Vejledning i udbud af danskuddannelser til voksne udlændinge Juli 2013

Transkript

1 Vejledning i udbud af danskuddannelser til voksne udlændinge Juli 2013 Udbudsportalen.dk Weidekampsgade København S Post@udbudsportalen.dk 1

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Opbygning 4 2 Trin 1. Planlægning Organisering af opgaven/projektteam Fastsættelse af opgaveomfang og afgrænsning af opgaven Formålet med at sende opgaven i udbud Fastsættelse af målgruppe og kursistgrundlag Samspillet med øvrige opgaver Det kommunale tilsyn Én eller flere leverandører? Godkendelse af leverandører med driftsaftaler med andre kommuner Hvilke regler gælder? Regler på danskuddannelsesområdet Udbudsregler Udarbejdelse af processtrategi Udbudsform Tidsplan Prisstruktur Tilkøbsydelser/optioner Sociale klausuler Regler for håndtering af medarbejdere Information om virksomhedsoverdragelse Kontrolbud Kontraktlængde og mulighed for forlængelse 21 3 Udbudsmateriale Udbudsbetingelser Udvælgelseskriterier Tildelingskriterium Kravspecifikation Kontrakt Bilag 36 4 Udbudsrunden Annoncering Spørgsmål Vurdering af tilbud Orientering om resultatet Til tilbudsgivere Til EU-Kommissionen 38 2

3 1 Indledning Udbudsportalen ønsker med denne vejledning at gøre det lettere for kommunerne at gennemføre udbud af danskuddannelser til voksne udlændinge. Mange kommuner lægger opgaven med at tilbyde danskuddannelser ud til private udbydere, og der findes et veletableret marked på området. En konkurrenceudsættelse rejser typisk spørgsmål om, hvilke krav der bør og skal stilles til leverandørerne, hvilke opgaver der med fordel kan udbydes sammen med danskuddannelsesopgaven, og hvordan udbudsprocessen med fordel kan tilrettelægges. Vejledningen vil komme omkring disse forhold, og give råd og vejledning til, hvilke forhold det er væsentligt at være opmærksom på ved et udbud. Vejledningen beskæftiger sig med de opgaver, som vedrører varetagelsen af kommunernes lovmæssige forpligtelse efter danskuddannelsesloven til at tilbyde danskuddannelser og intro-dansk til voksne udlændinge m.fl. Vejledningen kommer i den forbindelse også ind på de opgaver, som knytter sig til kommunens tilsynsforpligtelse som driftsansvarlig kommune. Desuden behandler vejledningen spørgsmål, der kan opstå, hvis kommunen i forbindelse med udbud af danskuddannelsesopgaven ønsker at supplere udbuddet med opgaver, der vedrører anden lovgivning, fx beskæftigelsesrettede tilbud efter integrationsloven. Danskuddannelse er klassificeret i bilag IIB til Udbudsdirektivet, og er således ikke underlagt de detaljerede regler for EU-udbud. Udbud af uddannelsesopgaver over kr. har indtil 1. januar 2013 skullet annonceres efter reglerne i den danske Tilbudslov (annonceringspligten). Pr. 1. januar 2013 ophørte denne annonceringspligt for bilag IIB ydelser. Det betyder, at kommunen er mere frit stillet i forhold til at indgå aftaler med private leverandører. Kommunen skal dog foretage en form for offentliggørelse/annoncering, hvis det vurderes at opgaven har en grænseoverskridende interesse. I øvrigt skal kommunerne sikre, at der købes forsvarligt ind (læs mere herom i afsnit 2.3.2). I mange tilfælde vil det være relevant at foretage en konkurrenceudsættelse af opgaven for derved at få testet pris og kvalitet på markedet. Denne vejledning tager udgangspunkt i, at kommunen foretager en frivillig annoncering/udbud af danskuddannelsesopgaven. 1 Vejledningen bygger på de lovgivningsmæssige rammer for danskuddannelsesopgaven pr. 1. juli Det er dog vigtigt at være opmærksom på, at Regeringen i maj 2013 sammen med Enhedslisten indgik Aftale om midlertidig arbejdsmarkedsydelse, som vil medføre væsentlige ændringer i danskuddannelsesloven både med hensyn til uddannelsesretten for forskellige målgrupper og for den statslige finansiering af kommunernes opgaver. Aftalen forventes at blive udmøntet i et lovforslag i efteråret 2013 med forventet ikrafttræden den 1. januar Læs mere om de forventede ændringer i bilag 2. Står man som kommune overfor at skulle udbyde danskuddannelsesopgaven, anbefales det at holde sig orienteret. 1 Det skal bemærkes, at EU-Udbudsdirektiver er under revision. Ændringerne forventes at betyde, at sondringen mellem bilag IIA og IIB- ydelser ophører. Undervisning forventes, at blive omfattet af en ny kategori af tjenesteydelser, der går under betegnelsen "sociale tjenesteydelser og andre specifikke tjenesteydelser". Disse ydelser forventes at blive omfattet af et light regime, der formentlig vil betyde, at ydelserne skal offentliggøres i EU via en standardform. Den nærmere udbudsproces skal fastsættes i medlemsstaterne. De nye direktiver forventes endelig vedtaget medio 2013, og skal være implementeret i Danmark senest 2 år efter ikrafttræden. 3

