Erhvervs og Boligstyrelsen Initiativ 6 i Byggepolitisk Handlingsplan 98. Projekt Nye Samarbejdsformer SLUTRAPPORT

Transkript

1 Erhvervs og Boligstyrelsen Initiativ 6 i Byggepolitisk Handlingsplan 98 Projekt Nye Samarbejdsformer SLUTRAPPORT Februar

2 Rapporten indeholder: side Forord 3 1 Konklusioner og perspektiver Konklusioner Perspektiver 5 2 Slutrapportens indhold 7 3 Indledning Målsætninger og resultater Forsøgsprogrammet Baggrund og følgegruppe Projektrapporter, arbejdspapirer, workshops, mm Betegnelser 13 4 Byggesagerne 16 5 Igangsættelse af samarbejdet - rammebetingelser Generelt Fremgangsmåder i byggesagerne Brug af workshops 19 6 Beskrivelse af samarbejdet i byggesagerne Samarbejdets grundlag Byggesagen Ældreboliger, Lejre Brug af samarbejdselementer i byggesagerne 23 7 Værktøjer og elementer i udvikling af nye samarbejdsformer Grundlag for beslutning om brug af partnering Valg af samarbejdsparter Brug af workshops Samarbejdsaftaler Incitamenter Åbne kalkulationer og regnskaber Benchmarks/nøgletal og indikatorer Aftaler om håndtering af uenigheder Værdibaseret samarbejde Kompetence i samarbejde Brug af facilitator 35 8 Andre erfaringer Erhvervsfremme Styrelsen-Partnering Maj Engelske erfaringer Partnering i praksis Erhvervs- og Boligstyrelsen, februar Litteratur 39 Bilag 1 Brug af partnering en bygherreundersøgelse Bilag 2 Partnering og entrepriseformerne 2

3 Forord Nye samarbejdsformer - et vigtigt skridt for byggeriet Denne rapport sammenfatter resultaterne af 9 forsøgsbyggerier, som alle fokuserer på nye samarbejdsformer i byggeriet. Forsøgsprogrammet blev startet i efteråret 1998 som initiativ 6 i den Byggepolitiske Handlingsplan 98. I den Byggepolitiske Handlingsplan hedder det bl.a. om baggrunden for og formålet med Nye Samarbejdsformer: Denne (traditionelle) arbejdsform medfører et potentielt kommunikationsproblem mellem bygherre og entreprenør i form af risiko for misforståelser af bygherrens intentioner eller bevidst udnyttelse af uklarheder i udbudsgrundlaget Bolig og Byministeriet vil søge at ændre denne situation ved at tilskynde til, at der lægges mere vægt på samarbejde mellem de forskellige parter i et byggeri. I den tid forsøgsprogrammet har løbet - ca. 3 år er der i byggeriet i Danmark sket en ganske markant øgning af brugen af nye samarbejdsformer. Der har ofte været brugt betegnelsen partnering og denne betegnelse er i rapporten sat lig nye samarbejdsformer, som en fælles betegnelse for en række nye måder, hvor dialog og tillid har en afgørende rolle. Medens der for 3 år siden kun var ganske få bygherrer, som planlagde og gennemførte byggesager i partnering, er der i dag en række af de større, professionelle bygherrer, som har planlagt eller gennemført en eller flere byggesager i en eller anden form for partnering. Udviklingen kan siges at have gået overraskende hurtigt og Projekt Nye Samarbejdsformer har været et væsentligt led i fremme af denne udvikling. Partnering er da også et centralt tema i rapporten Byggeriets Fremtid fra december 2000 fra den byggepolitiske task force. Der er her en vision for dansk byggeri, som indeholder 3 bud, hvor det ene handler om det lærende byggeri og det anføres at Det skal føre til højere tillid, mere fleksibilitet og løbende læring blandt virksomhederne. Byg og forsvind skal vendes til samarbejde og vind. Projekt Nye Samarbejdsformer er med denne slutrapport og de udgivne projektrapporter for hvert byggeri og arbejdspapirer om tværgående emner grundigt dokumenteret, og dette grundlag vil kunne medvirke til byggeriets fortsatte udvikling. Det første netværk - tilknyttet Projekt Hus benævnt Bygherrer skaber værdier er i 2001 dannet i fortsættelse af Projekt Nye Samarbejdsformer. 2 af forsøgsbyggerierne fra Projekt Nye Samarbejdsformer, som tidsmæssigt ikke afsluttes nu, overføres da også til det nye netværk. Der skal rettes en tak til bygherrerne, der har deltaget i dette netværk for åbent at lægge deres erfaringer frem og i fællesskab drage nogle konklusioner til gavn for byggeriets udvikling. Ligeledes er der grund til at takke byggevirksomhederne, der har deltaget i byggerierne for deres interesse for en fornyelse af de traditionelle samarbejdsformer. Erhvervs og Boligstyrelsen 3

4 1. Konklusioner og perspektiver 1.1 Konklusioner Projekt Nye Samarbejdsformer dokumenterer, at de fleste af de målsætninger, som blev formulerede i forbindelse med initiativet vurderet af parterne og de tilknyttede forsøgsprojektledere stort set er opfyldte i de enkelte byggesager. Resultaterne af Projekt Nye Samarbejdsformer er først og fremmest dokumenterede i Projektrapporterne, og er i forhold til målsætningerne oversigtligt beskrevet i afsnit 3.1. De målsætninger som i relativ høj grad er opfyldte, er: 1. Væsentlige økonomiske besparelser (5-20%) i projektering og udførelse samtidig med mulighed for øgede dækningsbidrag for byggevirksomhederne 2. Øget byggekvalitet gennem tættere og mere tillidsfuldt samarbejde 3. Færre ressourcer, som bindes i tvister og ingen syn/skøn og voldgift 8. Et bedre samarbejdsklima i hele byggeprocessen Der er således i forsøgsbyggerierne opnået fordele hvad angår pris, kvalitet, tid og mere tilfredsstillende samarbejdsprocesser i sammenligning med mere traditionelle samarbejdsformer. Et meget konkret resultat af Projekt Nye samarbejdsformer er, at de bygherrer og byggevirksomheder, som har medvirket i forsøgsbyggerierne, fortsat ønsker at anvende og deltage i byggeprojekter med nye samarbejdsformer. De opnåede direkte målbare forbedringer vedrørende pris, kvalitet og tid er fremkommet ved en ændring af samarbejdsform - og klima. Projekt Nye Samarbejdsformer viser, hvor meget det betyder at ændre samarbejdet i retning af mere dialog baseret på tillid. Erfaringerne fra de involverede parter i byggesagerne er enstemmigt, at der ikke er egentlige argumenter mod at bruge nye samarbejdsformer. Projekt Nye Samarbejdsformer har medvirket til, at en række bygherrer er gået i gang med at gennemføre byggesager i partnering 1. Der resterer dog fortsat områder, hvor der er brug for afklaringer af god praksis og fælles 1 se den i bilag 1 indeholdte bygherreundersøgelse fra januar 2002 over brug af partnering hos BiD s medlemmer 4

