Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv

Transkript

1 Byrådssekretariatet Sagsbehandler: Gitte Hedemark Sagsnr A Dato: Forslag til Vedtægter for Horsens Kommunes Stadsarkiv 1 Formål Horsens Kommunes Stadsarkiv har til formål 1. at udstede generelle retningslinjer for varetagelse af arkivmæssige hensyn i Horsens Kommune 2. at sikre bevaring af de dele af Horsens Kommunes arkiv, der har historisk interesse eller tjener til dokumentation af forhold af væsentlig administrativ eller retlig betydning for borgere og myndigheder 3. at sikre mulighed for kassation af ikke-bevaringsværdige arkivalier i Horsens Kommunes arkiv 4. at stille arkivalier til rådighed for myndigheder og offentlighed, herunder til forskningsformål 2 Organisation Horsens Kommunes Stadsarkiv er organisatorisk placeret i Staben som en del af Byrådssekretariatet. 3 Horsens Kommunes arkivalier Horsens Kommunes Stadsarkiv opbevarer kommunens historiske arkiv, der indeholder bevaringsværdige arkivalier, som kommunen ikke længere har retsligt eller administrativt brug for. Stadsarkivet er rådgivende over for Horsens Kommunes direktørområder mv. med hensyn til varetagelse af arkivmæssige hensyn og samarbejder med den øvrige organisation for at sikre en betryggende opbevaring af Horsens Kommunes arkivalier en koordineret bevarings- og kassationsplanlægning for hele Horsens Kommune 1

2 4 Bevarings- og kassationsbestemmelser Stadsarkivet træffer afgørelser om, hvorvidt Horsens Kommunes arkivalier af hensyn til den lokalhistoriske forskning skal bevares i videre omfang end fastsat af rigsarkivaren. Ved arkivalier forstås såvel arkivalier på papir som digitale, herunder audiovisuelle arkivalier. 5 Aflevering af papirarkivalier til Horsens Kommunes stadsarkiv Horsens Kommunes Stadsarkiv modtager arkivalier fra alle udvalg, nævn og kommissioner nedsat af Horsens Kommunes Byråd og arkivalier fra alle kommunens direktørområder og institutioner. Kommunale fællesskaber og samarbejder ( 60 selskaber), forsyningsselskaber, selvejende institutioner, der modtager driftstilskud fra Horsens Kommune samt private firmaer, der varetager kommunale opgaver for Horsens Kommune, kan indgå aftale om aflevering af arkivalier til Horsens Kommunes Stadsarkiv i henhold til arkivlovens bestemmelser. Horsens Kommunes arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner. Kommunale arkivalier, der ikke er omfattet af lov om personoplysninger, afleveres til Horsens Kommunes Stadsarkiv, senest når de er 20 år gamle, med mindre særlige forhold taler imod det. I så tilfælde skal Stadsarkivet modtage en fortegnelse over de arkivalier, der endnu ikke afleveres. Alle afleveringer sker efter forudgående aftale med Stadsarkivet og efter Stadsarkivets anvisning. Arkivalierne afleveres i overskuelig og god orden, ligesom en detaljeret afleveringsfortegnelse fremsendes til godkendelse før aflevering til Stadsarkivet. Den afleverende afdeling/institution pakker alt forskriftsmæssigt i arkivæsker med anførelse af indhold og datering, som anvist af Stadsarkivet. Udgifter i forbindelse med aflevering til Horsens Kommunes Stadsarkiv til pakningsmaterialer, flyttefirma og lignende betales af det afleverende direktørområde/institution. Kommunale arkivalier, der er omfattet af lov om personoplysninger og klassificeret som bevaringsværdige, afleveres til Horsens Kommunes Stadsarkiv senest på det tidspunkt, hvor de ellers skulle være slettet i henhold til datoforskriften. Arkivalier, der er omfattet af lov om behandling af personoplysninger, og som er overført til Horsens Kommunes Stadsarkiv, er kun tilgængelig efter arkivlovens bestemmelser. 2

