Projekt- og administrator manual for 4Projects 4Projects brugermanual for grundlæggende funktionalitet. DK-1827 Frederiksberg T: (+45)

Transkript

1 Projekt- og administrator manual for 4Projects 4Projects brugermanual for grundlæggende funktionalitet IKT:knowhow Mynstersvej 3, 3. tv. DK-1827 Frederiksberg T: (+45)

2 1. Indhold 1. Indhold 2 2. Projektweb Koncept Licens Brugerfladen Navigering Struktur Indhold Metadata Overvågning Integration til PC Log ind Accept af invitation Log ind Personlig Personlig Log ind Brugerprofil Standard Start sted Personlig Kalender Personligt sted Personlig Drop Box Projekt Overblik Projekt Kalender Biblioteker Register Søgning / Rapporter Quick søg Tværgående søgning Filter søgning Fritekst søgning 43 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 2

3 6.5. Søgerapporter Arbejdsgange Inviter brugere til projekt Åbn dokument Viewer Markup Upload Download Revision Redigér Nyt Bibliotek (Statisk og Dynamisk) Kommunikation Distributioner Udskriv Eksport af Metadata Dokumentation Procesdokumentation Produktdokumentation Driftsdokumentation Aktivitetslog Arkivering Administration Administratorer Brugerhåndtering Skabeloner Struktur Metadata Sikkerhed Arbejdsprocesser Hardware og softwaremiljø % internetbaseret Operativsystemer Viewer 110 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 3

4 Projects API Printing Explorer Outlook Drift Teknisk kapacitet Tryghedsaftale Uvildighed / ejerskab Support 114 Det er vores rolle at hjælpe dig 114 Support 114 Vejledning 114 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 4

5 2. Projektweb Denne manual henvender sig til personer på et projekt, der anvender Projektweb løsningen fra 4Projects Ltd Koncept Vi forbinder mennesker, informationer og processer. Projektwebben fra 4Projects er nem at bruge, hurtig at implementere og leverer reelle besparelser allerede fra de tidlige faser af din byggesag. Løsningen gør det nemt, at dele dokumenterer og information, samt genfinde de korrekt registrerede informationer på projektet. Projektwebben indeholder information om projektets aktuelle dokumenter, filer under udarbejdelse, samt øvrige elementer som teksttråde vedr. diskussioner, opgaver m.m. Din specifikke løsning danner samlingspunkt for hele projektets digitale livscyklus fra program, projektering over udbud og gennem udførelse, aflevering samt 1års eftersyn. Løsningen giver projektets parter mulighed for, fra forskellige steder, at holde alle dokumenter, tegninger, s, fotos, opgaver og aftaler, i virkeligheden enhver type elektronisk dokument, samlet på ét sted. Løsningen understøtter søgning, tilpassede oversigter samt kontrol og automatisering af processer inkl. et komplet revisionsspor. Kombineret giver disse værktøjer et kraftfuldt og fleksibelt samlingspunkt, tilgængeligt hvor som helst, når som helst der kræves kun en internetforbindelse. Alle projektorganisationens medlemmer anvender projektwebben med egen personlige brugerprofil, tildelt medlemskab til sikkerhedsgruppe iht. organisation, disciplin eller rolle Licens Som Bruger af Projektwebben har du fri adgang til alle licenser inkl. applikationer som f.eks. Viewer og integrationsværktøjer til Windows Stifinder og Outlook. Ubegrænset antal brugere og virksomheder. Ubegrænset lagerplads og internet datatransport. Ubegrænset antal projektweb, porteføljer, projekter og dokumentmapper. Ubegrænset antal udbud. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 5

6 2.3. Brugerfladen Projektwebben er et 100 % internet baseret websted til central lagring af og samarbejde om dokumenter, tegninger og anden information, inkl. fuld sporbar proces- og produktdokumentation. Alle dokumenter, tegninger, s m.fl. samlet ét sted, i én søgbar brugerflade nem, moderne og brugervenlig Opbygningen er fleksibel og skalérbar, eftersom alle brugere personligt kan vælge deres startsteder, tænde og slukke for dele af brugerfladen samt vælge egne kolonner samt sortering af f.eks. metadata. Det gør, at brugeren selv har mulighed for, at vælger den brugerflade der bedst giver et overblik over projektets seneste informationer. Projektwebbens brugerflade er opdelt i 5 selvstændige områder, hver med eget formål, indstilling og indhold. Top Vindue (banner) Top vinduet giver dig mulighed for, at se hvilken den brugerprofil du har logget ind med, tiden du loggede ind, samt det aktuelle sted i Projektwebbens struktur, du i øjeblikket er aktiv. Quick Søg finder du til højre. Det er en hurtig søgning i hele Projektwebben og altid tilgængelig. Søgningen udføres på navn, metadata og fritekst inkl. alle mapper og biblioteker. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 6

7 Søge vindue (i midten, øverst) Vinduet filtrerer indholdet af en mappe med Standard eller Udvidet søgning. Ved visning af en mappes indhold, kan det ofte pga. mængden virke overvældende, her kan du vælge at filtrere indholdet med et eller flere filtre. Søg efter metadata, tekst indeholdt i et dokument, søg i undermapper osv. Navigationstræ (til venstre) Navigationstræet giver dig mulighed for, at navigere mellem Porteføljer, Projekter, Mapper og Biblioteker. Ved at markerer et sted i den hierarkiske struktur, vil de dokumenter, der er blevet uploadet i f.eks. en mappe, blive vist sorteret med nyeste øverst. Hvis stedet har et + (plus) symbol til venstre, betyder det, at der er oprettet Undermapper i hierarkiet. Klik på symbolet + for at se alle Mapper. Hovedvindue (i midten) Hovedvinduet viser dig indholdet af en Mappe, eller et Bibliotek og søgeresultater af alle søgninger foretaget i Projektwebben. Indholdet vises i en oversigt med metadata kolonner. Visningen er standard for hele Projektwebben, tilpasning af metadata visninger er mulig, sådan udvalgte kolonner automatisk vises når et sted vælges. Dette kan være anvendeligt når indholdet i mapper er meget forskellige, f.eks. Referater eller Tegninger. Værktøjslinjen vises øverst i hovedvinduet, her er det muligt at vælge en funktionalitet, som f.eks. upload, download eller revider dokumentet live. Quick Info (til højre) Vinduet viser dig metadata egenskaberne for et dokument, en mappe eller ethvert andet markeret element. Udklipsholderen finder du næstnederst i vinduet, her får du adgang til de klynge downloads/-udskrifter du har sendt til udklipsholderen. Navigationstræet, hoved- og søge vinduet samt Quick Info er alle justerbare. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 7

8 Juster vinduernes størrelse ved, at føre musen hen over kanten af rammen, derefter venstre museklik og træk til den ønskede størrelse. Ligesom det venstre og højre vindue er i stand til at ændre størrelse, kan du også fastgøre eller frigøre disse vinduer. Det gør det muligt for vinduet, at forblive i en fast position. I toppen af vinduet vises Tegnestiften, som anvendes til, at fastgøre sidepanelerne på skærmen, og stoppe dem i at lukke når musen bevæger sig væk fra vinduet. Når stiften er Grøn, er panelet fastgjort og vil forblive åbent. Når stiften er Rød, er panelet frigjort, og lukker, når musen flyttes væk. Åbn sidevinduet ved, at klikke enten på den blå navigationstræ strimmel til venstre, eller den blå Quick Info strimmel til højre på skærmen. Når et vindue er udvidet, vil du kunne se stiften i toppen, blot rul musen hen over stiften og klik til Fastgør/Frigør sidevinduet Navigering Venstre/højre museklik Din mus hjælper dig med, at navigere rundt i 4Projects. Du kan markere elementer, åbne dokumenter, vælge funktionsknapper og foretage andre handlinger ved, at pege og klikke med musen. En mus har normalt to knapper: en primær knap (som regel den venstre) og en sekundær knap (som regel den højre). Du bruger den primære knap mest. De fleste mus har også et rullehjul mellem knapperne, så du nemt kan rulle gennem mappeindhold, søgeresultat og dokumenter. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 8

9 Højre klik Ved at trykke på højre museknap mens musepilen holdes over eksempelvis en dokumentmappe aktiveres dennes menu. Det sparer arbejdsgange og øger funktionaliteten. Mouse over Holdes musens pil over eksempelvis et ikon fremkommer en hjælpetekst i dette tilfælde en beskrivelse af ikonets funktion Struktur Projektwebben består reelt set af to primære områder, dit Personlige sted og summen af Projekter samlet i Projektwebben, hver med egen selvstændig struktur bestående af Mapper og Biblioteker m.m. Personligt sted er et privat område, der giver dig mulighed for, at gemme filer til senere omplacering til andre mapper eller blot for personlig lagring. 1. Upload til 4Projects gennemføres direkte til en personlige mappe, og alle filer er uregistrerede (dvs. der indtastes ikke metadata og de er usynlige for andre brugere), eller direkte til en Dokumentmappe i et Projekt, hvor krav om udfyldelse af metadata er obligatorisk. Hver bruger har adgang til sit eget Personlige sted og Mapper, hvor ingen andre 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 9

10 brugere har adgang. Dit Personlige sted er derfor klassificeret som et IKKE-fælles område af systemet. Projektweb er en gruppe af Porteføljer og Projekter, der ejes/administreres af én Virksomhed. Når du logger ind på 4Projects, vil du først blive præsenteret for de Projektwebs, du som bruger aktuelt har adgang til (det er som regel kun én projektweb). 1. Ønsker du, at dele én eller flere filer med andre, er det nødvendigt at registrere filerne med obligatoriske metadata til en Mappe i et Projekt. 2. Inkluderet i Projektwebben er en række digitale værktøjer, til gennemførelse af digitalt udbud, distribution via fordeling og dokumentation med digital aflevering. Værktøjerne aktiveres/oprettes under det enkelte Projekt, og er fuld integreret til alle indeholdte dokumenter og mapper på tværs af hele Projektwebben. Hver bruger er medlem af minimum én Sikkerhedsgruppe med tilladelser på enten Projektweb, Portefølje eller Projekt niveau i et samarbejdsfællesskab med øvrige brugere. Alt indhold er klassificeret som REGISTRERET med mindste krav om udfyldelse af obligatorisk metadata iht. bips A104. Upload af UREGISTREREDE dokumenter er mulig via dit Personlig Bibliotek, eller direkte til en Mappe i et Projekt, men vil ikke indgå i Projektet som gældende dokumenter. Ønsker du, at dele én eller flere filer, er det efterfølgende nødvendigt, at registrere filerne med obligatoriske metadata til en Mappe i et Projekt. Mapper (gule) Mapper kan bruges til, at gruppere data sammen på ét sted. For eksempel et sted til Beskrivelser og et andet til Tegninger. Dokumentmapper kan oprettes på Projektweb, Portefølje og Projekt niveau. Privat Sikkerhed (lukket hængelås ikon) Privat funktionen gør det muligt, at oprette mapper, hvor kun udvalgte brugere kan se indholdet. Det gør, at mappen og alt indhold uanset sikkerhedstilladelser ikke er tilgængelig for andre, end de der specifikt udvælges som Modtagere. Offentlig genvej (åben hængelås ikon) Offentlig genvejs funktionaliteten giver brugerne mulighed for at gøre indholdet i en Dokumentmappe offentligt tilgængelig, for andre der ikke har et Log ind til 4Projects. Drop Box (brev- ikon) Dokumentmapper kan konfigureres som en Drop Box, der tillader s at blive modtaget direkte ind i en mappe. Alle s, herunder eventuelle vedhæftede filer, vil automatisk uploades ind i mappen som registrerede Dokumenter. Sendes en til Drop Box en fra din registrerede adresse hos 4Projects, 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 10

11 genkendes profilen og metadata på den modtagne og vedhæftede filer udfyldes automatisk. Hvis en er sendt fra en ikke 4Projects bruger, eller en ukendt -adresse, vil systemet automatisk forbinde elementet med en standard konto med navnet 4PAdmin. Denne kan derefter redigeres af en Bruger med de rette tilladelser. Statiske Bibliotek Statiske Biblioteker er et middel til, at samle elementer fra forskellige dele af strukturen (dvs. tegninger, s, dokumenter, opgaver osv.) i et samlet Bibliotek. Biblioteket låser de valgte versioner og opdateres IKKE automatisk med nye versioner. Dvs. bibliotekets indhold er statisk og evt. opdateringer af nye revisioner skal manuelt registreres ved hjælp af Søg efter opdateringer funktionaliteten. Statiske Biblioteker kan kun oprettes på Projektniveau, og under Dokumentmapper. Dynamiske Bibliotek Dynamiske Biblioteker er et middel til, at samle elementer af forskellig art i ét overskueligt område. Dynamiske Biblioteker ligner Statiske Biblioteker i de fleste henseender, men indholdet opdateres dynamisk. For eksempel, hvis et element er tilføjet til et Dynamisk Bibliotek og elementet derefter revideres det oprindelige sted, vil dette automatisk være afspejlet i Biblioteket. Dynamiske Biblioteker kan kun oprettes på Projektniveau, og under Dokumentmapper. Diskussion - / Opgave Bibliotek Diskussion/Opgave Bibliotek bruges til at skabe et internet forum til diskussion om et bestemt emne eller oprette en opgave. Status kan overvåges og svar læses, revideres og lukkes. Konfigurationsguide: Diskussion/Opgave Bibliotek konfigurationsguiden kan indstilles med præferencer, der automatisk udfyldes ved oprettelse af nye Diskussioner og Opgaver. Tilføjede modtagere til Biblioteket gør, at ved enhver ny diskussion, vil samme modtagere automatisk blive valgt i den nye Diskussion/Opgave. Privat indstillingen kan som standard opsættes for alle nye Diskussioner/Opgaver oprettet inden for dette Bibliotek. Du kan oprette Diskussion/Opgave Bibliotek som en Drop Box, dette give brugerne mulighed for, at sende en til den valgte -adresse som opretter en ny Diskussion/Opgave inkl. Bibliotekets præferencer. Kalender 4Projects giver en enkel kalender, der er perfekt til styring af projektmøder og arrangementer. Kalenderen kan bruges på et enkelt projekt eller på tværs af hele din portefølje. Individuelle brugere vil drage fordel af deres egen personlige kalender, der 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 11

12 opsummerer deres deltagelse i alle møder og arrangementer, på ét sted. Den enkelte aftales deltagere modtager en invitation på , hvorfra aftalen direkte kan accepteres eller afvises. Dette sker via icalendar formatet, der understøtter alle mail klienter Indhold Projektwebben håndterer alle fil- og mailtyper, uanset Navn, Størrelse og Format. Løsningen giver projektets parter mulighed for, fra forskellige steder, at holde alle dokumenter, tegninger, s, fotos, opgaver og aftaler, i virkeligheden ethvert type elektronisk dokument tilgængeligt på ét sted. Versionsstyring Projektweb løsningen understøtter versionsstyring af filer, og har således ubegrænset uploads af versioner for et dokument, inkl. angivelse af obligatorisk metadata for hhv. Version og Revision. Iht. bips A104 systemgenererer 4Projects automatisk versioner med angivelse af bogstavlitra, og vælger næste litra ved gentagen versionering af dokumentet Metadata Metadata er frie elementer, der beskriver en egenskab ved et dokument, en fil(er) eller andet element indeholdt i Projektweb løsningen. Metadata er indekseret i Projektweb løsningens database-system, og er versionsstyret med emneord der beskriver egenskab, stade og indhold. Metadata udfyldes under oprettelse af nyt dokument, eller under revidering af en ny dokumentversion. Metadata redigeres manuelt på dokumentniveau, én eller flere dokumenter i klynge, og kun den seneste version. Metadata anvendes, i sin database form, til at udføre avancerede søgninger, der samler data i ønskede søgerapporter, oversigter, og/eller i biblioteker. Mulighederne er mange, men den fælles forudsætning er at metadata skal være tilknyttet den enkelte version, for at kunne anvendes som et dybdegående søgekriterier. Dokumentvisningen og dermed kolonnerne viser nogen af de metadata, der er indeholdt i dokumentet. Metadatasæt Metadatasæt anvendes til, at registrere emneord i overskuelige grupper. Emneord opbygges af selvstændige felter, defineret enten som frie tekstbokse, eller som prædefinerede værdilister (rullevindue/trykknap). Emneord samles alle i definerede informationsgrupper kaldet metadatasæt. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 12

13 Obligatorisk metadata Metadata, der skal udfyldes, for at et dokument registreres korrekt ved upload, kaldes obligatoriske metadata. Nedenfor listes Projektweb løsningens obligatoriske metadata. Metadatanavn DK Metadatanavn EN Type Definition af metadataværdi Virksomhedsnavn* Organisation Tekst Benævnelsen af en selvstændig økonomisk og juridisk organisation eller part. Dokumentnavn* Name Tekst Titel som identificerer dokumentet (Til dokumentnavn kan være knyttet flere uafhængige værdifelter) Versionsdato* Revision date ÅÅÅÅ-MD-DD Dato for udgave af dokumentet Version Revision A Z, 0, 0A Z, 1, 1A Z Kode for udgave af dokument Første revisionsdato* Date Created (Document) ÅÅÅÅ-MD-DD Dato for første officielt gældende udgave af dokumentet Status Revision Status Dokumentets stade i dets livscyklus Arbejdsdokumenter: [G1] Under udarbejdelse [G2] Under kontrol [G3] Under Godkendelse Niveauerne G1-G3 anvendes med metode frihed ved udveksling af arbejdsdokumenter og versioneres med versionslitra. [G4] Udgivet Dokumentation og Faseskifte: Niveau G4 anvendes ved registrering af Godkendte dokumenter og for der med statusangivelse efterfølgende skal låses i et dokumentationssæt (fasesæt). Alle versioner angivet med Revisionsnummer. Udgåede dokumenter: [G5] Erstattet Niveau G5 anvendes til versioner der erstattes af andre dokumenter. [G6] Udgået Niveau G6 anvendes til dokumenter der helt udgår af projektmaterialet. Det er obligatorisk, at tilføje en bemærkning til versionen, omhandlende årsag. Udarbejdet af* Author Tekst Identifikation af den person, der har skabt dokumentet * Angiver metadata der iht. Bips A104, Dokumenthåndtering, 2008 skal udfyldes. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 13

14 Alle obligatoriske metadata, på nær Status, udfyldes automatisk på lige fod med flere system metadata, som f.eks. Oprettelses dato, Brugernavn, Virksomhed etc. Nøgleord Nøgleord er et integreret værktøj til, at oprette interne referencer og dokumentere versioner, i stil med internet tags. Når et nøgleord er oprettet, kan de udvælges som søgeord ved upload eller oprettelse af nyt dokument. Nøgleord kan gøres obligatoriske, sådan at en bruger skal vælge et nøgleord ved upload. Det kan anvendes som et overordnet foruddefineret filter på en specifik placering Overvågning Projektwebben giver mulighed for overvågning på både Projektweb, Portefølje og Projektniveau samt på Dokumentmapper, Dokumenter, Diskussioner, Opgaver og integrerer sig med godkendelsesprocedurer. Mappe og Dokument overvågning Dokumentmapper, Dokumenter, Diskussioner og Opgaver kan ved upload og ændringer e besked til udvalgte modtagere. Sker der herefter ændringer i Dokumentmapper, Dokumenter, Diskussioner eller Opgaver i form af nye upload, redigeringer, revideringer, diskussioner eller opgaver inkl. svar på en diskussion eller opgave, får relevante modtagere øjeblikkelig herom. Projektweb Rapport Daglige eller ugentlige rapporter udfærdiges automatisk og sendes til de brugere der har aktiveret indstillingen dette giver et godt overblik over alle aktiviteter, uden at brugere bebyrdes med s hvert øjeblik. Rapporten tilgås nemt gennem Navigationstræet under Brugerprofil og Brugerindstillinger Integration til PC Med 4Explorer og 4Outlook kan 4projects Projektweb integreres med Windows Stifinder samt Windows Outlook. 4Explorer desktop integration Integration med Microsoft Stifinder (Explorer) er mulig ved at installere tilføjelsesprogrammet 4Explorer på din maskine. 4Explorer er en valgfri operativsystemudvidelse, som integrerer sig med Microsoft Windows desktop miljø, og lader brugere uploade elementer direkte til live biblioteker. 4Explorer brugere har dermed en alternativ metode til at masse uploade til projekt biblioteker. 4Explorer vises i Stifinderen som et netværksdrev på lige fod med øvrige mappedrev. Synkroniser dit Personlige Sted med mapper på din stationære eller bærbare computer. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 14

15 Giver dig mulighed for at arbejde med filer i et velkendt Windows-miljø og giver en enkel og effektiv måde at integrere og uploade oplysninger i Projektwebben. 4Explorer integrerer filer og mapper i deres eksisterende filsystem. 4Outlook integration Integration med Microsoft Outlook er mulig ved at installere tilføjelsesprogrammet 4Outlook på din maskine. Det gør det muligt for masse-operationer, der skal udføres mellem -klient og 4Projects. 4Outlook er et valgfrit program, der integrerer sig med Microsoft Outlook og giver brugere mulighed for at uploade s direkte til biblioteker på 4Projects. 4Outlook brugere har dermed en alternativ metode til at arkiverer mails, inkl. vedhæftede filer til 4Projects biblioteker. Navigationstræet fra 4Projects gøres tilgængelig for træk/slip handlinger i din Outlook. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 15

