Job- og personprofil. Faglig koordinator. IT-afdelingen Favrskov Kommune

Transkript

1 Job- og personprofil Faglig koordinator IT-afdelingen Favrskov Kommune August 2017

2 1. Baggrund Med baggrund i en vakant stilling og et ønske om at styrke sammenhængskraften og opfølgning på IT-afdelingens opgaver og digitaliseringsprojekter søges en faglig koordinator til Favrskov Kommunes udviklingsteam i IT-afdelingen. Favrskov Kommune er en vækstkommune med indbyggere, og væksten forventes at fortsætte de kommende år. Favrskov Kommune er en aktiv del af Region Midtjylland, der tilsammen tæller 1,2 millioner indbyggere. Ligeledes er Favrskov Kommune del af samarbejdet mellem de 12 østjyske kommuner, der udgør vækstområdet Business Region Aarhus. Kommunen ligger centralt placeret midt i Østjylland med kort afstand til både Aarhus, Randers, Viborg og Silkeborg. Den kommunale organisation er med ca medarbejdere den største arbejdsplads i Favrskov Kommune. 2. Vision og ledelsesgrundlag Favrskov Kommunes vision er bygget op om fem ambitiøse målsætninger, som sætter rammerne for kommunens videreudvikling. Favrskov Kommune vil være: En samlende kommune, hvor mangfoldighed er en styrke En åben kommune i dialog med omverdenen En bosætningskommune med en god kommunal service En erhvervskommune kendetegnet ved attraktive arbejdspladser En grøn kommune med ambitioner for klima og miljø Se link til vision for Favrskov Kommune. Favrskov Kommune har et fælles ledelsesgrundlag, som gælder for hele organisationen. Det har følgende fire fokusområder: Vi finder nye veje Vi går i direkte dialog Vi arbejder på tværs Vi bruger feedback. Se link til ledelsesgrundlaget. Favrskov Kommune arbejder løbende med at udvikle kommunen som en attraktiv og effektiv arbejdsplads. 3. Politisk og administrativ organisation 1

3 Den politiske organisation Den politiske organisation består ud over Byrådet og Økonomiudvalget af følgende fem udvalg: Børne- og Skoleudvalget Social- og Sundhedsudvalget Teknik- og Miljøudvalget Kultur- og Fritidsudvalget Arbejdsmarkedsudvalget. Den administrative organisation Favrskov Kommunes administrative organisation består af fire forvaltninger med hver sin direktør. De fire forvaltninger og de mange decentrale arbejdspladser understøttes af tværgående funktioner indenfor økonomi, løn, personale, HR og IT. Sammen med kommunaldirektøren udgør de fire direktører kommunens direktion. Den administrative organisation fremgår af nedenstående diagram: Borgmester Nils Borring Kommunaldirektør Jan Kallestrup Borgmestersekretariat og HR Ulrich Remien Zickert Teknik og Kultur Hans Minor Vedel Social og Sundhed Kate Bøgh Børn og Skole Rasmus Møller Job og Økonomi Asbjørn Friis Jensen Der henvises til Favrskov Kommunes hjemmeside - for nærmere oplysninger om Favrskov Kommune som helhed og om de enkelte forvaltninger i særdeleshed. Job og Økonomi består af tre afdelinger og et tværgående sekretariat. Cheferne har alle fagspecifikke erfaringer og kompetencer på deres respektive ansvarsområder. Neden for vises organisationsdiagram for Job og Økonomi: 2