4 1.1 Opbygning Vejledningen beskæftiger sig med den praktiske håndtering af en udbudsforretning, og sigtet har været at lave en forholdsvis kort og konkret vejledning, især rettet mod de ansvarlige for gennemførelsen af udbuddet. Vejledningen beskæftiger sig med de forhold, der er specifikke for udbud af danskuddannelse for voksne udlændinge. For problemstillinger af generel udbudsretlig karakter, vil der blive henvist til Udbudsportalens vejledning Udbud trin for trin, eller andet vejledningsmateriale, som kan findes på Udbudsportalen.dk. Vejledningen er inddelt i tre trin: Trin 1: Planlægning af udbuddet Trin 2: Udarbejdelse af udbudsmateriale Trin 3: Udbudsrunde. Udbudsmateriale fra Lolland Kommune, der i 2012 udbød danskuddannelsesopgaven, er vedlagt som bilag 1 og kan i øvrigt findes på udbudsportalen.dk. 4

5 2 Trin 1. Planlægning I forbindelse med planlægningen af udbuddet er der en række forhold kommunen skal tage stilling til. Det indebærer bl.a.: Organisering af opgaven/projektteam Afdækning af opgaveomfang og kvalitetsniveau Hvilke regler er kommunen underlagt Udarbejdelse af processtrategi Disse forhold vil blive gennemgået i nedenstående afsnit. 2.1 Organisering af opgaven/projektteam Når et udbud skal planlægges, er det selvsagt væsentligt at sikre, at personale med relevante kompetencer bliver inddraget, og at der er en klar rolle- og ansvarsfordeling mellem det personale og de afdelinger, der inddrages. Det sidste gælder især, hvis kommunen vælger at afgive kontrolbud i forbindelse med et udbud, jf. også afsnit For at sikre at der udarbejdes en klar og præcis kravspecifikation, er det væsentligt at inddrage personale, der rent fagligt kender til den udbudte opgave. Dette personale kan med fordel bestå af fx medarbejdere fra sprogcenteret, der har den tekniske, administrative og faglige viden om opgavens succeskriterier. Derudover bør der suppleres med personale, der har viden om det rent udbudstekniske og om de juridiske forhold omkring kontraktindgåelse. Det er endvidere vigtigt at inddrage personalekontoret for så tidligt som muligt at få afklaret, om virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse for det berørte personale. Personalekontoret kan endvidere bistå med viden om de kollektive overenskomster vedrørende information og inddragelse af SU/MED-udvalg. Særligt hvis der er tale om overdragelse af medarbejdere ift. virksomhedsoverdragelsesloven, skal medarbejderne orienteres allerede inden der træffes beslutning om et udbud. SU/MED inddrages i den forbindelse. Læs mere om håndtering af medarbejdere i afsnit Der vil desuden være behov for økonomiske analyser af konsekvenserne af et udbud og eventuelt senere budgetmæssige konsekvenser i kommunen, når opgaven er placeret. Derfor kræver dette, at relevante økonomimedarbejdere inddrages. Et udbud kan organiseres på følgende måde: Nedsættelse af en styregruppe. Etablering af et projektteam til udarbejdelse af udbudsbetingelser, kravspecifikation, iværksættelse af udbudsproces, tilbudsvurdering m.v. Organisation for evt. afgivelse af kontrolbud. Etablering af en tilsynsfunktion i kommunen, der forestår den løbende dialog, kontakt og kontrollerfunktion med leverandøren, herunder opfølgning på kontrakten, formidling af tilsynsrapporter og koordination internt i kommunen, jf. afsnit

