2 Revisionsprotokol Meddelelser Nyt fra afdelingerne Eventuelt Næste møde...7

Transkript

1 REFERAT Indkaldelse til organistionsbestyrelsesmøde nr. 114, den 15. august 2016 kl Adelgade 107, Bogense Deltagere: Klaus Bentzen, Dorte Haugaard, Lars Haugaard Sørensen, Majbritt Nielsen, Bente Warberg og Knud Vingaard Afbud: Indhold cases/mdr70/mdr Godkendelse af referatet fra sidste møde Revisionsprotokol Meddelelser Nyt fra afdelingerne Eventuelt Næste møde Godkendelse af referatet fra sidste møde. Fremstilling: Referatet fra det sidste møde er tidligere udsendt, og der er ikke indløbet kommentarer. Organisationsbestyrelsen godkender og underskriver referatet fra sidste møde. Bilag: Referatet er tidligere udsendt. 2 Revisionsprotokol Fremstilling: Der er ikke foretaget indføring i revisionsprotokollen siden sidste møde. Revisionsprotokollen tages til efterretning. Bilag: Revisionsprotokollen medbragt til mødet. 3 Meddelelser A. Formanden. 1. Konstituering bestyrelsen Bestyrelsen konstituerede sig således: Klaus Bentzen Formand side 1/7

2 Majbritt Nielsen Lars Haugaard Sørensen Bente Warberg Knud Vingaard Næstformand Medlem Medlem Medlem 1. suppleant 2. suppleant Byggeudvalg: Klaus Bentzen Lars Haugaard Sørensen Kim Johansen Maskinudvalg: Kim Johansen Niels Stentebjerg Personaleudvalg: Klaus Bentzen Kim Johansen Line Klelund Højsgaard Fest- og kulturudvalget: Maibritt R. Nielsen Bente B. Christensen Kommunikationssudvalg: Lars Haugaard Sørensen Evaluering af generalforsamlingen: Der var et stort fremmøde og god stemning, stort set ingen spørgsmål. Den nye måde at fremlægge beretning på var rigtig god. 2. Evaluering af vores deltagelse i Rosenfestival 2016: Det gik godt. Der var mange henvendelser og god kontakt med forbi passerende, der blev delt mange foldere ud, der var 13 indmeldelser. Ballonerne var en stor succes. Bemandingen med en 2-3 stykker på standen var helt perfekt. På nuværende tidspunkt vil boligforeningen gerne deltage i Rosenfestivalen Der er bestilt 10 stk. roser i potter til brug for standen som efterfølgende er til eget brug til en pris af kr. 300/stk Der er bestilt orange balloner med firmalogo, snore og helium Roll up, kuglepenne og andet merchandise leveres af Karina på kontoret 3. Besigtigelsestur 2016, medarbejdere, formand + 1 fra bestyrelsen? Datoen bliver den 27. september 2016, turen går til København, bl.a. til Havneholmen og ud og se noget spændende byggeri. Turen starter kl. 8 og varer til kl ca. Det er medarbejderne i Bogense Boligforening der er inviteret spadestik på Sct. Anna Park, 16. august 2016 kl Programmet vil forløbe således: Først vil formand Klaus Bentzen sige et par ord og derefter tage det først spadestik. Så vil ordet blive givet videre til Borgmesteren inordfyns kommune, Lisbet Riis side 2/7

3 Formand for Boligkontoret Danmark, Michael Demsitz direktør i Boligkontoret Danmark og til sidst Lars fra H. Skjøde Knudsen. Der efter brunch for de inviterede. 5. Fælles afdelingsbestyrelsesmøde, 15. august 2016 kl Budgetterne gennemgåes for de afdelinger med afdelingsbestyrelser. Bestyrelsen tog ovenstående til efterretning og godkendte at boligforeningen deltager i Rosenfestivalen i Administrationen. Administrationsaftale punktet udsat til næste møde. Budget selskab Selskabs budget. Administrationsbidraget til afdelingerne er for 2017 kr. 4259, hvilket er en nedsættelse på kr. 106 pr. lejemål. Der er ikke mange ændringer i budgettet, men der er kommet 24 ekstra lejemål at fordele udgifter på, så selvom om udgiften til annoncer og markedsføring er øget med til kr. er der stadig plads til en nedsættelse. Der skal fra afdelingerne indbetales til dispositionsfonden (kr. 558,- pr. lejemål), da minimumskravet ikke er opfyldt, men der gives tilskud fra arbejdskapitalen på det samme beløb. For at opretholde målsætningen om størrelsen på arbejdskapitalen indbetales der også til den (kr. 158,- pr. lejemål). Der budgetteres med 0 % i rente til afdelingerne. Budget afdelinger Afd. 1 Stigning på 2,19% - ca. 68,13kr. pr. lejemål Udgifter: Større: Ejendomsskatter, Arbejdskapital Færre: Administrationsbidrag, afskrivninger på lån til forbedringsarbejder Indtægter: Mindre: Afskrivning på overskud Afd. 4 Udgifter: Større: Ejendomsskatter, Arbejdskapital, alm. vedligehold, henlæggelser Færre: Administrationsbidrag, afskrivninger på lån til forbedringsarbejder, underskuddet er væk Afd. 5 Udgifter: Større: Ejendomsskatter, Arbejdskapital, afskrivninger på lån til forbedringsarbejder, afvikling af underskud Færre: Administrationsbidrag, ejendomsfunktionær og renholdelse, ydelser vedr. lån til forbedringsarbejder Afd. 6 Stigning på 0 % Udgifter: Større: Ejendomsskatter, Arbejdskapital, ejendomsfunktionær og renholdelse, henlæggelser Færre: Administrationsbidrag, afvikling af underskud Indtægter: Mindre: Afskrivning på overskud Afd. 7 Stigning på 3,3% - ca. 111,56 pr. lejemål Udgifter: Større: Ejendomsskatter, Arbejdskapital, afskrivninger på lån til forbedringer, side 3/7

