Version 3. GeoFyn A/S - bilag

Transkript

1 Version 3 GeoFyn A/S - bilag

2 Indholdsfortegnelse Bilag A: Fællesoffentlige Geodata krav og samarbejde side 2 Bilag B: Vedtægter og Aktionæroversigt for GrundkortFyn A/S side 5 Bilag C: Opgaveportefølje side 10 Bilag D: Organisering af GeoFyn A/S side 12 Bilag E: Økonomiske betragtninger side 19 Bilag F: Use Cases. side 25 Eksempler på GIS-anvendelse, der kan effektivisere og lette sagsbehandling i kommunerne 1

3 Bilag A Fællesoffentlige geodata krav og samarbejde Gennem en længere årrække har der været stort fokus på nødvendigheden af en øget digitalisering af den offentlige sektor og sagsbehandling. Dette har medført flere projekter og strategier. De vigtigste på geodataområder er: Projekt om Omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag OGF med deltagelse af 38 kommuner. Januar til august 2010 Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi November Den Fællesoffentlige Digitaliseringsstrategi August De nævnte strategier og projekter peger på anvendelse af geodata som en vigtig hjørnesten i den digitale forvaltning. Centralt i udmeldingerne er krav om effektiviseringer og en standardisering af de offentlige datastrukturer, så udviklingen af administrationen kan ske på tværs af forvaltningsskel - både indbyrdes mellem kommunerne og mellem staten og kommunerne. Et eksempel på dette er etableringen af FOT Danmark - Fælles Offentligt Administrationsgrundlag, hvori stat og kommuner har etableret et fællesoffentligt forvaltningsgrundlag, og FKG - Fælleskommunalt Geodatasamarbejde etableret af KL og KTC på baggrund af OGF-projektet i september Disse krav til effektivisering samt standardisering af de kommunale geodata, vil stille store krav til samtlige kommuner de kommende år, og en stor del af ressourcerne på GIS- og geodataområdet må forventes at gå til omlægning af data og processer. I det efterfølgende er beskrevet de primære anbefalinger og indsatsområder på geodataområdet fra de omtalte projekter og digitaliseringsstrategier. Omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag OGF OGF-projektet, der havde deltagelse af 38 kommuner, blev afsluttet med en rapport om projektets resultater og anbefalinger til kommunerne for det fremtidige arbejde med at implementere et omkostningseffektivt geografisk forvaltningsgrundlag. Overordnet havde rapporten 4 hovedsynspunkter: Kommunerne bør sikre en udtalt standardisering af geodata og anvende standardiserede geodatasystemer 2

4 Kommunerne skal agere, så der sikres den størst mulige omkostningseffektivitet Det kommunale samarbejde på geodataområdet bør intensiveres Geodata skal udbredes til anvendelse i hele kommunen Om en bredere anvendelse af geodata og et øget samarbejde på geodataområdet siger rapporten blandt andet: Øget samarbejde fælleskommunale løsninger Geodataområdet har en rig samarbejdshistorie gennem mindst 20 år, hvoraf der er høstet mange gevinster. Projektet lægger op til en intensivering af dette samarbejde og en stærkere ledelsesmæssig forankring af samarbejdet. Geodata for hele kommunen Geodata er startet som en kortfaglig specialistopgave i kommunerne (GIS). I de fleste kommuner ligger GIS-funktionen organisatorisk placeret i teknisk forvaltning. Overalt ses, at geodata bevæger sig ind i dagligdagssfæren: Google Earth og GPS er er blot de mest nærliggende eksempler. Derfor må der også forventes, at Geodata vil blive bragt i spil i alle kommunale forvaltninger, der på den ene eller anden måde omhandler arealforhold eller geografiske forhold. Projektet anbefaler kommunerne at fange denne udvikling og overveje, hvordan den tværgående funktion af geodata sikres bedst muligt i den enkelte kommune. Set i forhold til anvendelse af geodata i alle forvaltninger kan geodata være bedre placeret tværorganisatorisk end i det tekniske område. Den Fælleskommunale Digitaliseringsstrategi På Teknik- og Miljøområdet er der tre strategiske indsatsområder, det ene specielt med fokus på Effektiv dataforvaltning : Let tilgængelige og aktuelle data er en forudsætning for mange digitaliseringsinitiativer og særligt for selvbetjeningsløsninger. Derfor øger den tekniske sektor fokus på data-produktion og forvaltning af data i kommunerne. Fokus rettes særligt på samarbejde med dataforvaltning i fælles offentlig regi, som f.eks. i Danmarks Miljøportal og FOT og i statslig dataforvaltning. Sektoren vil foretage analyser af flere dataområde, for at sikre mere effektivt arbejde med data. Det skal sikres, at der anvendes standarder, optimale tekniske systemer til dataindsamling og tidssvarende digitale systemer til vedligeholdelse af data. Det forudsætter et langt tættere samarbejde mellem kommunerne. Det er sandsynligt, at en effektiv tilrettelæggelse af datavedligehold også vil kræve ændringer af love og bekendtgørelser. 3

5 Konkrete indsatser og mål: Ejendomsdataområdet gennemførelse af analyse af dataforvaltningen i dag, med særligt fokus på ESR. Mål: Effektive systemer til dataforvaltning i 2015 Dataområdet effektivisering af dataproduktion og datavedligeholdelse i forvaltningerne. Gennemførelse af analyse for at definerer mest påtrængende opgaver og udvikling af arbejdet med data såvel kommunalt som i de fællesoffentlige løsninger FOT og DMP. Væsentlig effektivisering på dataområdet gennemført i I den tilhørende handlingsplan til digitaliseringsstartegien har det udmøntet sig i et projekt vedrørende Fælleskommunal standardisering på geodataområdet : Fælleskommunalt geodatasamarbejde (FKG) og KL laver standardkrav for data og udveksling af data til systemer til håndtering af geodata og gennemfører udbud, hvor få leverandører opnår rammekontrakt. Der laves fælles datamodel for kommunale geodata. Udbud og datamodel styrker udbredelse og anvendelse af geodata som grundlag for forvaltning på stadig flere områder og skaber mulighed for fælles drift og væsentlig reduktion af omkostninger. FKG og KL laver udbud af rammekontrakter i 2011, og udbredelse til implementering i alle kommuner sker frem til Den FællesOffentlige Digtialiseringsstrategi Fokusområde 10 i denne strategi er Fælles grunddata for alle myndigheder. Under dette fokusområde beskrives blandt andet følgende: Det offentlige registrerer en lang række oplysninger om borgere, virksomheder, fast ejendom, bygninger, veje osv. En lille, men meget vigtig del af disse oplysninger de såkaldte autoritative grunddata bruges igen og igen på tværs af hele den offentlige sektor. De er fundamentet for, at myndighederne kan varetage deres opgaver korrekt, for borgernes og virksomhedernes retssikkerhed og for hele samfundets effektivitet. Grunddata skal også knyttes tættere sammen, så det offentlige kan forbinde arbejdsgange og sammenstille oplysninger på tværs af myndigheder og sektorer. I dag kan det fx være vanskeligt at sammenstille oplysninger om en ejendom, fordi ejendomme er angivet forskelligt i forskellige ejendomsregistre. Et af initiativerne under Fokusområde 10 er Udbygning af de Autoritative Geografiske Grunddata Landets administrative geografiske inddeling i kommuner, sogne, retskredse mv. er fundamental for den offentlige forvaltning. Derfor etableres en autoritativ kilde af høj kvalitet til disse inddelinger, der samtidig er let tilgængelig. På samme måde forbedres grunddata om matrikler, stednavne, vejnet, vandløb og søer. 4