3 Ved fagområders/institutioners ophør skal bevaringsværdige arkivalier straks afleveres til Horsens Kommunes Stadsarkiv, med mindre arkivalierne overføres til et andet fagområde/institution. Ved overførsel til anden institution skal der afleveres en fortegnelse over de arkivalier, der overføres. Når kommunale arkivalier er afleveret til Horsens Kommunes Stadsarkiv, overtager Stadsarkivet bevaringsforpligtelsen i henhold til arkivloven. 6 Elektroniske arkiver IT- Projekt og Udvikling bistår Stadsarkivet i samarbejdet med systemejerne om sikring af arkivering af bevaringsværdige elektroniske arkivalier i Stadsarkivet, herunder tilsyn og vejledning i den praktiske gennemførelse af kommunens håndtering af elektroniske data. Det er den enkelte systemansvarlige, som har ansvaret for dannelse af arkivversioner med bevaringsværdige elektroniske arkivalier. Arkivversioner med afleveringspligtige elektroniske arkivalier afleveres til Horsens Kommunes Stadsarkiv. De enkelte systemejere bærer selv udgifter forbundet med arkivering, herunder udgifter til rådgivning, fremstilling og testning af arkivet. 7 Stadsarkivets tilsyn med administrationens varetagelse af arkivmæssige hensyn Horsens Kommunes Stadsarkiv udsteder retningslinjer for varetagelse af arkivmæssige hensyn i Horsens Kommune og vejleder kommunens personale herom. Papirarkivalier Hvert direktørområde og hvor det er relevant- større fagområder - udpeger en arkivansvarlig, der sikrer, at arkivmæssige hensyn bliver overholdt, at bevaringsværdige arkivalier afleveres til Stadsarkivet, og at der udarbejdes en fortegnelse over områdets arkivalier. Kassation foretages af det enkelte direktørområde inden aflevering af arkivalier til Stadsarkivet. Elektroniske arkivalier Hvert direktørområde og hvor det er relevant- større fagområder - udpeger en koordinator, som inden for eget direktørområde/fagområde bistår systemejerne med overholdelse af de arkivmæssige hensyn og kravene til aflevering af elektroniske arkivalier til Stadsarkivet (jf. 6). Endelig sikrer koordinatoren, at området har en opdateret fortegnelse over it-systemer med bevaringsværdige arkivalier. 3

4 8 Adgang til arkivmaterialet Horsens Kommunes Stadsarkiv sørger for, at arkivets samlinger bliver ordnet og registreret på en sådan måde, så materialet kan stilles til rådighed for publikum. Stadsarkivet har ikke fast åbningstid. Offentligheden kan efter aftale med Stadsarkivet få anvist et lokale, hvor arkivets materiale kan gennemses. 9 Tilgængelighedsregler Arkivalier, der er skabt af Horsens Kommune, er tilgængelige i henhold til arkivlovgivningens regler. Arkivalier skabt af Horsens Kommune, der er ældre end 20 år og stadig ligger i direktørområdet er også tilgængelige efter de almindelige regler i arkivlovgivningen. Horsens Kommunes direktørområder/institutioner kan umiddelbart hjemlåne egne arkivalier til eget administrativt brug. Stadsarkivet drager omsorg for, at arkiverede personoplysninger alene stilles til rådighed med henblik på udtrykkeligt angivne og saglige formål, herunder historiske, statistiske eller andre videnskabelige formål. 10 Adgang til ikke umiddelbart tilgængelige arkivalier Horsens Kommunes byråd kan i konkrete tilfælde for de kommunale arkivaliers vedkommende meddele tilladelse til benyttelse af en arkivenhed eller grupper af arkivenheder inden udløbet af tilgængelighedsfristen. Horsens Kommune har delegeret dispensationsmyndigheden til Stadsarkivet. I forbindelse med ansøgning om tilladelse skal formålet med den tilsigtede benyttelse af de oplysninger, der søges om adgang til, oplyses. Ved afgørelse af ansøgninger om benyttelse af ikke umiddelbart tilgængelige oplysninger kan der tages særligt hensyn til, om ansøger er part i en sag eller har en særlig individuel interesse i de oplysninger, der søges adgang til. En ansøgning om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt kommunalt materiale i Stadsarkivet skal være behandlet inden for 15 dage. En ansøgning om adgang til ikke umiddelbart tilgængeligt arkivmateriale, der stadig er i direktørområderne, skal være besvaret inden for 30 dage. 4

5 11 Betaling for tjenester og ydelser. Horsens Kommunes Stadsarkiv kan opkræve betaling for fotokopier og gengivelser af materiale i arkivets samlinger. Taksterne skal fastsættes af Horsens Kommunes Byråd. 12 Bemyndigelse og ikrafttræden Vedtægten er godkendt af Horsens Byråd den xxxxx, der samtidig bemyndiger direktionen til at godkende mindre ændringer af denne vedtægt. Nærværende vedtægt træder i kraft den 1. december