende forhold er identificeret som uhensigtsmæssige, ligesom Tilbudsgiverne bør foreslå alternativer hertil. Forhold oplistet i Bilag X betragtes ikke som en del af tilbuddet (men som et oplæg til forhandlingerne), og oplistningen betragtes derfor heller ikke som forbehold. Side 9 of 20

10 Vederlag, som Tilbudsgiver angiver i tilbuddet, skal baseres på Rammeaftalen med bilag, det vil sige uden de ændringer, som Tilbudsgiver eventuelt foreslår i Bilag X. De identificerede forhold vil kunne danne grundlag for forhandlingerne Forhandlingsmøde Der afholdes forhandlingsmøde med hver Tilbudsgiver i henhold til tidsplanen i punkt 19. Efter aflevering af det indledende tilbud vil Ordregiver invitere Tilbudsgiver til et forhandlingsmøde. Det specifikke tidspunkt for mødet vil blive fastlagt efter Ordregivers modtagelse af de indledende tilbud. I tidsplanen, jf. punkt 19, angives dog forventet dato for forhandlingsrunden. Under forhandlingerne vil Ordregiver give sit syn på tilbuddets relative styrker og svagheder baseret på Ordregivers kendskab til markedet samt ydelsens omfang, herunder navnlig forbedringer og optimeringsforslag. Formålet med forhandlingsmødet er at sikre, at Tilbudsgiver er opmærksom på, hvor vedkommendes tilbud bør forbedres. Ordregiver vil i den forbindelse kommentere de allerede afgivne tilbud baseret på kriterierne for tildeling. Tilbudsgiver får lejlighed til at udfordre udbudsmaterialet, ligesom Tilbudsgivers oplistning af uhensigtsmæssigheder (risiko- og omkostningsfaktorer) påpeget i Bilag X også kan indgå i forhandlingerne. Forhandlingsmøderne vil være af to timers varighed med følgende forventelige overordnede tema for mødet: Præsentation af deltagerne Kort gennemgang af og spørgsmål til nærværende beskrivelse af udbud med forhandling Tilbudsgivers præsentation af tilbuddet samt Ordregivers spørgsmål til det indledende tilbuds indhold og afklaring af eventuelle uklarheder, misforståelser eller uhensigtsmæssigheder Ordregivers kommentarer til det indledende tilbuds styrker og svagheder Påpegning af forhold i det indledende tilbud, der kan indebære, at tilbuddet må anses som ukonditionsmæssigt Fokus på de elementer i det indledende tilbud, hvor Ordregiver ser det største potentiale for forbedring Tilbudsgivers spørgsmål til det foreliggende udbudsmateriale, herunder Tilbudsgivers uddybning af tilbagemelding på udbudsmaterialet, jf. Bilag X Opsamling fra mødet og det videre forløb Eventuelt Side 10 of 20