6 Bilag B Vedtægter og aktionæroversigt for GrundkortFyn A/S De fynske kommuner har et mange årige samarbejde på Geodataområde. Ejerkredsen var de dengang 32 kommuner på Fyn. I forbindelse med kommunalreformen blev selskabet omdannet til et aktieselskab ejet af de 10 kommuner på Fyn. Aktieselskabet er oprettet under lov nr. 384 af 20. maj Senere lovgivning påbyder at hvis der etableres en aktieselskab med offentlige midler, skal der indgå minimum 25 % privat kapital i selskabet. Vedtægterne er vedlagt idet det er det lovmæssige fundament for dannelsen af et GeoFyn A/S. Vedtægter Navn, hjemsted og formål Selskabets navn er Grundkort Fyn A/S. Selskabets hjemsted er Odense Kommune Selskabets formål er at varetage kommunale opgaver vedrørende forsyning af kommuner med vare- og tjenesteydelser samt drive virksomhed med henblik på salg af varer og tjenesteydelser baseret på kommunal viden til andre end offentlige myndigheder. Aktiekapital Selskabets aktiekapital udgør kr ,00, fordelt i aktier á kr ,00 eller multipla heraf. Aktiekapitalen er fuldt indbetalt. Ingen aktier har særlige rettigheder. Aktierne skal lyde på navn og være noteret på navn i selskabets aktiebog. Aktierne er ikke omsætningspapirer

7 Mortifikation Aktierne kan mortificeres uden dom efter de for ikke-omsætningspapirer til enhver tid gældende lovregler Generalforsamlinger Selskabets generalforsamlinger afholdes på Fyn, Langeland eller Ærø. Ordinære generalforsamlinger afholdes hvert år senest 5 måneder efter regnskabsårets udløb. Ekstraordinær generalforsamling afholdes efter bestyrelsens eller en ordinær generalforsamlings beslutning eller revisors forlangende. Endvidere skal ekstraordinær generalforsamling til behandling af et bestemt angivet emne indkaldes senest 2 uger efter at en eller flere aktionærer, der samlet ejer mindst 10 % af aktiekapitalen, skriftligt har forlangt det. Generalforsamlinger indkaldes med 14 dages varsel ved anbefalet brev til hver enkelt i selskabets aktiebog noterede aktionær samt til revisor. Dagsordenen for den ordinære generalforsamling skal omfatte: 1. Valg af dirigent. 2. Bestyrelsens beretning. 3. Fremlæggelse af årsrapport (årsregnskab) med revisionspåtegning til godkendelse. 4. Beslutning om anvendelse af overskud eller dækning af tab i henhold til det godkendte regnskab. 5. Valg af medlemmer til bestyrelsen. 6. Valg af revisor. 7. Eventuelt. Forslag fra aktionærerne til behandling på den ordinære generalforsamling må være indgivet til selskabet senest 2 måneder efter regnskabsårets udløb Enhver aktionær har een stemme for hvert aktiebeløb på kr ,00. De på generalforsamlingen behandlede anliggender afgøres ved simpel stemmeflerhed, medmindre loven eller vedtægterne foreskriver andet.

8 I tilfælde af stemmelighed bortfalder forslaget. Ingen aktionær kan, hvis denne er en kommune, afgive et antal stemmer, der overstiger det antal stemmer, der svarer til 49 % af den stemmeberettigede aktiekapital, jfr. lovbekendtgørelse nr. 608 af 28. juni 1996, 3 stk. 3. Til vedtagelse af beslutninger om ændringer af vedtægterne kræves at mindst 2/3 af aktiekapitalen er repræsenteret på generalforsamlingen, og at beslutningen vedtages med 90 % af de afgivne stemmer. Er 90 % af de afgivne stemmer for beslutningen, men er der ikke på generalforsamlingen repræsenteret den nødvendige aktiekapital, skal bestyrelsen snarest indkalde til en ny generalforsamling, hvor beslutningen anses for vedtaget, såfremt 90% af de afgivne stemmer er for forslaget uden hensyn til størrelsen af den repræsenterede aktiekapital. Til vedtagelse af selskabets opløsning kræves, at 80 % af den samlede aktiekapital stemmer herfor, og i dette tilfælde gælder den ovennævnte stemmebegrænsning ikke. Selskabets ledelse 9. Selskabet ledes af en bestyrelse på tre til ti medlemmer, der vælges af generalforsamlingen for fire år ad gangen, dog gælder valget maksimalt fire år fra tidspunktet for valget. Genvalg kan finde sted. Den første bestyrelse efter selskabets stiftelse vælges dog kun for perioden, indtil der afholdes ordinær generalforsamling i Bestyrelsen vælger selv sin formand. Bestyrelsen ansætter en direktion. Informationsformidling 10. Bestyrelsesmedlemmerne er berettigede til at videregive informationer og skriftligt materiale, som de har modtaget i deres egenskab af bestyrelsesmedlem, til den aktionær, der har udpeget dem i medfør af 9, dog således at der sikres størst mulig fortrolighed om de således videregivne informationer og skriftligt materiale, herunder i lyset af reglerne om offentlighed i forvaltningen. 7

9 11. Hver aktionær har ret til at udpege ét medlem til en koordinationsgruppe. Koordinationsgruppen har ingen besluttende myndighed i forhold til selskabet eller bestyrelsen, men kan i sit virke blandt andet anbefale og indstille forslag til bestyrelsen. Tegningsregel 12. Selskabet tegnes af en direktør og bestyrelsesformanden i forening, af en direktør i forening med to andre bestyrelsesmedlemmer eller af den samlede bestyrelse. Regnskab og revision 13. Selskabets årsrapporter (årsregnskaber) revideres af en af generalforsamlingen for 1 år ad gangen valgt statsautoriseret eller registreret revisor. 14. Selskabets regnskabsår løber fra den 1. januar til den 31. december. 15. Regnskabet opgøres i overensstemmelse med god regnskabsskik. ---ooooo--- Vedtægterne er senest ændret på selskabets generalforsamling den 6. april