16 3. Log ind Din adgang begynder med Accept af Invitationen, hvorefter du kan se det projektmateriale, der er tilgængeligt på sagen. 3.1 Accept af invitation Du har modtaget en Invitationsmail fra 4Projects på din adresse. 1. Åbn mailen og tryk på "Klik her" for, at begynde Accept af din Invitation. Vælg dit ønskede sprog ved, at klikke på rullemenuen, og vælg om du er Ny bruger af 4Projects Projektweb, eller om du allerede har en Eksisterende profil. Guiden Invitation er en bekræftelse af, hvem der har inviteret dig, og hvilken adgang du er tildelt. Ny Bruger 2. Det første skridt er, at læse og accepterer 4Projects vilkår og betingelser. Marker venligst i Afkrydsningsfeltet. Tryk på Næste. 3. Udfyld dine personlige oplysninger. Klik på rullevinduet for, at vælge din titel, derefter indtast dit Fornavn og Efternavn. Tryk på Næste. 4. Du skal nu vælge et Brugernavn og Password. Guiden vil bruge dit fornavn og efternavn som brugernavn, ønskes et andet, vælg frit. Indtast en Password, og derefter bekræft. Styrken af din password vises til højre. 5. Indtast venligst et navn til din profil og jobtitel. Din virksomhed vil automatisk blive valgt. Tryk på Næste. 6. Det sidste trin i guiden er oversigtssiden, hvor de oplysninger du har indtastet vises. Hvis du finder oplysninger der er forkerte, skal du vælge Tilbage til det relevante trin. Er du tilfreds med detaljerne Tryk på Udfør, for at afslutte invitationsguiden. Eksisterende Bruger 2. Hvis du allerede har en eksisterende brugerkonto på 4Projects, og har modtaget en Ny invitation, vil du ved næste log ind blive notificeret og vejledt. Log ind, og Tryk på 'Brugeradministration (Invitationer)' for at fortsætte. 3. Du præsenteres for en liste med dine eksisterende bruger-profiler, og de Ventende invitationer bliver vist med 'Accepter' og 'Afvis'. 4. Klik på 'Accepter, og derefter på Næste for, at bekræfte dine eksisterende oplysninger. Hvis du ønsker, at tilføje den nye invitation til en eksisterende profil, skal du vælge den profil fra menuen. Tryk på Udfør, for at afslutte invitationsguiden. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 16

17 3.2 Log ind Brugernavn og Password Næste gang du skal logge ind indtaster du bare Brugernavn og Password. Genvej For at gøre Log ind nemmere for dig selv, kan du tilføje 4Projects Log ind side til din favoritlinje. 1. Stå på Log ind siden. 2. Klik på stjerne-ikonet Føj til favoritlinjen i menulinjen i dit browservindue. Alternativ: 1. Klik på Favoritter i Menulinjen (skal evt. aktiveres ved at trykke på Alt tasten), mens du står på Log ind siden. 2. I menuen klikkes på Føj til Favoritlinje OpenID OpenID giver dig mulighed for at knytte dit 4Projects Log ind til enten din Google eller Yahoo konto. Det minimerer de Brugernavne og Passwords du skal huske. Opret OpenID: 1. Ved Log ind skærmen klik på enten Google eller Yahoo ikonet I toppen. 2. Du bliver nu bedt om at logge ind på enten din Google eller Yahoo konto med de dertil hørende data for Brugernavn og Password. 3. Bekræft at du ønsker at logge ind med enten din Google eller Yahoo konto. 4. Du modtager nu en bekræftelse på at Log ind var succesfuld. 5. For at færdiggøre skal du indtaste dit 4Projects Brugernavn og Password. Og sørg for at der er sat V-tegn ved, at du ønsker at tilknytte din Google/Yahoo konto med dette Log ind. 6. Næste gang du skal logge ind trykker du bare på enten Google eller Yahoo ikonet og systemet logger dig ind automatisk. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 17

18 Log ind med SSL Log ind processen kan om ønsket integreres med automatiserede SSL (Single Sign Login) systemer som enten understøtter OpenID, interne SSL serversystemer, eller via personlige Google og Yahoo kontoer (se afsnit herom ovenfor). Interne SSL systemer med et højere sikkerhedsniveau end OpenID, er ligeledes understøttet, men her er det dog nødvendig med systemintegration først Log ind via Integrationsværktøjer Single Log ind profilens brugernavn og password, anvendes for Log ind med integrationsværktøjerne for Windows Stifinder og Outlook. 4Explorer Igennem 4Projects Hjælp-menu i højre side af Brugerfladen klikkes på Downloads og der er nu mulighed for at vælge 4Explorer. Så vælges den rigtige version af 4Explorer (enten 32-bit eller 64-bit) og downloades til computeren hvorefter installationsprogrammet skal køres. 1. Dobbeltklik på programmets Setup.exe og følg Setup Guiden. Husk, at lukke alle Windows Explorer vinduer. 2. Derefter vælges en placering af programmappen, hvis standard placeringen ikke passer til dit behov. 3. Vælg om programmet skal være tilgængeligt på computeren eller, hvis computeren deles mellem flere brugere, om det kun er den nuværende bruger, der skal bruge programmet. 4. For at afslutte klikkes på Næste 2 gange og Luk. Aktivering og adgang: For at aktivere og få adgang til 4Explorer: 1. Gå til Computer eller My computer enten direkte fra Skrivebordet eller gennem Start knappen. 2. Dobbeltklik på 4Explorer programmet og indtast først dit Brugernavn og Password som bruges ved Log ind til 4projects Projektweb. a. Bruger dit firma en proxy server opkobling se afsnittet herom længere nede. 3. Der er nu adgang til både Projektwebben og det Personlig Bibliotek kaldet hhv. Enterprise List og Personal Container. Opkobling via Proxy Server: For at aktivere og få adgang til 4Explorer: 1. Gå til Computer eller My computer enten direkte fra Skrivebordet eller gennem Start knappen. 2. Dobbeltklik på 4Explorer programmet, men i stedet for at logge ind og indtaste Brugernavn og Password klikkes på Cancel. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 18

19 3. Dette gør at man kommer ind i 4Explorer mappen og i top menuen klikkes på 4Explorer, Settings og derefter Proxy. 4. I vinduet sættes V-tegn ved I connect to the internet via a proxy server og proxy server detaljerne kan nu indtastes. 5. Ved færdiggørelse klikkes på Ok. Herefter kan der nu logges ind og resten af ovenstående Aktiverings og adgangsbeskrivelse fra punkt 2. og frem kan følges. 4Outlook Igennem 4Projects Hjælp-menu i højre side af Brugerfladen klikkes på Downloads og der er nu mulighed for at vælge 4Outlook (MS Outlook Plug-in). Så vælges den rigtige version af 4Outlook (enten 32-bit eller 64-bit) og downloades til computeren hvorefter installationsprogrammet skal køres. 1. Dobbeltklik på programmets Setup.exe og følg Setup Guiden. 2. For at afslutte klikkes på Næste 2 gange og Close. Aktivering og adgang: For at aktivere og få adgang til 4Outlook: 1. Gå ind i Outlook programmet og klik på 4Outlook ikonet der befinder sig i topmenuen under Startside eller Tilføjelsesprogrammer. 2. Herefter fremkommer 4Outlook navigationstræet til venstre i din Outlook. 3. Du skal nu logge ind ved hjælp af dit Brugernavn og Password fra 4projects. 4. Log ind vinduet og navigationstræet fra 4projects er nu synlig i din Outlook. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 19

20 4. Personlig Projektwebben tillader flere personlige fordele, og i det følgende gennemgås de forskellige muligheder. 4.1 Personlig Log ind Dit Log ind er som gennemgået i det foregående afsnit dit personlige Log ind. Til dette Log ind kan oprettes forskellige brugerprofiler, alt efter hvilken rolle du har på ét eller flere forskellige projekter. Fungerer du eksempelvis som Projektleder på et projekt og som Specialkonsulent eller Kvalitetskontrollant på andre, kan brugerprofilerne med titlerne Projektleder, Specialkonsulent og Kvalitetskontrollant oprettes. Det rationelle ved det, er at du kun skal huske ét brugernavn og password, men kan tilknytte flere brugerprofiler med forskellige formål, der hver især er tilknyttet forskellige projekter. Inviteres du mere end én gang, f.eks. til forskellige projekter, har du altid mulighed for at ændre eller sammenflette dine profiler. 1. Vælg Brugeradministration (Invitationer) på forsiden inden du vælger hvilket Projektweb du vil åbne. Sammenfletninger: Ændringer: 1. Foretages ved at klikke i boksen under Flet for de profiler, der ønskes sammenflettet. 1. Foretages ved at klikke på brugerprofilens Navn 4.2 Brugerprofil 4projects Projektweb giver dig mulighed for at personliggøre din(e) profiler. Ændr dine personlige detaljer, personliggør din profil med billede og ændr kontaktdetaljer: 1. Find og klik på Brugerprofil i Navigationstræet 2. Pop-up vinduet Brugerprofil er nu synlig Du har nu mulighed for at ændre i dine personlige detaljer såsom navn, jobtitel osv. Du bliver automatisk tilknyttet en virksomhed, men hvis din virksomhed har oprettet flere kontorer, kan du selv vælge det kontor du er tilknyttet. Ændr tilknytningskontor 1. Under Brugerprofil kontor klik på Ændr kontor 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 20

21 2. Vælg det kontor du er tilknyttet 3. Klik Ok når du er færdig. Tilføj et billede: 1. Klik på det lille ikon til højre for profilbilledevisningen 2. Tryk Vælg fil og find det ønskede billede 3. Klik på Opdater 4. Og når du er færdig med at ændre tryk på Anvend Tilføj, rediger eller slet dine kontaktinformationer 1. Klik på Kontaktinformationer og et nyt pop-up vindue kommer frem. Tilføj kontaktinformation: 1. Klik på Opret ny øverst til højre i vinduet. 2. I det nye pop-up vindue indtastes Navnet på kontaktinformationen, der vælges kontakttype ( adresse, mobilnummer, fastnetnummer osv.) og relevante informationer indtastes. 3. Når du er færdig klik Ok. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 21

22 Rediger kontaktinformation: 1. Klik på kontaktinformationen (eller det lille plus til venstre for den). 2. Klik på Rediger. 3. Når du er færdig klik Ok. Slet kontaktinformation: 1. Klik på kontaktinformationen (eller det lille plus til venstre for den). 2. Klik på Slet. 3. I pop-up vinduet klik Ja til, at du er sikker på, at du vil slette kontaktinformationen. For et givent projekt og din tilknyttede brugerprofil kan du under Brugerprofil også ændre dine brugerindstillinger. Eksempelvis om du vil have en daglig eller ugentlig rapport, hvilken standard farve dine markups har og meget mere. Det er altså her du har mulighed, for at variere dine forskellige Brugerprofiler alt efter din rolle på projektet. For hjælp til dette, kontakt din 4projects supportkontakt. 4.3 Standard Start sted Det er muligt at vælge enten en standard Portefølje, Projekt eller Dokumentmappe, som 4projects efter Log ind altid skal gå direkte til. 1. Dette gøres ved højre museklik på enten Porteføljen, Projektet eller Dokumentmappen og vælge Benyt som start bibliotek. Nulstil standard startside 1. Klik på Brugerprofil I navigationstræet 2. Pop-up vinduet Brugerprofil er nu synlig 3. Tryk på Nulstil standardside i højre side af pop-up vinduet, og acceptér nulstillingen. 4.4 Personlig Kalender I den personlige kalender, som er unik for den enkelte bruger, og derfor ikke kan ses af andre, kan oprettes både aftaler og arbejdsopgaver. Kalenderen kan vises for hhv. én dag, uge, måned eller et år af gangen. Bruges pilene til at springe i dagene, ugerne, månederne eller årene fromkommer desuden en lille knap, benævnt I dag, med muligheden for at hoppe til dags dato. Opret en aftale: 1. Klik i kalenderen og her fremkommer en lille pop-up skærm 2. Du kan nu indtaste et emne og derefter trykke Create Ændr en aftale: 1. Tryk på aftalen og i pop-up vinduet tryk Edit. 2. I pop-up vinduet er der mulighed for at ændre emne, tidspunkt, sted og uploade 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 22

23 filer med relevans for aftalen samt tilknytte beskrivelse og kommentarer til aftalen. 3. Ved færdiggørelse trykkes på Ok. Slet en aftale: 1. Tryk på aftalen og i pop-up vinduet tryk på Edit. 2. I det nye pop-up vindue trykkes på ikonet med det store røde kryds. 3. Bekræft ved at trykke på Ok at du ønsker at slette aftalen. Overfør en aftale til din Outlook kalender: 1. Tryk på aftalen og i pop-up vinduet klik på kalenderikonet nederst i højre hjørne. 2. Den aktiveres og derefter eksporteres aftalen til din lokale - og kalender. 3. Klik på Open/åbn 4. Accepter og gem aftalen 4.5 Personligt sted Ligesom den enkelte bruger har en personlig kalender tilknyttet, findes desuden et Personligt sted med Personlige biblioteker. Det personlige sted er ikke tilgængeligt for andre brugere. Det Personlige sted kan således bruges både til filer for senere registrering og som en ekstern harddisk. Hvis du ønsker at dele nogle af dine dokumenter er det nødvendigt at lægge disse dokumenter ud i en mappe i enten en Portefølje eller et Projekt. Der kan søges i det personlige sted på lige fod med både Portefølje og Projektmapper. Søg i undermapper: 1. Højre klik på det Personlige Sted 2. Hold musen over Ny 3. Klik på Personligt Bibliotek. Upload filer: 1. Klik på enten det Personlige Bibliotek eller den undermappe hvori filen ønskes placeret 2. Klik på ikonet Ny uregistreret fil. 3. I pop-up vinduet klik på Vælg find det ønskede dokument eller zip-fil 4. For at uploade flere filer klik på Tilføj og gentag punkt Færdiggør med et klik på Upload 6. Afslut med et klik på Luk. Flyt filer: Det er muligt at flytte filer til enten Portefølje eller Projektmappe, men opretholde dem som usynlige for andre det vil sige at bibeholde deres Uregistrerede fil stade. For at flytte filen til en anden mappe i eksempelvis Projektet. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 23

24 1. Markér de(t) dokument(er) der skal flyttes. 2. Klik på den lille sorte pil og vælg Flyt. 3. Vælg den nye placering. 4. Klik Ok når du er færdig. For at gøre filerne synlige i det nye bibliotek skal de registreres. Registrér uregistrerede dokumenter: 1. Find frem til de uregistrerede dokumenter enten gennem søgning eller Navigationstræet ved at klikke på +-ikonerne indtil den rigtige mappe er fundet og klik på den. 2. Den/de uregistrerede dokumenter er kun synlige for den som har uploadet dokumentet og vises med kursiv skrift. 3. Markér de dokumenter, der skal registreres, ved at klikke på dem skal du markere mere end en holdes enten Shift nede for at vælge klynger eller Ctrl for at vælge enkelte dokumenter. 4. Klik på den lille sorte pil og vælg Registrer. 5. Et nyt pop-up vindue vises. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 24

25 6. I dette pop-up vindue kan du vælge hvor filen skal placeres, og registrerer du flere filer, kan du placere dem forskellige steder i strukturen. Det er også her du tildeler filerne de nødvendige metadata som eks. status. Husk at du kan bruge Auto-refill når du har udfyldt én og de resterende skal have samme metadata. 7. Skal filen slettes fra dit Personlige sted, så sæt V-tegn i boksen ud for Fjern fra personlig bibliotek?. 8. Når du er færdig med at indtaste metadata for alle uregistrerede dokumenter tryk Ok. Søg i det Personlig Bibliotek 1. Klik på det Personlige sted. 2. Søgemuligheden vises i hovedvinduet. 4.6 Personlig Drop Box Den personlige Drop Box er en undermappe til det Personlig Sted. Den gør det muligt at sende elementer direkte til projektwebben. Opret en Drop Box: 1. Højre klik på Personligt sted 2. Hold musen over Ny 3. Klik på Drop Box. 4. I pop-up vinduet er der nu mulighed for at give den nye Drop Box et navn. en genereres automatisk og består af brugerens fornavn, efternavn og 3 vilkårlige tal. Er en af den ene eller anden årsag ikke helt god kan en ny genereres ved at trykke på Regenerer. 5. For at færdiggøre klikkes på Ok. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 25

26 5. Projekt Projektområdet er altid tilpasset Projektorganisationen. Efter Log ind vælges Projektweb, den ønskede Portefølje og slutteligt det ønskede projekt med mindre der i forvejen er valgt et Standard start sted (se afsnit 4.3 Standard startsted). Projekterne er som standard opbygget med mapper og biblioteker iht. anvisningen fra foreningen bips, Publikation A104 Dokumenthåndtering, samt optimeret med de projektspecifikke styringsbehov og strukturelle ønsker din projektorganisation måtte have Overblik Efter Log ind og valg af Projektweb kommer du ind til projektwebbens Indbakke, der vises i hovedvinduet. Indbakke I Indbakke kommer du først til fanen Resumé. Her kan du få vist et resumé af de for dig relevante dokumenter på Projektwebbens, Porteføljens eller Projektets niveau. Indbakken viser som standard ingen dokumenter, men giver dig mulighed for at vælge de dokumenter der skal vises. 1. Klik på pilen ved siden af boksen I øjeblikket vises og vælg de elementer/emner der er relevante for dig. 2. Visningen opdateres herefter automatisk. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 26

27 Visningsmuligheder (ved I øjeblikket vises ): Seneste Viser de nyeste poster der er blevet uploadet eller ændret. Stilet til mig Viser alle ulæste emner, hvor du er blevet valgt som en modtager. Elementer ændret mellem Her kan du vælge mellem to datoer, som viser alle poster modificeret mellem disse dage. Udsendt til Finder Elementer, der er Udsendt til udvalgte Brugere, Virksomheder eller Brugergrupper. Du kan også her søge efter datointerval. Mine ulæste Finder alle poster, der ikke er læst af din personlige Brugerkonto. Overskredne Emner Finder alle Forfaldne emner på tværs af Projektweb, Portefølje eller Projekt. Resultaterne vil omfatte alle de Opgaver eller Arbejdsproces elementer, der er over deadline. Afventer mig Viser alle elementer, der i øjeblikket afventer din godkendelse. Du kan stemme eller bruge klynge godkendelse i dette skærmbillede. Fil Statistik fanen indeholder grafer og cirkeldiagrammer, som viser de filtyper i Projektwebben, den gennemsnitlige filstørrelse samt et Resumé for det valgte sted inkl. nedarvede steder. Bibliotek Statistik fanen viser oplysninger såsom hvor mange elementer der er stilet til dig, ulæste og samlet antal. Denne information vises i tabeller, som repræsenterer de forskellige områder af det sted, du har åbnet statistikken for, herunder ethvert Portefølje eller Projekt nedenunder. GeoView fanen er en funktion tilgængelig i Projektweb, Portefølje og Projekt samt specifikke Dokumenter. GeoView funktion er et interaktivt kort, der giver brugere mulighed for, at vælge en bestemt placering på et kort (en GeoTag), f.eks. et Projekt eller et Dokument placeret i kortet med en beskrivelse og med egen farve. Søgning Det er desuden muligt at søge efter bestemte dokumenter enten på Projektweb-, Portefølje- eller Projektniveau. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 27

28 Søg på Projektweb niveau: 1. Højre klik på navnet af din Projektweb. 2. På drop-down menuen klik på Søg. 3. I hovedvinduet ses nu flere faner, hvor du befinder dig på Standard Søgning 4. I felterne indtastes og/eller markeres de data forbundet med dokumentet eksempelvis Navn, Versionsdato etc. Søg på Portefølje eller Projekt niveau: 1. Klik på + ud for projektwebben a. Skal du søge på Porteføljeniveau kan du nu højre klikke på navnet af den ønskede Portefølje og følge pkt. 2-4 ovenfor. b. Skal du søge på projektniveau klik på + ud for Porteføljen og derefter højre klik på navnet af det ønskede projekt og følg pkt. 2-4 ovenfor. 5.2 Projekt Kalender Projektkalenderen vises ved at klikke på det lille + udfor Projektet. Vær opmærksom på at hvert projekt har sin egen kalender. Kalenderen kan vises for hhv. én dag, uge, måned eller et år af gangen. Bruges pilene til at springe i dagene, ugerne, månederne eller årene fromkommer desuden en lille knap, benævnt Today, med muligheden for at hoppe til dags dato. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 28