5 normer. Det har i forsøgene været begrænset, hvor meget underentreprenører og de udførende håndværkere på byggepladsen er inddraget i de nye samarbejdsformer. Den samarbejdsmodel, som indgår i byggesagerne i Projekt Nye Samarbejdsformer 2, betegnes partnering. Partnering defineres som (se afsnit 3.5) En samarbejdsform mellem 2 eller flere parter, som er baseret på dialog og tillid frem for modspil og mistillid Samarbejdsformen partnering dækker over en variation af forskellige fremgangsmåder, der har nogle fælles træk. Det er en aktiv bygherre tidligt samarbejde med udvalgte virksomheder et åbent samspil mellem bygherre og byggevirksomheder indgåelse af udførelsesaftaler efter indgåelse af samarbejdsaftaler. Nye samarbejdsformer i form af partnering kan gennemføres i forbindelse med en række af de forskellige kendte udbuds - og entrepriseformer samt gennemføres i henhold til reglerne i EU s udbudsdirektiver. Der i den nye Lov om Tilbudsindhentning, (som trådte i kraft i september 2001) indeholdt bestemmelser, som sigter på brug af partnering. Forsøgsbyggerierne i Projekt Nye Samarbejdsformer har alle som grundlag, at der indgås sædvanlige aftaler baseret på ABR og AB/ABT. De indgåede samarbejdsaftaler indebærer på dette grundlag ikke, at der sker ændringer i de sædvanlige ansvarsgrænser mellem byggesagens parter. 1.2 Perspektiver Visioner i Byggeriets fremtid I rapporten Byggeriets fremtid, fra tradition til innovation, Redegørelse fra Byggepolitisk Task Force, december 2000, beskrives en række visioner for dansk byggeri og disse visioner er udmøntet i nogle mål i form af håndfaste pejlemærker. Nye samarbejdsformer som partnering er selvsagt ikke det eneste middel til at virkeliggøre disse visioner, men resultaterne af Projekt Nye Samarbejdsformer viser bl.a., at der er brug for, at partnering vinder mere udbredelse. Der er endvidere brug for videreudvikling og spredning af 2 se oplæg til Projekt Nye Samarbejdsformer af 20. december 1998, side 7 5

6 partneringkonceptet, og også af andre nye samarbejdsformer og hjælpeværktøjer. Byggebranchens placering blandt andre brancher Et af de langsigtede perspektiver ved anvendelse af nye samarbejdsformer i byggeriet er, at netop nye samarbejdsformer kan ændre specielt de unges (negative) opfattelse af byggebranchen, og dermed medvirke til en søgning til branchen af dygtige, motiverede medarbejdere 3. Det skønnes, at rekrutteringen af dygtige unge (arkitekter, ingeniører, konstruktører, tekniske assistenter, mm.) kan blive mere og mere vanskelig, hvis ikke branchen bliver et attraktivt arbejdssted, men i stedet fortsat opfattes som en branche med stivnede samarbejdsformer, megen strid, fejlproblemer, dårlige arbejdsforhold, mm. Hvordan kommer byggebranchen fremad mod en ny byggekultur Indarbejdelse af nye samarbejdsformer handler om at skabe en ny byggekultur. Dette tager tid, fordi det handler om at ændre personers holdninger til det at samarbejde i tillid og om at udvikle og træne samarbejdsevner. Øget brug af og videreudvikling af partnering vil derfor ske gradvist ved, at en række større bygherrer fortsat går foran ved at anvende og udvikle nye samarbejdsformer. Det er her også væsentligt, at parterne i byggesagerne er villige til at dele ud af erfaringerne, f.eks. via netværk, rapporter og artikler mv. I Projekt Hus netværket Bygherrer skaber værdier, videreudvikles og udvides i byggesagerne samarbejdet mellem parterne på grundlag af de erfaringer, som bl.a. er indhøstede i Projekt Nye Samarbejdsformer. Videreudviklingen sker ved arbejde med værdiskabelsen i form af formulering af forskellige typer værdier (etiske værdier, procesværdier, produktværdier og driftsværdier), og ved udvikling af værktøjer til anvendelse af disse værdier. I det værdiskabende arbejde inddrages i øget omfang brugere og indragelsen af de udførende udvikles i retning af en tættere forbindelse mellem byggeplads/produktionsfolk og projekteringen. Et centralt aspekt ved udvikling af nye samarbejdsformer er tilvejebringelse af grundlag for og værktøjer til at måle værdiernes 3 I en større nordisk undersøgelse (se Ingeniøren 49/2001) giver medarbejdere i Norden (heraf ca. 25% fra Danmark) karakterer til en række brancher på nedennævnte faktorer. Byggebranchen ligger konsekvent i bund. Faktorerne er: Image Ledelse Samarbejde Arbejdsbetingelser Tilfredshed og motivation Troskab og engagement I den nævnte undersøgelse får IT branchen højest karaktér på de fleste af faktorerne. 6

7 opfyldelse gennem formulering af operationelle benchmarks/nøgletal/ pejlemærker. I Projekt Nye Samarbejdsformer er der i byggesagerne Fredensvej og Posthus Randers dokumenteret anvendelse af benchmarks. Der pågår endvidere pt. afprøvning af en benchmarks model i en række boligbyggerier iht. en vejledning udarbejdet af By og Byg (Evaluering af kvalitet i boligbebyggelser, oktober 2000). Nye samarbejdsformer i form af partnering har hidtil været afprøvet og anvendt ved bygge - og anlægsentrepriser. Byggebranchen har en betydelig og stigende del af sin omsætning ved drifts og vedligeholdelsesarbejder. Dette område er derfor væsentligt at inddrage i udviklingen af nye samarbejdsformer. Der pågår hos nogle store bygherrer(driftsherrer) overvejelser om, hvorledes man kan overføre erfaringer med nye samarbejdsformer til D&V området for at opnå de samme fordele her som ved bygge og anlægsentrepriser. 2. Slutrapportens indhold Denne slutrapport har til formål at give et overblik over indholdet i og resultaterne fra Projekt Nye Samarbejdsformer. I afsnit 3 vurderes resultaterne oversigtligt i forhold til det oprindelige oplæg fra december De enkelte byggesager er dokumenterede i projektrapporter og nogle vigtige tværgående problemstillinger er behandlet i arbejdspapirer. Der er anført en oversigt over betegnelser, som anvendes i rapporten. Afsnit 4 giver en oversigt over omfang og udførelsesperiode for byggesagerne i Projekt Nye Samarbejdsformer. I afsnit 5 behandles igangsættelsen af samarbejdet i byggesagerne hvad angår valg af parter og brug af indledende workshops. Der er til afsnit 5 knyttet bilag 2, som indeholder beskrivelser af fremgangsmåder ved brug af partnering ved forskellige entrepriseformer. I afsnit 6 beskrives samarbejdet i byggesagerne. Beskrivelsen baseres på anvendelsen i byggesagerne af 10 byggeklodser, som er fundet karakteristiske ved partnering. I afsnit 7 gennemgås erfaringer med en række værktøjer som i forskellig udstrækning har været anvendt i forsøgsbyggerierne. Afsnit 8 indeholder andre foreliggende, dokumenterede erfaringer, dels fra en undersøgelse fra maj 2000 om brug af parterning i den private sektor og dels engelske erfaringer. 7