10 Aktionærfortegnelse for Grundkort Fyn A/S Dato Aktionærens navn Aktiebeløb 1/ Assens Kommune ,00 kr. 1/ Faaborg-Midtfyn Kommune ,00 kr. 1/ Kerteminde Kommune ,00 kr. 1/ Langeland Kommune ,00 kr. 1/ Middelfart Kommune ,00 kr. 1/ Nordfyns Kommune ,00 kr. 1/ Nyborg Kommune ,00 kr. 1/ Odense Kommune ,00 kr. 1/ Svendborg Kommune ,00 kr. 1/ Ærø Kommune ,00 kr. 9

11 Bilag C Opgaveportefølje Overvejelser om opgaveportefølje for den fremtidige organisering af fælles GIS på Fyn Bilaget er udarbejdet af arbejdsgruppen GeoFyn overtager alle de kort- og GIS-relaterede opgaver, som i dag løses af de lokale GISmedarbejdere. Følgende punktopstilling er ikke i prioriteret rækkefølge. Udbredelse af GIS-anvendelse i kommunen. GIS kan og skal anvendes i de borgerrettede funktioner. Administration og Borgerservice kan anvende GIS som støtteværktøj, men der er ikke tilstrækkelig opmærksomhed på potentialet. GeoFyn kan medvirke til udbredelse til alle grene af kommunernes forvaltninger, såsom skole, social, arbejdsmarkedet, ældre mm. Erhverv og turisme. Områderne er udpeget som potentiale vækstområder for Fyn. Understøttelse af kommunale initiativer kan komme fra GIS. GIS-Udvikling. IT og GIS er i hastig udvikling. Den digitale infrastruktur med tilknytning til Statslige- og EU-initiativer betyder, at der skal være opmærksomhed på tiltag til reorganisering af området. F.eks. ændringer af det nært beslægtede ejendomsregisterområde. Ejendomsdata har væsentlig betydning for løsningen af GISopgaverne. Udlevering/distribution af data. Samarbejdspartnere, borgere, rådgivere og virksomheder efterlyser nem adgang til data. Udførelse af GIS-analyser. Ad hoc og specielle komplekse analyser kan udføres, eller understøttes. Undervisning. Brugerundervisning på tværs af kommunerne og på tværs af fagområder vil kunne øge kompetencerne hos alle. Faglige workshops. Undervisning for fagspecifikke medarbejdere. Kompetenceudvikling og hjælp til selvhjælp. GIS/ESDH. Kobling mellem GIS og ESDH er erkendt som et effektivitetsfremmende middel. Kun et fåtal af kommunerne på Fyn har haft ressourcer og ekspertise til, at forfølge målet om implementering af løsningen. Effektivisering af journalisering og sikker fremfinding på baggrund af geografien vil være en gevinst for alle kommuner. KortInfo. WebGIS-platform for de 10 fynske kommuner. Opsætning og udvikling af lokale løsninger kan udføres centralt til fordel for alle. Løsninger der vil kunne anvendes i alle grene af kommunernes forvaltninger, såsom skole, social, arbejdsmarkedet, ældre mm. MapInfo. Support og udvikling af mulighederne i den fælles desktop GIS-platform hvor fælles opsætning af arbejdsområder, udvikling af sagsbehandlerløsninger, uddannelse af brugere og licensstyring kan håndteres. MapBasic programmering af kommunespecifikke løsning kan udføres og distribueres. Support. GIS-support til brugere af begge platforme samt support af egenudviklede løsninger. Kortproduktion. Ad hoc kort der produceres til intern sagsbehandling, politisk forelæggelse og borgerbetjening. Kontrakter og licenser. Forhandling og administration af licenser og aftaler. 10

12 FOT-tjek. Produktion af FOT-data og samarbejde med Staten kræver, at kommunerne afsætter ressourcer til datakontrol. Opgaven er ressourcekrævende og vil kunne professionaliseres ved, at samle opgaven i en fælles funktion. Geokodning. En forudsætning for at lave søgninger i databaser og arkiver er, at der er skabt geografiske nøgler. Projektet med geokodning af bygninger er indtil videre kun gennemført i Odense. De øvrige kommuner har delvis etableret geokodning. Der resterer ca % før gevinsterne af projektet kan høstes. Geokodning fordrer et tæt samarbejde med BBR-myndigheden i kommunerne. Fælles datamodel. En forudsætning for en fælles IT-udnyttelse er, at data overholder en fællesdatamodel. Arbejdet med definering af datamodellen er i gang i KL-regi, men skal følges op i kommunerne. Deltagelse i faglige fora. Diverse faglige fora f.eks. JFK-samarbejde, FOTspecifikationsgruppen, FOT- kontaktgruppen, FOSAKO samt diverse brugerfora er med til, at højne kompetencen hos deltagerne og hos organisationen. Samtidig er det muligt gennem deltagelse at få indflydelse på den fremtidige digitale infrastruktur. Opsætning af standardforespørgsler. Tilbagevendende GIS-forespørgsler og etablering af konfliktanalyser kan etableres og udbredes til alle kommuner. Etablering og drift af WMS/WFS-services. Modtagere og leverandører af data efterspørger og tilbyder data som webservices. GIS kan integrere og stille services til rådighed. Etablering og drift af div. SQL-databaser. Datatilgængelighed og sikkerhed øges ved opbevaring af data i spatiale databaser. Tematisk kortproduktion. Ad hoc eller cykliske opgaver, der kun løses med års mellemrum, kan med fordel løses centralt. Fælles kommuneplankort. Kommunerne skal overholde PlansystemDK- datamodellen, idet alle kommuneplaner, temaplaner og tillæg skal oplægges i PlansystemDK. Fælles retningslinjer og produktion vil lette og effektivisere arbejdet. 3D. 3D-kortlægning og anvendelse vinder frem, om end langsomt. En fælles holdning og udbud af opgaven vil kunne koordineres. Termografi. CO2-reduktion, bæredygtighed og klima er hotte emner, der alle kan understøttes af GIS. Visualisering af termofotografering og kobling til f.eks. forbrugseller BBR-data er mulig. SLA aftaler med kommunernes IT-afdelinger om GIS. GIS-platformen og diverse hjælpeapplikationer kræver et tæt samarbejde med de kommunale IT-funktioner. 11