29 Opret en aftale: 1. Klik i kalenderen og her fremkommer en lille pop-up skærm 2. Du kan nu indtaste et emne og derefter trykke Create, Ændre aftalen: 1. Tryk på aftalen og i pop-up vinduet tryk Edit. 2. I pop-up vinduet er der mulighed for at ændre emne, tidspunkt, sted og uploade filer med relevans for aftalen samt tilknytte modtagere, beskrivelse og kommentarer til aftalen. 3. Ved færdiggørelse trykkes på Ok. Tilføj modtagere: 1. Tryk på aftalen og i pop-up vinduet tryk Edit. 2. Under modtagere i pop-up vinduet klik på Forstørrelsesglasset ikon for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. Slet en aftale: 1. Tryk på aftalen og i pop-up vinduet tryk Edit. 2. I det nye pop-up vindue trykkes på ikonet med det store røde kryds. 3. Bekræft ved at trykke på Ok at du ønsker at slette aftalen. Overfør en aftale til din Outlook kalender: 1. Tryk på aftalen og i pop-up vinduet klik på kalenderikonet nederst i højre hjørne. 2. Åbn filen (bemærk det kan være du skal vælge hvordan du ønsker at eksportere aftalen). 3. Aftalen eksporteres nu til din lokale - og kalender. 4. Accepter og gem aftalen 5.3 Dokumentmapper For at uploade dokumenter kræves det, at der oprettes Dokumentmapper. Dokumentmapper kan oprettes på både Projektweb, Portefølje eller Projektniveau. 4projects har en udvidet funktion idet dokumentmapper kan listes som private eller offentlige. Mapperne kan desuden overvåges og informere udvalgte modtagere om nye elementer via og endeligt laves til en Drop Box. Opret en Dokumentmappe: 1. For at oprette en mappe højre klik på enten Projektweb, Portefølje eller Projektnavnet og hold musen over Ny, hvorefter der klikkes på Dokumentmappe. 2. Vinduet Mappe/Bibliotek opsætningsguide popper op. 3. Herefter indtastes Dokumentmappens basis egenskaber såsom Navn og evt. beskrivelse. 4. Dernæst vælges om Dokumentmappen skal være Privat eller Offentlig, om der skal overvågning på og om den skal fungere som en dropboks. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 29

30 Privat: a. Sæt V-tegn ved Privat boksen under drop-down menuen Privat Sikkerhed b. Under modtagere vælges de personer du vil tillade adgang til dokumentmappen ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. i. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. ii. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Offentlig: a. Sæt V-tegn ved Er Offentlig under drop-down menuen Offentlige adgang. Dette gør de seneste versioner af dokumenterne i denne mappe tilgængelig. i. Ønskes alle versioner tilgængelige sæt V-tegn ved Gør Alle Versioner. ii. Og hvis Dokumentmappen kun skal være offentlig i en periode sæt V-tegn ved Udløbsdato og indtast datoen hvorefter dokumentmappen ikke længere er offentlig tilgængelig. Overvågning af Dokumentmappe: Ved oprettelsen af Dokumentmappen (eller senere ændring se nederst i afsnittet) er det muligt at tilføje Modtager. a. Under afsnittet Modtager sættes V-tegn ved enten Tilføj, Redigér og/eller Revidér. i. Tilføj funktionen sender en meddelelse til de udvalgte hver gang en ny fil bliver tilføjet, redigeret eller revideret i mappen. ii. Rediger funktionen sender en meddelelse til de udvalgte hver gang en fil er blevet redigeret. iii. Revider funktionen sender en mail hver gang et dokument revideres. b. Når én af mulighederne er valgt fremkommer Modtager muligheden. i. Her vælges de personer du vil tillade adgang til dokumentmappen ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. ii. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. iii. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Drop Box: Dokumentmappe funktionen Drop Box gør det muligt at e elementer direkte til mappen. a. Klik på Drop Box og i drop-down menuen sæt V-tegn ved 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 30

31 Drop Box. b. Skriv et navn til drop boksen og klik på det lille konvolut/v-tegns ikon til højre for at få verificeret navnets tilgængelighed. i. Er en ikke tilgængelig indtastes et nyt eller det automatisk genererede forslag accepteres. c. Vælg en forudbestemt Status for de elementer, der sendes til Drop Boxen. d. Ved færdiggørelse klik på Anvend. Ændring af Dokumentmappens indstillinger: Det er altid muligt at ændre konfigurationerne for Dokumentmappen. 1. Højre klik på Dokumentmappens navn, 2. Hold musen over Konfigurer og klik på Mappe/bibliotek. 3. Dette bringer dig videre indtil samme pop-up vindue som ved oprettelsen af Dokumentmappen. Her kan du nu ændre Dokumentmappens Navn, private eller offentlige indstillinger, modtagere osv. Slet Dokumentmappen: Vær opmærksom på at du ikke nødvendigvis har tilladelse til at slette en dokumentmappe. Kontakt din projektwebansvarlige. For at slette en Dokumentmappe: 1. Højre klik på navnet af Dokumentmappen i navigationstræet. 2. I menuen klikkes på Slet. 3. Verificér at Dokumentmappen ønskes slettet. 5.4 Biblioteker På Projektniveau og som undermappe til Dokumentmapper findes der foruden Dokumentmappefunktionen mulighed for at oprette Biblioteker som enten: Statisk Bibliotek Dynamisk Bibliotek Diskussion Bibliotek Opgave Bibliotek Statisk Bibliotek: Statiske Biblioteker er et middel til, at samle elementer af forskellige dele af strukturen (dvs. tegninger, s, dokumenter, opgaver osv.) i et samlet Bibliotek. Biblioteket låser de valgte versioner og opdateres IKKE automatisk med nye versioner. Dvs. bibliotekets indhold er statisk og evt. opdateringer af nye revisioner skal manuelt registreres ved hjælp af Søg efter opdateringer funktionaliteten. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 31

32 Statiske Biblioteker kan kun oprettes på Projektniveau, og under Dokumentmapper. Opret et Statisk Bibliotek: 1. Højre klik på enten det Projekt eller den Dokumentmappe hvor det Statisk Bibliotek ønskes oprettet. 2. Hold musen over Ny. 3. Klik på Statisk Bibliotek. 4. Udfyld som minimum Navn og evt. beskrivelse under Bibliotek detaljer samt Version og Versions Status under Version detaljer. a. Vær opmærksom på at du automatisk bliver listet som ejer af Biblioteket, hvilket dog kan ændres i drop-down menuen under Bibliotek detaljer. b. Det Statiske Bibliotek er desuden kun synlig for medlemmer med adgang til Projektwebben/projektet med mindre du sætter V-tegn ved Offentlig under Offentlig Adgang. På denne måde skabes en direkte adgang til det Statisk Bibliotek, altså uden om rettighederne til Biblioteket. Tilføj (og fjern) vedhæftede filer med det samme. Allerede i forbindelse med oprettelsen af det Statiske Bibliotek har du mulighed for at tilføje filer til mappen. Filerne skal dog allerede være at finde i Projektwebben, Porteføljen eller Projektet. Det Statiske Bibliotek indeholder netop bare links til filerne. Tilføj vedhæftede filer: 1. For at tilføje vedhæftede filer klik på Tilføj eller fjern vedhæftede filer under drop-down menuen Indhold. 2. Søg efter den ønskede fil i Projektwebben, Porteføljen, Projektet eller andre Dokumentmapper. 3. For at tilføje klik på det grå + ikon udfor filen. Filen bliver nu registreret nede i Aktuelt Valgte Elementer. Tilføj og fjern vedhæftede filer senere. Du har altid mulighed for at tilføje nye og fjerne gamle filer. Tilføj vedhæftede filer: 1. Find filen(erne) der skal tilføjes enten ved søgning eller ved at navigere til den dokumentmappe hvori de befinder sig. 2. Marker dem og klik på den lille sorte pil ved ikonet Vedhæft til. 3. Vælg Bibliotek. 4. I dialog boksen markeres det Statiske Bibliotek som filerne skal linkes til. 5. Tryk Ok. Alternativ: 1. Højre klik på mappen og vælg konfigurer eller klik på biblioteket og vælg ikonet Rediger i værktøjslinien. 2. I dialogboksen under menuen Indhold klik på Tilføj eller fjerne 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 32

33 vedhæftede filer. 3. Søg efter filen og vælg den ønskede fil ved at klikke på det lille grå +-ikon. 4. Når filen vises i Aktuelt valgte elementer klik Ok. Fjern vedhæftede filer: 1. For at fjerne filer klikkes i Navigationstræet på navnet af det Statiske Bibliotek hvori filen befinder sig. 2. I Hovedsiden der viser indholdet siden markeres det dokument der ønskes fjernet. 3. Derefter klikkes på Slet ikonet. 4. Afslut med at trykke på Ok. Opdatér og revidér Statisk Bibliotek: Hvis emnerne i det Statiske Bibliotek er blevet revideret og du ønsker at Biblioteket skal vise dette kan du opdatere det. 1. For at opdatere og/eller revidere filer klikkes i Navigationstræet på navnet af det Statiske Bibliotek, der ønskes opdateret. 2. Tryk på Rediger ikonet øverst til venstre i værktøjslinjen. Opdatér: 1. Under Indhold klik på Søg efter opdateringer. 2. Nye revideringer er fremhævet med rødt i vinduet. Revidér: 1. Følg punkt 1-2 under Opdatere. 2. Udvælg de filer du ønsker at tilføje ved at sætte V-tegn ved dem og klik på Ny bibliotek Version. Dette skaber et nyt revisionssæt, dvs. at den eksisterende mappe kopieres, og i denne versionsstyres den/de reviderede filer. Alternativ: Hvis du vil tilføje en ny revision uden at gennemgå søgningen. 1. Klik i Navigationstræet på navnet af det Statiske Bibliotek som du ønsker at lave ny revision til. 2. Tryk på Rediger ikonet øverst til venstre i værktøjslinjen. 3. Under Version Historik (allernederst i pop-up vinduet) klik på Opret nye Version. 4. Dette opretter en ny revision af det Statiske Bibliotek med de samme filer som før. 5. Tilføj nu nye filer ved at klikke på Tilføj eller fjerne vedhæftede filer under menuen Indhold og udfyld de obligatoriske metadata. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 33

34 5.4.2 Dynamisk Bibliotek Dynamiske Biblioteker er et middel til, at samle elementer af forskellig art i ét overskueligt område. Dynamiske Bibliotek ligner Statiske Biblioteker i de fleste henseender, men indholdet opdateres automatisk. For eksempel, hvis et element er tilføjet til et Dynamisk Bibliotek og elementet derefter revideres, vil dette automatisk være afspejlet i Biblioteket. Dynamiske Biblioteker kan kun oprettes på Projektniveau, og under Dokumentmapper. Opret et Dynamisk Bibliotek: 1. Højre klik på enten det Projekt eller den Dokumentmappe hvor det Dynamiske Bibliotek ønskes oprettet. 2. Hold musen over Ny. 3. Klik på Dynamisk Bibliotek. 4. Udfyld som minimum Navn og evt. beskrivelse under Bibliotek detaljer samt Version og Versions Status under Version detaljer. a. Vær opmærksom på at du automatisk bliver listet som ejer af Biblioteket, hvilket dog kan ændres i drop-down under Bibliotek detaljer. b. Det Dynamiske Bibliotek er desuden kun synlig for medlemmer med adgang til Projektwebben/projektet med mindre du sætter V-tegn ved Offentligunder Offentlig Adgang. På denne måde skabes en direkte adgang til det Dynamiske Bibliotek, altså udenom rettighederne til det Dynamiske Bibliotek. Tilføj og fjern vedhæftede filer. Allerede i forbindelse med oprettelsen af den Dynamiske Bibliotek har du mulighed for at tilføje filer til mappen. Filerne skal dog allerede være at finde i Projektwebben, Porteføljen eller Projektet. Det Dynamiske Bibliotek indeholder netop bare links til filerne. Tilføj vedhæftede filer: 1. Find filen(erne) der skal tilføjes enten ved søgning eller ved at navigere til den dokumentmappe hvori de befinder sig. 2. Marker dem og klik på den lille sorte pil ved ikonet Vedhæft til. 3. Vælg Bibliotek. 4. I dialog boksen markeres det Dynamiske Bibliotek som filerne skal linkes til. 5. Tryk Ok. Alternativ: 1. Højre klik på mappen og vælg konfigurer eller klik på biblioteket og vælg ikonet Rediger i værktøjslinien. 2. I dialogboksen under menuen Indhold klik på Tilføj eller fjerne vedhæftede filer. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 34

35 3. Søg efter filen og vælg den ønskede fil ved at klikke på det lille grå +-ikon. 4. Når filen vises i Aktuelt valgte elementer klik Ok. Fjern vedhæftede filer: 1. Klik i Navigationstræet på navnet af det Dynamiske Bibliotek hvori filen befinder sig. 2. I Hovedsiden der viser indholdet markeres det dokument der ønskes fjernet. 3. Derefter klikkes på Slet ikonet Diskussion Bibliotek: Diskussions Bibliotek bruges til at skabe et internet forum til diskussion om et bestemt emne. Status kan overvåges og svar læses, revideres og lukkes. Før en diskussion kan påbegyndes skal et Diskussion Bibliotek oprettes. Diskussion Biblioteker kan kun oprettes lige under Projektniveau og ikke under en Dokumentmappe. Opret et Diskussion Bibliotek: 1. I Navigationstræet højre klik på Projektet og hold musen over Ny. 2. Klik på Diskussion Bibliotek. 3. Herefter indtastes et navn på Diskussion Biblioteket og evt. en beskrivelse under menuen Basis Egenskaber. 4. Herefter kan tilføjes Tidskala Egenskaber, Modtagere og evt. lave en E- mail Drop Box. Tidsegenskaber: Den tidshorisont inden for hvilken du ønsker diskussionerne afviklet/løst. Modtagere: Her vælges de personer du vil tillade adgang til Diskussion Biblioteket ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. 1. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. 2. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Privat mulighed: Det Projekt, som Diskussion Biblioteket oprettes i, har tilknyttet nogle forskellige brugere og det er ikke sikkert, at alle brugere skal have adgang til lige netop denne diskussion. Du har allerede udvalgt de modtagere, der skal have lov til at deltage i diskussionen, men alle andre brugere af Projektet kan stadig se og følge med i diskussionen. Sættes V-tegn ved Privat under menuen Modtagere, er det kun de modtagere, du har tilføjet som kan se emnerne i Diskussion Biblioteket. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 35

36 Drop Box: Funktionen Drop Box gør det muligt at e nye diskussioner direkte til projektwebben. 1. Klik på Drop Box og i drop-down menuen sæt V-tegn ved Drop Box. 2. Skriv et navn til drop boksen og klik på det lille konvolut/v tegn ikon til højre for at få verificeret navnets tilgængelighed. a. Er en ikke tilgængelig indtastes et nyt eller det automatisk genererede forslag accepteres. 3. Ved færdiggørelse klik på Anvend Opgave Bibliotek: Her kan Opgaver oprettes, tidsegenskaber og deadlines introduceres, samt opgavens proces overvåges. Opgave Biblioteker kan kun oprettes på Projektniveau og ikke under en Dokumentmappe. Opret et Opgave Bibliotek: 1. I Navigationstræet højre klik på Projektet og hold musen over Ny. 2. Klik på Opgave Bibliotek. 3. Herefter indtastes et navn på Opgave Biblioteket og evt. en beskrivelse under menuen Basis Egenskaber. 4. Herefter kan tilføjes Tidskala Egenskaber, Modtagere og evt. lave en E- mail Drop Box. Tidsegenskaber: Den tidshorisont inden for hvilken du ønsker opgaverne udført. Modtagere: Her vælges de personer du vil tillade adgang til Opgave Biblioteket ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. 3. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. 4. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Privat mulighed: Det Projekt, som Opgave Biblioteket oprettes i, har tilknyttet nogle forskellige brugere og det er ikke sikkert, at alle brugere skal have adgang til lige netop disse opgaver. Du har allerede udvalgt de modtagere, der skal deltage i opgaverne, men alle andre brugere af Projektet kan stadig se og følge med i opgaverne. Sættes V-tegn ved Privat under menuen Modtagere, er det kun de modtagere, du har tilføjet, som kan se emnerne i Opgave Biblioteket. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 36

37 Drop Box: Funktionen Drop Box gør det muligt at e nye opgaver direkte til projektwebben. 4. Klik på Drop Box og i drop-down menuen sæt V-tegn ved Drop Box. 5. Skriv et navn til drop boksen og klik på det lille konvolut/v ikon til højre for at få verificeret navnets tilgængelighed. a. Er en ikke tilgængelig indtastes et nyt eller det automatisk genererede forslag accepteres. 6. Ved færdiggørelse klik på Anvend. 5.5 Register Det er muligt at tilføje og fjerne samt oprette forskellige registre på Projektweb, Portefølje eller Projektniveau. Disse registre benævnes: Brugere Virksomheder Sikkerhedsgrupper (forklares i afsnit 9. Administration) Distributionsgrupper Registrene ligger til grund for de Invitationer der sendes ud. Dette afsnit omhandler oprettelsen af de forskellige registre og mulighederne for søgning, logs og meget andet. For at se hvordan man opretter en bruger med Bruger detaljer se afsnit 3 Log ind og for at se hvordan man inviterer Brugere se afsnit 7.1 Invitér Medlemmer Brugere Opret (Se) Bruger register: 1. Højre klik på enten Projektweb, Portefølje eller Projekt navnet i Navigationstræet. 2. Hold musen over Register og klik på Brugere. 3. I pop-up vinduet vises nu de Brugere der er registreret på enten Projektweb, Portefølje eller Projektniveau. Alternativ: 1. Klik på + ikonet udfor enten det Projektweb, Portefølje eller Projekt som du ønsker at se brugerne på. 2. Klik på + ikonet ud for Administration. 3. Klik på Brugere. Visningen sorteres automatisk alfabetisk, for at ændre dette klikkes blot på den kolonne som du ønsker at sortere efter. Klik eksempelvis på kolonnen Projekt Seneset 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 37

38 log ind for at se den bruger der sidst har været logget ind. Søg efter Brugere: 1. Følg punkterne 1-3 i Opret (Se) Bruger register. 2. Indtast søgekriterierne øverst i vinduet i de forskellige felter alt efter hvilke data du er bekendt med. 3. Klik på Søg. Det er ikke nødvendigt at indtaste eksempelvis det fulde navn eller adresse, i sådanne tilfælde fremkommer alle tilfælde, der ligner din søgning på den ene eller anden måde. Se og overfør Brugerdetaljer: I bruger registreret er det muligt at få vist de forskellige brugeres detaljer. Se Brugerdetaljer: 1. For at få vist Brugerdetaljer klik på Brugerens navn 2. Brugerens detaljer vises nu i et nyt vindue. Overfør Brugerdetaljer: 1. Klik på det lille kort ikon umiddelbart til venstre for Brugerens navn (ved mouse-over står der: Klik for at eksportere brugerdata til vcard-formatet). 2. I dialogboksen klik på åben. 3. Brugerdetaljerne åbnes nu i din klients kontakt vindue. 4. Klik på Gem og luk og kontakten er nu gemt i din klients kontaktdatabase. Brugerjournal: Der laves automatisk en brugerjournal for hver bruger, med de handlinger denne har foretaget sig i Projektwebben. Se Brugerjournal: 1. Klik på museikonet til venstre for den bruger du ønsker en brugerjournal på. 2. Vælg Brugerlog nederst i menuen Virksomheder Opret (Se) Virksomheds register: 1. Højre klik på enten Projektweb, Portefølje eller Projekt navnet i Navigationstræet. 2. Hold musen over Register og klik på Virksomhed. 3. I pop-up vinduet vises nu de Virksomheder der er registreret på enten Projektweb, Portefølje eller Projektniveau. a. Visningen sorteres automatisk alfabetisk, for at ændre dette klikkes blot på den kolonne, som du ønsker at sortere efter. 4. For at tilføje en ny Virksomhed klikkes på Ikonet øverst til venstre i værktøjslinien Tilføj ny virksomhed. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 38

39 5. Udfyld overordnede detaljer 6. Tilføj en Ny afdeling og klik Anvend når detaljerne er udfyldt. 7. Klik Anvend for anden gang for at oprette Virksomheden. Alternativ: 1. Klik på + ikonet udfor enten det Projektweb, Portefølje eller Projekt som du ønsker at se Virksomhederne på. 2. Klik på + ikonet ud for Organisation 3. Klik på Virksomheder Distributionsgrupper Distributionsgrupper giver dig mulighed for at samle forskellige Brugere i en Distributionsgruppe og f.eks. sende dem én samlet notifikation eller tilknytte dem til samme Bibliotek. Opret Distributionsgruppe: 1. Højre klik på enten Projektweb, Portefølje eller Projekt navnet i Navigationstræet. 2. Hold musen over Register og klik på Distributionsgruppe. 3. Klik på Tilføj ny Distributionsgruppe ikonet øverst til venstre i værktøjslinjen. 4. I pop-up vinduet har du nu mulighed for at navngive den nye Distributionsgruppe, beskrive den og Tilføje/fjerne medlemmer ved enten at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning eller på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. 5. For at afslutte tryk Anvend. Find Distributionsgruppe: 1. I Navigationstræet under den valgte Projektweb klik på det lille +-ikon udfor Administration. 2. Klik på Distributionsgrupper. 3. I hovedvinduet vises nu alle de Distributionsgrupper du har oprettet og/eller har adgang til. Tilføj/fjern Medlemmer: Har du de fornødne tilladelser kan du altid tilføje eller fjerne Medlemmer til en Distributionsgruppe. 1. Følg punkt 1-3 i Find Distributionsgruppe. 2. Markér den Distributionsgruppe du ønsker at tilføje/fjerne medlemmer fra. 3. Klik på Tilføj/fjern Medlemmer ikonet i værktøjslinjen. 4. Tilføj/fjern medlemmer ved enten at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning eller på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 39

40 kontakter. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter, der ønskes som modtagere, eller fjern V-tegnet, hvis medlemmet skal fjernes. Når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten for at tilføje og på det lille for at fjerne. Luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Slet Distributionsgruppe: Har du de fornødne tilladelser og/eller oprettet Distributionsgruppen selv kan du slette den. 1. Følg punkt 1-3 i Find Distributionsgruppe. 2. Højre klik på muse-ikonet til venstre for navnet på den Distributionsgruppe du ønsker at slette. 3. Klik på Slet. 4. Bekræft af Distributionsgruppen skal slettes. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 40