6 2.2 Fastsættelse af opgaveomfang og afgrænsning af opgaven I forbindelse med planlægning af et udbud bør det afklares, hvad kommunen ser som formålet med at sende opgaven i udbud, og hvor omfangsrig opgaven er i forhold til kursister og opgaver. Særligt for kommuner, der ikke tidligere har været driftsansvarlig kommune på området, skal det overvejes, hvordan tilsynsfunktionen ønskes varetaget, herunder et overblik over de opgaver, som kommunen påtager sig som driftsansvarlig kommune. Endelig skal der træffes beslutning om, hvorvidt kommunen ønsker at indgå aftale med én eller flere udbydere og en stillingtagen til, om kommunen forbeholder sig ret til at godkende undervisning i kommunen af udbydere, der har indgået driftsaftale med en anden kommune. Af betydning for opgavens omfang er det desuden, om kommunen har indgået samarbejdsaftale med én eller flere kommuner om, at de vil henvise til den kommende leverandør Formålet med at sende opgaven i udbud Helt overordnet kan det være nyttigt at få formuleret, hvad kommunen ønsker at opnå med udbuddet. Det korte svar vil ofte være: teste markedet for at få mest mulig kvalitet for færrest mulige penge. Men hvad gemmer der sig af ønsker bag dette? Hvad skal der forstås ved kvalitet? Som overordnet ramme for udarbejdelse af kravspecifikationen kan det derfor være nyttigt at formulere de strategiske ønsker, som kommunen har til den kommende leverandør, herunder fx hvilke visioner kommunen har på danskuddannelsesområdet. Er der fx nogle overordnede politikker, som leverandøren ikke alene skal respektere, men også være med til at fremme? Det kunne eksempelvis være en integrationspolitik, en medborgerskabspolitik, en inklusionspolititik eller en strategi om øget internationalisering. Hvis leverandøren af danskuddannelser skal være en del af en sådan overordnet strategi, hvad betyder det så i forhold til de forventninger og krav, der stilles til leverandøren med hensyn til holdning og værdier i forhold til kursisterne, samspil med virksomheder og andre uddannelsesinstitutioner m.v.? Dette bør overvejes, da sådanne krav skal indgå i udbudsmaterialet. Hvad der vil være et godt formål at opstille, vil naturligvis afhænge af en lang række lokale forhold, herunder udlændingegruppens sammensætning og de lokale arbejdsmarkeds- og uddannelsesmæssige vilkår. For en kommune, som modtager mange flygtninge og familiesammenførte til flygtninge, vil danskuddannelserne måske primært skulle ses som et integrationspolitisk instrument, mens det for en kommune med mange internationale studerende og højtuddannet arbejdskraft i højere grad vil skulle ses som et erhvervspolitisk instrument Fastsættelse af målgruppe og kursistgrundlag Kommunens forpligtelse til at tilbyde undervisning efter danskuddannelsesloven omfatter følgende målgrupper: 2 2 Som nævnt i afsnit 1 forventes det, at der fra 1. januar 2014 vil træde nye regler i kraft på området, som bl.a. indebærer ændrede bestemmelser for, hvilke målgrupper, der har ret til henholdsvis ordinær danskuddannelse og introdansk. Der lægges således op til, at det fra 2014 alene vil være flygtninge og familiesammenførte, der fra start får ret til ordinær danskuddannelse, mens alle øvrige udlændinge vil skulle tilbydes introdansk, jf. bilag 2. 6