13 Bilag D Organisering af GeoFyn Bilaget er udarbejdet af arbejdsgruppen og organisationskonsulent Andreas Kragh, NIRAS Intentionerne i de overordnede nationale digitaliseringsstrategier, lokale kommunale ITpolitkker, kanalstrategier mm. stiller krav om, at GeoFyn skal være dataudbredende og spidskompetente inden for driften, kunne håndtere supportering af brugere samt være innovative i sin udvikling af digitale løsninger. I dette afsnit præsenteres GeoFyns overordnede organisering og de bagvedliggende principper for denne. GeoFyn er et kommunalt ejet selskab med udgangspunkt i det tidligere Grundkort Fyn og dermed underlagt lov om kommuners og amtskommuners samarbejde med aktieselskaber mv. Der henvises til lov nr. 384 af 20. maj Organisationens overordnede ledelse varetages af en bestyrelse, som ansætter en direktion, der forestår den daglige ledelse. Organisationen repræsenterer de fynske kommuner på geodataområdet i Danmark, hvilket betyder at organisationens aktiviteter formelt skal tage udgangspunkt i behovene fra en lokalforankret struktur bestående af en lokal GIS-koordinationsgruppe, der repræsenterer den enkelte kommunes behov. Til at sikre lokalt nærvær, implementering og opfølgning på GeoFyns strategi er der i tilknytning til organisationens bestyrelse og direktion nedsat et rådgivende kontaktudvalg bestående af udvalgte kommunalbestyrelsesmedlemmer fra de fynske kommuner, der mødes to gange årligt og forelægges GeoFyns strategier og resultater. Figur 1. GeoFyns organisering 12

14 Bestyrelse og formandskab Bestyrelsen er organisationens overordnede organ og består af medlemmer udpeget af aktionærkredsen på Fyn. Bestyrelsen består pt. af 5 direktører fra det Plan og Tekniske områder i kommunerne. Det kunne være ønskeligt at bestyrelsens sammensætning blev bredere funderet således at den også afspejlet hel GeoFyns opgavepalette. Bestyrelsesmedlemmerne udpeges, så der sikres en bred sammensætning af kompetencer inden for etablering, drift og udvikling af den kommunale administration. Bestyrelsens funktion er at sikre en professionel og kvalificeret ledelse af organisationen og via sin sammensætning være garant for en god indsigt i og forståelse af geodata for de fynske kommuner. Bestyrelsen legitimerer organisationens arbejde og sikrer en god forankring til lokale kommunale afdelinger, nationale interesse, organisationer m.m. Bestyrelsen nedsætter et formandskab, bestående af 1-2 personer med fokus på at bistå direktionen med eksekveringen af den overordnede strategi for GeoFyn. Direktøren for GeoFyn udpeges af bestyrelsen. GeoFyn Koordinationsudvalg Koordinationsudvalget er bestyrelsens rådgivende organ og skal sikre en bred kontaktflade til kommunernes øvrige nøgleinteressenter f.eks. IT chefer, Kanalstrategikonsulenter m.m. Udvalget forlægges organisationens strategier, aktiviteter, resultater og nye indsatser, så medlemmerne løbende orienteres om alle forhold af væsentlig betydning. Medlemmerne inddrages dermed direkte i arbejdet f. eks. med at skabe sammenhæng til lokale strategier, politikker, investeringer, kontaktperson m.m. i forhold til den lokale organisation og til sikring af implementeringen lokalt. Udvalget vil også i vid udstrækning kunne hjælpe med kontakter i forhold til relaterede netværk, lokale IT afdelinger, øvrige forvaltningsgrene m.m. Direktion og den øvrige organisation Under bestyrelsen og formandskabet er der ansat en direktion bestående af en direktør med ansvar for indsatsen i relation til alle kommunerne, nationale initiativer, kommunikation og den daglige drift. Direktørens kompetencer skal være særligt stærke inden for etablering, drift og ledelse af kommunale IT selskaber. Profilen skal have en innovativ karakter samt stærke kontakter til leverandører, og forståelsen for nationale initiativer skal være i fokus. Direktøren har endvidere ansvar for personaleledelse af de ansatte i organisationen. 13

15 Den øvrige organisation opdeles i kompetencecentre, så det afspejler GeoFyns kerneaktiviteter over for hovedopgaverne. Som udgangspunkt etableres tre kompetencecentre: Drift & Support af eksisterende løsninger Udvikling & Implementering af nye digitale løsninger Videnscenter leverance af kortgrundlag og komplekse analyser Der uddelegeres beslutningskompetence og ansvar til kompetencecentrene under rammerne af den overordnede strategi. For at det i praksis kan lade sig gøre, skal det enkelte kompetencecenter selvstændigt kunne håndtere processer vedr. produktudvikling, partnerskaber, drift-, innovations- og projektledelse mv. Som supportstruktur for kompetencecentrene etableres en særskilt stab med flersidige kompetencer bla. inden for økonomistyring og sekretærhjælp. Særligt skal staben supportere direktøren i udarbejdelse af økonomiske oversigter, lønforhold og lignende. Staben skal ligeledes understøtte kompetencecentrerne med reservation af transport, aftaler og mødebooking samt indberetning af ferie, sygefravær og vedligeholdelse af kompetenceprofiler i forbindelse med kurser og andre kompetencegivende aktiviteter. Foruden enkeltvis at varetage organisationens overordnede arbejde med opgaver inden for fokusområderne skal kompetencecentrene i projektarbejder afgive ressourcer og kompetencer til projekter afviklet inden for andre fokusområder i organisationen. Det er vigtigt, at hvert kompetencecenter opbygger specialistviden inden for sit område, og at tildelingen af ressourcer sker i tråd med de overordnede strategiske indsatser. Desuden er det grundlæggende for GeoFyn, at alle medarbejdere (både direktion og alle ansatte) arbejder intensivt for, at viden, erfaring og ideer udveksles på tværs af organisationen. Organisationsstrukturen er ikke statisk, men kan oprettes/nedlægges efter behov eller i takt med, at organisationens strategiske indsatsområder eller projekter evalueres og udvikles. GeoFyn vurderes til at skulle bestå af ca. 14 personer suppleret med nærmere angivet antal praktikanter, elever eller studerende. Til varetagelse af organisationens funktioner kan outsourcing af afgrænsede opgaver benyttes som en mulighed for at aflaste organisationens opgavebyrde. Lokale GIS Koordinationsgrupper Med den nye organisation og dennes kommende strategi er det ønsket i højere grad at gøre brug af blandt andet GeoFyn Koordinationsudvalg og bestyrelsens ekspertise, ressourcer og netværk (i det omfang, det er muligt) til udvikling og drift af digitale, GIS-baserede løsninger. 14