41 6. Søgning / Rapporter 4Projects søgemaskine kan anvendes alt efter behov med så simple eller avancerede filtre som ønsket. Mulighederne med både Standard og Udvidet søgning kan bruges til at finde lige præcis det du leder efter. Brugere kan, bare for at nævne nogle eksempler, søge efter seneste version, opgaver der er tildelt brugeren, diskussioner de deltager i samt dokumenter, der venter på deres godkendelse. Bag søge mulighederne ligger de metadata, det vil sige de informationer der beskriver indholdet og status af elementer, tildelt ved deres oprettelse og revidering. Kriterierne og metoden for søgning er derfor væsentlig for din succes i forbindelse med søgning. Søg med Wildcard Søgningen på 4 Projects tillader søgning med Wildcard, der betyder erstatning af et eller flere af tegnene i søgeordet. Hvis du for eksempel leder efter et dokument, men kun kender begyndelsen og slutningen på navnet, kan du søge på f.eks. navnet 4PS%001. Søgningen finder nu alle de filer der begynder med 4PS og slutter med 001. %tekst% - Søger efter elementer med "tekst" I navnet tekst% - Søger efter elementer der begynder med tekst. tekst%tekst% - Søger efter elementer der begynder med "tekst" og indeholder "tekst" Quick søg Søg hurtig information med Quick Søg, der er at finde øverst i midten af skærmbilledet. Quick søgningen er at sammenligne med Google søgninger da det er muligt at bruge, AND, OR og NOT for, at udspecificere din søgning. Søgninger kan således specificeres med: Ordret søgning: eksempelvis Væg finder alle elementer med hele ordet væg i. Præcis sætning: eksempelvis Væg til loft finder alle filer med sætningen Væg til loft. AND Indeholder både og: eksempelvis Væg AND Loft finder alle filer der indeholder både væg og loft. OR Enten eller: eksempelvis Væg OR Loft finder alle filer der indeholder enten væg eller loft. NOT Ikke: eksempelvis Væg NOT loft finder alle filer der indeholder væg, men ikke loft Quick søgning foretages på tværs af Projektweb, Portefølje og Projekter og gør det nemt, at finde den information du lige står og mangler. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 41

42 6.2. Tværgående søgning Det er desuden muligt at søge efter bestemte dokumenter enten på Projektweb-, Portefølje- eller Projektniveau. Søg på Projektweb niveau: 1. Højre klik på navnet af din Projektweb. 2. På drop-down menuen klik på Søg. 3. I hovedvinduet ses nu flere faner, hvor du befinder dig på Standard Søgning 4. I felterne indtastes og/eller markeres de data forbundet med dokumentet eksempelvis Navn, Versionsdato etc. (se mere under filter søgning). Søg på Portefølje eller Projekt niveau: 1. Klik på + ud for projektwebben a. Skal du søge på Porteføljeniveau kan du nu højre klikke på navnet af den ønskede Portefølje og følge pkt. 2-4 ovenfor. b. Skal du søge på projektniveau klik på + ud for Porteføljen og derefter højre klik på navnet af det ønskede projekt og følg pkt. 2-4 ovenfor. Søg i Dokumentmapper og Undermapper/biblioteker Befinder du dig på Dokumentmappe niveau og klikker på Dokumentmappen I Navigationstræet vil muligheden for at søge i Underbiblioteker automatisk være fravalgt. Hvis du derimod højre klikker på Dokumentmappen og klikker Søg er muligheden for at søge i Underbiblioteker automatisk valgt til Filter søgning De forskellige felter i søgningen gør det muligt at udspecificere din søgning endnu mere. Standard søgning: Du kan filtrere din søgning efter dokumentets/filens: Placering Navn Beskrivelse, Status Virksomhed Datointerval, med resultat inden for det valgte tidsrum, der kan baseres på: o Første Revisionsdato o Ændringsdato o Oprettet Dato Indhold (se mere under fritekst søgning) 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 42

43 Og få vist: Sammenkædede elementer Sammenkædede elementer placeret i Underbibliotek Seneste Version Udvidet søgning: Med den udvidede søgning er der endnu flere muligheder for at filtrere din søgning. De mest almindelige filtre er: Udarbejdet af Første versionsdato Nøgleord Typer Stade 6.4. Fritekst søgning Du kan anvende fritekst søgning og søge efter indhold i et dokument, opgaver og diskussion, f.eks. et PDF-dokument hvor i et bestemt ord optræder, som du ønsker søgeresultatet skal anvende som filter. Fritekstsøgningen foretages i feltet Fritekst søgning Søgerapporter Under menuen Søgninger ligger allerede et par standard søgerapporter, der tilgås ved at udvide menuen med et klik på den lille pil. Du kan også gemme dine egne søgekriterier og -resultater, som er til stor hjælp, hvis du har brug for at køre samme søgning igen. Søgerapporter kan yderligere deles med andre brugere på din Projektweb. Gem en søgerapport: 1. Efter fuldendt søgning med de filtreringer der ønskes gemt klik på knappen Gem søgning umiddelbart til venstre for Søg knappen. 2. Giv Søgerapporten et navn. 3. Vælg om den skal være synlig i Navigationstræet ved at sætte V-tegn i Gem mine rapporter i navigationstræ. 4. Afslut med Ok. Del en søgerapport: 1. Følg punkterne 1-3 for at oprette og gemme en søgerapport. 2. Sæt V-tegn ved Del. 3. Afslut med Ok. 4. I dialogboksen tilføjes nu de Brugere og/eller de Grupper du ønsker kan anvende 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 43

44 rapporten. 5. Angiv dernæst hvilke beføjelser de skal have over din søgerapport. 6. Klik Anvend 7. Afslut med Ok. Har du gemt en søgerapport og ønsker at anvende den igen, eller er kommet i tanke om at du gerne vil dele den, så kan du køre søgningen, redigere og gemme den igen. Find og brug gemt søgerapport: 1. I Navigationstræet finder du Søgninger og klikker på den. 2. I hovedvinduet er nu en oversigt over alle dine Søgerapporter. 3. Klik på den søgerapport du ønsker at genbruge og dine gemte søgefiltre er nu vist i Søgefanen. 4. Du kan nu ændre i Søgefiltrene og gemme som ny rapport, overskrive den eksisterende ved at sætte V-tegn i Overskrive eller dele rapporten ved at sætte V-tegn i Del og følge punkterne 3-7 i Del en søgerapport. Del en eksisterende søgerapport: 1. Følg punkterne 1-2 i Find og brug gemt søgerapport. 2. Højre klik på muse-ikonet umiddelbart til venstre for den søgerapport du ønsker at dele. 3. Klik på del. 4. Følg punkterne 3-7 i Del en søgerapport. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 44

45 7. Arbejdsgange Det er Projektwebbens understøttelse af de allerede eksisterende arbejdsgange som afgør dets brugbarhed. I det følgende beskrives derfor nogle af de mest gængse arbejdsgange inden for byggeprojekter Inviter brugere til projekt Invitation bruges til at give brugere adgang til enten Projektweb, Portefølje eller Projekt i 4Projects. Invitationerne kan gives til både nye og allerede eksisterende bruger. Inviter en bruger: Hvis du har de fornødne tilladelser kan du tilføje brugere på følgende måde: 1. I Navigationstræet højre klikkes på den Projektweb, Portefølje eller Projekt som brugeren skal have adgang til. 2. Hold pilen over Ny. 3. Klik på Invitation. 4. Start med at indtaste brugerens adresse. Hvis du vil tilføje mere end én bruger ( adresse) skal der være ; i mellem dog uden mellemrum. 5. Tryk på Search. 6. Eksisterende brugere af 4Projects får et rødt ikon og deres data udfyldes automatisk. Nye brugere for et blåt ikon og du kan nu udfylde deres Fornavn, Efternavn og Virksomhed. a. Hvis Virksomheden ikke allerede findes i systemet klik da på Tilføj ny Virksomhed. b. Du kan altid tjekke Virksomhedernes detaljer ved at klikke på det lille virksomhedsikon. 7. Udvælg de brugere du ønsker at invitere ved at sætte V-tegn i boksen længst til højre. 8. Tryk på Næste. 9. Du skal nu vælge den Sikkerhedsgruppe som de inviterede skal være medlem af, ved enten at: a. Starte med at skrive Sikkerhedsgruppens navn i søgefeltet. Vær dog opmærksom på, at har du adgang til mere end 50 Sikkerhedsgrupper skal du benytte dig af alternativ b. b. Klik på Tilføj eksisterende gruppe. 10. Skal du oprette en ny Sikkerhedsgruppe klik på Tilføj Ny udfyld felterne og tryk Ok. 11. Når du har valgt en Sikkerhedsgruppe sæt V-tegn ved den og de brugere der skal tilføjes. 12. Klik på den grønne pil for at koble brugere med Sikkerhedsgruppen. 13. Hvis ikke alle brugere skal tilhøre den samme Sikkerhedsgruppe så gentag processen. 14. Når de valgte brugere og Sikkerhedsgrupper vises under Brugere tildelt 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 45

46 sikkerhedsgrupper menuen tryk på Næste. 15. Navngiv Invitationen den får automatisk et navn baseret på dens placering og invitationens dato og tid. 16. Angiv udløbsdatoen for Invitationen. 17. Tilføj evt. en ekstra besked og dokumenter fra Projektwebben, Porteføljen ellers Projektet. 18. Hvis du ikke ønsker at sende invitationen nu, fjern V-markeringen ved Send invitationen til alle nu. 19. Tryk på Afslut. Inviter en eksisterende bruger: Hvis du har de fornødne tilladelser og brugeren allerede adgang til andre Projektwebs, Porteføljer eller Projekter på 4Projects kan han/hun blot tilføjes den gældende/passende Sikkerhedsgruppe. 1. I Navigationstræet højre klikkes på den Projektweb, Portefølje eller Projekt som brugeren skal have adgang til. 2. Hold musen over Konfigurer. 3. Hold musen over Sikkerhedsgrupper. 4. Klik på Administrerer. 5. Højre klik på muse-ikonet udfor den Sikkerhedsgruppe som brugeren skal tilføjes. 6. Klik på Administrer Medlemmer. 7. Klik på Tilføj/fjern medlemmer ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. 8. Tryk på Luk. Find en invitation: 1. Kender du den nøjagtige placering på Projektweb, Portefølje eller Projekt niveau navigerer du til Administration og klikker på Invitationer i Navigationstræet og hopper til punkt 4 ellers navigerer du til Administration og klikker på Invitationer I Navigationstræet under Projektwebben. 2. Findes Invitationen ikke på Projektweb niveau kan du søge efter den. 3. I søgningsfeltet sættes V-tegn ved Under-Biblioteker og søgningen fortages på både Projektweb, Portefølje og Projekt niveau. 4. Du kan søge på personens Fornavn og Efternavn, Invitationens Kladdenavn eller oprettelsesdato. Overvåg en invitation: 1. Følg punkterne i Find en invitation. 2. I Kolonnen Status aflæses Invitationens status som enten: a. Afventer b. Afsendt c. Fuldendt 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 46

47 Gensend en invitation: 1. Følg punkterne i Find en invitation. 2. Når du har fundet den ønskede Invitation klik på navnet af den. 3. I dialogboksen ved Gensendt trykkes på ikonet Gensend. 4. Invitationen sendes derefter til alle de modtagere, der endnu ikke har accepteret. Tilbagekald eller Acceptér Individuelle tilføjelser: 1. Følg punkterne i Find en invitation. 2. Når du har fundet den ønskede Invitation klik på navnet af den. 3. I dialogboksen udvid menuen (med samme navn som Invitationen) ved at klikke på +. Tilbagekald: 1. For at forhindre en accept af invitationen klik på Tilbagekald. Acceptér Individuelle tilføjelser: 1. For at acceptere en Invitation på vegne af en anden klik på Acceptér. 2. Herefter er det samme proces som ved almindelig accept af en Invitation se evt. afsnit 3.1 Log ind Åbn dokument 1. Når det ønskede dokument er synligt i hovedvinduet klikkes blot på navnet. 2. I dialogboksen trykkes på Åben. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 47

48 7.3. Viewer 1. Når det ønskede dokument er synligt i hovedvinduet højre klik på muse-ikonet udfor navnet på den fil du ønsker at se. 2. Klik på Vis i viewer. 3. Hvis der er flere versioner af filen åbnes den primære fil. a. Hvis du ønsker at åbne tidligere versioner højre klik på revisionen og Klik på Egenskaber. b. Udvid versionsdetaljerne og klik på Vis-ikonet ved siden af den fil du ønsker at se. c. Hvis der er Markering til dokumentet vises disse i kolonnen Markeringer. Ønsker du at se markeringerne klik på Vis-ikonet ved siden af den markering du ønsker at se den åbner den bagved liggende fil og markeringerne. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 48

49 7.4. Markup Markups giver dig mulighed for, at anmærke dokumenter uden, at ændre selve dokumentet. Alle Markups gemmes i en markup-fil, der er tilknyttet og lagt oven på visningen. Der kan være mere end én forfatter pr. markup-fil. Et nyt lag oprettes automatisk for hver ny forfatter (bestemt af Log ind-brugernavn), der giver dem mulighed for, at se andre forfatteres opmærkninger, redigere dem og gemme som ny. Opret anmærkning: 1. Når det ønskede dokument er synligt i hovedvinduet højre klik på muse-ikonet udfor navnet på den fil du ønsker at se. 2. Vælg Visning og Markup. 3. Klik på Annotate. 4. Vælg det ønskede anmærkningsværktøj i værktøjsmenuen. 5. Når du er færdig kan du gemme eller offentliggøre din anmærkning sammen med den bagvedliggende fil. Compare funktionen giver dig mulighed for at udføre en grafisk eller tekstuel sammenligning af to versioner. Gem anmærkning: Anmærkningsfiler gemmes som XRL eller DXF filer. 1. Når du er færdig med at lave anmærkninger tryk på Gem ikonet. 2. Angiv et navn til din anmærkning. Indtast evt. Noter og Beskrivelse. 3. Vælg derefter de modtagere du ønsker skal modtage anmærkningen. For at vælge flere modtage markeres de blot ved at klikke på dem. Bemærk at der kun er de brugere, der har adgang til projektet, som kan vælges. 4. Tryk Ok for at færdiggøre og sende til de udvalgte brugere. Alternativ: 1. Når du er færdig med at lave anmærkninger tryk på ikonet i værktøjslinjen og vælg Save, Save as eller Save as DXF. Gem anmærkning lokalt: 1. Når du er færdig med at lave anmærkninger tryk på i værktøjslinjen. 2. Vælg den filtype du ønsker at gemme anmærkningen som. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 49

50 3. Alt efter hvilken type du vælger fremkommer en ny Publish dialog boks. Udfyld efter behov. Bemærk: For CSF filer får du mulighed for enten at gemme som fil (Save to file) eller e som vedhæftning ( as attachment). Vælger du at gemme som fil gemmes den på din lokale computer som en CSF fil. Vælger du som vedhæftning bliver den sendt til din Upload Har du de fornødne tilladelser kan du uploade nye dokumenter til Dokumentmapper på følgende måder: Standard Stifinder (4Explorer) (4Outlook) Standard Der er 3 standard metoder til at uploade filer til Dokumentmapperne. Højre klik Upload-ikon Upload fanen Højre klik: 1. Højre klik på den dokumentmappe som du ønsker at uploade dokumentet til. 2. Hold musen over Ny. 3. Klik på Dokument. Upload-ikon: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at uploade til. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden tryk på ikonet Nyt dokument yderst til venstre på Ikon-værktøjslinje. Upload fanen: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 50

51 uploade til. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden tryk på fanen Nyt dokument. Uanset hvilken af ovenstående du vælger kan du nu uploade dit dokument, notificere de nødvendige brugere og indtaste de nødvendige metadata. Arbejdsgangen er som følger: 1. Vælg filen der ønskes uploadet ved at klikke på Select. 2. Find filen og klik Åbn. 3. Filen uploades nu og når den er uploadet vises dette i samme linje, hvorefter du får mulighed for at uploade endnu en Primær fil. For at Uploade dokumenter fra din private mappe se afsnit herom længere nede. 4. Upload også sekundære filer, hvis der er behov for det. 5. Indtast nu som minimum de obligatoriske felter (markeret med rødt). a. Navnet på filen bliver automatisk fyldt ind i Navn. b. Version angives automatisk som A, men det kan ændres. c. Ejer og Udarbejdet af sættes automatisk til den bruger der uploader, men det kan ændres ved at klikke på drop-down menuerne. Her kan du vælge mellem de Brugere der har adgang til Dokumentmappen. d. Vælg Status. e. Udfyld evt. andre obligatoriske felter. 6. Udfyld gerne de resterende felter og klik Ok. Når et dokument er uploadet kan dets egenskaber og dermed metadata altid tilgås: 1. Højre klik på muse-ikonet til venstre for det dokument der ønskes information om. 2. Vælg Egenskaber. 3. I dialogboksen vises nu dokumentets metadata og revisioner. Upload dokumenter fra Personlig Bibliotek: 1. Brug én af de mange standard metoder til at komme ind i Upload. 2. Ved siden af Tilføj Primær Fil ser du Flere Indstillinger klik på den. 3. Du har nu mulighed for at trykke på Personlig Bibliotek. 4. Når du har trykket på Personlig Bibliotek kan du nu søge blandt dine personlige filer. Vær opmærksom på at disse filer er uregistrerede og at de skal registreres for at blive synlige for andre brugere se under afsnit 4.5 Personlig Bibliotek. 5. Tryk Søg for at se dine filer. 6. Vælg de filer du gerne vil uploade ved at markere dem skal du vælge flere holdes Ctrl eller Shift nede. 7. Klik Ok. Metadata beskrivelse standard: Beskrivelse En beskrivelse af dokumentet og dets indhold. Sammenkædede placeringer Tillader dig at linke din fil til andre Dokumentmapper/Biblioteker. Vælg en eller flere 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 51

52 Dokumentmapper/Biblioteker ved at trykke på +-ikonet og derefter sætte V- tegn ved de relevante Dokumentmapper/Biblioteker. Afslut med Ok. Modtagere Du kan tilføje modtagere til dine uploads, der således bliver notificeret om den/de ny(e) filer. Klik på +-ikonet og benyt dig enten af Quick eller Avanceret søgning. Modtagere På denne måde for modtagerne også en notifikation. Vær opmærksom på at en sendes ud til modtagerene hver gang dokumentet revideres. Privat Dette gør at den/de uploadede filer kun er synlige for brugeren der uploader samt de modtagere der er valgt. Også selvom filen ligger i en ellers offentlig mappe med mange flere brugere. Offentlig tilgængelig (Direkte adgang) Filens URL kan nu kopieres og sendes til personer, der ellers ikke har adgang til 4Projects, som så kan se filen. Udløber Kan kun vælges hvis Direkte Adgang er valgt. Det giver dig mulighed for at sætte en dato og tid for hvornår den Direkte Adgang skal udløbe. Nøgleord Giver dig mulighed for at tilføje nogle Nøgleord til filen. Klik på +- ikonet og sæt V-tegn ved de Nøgleord du ønsker at tilføje til filen. Brugerdefinerede Felter Er der brugerdefinerede felter tilknyttet kan du tilføje disse til din fil ved at klikke på +-ikonet og vælge dem der er mest relevante for din fil. Afslut med Ok. Metadata beskrivelse Avanceret: For at få adgang til de avancerede muligheder trykkes på knappen Avanceret. Det udvider Upload fanen og giver flere muligheder. Vedhæftede Filer Tillader dig at vedhæfte filer der allerede er uploadet til 4Projects. For at vedhæfte en filtryk på +-ikonet. Det giver dig mulighed for at søge efter filen. Eksterne modtagere Gør det muligt at notificere eksterne modtagere, dvs. modtagere der ikke har adgang til 4Projects. Tryk på +-ikonet for at tilføje navn og . Afslut med Add. Første Revisionsdato Udfyldes automatisk med den aktuelle dato, men kan ændres. Arbejdsproces Her kan du tilføje din fil til en Arbejdsproces. Vær opmærksom på at nogle Projekter, Biblioteker eller Dokumentmapper kan have obligatoriske arbejdsprocesser, hvilket betyder at arbejdsprocesser vælges automatisk Upload via Stifinder (4Explorer) Dette fungerer på samme måde som almindelige Windows biblioteker idet 4Projects vises som et andet Netværksdrev og overførslen fungerer som en træk og slip manøvre. Dette forudsætter at du har installeret og aktiveret adgangen til 4Explorer på din computer se afsnit 2.10 Integration til PC. 1. Find den Dokumentmappe på 4Projects via Stifinder/Finder du ønsker at 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 52