8 I afsnit 9 anføres litteratur, hvortil der er henvist i rapporter fra Projekt Nye Samarbejdsformer samt de rapporter og arbejdspapirer, som er udarbejdet i forbindelse med forsøgsprogrammet. Bilag 1 indeholder en aktuel undersøgelse af brug af partnering hos medlemmerne af BiD, Bygherreforeningen i Danmark. Bilag 2 indeholder en gennemgang af mulige fremgangsmåder ved partnering, når der anvendes henholdsvis total, - hoved - og fagentreprise. 3. Indledning 3.1 Målsætninger og resultater I oplæg til Projekt Nye Samarbejdsformer af den er der anført en række målsætninger med initiativet. Disse er anført i skemaet herunder. Målsætningen er at dokumentere, at nye samarbejdsformer i byggeriet kan medvirke til: 1. Væsentlige økonomiske besparelser (5-20%) i projektering og udførelse samtidig med mulighed for øgede dækningsbidrag for byggevirksomhederne 2. Øget byggekvalitet gennem tættere og mere tillidsfuldt samarbejde 3. Færre ressourcer, som bindes i tvister og ingen syn/skøn og voldgift 4. Væsentligt færre mangler ved aflevering; afhjælpning af mangler sker uden gener for bygherren 5. Væsentligt reduceret svind på byggepladsen 6. Færre arbejdsulykker på byggepladsen 7. Aktiv involvering af brugere i hele byggeprocessen 8. Et bedre samarbejdsklima i hele byggeprocessen For en række af disse målsætninger er den skønnede opfyldelse i byggesagerne viste i grafen på næste side. Målsætningerne er udtrykt relativt i forhold til gennemførelse af en traditionel byggesag (med sent udbud i fag- eller hovedentreprise og traditionelle samarbejdsvilkår). Opfyldelsen af målsætningerne er for den enkelte byggesag baseret på parternes skøn, således som det er udtrykt i projektrapporterne. En opfyldelse på 0% svarer således til resultaterne, som de opleves i en traditionel byggesag. 8

9 Målsætningerne om svind på byggepladsen (5) og arbejdsulykker (6) er ikke dokumenterede i byggesagerne, og derfor ikke medtaget på grafen. De 2 uafsluttede byggesager, Sonnesgade og Limfjordskollegiet, som er overført til Projekt Hus netværket Bygherrer skaber værdier, er ikke medtaget på grafen. Byggesagen Ældreboliger i Lejre har haft det særlige forløb, at der opstod tvist om opførelse af et til boligerne knyttet fælleshus, og denne tvist er endt i voldgift. Denne byggesag er nærmere omtalt i afsnit 5.2, og er ikke medtaget på grafen. % Opfyldelse Martins Gård Posthus Randers Bellisvej 1.Økonomi Fredensvej Helgesvej Bredalsparken 2.Kvalitet 3.Færre tvister 4.Færre mangler 7.Involv. Brugere 8.Bedre samarbejde Figuren viser ud fra Projektrapporterne parternes skøn over opfyldelsen af målsætningerne. 9

10 Der er i alle byggesagerne opnået økonomiske besparelser i forhold til det forventede resultat ved en traditionel fremgangsmåde. Dokumentationsformen herfor varierer, og baseres naturligt nok på bygherrernes foreliggende kalkulationsgrundlag (som kan være udarbejdet af rådgivere). Besparelserne angives talmæssigt op til 13% s besparelse (byggesagen Helgesvej). For nogle byggesager er den økonomiske besparelse i byggesagens forløb anvendt til kvalitetsøgninger, og det kan således være vanskeligt at kalkulere den egentlige besparelse. Det er også i alle byggesagerne i betydelig grad lykkedes at opfylde bygherrernes forventninger til kvalitet. Fraset byggesagen Ældreboliger i Lejre har der ikke i nogen af de øvrige byggesager været anvendt syn og skøn eller voldgift. Det er udtalt generelt fra parterne i disse byggesager, at samarbejdsformen har medvirket til, at uoverensstemmelser ikke har udviklet sig til tvister. Dette er f.eks. dokumenteret i byggesagen Martins Gård i Herlev. Resultaterne er straks mere brogede hvad angår mangler ved aflevering. Mangelfri aflevering er kun opnået i byggesagen Fredensvej i Gentofte, medens en række af de øvrige byggesager ikke opnået bedre resultater her end ved traditionelle byggesager. Graden af opfyldelse af Involvering af brugerne hænger sammen med bygherrens valgte strategi for brugerinddragelse i de enkelte byggesager. Målsætningen om bedre samarbejde er opfyldt i betydelig grad i byggesagene. For byggesagen Fredensvej i Gentofte (som ligger relativt lavt) var det samarbejdet i de indledende faser som var problemfyldt, medens samarbejdet i udførelsesfasen var særdeles godt. I målsætningerne er ikke medtaget tid, men det har i nogle af byggesagerne været et mål (som er opfyldt og dokumenteret i projektrapporterne), at byggesagerne gennemførtes med kortere byggetid (udførelse på byggepladsen) end sædvanligt. 3.2 Forsøgsprogrammet Der er inddraget i alt 9 byggesager i Projekt Nye Samarbejdsformer. Det er: Martins Gård i Herlev (bygherre Fællesadministrationen 3 B) Posthus Randers (bygherre Post Danmark Ejendomme) Sonnesgade i Århus (bygherre Brabrand Boligforening) Helgesvej mfl., Frederiksberg (bygherrerepræsentant arkitekt Karsten Pålsson) Bellisvej, Viborg (bygherre Boligselskabet Sct. Jørgen) Ældreboliger i Lejre (bygherre DAB) Limfjordskollegiet (bygherre Den selvejende Institution Limfjordskollegiet) 10