16 For ydermere at sikre en lokal forankring, etableres for hver kommune et rådgivende organ GIS-Koordinationsgruppe - for derigennem aktivt at medvirke til at idéudvikle, implementere, evaluere og formidle nye værdiskabende geodataindsatser i de enkelte kommuner. Medlemmerne af koordinationsgruppen er lokale geodatarepræsentanter, som repræsenterer et lokalt netværk af geodataagenter (specialistbrugere), der til daglig arbejder med og bistår kollegaer med viden om geodata og de eksisterende GIS-løsninger. Dermed har den lokale koordinationsgruppe også en vigtig evaluerende funktion på eksisterende løsninger, da den har daglig og direkte kontakt til sagsbehandlere m.m. i forvaltninger og afdelinger. Hver kommune tilknyttes en koordinationsgruppe, som inddrages systematisk, men ikke nødvendigvis fysisk. GeoFyn leverer et oplæg til kommissorium og systematik for den enkelte kommune. Det står kommunerne frit for at bringe oplægget i spil. Kommunerne nedsætter selv koordinationsgrupperne, der dog har deltagelse af en repræsentant fra GeoFyn. Organisationens forretningsgrundlag Figur 2. GeoFyns forretningsgrundlag Fig. 2 illustrerer GeoFyns forretningsgrundlag, hvor de overordnede strategier og lokale politikker danner det politiske omdrejningspunkt for organisationen. I 2012 udarbejdes en strategi for GeoFyn, der dækker en etableringsperiode fra 2013 og frem til Strategien sætter de overordnede rammer for organisationens aktiviteter i perioden og sikrer, at de opgaver, som GeoFyn er stillet, kan opfyldes. Foruden at møde kravene og 15

17 forventningerne i de overordnede strategier, er direktionen i tæt dialog med bestyrelse, formandskab og GeoFyn Koordinationsudvalget. Strategien inddeles i to primære udviklingsperioder: er en etableringsperiode med fokus på sammenlægningen af de lokale GISfunktioner er en udviklingsperiode, hvor der i højere grad er fokus på udvikling af digitale selvbetjeningsløsninger GeoFyns strategi danner afsæt for udformningen af en mindre forretningsplan for hvert kompetencecenter, som forholder sig til strategiens målsætninger og konkretiserer dette for de enkelte kompetencecentre. Forretningsplanerne udspecificerer gennem en overordnet aktivitetsplan endvidere, hvordan man i de enkelte kompetencecentre vil arbejde med geodatas forskellige faglige facetter, og hvordan målene konkret tænkes opnået. Forretningsplanerne revideres årligt. Aktivitetsplanen danner grundlag for budgettet, som er udarbejdet med udgangspunkt i en tværkommunal bevilling, men kan udvides, hvis GeoFyn skaber sig ekstern finansiering gennem specifikke aktiviteter eller indsatser. Fordelingen af bevillingen til GeoFyn vil ske efter samme fordelingsnøgle som den, der anvendes til Grundkort Fyn. GeoFyns aktiviteter på geodataområdet inddrages endvidere som element i de enkelte kommuners IT-politikker og kanalstrategier eller lign. med betydning for geodataområdet. 16

18 ÅR Faser Planlægning Implementering Fortsat implementering Fuldt udbygget organisation Organisations- etablering Beslutning om trinvis igangsættelse Etablering og aftale indgås mellem GeoFyn og kommunerne Udbygning af GeoFyn Fuld drift og udvikling af services Definition og beskrivelse af opgaverne Etablering med begrænsede opgaveportefølje Ansættelsesforhol d for medarbejdere Opbygning af superbruger netværk/kontaktfladen mellem GeoFyn og kommunerne Implementering af økonomiske fordelingsnøgle Opstart med få medarbejdere Ansættelse/overførelse af medarbejder ressourcer Alle medarbejder ressourcer etableret Undersøgelse af placeringsmulighe der Fysisk etablering af GeoFyn IT-etablering Anskaffelse/indgåe lse af aftaler med de kommunale ITafdelinger Anskaffelse/indgåe lse af aftaler med de kommunale ITafdelinger License aftaler for hardware software Bearbejdning af data Fælles datamodel etableret Investering i 17

19 software Projekt- organisering Handlingsplan for opgaver/projekter Projekt etablering i andre forvaltninger Projekt etablering/gennem førelse i andre forvaltninger Projekt etablering/gennem førelse i andre forvaltninger 3D data - behovsanalyse 3D data evt. etablering Fokus på ESDH/GIS sammenhænge ESDH/GIS implementering i kommuner Fælles indsats på geokodning Fortsat geokodning Undersøgelse af behov for fælles plangrundlag Etablering af plangrundlag Nyt FOT udbud Uddannelse og support Undervisning/faglig workshops Fjern understøttelse af brugerne 18

20 Bilag E økonomiske betragtninger Drifts- og Anlægsbudget for år 1-3 efter etablering. Oversigten er udarbejdet af økonomisk konsulent Lars Bonne Christensen ved Odense Kommune, By- og Kulturforvaltningen Nuværende udgifter på GIS-området I tabellen nedenfor ses de samlede GIS relaterede udgifter for de 10 fynske kommuner. Tabel 1: Årlige GIS udgifter for de 10 Fynske kommuner (i kr.) Lønudgifter pr. år 2 Total Kommune Samlede nettoudgifter pr. år (eksklusiv løn) 1 Middelfart Nordfyn Kerteminde Assens Odense Faaborg- Midtfyn Nyborg Svendborg Langeland Ærø Total De samlede nettoudgifter pr. år udgøres af udgifter til software, hardware, udvikling, licenser og abonnementer, dataproduktion og uddannelse. De kommunale tilskud til Grundkort Fyn indgår ligeledes i beløbet. 1 Kilde: Benchmarkanalyse 2010 (kommunernes egne indberetninger) 2 Antal årsværk * kr. (gennemsnitsløn ifølge KL) 19

21 Det præcise niveau for lønudgifter for de nuværende GIS-medarbejdere i de 10 fynske kommuner er ikke opgjort. Lønudgifterne er i stedet estimeret på baggrund af KL s tal for gennemsnitlønninger for hhv. AC ere og teknikere. Antallet af årsværk er estimeret af projektgruppens medlemmer. De samlede GIS-udgifter i de fynske kommuner kan således estimeres til ca. kr. 12,3 mio. pr. år 3. Tabel 2 nedenfor viser de allokerede ressourcer på Fyn sammenlignet med gennemsnittet for hele landet. Tabel 2: Udvalgte nøgletal på GIS-området Gennemsnitligt antal GISmedarbejdere GIS-nettoudgifter pr. kommune pr. år (i kr.) Fynske kommuner 1,4 568 Landsgennemsnit 2,5 909 Kilde: benchmarkanalyse udarbejdet af KL og KTC, 2010 Det ses, at de fynske kommuner gennemsnitligt set allokerer færre ressourcer sammenlignet med landsgennemsnittet. Budget for GeoFyn Arbejdsgruppen har vurderet, at der er for stor usikkerhed forbundet med at opstille en egentlig business case for etableringen af en fælles fynsk GIS-funktion. Usikkerheden består i at værdisætte de fremtidige gevinster ved en professionalisering og udbredelse af GIS til andre fagområder end de afdelinger og forvaltninger, der typisk har nydt godt af GIS-værktøjerne. Der eksisterer pt. ikke opgørelser for potentielle økonomiske gevinster forbundet med en udbredelse af GIS-værktøjer til andre fagområder. Nedenfor er derfor opstillet et overordnet 3-årigt udgiftsbudget for etablering og drift af GeoFyn. Der er ligeledes opstillet et forslag til finansiering af GeoFyn. Den foreslåede fordelingsnøgle er beregnet som 50 % af den eksisterende fordelingsnøgle for Grundkort Fyn og 50 % baseret alene på antal indbyggere i den enkelte kommune. Budgettet skal ses i sammenhæng med en række fortællinger fra kommuner, der med succes har udbredt GIS til nye fagområder. Fortællingerne er medtaget for, at give et billede af det store uudnyttede potentiale, der ligger i at professionalisere arbejdet i de Fynske kommuner (Bilag F). 3 Det skal bemærkes, at tallene er behæftet med en vis usikkerhed grundet brugen af gennemsnitslønninger samt forskelle i opgørelsesmetoder. 20