7 Målgruppen for de ordinære danskuddannelser Alle udlændinge bosiddende i kommunen, der er fyldt 18 år og i henhold til danskuddannelsesloven er omfattet af retten til danskuddannelse Herboende grønlændere, færinger samt danske statsborgere, der på grund af langvarigt ophold i udlandet ikke behersker det danske sprog, herunder personer, der er født af danske forældre med bopæl i udlandet EU-grænsependlere, der er fyldt 18 år og har status af arbejdstager efter EUF-Traktatens artikel 39 eller udnytter retten til at etablere selvstændig virksomhed efter EUF-Traktatens artikel 43. Sent ankomne udlændinge under 18 år, der i øvrigt opfylder betingelserne, kan optages, hvis ikke det er muligt at henvise dem til andet relevant tilbud. Dog er udenlandske udvekslingselever ikke omfattet, jf. danskuddannelseslovens 2b, stk. 2. Målgruppen for intro-dansk Udlændinge, der er indrejst i Danmark inden for det seneste år og har ordinær beskæftigelse, fast lovligt ophold og ret til at arbejde her i landet EU-grænsependlere, der i henhold til EF-Traktaten har status af arbejdstager eller udnyttet retten til at drive selvstændig virksomhed. Det er dog ikke alle i målgruppen, der har ret til intro-dansk, jf. danskuddannelseslovens 16 b. Det er tilfældet, hvis udlændingen: Modtager eller tidligere har modtaget ordinær danskuddannelse Modtager Kursistantal kontanthjælp (gælder ikke EU-borgere). Det er væsentligt at klarlægge omfanget af danskuddannelsesopgaven, herunder om der er eller forventes at blive indgået samarbejdsaftaler med en eller flere kommuner om at være driftsansvarlig kommune på deres vegne, jf. danskuddannelseslovens 11. Fastlæggelse af opgaveomfanget kan nås ved at afdække det nuværende kursistantal kombineret med afklaring af forventningen til antallet af kursister i de kommende år. Det kan naturligvis være en vanskelig opgave at forudse udviklingen i antallet af kursister. En mulighed, som flere vælger, er derfor at angive historiske aktivitetsdata, samt beskrive hvilke forventninger, kommunen har til antallet af kursister fremover. I den forbindelse kan der være brug for at skelne mellem aktivitetsdata for kursister fra egen kommune og data for kursister henvist fra andre kommuner. Forventningerne kan fx bygge på den forventede effekt af eventuelle ændringer i udlændingeloven (fx ændringer i familiesammenføringsregler, regler for indrejse for udenlandsk arbejdskraft m.v.), viden om antal flygtninge der vil blive visiteret til kommunen det kommende år m.v. På baggrund af oplysninger om historiske aktivitetsdata og eventuelle andre oplysninger som nævnt ovenfor, er det op til tilbudsgiver at vurdere grundlaget i fremtiden og lægge dette til grund for tilbuddet. Kommunen skal skrive i udbudsmaterialet, at der er tale om historiske data, som ikke nødvendigvis vil svare til kursistgrundlaget i kontraktperioden. 7

8 Følgende forhold har desuden betydning for aktiviteten: Selvforsørgende kursister har ret til frit valg af udbyder, fx i en anden kommune, hvilket betyder, at kommunen ikke kan garantere, at alle borgere med ret til danskuddannelse vil blive henvist til den kommende leverandør. Da de selvforsørgende kursister har ret til frit valg, gælder det modsat derfor også, at leverandøren er forpligtet til at optage kursister, der bliver henvist fra anden kommune. Desuden har det betydning, om kommunen har praksis for at give yderligere undervisning udover de tre år, hvis en kursist ikke har færdiggjort sin danskuddannelse, jf. danskuddannelseslovens 2, stk Kursistsammensætning For at tilbudsgiver kan få et realistisk billede af målgruppen, er det ikke tilstrækkeligt alene at give oplysninger om antal. Sammensætningen af kursister er også helt afgørende. Hvordan har profilen af kursistgruppen været i forhold til fx: Fordeling på de tre danskuddannelser (og eventuelt moduler), da det fortæller noget om kursisternes uddannelsesmæssige forudsætninger og forventede progression. Fordeling i forhold til henvisningskategorier, da det giver et billede af, om der er tale om selvforsørgende borgere eller ledige dagpengemodtagere og kontanthjælpsmodtagere. For de sidstnævnte vil undervisningen skulle indgå som en del af et aktiveringstilbud. Ved en fordeling som ovenstående vil man også få et billede af fordelingen mellem flygtninge og familiesammenførte på den ene side og øvrige udlændinge på den anden side, hvilket vil være relevant, hvis der vedtages en lovændring, der medfører, at det kun vil være flygtninge og familiesammenførte, der fra start har ret til ordinær danskuddannelse, jf. note 2. Fordeling i forhold til dag- og aftenundervisning, som har betydning for vurdering af kursisternes ugentlige tidsforbrug til danskindlæring. Antal kursister, der modtager tilbud om intro-dansk. Andre forhold kan også være relevante for at få et så præcist billede af målgruppen som muligt. Det kan fx være oplysninger om aldersfordeling og oplysninger om kursisternes fordeling på forskellige undervisningssteder. Det sidste vil især være relevant for en kommune, hvor der er store geografiske afstande mellem de forskellige undervisningssteder Samspillet med øvrige opgaver Af danskuddannelsesloven fremgår det direkte af 19, at udbydere af danskuddannelse efter aftale med en kommunalbestyrelse kan varetage andre opgaver end danskuddannelse, herunder formidling af praktikforløb og job til kursister. I forbindelse med udbud af danskuddannelsesopgaven er der således også kommuner, der har valgt at lade andre opgaver end danskuddannelse indgå i udbuddet. Det har bl.a. været tilfældet for det særlige 40-timers kursus i danske samfundsforhold og dansk kultur og historie, som kommunerne efter integrationsloven siden den 1. august 2010 har haft pligt til at tilbyde 3 Fra 1. januar 2014 forventes det, at flygtninge og familiesammenførte får udvidet uddannelsesretten fra 3 til 5 år, jf. bilag 2. 8