11 Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med Tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom Tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder. Ordregiver vil udarbejde et referat fra forhandlingsmødet, men dette referat vil ikke blive fremsendt til Tilbudsgiverne, men skal alene dokumentere indholdet på mødet, jf. udbudslovens regler herom. Ordregiver er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem Tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogen Tilbudsgivere bedre end andre. Ordregiver tilstræber derfor, at enhver oplysning - som Ordregiver har meddelt en eller flere Tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige Tilbudsgivere i relation til udformningen af de endelige tilbud - vil blive meddelt samtlige Tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud. Er der på et forhandlingsmøde behandlet spørgsmål af generel karakter, som er af betydning for de øvrige Tilbudsgivere, vil besvarelsen af sådanne spørgsmål blive fremsendt til samtlige Tilbudsgivere, ligesom eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmaterialet baseret på forhandlingsmøderne vil blive fremsendt til Tilbudsgiverne Eventuelle yderligere forhandlingsrunder Ordregiver forbeholder sig retten til at afholde yderligere forhandlingsrunder, såfremt tilbagemeldingerne på forhandlingsmøderne skaber et behov herfor. Ordregiver sørger for at samtlige Tilbudsgivere varsles samtidigt om eventuelle yderligere forhandlingsrunder samt dagsorden for disse forhandlingsmøder Endeligt tilbud Efter forhandlingsmøder med samtlige Tilbudsgivere, vil samtlige Tilbudsgivere samtidigt blive opfordret til at afgive et endeligt tilbud, jf. tidsplanen i punkt 19. Det endelige tilbud skal indeholde de samme oplysninger som det indledende tilbud, således at der i forhold til de enkelte dele kan henvises til det indledende tilbud med angivelse af, hvorved det endelige tilbud adskiller sig fra det indledende tilbud. Tilbudsgiverne skal generelt bestræbe sig på at forbedre de dele af sine tilbud, som Ordregiver har peget på. Fristen for indlevering af det endelige tilbud vil fremgå af opfordringsskrivelsen. Fristen fastlægges således, at alle Tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud. De endelige tilbud skal være fuldstændige, og det er Tilbudsgivers ansvar, at de endelige tilbud ikke indeholder forbehold eller i øvrigt vilkår, der vil medføre ikkekonditionsmæssighed. De endelige tilbud evalueres af Ordregiver på baggrund af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium ("bedste forhold mellem pris og kvalitet"). Tilbudsgiverne vil samtidigt modtage meddelelse om tildelingsbeslutningen og begrundelse herfor efterfulgt af en standstill-periode i henhold til 3 i lov om Klagenævnet for Udbud. Side 11 of 20

12 Ordregiver gennemfører ikke forhandlinger om de endelige tilbud, men der vil dog indenfor rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud Spørgsmål under forhandlingsforløbet Under hele forhandlingsforløbet kan Tilbudsgiver stille spørgsmål pr. mail til Ordregiver. Besvarelse af spørgsmål vil ske hurtigst muligt og løbende til samtlige Tilbudsgivere, dog således at der senest vil blive afgivet svar 6 dage før fristen for afgivelse af endeligt tilbud. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage før fristen for afgivelse af endeligt tilbud, vil ikke blive besvaret. 11. UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED Inden Ordregiver tildeler Rammeaftalen, vil Ordregiver verificere, at Tilbudsgiver ikke er udelukket i henhold til udbudslovens Ordregiver forbeholder sig retten til at indhente dokumentation herfor før aflevering af det indledende tilbud, hvis dette skønnes nødvendigt for at sikre korrekt gennemførelse af udbudsproceduren. I så fald vil Ordregiver fastsætte en passende frist for fremlæggelse af dokumentationen. Ordregiver vil acceptere følgende som bevis for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af de nævnte udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135 og 137, stk. 1, nr. 2: 1) Et uddrag fra det relevante register eller tilsvarende dokument udstedt af en kompetent retslig eller administrativ myndighed, der viser, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i 135, stk. 1. 2) Et certifikat udstedt af den kompetente myndighed i det pågældende land som bevis for, at Tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i de i 135, stk. 3 og 137, stk. 1, nr. 2 nævnte tilfælde. Udsteder det pågældende land ikke de ovenfor nævnte dokumenter eller certifikater, eller dækker disse ikke alle de i 135, stk. 1 eller 3, og 137, stk. 1, nr. 2, nævnte tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der anvendes en erklæring på tro og love, der er afgivet for en kompetent retslig eller administrativ myndighed, for en notar eller for en kompetent faglig organisation i det land, hvor Tilbudsgiver er etableret. Ordregiver vil endvidere anmode om dokumentation for, at Tilbudsgiver opfylder de stillede krav til økonomisk og finansiel formåen i henhold til udbudslovens 142. Skønner Ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver. Inden Ordregiver afviser en Tilbudsgiver, som er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, vil Ordregiver dog have givet mulighed for tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed i henhold til udbudslovens 138. Side 12 of 20