22 Sammenholdes de eksisterende udgifter på GIS-området i de fynske kommuner med budgettet for at drive GeoFyn samt de potentielle gevinster, der fremgår af fortællingerne, er det arbejdsgruppens vurdering, at der er tale om en positiv business case for etablering af GeoFyn. Vær opmærksom på, at kommunernes årlige tilskud til Grundkort Fyn (kr ) indgår i kategorien Øvrige omkostninger. Dette beløb er medtaget for at gøre totalbeløbet sammenligneligt med det eksisterende udgiftsniveau på GIS-området på ca. kr. 12,3 mio. pr. år (jf. opgørelse i tabel 1). Tabel 3: Budgetforslag GeoFyn (i kr.) Omkostningstype År 1 År 2* År 3* Total Etablering Løn IT: support og udvikling Øvrige omkostninger (herunder tilskud til Grundkort Fyn) Total * Tallene for overslagsårene er ikke P/L reguleret Fratrækkes etableringsomkostninger, der kun påvirker budgettet i år 1, viser tabel 2, at etableringen af GeoFyn samlet set forventes at være stort set udgiftsneutralt. På længere sigt vil der være mulighed for (udover at varetage kommunale opgaver for de fynske kommuner), at sælge varer og tjenesteydelser til andre end offentlige myndigheder (jf. eksisterende vedtægter for Grundkort Fyn). Dette vil i givet fald kunne generere en indtjening til GeoFyn, der ikke er taget højde for i ovenstående budgetforslag. Fordeling af udgifter til GeoFyn Som nævnt foreslås udgifterne fordelt efter en fordelingsnøgle beregnet som 50 % af den eksisterende fordelingsnøgle for Grundkort Fyn og 50 % baseret alene på antal indbyggere i den enkelte kommune. 4 Lønudgifter til Grundkort Fyns eksisterende medarbejdere indgår ikke i dette tal. Disse udgifter forudsættes i dette budget dækket af tilskuddet til Grundkort Fyn der er indeholdt i omkostningskategorien Øvrige omkostninger. 21

23 En trinvis indfasning af GeoFyn over en 4-årig periode giver følgende billede over de kommunale tilskud i årene frem til 2015: Tabel 4: Kommunale tilskud til GeoFyn (i kr. i 2012-priser) Kommune Nuværende betaling til Grundkort Fyn (2012) Middelfart Nordfyn Kerteminde Assens Odense Faaborg- Midtfyn Nyborg Svendborg Langeland Ærø Grundkort Fyn Total Som det ses i tabel 4 vil den enkelte kommune i 2012 og 2013 samlet set fortsat betale et beløb svarende til det almindelige medlemskab af Grundkort Fyn. I 2012, 2013 og 2014 vil Grundkort Fyn finansiere 3-4 årsværk til dækning af de tidlige indfasningsaktiviteter af GeoFyn. I 2014 vil den enkelte kommunes samlede bidrag til GeoFyn udgøre 50 % af det beløb, der kræves i 2015 når den fulde model af GeoFyn er indfaset. På den måde sikres en gradvis indfasning af den fulde model af GeoFyn. Samlet set forventes det som nævnt, at etableringen af GeoFyn vil være udgiftsneutral for de fynske kommuner. For den enkelte kommune kan der være tale om mindre justeringer afhængigt af det aktuelle ressourceforbrug på området samt beslutningen om, hvorvidt de aktuelle medarbejderressourcer alle skal kanaliseres over i den nye organisation, eller om man fortsat ønsker at beholde nogle ressourcer i egen kommune. Forventede rationaler Som en del af analysearbejdet i forbindelse med udarbejdelse af indstilling vedr. etablering af Fælles fynsk GIS-funktion, er der gennemført en spørgeundersøgelse. Undersøgelsen havde 22

24 til formål at kortlægge opgavetyper på geodataområdet i de fynske kommuner og fordeling af tidsforbrug på disse. Undersøgelsen viste, at hovedparten af opgaverne er meget ensartede på tværs af kommunerne, og at en stor del af tidsforbruget ligger på drift af software og grunddata samt andre rutineprægede opgavetyper. Da alle de fynske kommuner anvender det samme software og for en meget stor del samme grund- og temadata, kan alle disse drifts- og rutineopgaver med stor fordel samles på tværs af kommunerne. Som et aktuelt eksempel kan nævnes, at i forbindelse med udarbejdelse af Vandhandleplaner, har en medarbejder fra henholdsvis Kerteminde og Faaborg-Midtfyn kommuner i samarbejde hentet og klargjort geodatagrundlaget for alle de fynske kommuner i én arbejdsproces. Tidsforbruget på opgaven har stort set været det samme, som hvis arbejdet kun blev udført på data for en enkelt kommune. Opgaven har anslået taget 2 3 arbejdsdage, svarende til minimum 20 arbejdsdage, hvis opgaven på vanlig vis blevet udført i de enkelte kommuner. Altså et stort rationale på en simpel opgave, som alle kommuner skulle udføre. Redegørelse for forventede rationaler Resultatet af spørgeundersøgelsen viser, at drifts- og rutineopgaver samlet set udgør mindst 50 % af det daglige arbejde i kommunerne på geodatområdet, hvilket svare til ca. 6 mandeår. Da der må kunne forventes et rationale på minimum 30 % ved, at samle disse opgaver, kan der altså frigives ressourcer svarende til 2 mandeår, alene på driften. Samtidig må der forventes yderligere rationale på de resterende 50 % af arbejdsopgaverne. Hvis dette rationale sættes lavt til bare 10 %, udgør det ca. 0,6 mandeår. Desuden venter der i nær fremtid store databearbejdningsopgaver, der med fordel kan udføres for alle de fynske kommuner på en gang. Kommunerne har igennem KL forpligtet sig til at konvertere kommunernes data til den besluttede FKG-datamodel. Der disponeres ressourcer svarende til 20 timer pr indbyggere pr. år i de 3 år implementeringen strækker sig over. For de fynske kommuner vil det samlet set svare til omkring timer over 3 år. Ved at udføre denne opgave i et projekt fælles for de fynske kommuner, må der kunne forventes et ikke ubetydeligt rationale. Et konservativt bud vil være et rationale på 25 % svarende til ca. 0,4 mandeår over de 3 år. I dag udfører en del af de fynske GIS-medarbejdere simple kort- og dataopgaver for sagsbehandlerne på forskellige fagområder, eksempelvis udarbejdelse af lokalplankort og upload til Plansystem.dk. I andre kommuner udføres disse opgavetyper af den enkelte sagsbehandler, og derved frigives ressourcer på GIS-området. 23