9 alle nyankomne udlændinge. 4 Der har også været eksempler på at lade andre opgaver, fx beskæftigelsesrettede tilbud, indgå i et udbud. Det anbefales derfor at afklare, om yderligere opgaver skal indgå i udbuddet, og hvorvidt disse evt. skal udbydes som option/tilkøbsydelse eller som delaftaler, som tilbudsgiverne kan give et selvstændig bud på. Fordelen ved at lade yderligere opgaver indgå som option er, at det så bliver op til kommunen at vælge, om den vil benytte optionen til den tilbudte pris. Udbydes opgaven som en delaftale, der kan gives selvstændigt tilbud på, vil kommunen som udgangspunkt være forpligtet til at indgå aftale herom på baggrund af tilbuddet, med mindre der er en saglig grund til at annullere delaftalen. Brugen af optioner i udbuddet er nærmere beskrevet i afsnit Det kommunale tilsyn Når en kommune indgår en aftale (kontrakt) med en leverandør, påtager den sig samtidig rollen som driftsansvarlig og tilsynsførende kommune. Af uddannelsesbekendtgørelsens 14 er det bestemt, at tilsynet skal omfatte et administrativt, økonomisk og pædagogisk tilsyn, og at kommunen hvert tredje år skal indsende en rapport til det relevante ressortministerium om udviklingen på området og om, hvordan tilsynet har været ført. Der er derfor brug for, at kommunen overvejer, hvordan den har tænkt sig at organisere og tilrettelægge tilsynsfunktionen og dermed de opgaver, der ligger udover den løbende kontakt mellem kommune og leverandør i forhold til den enkelte kursist. Hvem er ansvarlig for tilsynet? Hvad vil det mere præcist omfatte? Og hvordan tænkes det udført? I det omfang, der er indgået samarbejdsaftaler med andre kommuner, hvor disse har delegeret driftsansvaret til kommunen, skal det overvejes, hvordan det sikres, at der etableres en god dialog og inddragelse af disse kommuner Én eller flere leverandører? Langt de fleste kommuner har valgt kun at indgå driftsaftale med en enkelt leverandør, da kursistgrundlagets begrænsede størrelse ikke giver grundlag for flere leverandører. I større kommuner med mange udlændinge kan det dog være en overvejelse værd, om der kun ønskes én leverandør, eller man gerne ser flere leverandører for at sikre et bredt tilbud med forskellige skoleprofiler. Som eksempel kan man forestille sig et udbud, hvor der ønskes en leverandør, der målrettet tilbyder danskuddannelse og beskæftigelsesrettede aktiviteter for kursister, der er langt fra arbejdsmarkedet og en anden leverandør, der har særlig ekspertise i at tilbyde undervisning til højtuddannet udenlandsk arbejdskraft og internationale studerende Godkendelse af leverandører med driftsaftaler med andre kommuner Som udgangspunkt har en udbyder/leverandør af danskuddannelse kun ret til fysisk at etablere en undervisningsenhed i den kommune, som der er indgået driftsaftale med eller i kommuner, som har indgået samarbejdsaftale med den driftsansvarlige kommune. Hvis en udbyder ønsker at tilbyde danskuddannelse uden for kommunens grænser, skal kommunalbestyrelsen i den kommune, hvor undervisningen ønskes tilbudt, godkende, at undervisningen foregår dér. Denne kommune bliver ikke driftsansvarlig og tilsynsførende kommune, 4 Det forventes, at kurset som et selvstændigt tilbud efter integrationsloven afskaffes med virkning fra 1. januar 2014, jf. bilag 2. 9