13 12. TILBUDSEVALUERING 12.1 Tildelingskriteriet Ordregiver foretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet vurderet på grundlag af følgende underkriterier: Pris 30 % Reklame-case 20 % Medie-case 20 % VNR-case 10 % Samarbejde 20 % Rammeaftalen vil blive tildelt den Tilbudsgiver, der på baggrund heraf har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kriterierne er uddybende beskrevet i det følgende, ligesom hvert bilag, der indgår i evalueringen, indeholder en angivelse af, hvad der vægtes positivt ved Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte bilag. Ad Pris 30 % Underkriteriet Pris vurderes på grundlag af den evalueringstekniske totalsum, der opgøres som beskrevet i instruktionen til Rammeaftalens Bilag 2 med inddragelse af Leverandørens prissætning i besvarelse af Bilag 3.A, 3.B og 3.C. Ad Reklame-case 20 % Underkriteriet Reklame-case vurderes på grundlag af Tilbudsgiverens besvarelse af Rammeaftalens Bilag 3.A på baggrund af de i dette bilag specifikt anførte elementer, som Ordregiver har anført at ville tillægge positiv vægt i vurderingen. Ad Medie-case 20 % Underkriteriet Medie-case vurderes på grundlag af Tilbudsgiverens besvarelse af Rammeaftalens Bilag 3.B på baggrund af de i dette bilag specifikt anførte elementer, som Ordregiver har anført at ville tillægge positiv vægt i vurderingen. Ad VNR-case 10 % Underkriteriet VNR-case vurderes på grundlag af Tilbudsgiverens besvarelse af Rammeaftalens Bilag 3.C på baggrund af de i dette bilag specifikt anførte elementer, som Ordregiver har anført at ville tillægge positiv vægt i vurderingen. Ad Samarbejde 20 % Underkriteriet Samarbejde vurderes på grundlag af Tilbudsgiverens besvarelse af Rammeaftalens Bilag 4 på baggrund af det i dette bilag specifikt anførte elementer, som Ordregiver har anført at ville tillægge positiv vægt i vurderingen. Side 13 of 20

14 13. EVALUERINGSMETODE 13.1 Generelt Ved evaluering af tilbud vil følgende metode blive anvendt. De tildelte point for hvert underkriterium ganges med den anførte vægtning, hvorefter pointene summeres. Den Tilbudsgiver, der har opnået flest point samlet set, er den Tilbudsgiver, der får tildelt Rammeaftalen. Der bliver givet en samlet karakter mellem 0-10 for alle underkriterierne. Ordregiver vurderer udelukkende tilbuddene på baggrund af de oplysninger, der fremgår af det fremsendte tilbud inkl. bilag. Ad Pris 20 % Primær evalueringsmetode lineær 50 % model Ved at sammenlægge de tilbudte priser for løsning af de tre cases i Bilag 3.A, 3.B og 3.C udregnes en samlet evalueringsteknisk sum, som er den pris, der indgår i evalueringen. Evaluering af pris foretages ved en lineær interpolation. Priserne vil blive omregnet til point, hvor den laveste samlede evalueringspris gives 10 point. Da priserne forventes at ligge forholdsvist tæt på hinanden, anvendes der en spredning på 50 %. Det vil sige, at en samlet evalueringspris, der er præcis 50 % højere end laveste pris vil få 0 point. De øvrige priser får tildelt point forholdsmæssigt og ud fra deres respektive afstand til tilbuddet med den laveste evalueringstekniske pris og ud fra følgende formel: (1-((tilbudte pris laveste pris ) / ((1,5 x laveste pris) laveste pris))) x 10 = pointtal. Sekundær evalueringsmetode: Skulle det vise sig, at der er større spredning i priserne i de modtagne tilbud, end spændet i den primære metode ovenfor tillader, det vil sige, hvis prisen i tilbuddet med den højeste pris er mere end 50 % højere end prisen i tilbuddet med den laveste evalueringspris, således at den angivne primære evalueringsmetode ikke er egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, vil følgende metode i stedet blive anvendt. Evaluering af pris foretages også ved en lineær interpolation. Priserne vil blive omregnet til point, hvor den laveste samlede evalueringspris gives 10 point, mens en pris, som er 100 % højere end laveste pris får 0 point. De øvrige priser får tildelt point forholdsmæssigt og ud fra deres respektive afstand til tilbuddet med den laveste evalueringstekniske pris og ud fra følgende formel: Side 14 of 20