11 Fredensvej i Gentofte (bygherre DAB) Bredalsparken i Hvidovre (bygherre DAB) Denne slutrapport beskriver erfaringer fra de nævnte byggesager, og den indeholder forslag til vejledninger og anbefalinger vedrørende den fremtidige udvikling af nye samarbejdsformer i byggeriet. Byggesagerne Sonnesgade i Århus og Limfjordskollegiet blev ultimo 2001 videreført til Projekt Hus netværket Bygherrer skaber værdier, og disse 2 byggesager omtales derfor kun oversigtligt i denne slutrapport. Det væsentlige indhold i Projekt Nye Samarbejdsformer er etablering af nye samarbejdsprocesser i byggeriet, dvs. et nyt grundlag for parternes ageren. Dette gøres gennem formulering af at fælles værdigrundlag for parterne i byggesagen - udtrykt i en samarbejdsaftale - således at der etableres et team, for hvem de fælles mål er klare, opnåelige og tjener alles interesser. For at opnå dette er det nødvendigt, at bygherren som den gennemgående og egentligt ansvarlige part, påtager sig at etablere dette samarbejde. Bygherren skal påtage sig at beslutte samarbejdsformen og sammensætte et team, som vil indgå i og arbejde for de fælles målsætninger og værdier. Han skal desuden følge op på processen og justere den om nødvendigt. En af de nye samarbejdsformer er partnering, og de samarbejdsformer som er anvendt i byggesagerne i Projekt Nye Samarbejdsformer kan betegnes som forskellige typer af partnering. Det væsentlige træk ved partnering er, at bygherren danner et team bestående af bygherren selv, de projekterende og de udførende. Disse parter indgår en (samarbejds-) aftale, hvori de fælles mål og grundlaget for samarbejdet beskrives. Teamet kan dannes tidligt efter programfasen eller senere i forslagsfasen, således at entreprenøren medvirker mest muligt i projekteringen. Parternes adfærd søges ændret fra at være kontraktsorienteret (fokusere på suboptimering og egne rettigheder) til at være relationsbaseret (fokusere på helhedsoptimering og samarbejde). Det er væsentligt, at det etablerede dialogbaserede samarbejde opretholdes gennem overvågning og indgriben om nødvendigt. For byggesagerne i Projekt Nye Samarbejdsformer indeholder samarbejdet brugen af følgende elementer: indledende møder/workshops om samarbejdsformen indgåelse af samarbejdsaftale, som indeholder formuleringer om målsætninger, samarbejdet, mm. fag/hoved/totalentreprenørens deltagelse i projektudformningen helt eller delvis åbne kalkulationer og regnskaber 11

12 I alle byggesagerne indgår samarbejdet mellem bygherre og byggevirksomheder. Der er i de enkelte byggesager forskellige grader af samarbejde mellem byggevirksomhederne indbyrdes og på byggepladsen. 3.3 Baggrund og følgegruppe I april 1998 udkom By - og Boligministeriets Byggepolitisk Handlingsplan 98'. Initiativ 6 heri handler om nye samarbejdsformer i byggeriet. Dette er baggrunden for Projekt Nye Samarbejdsformer, som blev igangsat ultimo 1998, og hvor det er besluttet at udgive denne Slutrapport. Målgruppen for rapporten er byggeriets parter og her i særlig grad bygherrerne, som er den part, som skal beslutte en ny måde at samarbejde på. Formålet med rapporten er at fremlægge resultaterne fra Projekt Nye Samarbejdsformer til brug for ændringer i de traditionelle samarbejdsmønstre i byggeriet. Til at følge initiativet Projekt Nye Samarbejdsformer - er der nedsat en følgegruppe, som består af: Niels Haldor Bertelsen, Statens Byggeforskningsinstitut Sten Bonke, DTU Bente Hammer, Erhvervs og Boligstyrelsen Ib Steen Olsen, Erhvervs og Boligstyrelsen Keld Fuhr Pedersen, Mancon Jan Spohr, Erhvervs og Boligstyrelsen, Projekt Renovering Der er endvidere følgende bygherrerepræsentanter i følgegruppen: Erik Bejder, Limfjordskollegiet, Ålborg Svend Hove og Ivan Jensen, Post Danmark Ejendomme Bent Bro Larsen, DAB Henrik Markersen, Boligselskabet Sct. Jørgen, Viborg Erik Præstegaard, Fællesadministrationen 3 B Karsten Pålsson, arkitekt Hans-Kristian Sørensen, DAB Erik Vestergaard, Brabrand Boligforening Ib Steen Olsen er formand for følgegruppen. Som faglig sekretær medvirker Mogens Høgsted. De almene byggerier i Projekt Nye Samarbejdsformer er alle henhørende under Erhvervs - og Boligstyrelsens (tidl. By og Boligministeriets) forsøgsordning. Slutrapporten og projektrapporterne vil blive lagt på Erhvervs - og Boligstyrelsens hjemmeside ( 12

13 3.4 Projektrapporter, arbejdspapirer, workshops, mm. Der er udgivet følgende projektrapporter: nr. 1, Martins Gård i Herlev nr. 2, Posthus Randers nr. 3, Bellisvej i Viborg nr. 4, Fredensvej i Gentofte nr. 5, Helgesvej på Frederiksberg nr. 6, Bredalsparken i Hvidovre Midtvejsrapport, maj 2000 Der er udgivet følgende arbejdspapirer, som behandler vigtige emner på tværs af byggesagerne: Information, Arbejdspapir om fremgangsmåder, partnering i relation til nationale cirkulærer og EU s udbudsdirektiver, maj 2000 Information, Arbejdspapir om udformning af samarbejdsaftaler ved partnering, december 2000 Information, Arbejdspapir om brug af workshops ved partnering, november 2001 Der er udgivet følgende vejledninger Nye samarbejdsformer i byggesager - kortfattet indføring i partnering, By og Boligministeriet, maj 2001 Der foreligger følgende notater Oplæg til Projekt Nye Samarbejdsformer af den Forslag til en bench marks model, notat, juli 2000 Der afholdt følgende workshops: Projekt Nye Samarbejdsformer, Århus, februar 2000 Partnering i byggeriet (i samarbejde med IDA byg), juni 2000 Værdibaseret samarbejde, Aalborg, september Betegnelser I de enkelte byggesager anvender parterne ud fra tradition mm. forskellige betegnelser for f.eks. byggeriets faser, partnering, samarbejdsaftaler mm. De betegnelser, som bruges i denne rapport, er vist herunder. 13

14 Partnering Nye samarbejdsformer Samarbejdsaftale Entrepriseaftale Rådgiveraftale Parter i byggesagen Faser i byggesagen En samarbejdsform mellem 2 eller flere parter/virksomheder, som er baseret på dialog og tillid frem for modspil og mistillid Denne betegnelse bruges i denne rapport om samarbejder på alle niveauer i byggeprocessen, og som bygger på åbenhed, dialog og tillid. Samarbejdsaftalen indgås mellem bygherre og byggevirksomheder, dvs. rådgivere, entreprenører og leverandører. Der er om samarbejdsaftalen i de forskellige byggesager brugt forskellige betegnelser: hensigtserklæring, udviklingskontrakt, rammeaftale, partneringaftale Aftale mellem bygherre og den udførende (fag, -hoved eller totalentreprenør) baseret på AB/ABT. Aftale mellem rådgiver og bygherre baseret på ABR. Ejer/sponsor -den part der beslutter økonomi og stiller denne til rådighed Bygherre -den part der varetager udførelse af bygherreopgaverne Rådgivere -den part der primært udformer projektet Udførende -den part der udfører entrepriserne og samarbejder med rådgiverne om projektets udformning Leverandører-leverandører af byggevarer, herunder større komponenter Myndigheder-den kommunale forvaltning Arbejdstagere -den udførendes ansatte Slutbrugere-de faktiske brugere af byggeriet Programfasen-I denne faser identificerer bygherren slutbrugernes behov og ønsker og formulerer disse i krav, der sikrer ham opfyldelse af disse, samt maximal værdi af den bygning, der skal opføres. I tilknytning hertil vælger bygherren de organisationsformer, han mener bedst kan imødekomme hans samlede kravspecifikation-dvs. organisationsformen i planlægning og projektering samt i udførelse. Forslagsfasen- Udarbejdelse af dispositions - og projektforslag Projekteringsfasen- Udarbejdelse af for -og hovedprojekt Udførelsesfasen-Her gennemføres arbejdet på byggepladsen med styring og opfølgning. Fasen afsluttes med aflvering Driftsfasen- Fasen fra ibrugtagningen til bygningens funktioner ophører. Idriftsfasen kan bygningens funktion skifte, evt. ved ombygninger og renboveringer. Incitament Benchmarks eller nøgletal Bod eller præmie for opfyldelse af et aftalt succéskriterie (f.eks. overholdelse af tidsplan, ingen mangler ved aflevering, overholdelse af budget). Benchmarks eller nøgletal er målbare egenskaber i en byggesag sat ind på en målestok og med markering af det bedste niveau. Benchmarks eller nøgletal er egenskaber (herunder priser), der har betydning for den værdi byggeriet og 14