25 Ved at stille opgavespecifik og brugervenligt software, samt undervisning til rådighed for sagsbehandlerne på tværs af kommunerne, må det forventes, at en stor del af denne type opgaver på sigt kan udføres lokalt i de enkelte fagområder. Herved kan der frigives ressourcer på GIS-området til andre mere fremadrettede opgavetyper. Det skal dog sikres, at de sagsbehandlere, der har behov for det, til enhver tid kan få udført kort- og dataopgaver. For at kunne supportere og rådgive brugerne på de forskellige fagområder bedst muligt, bruger de lokale GIS-medarbejdere i dag forholdsmæssigt meget tid på at sætte sig ind i fagdata og holde sig ajour med udviklingen af fagsystemer som Plansystem.dk, Miljøportalen, VandløbsGIS, Vejman.dk o. a. Ved at samle GIS-medarbejderne, vil der blive skabt synergi og kompetenceløft blandt medarbejderne, og det vil blive muligt at have eksperter til at understøtte de enkelte fagområder. Alt i alt vil det betyde et løft i support og rådgivning af brugerne, og skabe et rationale både hos fagbrugerne og på GIS-området. Konklusion Det er arbejdsgruppens vurdering, at de fynske kommuner for de samme ressourcer, som der i dag anvendes i de lokale GIS-kontorer samt Grundkort Fyn, vil opleve en række kvalitative og kvantitative gevinster som eksempelvis: Opfyldelse af fælleskommunal digitaliseringsstrategi Kompetenceløft blandt GIS-medarbejderne (faglig sparring, tid til fordybelse) Øget fokus på udvikling af nye løsninger til gavn for alle fynske kommuner Større effektivitet og forbedret kvalitet i sagsbehandlingen bredt i kommunerne Rationaler der frigiver ressourcer til udvikling af GIS og geodata i fagområder udenfor de tekniske forvaltninger Disse kvalitative gevinster vurderes også at udmønte sig i kvantitative gevinster grundet mere effektiv sagsbehandling på en række fagområder som illustreret i Bilag F. 24

26 Bilag F - Use Cases. Eksempler på GIS-anvendelse, der kan effektivisere og lette sagsbehandling i kommunerne Use cases er udarbejdet af arbejdsgruppen på baggrund af interviews med medarbejdere i Hjørring, Randers, Aarhus, Holbæk og Odense kommuner. De nævnte projekter er enten allerede i drift eller er under udvikling med henblik på idriftsættelse. Eksempler på effektivisering i sagsbehandlingen ved hjælp af GIS 1: Bedre kvalitet på data eksempel fra Odense Kommune: Rigsrevisionen har i 2004 påtalt den ringe datakvalitet, der er i BBR-registret 5. Det er kommunernes ansvar at sikre den fornødne entydighed og kvalitet i registreringen i BBR, mens økonomi- og erhvervsministeren har det overordnede ansvar for registeret. Økonomi- og Erhvervsministeren fik derfor til opgave at sikre, at der blev tilvejebragt et forbedret datagrundlag af landets bygningsarealer. Disse data bruges af kommunerne som grundlag for beregningen af bloktilskudsudligning, forsikrings- og realkreditvurderinger med mere. Odense Kommune har geokodet 6 oplysningerne fra BBR med kortdata, så det er muligt at sammenstille kommunens bygningsregistreringer i kortmaterialet ud fra luftfoto med registeroplysninger i BBR. Denne proces har afsløret, at op mod 10 % af bygningerne i kommunen ikke er registreret i BBR. Dermed mister kommunen indtægter i form af ejendomsskatter, bloktilskud og bygsagsgebyrer. Det er denne videre analyse af kort og BBR, der defineres i GIS. 5 BBR (Bygnings- og boligregistret er et landsdækkende register med data om samtlige af landets bygninger og boliger. 6 Geokodning er en stedfæstelse/koordinatsætning af de bygninger, der er registreret i kommunens BBRregister på bygningsniveau. 25

27 Figur 3: Illustration af bygninger med eller uden kælder. En geokodning kan også bruges til at illustrere eks. fordeling af opvarmningsmidler, bygningens opførelses år eller huse med kælder samt mange andre oplysninger, der kan hentes fra BBR. Det er en stor opgave at geokode bygninger med BBR. Det kræver mange timers arbejde fra GIS-medarbejderne i de enkelte afdelinger eller en stor investering i et firma, der kan løfte opgaven. Investeringen kan tjenes hjem igen i form af forøgede skatteindtægter og byggesagsgebyrer for kommunen, men også fordi kommunens datagrundlag på kort - såvel som i BBR - bliver forbedret væsentligt. Dette medfører blandt andet større præcisering og effektivitet i andre dele af den kommunale sagsbehandling. 2: Byggesager Eksempel fra Holbæk Kommune: Med opsætning af en konfliktsøgning 7 til byggesager kan sagsbehandlere effektivisere og forbedre kvaliteten i deres arbejde. Ved at lave en konfliktsøgning i et GIS-system kan sagsbehandleren vurdere, om et givent projekt er i konflikt med andre myndighedsområder. Derefter kan der straks afsendes svar via mail til de involverede/relevante parter. Uden en konfliktsøgning skal sagsbehandleren selv huske at undersøge alle involverede parter/data til det pågældende projekt, og fejl eller forglemmelser i sådanne sager koster tid og penge eksempelvis i forbindelse med erstatningssager. Sagsbehandleren vil desuden undgå mange af de efterfølgende klagesager. Byggesagsteamet i Holbæk Kommune har anvendt GIS til at foretage en bedre byggesagsbehandling. Sagsbehandlingen er optimeret, og samtidig er det nemmere for ansøgerne at følge med i behandlingen af deres egen sag. 7 Konfliktsøgning er overlappende analyser i GIS og dannelser af temaspecifikke bufferzoner med en efterfølgende rapport, der kan bruges til sagsarbejdet/journalisering 26