15 (1-((tilbudte pris laveste pris ) / ((2,0 x laveste pris) laveste pris))) x 10 = pointtal. Tertiær evalueringsmetode Hvis både den primære og den sekundære evalueringsmetode viser sig ikke at være egnet til at identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud anvendes nedenstående ikke-lineære model tertiært: (10 x laveste pris) / tilbudte pris = pointtal. Ad de kvalitative kriterier Tilbuddenes grad af opfyldelse af de fire kvalitative underkriterier "Reklamecase", "Medie-case", "VNR-case" og "Samarbejde", bedømmes på en skala fra 0 til 10 point, hvor 10 point gives for det tilbud, der indeholder besvarelser, som er den bedst tænkelige opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Der benyttes følgende absolutte pointskala: Point Ordlyd Beskrivelse 0 Ingen opfyldelse Ingen opfyldelse gives, hvor Tilbudsgivers besvarelse ikke opfylder de efterspurgte krav / løsningen er ikke beskrevet. 1 Særdeles dårlig vurdering 2 Meget dårlig vurdering 3 Dårlig vurdering 4 Under middel vurdering 5 Middel vurdering Særdeles dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en helt uacceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er særdeles dårligt beskrevet. Meget dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en meget ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Dårlig vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler meget væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Under middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mindre end acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen fremstår mindre velunderbygget og er visse steder uklar. Side 15 of 20

16 6 Over middel vurdering 7 God vurdering 8 Meget god vurdering 9 Særdeles god vurdering 10 Den bedste mulige vurdering Over middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mere end acceptabel grad af opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som efterspørges men dog ikke centrale dele heraf. Hovedparten af beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. God vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder langt hovedparten af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. Meget god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en meget god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler kun meget få af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er meget velunderbygget og forståelig. Særdeles god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en særdeles god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er uddybende, velunderbygget og forståelig. Den bedste mulige vurdering gives, hvor besvarelsen er den bedst tænkelige opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Samtlige de oplysninger, som er efterspurgt, er beskrevet på en velunderbygget og forståelig måde, og beskrivelsen af løsningen illustrerer, at det af Ordregiver ønskede opfyldes på den bedst tænkelige måde. 14. TAVSHEDSPLIGT, FORTROLIGHED OG AKTINDSIGT Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til Tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgiver er uberettiget til at anvende udbudsmaterialet til andet end at deltage i udbuddet. Ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Det betyder blandt andet, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af Ordregiver. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed der afgiver et tilbud har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Side 16 of 20

17 Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i oplysninger, som Tilbudsgiver på forhånd har anført som følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den som oplysningen vedrører adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende Ordregiver. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagt, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet eller i andet materiale i tilbuddet, som Tilbudsgiver ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget aktindsigt, bedes Tilbudsgiver angive dette i tilbuddet. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 15. SPØRGSMÅL TIL UDBUDDET 15.1 Skriftlige spørgsmål Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Ordregiver opfordrer Tilbudsgiverne til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, såfremt der er forhold eller krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller beskrevet på ufuldstændig vis. Spørgsmål kan rettes skriftligt til Ordregivers kontaktperson: Bird & Bird Advokatpartnerselskab Kalkbrænderiløbskaj København Ø Att.: Maria Haugaard Eller til følgende adresse: maria.haugaard@twobirds.com. Spørgsmål skal være mærket Spørgsmål vedr. udbud af rammeaftale til VisitDenmark i Tyskland. Tilbudsgiver anmodes om løbende at sende spørgsmål, således at svar kan komme ud så tidligt som muligt i løbet af udbudsprocessen. Spørgsmål der ønskes besvaret inden aflevering af indledende tilbud skal fremsendes senest 10 dage før fristen for det indledende tilbud. Besvarelsen af disse spørgsmål fremsendes til samtlige Tilbudsgivere senest 6 dage før fristen for aflevering af det indledende tilbud. Spørgsmål, der stilles senere som angivet i punkt 19 vil blive besvaret i det omfang, besvarelse kan afgives senest 6 dage før fristen for det endelige tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Side 17 of 20