10 men har alene godkendt, at der kan etableres undervisning inden for kommunens grænser, fx fordi der er tale om et særligt undervisningstilbud eller et særligt samarbejdsforhold mellem en udbyder og en virksomhed, som kan supplere det undervisningstilbud, som eller stilles til rådighed af den faste leverandør. Den tilsynsførende kommune vil fortsat være den kommune, som udbyderen har indgået driftsaftale med. Der kan således være brug for en stillingtagen til, om den ordregivende kommune vil forbeholde sig ret til efter kontraktindgåelse eventuelt at kunne godkende gennemførelse af aktiviteter fra én eller flere udbydere af danskuddannelse med driftsaftale med anden kommune. Hvis kommunen ikke ønsker på forhånd at afskære sig fra denne mulighed, bør det klarlægges, om der i udbudsmaterialet skal foretages en afgrænsning af, i hvilke situationer og i hvilket omfang, kommunen eventuelt vil godkende en anden udbyder. Det kan fx være særligt virksomhedsrettede tilbud eller tilbud i forhold til målgrupper med særlige behov. Hvis kommunen ønsker at have mulighed for at godkende andre udbydere, bør vilkår i så fald overvejes. Vil godkendelse fx kun finde sted, hvis prisen er den samme eller lavere end den, der er indgået aftale om mellem kommune og hovedleverandør? Muligheden for at kunne godkende andre udbydere til særlige opgaver giver kommunen en større fleksibilitet i forhold til ændrede behov, men det indebærer også en risiko for, at tilbudsgivere prissætter højere på grund af usikkerhed om opgavens størrelse. 2.3 Hvilke regler gælder? Regler på danskuddannelsesområdet I udbudsmaterialet bør kommunen nævne de regler, der danner grundlag for undervisningen, og som leverandøren skal være opmærksom på ved udførelse af opgaven. Det anbefales i den forbindelse, at der udarbejdes et bilag til udbudsmaterialet, hvor det relevante lovgrundlag fremgår, så tilbudsgiverne er opmærksomme på det. For danskuddannelser og intro-dansk er lovgrundlaget Lov om danskuddannelse til voksne udlændinge (Lovbekendtgørelse nr af 16/ Danskuddannelsesloven) med tilhørende bekendtgørelser, vejledninger mv. Uddrag fra Danskuddannelsesloven: 1. Kommunalbestyrelsen i bopælskommunen tilbyder voksne udlændinge, der opfylder betingelserne i 2, stk. 1-4, eller 2 a, i lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl., danskuddannelse i op til 3 år efter det tidspunkt, hvor udlændingen første gang kan påbegynde danskuddannelse, som tilbydes den pågældende af kommunalbestyrelsen, jf. dog 2 b i lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. 2. Kommunalbestyrelsen tilbyder danskuddannelse, jf. 1, stk. 1, til de i 2 a i lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. nævnte udlændinge, der arbejder i Danmark uden at bo her (EU-grænsependlere). 10