28 Figur 4: Eksempel på en konfliktsøgning, hvor søgepolygon (blå) fanger et lag med fredsskov (grøn) Bliver konfliktsøgningen også lagt ud til borgerne i kommunen, vil disse kunne forberede sig inden mødet med kommunen. En sådan konfliktsøgning kan lægges ud via kommunens WebGIS, og ved en brugervenlig fremgangsmåde kan borgeren ud fra en geografisk afgrænsning selv tjekke i kortet og få svar på, om der er en eller flere konflikter forbundet med ansøgningen. Dermed kender vedkommende (på forhånd) og inden mødet med den byggesagkyndige til eventuelle konflikter/udfordringer. I mange andre af kommunernes forvaltninger vil en lignende konfliktsøgning kunne etableres med stor gavn til følge. Det gælder sags gennemgange med de samme data/parter fra sag til sag, eksempelvis konfliktsøgning i forbindelse med lokalplaner eller udfyldning af grønne ejendomsskemaer i Borgerservice. Borgere i kommunen kan også få bedre og lettere informationssøgning på nettet i forbindelse med en bagvedliggende konfliktsøgning. Det kunne være: hvilket skoledistrikt tilhører jeg?, får jeg ryddet sne på min adresse? eller hvor er den nærmeste løberute, idrætshal eller ridesti?. 3: Befordringsberegning eksempel fra Svendborg Kommune: Ruteberegning er et fænomen, som stort set alle mennesker kender til. Det gælder køreture efter en beregnet rute ved hjælp af en GPS eller en angivet kørerute beregnet i KRAK. Det er populært at lave ruteberegninger til glæde for bilister såvel som motionister og andre personer, der færdes i trafikken og landskabet. Ruteberegninger i kommunerne er desværre ikke så udbredte. Der køres selvfølgelig rundt efter GPS, men når det bliver mere avancerede ruter med optioner af diverse slags, slår GPS ikke til længere. Derfor sidder mange ansatte rundt om i kommunerne og laver et stort manuelt stykke arbejde, for hver dag at finde den mest optimale rute. Her kan GIS-analyser hjælpe med en automatisering af opgaverne. Der findes mange forskellige ruteberegningsprogrammer, der kan kobles til eksisterende GIS-programmer. Disse programmer kan ud fra givende data beregne korteste/hurtigste ruter for en given opgave. I Svendborg Kommune laver skolesekretærerne ikke længere ruteberegningerne for de enkelte elever - beregninger, der viser hvilke elever, der er berettiget til befordring. I stedet sender de hvert forår, når skoleindskrivningen er færdig, de nye elevlister ind til en GISanalyse, hvorefter skolerne får en liste tilbage med, hvilke elever der er befordringsberettiget samt et kort, hvor dette illustreres. 27

29 Figur 5: Eksempel på befordringsberegninger for en enkelt klasse i et givent skoledistrikt ved hjælp af en GIS-analyse. I denne GIS-analyse, der i én kørsel laver beregningerne for alle elever fordelt på de respektive klasser og skoler, ligger selvsagt store besparelser, da kommunens skolesekretærer ikke længere skal bruge tid på at beregne hver eneste elevs befordringsafstand. Ruteoptimering kan anvendes inden for mange andre af kommunens fagområder - nogle mere komplicerede end andre. Det kan eksempelvis være områder som sundhedspleje, madudbringning, taxikørsel til ældre, skolekørsel og hjemmeplejen. Det sparer tid, effektiviserer afdelingerne, og indebærer dermed besparelser. 4: Henvendelser fra borgerne eksempel fra Randers Kommune: En borger henvender sig til kommunen, da vedkommende i længere tid har haft problemer med et hul i vejen. Denne henvendelse skete tidligere ved en telefonisk henvendelse til en ansat ved kommunen, der efterfølgende tog sig af opgaven og fik den kanaliseret det rigtige sted hen. Efterhånden har flere og flere kommuner fået en løsning på hjemmesiden, hvor det er muligt at foretage en digital indberetning. Det sparer tid for en ansat, hver gang en mail kan erstatte en telefonisk henvendelse. Mailen bliver endda i enkelte tilfælde kanaliseret direkte til den ansvarshavende. En sådan henvendelse sker for størstedelen uden en kobling med GIS. Dermed bliver indberetningen blot beskrevet med en adresse og en by, men uden en hel præcis udpegning på kortet. Med en GIS-løsning på kommunens hjemmeside vil borgerne lettere kunne indberette 28

30 eksempelvis huller i vejen, manglende lys, skæve fortove eller oversvømmelser på en mark, så denne GIS-løsning dermed understøtter de kommunale kanalstrategier 8. Med en GIS-løsning er det endvidere muligt (med autosvar) at hjælpe borgeren allerede i det øjeblik, indberetningen er foretaget: Der arbejdes i øjeblikket på disse vejstrækninger, så en forbedring af vejen vil forekomme inden for få uger Din henvendelse angående landbrug videresendes til (xxx), da (xxx) er sagsbehandler på den indberettede ejendom/placering i denne sag Tak for henvendelsen, men denne vej er en privat vej og derfor ikke kommunens ansvar. Figur 6: Giv os et praj er indgangen til digital indberetning fra borgerne i Randers Kommune. Med en bagvedliggende konfliktsøgning i forskellige GIS-lag kan denne optimeres væsentligt. Derved vil mange henvendelser fra borgerne slet ikke komme forbi en sagsbehandler, der skal tage stilling til indhold og det videre forløb. 8 Kanalstrategier dækker over et bredt spektrum af overvejelser om, hvordan borgerne og kommunen bedst kommer i kontakt med hinanden. 29

31 5: DagplejeGIS eksempel fra Hjørring Kommune: Hjørring Kommune har i lighed med mange andre kommuner svært ved at opretholde et korps af dagplejere, der dækker behovet. Til- og afgang af dagplejere, behov for akut pasningstilbud og situationen ved manglende lokalkendskab forårsaget af kommunesammenlægning samt udskiftning af nøglemedarbejdere betød, at Hjørring måtte se på andre metoder. Kommunen har udviklet et GIS-baseret system til håndtering og visualisering af pasningsbehov og tilbud. Ved at anvende GIS har kommunen opnået en mere effektiv styring af dagplejeområdet. Bedre udnyttelsesgrad af ledig kapacitet og mere tilfredse sagsbehandlere og borgere. Løsningen er kun implementeret som sagsbehandlerværktøj, men kan nemt åbnes for borgerne. Ved at visualisere information, der ellers tidligere kun var tilgængelig på papirlister, har det været muligt at tilbyde et mere fleksibelt pasningstilbud til småbørnsforældre i kommunen. 6: Motionstilbud for ældre og handicappede eksempel fra Odense Kommune: Odense Kommune har implementeret en internetløsning for ældre og handicappede, som ønsker at dyrke motion, men som mangler viden og kontakt til tilbuddene. Løsningen er en selvbetjeningsløsning, der appellerer til ældre ildsjæle, som brænder for motion. Det er motionsudbydere selv, der vedligeholder websiden, og som indberetter tilbud om fællesture og motionsguider. ( 30