18 Såfremt nogle af de stillede spørgsmål måtte give anledning til en konkret tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil der blive orienteret herom med besvarelsen af de stillede spørgsmål. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Ordregiver bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Ordregiver vil løbende og senest 6 dage inden tilbudsfristen udsende spørgsmål og svar i anonymiseret form og eventuelt supplerende materiale til Tilbudsgiverne. Ordregiver vil i øvrigt bestræbe sig på at besvare indkomne spørgsmål løbende. Besvarelse af spørgsmål vil ske pr. mail til den af Tilbudsgiver oplyste adresse. 16. ÆNDRINGER AF UDBUDSMATERIALE Ordregiver vil udsende rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet til alle Tilbudsgivere, der deltager i udbud med forhandling. Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem fremsendelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelser eller Rammeaftalen. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for Tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Ordregiver gør opmærksom på, at der som følge af forhandlingerne kan ske ændringer i udbudsmaterialet, hvilket alle Tilbudsgivere løbende vil blive orienteret om. Der vil ikke ske ændringer i de grundlæggende elementer i det oprindelig udsendte udbudsmateriale. 17. MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE Når Ordregiver har identificeret det tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige i henhold til de fastsatte underkriterier, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse for valget til alle Tilbudsgivere, jf. lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 593 af 2. juni 2016). Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. I henhold til lov om Klagenævnet for Udbud underskriver Ordregiver først Rammeaftalen med den valgte leverandør efter udløbet af standstill-perioden, der som udgangspunkt er 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til Tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning. Ordregiver kan dog fastlægge en længere standstill-periode, såfremt dette anses for nødvendigt. Side 18 of 20

19 18. ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig Rammeaftale, vil udbudsforretningen kunne annulleres af Ordregiver, såfremt der er en saglig grund hertil. 19. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan: 30. juni juli august 2017 kl Afsendelse af opfordringsskrivelse til at afgive indledende tilbud. Frist for at stille skriftlige spørgsmål inden aflevering af det indledende tilbud. Frist for afgivelse af indledende tilbud august 2017 Forhandlingsmøder. 17. august 2017 Forventet udsendelse af evt. tilpasset udbudsmateriale og opfordring til afgivelse af endeligt tilbud. 20. august 2017 Forventet frist for at stille skriftlige spørgsmål inden aflevering af det endelige tilbud. 28. august 2017 Forventet frist for afgivelse af endeligt tilbud. Uge Ordregivers tilbudsvurdering af de indkomne tilbud. 4. september kalenderdage Forventet meddelelse til Tilbudsgiverne om resultatet af tilbudsvurderingen. Standstill-periode regnet fra dagen efter afsendelse af fyldestgørende begrundelse. 15. september 2017 Forventet underskrivelse af Rammeaftalen. September 2017 Ikrafttrædelse af Rammeaftalen. Side 19 of 20

20 20. DOKUMENTOVERSIGT OG CHECKLISTE Nedenstående skema indeholder alle aftaledokumenter, som danner grundlag for tilbudsevalueringen med oplysninger om udfyldning, brug af Skabelon fra Ordregiver og om besvarelsen indgår i tilbudsevalueringen. Der henvises i øvrigt til bilagsinstruksen til de enkelte bilag. Dokument Titel Skal besvares af Tilbudsgiver Brug af Ordregivers skabelon Besvarelse indgår i tilbudsevalueringen Tilbudsbrev m.v. Tilbudsbrev Tilbudsbrev Ja Nej Nej Rammeaftale Rammeaftale Rammeaftale Nej - - Bilag 1 Ydelsesbeskrivelse Nej - - Bilag 2 Vederlag Ja Ja Ja som beregningsgrundlag for besvarelser i Bilag 3.A, 3.B og 3.C Bilag 3.A Casebeskrivelse for Ja Nej Ja delområde A Bilag 3.B Casebeskrivelse for Ja Nej Ja delområde B Bilag 3.C Casebeskrivelse for Ja Nej Ja delområde C Bilag 4 Samarbejde Ja Ja Ja Side 20 of 20