4 Færre: Administrationsbidrag, afvikling af underskud Indtægter: Større: opkrævninger vedr. særlige lejeforhøjelse Afd. 10 Nedsættelse på 0,67% Udgifter: Større: Ejendomsskatter, Arbejdskapital, ejendomsfunktionær og renholdelse, henlæggelser Færre: Administrationsbidrag, afskrivninger på lån til forbedringsarbejder Indtægter: Mindre: renter Afd. 14 Stigning på 2,32% Udgifter: Større: Arbejdskapital, ejendomsfunktionær og renholdelse, Afvikling af underskud Færre: Administrationsbidrag. Afd. 18 Udgifter: Større: Ejendomsskatter, Arbejdskapital, afdrag på lån, drift af fælles faciliteter Færre: Renovation, Administrationsbidrag, drift at møde og selskabslokaler, henlæggelser Afd. 19 Stigning på 1,40% - ca. 68,11 kr. pr. lejemål Udgifter: Større: Prioritetsydelser, Ejendomsskatter, Arbejdskapital, afvikling af underskud. Færre: Renovation, Administrationsbidrag. Indtægter: Færre: Renter Afd. 22 Stigning på 1,06% Udgifter: Større: Forbrugsregnskaber, Arbejdskapital, ejendomsfunktionær og renholdelse, afvikling af underskud, El og varme til fællesarealer Færre: Prioritetsydelser, Administrationsbidrag. Indtægter: Færre: Renter Afd. 24 Udgifter: Større: Forbrugsregnskaber, Arbejdskapital, afvikling af underskud, ejendomsfunktionær og renholdelse. Færre:, El og varme til fællesarealer, alm. vedlighold, henlæggelser Indtægter: Færre: Renter, afvikling af oveskud Afd. 25 Første rigtige driftsbudget, så der ikke et forgående budget at sammenligne med. Task Force Det fremsendte beslutningsark udfyldes ikke, da boligforeningen allerede har gennemført mange af de tiltag der foreslås. Det indstilles at bestyrelsen tager ovenstående information til efterretning Bestyrelsen tog ovenstående information til efterretning C. Byggeudvalget. Byggesager: side 4/7