53 uploade til og lad den være åben. 2. I Stifinder(Biblioteker)/Finder på din egen computer findes de filer du ønsker at uploade og disse vælges/markeres. 3. Træk nu de valgte/markerede filer over til 4Projects Dokumentmappe. 4. Vælg nu den type upload du ønsker at fortage. a. Registrer filer nu Vælges denne åbner en dialogboks hvor du for mulighed for at indtaste metadata som beskrevet i Standard Upload metoden. (Bliver du afbrudt i din upload husker 4Explorer, at du ville uploade og registrere filer til næste gang, også selvom du ikke har trykket Gem Upload). HUSK altid at afslutte med Upload, når du er færdig. b. Registrer filer senere Filerne uploades til Dokumentmappen, men filerne vil være uregistrerede og kun synlig for dig indtil du Skemalægger en Upload se afsnit herom længere nede. c. Upload filer uregistrerede Filerne uploades, men vil være uregistrerede og kun synlige for dig indtil du registrerer dem se afsnit 4.5 Personlig Bibliotek. Skemalæg Upload: 1. I din stifinder find og gå ind i din 4Explorer. 2. Vælg og gå ind i Entrepriselisten. 3. Højre klik på det Projektweb hvortil Uploadet skal ske. 4. Hold musen over 4Explorer. 5. Klik på Schedule Upload i menuen. 6. Du får nu mulighed for at: a. Opret en ny (I want to create a new). b. Ret I en eksisterende (I want to Edit an existing schedule). c. Se/gentag en allerede udført upload (I want to view/reschedule a completed schedule). Opret en ny: 1. Vælg New. 2. Indtast navnet på den skemalagte upload. 3. Vælg hvornår den skal køres. 4. I kopien af Navigationstræet til højre Sæt V-tegn ved den Dokumentmappe hvor dokumenterne der skal uploades ligger i. 5. Dokumentindholdet vises nu i Folder Preview til venstre for kopien af Navigationstræet. 6. Klik på Åbn under Folder Preview og udfyld de sidste metadata. 7. Når du er færdig, tryk på Anvend. 8. For at afslutte tryk på Anvend. 9. Bekræft at vil gemme ved at trykke på Ok. Ret I en eksisterende: Har du allerede oprettet et skemalagt upload kan du til enhver tid rette I 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 53

54 den. 1. Vælg den skemalagte upload som du ønsker at rette fra dropdown menuen og klik på Edit. 2. Herefter er proceduren den samme som ved oprettelsen af et nyt Skemalagt upload. Se/gentag en allerede udført skemalagt upload: 1. Vælg I want to view/reschedule a completed schedule og tryk på History. 2. Er det skemalagte upload du leder efter ikke synlig prøv at ændre datoerne. Se en allerede udført skemalagt upload: 1. Klik på det lille +ikon til venstre for det Skemalagte upload. 2. Du kan nu se to faner. a. Den ene med de Mapper/Biblioteker der blev Uploadet b. Den anden en Log over Upload forløbet. Gentag en allerede udført skemalagt upload: 1. Klik på den lille Reschedule knap til højre for det Skemalagte Upload. 2. Herefter er proceduren den samme som ved oprettelsen af et nyt Skemalagt upload Upload via Outlook (4Outlook) Dette fungerer på samme måde som almindelige Windows biblioteker idet 4Projects Navigationstræ vises til venstre i din Outlook og overførslen fungerer som en træk og slip manøvre. Dette forudsætter at du har installeret og aktiveret adgangen til 4Outlook på din computer se afsnit 2.10 Integration til PC. 1. I din Outlook finder og markerer du de s og/eller dokumenter frem du ønsker at uploade. 2. I 4Projects Navigationstræ i Outlook finder du de Dokumentmapper som dokumenterne skal uploades til. 3. Træk nu s/dokumenter fra Outlook over på mappen i 4Projects navigationstræ. 4. Vælg den type Upload du ønsker at foretage dig. a. Registrer filer nu Vælges denne åbner en dialogboks hvor du for mulighed for at indtaste og ændre de forskellige metadata, der er beskrevet i Standard Upload metode. b. Registrer filer senere Filerne uploades til Dokumentmappen, men filerne vil være uregistrerede og kun synlig for dig indtil du Skemalægger en Upload se afsnit herom i Standard Upload metoden i afsnit Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 54

55 Registrér filer nu valg af modtagere: 1. Når de forskellige obligatoriske metadata er indtastet eller ændret klik på Recipients knappen, der vises længere ude til højre i dialogboksen. 2. I den nye dialogboks ser du nu en liste med eksisterende 4Projects brugere. 3. Vælg de brugere der skal notificeres og tryk på Add. 4. Afslut med Ok. 5. For at vælge Modtagere udenfor 4Projects klik på External Recipient knappen. 6. Indtast Navn og adresse på den ønskede Modtager og klik på Add. 7. Når du har tilføjet alle de Modtagere der skal notificeres klik Ok. Registrér filer nu tilføje nøgleord: 1. Tryk på Keywords knappen. 2. Vælg de Nøgleord du ønsker der skal associeres med din Upload. 3. Tryk på Add. 4. Afslut med Ok. Registrér filer nu tilføje brugerdefinerede felter: 1. Tryk på Custom fields knappen. 2. I den nye dialogboks vælger du de brugerdefinerede felter der har relevans for din upload ved at markere enten True eller False (Sandt eller Falsk) 3. Afslut ved at klikke Ok. Når du er tilfreds trykker du på Ok. Under 4Projects Navigationstræet i Outlook kan du nu se Upload processen Download Du kan downloade filer på følgende måder: Standard o Enkelt fil o Flere filer Filer fra en tidligere revision URL Udklipsholder Stifinder (4Explorer) Standard Det er her muligt at downloade enten en enkelt eller flere filer på en gang. Oplever 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 55

56 du problemer med at downloade kan det være fordi din Internet Explorer er sat til at blokere download kontakt din IT ansvarlige. Download af en enkelt fil: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at downloade fra. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres den fil du ønsker at downloade. 3. Tryk på ikonet Download i værktøjslinjen. 4. Vælg hvor dokumentet skal gemmes. Download af flere filer: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at downloade fra. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres de filer du ønsker at downloade ved enten at holde Shift knappen nede, hvis filerne ligge lige efter hinanden, eller holde Ctrl knappen inde, hvis filerne ikke ligger lige efter hinanden. 3. Tryk på ikonet Download i værktøjslinjen. 4. Vælg hvor dokumenterne skal gemmes. NB: Denne metode henter også andre associerede/sekundære filer. Når du downloader flere filer fra 4Projects, vil en automatisk navngivning finde sted. Denne er sat op for at undgå at filer med samme filnavn overskriver den originale fil. Den automatisk navngivning kan ved en download af flere filer se således ud: Navn A 0 Filnavn.txt Navn B 1 Filnavn1.txt Navn C 2 Filnavn2.txt Navn D 3 Filnavn3.txt Navn: Navn kolonnen i 4Projects. A: Versionslitra 0: Tal der viser antallet af filer i samme download. Filnavn.txt: Originale filnavn og type Filer fra en tidligere revision: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at downloade fra. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden fjernes V-tegnet ved Seneste Version. 3. Klik Søg. 4. Når søgningen er overstået markeres de filer du ønsker at downloade ved 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 56

57 enten at holde Shift knappen nede, hvis filerne ligge lige efter hinanden, eller holde Ctrl knappen inde, hvis filerne ikke ligger lige efter hinanden. 5. Tryk på ikonet Download i værktøjslinjen. 6. Vælg hvor dokumenterne skal gemmes. Alternativ: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at downloade fra. 2. Find den fil hvis tidligere versioner du ønsker at downloade. 3. Højre klik på muse-ikonet til venstre for navnet på filen. 4. Klik på Egenskaber. 5. Her kan du nu se alle revisioner. 6. For at se detaljerne omkring den enkelte revision klik på det lille +-ikon udfor revisionsnavnet. 7. Højre klik på hyperlinket af filnavnet i den revision du ønsker at downloade. 8. Klik på Gem Destinationen som. 9. Vælg hvor dokumentet skal gemmes I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at downloade fra. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres de filer du ønsker at downloade ved enten at holde Shift knappen nede, hvis filerne ligge lige efter hinanden, eller holde Ctrl knappen inde, hvis filerne ikke ligger lige efter hinanden. 3. Tryk på Handlinger 4. Vælg derefter I dialogboksen er din egen automatisk udfyldt. 6. For at tilføje andre adskil dem med et,. 7. Tilføj evt. en kort besked. 8. Når du er færdig, tryk på Ok som URL: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at downloade fra. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres de filer du ønsker at downloade ved enten at holde Shift knappen nede, hvis filerne ligge lige efter hinanden, eller holde Ctrl knappen inde, hvis filerne ikke ligger lige efter hinanden. 3. Tryk på Tryk på Handlinger. 4. Vælg derefter I dialogboksen er din egen automatisk udfyldt. 6. For at tilføje andre adskil dem med et,. 7. Klik på de markerede dokumenter som links. Dette genererer 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 57

58 automatisk et link til den/de valgte filer i Kort besked feltet. 8. Vær opmærksom på at modtageren skal bruge sit Brugernavn og Password til 4Projects. Du skal IKKE indtaste din egen besked i feltet! Udklipsholder 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at downloade fra. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres de filer du ønsker at downloade ved enten at holde Shift knappen nede, hvis filerne ligge lige efter hinanden, eller holde Ctrl knappen inde, hvis filerne ikke ligger lige efter hinanden. 3. Tryk på ikonet Handlinger. 4. Vælg derefter Send til Udklipsholder. 5. Tryk OK. 6. Dokumenterne bliver nu synlige i Udklipsholder mappen til højre i skærmen. 7. Vælg evt. hvilken type filer udklipsholderen skal vise. 8. Klik på den/de filer du ønsker at downloade. 9. Klik på hyperlinket Hent alle filer. 10. Vælg hvor dokumentet skal gemmes. 11. Fortsæt til alle filer i Udklipsholderen er hentet Stifinder (4Explorer) Dette fungerer på samme måde som almindelige Windows biblioteker idet 4Projects vises som et andet Netværksdrev og overførslen fungerer som en træk og slip manøvre. Dette forudsætter at du har installeret og aktiveret adgangen til 4Explorer på din computer, se afsnit 2.10 Integration til PC. 1. Find den Dokumentmappe på 4Projects via Stifinder/Finder du ønsker at downloade fra og vælg/markér de filer der skal downloades. Lad biblioteket være åben. 2. I Stifinder(Biblioteker)/Finder på din egen computer find eller opret den mappe hvori de downloadede filer skal placeres. 3. Træk nu de valgte/markerede filer fra 4Projects Dokumentmappe over til den nye mappe. 4. Er det første gang du benytter 4Explorer til at downloade skal du vælge hvilket navn dokumentet/erne skal have. a. Primary file name er det navn filen havde lige indtil det blev uploadet. b. Document name er det navn dokumentet blevet tildelt ved upload. Uanset dit valg bliver det sat som standard for dit næste download. Dette kan dog ændres i din 4Explorer opsætning kontakt din IT ansvarlig, hvis du har behov for at ændre dette. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 58

59 5. Du for nu vist en Download indikator, hvor du kan følge med i din download. Når den er fuldført forsvinder dialogboksen. NB: Du kan kun vælge filer til download og ikke hele mapper! Hent Bibliotek Anvend et Statisk t Bibliotek hvis du ønsker, at være i stand til, at udvælge hvilke versioner der skal dokumenteres. Ved f.eks. hver faseskifte, eller ved aflevering af Som udført er det enkelt med højre museklik, at hente alt i Biblioteket i en komprimeret Zip fil. Eksempel på indhold i et Statisk t Bibliotek, højre museklik i Navigationsvinduet og Hent Indhold. 1. I Navigationstræet højre klikkes på det Bibliotek som du ønsker at downloade fra. 2. Tryk på menuen Download for at generer en komprimeret ZIP-fil. 3. Vælg hvor zip-filen skal gemmes Revision Der findes 3 måder at revidere filer på. De er som følger: Enkeltvis Klynge revidering Live revidér Enkeltvis 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 59

60 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres den fil du ønsker at revidere. 3. Klik på Revidér ikonet i værktøjslinjen. 4. Dette åbner automatisk Upload nye Fil fanen og metadatene vil være udfyldt med de eksisterende detaljer på nær Versions feltet, der automatisk hopper til næste bogstav. 5. Upload det reviderede dokument og udfyld evt. modtagere og andre metadata som var du i gang med at uploade et nyt dokument se evt. afsnit Når du er færdig, klik på Revider Dokument. Alternativ: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedside kan du højre klikke på muse-ikonet udfor navnet på den fil du ønsker at revidere. 3. Klik på Revider. 4. Herefter er det samme fremgangsmåde som ovenfor. Evt. modtagere ser filen under Seneste når de logger ind Klyngerevidering 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres de filer du ønsker at revidere. 3. Klik på Revidér ikonet i værktøjslinjen. 4. Dette åbner automatisk Klyngereviderings vinduet. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 60

61 5. Udfyld de obligatoriske og evt. andre metadata samt upload en ny fil for hver revision. 6. Når et metadata felt er blevet udfyldt (og stadig markeret grå farve) og de revisioner værdien skal kopieres til er valgt ved at bruge hhv. Shift og/eller Ctrl knappen, kan de kopieres videre ned i systemet ved at klikke på ikonet Kopier de fremhævede kolonneværdier til alle udvalgte. Er der flere felter i en revision du ønsker at kopiere markerer du hele revisionen ved at klikke et vilkårligt sted på linjen. I værktøjslinjen sætter du nu V-tegn ved de felter du gerne vil kopiere og afslutter med at klikke på ikonet Auto- Udfyld øverst til venstre ovenfor værktøjslinjen. 7. Når du er færdig med at redigere klik på Ok Live revidér Live Revidér gør brugere I stand til at åbne og revidere en fil på 4Projects live. Når en fil er blevet åbnet, revideret og gemt ved at bruge Live Revidér laves automatisk en ny version af filen. Dette forenkler redigeringsprocessen, da brugeren ikke behøver spilde tid med at downloade, revidere og uploade som en ny version. Oplever du problemer med Live revidering kan det være fordi 4Projects ikke er gemt som en sikker side i din browser kontakt din IT ansvarlige eller se Installations manualen under Download på Aktivér Live Revidér: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres den fil du ønsker at revidere. 3. Klik på pilen ved Revidér ikonet i værktøjslinjen. 4. Vælg Live Revider. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 61

62 5. Filen åbnes nu i det relevante program på din computer. NB: Har du Firefox får du en dialogboks med et link som du skal kopiere. Herefter åbner du det relevante program og vælger åbn fil eks. åbnes Microsoft Word klik på Filer > Åbn. I filnavnet indsættes det kopierede link og så klikkes Åbn. Hvis filen ikke åbnes er det fordi filtypen ikke understøttes. Se liste over de filtyper der understøttes af Live Revidér længere nede. 6. Her kan du nu læse og tilføje dine revideringer. 7. Når du er færdig med at revidere klik på Gem-ikonet og luk derefter dokumentet. 8. Filen gemmes nu som en ny version, og denne kan ses i oversigten i hovedvinduet. Hver gang en fil Live Revideres laves en ny version. For at redigere i en allerede eksisterende version, se afsnit 7.8 Redigér. Hvis en fil åbnes i Live Revidér, men ikke gemmes vil evt. revideringer ikke blive gemt og der vil heller ikke være en ny version. Alternativ: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe, hvor dokumentet, der skal revideres, befinder sig. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden højre klikkes på museikonet til venstre for navnet for den fil du ønsker at revidere. 3. Vælg Live Revidér. 4. Herefter er det samme fremgangsmåde. Understøttede Fil Typer: Følgende Fil typer er understøttet af Live Rediger, forudsat at du har det relevante program installeret på din computer. File Type.doc.docx.docm.dotm.dotx.mpp Software Required Microsoft Word (All Microsoft Word versions) Microsoft Word (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Word (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Word (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Word (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Project (All Microsoft Project versions) 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 62

63 .mpt.potm.potx.ppam.ppsm.ppsx.ppt.pptm.pptx.rtf.vdw.vdx.vsd.vss.vst.vsx.vtx.xlam.xll.xls.xlsb.xlsx.xlsm Microsoft Project (All Microsoft Project versions) Microsoft Power Point (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point (All Microsoft Power Point Versions) Microsoft Power Point (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Power Point (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsfot Word (All Versions) Microsoft WordPad (All Versions) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Visio (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Visio (All Versions) Microsoft Excel (All Versions) Microsoft Excel (All Versions) Microsoft Excel (All Versions) Microsoft Excel (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Excel (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) Microsoft Excel (Earlier Microsoft Office versions may require the Compatability Pack update) 7.8. Redigér Ved redigering forstås ændring af allerede indtastet og/eller uploadet data, der ikke skal registreres som en ny version eller revision. Har du de fornødne tilladelser kan du ændre allerede indtastet og/eller uploadet data ved at bruge Visning: 1. Når dokumentet eller dokumenterne som du ønsker at redigere er vist i hovedvinduet klik på pilen til højre for Visnings ikonet ude til højre i værktøjslinjen. 2. Vælg Rediger filer. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 63

64 3. Du kommer nu en i Redigér bar visnings vinduet, hvor du nu kan begynde at redigere i de forskellige data. 4. For at ændre i dokumentets data skal dokumentet markeres. Dette gøres ved at klikke på dens række. For at markere flere brug Shift og/eller Ctrl. 5. For at ændre metadata klik i drop-down menuen og for at tilføje eksempelvis Nøgleord klikkes på det lille +-ikon i den række hvor det er relevant. 6. Ligeså snart du fjerner markeringen af rækken accepterer du ændringen. For at slette redigeringen se længere nede. Vær opmærksom på at dokumenter med X-ikonet ikke kan redigeres. Desuden kan enkelte kolonner som Version Ændringsdato og Første Revisionsdato ikke ændres i Redigér bar Visning. Kopier værdien op og ned i rækkerne: 1. For at kopiere værdien op og ned i rækken klik på den dobbelt hovedet pil. Hermed kopires værdien til de markerede rækker umiddelbart over og under den gældende række. Slet en redigering: 1. For at slette en redigering tryk på Click to cancel editing this row -ikonet, der kun er aktiv så længe du stadig er i gang med at redigere rækken. Lige så snart du klikker væk accepterer du ændringen. Tilføj kolonner (flere metadata): 1. Højre klik på værktøjslinjen. 2. Klik på relevante metadata overskrift. 3. Den tilføjes nu til kolonnerne og kan udfyldes ved at klikke på +-ikonet i de rækker der er markeret. Kolonne rækkefølgen: Ligesom du har mulighed for at tilføje flere metadata kolonner end de obligatoriske kan du også lave din egen opsætning og gemme den. Ændre rækkefølgen: 1. Stå på det gule felt under værktøjslinjen af den kolonne som du ønsker at flytte. 2. Hold venstre museknap nede og træk kolonnen til den ønskede position. Gemme rækkefølgen: 1. Når visningen er som du ønsker det, tryk på Visninger knappen i værktøjslinjen. 2. Klik på Gem aktuel Visning. 3. I dialogboksen kan du nu vælge om den skal være synlig for alle eller kun dig. Du kan også vælge i hvilke Visninger den skal være synlig: Specifikke eller Alle biblioteker af den samme type. Vælges Specifikke kan du tilføje de Biblioteker den skal være synlig i. Længere nede for du mulighed for at finpudse din flytning af kolonnerne og vælge den kolonne som Visningen skal sortere efter. 4. Når du er færdig, tryk Ok. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 64

65 7.9. Nyt Bibliotek (Statisk og Dynamisk) Gennem de forskellige Sikkerhedsgrupper, valgte Modtagere og muligheder omkring Direkte Adgang, Offentlige og Private Mapper/Dokumenter gøres fordelingen af de forskellige elementer nemt og enkelt. Det er desuden nemt gennem Distributionslister at oprette klassiske fordelingslister med adgang til udvalgte dele af projektmaterialet. Det aktuelle materiale til de forskellige parter i projektet kan med fordel placeres i et Dynamisk Bibliotek, hvor kun den seneste version af de forskellige dokumenter er aktiv. Sammenholdt med opretningen at Sikkerhedsgrupper og/eller Brugergrupper er det med til at minimere forvirringen omkring versioner/revisioner og hvem der skal have hvad da dette allerede er besluttet på forhånd. Er der nye versioner/revideringer notificeres de forskellige, men kun relevante, modtagere og de kan dermed hele tiden holde sig opdateret Kommunikation Diskussioner o Diskussionsgrupper, spørgsmål/svar eller styret kommunikation gennem hele projektforløbet. Det hele foregår via mails, opsnappes automatisk som søgbare teksttråde. Opgaver o Opgavestyring inkl. ejerskab, frister, behandling, godkendelse og status (milepæle). Tilføj en diskussion til Diskussion Biblioteket: Efter oprettelsen af Diskussion Biblioteket kan der nu oprettes Diskussioner: 1. Højre klik på Diskussion Bibliotek, hvor du ønsker at starte en ny diskussion. 2. Hold musen over Ny. 3. Klik på Diskussion. 4. I pop-up vinduet gives Diskussion et Navn, tilføj en Beskrivelse og sæt Prioriteten (Høj, Medium eller Lav). 5. Derefter kan tilføjes en længere beskrivelse af diskussionens tema 6. Herefter tages stilling til Tid, der automatisk er sat som Ingen Forfaldsdato. Fjern V-tegnet ved at klikke på det og indtast herefter dato og tidspunkt for forfaldsdato, hvis det er aktuelt. 7. I menuen Brugere tilføjes de Brugere du ønsker skal deltage i Diskussionen ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Vælg desuden om Diskussionen skal være Privat og om Modtagerene skal 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 65