15 byggeprocessen har for bygherrer, brugere, byggevirksomheder og andre interessenter. Et benchmark eller nøgletal kan være knyttet til byggesagen i sig selv, til processen, til parterne eller til en af disse. Indikatorer Workshop Værdibaseret ledelse/samarbejde Multisjak Indikatorer betegner målepunkter. Mødeform som fremmer åbenhed, dialog og medspil. Mødeledelsen er vejledende i stedet for styrende og resultater/beslutninger er ikke aftalt/givet på forhånd. Værdibaseret ledelse/samarbejde i en byggesag er en ledelses/samarbejdsform, som går ud på at bibringe parterne en klar opfattelse af et fælles formål og et personligt ansvar for arbejdets udførelse. Den centrale ledelsesopgave ved den type samarbejde er således at udvikle og implementere netop den værdimæssige basis, som aktørerne holdningsmæssigt kan identificere sig med og forpligte sig til. Sjak på byggepladsen, som omfatter flere af de traditionelle fag, og som har til formål at producere en samlet bygningsdel til fuld færdiggørelse. 15

16 4. Byggesagerne Projekt Nye Samarbejdsformer indeholder 9 byggesager. I skemaet herunder anføres byggesagernes omfang, og udførelsesperiode (byggeplads). Byggesag Omfang Udførelses periode 1. Martins Gård, Herlev 40 nye almene tagboliger, renovering af 114 boliger April 1998 til juni Posthus Randers m² erhvervsbyggeri, om-og tilbygning Juli 1999 til april Sonnesgade, Århus 48 almene ældrevenlige boliger Primo 2001 til Maj 2002? 4. Helgesvej, m.fl. Frederiksberg 5. Bellisvej, Viborg Byfornyelse af 7 opgange med 70 boliger 52 nye almene tagboliger, renovering af 140 boliger April 2000 til april 2001 December 1999 til april Ældreboliger, Lejre, Europa House 7. Limfjordskollegiet, Ålborg 8. Fredensvej, Gentofte 21 almene ældreboliger April 2000 til februar 2001 Renovering af ældre kollegie og ny tilbygning, i alt ca m² Primo 2001 til medio almene ældreboliger September 2000 til maj Bredalsparken i Hvidovre Renovering af 78 altaner på almene boliger April 2001 til november 2001 Der er således tale om 6 byggesager, som er almene boliger, en byggesag som er erhvervsbyggeri, en byfornyelsessag og et kollegiebyggeri. Byggesagerne 3 - Sonnesgade, Århus og 7 - Limfjordskollegiet, Aalborg er overført til Projekt Hus netværket, Bygherrer skaber værdier. Byggesagen 6 - Ældreboliger i Lejre er omtalt i afsnit

17 5. Igangsættelse af samarbejdet - rammebetingelser 5.1 Generelt Forsøgsbyggerierne i Projekt Nye Samarbejdsformer har ikke være underlagt det daværende udbudscirkulære, og byggesagerne har været under tærskelværdien i EU s Bygge og anlægsdirektiv. I alle byggesager i Projekt Nye Samarbejdsformer er samarbejdet etableret inden projekteringen er afsluttet. Dette er sket ved, at bygherren har anvendt forskellige udvælgelsesmåder og entrepriseformer. Igangsættelse af et samarbejde, som indeholder inddragelse af de udførende i projekteringen, medfører behov for tidlig udvælgelse af de udførende. For ar belyse de daværende muligheder, er der udarbejdet et arbejdspapir: Partnering i relation til nationale cirkulærer og EU s udbudsdirektiver, som beskriver brug af partnering i byggeriet i relation til gældende cirkulærer og udbudsdirektiver. Dette notat er i relation til nationale cirkulærer delvis forældet efter den ny lov om tilbudsindhentning trådte i kraft den 1. september 2001, men det er fortsat aktuelt i relation EU s udbudsdirektiver, dvs. for byggesager over tærskelværdierne heri. Notatet forventes afløst af en ny vejledning om parterning og af den ny bygherrevejledning. Partnering anvendes i forbindelse med forskellige entrepriseformer. Oftest anvendes hoved eller totalentreprise, men der er også eksempel på partnering anvendt ved fagentreprise. I Projekt Nye Samarbejdsformer har de 9 byggesager været fordelt således (se afsnit 5.5): 4 i totalentreprise 4 i hovedentreprise 1 i fagentreprise Rammebetingelserne ved partnering har i forløbet af Projekt Nye Samarbejdsformer været et centralt debatemne på workshops og kurser mv. I bilag 2 illustreres i hovedtræk fremgangsmåder ved partnering ved de 3 entrepriseformer. 17

18 5.2 Fremgangsmåder i byggesagerne I de 9 byggesager er der brugt forskellige fremgangsmåder ved bygherrens udvælgelse af rådgivere og entreprenører, som anført i skemaet herunder. Ved tærskelværdier refereres til disse i EU s Tjenesteydelsesdirektiv henhv. Bygge - og anlægsdirektiv. Byggesag Valg af rådgivere Valg af entreprenør 1. Martins Gård, Herlev 2. Posthus Randers Iht. rammeaftale, som tidligere var i udbud Indbudt prækvalifikations runde (under tærskel værdi) Direkte valg af totalentreprenørgruppe (under tærskelværdi) Formel entreprise form Hovedentreprise Totalentreprise 3. Sonnesgade, Århus Direkte valg af totalentreprenørgruppe (under tærskelværdi) Totalentreprise 4. Helgesvej., m.fl. Frederiksberg Direkte valg (ikke underlagt EU s udbudsdirektiver) Direkte valg af hovedentreprenør (ikke underlagt EU s udbudsdirektiver) 5. Bellisvej, Viborg Direkte valg af totalentreprenørgruppe (under tærskelværdi) 6. Ældreboliger, Direkte valg (under Direkte valg af Lejre, Europa tærskelværdi) hovedentreprenør House (under 7. Limfjordskollegiet, Ålborg 8. Fredensvej Gentofte Direkte valg (under tærskelværdi) tærskelværdi) Direkte valg af hovedentreprenør (under tærskelværdi) Direkte valg af totalentreprenørgruppe (under tærskelværdi) Hovedentreprise Totalentreprise Hovedentreprise Hovedentreprise Totalentreprise 9. Bredalsparken, Hvidovre Direkte valg (under tærskelværdi) Direkte valg af fagentreprenører (under tærskelværdi) Fagentreprise Ved valg af rådgiver og totalentreprise indgår rådgivningen i tærskelværdien iht. Bygge og anlægsdirektivet. Betegnelsen Formel entrepriseform i højre kolonne hentyder til, at nye samarbejdsformer indeholder bestemmelser i samarbejdsaftalen om samarbejdets grundlag og form, som er anderledes end i traditionelle 18