5 Sct. Anna Park afdeling 26: Byggeprocessen/planlægningen går planmæssigt, vi har nu modtaget den første del af grunden af Nordfyns Kommune. Der er pr. 6/7-16 overført kr til Nordfyns Kommune på baggrund af tinglyst endeligt skøde på matr.nr. del nr.1 af matr.nr. 18a Bogense Markjorder. Der er desuden samme dato overført kr til anvist deponeringskonto for Dan Mark Ejendomme vedr. matr.nr.18b mfl. Bogense Markjorder. Vejareal forventes færdiggjort pr. 1/8-16, hvorefter der er forberedt til at vores entreprenør kan igangsætte og være klar til 1. spadestik den 16/8-16 klokken Der vedlægges referat fra de seneste bygherremøder nr. 1-4 med seneste opdatering. Godkendelse af Skema B den vedlægges Enggade afdeling 25: Byggeriet er afleveret til tiden. Der har siden aflevering været nogle enkelte problemer med fejl og mangler men disse løses over tid, så lejerne ikke mærker dette. Byggeriet er efter ibrugtagning blevet taget godt imod, det fungerer efter hensigten og området er nu ved at være grønt på alle jordarealer. Fælleshuset er snart møbleret og ekviperet med udstyr til brug for beboere og gæster. Der forventes at blive afholdt møde med fælleshusudvalget kort efter sommerferien hvor de sidste detaljer omkring udlejning og anvendelse af fælleshuset aftales. BBCH varetager manuelt udlejning af fælleshus samt værelse, der er aftalt pris på dette pr. døgn på kr. 400 for fælleshus samt værelse kr. 100, værelset kan kun lejes for 2 dage pr. gang. Formanden har sammen med Boligkontorets jurist afholdt møde med Borgmester og kommunaldirektør, for en endelig afklaring af forureningssagen på grunden, Formanden giver her en mundtlig redegørelse omkring sagen stade, hvorefter bestyrelsen træffer endelig afgørelse omkring det videre forløb. Sagen henlægges indtil videre og drøftes igen inden forældelsesfrist, Klaus drøfter med Boligkontorets jurist, hvordan kommunen informeres. Der er taget byggelån hjem til en rente på 1,5 %, dette er dog uden gebyrer m.m. Renoveringssager: 1. Udskiftning af tag og døre afdeling 06 Skovvej 2. Udskiftning af døre og vinduer afdeling 08 Platanvej 3. Udskiftning af døre og vinduer afdeling 09 Ahornvej 4. Udskiftning af vinduer og elevator SØBO afdeling 22 Der er modtaget tilsagn fra Nordfyns Kommune vedr. 1, 2 og 3 bilag er vedlagt Renovering nr. 1 er tilendebragt Renovering nr. 2. Der indgået aftale omkring med HJS og igangsættes efter sommerferien, bilag vedlagt Der er modtaget tilsagn fra LBF vedr. trækningsret Renovering nr. 3. Der indgået aftale omkring med HJS og igangsættes efter sommerferien, bilag vedlagt Der er modtaget tilsagn fra LBF vedr. trækningsret side 5/7

6 Renovering nr. 4. Der indgået aftale omkring med HJS vedr. vinduer og døre og igangsættes efter sommerferien, aftale vedr. udskiftning er ligeledes indgået. Bilag vedlagt Der er modtaget tilsagn fra Nordfyns Kommune vedr. huslejestigning samt tilsagn for betaling på 50% af de oplyste omkostninger til renoveringen. Der er ligeledes modtaget tilsagn om kommunegaranti for kreditforeningslån omhandlende boligdelen. Sct. Anna Park orientering tages til efterretning. Enggade 5-13 orienteringer tages til efterretning. Bestyrelsen træffer endelig afgørelse omkring det videre forløb omkring forureningssag Enggade Renoveringssagerne godkendes endeligt. Bestyrelsen tog orienteringen om Sct. Anna Park til efterretning. Bestyrelsen tog orienteringen om Enggade 5-13 til efterretning. Bestyrelsen traf endelig afgørelse omkring det videre forløb omkring forureningssag Enggade Sagen henlægges indtil videre. Renoveringssagerne blev endeligt godkent. D. Maskinudvalget. Der er leaset en ny varebil til Carl Henrik med forkøbsret, som aftalt på det seneste OB møde Der er indkøbt en firmabil til KIJO som aftalt på seneste OB møde Der er indkøbt en ny plæneklipper til brug i som aftalt på seneste OB møde Tages til efterretning Bestyrelsen tog ovenstående til efterretning. E. Fest- og kulturudvalget. Rosenfestival 2016 punktet er drøftet under punkt 3.A F. Personale- og kursusudvalget. Der er ansat en ny mand i Otterup i 3 måneder. Der er lavet sygeforsikring for medarbejderne. Tages til efterretning Bestyrelsen tog ovenstående til efterretning. side 6/7

7 G. Kommunikationsudvalget. Webmaster Lene Jensen, Lillebælt Boligselskab har tilbudt at blive webmaster på vores hjemmeside, samt evt. udarbejde Info-Nyt Formanden, medlem af udvalget og driftschef arbejder videre med dette, samt indgår aftale hvis honorarkrav er rimeligt. Bestyrelsen godkendte ovennævnte indstilling. 4 Nyt fra afdelingerne Intet til behandling 5 Eventuelt Intet til behandling 6 Næste møde Drøftelse af nye mødedater samt tidspunkt Kommende møder: Kl Budgetmøder afdelinger kl og Budgetmøder afdelinger kl og Budgetmøder afdelinger kl Besigtigelsestur medarbejdere kl OB Møde kl ? Personale og bestyrelsesarrangement kl OB Møde kl (frokost) Julemøde bestyrelse og ansatte Bestyrelsens underskrift: Klaus Bentzen Lars Haugaard Sørensen Maibritt R Nielsen side 7/7