66 notificeres pr Under Vedhæftede filer kan tilføjes evt. aktuelle dokumenter enten fra Projektwebben eller din egen computer til brug i diskussionen. a. Filer allerede på Projektwebben tilføjes ved brug af Tilføj/fjern vedhæftede Filer. b. Filer på din lokale computer tilføjes ved brug af Tilføj/fjern Filer lokalt. i. Filerne vælges ved at klikke på Select. ii. Find frem til filen i dialogboksen og tryk på Åben iii. For at uploade flere filer klik på Tilføj og gentag punkt ii. iv. Færdiggør med et tryk på Anvend. v. Afslut med et tryk på Luk. 9. Når du er tilfreds med diskussionen klik på Anvend. Tilføj en diskussion til Diskussion Biblioteket via Hvis diskussionen har en Drop Box kan der oprettes en diskussion ved at sende en til Drop Boksens adresse. Alle modtagere af en bliver Modtagere i Diskussionen og alle vedhæftede filer bliver Vedhæftede Filer til Diskussionen. Svar på en diskussion: Du er blevet notificeret enten pr. eller kan se Diskussionen i din Projekt Indbakken. For at svare: 1. Tryk på navnet af Diskussionen. 2. Skriv dit svar i beskedfeltet. 3. Tilføj Modtagere. 4. Tilføj Vedhæftede Filer. 5. Når du er færdig. klik Ok. NB: Du kan også få vist de første 200 tegn af diskussionen og andres svar ved at højre klikke på den gule værktøjslinje og tilføje kolonnen Tekstudsnit. Luk og løs en Diskussion: 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Diskussionens navn. 2. Vælg Luk. 3. I dialogboksens tekstfelt begrundes lukningen af Diskussionen. 4. Er Diskussionen løst sættes V-tegn ved Er elementet Løst?. 5. Tryk Ok for at færdiggøre. Slet en diskussion: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du Slette diskussionen. 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Diskussionens navn. 2. Vælg Slet. 3. I dialogboksens tekstfelt begrundes sletningen. 4. Tryk Ok for at færdiggøre. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 66

67 Tilføj en opgave til Opgave Biblioteket: Efter oprettelsen af Opgave Biblioteket kan der nu oprettes Opgaver: 1. Højre klik på Opgave Bibliotek, hvor du ønsker at starte en ny opgave. 2. Hold musen over Ny. 3. Klik på Opgave. 4. I pop-up vinduet gives Opgaven et Navn og evt. en Beskrivelse, 5. Vælg Prioriteten (Høj, Medium eller Lav). 6. I Tildelt Til vælges opgavens ansvarlige. 7. I Brødtekst tilføjes en længere beskrivelse af opgaven. 8. Herefter tages stilling til Tid og Færdiggørelsesprocenten. 9. I menuen Brugere findes muligvis en række Standard modtagere, men ønsker du at tilføje flere til Opgaven gøres dette ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Vælg desuden om Opgaven skal være Privat, om Modtagerene skal notificeres pr. , om du ønsker Svar Påkrævet og om opgaven skal låses til den tildelte dvs. om du ønsker at deaktiver Viderestilling. 10. Under Vedhæftede Dokumenter kan tilføjes evt. aktuelle dokumenter enten fra Projektwebben eller din egen computer til brug i opgaven. a. Filer allerede på Projektwebben tilføjes ved brug af Tilføj/fjern vedhæftede Filer. b. Filer på din lokale computer tilføjes ved brug af Tilføj/fjern Filer lokalt. i. Filerne vælges ved at klikke på Select. ii. Find frem til filen i dialogboksen og tryk på Åben iii. For at uploade flere filer klik på Add og gentag punkt ii. iv. Færdiggør med et tryk på Anvend. v. Afslut med et tryk på Luk. 11. Når du er tilfreds med opgaven klik på Anvend. Tilføj en opgave til Opgave Biblioteket via Hvis opgaven har en Drop Box kan der oprettes en opgave ved at sende en til Drop Boksens adresse. Den først modtager bliver Tildelt opgaven og alle andre modtagere af en bliver Modtagere i Opgaven og alle vedhæftede filer bliver Vedhæftede Filer til Opgaven. Løs en opgave: 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Løs. 3. I tekstboksen formuleres løsningen/svaret på opgaven. 4. Når du er færdig, klik Ok. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 67

68 NB: Du kan også få vist de første 200 tegn af diskussionen og andres svar ved at højre klikke på den gule værktøjslinje og tilføje kolonnen Tekstudsnit. Redigér en opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du redigere i Opgaven: 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Rediger. 3. Redigér nu der hvor det er nødvendigt. 4. Klik Ok. Luk en Opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du lukke en opgave. 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Luk. 3. I dialogboksens tekstfelt begrundes lukningen af Opgaven. 4. Er Opgaven løst sættes V-tegn ved Er Løst. 5. Tryk Ok for at færdiggøre. Slette en opgave: Hvis du har de fornødne rettigheder kan du Slette opgaven. 1. Højre klik på muse ikonet til venstre for Opgavens navn. 2. Vælg Slet. 3. I dialogboksens tekstfelt begrundes sletningen. 4. Tryk Ok for at færdiggøre Distributioner Evnen til let, at "distribuere" information til enkeltpersoner eller grupper er afgørende for succes for enhver samarbejdsprojekt eller proces. 4Projects giver brugerne mulighed for, at vælge mellem flere enkle løsninger, der sikrer, at den rette information når frem til de rigtige mennesker på det rigtige tidspunkt. Der er to muligheder for at distribuere filer til modtagere: Notifikationer Udsendelser Notifikationer Notifikationer giver dig mulighed for at udsende én notifikation til en liste af brugere med vedhæftede filer fra andre områder af Projektwebben. Notifikationer er tænkt som en e- mail med den fordel at den er registreret I 4Projects og tillader dig at vedhæfte filer fra Projektwebben uden først at skulle downloade dem. Notifikationer fungerer som en klassisk fordelingsliste med tildelt adgang til udvalgte dele af projektmaterialet. Uformel løsning hvor den enkelte bruger henter egne dokumenter ift. behov. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 68

69 Opret Notifikationer: 1. I Navigationstræet find og udvid området Distributioner ved at klikke på det lille +- ikon. 2. Klik på Notifikationer. 3. Hold muse-pilen over Ny. 4. Indtast et emne for Notifikationen. 5. Indtast en Status for Notifikationen. 6. Udfyld en Meddelelsestekst i feltet. 7. Udvælg nu Modtagerene af Notifikationen. 8. Du har nu mulighed for at tilrette de enkelte Notifikationers Meddelelsestekst ved at trykke på Tilpasset Meddelelser. I den nye dialogboks kan der tilføjes ekstra meddelelser til de forskellige modtagere. a. Der kan tilføjes så mange ekstra meddelelser som du ønsker. Tryk på plus og minus knapper for at tilføje eller fjerne meddelelserne. b. For at tilføje modtagere til hver meddelelse, marker modtagernes navn og tryk på op og ned ikonerne for at flytte modtagerne mellem meddelelserne. c. Når du er færdig klik på Ok og du vender tilbage til Notifikationens dialogboksen. 9. Vælg en Status til de forskellige Modtagere. 10. Tilføj de vedhæftede filer der skal sendes med i Notifikationen ved at trykke på Tilføj/fjern vedhæftede Filer. De ønskede filer findes ved en søgning i systemet og filerne vedhæftes ved at trykke på +-ikonet. Når filerne er valgt tryk på Ok. 11. Når du er tilfreds med dine indtastninger og har vedhæftet de relevante dokumenter tryk på Ok for at sende Notifikationen. Notifikationerne kan ses men ikke gensendes ved at trykke på de enkelte elementer i Notifikationsmappen. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 69

70 Slet Notifikationer: Har du de nødvendige tilladelser kan du slette Notifikationer fra Projektwebben. 1. I Navigationstræet find og udvid området Distributioner ved at klikke på det lille +- ikon. 2. Klik på Notifikationer. 3. Højre klik på muse-ikonet til venstre for den Notifikation du ønsker at slette. 4. Klik på Slet Udsendelser En udsendelse gør det muligt at distribuere udvalgte filer til forskellige modtagere. I modsætningen til Notifikationer kan Udsendelser ændres, revideres og slettes. En Udsendelse fungerer som en formel udsendelse, der kan opdateres og genudsendes ved nye og reviderede dokumenter. Præcis og direkte udsendelser, der afspejler normal papir distribution. Opret Udsendelse: 1. I Navigationstræet find og udvid området Distributioner ved at klikke på det lille plus-ikon. 2. Klik på Udsendelser. 3. Hold muse-pilen over Ny. 4. Indtast et emne for Udsendelsen, Beskrivelse, Version og Ejer af samme. 5. Indtast en Status for Udsendelsen. 6. Vælg om du vil: 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 70

71 a. Interne -modtagere: (Dette sender en til de modtagere der udvælges). b. Tilsidesæt modtagerens Bloker indstilling: c. Inkluder elementer med private indstilling?: d. Inkluder uregistrerede elementer?: 7. Udfyld en Meddelelsestekst i feltet. 8. Vælg om en oprettet tidsplan skal aktiveres. 9. Tryk på Næste. 10. Herefter fremkommer et resume at Udsendelsen, og der er mulighed for at tilføje både filer og Modtagere. Skal det allerede indtastede redigeres tryk på Rediger ved siden af den røde pen. 11. Udvælg nu Modtagerne af Udsendelsen ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. 12. Tilføj de vedhæftede hele mapper/biblioteker eller filer der skal sendes med i Udsendelsen ved at trykke på hhv. Tilføj/fjern emballage eller Tilføj/fjerne vedhæftede Filer. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 71

72 13. For Mapper/biblioteker sættes V-tegn ved de mapper der ønskes udsendt. For dokumenter: Findes de ønskede filer fines ved en søgning i systemet. Tryk på det blå plus-ikon udfor Søg i: 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 72

73 14. Udvælg de mapper og t Bibliotek, der skal søges i ved at sætte V-tegn udfor de Dokumentmapper og Biblioteker. Indtast evt. navn og andre metadata søgningen foretages når du trykker på Søg-knappen. 15. Filerne vedhæftes ved at trykke på +-ikonet til venstre for filnavnet. Skal alle filer med sættes V-tegn i boksen i værktøjslinjen over plus/minus-ikonet. Fortsæt din søgning indtil du har fundet og vedhæftet alle de filer der skal med i Udsendelsen. Når filerne er valgt tryk på Ok. 16. I oversigten vises nu modtagere og vedhæftede filer. 17. Markér herefter de filer den enkelte modtager skal have ved at sætte V-tegn ved filerne i modtagerens kolonne. 18. Klik herefter Udsendt. Se en Udsendelse: 1. Følg linket fra en ELLER 1. I Navigationstræet find og udvid området Distributioner ved at klikke på det lille plus-ikon. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 73

74 2. Klik på Udsendelser. 3. I hovedvinduet markeres den Udsendelse der skal ses ved at klikke til venstre for det lille muse-ikon. 4. Højre-klik på det lille muse-ikon og vælg Egenskaber. 5. Nu kan du få vist: a. Stilet til Mig Viser alle de elementer der er stilet til dig. Inkluderer Navn, Beskrivelse og revisions kolonne. b. Egenskaber Viser alle de elementer der er vedhæftet denne Udsendelse og hvilke elementer der er tildelt hvilke modtagere. c. Historie Viser aktivitetslog for Udsendelsen d. Forskelle Viser de elementer der er tilføjet og fjernet siden sidste revision. e. Modtager oversigt Viser alle modtagere der er blevet gjort opmærksom på Udsendelsen og modtagerens handlinger (Læst, ulæst etc.) Ret en Udsendelse: 1. I Navigationstræet find og udvid området Distributioner ved at klikke på det lille plus-ikon. 2. Klik på Udsendelser. 3. I hovedvinduet markeres den Udsendelse der ønskes ændret ved at klikke til venstre for det lille muse-ikon. 4. Højre-klik på det lille muse-ikon og vælg Rediger. 5. Følg herefter vejledningen ovenfor fra punkt 8. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 74

75 Revidér en Udsendelse: 1. I Navigationstræet find og udvid området Distributioner ved at klikke på det lille plus-ikon. 2. Klik på Udsendelser. 3. I hovedvinduet markeres den Udsendelse, der ønskes ændret ved at klikke til venstre for det lille muse-ikon. 4. Højre-klik på det lille muse-ikon og vælg Revidér. 5. I højre i vinduet tryk på Tjek for opdateringer. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 75

76 6. I det nye vindue vises alle reviderede/opdaterede filer der er inkluderet i Udsendelsen. Vælg de filer der skal opdateres ved at sætte V-tegn udfor det. 7. Afslut med Ok. 8. Afslut opdateringen ved at trykke på Ok. Slet en Udsendelse: Har du de nødvendige tilladelser kan du slette en Udsendelse. 1. I Navigationstræet find og udvid området Distributioner ved at klikke på det lille plus-ikon. 2. Klik på Udsendelser. 3. I hovedvinduet markeres den Udsendelse, der ønskes slettet ved at klikke til venstre for det lille muse-ikon. 4. Højre-klik på det lille muse-ikon og vælg Slet. 5. Du skal nu verificere ved at trykke på Ja, at du ønsker at slette Udsendelsen. NB: Hele Udsendelsen slettes ikke kun den sidste revision. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 76

77 7.12. Udskriv Du har flere muligheder for at udskrive i 4Projects der dog kan samles under to overskrifter. Standard 4Printing Standard Standard udskrivningen kan foretages direkte fra dokumentmappen ved at markere dokumentet og trykke på Udskriv valgte Dokumenter ikonet. Dokumenter kan på lige fod med almindelig visning fra s også udskrives direkte ved åbning. Bare klik på det ønskede dokument, klik Åbn, hvilket åbner det i det relevante program og navigér til Udskriv i det respektive program Printing 4Printing klienten tillader brugeren at printe flere dokumenter samlet både via Søgesiden, Distributioner i Navigationssiden af udsendelser og notifikationer samt brugerens Udklipsholder. Kan du ikke bruge 4Printing kan det være fordi din computer ikke har installeret Microsoft.net Framework med SP1 eller at Internet Explorer er sat op så det ikke tillader download. Anvender din arbejdsplads en Proxyserver skal dens indstillinger indtastes i 4Printing applikationen inden du printer. I alle tilfælde anbefaler vi at du henvender dig til din IT-ansvarlig. Samlet udskrift via Søgesiden. 1. Markér på vanlig vis de dokumenter du ønsker at printe ved at markere dem og evt. bruge Shit og/eller Ctrl knappen. 2. Klik på Udskriv valgte Dokumenter ikonet i værktøjslinjen. Denne starter en verificeringsproces og dertil hørende dialogboks. 3. Når verificeringen er afsluttet og dokumenterne er overført til print, vises en 4Printing dialogboks, der lister de elementer, der er sendt til print. 4. Ønsker du blot at bruge din printers standardindstillinger trykkes på Print-knappen. Har du brug for andre indstillinger, ønsker du at ændre dine standardindstillinger eller vil tilføje forskellige indstillinger til enkelte dokumenter i samlingen (gøres under Click to Set tryk på Printer indstillinger). 5. Når du er tilfreds, Tryk på Print. 6. I 4Printing dialogboksen kan du nu følge med i download og printprocessen. 7. Når processen er færdig, tryk på Luk. Samlet udskrift fra en Udsendelse: 1. Åben Udsendelsen for at se udsendelsens detaljer om modtagere, vedhæftede dokumenter etc. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 77

78 2. Sæt V-tegn ved de filer du ønsker at udskrive, 3. Send dem til Udklipsholder ved at trykke på Ikonet Føj til udklipsholder. 4. Følg proceduren under Samlet udskrift fra Udklipsholderen. Samlet udskrift fra Notifikationer: 1. Åben Notifikationen for at se notifikationens detaljer om modtagere, vedhæftede dokumenter etc. 2. Tryk på Udskriv vedhæftede filer (dokumenter) nederst på siden under Indhold. Denne starter en verificeringsproces og dertilhørende dialogboks. 3. Når verificeringen er afsluttet og dokumenterne er overført til print, vises en 4Printing dialogboks, der lister de elementer, der er sendt til print. 4. Herefter er proceduren den samme som for udskrift via søgesiden se pkt. 3-6 ovenfor. Samlet udskrift fra Udklipsholderen: 1. I Navigationstræet klikkes på den Dokumentmappe som du ønsker at printe fra. 2. Når indholdet og søgefunktionen vises i hovedsiden markeres de filer du ønsker at printe ved enten at holde Shift knappen nede, hvis filerne ligger lige efter hinanden, eller holde Ctrl knappen inde, hvis filerne ikke ligger lige efter hinanden. 3. Tryk på ikonet Handlinger. 4. Vælg Send til Udklipsholder. 5. Disse bliver nu synlige i Udklipsholder til højre i skærmen. 6. Vælg evt. hvilken type filer udklipsholderen skal vise. 7. Under Print muligheder kan du nu vælge Udskriv alle Filer, men du kan også markere de filer du vil udskrive og trykke på udskriv alle filer. 8. Denne starter en verificeringsproces og dertilhørende dialogboks. 9. Når verificeringen er afsluttet og dokumenterne er overført til print, vises en 4Printing dialogboks, der lister de elementer, der er sendt til print. 10. Herefter er proceduren den samme som for udskrift via søgesiden se pkt. 3-6 ovenfor. Genudskriv tidligere samlede udskrift. 1. I Quick info panelet til højre i skærmen trykkes på Udskrivning menuen i bunden. 2. Tidligere udskrivninger er nu synlige. 3. Vælg den ønskede udskrift ved at klikke på den. 4. For at se detaljer klik på Se Egenskaber af udskrift. 5. For at udskrive klik på Udskriv. Følgende er en liste over alle de filtyper der understøttes af 4Printing bmp.cal.cg4.cgm.cit.cm.csf.dcx.dgn.dif.doc 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 78

79 .docx.drw.dsn.dwf.dwg.dxf.edc.edm.eps.ftk.g3.g4.gif.gp4.iges.igs.ils.imf.iso.jp2.jpeg.jpg.lwp.mi.mil.mot.mpp.mpx.msg.mvs.pcx.pdf.plt.png.pps Eksport af Metadata Eksport af Metadata er muligt i enhver visning og af ethvert indhold i 4Projects, hvad enten det er fra en mappe, efter en søgning eller indholdet af en af dine gemte rapporter efter du har kørt søgningen. Du kan vælge at eksporterer metadata til filformater:.xls - regnearksfil (åbner med Microsoft Excel).csv - kommasepareret værdi (åbner med Microsoft Excel) 1. Når den ønskede visning er som du ønsker det tryk på fanen Eksporter som Søgerapport. 2. Vælg formatet enten *.xls eller *.csv. 3. Tryk Eksporter. 4. Du bliver nu bedt om enten at Åbn, Gem eller Cancel din rapport. 5. Gemmer du den på din lokale maskine kan du altid gå tilbage og revidere rapporten. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 79

80 8. Dokumentation Projektweb løsningen opsamler Procesdokumentation via versionsstyring, metadata og logfører alle hændelser. Statiske Biblioteker etablerer strukturen for låste milepæle i form af faser, kontraktsæt m.fl., og ved aflevering af Som udført ligeledes den endelige Produktdokumentationen. 4Projects sikrer Proces- og Produktdokumentation inkl. alle dokumenter, tegninger, opgaver, s, som faser i hele versionerede dokumentationssæt - kort sagt alt juridisk data samlet et sted Procesdokumentation Projektwebben understøtter samling af udvalgte versioner i dokumentationssæt, ved at samle de dokumenter og data der er skabet i forbindelse med gennemførelsen af projektet. Statisk Bibliotek fungerer som et øjebliksbillede og er derfor ideel til at bruge som juridisk samlingspunktet ved faseskifte. Ved faseafslutning sendes et link af de versioner, der skal dokumenteres til det Statiske Bibliotek. Det samme princip kan overføres til dokumentation af beslutninger/aftaler ( s, kontrakter, mødereferater osv.), kvalitetssikring, arbejdsopgaver og andre elementer. Der kan oprettes et uendeligt antal dokumentationssæt, med uendeligt antal elementer, underbiblioteker samt tilknyttede modtagere af indholdet. Hent alt: Opstår der brug for at gå tilbage og genskabe en fase eller på anden måde hente materialet i det Statisk le Bibliotek, er det nemt med 1. Højre klik på det Statisk Bibliotek. 2. Tryk på Hent alt. Alternativ: 1. Klik på det Statisk Bibliotek. 2. Udvælg indholdet ved at markere de enkelte dokumenter evt. ved brug af Shift og/eller Ctrl tasterne. 3. Tryk på Download. Ved levering af Procesdokumentation, er det enkelt at lave udtræk af dokumentationssættets indhold som en XLS ell. CSV oversigtsliste, sende sættet til udklipsholderen, udskrive direkte via klynge udskrift Produktdokumentation Som et resultat af procesdokumentation skabes den digitale dokumentation for det opførte byggeri. Selve overdragelsen af produktdokumentationen udføres ved at: 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 80

81 hente alle dokumenter i et samlet Som udført komprimeret ZIP fil, inkl. KS dokumentation, D&V dokumentation og garantier etc. bestille digitalt medie indeholdende alle dokumenter, inkl. eksporteret metadata og logfil. overføre dokumentation til eget dokumentationssystem (ESDH ell. journaliseringssystem) via dataprotokollerne i 4Projects integrerede API Driftsdokumentation Projektweb løsningen vil efter gennemført digital aflevering af D&V dokumentation indeholde komplet digitalt drifts- og vedligeholdelses information jf. de krav som er stillet til materialet Aktivitetslog 4Projects gemmer automatisk en log over aktiviteten på de enkelte projekter. 1. Højre museklik på det Projekt der ønskes information om. 2. I menuen klik på Aktivitets Logfil. Her registreres både aktiviteten og hvem den er udført af hvornår. Dokument log I 4Projects findes desuden en Aktivitetslog for det enkelte dokument. 1. Når dokumentet er synligt i søgesiden højre klik på muse-ikonet til venstre for dokumentnavnet. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 81