19 entrepriseaftaler. Dette gælder f.eks. rådgivernes rolle som en ligeværdig partner. Der er i de offentligt støttede byggesager sket godkendt fravigelse fra Cirkulære om udbud af bygge-og anlægsarbejder af 14. april 1989, idet disse byggesager er omfattet af By - og Boligministeriets 4 forsøgsordning. Alle byggesagerne er igangsat inden ikrafttræden af den ny Lov om Tilbudsindhentning med tilhørende bekendtgørelse. I alle byggesager fraset Bellisvej er samarbejdet mellem bygherre og de udførende etableret ved en samarbejdsaftale, som er indgået før entrepriseaftalen. Ved Bellisvej er der først indgået en totalentrepriseaftale og senere indgået en partneringsaftale (denne fremgangsmåde benævnes også Post Award Partnering på engelsk). 5.3 Brug af workshop Brug af workshopformen 5 i byggesagerne ved igangsættelsen af samarbejdet er angivet i skemaet herunder. Byggesag 1. Martins Gård, Herlev 2. Posthus Randers 3. Sonnesgade, Århus 4. Helgesvej, m.fl. Frederiksberg Brug af workshopformen Workshop er ikke brugt i en planlagt form. Ja Efter indgåelse af samarbejdsaftale Ja Før og efter indgåelse af samarbejdsaftale Ja, flere gange. 5. Bellisvej, Viborg Nej Der er afholdt møder mellem bygherre og totalentreprenør om partneringsaftalen mm. 6. Ældreboliger, Lejre, Europa House 7. Limfjordskollegiet, Ålborg 8. Fredensvej Gentofte Nej Drøftelse af samarbejdsaftale (benævnt udviklingskontrakt) er foregået på projekteringsmøder. Ja I flere omgange ifm. med afklaring af værdier Nej. 4 nu Erhvervs - og Boligstyrelsen 5 se Information, Arbejdspapir om brug af workshops ved partnering, november

20 9. Bredalsparken i Hvidovre Ja, i flere omgange med fagentreprenører og rådgivere I Arbejdspapiret (se note) er der opsamlet erfaringer ved brug af workshops i byggesagerne. I den videre udvikling af nye samarbejdsformer - en udvikling som i stor udstrækning vil fokusere på værdibaseret samarbejde vil brug af workshop-formen blive endnu mere aktuel. 20

21 6. Beskrivelse af samarbejdet i byggesagerne 6.1 Samarbejdets grundlag Projekt Nye samarbejdsformer indeholder samarbejde på 3 niveauer. samarbejde mellem bygherre og byggevirksomhederne samarbejde i byggesagen mellem byggevirksomhederne samarbejde på byggepladsen 1. Martins Gård, Herlev 2. Posthus Randers 3. Sonnesgade, Århus 4. Helgesvej., m.fl. Fred.berg 5. Bellisvej, Viborg 6. Ældreboliger, Lejre, Europa House 7. Limfjordskollegiet, Ålborg virksomheder Hensigtserklæring og rammeaftale Rådgiveraftale Hovedentrepriseaftale Samarbejdsaftale Workshop referat Totalentrepriseaftale Samarbejdsaftale Workshop referat Totalentrepriseaftale Rådgiveraftale Samarbejdsaftale Workshop referater Hovedentrepriseaftale Totalentrepriseaftale Partneringaftale Referat af opstartsmøde Rådgiveraftale Udviklingskontrakt Hovedentrepriseaftale Rådgiveraftale Samarbejdsaftale Hovedentrepriseaftale I skemaet herunder vises en oversigt over samarbejdets formelle grundlag på de 3 niveauer i de enkelte byggesager. Bygge sag Mellem bygherre og bygge- Mellem byggevirksom- På byggepladsen hederne Byggevirksomheder indgår i samarbejdsaftalen Aftale mellem totalentreprenør og rådgiver Aftale mellem totalentreprenør og rådgiver Aftale mellem totalrådgiver og underrådgivere. Byggevirksomheder indgår i samarbejdsaftalen Aftale mellem totalentreprenør og rådgiver Byggevirksomheder indgår i udviklingskontrak-ten Byggevirksomheder indgår i samarbejdsaftalen Sædvanlige aftaler mellem hovedentreprenør og underentreprenører Sædvanlige aftaler med underentreprenører Ikke påbegyndt Sædvanlige aftaler mellem hovedentreprenør og underentreprenører Sædvanlige aftaler mellem hovedentreprenør og underentreprenører Multisjak i begrænset omfang Sædvanlige aftaler mellem hovedentreprenør og underentreprenører Integration af fag i meget lille målestok Sædvanlige aftaler mellem hovedentreprenør og underentreprenører 8. Fredensvej Gentofte Totalentrepriseaftale Aftale mellem totalentreprenør og rådgiver Sædvanlige aftaler med underentreprenører 9. Bredalspark en i Hvidovre Samarbejdsaftale Workshop referater Fagentrepriseaftaler Samarbejdsaftalen med bygherren Ingen aftaler 21

22 Det kan konstateres, at der for alle byggesager fraset Fredensvej, Gentofte foreligger samarbejdsaftaler mellem bygherren og byggevirksomhederne, medens der kun i begrænset omfang foreligger særskilte aftaler mellem byggevirksomhederne indbyrdes og kun i meget begrænset omfang (1 byggesag, Bellisvej, Viborg) 6 foreligger aftaler om samarbejde på byggepladsen, f.eks. ved brug af multisjak. I de enkelte projektrapporter er indhold i samarbejdsaftalerne nærmere gennemgået. 6.2 Byggesagen Ældreboliger, Lejre For et af forsøgsbyggerierne i Projekt Nye Samarbejdsformer brød samarbejdet sammen, og da der pågår en voldgiftssag, kan der ikke udarbejdes en projektrapport for denne byggesag. Derfor omtales byggesagen her kortfattet og uden, at det på grund af den verserende voldgiftssag - er muligt nærmere at beskrive årsager til sammenbruddet. Byggesagen består af 21 almene ældreboliger og andel af fælleshus i ét plan med et samlet etageareal på 1818 m². Boligerne svarer til et referencebyggeri i Asminderød (et bofællesskab for 8 senildemente) udført af samme entreprenør og rådgivere. Entreprenøren havde indledningsvis tilkendegivet same prisniveau som i referencebyggeriet alene med tillæg for terrænforhold, idet dette byggeri skal opføres på en skrånende grund (terrænforskel ca. 4 meter). Bygherrens og parternes hypoteser om samarbejdet var: Samarbejdsformen vil forsøge at løse et af byggebranchens problemer, hvor byggesager er alles kamp mod alle i en fragmenteret organisation. Ligeledes vil dette samarbejde være et forsøg på at indfri bygherrens forventninger i højere grad end ved et traditionelt udbud til: reduktion af fejl og mangler. Det er målsætningen, at der er ingen eller ubetydelige fejl i forbindelse med beboergennemgangen. For at opfylde dette vil der blive arbejdet med planlægning af mangelcheck for underentrepriser inden aflevering. Der vil blive udarbejdet særlige instrukser om at passe på ikke at lave skader på det næsten færdige byggeri, og formanden fastholdes på pladsen til mangelafhjælpningen er udført. sikre større blivende kvalitet end sædvanligt. Det er målsætningen, at alle entreprenører udfører sit KS arbejde på et ensartet dokumentations-grundlag og niveau. sikre stor efterspørgsel fra kommende generationer Byggesagen består af 2 kontrakter. En for de 21 ældrevenlige boliger og en for fælleshuset. Fælleshuset anvendes af kommunens hjemmepleje. 6 se Projektrapport nr. 3, Bellisvej, Viborg 22