11 16 b. Kommunalbestyrelsen tilbyder arbejdsmarkedsrettet danskundervisning til udlændinge over 18 år, der 1) er indrejst i Danmark inden for det seneste år og har ordinær beskæftigelse, fast, lovligt ophold og ret til at arbejde her i landet eller 2) er omfattet af 2 a og har påbegyndt deres ansættelsesforhold her i landet eller etableret deres selvstændige virksomhed her i landet inden for det seneste år. Udbyder kommunen også kursus i dansk samfundsforhold og/eller beskæftigelsesrettede tilbud er lovgrundlaget integrationsloven og lov om en aktiv beskæftigelsesindsats. Desuden vil øvrig lovgivning, som har betydning for gennemførelse af opgaven, spille ind, herunder udlændingeloven, lov om en aktiv socialpolitik og lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne. Lovene revideres jævnligt. De gældende regler kan findes på retsinformation.dk Udbudsregler I forhold til udbudsreglerne er kommunerne omfattet af: Udbudsdirektivet (Bilag IIB) i begrænset omfang EFU-traktatens principper om gennemsigtighed og ligebehandling hvis opgaven har en klar grænseoverskridende interesse Udbudsdirektivet bilag IIB-ydelser Danskuddannelse er klassificeret i bilag IIB til udbudsdirektivet, og er derfor ikke underlagt de detaljerede regler for EU-udbud. Pr.1. januar 2013 er der desuden ikke længere pligt til at følge den danske tilbudslovs regler om annoncering, da annonceringspligten for bilag IIB-ydelser er blevet ophævet. Det betyder, at der ikke længere er nationale reguleringer af udbudsprocessen for danskuddannelse. Kontrakten om danskuddannelse vil herefter kun være omfattet af enkelte bestemmelser i EU s udbudsdirektiv, hvis kontraktværdien overstiger EU s tærskelværdier (ca. 1,5 mio. kr. for kommunale danskuddannelsesopgaver). 5 Bestemmelser der skal overholdes er: Artikel 23 om tekniske specifikationer. Bestemmelsen betyder bl.a., at kravene til opgaven ikke må beskrives på en sådan måde, at de indebærer en konkurrencemæssig hindring for en eller flere potentielle tilbudsgivere. Artikel 35, stk. 4 om offentliggørelse af en bekendtgørelse i EU-tidende om indgåelse af kontrakt. Bestemmelsen indebærer, at kommunen efter valg af leverandør elektronisk skal indsende Bekendtgørelse om indgåede kontrakter til EU-Tidende via SIMAP s hjemmeside. Med ophævelse af annonceringspligten får kommunerne en øget frihed til at tilrettelægge en proces for udlicitering, som de anser som mest velegnet til at sikre, at markedet leverer den rette opgaveløsning til 5 Tærskelværdierne reguleres hver andet år. De aktuelle tærskelværdier kan findes på Udbudsportalen.dk eller på kfst.dk. 11

12 den rette pris. Det indebærer bl.a., at hvis opgaven ikke anses for at have en klar grænseoverskridende interesse, jf. nedenfor, har kommunerne ikke pligt til at åbne op for, at alle leverandører på området kan give tilbud på udførelsen af opgaven. Selvom der ikke er egentlige nationale udbudsreger at følge (og kun få EU-retlige bestemmelser), skal kommunerne fortsat sikre økonomisk forsvarlighed. Kommunen skal derfor sikre, at opgaven leveres til en fornuftig pris og kvalitet. Det kan fx ske ved at annoncere efter potentielle leverandører på kommunens egen hjemmeside eller på særlige hjemmesider, der er specialiseret i at offentliggøre udbud, som fx den nationale udbudsplatform Udbud.dk. Det kan også ske ved, at kommunen direkte udvælger et antal leverandører til at afgive tilbud for derved at teste markedet i forhold til kvalitet, pris mv. På kan du finde KL s og Udbudsportalens vejledning om Anbefalinger til indkøb uden annonceringspligt, hvori du kan læse nærmere EUF-traktatens-principper Kommunen skal desuden vurdere, om opgaven har en klar grænseoverskridende interesse, dvs. om leverandører i andre lande vil være interesserede i at løse opgaven. Hvis det er tilfældet vil opgaven nemlig være underlagt EUF-traktatens principper om gennemsigtighed og ligebehandling. I sådanne tilfælde vil der være en pligt til at offentliggøre opgaven, så interesserede leverandører kan få mulighed for at finde og byde på opgaven. Der stilles ikke egentlige krav om, hvor offentliggørelsen skal ske. Offentliggørelsen kan fx ske på kommunens egen hjemmeside eller på mere officielle udbudsplatforme så som Udbud.dk. Det kan anbefales, at foretage en annoncering på Udbud.dk, da ordregiver så er sikker på at have opfyldt kravet om at sikre en passende grad af offentliggørelse af opgaven. Ordregiver skal desuden sikre ligebehandling i forbindelse med tilbudsafgivelse og valg af leverandør. Det beror på en konkret vurdering, om en opgave har interesse for virksomheder i andre lande. I følge Kommissionens fortolkningsmeddelelse 6 afhænger den grænseoverskridende interesse af fx kontraktens genstand og anslåede værdi, de særlige forhold, der kendetegner den berørte sektor (markedets størrelse og struktur, handelspraksis osv.), samt det geografiske sted, hvor kontrakten skal udføres. Følgende spørgsmål kan hjælpe med afklaringen: Kontraktens genstand - har opgaven et fagligt indhold, der gør den egnet til at blive løst af udenlandske virksomheder? Den anslåede værdi - har opgaven en størrelse og varighed, der gør den interessant for virksomheder i andre lande? Det geografiske sted for opgavens udførelse - kan man fx forestille sig, at virksomheder i Tyskland eller Sverige vil være interesserede i opgaven? Kan ordregiver svare ja på et eller flere af ovenstående spørgsmål, trækker det i retning af, at opgaven har en grænseoverskridende interesse. 6 Kommissionens fortolkningsmeddelelse om den fællesskabsret, der finder anvendelse på tildelingen af kontrakter, som ikke eller kun delvis er omfattet af udbudsdirektiverne (2006/C 179/02) 12