4 Job og Økonomi Asbjørn Friis Jensen Seniorkonsulent Kjeld Gregers Sekretariat, Henriette Halgaard Jobcenter Favrskov Anita Jensen Økonomi og Løn Bo Cassøe Jepsen IT og digitalisering Henrik Brix Direktøren for Job og Økonomi udgør sammen med de fire chefer forvaltningens chefgruppe, som arbejder tæt sammen, og der afholdes fælles chefmøde én gang om ugen. Tilgangen til arbejdet i chefgruppen er præget af åbenhed og rettet mod at se fælles muligheder i opgaveløsningen. IT-afdelingen er organisatorisk placeret under Job og Økonomi, og IT-og digitaliseringschefen refererer derfor til direktøren for Job og Økonomi. 4. IT-afdelingen Favrskov Kommunes IT-afdeling er en dynamisk afdeling med 23 ansatte, heraf to teamledere og It- og digitaliseringschefen. Afdelingen har overordnet til formål at sikre, at forvaltningsområderne har den optimale IT-understøttelse af produktion af kerneydelser, og at kommunens kvalitets- og serviceniveau samt arbejdsgange løbende optimeres og effektiviseres gennem brug af digitale løsninger. IT-afdelingen skal endvidere i samspil med forretningen understøtte Favrskov Kommunes digitalisering. Favrskov Kommunes it-afdeling har desuden et tæt samarbejde med it-afdelingerne i Syddjurs og Norddjurs Kommune. Der pågår en afdækning af, om samarbejdet skal udvides yderligere. IT-afdelingen drives delvist som et forretningsområde med betalbare ydelser, og der er indført flere ITIL-processer i afdelingen. IT-afdelingen er fysisk placeret i Hinnerup, men afdelingens kunder og brugere er spredt ud i hele Favrskov Kommune på kommunens ca. 150 lokationer. Der er ca it-brugere i Favrskov Kommune. IT-afdelingen udgøres af 3 teams: S-team/ serviceteamet (10 medarbejdere) - ledes af teamleder Dorte Frank Bojsen. Hovedopgaver er 1. og 2. line support herunder telefonsupport, udskiftning og service af hardware på kommunens lokationer, implementering, indkøb af udstyr m.m. Server/ netværksteamet (4 medarbejdere) ledes af teamleder René Dinesen. Hovedopgaver er server- og netværksdrift, backend/infrastruktur samt 3. line support for it-medarbejdere. 3

5 Udviklingsteamet (6 medarbejdere) - ledes af IT- og digitaliseringschef Henrik Brix. Hovedopgaver er varetagelse af tværfaglige og tværorganisatoriske digitaliseringsprojekter samt sammenhængende it-arkitektur. 5. Udviklingsteamet Udviklingsteamet udgøres af seks erfarne og motiverede medarbejdere, der i samarbejde med It- og digitaliseringschefen løser en række forskellige indenfor fx digitaliseringsprojekter, projektlignende opgaver, opgaver i relation til kommunens it-arkitektur og informationssikkerhed. Teamet arbejder i øvrigt tæt sammen med chefer, ledere og medarbejdere på alle forvaltningsområder og med relevante eksterne samarbejdspartnere, herunder it-leverandører. Udviklingsteamet afholder teammøder hver 14. dag, hvor der blandt andet sker en koordination og kvalitetssikring af teamets projekter, projektlignende opgaver og store driftsopgaver samt drøftelse af nye digitaliseringstiltag. Der arbejdes med konkrete tiltag for at indføre en digital projekttavle løsning, der skal øge overblikket over den aktuelle og fremtidige portefølje i Udviklingsteamet og muliggøre: Bedre projektplanlægning, -prioritering og effektskabelse Fælles overblik over projekter i Udviklingsteamet på team- og individniveau Sparring/kvalificering af hinandens projekter i teamet At teammedlemmernes forskellige kompetencer og erfaringer sættes endnu mere i spil Et objektivt grundlag for at foretage opfølgning, herunder ressourcestyring og prioritering af projekter. 6. Den faglige koordinators hovedopgaver og arbejdsfunktioner Stillingen som faglig koordinator er en kombineret stilling. Den nye faglige koordinator skal således selv styre og lede digitaliseringsprojekter og derudover med reference til it- og digitaliseringschefen varetage følgende særlige koordinationsopgaver i relation til Udviklingsteamet: Sikre overblik over opgaver og ressourceudnyttelse i Udviklingsteamet, herunder: o Overordnet ansvar for at projekttavlen anvendes idet teammedlemmerne selv er ansvarlig for at levere data o Yde projektfaglig sparring og rådgivning til it- og digitaliseringschefen o Sikre bedst mulig udnyttelse af teamets ressourcer og viden om medarbejdernes individuelle opgaver og omfang. Sikre en velfungerende og rettidig opgave- og ressourcestyring, herunder: o Ansvar for systematisk opfølgning på projekter og opgaver i form af løbende bilaterale drøftelser mv. med medarbejderne o Gennemføre faste opgavemøder med medarbejdere med henblik på at give individuel sparring på opgaver, projekter og prioriteringer. Den faglige koordinator har desuden ansvar for følgende hovedopgaver: Bistand til strategiske projekter og opgaver, herunder: o Statusnotater til direktion og chefgruppe vedrørende gevinstrealisering, it-porteføljeoverblik mv. 4