23 Byggesagen blev i januar 2000 inddraget i Projekt Nye Samarbejdsformer, som et partneringsamarbejde. Boligerne blev afleveret i maj 2001 nogenlunde efter tidsplanen og uden væsentlige mangler. Fælleshuset skulle være afleveret sammen med boligerne, men er endnu ikke (ultimo 2001) færdiggjort. Entreprenøren standsede arbejdet på grund af uenighed om betaling for tillægs/merydelser. Kontrakten for fælleshuset er hævet af bygherren, medens entreprenøren har fremsat et større krav om merbetaling. Der er afholdt syn og skøn og påbegyndt en voldgiftssag. Fælleshuset færdiggøres ved anden entreprenør. Det må således konstateres at partneringsamarbejdet i denne byggesag brød sammen, eller sagt på en anden måde: at partneringsamarbejdet ikke har kunnet hindre de opståede uenigheder i at udvikle sig til en tvist, som nu skal løses efter AB s tvisteregler. Det skønnes, at årsagerne til tvisten ikke kan henføres til samarbejdsformen i sig selv, men at samarbejdsformen kan have haft betydning for, at uenigheden om fælleshuset udviklede sig til en egentlig tvist senere, end det ellers ville have tilfældet. 6.3 Brug af samarbejdselementer i byggesagerne Brugen af nye samarbejdsformer i byggesagerne i Projekt Nye Samarbejdsformer kan beskrives ved anvendelsen af række (10) elementer (også benævnt byggeklodser 7 ) i byggesagerne. Disse elementer er både måder at samarbejde på, og det er værktøjer, som anvendes i samarbejdet. De byggeklodser, som er 8 anført, er: 1. Formulering af fælles målsætninger for byggesagen som helhed - det er et væsentligt led i skabelsen af partnerskabet, at man tidligt sammen drøfter fælles målsætninger med byggesagen 2. Udformning og skabelse af forståelse for partsmålsætninger og succeskriterier - det er vigtigt at kende og forstå hinandens målsætninger og succéskriterier. 3. Brug af incitamenter - incitamenter kan medvirke til at styrke samarbejdet, reducere spild og modvirke suboptimering. 7 se En kort indføring i partnering, By og Boligministeriet, maj fra Midtvejsrapporten, maj

24 4. Brug af nøgletal (benchmarks) - brug af nøgletal synliggør opfyldelse af målsætninger og kan være vigtige redskaber til initiering af en fortsat udvikling på centrale områder. 5. Brug af åbne kalkulationer og regnskaber hos alle parter - brug af incitamenter vil ofte forudsætte åbne kalkulationer og regnskaber. 6. Brug af workshopsform som supplement til traditionelle møder - nye samarbejdsformer udvikles bedst i mødeformer, som giver alle plads og som giver mulighed for fælles beslutninger gennem en tillidsfuld dialog. 7. Dialogbaseret løsning af uenigheder - uenigheder skal løses i lyset af et fortsat samarbejde og uden der opstår tabere. Formelle konfliktløsningsmetoder er belastende for samarbejdet og uhyre omkostningskrævende De udførendes medvirken i projekteringen - dette element er et centralt træk ved nye samarbejdsformer, og medfører en række fordele. Projektet bliver udførelsesegnet, risici ved udførelsen minimeres, sparerunder minimeres eller undgås mm. 9. Brug af "multisjak" på byggepladsen - Brug af multisjak på byggepladsen er kun trængt beskedent ind i forsøgene. 10. Sikring af samarbejdsorienterede, gennemgående nøglepersoner i hele byggesagen - det er væsentligt, at nøglepersoner medvirker i hele byggesagen, og at nøglepersoner er positive overfor nye samarbejdsformer I skemaet på næste side er byggesagerne ud fra Projektrapporterne og drøftelserne i følgegruppen vurderede i forhold til indhold af disse elementer. Vurderingen baseres på, om et element er anvendt eller ej, f.eks. om der har været aftalt incitamenter, men vurderingen indeholder ikke, om incitamentet f.eks. har udløst betaling til parterne eller ej. 24

25 Martins Gård Herlev Posthus Randers Helges vej Fr.berg Europa House, Lejre Bellisvej Viborg Fredens vej Gentofte 1 Fælles målsætninger for byggesagen Bredals parken Hvidovre Partsmålsætning er og succeskriterier 3 Brug af incitamenter 4 Brug af nøgletal (benchmarks) 5 Åbne regnskaber hos alle parter 6 Workshops supplerer traditionelle møder 7 Dialogbaseret løsning af uenigheder 8 Udførendes medvirken i projekteringen 9 Brug af "multisjak" på byggepladsen 10 Samarbejdsorien terede nøglepersoner i hele processen : Højt til delvis øget indhold ift. traditionel byggesag : Uændret indhold ift. traditionel byggesag; dvs. ikke noget indhold af elementet Det kan konstateres, at der i byggesagerne er et meget varierende indhold af elementerne. Fælles for alle byggesager er de udførendes medvirken i projekteringen, medens elmenterne Fælles målsætninger og Dialogbaserede løsninger på uenigheder er indeholdt i alle fraset en enkelt byggesag. 25

26 7. Værktøjer og elementer i udvikling af partnering Der er i dette afsnit en gennemgang af forslag til en række værktøjer, som kan anvendes ved overvejelser om opstart af en partneringsag og dennes gennemførelse. Værktøjerne indeholder dels uddybninger af de elementer (byggeklodser) som er omtalt i afsnit 6, og dels supplerende elementer Grundlag for beslutning om brug af partnering Valg af samarbejdsparter Brug af workshops Samarbejdsaftaler Incitamenter Åbne kalkulationer og regnskaber Benchmarks/nøgletal Aftaler om håndtering af uenigheder Værdibaseret samarbejde Kompetence i samarbejde Brug af facilitator 7.1 Grundlag for beslutning om brug af partnering De 3 hovedparter, bygherre, rådgiver og udførende kan have brug for et grundlag med henblik på at tage beslutning om at gå ind et partneringsamarbejde. Det vil normalt være bygherren, som tager den grundlæggende beslutning, som de øvrige parter så - måske på et senere tidspunkt - skal forholde sig til. Som grundlag for beslutningen anføres i skemaet herunder en række fordele og ulemper, således som disse er oplevet og udtrykt af parterne i byggesagerne i Projekt Nye Samarbejdsformer. Dette kan være et udgangspunkt ved overvejelser om brug af og medvirken i partnering. Bygherren Fordele Sikrere styring af økonomi og kvalitet (høj grad af sikkerhed for økonomi inden udførelsen påbegyndes) Mulighed for billiggørelse uden kvalitetssænkning Løbende projektudvikling med indflydelse på projekt og dermed helhedshensyn i projekt (totaløkonomi, miljø, kriminalhensyn mm) Ulemper/risiko Risiko for at enderne ikke når sammen økonomisk efter samprojekteringen Kræver højt kompetenceniveau for at kunne vurdere løsninger i forhold til pris. Risiko for entreprenørstyret projektudformning med 26