82 2. Vælg Aktivitetslog. Her vises også både aktivitet og hvornår det er udført samt af hvem. I Aktivitetsloggen er også inkorporeret en versionshistorik der fremkommer ved at udvide de enkelte aktiviteter ved at klikke på de små +-ikoner til venstre. Brugerprofil Journal Der laves automatisk en brugerjournal for hver bruger med de handlinger denne har foretaget sig i Projektwebben. 1. Udvid i Navigationstræet det Projektweb, Portefølje, Projekt eller mappe niveau, der kontrolleres ved at klikke på det lille +-ikon. 2. Udvid derefter området Administration ved at klikke på det lille +-ikon. 3. Klik på Brugere. 4. I søgesiden vises alle Brugere. Højre klik på muse-ikonet udfor den bruger der ønskes journal over. 5. Vælg Bruger Journal i menuen. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 82

83 Brugerlog Arkivering 4Projects fjerner den udfordring det er, at skulle opretholde adgang til vigtige oplysninger ved afslutningen af et projekt, efter en proces eller et kontraktmæssigt krav. 4Projects brugerne kan som enkelt personer og/eller virksomhed, vælge vores online skrivebeskyttet løsning, og/eller bestille offline backup medie. I begge tilfælde er brugerfladen intakt med søg, filtre efter metadata, struktur og hent funktionalitet. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 83

84 9. Administration Projektweb løsningens sikkerhedsmodel, tillader en høj grad af selvhjælp i det enkelte projekt. Det betyder at administrationsbyrden er reduceret til et minimum og hvorfor også dette afsnit primært omhandler den administrative forståelse. Forståelse om principperne der skaber Projektets organisation, giver et administrativt overblik og forankring af grundlaget for nye projekter. 9.1 Administratorer Rollen administrator afspejler et ansvar og i 4Projects dermed et ansvar der griber om enten den fulde, eller en afgrænset del af Projektwebben. Sikkerhedsmodellen er oprettet som standard med min. tre profiler, der kan anvendes til allokering af en eller flere administratorer Projektweb Administrator Er du ejer af Projektwebben, allokeres du til rollen som Power administrator og er typisk den udpegede firmaadministrator for driften af rammeaftalen. Du arbejder typisk med et tilsynsansvar for hele Projektwebbens udnyttelse, sikrer kravet om brug af Projektweb og overholdelse på den enkelte byggesag, samt administrationen af den overordnede metode for brug og rationel drift inkl. skabeloner Projektadministrator Projektadministratoren har som navnet også lægger op til ansvaret for administrationen af projektet, dvs. ansvaret for at overvåge projektets opbygning, indhold, opretholdelse af projektets politikker samt inviterer brugere og opretter sikkerhedsgrupper og tilladelser. Byggesagens projekt(erings)leder tildeles typisk ansvaret for at bygherrekrav om Projektweb overholdes, derfor også Projektadministrator rollen. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 84

85 9.1.3 Projektkoordinator Projektkoordinatoren minder om en redaktør i det personen umiddelbart kun har tilladelse til at tilføje og revidere indholdet, men ikke slette. Rollen har typisk ansvar for byggesagens digitale kommunikation herunder brug af Projektweb, projektets overordnede CAD-struktur og tegningshåndtering mv. Det kan også være samme part, som har ansvar for aflevering af byggesagens D&V dokumentation. 9.2 Brugerhåndtering Alle personer inviteres til at deltage i en Projektweb, Portefølje, eller et specifikt Projekt. Invitation kan foretages på alle niveauer, det gør det nemt at håndterer de mange forskellige ansvarsgrænser og samtidig undgå besværlig administration. F.eks. vil alle brugerprofiler i en stordriftsløsning kunne inviteres på øverste niveau, Rådgiveren i en rammeaftale på Portefølje niveau, Totalentreprenøren på et Projekt og endeligt en Leverandør på Biblioteksniveau. Alle kan i princippet inviterer Brugere, men det er Administratoren der opsætter sikkerhedsmodellen for hvem og hvilke dele af Projektwebben, brugere kan inviterer andre personer til. Typisk vil en bruger kunne inviterer egne kollegaer fra egen virksomhed samt tildele rettigheder magen til ens egne tilladelser Register Projektweb løsning har et samlet Register der gør, at du gives et fuldt overblik og/kan søge efter specifikke Brugere, Virksomheder eller Brugergrupper m.fl. Registret er tilgængeligt på Projektweb, Portefølje og/eller Projektniveau, og du vælger omfanget af oversigten, ved at vælge niveauet. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 85

86 Du finder Register ved Højre klik på f.eks. et Projekt, flyt muse-pilen over Register / Brugere og Vælg. Vælg evt. antal poster pr. side, nederst i vinduet til højre hvis antallet overstiger standard antal Brugere Log ind til Projektweb løsningen understøtter Single Log ind med egen personlig Brugerprofil, og understøtter valg af dansksproget brugerflade, tidszone, daglig rapport pr. mail samt flere andre indstillinger på din personlige Brugerprofil. Du kan oprette flere Brugerprofiler der alle anvender samme Log ind. Profilerne kan bruges når du har flere roller som f.eks. Administrator og samtidig ønsker og anvende Projektwebben som almindelig bruger. Du vil også kunne gennemføre digitale udbud som Udbudsadministrator, eller som Tilbudsadministrator på samme tid. Password Politik Understøtter Lav, Middel eller Høj password niveauer, til konfiguration på Projektweb niveau. LAV MEDIUM HØJ n/a [A-Z] [a-z] [A-Z] [a-z] [0-9] n/a n/a Ubegrænset Password Nulstil efter 30 dage Nulstil Password efter 90 dage Ubegrænset Password Nulstil efter 30 dage Nulstil Password efter 30 dage 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 86

87 Kan ikke bruge sidste 5 Kan ikke bruge sidste 10 Kan ikke bruge sidste 10 n/a Nej Nej n/a Nej Nej n/a Nej Nej Ja Ja Nej Virksomheder Brugerprofiler oprettes under en Virksomhed i 4Projects, som samler alle brugere der er inviteret til Projektwebben under samme tilhørsforhold. Virksomhedsprofilen indeholder oplysninger såsom hovedtelefonnumre, adresseoplysninger og hjemmeside-adresse, ligesom virksomhedens oprettede afdelinger/kontorer. Kontor Det er obligatorisk at Virksomheder oprettes med min. et hovedkontor og gerne med flere afdelinger, sådan brugere kan grupperes efter deres faktiske tilhørsforhold, fysiske placering og adresse Brugergrupper Brugergrupper giver mulighed for at samle en række brugere, så du f.eks. kan sende meddelelser til alle gruppemedlemmer ved blot, at vælge gruppen frem for hver enkelt bruger. Brugergrupper kan på lige fod med Brugere og Virksomheder, bruges som en nem metode til at konfigurer f.eks. notifikation, distribution via fordeling, overvågning af mapper og tilladelse for adgang til eks. et versionssæt for en fase. Byggesagens brugergrupper Brugergrupper kan med fordel også anvendes til at samlet kommunikation med byggesagens Brugere og det tidlige samarbejde hvor krav, behov m.m. udvikles til et program. 4Projects Brugergrupper anvendes til, at samle ofte store antal personer, der alle efter et fast mønster skal have adgang til og notifikation om udvalgte dokumenter, referater, forslag etc., og sammen med tidligere faser såsom konkurrenceprogram og afleverede forslag er mulighederne mange. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 87

88 9.2.5 Sikkerhedsgrupper Brugere tildeles medlemskab af Sikkerhedsgrupper, typisk i forbindelse med invitation til et Projekt. Det gør det nemt, at administrerer tilladelser i én arbejdsgang. Flere Projektwebs kan først tildele rettigheder, efter brugerens accept af invitationen og brugerens oprettelse. Det er ikke nødvendigt med 4Projects. Som Power administrator, kan du oprette, ændre, slette alle sikkerhedsgrupper på alle niveauer inkl. tilladelser, oprette roller som skabeloner og administrere default roller mm. Projektadministrator har samme mulighed i de områder, hvor han har administrator tilladelse på. Administrators tilladelser defineres oftest på Projektniveau, og af Power administrator for hele Projektwebben. Se også afsnit 9.6 Sikkerhed 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 88

89 9.3 Skabeloner 4Projects gør dig i stand til at lave statiske skabeloner af et Projektweb, Portefølje eller Projekt, hvilket gør kopiering af specifikke områder indenfor Projektwebben meget nemt. Skabeloner er et øjebliksbillede af hvordan et Projektweb, Portefølje eller Projekt er konfigureret da det blev oprettet. Skabeloner opdateres ikke automatisk når ændringer foretages efter at skabelonen er lavet. Når du opretter og implementerer din skabelon, er der flere muligheder for at tilpasse, hvad der gemmes og anvendes i din skabelon. Opret en Skabelon: 1. Højre klik på enten Projektweb, Portefølje eller Projekt niveau I Navigationstræet. 2. I menuen hold muse-pilen over Skabeloner og klik på Ny. 3. Dette starter en ny dialogboks Opret ny Skabelon, hvor du kan give din Skabelon et navn og en beskrivelse. Du vælger desuden hvilke områder din Skabelon skal inkludere ved at sætte et V-tegn ved dem. Se en beskrivelse af Elementer der skal Inkluderes herunder. Elementer der Inkluderes: Når der sættes V-tegn ved de forskellige dele bliver de selv Skabeloner og dermed en del af denne Skabelon. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 89

90 Sikkerhedsgrupper: Denne mulighed vil kopiere alle Sikkerhedsgrupper ind I Skabelonen. Når Skabelonen er implementeret vil Sikkerhedsgrupperne blive genskabt og inkludere Oprettet fra Skabelon i deres navn. Nøgleord: Denne mulighed vil kopiere alle Nøgleord fra området og gøre dem tilgængelig i Skabelonen. Brugerdefineret Felt: Dette vil kopiere alle de Brugerdefinerede Felter og inkludere dem i Skabelonen. Statisk Bibliotek: Dette vil kopiere alle de Statisk Biblioteker i området og disse inkluderes i Skabelonen. Status: V-tegn ved Status kopierer alle de statusser der findes i området. Projekter: Denne mulighed kopierer alle Projekterne og gør dem til en del af Skabelonen. NB: Alle Underprojekter bliver kun kopieret, hvis denne mulighed længere nede også vælges. Dynamisk Bibliotek: Dette vil kopiere alle de Dynamisk Biblioteker i området og disse inkluderes i Skabelonen. Brugergrupper: Et V-tegn ved denne betyder at alle Brugergrupperne i området bliver en del af skabelonen. Arbejdsprocesser: Dette sikrer at alle Work flows i området kopieres og gøres til en del af Skabelonen. NB: Medlemmerne i Work flowet skal tildeles adgang til det område hvor Skabelonen implementeres. Opgave Bibliotek: Dette vil kopiere alle Opgave Bibliotekerne i området og disse inkluderes i Skabelonen. NB: Det kopierer ikke opgaverne i Opgave Biblioteket. Diskussion Bibliotek: Dette vil kopiere alle Diskussion Bibliotekerne i området og disse inkluderes i Skabelonen. NB: Det kopierer ikke Diskussionerne i Diskussion Biblioteket. Skabeloner: Hermed sikres at alle Skabeloner følger med i den nye Skabelon. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 90

91 Underprojekter: Denne mulighed kopierer alle Underprojekterne og gør dem til en del af Skabelonen. NB: Denne mulighed bruges kun i forbindelse med Projekt muligheden. Dokumentmapper: Dette inkluderer alle de Dokumentmapper, der findes i området, i Skabelonen. Sikkerhedsgruppe medlemmer: Dette kopierer alle medlemmerne i Sikkerhedsgrupperne og tilføjer dem til Skabelonen. NB: Denne mulighed bruges sjældent, da medlemmerne som regel varierer fra projekt til projekt. Skabelon placering: Tillader dig at specificere, hvor Skabelonen skal laves om det er enten på Projektweb, Portefølje eller Projekt niveau. 4. Når alle dele er udfyldt Trykkes på Afslut knappen og Skabelonen er gemt. Værd opmærksom på at det kan tage flere minutter alt efter størrelse og de elementer der skal inkluderes i Skabelonen. 9.4 Struktur Projektweb Projektweb er en gruppe af Porteføljer og Projekter, der ejes/administreres af én Virksomhed. Oftest samler Projektweb ejeren alle relationer i én Projektweb, dog er det muligt i en stordriftsløsning at opdele større porteføljer med egne Projektwebs, f.eks. nationale og internationale projekter adskilles med deres individuelle websteder. Nye Projektweb niveauer bestilles hos Support. Branding: Med Power Administrator rettigheder, har du mulighed for at brande dit Projektweb ved at tilføje et logo. Dette vil erstatte 4Projects logo øverst i venstre hjørne. Tilføj et Logo: 1. Højre klik på navnet af det Projektweb i Navigationstræet, hvor logoet skal tilføjes. 2. Hold muse-pilen over Konfigurer og klik på Dette Bibliotek. 3. I den nye dialogboks får du mulighed for at konfigurere Projektwebben. 4. Under Upload et Logo trykkes på Browse og du kan nu uploade dit eget firma logo til erstatning for 4Projets. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 91

92 5. Når du er færdig trykkes på Anvend. notifikationer: Når Logoet er ændret, vil det desuden træde i stedet for 4Projects logo i de notifikationer, der sendes ud Portefølje Din Projektweb kan indeholde mange Porteføljer, der også kan opfattes som Biblioteker der anvendes til, at gruppere byggesager som Projekter. Porteføljer anvendes oftest til at opdele/kategoriserer dine Projekter, opdelt på sagsnummer, bygningsnummer, årstal, ny-/ombyg og renovering etc. Du kan oprette Dokumentmapper direkte på Portefølje niveau, der gør det muligt at udveksle tværgående dokumenter, eller gøre din virksomheds- eller projekters paradigme tilgængeligt på tværs af projekter og parter. F.eks. kan en Portefølje administreres af en Rådgiver i en rammeaftale, placerer fælles IKT beskrivelser og skabelon dokumenter et samlet sted. Opret ny Portefølje: 1. Højre klik på navnet af det Projektweb i Navigationstræet, hvor den nye Portefølje skal høre under. 2. Hold muse-pilen over Ny og klik på Portefølje. 3. I den nye dialogboks får du mulighed for at konfigurere din nye Portefølje. Grundlæggende Egenskaber: Inkluderer de mest basale detaljer som Navn og Beskrivelse, hvoraf kun navnet er obligatorisk. Du kan også konfigurere din Portefølje til at åbne en ekstern internetadresse, eksempelvis firmaets intranet, i stedet for standard Inboksen ved at indtaste en Ekstern URL. Sikkerhedsindstillinger: Inkluderer de nedenstående 3 muligheder hvoraf 2 allerede er valgt. Opret Standard Sikkerhedsgrupper (Administrator, Projektadministrator og Redaktør). Udveksle med alle Grupper i Projektwebben (Tilvalgt). Tillad Brugerprofiler at Udveksle (Tilvalgt). Bibliotek Indstillinger: Er automatisk Nedarvet fra det Projektweb, hvor Porteføljen hører under. Nedarvningen kan brydes og indstillingerne tilpasses din Portefølje. Obligatoriske Felter: Kan tilføjes din Portefølje, hvor brugeren er i stand til gøre følgende 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 92

93 felter Obligatoriske. Disse indstillinger er også Nedarvet fra Projektwebben. Opgave Beskrivelse Dokument Beskrivelse Diskussion Beskrivelse Projekt Hver Portefølje kan indeholde mange Projekter. Projekt repræsenterer det websted hvor en byggesags organisation samarbejder med udveksling af sagens digitale data og information, samt opsamler dokumentation om alle sagens faser, aftaler og data for den fremadrettede drift. Projekter kan oprettes mere eller mindre overskuelige, og har alle deres individuelle formål. Vi samarbejder med foreningen bips om levering af projektstrukturer der opfylder branchens anvisninger, du får dermed muligheden for kvit og frit at anvende vores projektskabelon indeholdende mapper, biblioteker, metadata, rettigheder og meget mere. Ønsker du dit eget projekt med den struktur du er kendt med, er der selvfølgelig ingen hindring i det. 4Projects er fleksibel i en næsten uhørt grad, som gør vi næsten med garanti kan opfylde dine ønsker. Se også afsnit 9.3 Skabeloner Opret nyt Projekt: 1. Højre klik på navnet af det Portefølje i Navigationstræet, hvor det nye Projekt skal høre under. 2. Hold muse-pilen over Ny og klik på Projekt. 3. I den nye dialogboks får du mulighed for at konfigurere dit nye Projekt. Grundlæggende Egenskaber: Inkluderer de mest basale detaljer som Navn og Beskrivelse, hvoraf kun navnet er obligatorisk. Du kan også konfigurere dit Projekt til at åbne en ekstern internetadresse, eksempelvis firmaets intranet, i stedet for standard Inboksen ved at indtaste en Ekstern URL. Sikkerhedsindstillinger: Inkluderer de nedenstående 3 muligheder hvoraf 2 allerede er valgt. Opret Standard Sikkerhedsgrupper (Administrator, Projektadministrator og Redaktør). Udveksle med alle Grupper i Projektwebben (Tilvalgt). Tillad Brugerprofiler at Udveksle (Tilvalgt). Bibliotek Indstillinger: Er automatisk Nedarvet fra den Portefølje, hvor den hører under. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 93

94 Nedarv kan brydes og indstillingerne tilpasses dit Projekt. Obligatoriske Felter: Kan tilføjes dit Projekt, hvor brugeren er i stand til gøre følgende felter Obligatoriske. Disse indstillinger er også Nedarvet fra Porteføljen. Opgave Beskrivelse Dokument Beskrivelse Diskussion Beskrivelse Arkivering 4Projects fjerner den udfordring det er, at skulle opretholde adgang til vigtige oplysninger ved afslutningen af et projekt, efter en proces eller et kontraktmæssigt krav. 4Projects brugerne kan som enkelt personer og/eller virksomhed, vælge vores online skrivebeskyttet løsning, og/eller bestille offline backup medie, i begge tilfælde er brugerfladen intakt med søg, filtre efter metadata, struktur og hent funktionalitet. 9.5 Metadata Metadata anvendes som frie elementer der beskriver en egenskab ved et dokument, en fil(er) eller andet element indeholdt i Projektweb løsningen. Metadata er indekseret i Projektweb løsningens database-system, og er versionsstyret med emneord der beskriver egenskab, stade og indhold. Metadata anvendes i 4Projects til, at udfører avancerede søgninger der samler data i ønskede søgerapporter, oversigter, og/eller i biblioteker. Mulighederne er mange, men den fælles forudsætning er, at metadata er tilknyttet det enkelte dokuments version, og på den måde anvendes som et søgekriterium på seneste version og/eller tidligere versioner Metadata felter Metadata er opbygget kontrolleret af selvstændige felter, defineret enten som frie tekstbokse, eller som prædefinerede værdilister (rullevindue/trykknap). Emneord samles alle i definerede informationsgrupper kaldet metadatasæt. Metadatasæt kan valgfrit aktiveres på alle eller på dele af projektwebbens informationsstruktur. Dette gør det er muligt, at allokerer temaspecifikke metadata (f.eks. tegninger) på udvalgte dele af projektets dokumenter. Opret Metadata felt: 1. Oprette ny Metadata felt med Højre klik på den ønskede Projektweb, Projektweb eller Projekt, og vælg Konfigurer, Metadata felt og vælg derefter Ny. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 94

95 2. Du præsenteret nu for Metadata felt guiden, som vil tage dig trin for trin gennem oprettelsen af dit nye felt. Den første side vil bede dig om at indtaste et navn og en beskrivelse til dit felt. Feltet Navn er obligatorisk hvorimod feltet Beskrivelse er ikke, men har en grænse på 100 karakterer Metadatasæt Metadatasæt bruges til at registrere metadata emneord i overskuelige grupper. Projektskabelonen indeholder nedenstående metadata felter som opfyldelse af bips anvisningen A104, og opfyldelse af kravet om obligatorisk udfyldt metadata. Alle metadata felter og sæt kan oprettes, ændres og slettes individuelt af højeste Power Administrator samt af øvrige Projektadministratorer på det niveau den enkeltes rettighed er gældende (Projektadministrator). Opret Metadata sæt: Efter at have oprettet dit Metadata felt, skal du tildele den til en bestemt datatype. 1. For at gøre dette, skal du højre klikke på Projektweb, Portefølje eller Projekt, eller der du oprettede din Metadata felt, skal du vælge Konfigurer, Metadata Felt, og derefter Ny gruppe. 2. Dette vil åbne guiden, som vil tage dig gennem processen trin for trin for at anvende dine metadata felter i et Metadata Sæt. Først skal du navngive din nye gruppe, herefter vælge de felter du ønsker at samle i et sæt, vælge, hvilke datatyper du ønsker det sættet skal være gældende for og hvilke dele af din struktur sættet skal aktiveres med. 3. Følg resten af guiden og vælg OK. Ved oprettelse af nye projekter, følger alle Metadata felter og sæt med fra Projektskabelonen, inkl. alle præudfyldte metadata og indstillinger for obligatoriske felter mm. 9.6 Sikkerhed Projektweb løsningen, giver brugerne en "solid" sikkerhedsmodel og den fleksibilitet, der er nødvendig i den daglige brug. Rettigheder er iht. og en del af vores standard Projektskabelon og kopieres automatisk med ved oprettelse af nye projekter. Vi baserer rettigheder på Brugere samlet i Sikkerhedsgrupper efter Rolle, og/eller efter Brugergrupper med Tilladelser i forhold til løsningens opbygning. Sikkerhedsmodellen gør det nemt for dig som administrator, at skabe en 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 95