6 o Dagsordener og sagsfremstillinger til Digitaliseringsforum (4-6 gange om året) o Ressourceperson i forbindelse med it-kommunesamarbejdet. Øvrige opgaver: o Styring af tjekliste for it-anskaffelser i sparring med de to teamledere og udviklingsteam o Varetage rollen som Udviklingsteamets daglige og koordinerende bindeled til de to øvrige teams i IT-afdelingen o Deltage og fungere som referent på CAB-møder (Change Advisory Board) som behandler ændringsanmodninger til it-miljøet o Yde aktive bidrag til at udvikle teamets projektværktøjer og -skabeloner o Bistå it- og digitaliseringschefen med forberedelse af teammøder i Udviklingsteamet. Stillingen omfatter ikke et formelt personaleansvar. MUS-samtaler med medarbejderne afholdes således af IT- og digitaliseringschefen. 7. Personlige egenskaber og kompetencer Vi leder efter en faglig koordinator, som besidder følgende personlige egenskaber og kompetencer: Du har en naturlig autoritet og evne til at optræde sikkert og professionelt på alle organisationsniveauer i Favrskov Kommune Du udviser en troværdig og tillidsbaseret samarbejdsstil og har samtidig fokus på at sikre opfølgning på et fagligt-sagligt grundlag og gennem ligeværdige dialoger Du har fokus på, at arbejdsgangene er effektive og har blik for de fremtidige effektiviseringspotentialer, som digitalisering og automatisering kan give Favrskov Kommune på fx velfærdsområderne Du følger op, arbejder struktureret og overholder deadlines Du har fokus på synlig og reel gevinstrealisering Du motiveres af og har fokus på det tværfaglige samarbejde og er teamorienteret Du skaber og fastholder motivation og går forrest med begejstring Du giver og modtager feedback på en konstruktiv og fremadrettet måde Du er forandringsparat og trives med systematisk, men agil planlægning Du er robust og formår at være organisationens rygrad såvel udadtil som indadtil på et område med kompleks interessenthåndtering Du har veludviklede relationelle kompetencer og er god til at koordinere opgaver og er tydelig i dine forventninger til andre Du besidder et godt overblik og evner samtidig at gå ned i detaljen, når det er nødvendigt Du har humor, empati og kan bidrage positivt ind i et team, der har en uformel, støttende og ligefrem omgangstone. Den faglige koordinator har en relevant uddannelse/baggrund og kan dokumentere gode resultater indenfor it- og digitalisering. Det er ikke et krav men en fordel, hvis du har relevant erfaring fra politisk 5

7 styrede organisationer som baggrund for at kunne begå dig på alle organisationsniveauer i Favrskov Kommune. 8. Yderligere oplysninger Hvis du ønsker yderligere oplysninger om jobbet eller har spørgsmål til job- og personprofilen, kan du kontakte IT- og digitaliseringschef Henrik Brix, telefon Ansættelsen sker som udgangspunkt på overenskomstvilkår med et funktionstillæg. Arbejdsstedet er administrationsbygningen i Hinnerup. Men der vil jævnligt være møder mv. i kommunens øvrige administrationsbygninger og på de decentrale arbejdspladser. 9. Ansættelsesproces Ansættelsesprocessen forestås af ansættelsesudvalget, der er sammensat således: IT- og digitaliseringschef Henrik Brix (formand) Teamleder for it-service Dorte Frank Bojsen Projektleder Pia Pehrsson Digitaliseringskonsulent og projektleder Hanne Juul Naber. Ansøgningsfrist: Den 3. september Onsdag den 6. september 2017 udvælger ansættelsesudvalget kandidater til første samtale, der finder sted mandag den 11. september Efter første samtalerunde udvælges kandidater til anden samtale, som foregår fredag den 22. september I perioden mellem første og anden samtale vil de kandidater, som går videre til anden samtalerunde, blive tilbudt en samtale med IT- og digitaliseringschef Henrik Brix. Kandidater, der går videre til anden samtale, skal være indstillet på at besvare cases. Der vil som udgangspunkt blive indhentet referencer på den kandidat, der tilbydes stillingen. Tiltrædelse: 1. november