27 Entreprenør Rådgiver Alle Færre ekstrakrav pga. gennemarbejdet projekt Tidsbesparelse i udførelsen Udførelsesegnet projekt Sikker tilbudskalkulation Tidligere håndtering og forståelse for problemer Entreprenørerfaringer og -priser inddrages tidligt i projektet. Optimering af kvalitet/pris i åben dialog med bygherre og entreprenør. Mindre omprojekteringsrisiko. Lavere udbudsomkostninger Bedre samarbejdsklima Færre ressourcer bruges til diskussion af tvister mm. negative konsekvenser for kvalitet. Øgede tilbudsomkostninger Risiko for at miste opgaven Kræver viden og indsigt i rådgivers fagområde Risiko for reduceret kvalitet/ designfrihed på bekostning af pris på grund af manglende konkurrence. Umiddelbart større udgifter til projektstyring og mødeaktivitet Rollen som bygherrens/brugernes tillidsmand kan udviskes Risiko for øgede (administrations) omkostninger Det skønnes generelt, at ulemper/risici kan imødegås eller ikke er større end ved en traditionel byggesag. I den aktuelle byggesag kan der hensigtsmæssigt diskuteres forholdsregler som imødegår ulemper/risici, og som kan forstærke fordelene. 7.2 Valg af samarbejdsparter Nye samarbejdsformer forudsætter ikke faste samarbejdsparter, selvom dette selvsagt - alt andet lige - vil være en fordel. For private bygherrer kan der frit vælges samarbejdsparter, og dette kan være faste samarbejdsparter (for flergangsbygherrer) eller nye samarbejdsparter for hver byggesag. For offentlige og offentligt støttede bygherrer er der i afsnit 4 illustreret fremgangsmåder, som er i overensstemmelse med EU s udbudsdirektiver med henblik på bygherrens muligheder for valg af samarbejdsparter. Denne er nærmere uddybet i notatet: Partnering i relation til nationale cirkulærer og EU s udbudsdirektiver. 27

28 7.3 Brug af workshops Workshopformen er det væsentlige led i den samlede proces med at opbygge det tillidsfulde samarbejde, som er nødvendigt for, at en byggesag i partnering bliver en succes. Workshopformen ved partnering adskiller sig fra traditionelle projekterings - og byggemøder på følgende områder: der foregår en fælles udveksling af tanker og ideer i åbenhed der tilstræbes opbygget tillid mellem parterne målet er konsensus (vind-vind løsninger) og ikke magtbaserede løsninger deltagerne ser hinanden som ligeværdige parter der gives god tid til drøftelserne Brug af workshops er beskrevet i Arbejdspapir om brug af workshops ved partnering, november Samarbejdsaftaler Forinden samarbejdsaftalen indgås, skal bygherren vælge det team, der skal samarbejdes med om projektet. Samarbejdsaftalen indgås forinden projekteringen begynder. Der kan altså foreligge byggeprogram og evt. dispositions- og projektforslag. En samarbejdsaftale er forløber for en egentligt entreprisekontrakt eller en betinget sådan. Når en samarbejdsaftale indgås, vil en række forhold om byggeriet ikke være endeligt fastlagt (det kan være pris, tid, omfang og kvalitet). Der er udarbejdet et Arbejdspapir om udformning af samarbejdsaftaler ved partnering, december Heri anføres 3 eksempler på samarbejdsaftaler og disse kommenteres. Der kan endvidere henvises til Partnering i praksis 9, som for privat byggeri indeholder et paradigma til en samarbejdsaftale (benævnt partneringaftale). Der foreligger pt. ikke dokumenterede eksempler på gennemførte byggesager efter denne vejledning. 7.5 Incitamenter Formålet med at indbygge et incitament i samarbejdsaftalen er at påvirke parternes holdninger og adfærd. Incitamentet kan være positivt (gulerod) 9 Partnering i praksis, Vejledning i partnering marts 2001, BiD m.fl. 28

29 eller negativt (stok) eller en kombination heraf. Den adfærd, som kan påvirkes, kan f.eks. være: bygherren, rådgiveren eller entreprenøren vælger sine bedste medarbejdere til opgaven der afsættes den fornødne tid til at udvikle samarbejdet der fokuseres på løsninger i stedet for problemer og ansvarsfraskrivelse rådgiveren eller entreprenøren skærper generelt sin opmærksomhed på opgavens løsning, herunder er mere omhyggelig og forudseende i sin procesplanlægning entreprenøren er omhyggelig ved indgåelse af underentrepriseaftaler og indkøb Incitamenter skal være til fordel for alle parter. Et incitament kan være fælles for flere parter på den måde, at opfyldelsen kommer flere direkte til gode. Der kan også være incitamenter, hvor opfyldelsen direkte kommer en part til gode (f.eks. præmie for tidligere aflevering til entreprenøren) og hvor bygherren alene medvirker ved opstillingen af incitamentet og på dette grundlag opnår sit mål ved incitamentets opfyldelse. Man bør undgå incitamenter, hvor parterne ikke alle har (fælles) interesse i incitamentets opfyldelse Den gevinst, der skal komme til deling, må således komme fra, at der sker en effektivisering af processerne i byggesagen. Dette gælder både internt hos bygherren, i byggevirksomhederne og i samarbejdet mellem byggevirksomhederne. Der kendes forskellige typer af incitamenter. Det er bl.a. Deling af besparelser mellem bygherre, projekterende og hoved- eller totalentreprenør. Et eksempel på formulering af et sådant incitament findes i samarbejdsaftalen ved en totalentreprise er Posthus Randers 10 Præmier/bod for mangler ved aflevering. Dette er overvejet i byggesagen Sonnesgade i Århus Resultatorienteret dækningsbidrag. Denne incitamentstype er indeholdt i vejledningen Partnering i praksis. Deling af mindreudgifter til underentreprenører. Der har i byggesagerne Martins Gård og Posthus Randers været anvendt incitamenter. I byggesagen Martins Gård blev den afsatte incitamentspulje brugt op til uforudsete udgifter. I byggesagen Posthus Randers blev der opnået besparelser på ca. 3%, som blev fordelt ligeligt på bygherre og totalentreprenør. 10 se Arbejdspapir om udformning af samarbejdsaftaler ved partnering, december