96 samarbejdsstruktur, der passer til dine krav og med forvisning om, at Brugere kun kan se eller gøre, hvad projektet vil have dem til - administratoren har fuld kontrol! Sikkerhedsgrupper Sikkerhedsgrupper er et sæt regler, der styrer arbejdsmiljøet for alle tilknyttede Brugerprofiler. Sikkerhedsgrupper gør det nemt med central styring, at konfigurere alle brugerrettigheder nedarvet gennem Projektwebben. Med andre ord, sikkerhedsgrupper styrer hvad brugerne indholdsmæssigt har adgang til, og hvad de kan og ikke kan anvende af funktionalitet. 4Projects sikkerhedsmodel er fleksibel og enkel: Roller Roller er standard systemgrupper, der kan anvendes ved oprettelse af nye Sikkerhedsgrupper. Sikkerhedsgrupper tildeles tilladelser og brugere gøres medlem. Tilladelser er adgang til strukturen og funktionaliteten Tilføj/Frataget tildeles Sikkerhedsgruppen. Brugere tildeles medlemskab af minimum én Sikkerhedsgruppe, flere medlemskaber adderer tilladelser. Roller i 4Projects er systemstandarden kaldet Skabelongrupper, der ved oprettelse af nye Projekter, kan til-/fravælges. De kan anvendes som de er, men også senere anvendes som grundlag for oprettelse af nye Sikkerhedsgrupper, der ofte justeres for bedre at afspejle projektets organisation. System rolle: Power Administrator Standard roller: Projektadministrator Redaktør Læse/Skrive Læse Standard sikkerhedsgrupper kan ændres forudsat, at du har de korrekte tilladelser over sikkerhedsgrupperne (Power administrator). Som Power administrator, kan du oprette, ændre, slette alle roller på alle niveauer inkl. tilladelser, oprette roller som skabeloner og administrere default roller mm. Projektadministrator har samme mulighed i de områder, hvor han har administrator tilladelse på. Administrators tilladelser defineres oftest på Projektniveau, og af Power administrator for hele Projektwebben. Du kan oprette nye Sikkerhedsgrupper og definere ønskede tilladelser under oprettelsen. Dette gælder også under invitation af nye Brugere. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 96

97 Opret Sikkerhedsgruppe: 4. Naviger til det niveau hvor du ønsker, at oprette Sikkerhedsgruppen. NB: Hvis du opretter Sikkerhedsgruppen på eks. Projektweb niveau vil det filtrere sig ned gennem systemet og gøre sig gældende på Portefølje, Projekt og Dokumentmappe niveau, hvor denne Sikkerhedsgruppe måske ikke skal have adgang. Oprettes Sikkerhedsgruppen på Projekt niveau er det kun dette projekt (og evt. Underprojekter at den og medlemmerne får adgang til). 5. Højre klik på navnet af denne. 6. Vælg Konfigurer > Sikkerhedsgruppe og klik på Ny. 7. Tildel den nye Sikkerhedsgruppe et Navn. 8. Vælg om denne Sikkerhedsgruppe skal kunne samarbejde med andre Sikkerhedsgrupper på samme niveau. 9. Vælg standard rollen, som den nye Sikkerhedsgruppe skal baseres på, tilføj/fjern tilladelser alt afhængigt af hvilken rolle du vælger. 10. Tilføj herefter medlemmer ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. Her er der også mulighed for, at vælge Brugere, Virksomheder eller Brugergrupper, der skal tildeles medlemskab. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. Når sikkerhedsgruppen er oprettet kan der altid tilføjes tilladelser. Tilføj/fjern tilladelser: 1. Find i Navigationstræet frem til Administrationsområdet under det niveau, hvor Sikkerhedsgruppen blev oprettet. 2. Klik på det lille +-ikon ud for Administration. 3. Vælg Tilladelser. 4. I dialogboksen vises de Sikkerhedsgrupper der er aktuelle på niveauet. Vælg den Sikkerhedsgruppe, hvor tilladelserne skal ændres. 5. Fjern eller sæt V-tegn ved de områder hvor Sikkerhedsgruppens tilladelser skal ændres. Tillad tillader adgang. Nægte nægter adgang. NB: Ved at sætte V-tegn I Nægte kan du uhensigtsmæssigt fjerne Sikkerhedsgruppens adgang til områder det er nogen gang nok bare at fjerne V-tegnet fra Tillad. 6. For at færdiggøre tryk på Ok. Omdøb Sikkerhedsgruppe: Har du de fornødne tilladelser og/eller selv oprettet Sikkerhedsgruppen, kan du nemt ændre navnet. 1. Under enten det Projektweb, Portefølje eller Projekt niveau, hvor 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 97

98 Sikkerhedsgruppen er oprettet, navigeres i Navigationstræet frem til området kaldet Administration. 2. Udvis Administrationsmenuen ved at trykke på det lille +-ikon. 3. Højre klik på Sikkerhedsgrupper. 4. Vælg Rediger. 5. I dialogboksen ses Sikkerhedsgruppens navn og de fornødne ændringer foretages ved blot at klikke i feltet og indtaste. 6. Når du er tilfreds klik Afslut. Tilføj medlemmer til Sikkerhedsgruppe: Det er muligt at et medlem af en Sikkerhedsgruppe enten skal have opgraderet eller fjernet nogle tilladelser dvs. skifte Sikkerhedsgruppe. Dette kan gøres ved enten at lave en ny Invitation som Brugeren skal acceptere eller hvis Brugeren skal opgraderes kan han/hun tilføjes den nye Sikkerhedsgruppe manuelt. Tilføj Sikkerhedsgruppes tilladelser til højere niveau: 1. Udvid først det Projektweb, Portefølje eller Projekt i Navigationstræet hvor Sikkerhedsgruppen befinder sig ved at klikke på det lille +-ikon. 2. Udvid Administrationsområdet. 3. Tryk på Sikkerhedsgrupper. 4. Markér den Sikkerhedsgruppe som Brugeren skal tilføjes. 5. Tryk på Tilføj/fjern Medlemmer eller højre klik på muse-ikonet ud for Sikkerhedsgruppen og vælg Administrer Medlemmer. 6. I den nye dialogboks tryk på Tilføj/fjern Medlemmer ved at klikke på forstørrelsesglas ikonet for almindelig søgning og på + ikonet for en udvidet søgning blandt dine kontakter. a. I den almindelig søgning sæt V-tegn ved de kontakter der ønskes som modtagere og når du er færdig luk dialog boksen på det røde kryds. b. I den udvidede søgning klikkes på det lille + udfor kontakten og luk dialogboksen på det røde kryds når du er færdig. 7. Afslut ved at trykke på Ok. 8. Brugeren er nu tilføjet, men ikke automatisk fjernet fra de andre Sikkerhedsgrupper, som han/hun er medlem af. For at fjerne se Degradér. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 98

99 Fjern Sikkerhedsgruppes tilladelser til lavere niveau: For at fjerne en Bruger fra en Sikkerhedsgruppe skal han/hun først tilføjes en anden, da alle Brugere af 4Projects til alle tider skal være tilknyttet minimum én Sikkerhedsgruppe. For at tilføje se opgradér. For helt at fjerne en Bruger fra Projektet se Slet Bruger. Kender du allerede navnet på den Sikkerhedsgruppe som Brugeren skal fjernes fra gå til pkt. For at finde ud af de Sikkerhedsgrupper som Brugeren er medlem af 1. Højre klik på Projektwebben, Porteføljen eller Projektet i Navigationstræet. 2. Hold muse-pilen over Register og klik på Brugere. 3. Højre klik på muse-ikonet ud for Brugeren og vælg Sikkerhedsgrupper for Profil i menuen. 4. Notér navnet på den Sikkerhedsgruppe som Brugeren skal fjernes fra. 5. Find Sikkerhedsgruppen ved at klikke på Sikkerhedsgruppen i Navigationstræet og når den vises i Søgevinduet, markér den og tryk på Tilføj/fjern Medlemmer eller højre klik på muse-ikonet ud fra den enkelte Sikkerhedsgruppe og vælg Administrer Medlemmer. 6. Tryk på det røde kryds ud for Brugeren skal fjernes. 7. Klik på Ok når du er færdig. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 99

100 Slet en Sikkerhedsgruppe: Før en Sikkerhedsgruppe kan slettes skal brugeren tilføjes mindst én anden Sikkerhedsgruppe. Se hvordan du tilføjer Brugere til andre Sikkerhedsgrupper i afsnittet Opgradér. 1. Find i Navigationstræet det niveau, hvor Sikkerhedsgruppen der skal slettes befinder sig. 2. Udvid niveauet ved at trykke på +-ikonet ud for enten Projektwebben, Porteføljen eller Projektet. 3. Udvid Administrationsområdet ved at klikke på +-ikonet. 4. Tryk på Sikkerhedsgrupper. 5. Højre klik på den sikkerhedsgruppe der skal slettes og vælg Slet. 6. Bekræft at du ønsker at slette Sikkerhedsgruppen og klik Ok. NB: Hvis ikke alle Brugere har accepteret deres nye invitation til Sikkerhedsgrupper eller hvis der stadig er accepterede invitationer til den slettede Sikkerhedsgruppe kan det have indvirkning på sletningen af Sikkerhedsgruppen Tilladelser Tilladelser er regler i forbindelse med sikkerhedsgrupper på 4Projects softwaren. Det er vigtigt at adskille de Tilladelser den enkelte Sikkerhedsgruppe har på Projektwebben, Porteføljen, Projektet, Dokumentet osv. fra de Tilladelser Sikkerhedsgruppen har over andre Sikkerhedsgrupper på samme, eller øvrige niveauer over og under den. Sikkerhedsgruppens tilladelser på Projektwebben, Porteføljen, Projektet osv. afgør, om du har adgang til et element, og hvad du kan gøre med det. For eksempel kan du få adgang til et Dokument i en Mappe, men kan kun læse Dokumentet, og ikke uploade en ny version eller revidere dokumentet. Det betyder at der kan differentieres mellem de forskellige Sikkerhedsgruppers Tilladelser på de forskellige niveauer. Sikkerhedsgruppens Tilladelser over andre Sikkerhedsgrupper afgør bl.a. om Sikkerhedsgruppen kan tilføje andre Brugere eller ændre tilladelser for Sikkerhedsgruppen og andre Sikkerhedsgrupper. Nedarve 4Projects fungerer svarende til Microsoft Active Directory på den måde, at programmet kigger ned igennem træstrukturen for tilladelser og indstillinger for sikkerhedsgrupper. Det betyder, at du kan oprette en Sikkerhedsgruppe på øverste Projektweb niveau, og dennes tilladelser vil kopieres ned gennem strukturen og samtidig holde de samme tilladelser som oprettet med på øverste niveau. Dette kan imidlertid blive brudt når som helst ved at fjerne nedarv indstillingen. Tillad/Nægte Når nedarv er tilladt, kan du ikke ændre i nedarvede tilladelser, når Sikkerhedsgruppen er oprettet på et andet niveau. Nægte muligheden kan vælges for at begrænse adgangen og dermed ophæve 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 100

101 tilladelsen. Vi anbefaler kun, at bruge nægte funktionen i særlige tilfælde, da det kan resulterer i uoverskuelige rettigheder. Ved at stoppe nedarvede tilladelser, begrænses adgangen til alle områder underliggende og skal herefter opsættes særskilt med egne tilladelser. Sikkerhedsgrupper oprettet på samme niveau kan rettes uden behov for at fjerne nedarve muligheden. Konfigurer Tilladelser. Som administrator kan du ændre Tilladelser til de områder hvor du har Administrator adgang. Både Projektweb, Porteføljer, Projekter, Dokumentmapper, Dokumenter osv. kan konfigureres på samme måde som beskrevet nedenfor. Ændre tilladelserne på Dokumentmapper: 1. Højre klik på den aktuelle mappe. 2. Hold muse-pilen over Konfigurer > Tilladelser og tryk på Konfigurer. 3. I dialogboksen kan du nu se en liste af Sikkerhedsgrupper og Tilladelser. Det er her du ændrer, fjerner og tilføjer Sikkerhedsgruppernes adgang til Dokumentmappen. 4. Klik på den Sikkerhedsgruppe som du ønsker at ændre adgangen for. NB: Hvis en Tilladelse er grå betyder det at Tilladelsen er automatisk nedarvet og oprettet fra et højere niveau og du skal derfor bryde den automatiske nedarvning for at ændre tilladelsen. 5. Tryk Anvend. 6. Afslut med Ok for at gemme ændringerne. Tilføj Tilladelser til en Sikkerhedsgruppe: Dette kan gøres både ved automatisk nedarvning og hvis nedarvningen er brudt. For at bryde nedarvningen se afsnittet herom længere nede. 1. Følg pkt. 1-3 ovenfor (hvis Nedarvningen skal brydes gøres dette først). 2. Tryk på Tilføj Gruppe. 3. Du kan nu vælge Sikkerhedsgruppen ved at klikke på +-ikonet. Rækken bliver grøn. 4. Tryk på Ok for at tilføje den/de valgte Sikkerhedsgruppe/r. 5. Tryk på Anvend. 6. Afslut med at trykke på Ok for at gemme ændringerne. NB: Enhver Sikkerhedsgruppe beholder som standard deres originale Tilladelser når de tilføjes Tilladelser til en anden Dokumentmappe. Hvis disse Tilladelser skal ændres skal nedarvningen nedbrydes. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 101

102 Eksempel på en gruppes Tilladelser. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 102

103 Ændre Sikkerhedsgruppens Tilladelser: For at bryde nedarvningen på en Sikkerhedsgruppe og dermed ændre dens Tilladelser, hvad enten det er at begrænse eller give mere adgang til bestemte områder gøres det som følger: 1. I dialogboksen med listen af Sikkerhedsgrupper og Tilladelser se ovenfor, fjernes V-tegnet i boksen ved Nedarvede overordnede Tilladelser. Inkluder specifikke Tilladelser defineret her (anbefales). 2. Når V-tegnet fjernes fremkommer en advarsel der fortæller dig at tilstanden kun anvendes, hvis du ikke har ændret i nogle af Tilladelserne. Klik Ok. 3. Tryk derefter Anvend for at kunne ændre i Tilladelserne. 4. I den efterfølgende advarsel fortælles om muligheden for at bruge Nægte funktionen. For at fortsætte klik Ok igen. 5. Skærmen opdateres og du kan nu ændre i Tilladelserne. 6. Find i listen den Sikkerhedsgruppe, hvis Tilladelser skal ændres, og tryk på den for at vælge den. 7. Ænder i Tilladelserne ved at tilføje/fjerne V-tegn, hvor det er relevant. 8. Tryk derefter anvend. 9. Bekræft endnu engang med Ok i advarslen om Nægte-funktionen. 10. Afslut med Ok. Fjern en Sikkerhedsgruppes adgang: 1. Fjern først den automatisk nedarvning ved at følge ovenstående beskrivelse frem til og med pkt Tryk på Fjern knappen. 3. Bekræft aktionen i den nye dialogboks ved at trykke Yes (Ja). Alternativ: 1. Som pkt. 1 ovenfor. 2. Fjern alle V-tegn og klik Anvend. 3. Klik Ok til Advarslen og Sikkerhedsgruppen fjernes automatisk. 4. Afslut med Ok. Sikkerhedsgruppers tilladelser over andre Sikkerhedsgrupper: Det er også muligt, at opsætte tilladelser på Sikkerhedsgrupper, f.eks. er det specielt anvendeligt, at tillade en gruppes medlemmer at invitere nye brugere fra egen virksomhed til den samme sikkerhedsgruppe, og dermed aflaste Administrator kraftigt i projektets brugerhåndtering. Hvis du har oprettet en ny Sikkerhedsgruppe skal den gives tilladelse til at tilføje medlemmer ind i andre Sikkerhedsgrupper. 1. Find i Navigationstræet det niveau, hvor Sikkerhedsgruppen der skal ændres. 2. Udvid niveauet ved at trykke på +-ikonet ud for enten Projektwebben, Porteføljen eller Projektet. 3. Udvid Administrationsområdet ved at klikke på +-ikonet. 4. Tryk på Sikkerhedsgrupper. 5. Højre klik på muse-ikonet til venstre for den Sikkerhedsgruppe du ønsker at ændre indstillingerne på. 6. Vælg Tilladelser. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 103

104 7. I den nye dialogboks vælg Tilføj Gruppe. 8. I dialogboksen ses nu alle de Sikkerhedsgrupper der er på dette eller lavere niveau. 9. Vælg den Sikkerhedsgruppe der skal tilføjes ved at trykke på det lille +-ikon. Rækken bliver grøn. 10. Klik Ok for at tilføje gruppen til Tilladelsesvinduet. 11. I listen øverst vælger du den Sikkerhedsgruppe du lige har tilføjet ved at klikke på den. Skærmen opdateres og nederst vises de Tilladelser. Sikkerhedsgruppen har over de andre grupper. Som Standard får nye Sikkerhedsgrupper altid tilladelse til Vis Dokumenter og Vis Indhold. 12. For at Sikkerhedsgruppen kan tilføje medlemmer skal der sættes V-tegn ved Tilføj Medlemmer. 13. Klik Ok for at gemme ændringerne. 14. Bekræft ændringerne ved at trykke på Ok for at fortsætte. Fjern Sikkerhedsgruppens adgang til en bestemt Dokumentmappe: For at fjerne en Sikkerhedsgruppes adgang til en bestemt Dokumentmappe skal Nedarvingen brydes. 9.7 Arbejdsprocesser 4Projects gør det nemt at oprette arbejdsprocesser, der problemfrit automatiserer og administrerer samarbejde om versioner, revisioner og distributionsmetoder. Projektteams kan have fuldstændig tillid til, at emner der aktiverer en Arbejdsproces, vil følge den foruddefinerede sekvens, hvor udvalgte personer træffer foranstaltninger, der meddeles på det rigtige tidspunkt. Det vil sige at Arbejdsprocessen kontrollerer og dirigerer informations flowet omkring et projekt. Følgende afsnit skal ses som en kort introduktion til mulighederne og funktionaliteten i Arbejdsprocesser. For en udvidet indføring og manual kontakt vores Support. Arbejdsprocesser er almindeligvis oprettet og kontrolleret af en dertil udpeget bruger. Funktionaliteten er meget fleksibel og anvender visuelle indikatorer for at sikre at processens stade er nemt at overskue. Arbejdsprocesserne giver dig mulighed for at oprette en proces med prædefinerede opgaver (f.eks. godkendelsesprocedure) der er holdt sammen med linjer for at klarlægge den nødvendige proces. Linjerne repræsenterer altså både sammenbindingen og den egentlige aktivitet processen skal opfylde. Linjerne kaldes en Beslutningsnoder. Status på node linjerne kontrollerer beslutningsfremdrift for afstemning/godkendelse, der i sidste ende resulterer i at et element bliver registreret i projektwebben. Oprettelse og redigering af Aktivitets Statusser for Udbytte linjerne hører under en udvidet 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 104

105 indføring og manual som du kan høre vores konsulenter om ved at kontakte Support. Opret Arbejdsproces: 1. Udvid det relevante Projektweb, Portefølje eller Projekt i Navigationstræet ved at klikke på +-ikonet. 2. Udvis derefter dets Administrations afsnit. 3. Tryk på Arbejdsprocesser. 4. Tryk på Tilføj Arbejdsprocessen yderst til højre. 5. Du tages nu til Arbejdsdesign dialogboksen. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 105

106 6. Klik på New Workflow (Ny Arbejdsproces). 7. Arbejdsprocessen er nu startet og du skal begynde med at konfigurere Start noden. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 106

107 8. Udfyld som et minimum det Obligatoriske felt, med Arbejdsprocessens navn. Du kan desuden vælge typen og de filtre der skal starte Arbejdsprocessen. 9. Færdiggør med Anvend (du skal scrolle ned på siden). 10. Herefter kan tilføjes forskellige arbejdsprocedurer enten: a. Standard noder i. Beslutninger ii. Notifikationer iii. Afslutning b. Avancerede noder i. Flyt ii. Arbejdsprocesser iii. Metadata iv. Skema v. Dokument vi. Arbejdsopgave vii. Diskussion viii. Sektions ansvarlig ix. Automatiseret proces c. Skabelon noder i. Alle de skabeloner du eller din virksomheder selv opretter. 11. Klik på ikonet af den Node du ønsker at tilføje. Den vil nu optræde i arbejdsfladen. Noderne kan alle konfigureres, og tilføjes ekstra muligheder bl.a. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 107

108 kan de sættes til at notificere de modtagere der er tilføjet den specifikke Arbejdsproces. 12. Noderne kan trækkes rundt på fladen ved at trykke og trække med ikonet. 13. For at binde noderne sammen og begynde at lave en decideret proces klik på +- ikonet under Start noden og træk den til den næste node. Udbytte linjerne kan altid flyttes ved at holde muse-pilen over linjen fremkommer et flytte-ikon der nu tillader dig at trække rundt med linjen. 14. Når Arbejdsprocessen er færdig afslut med at trykke på Luk. 4Projects brugermanual for grundlæggende Projektweb funktionalitet Side 108