13 Selvom der ikke er en egentlig grænseoverskridende interesse for opgaven, kan det i mange tilfælde være fornuftigt at skabe vis konkurrence om opgaven og jævnligt teste markedet. En konkurrenceudsættelse fx hver 4-6 år vil bibeholde et fokus på at den konkrete danskuddannelse fx udvikles i takt med indførelse af ny teknologi mv. Yderligere information: På kan du finde: Udbudsdirektivet (2004/18/EF), BEK. nr. 712 af 15/06/2011 Tilbudsloven, LBK. nr af 07/12/2007 Lov om ændring af Tilbudsloven (lempelse af annonceringspligten), LOV nr af 18/12/2012 På kan du finde KL s og Udbudsportalens vejledning om Anbefalinger til indkøb uden annonceringspligt. Kommissionens Fortolkningsmeddelelse om den fællesskabsret, der finder anvendelse på tildelingen af kontrakter, som ikke eller kun delvis er omfattet af udbudsdirektiverne (2006/c179/02) kan findes på: Udarbejdelse af processtrategi Valg af udbudsform Tidsplan Prisstruktur Optioner Sociale klausuler Stillingtagen til forbehold og alternative tilbud Processen for inddragelse og orientering af medarbejdere ved en eventuel overdragelse af disse. Kontrolbud Kontraktstrategi Kontraktlængde og mulighed for forlængelse 2.5 Udbudsform 7 Det forhold at EU s udbudsregler samt tilbudsloven som udgangspunkt ikke skal følges, indebærer en øget frihed for kommunen til at tilrettelægge udbudsprocessen på en måde, som den finder mest hensigtsmæssig, jf. også afsnit Se i øvrigt note 1 i forhold til en forventet ny udbudsform i nye udbudsdirektiver. 13

14 Selvom Udbudsdirektivets eller tilbudslovens regler ikke skal følges, er der ikke noget til hinder for, at udbyder tilrettelægger udbudsprocessen, så den ligner procedurerne i Udbudsdirektivet helt eller delvist. Typisk vil udbuddet blive tilrettelagt som et offentligt eller begrænset udbud. Valg af udbudsform afhænger bl.a. af konkurrencesituationen på markedet, og forventningen til hvor mange leverandører, der vil byde på opgaven i den konkrete kommune er der i nabokommunerne sprogcentre, man forventer vil byde? Hvor mange af de større landsdækkende sprogcentre forventes at vil byde ind mv.? Et offentligt udbud indebærer, at alle kvalificerede tilbudsgivere kan byde på opgaven. Ved begrænset udbud afholdes først en prækvalifikation, hvor et antal tilbudsgivere udvælges på baggrund af en vurdering af deres egnethed. Den tofasede opdeling ved begrænset udbud (prækvalifikations- og tilbudsrunden) betyder ofte en længere udbudsprocedure, men omvendt kan kommunen indhente tid i evalueringsfasen, hvor der er et begrænset antal tilbud, der skal vurderes. Danskuddannelser til voksne udlændinge bliver typisk udbudt som et offentligt udbud, da der ofte opleves et begrænset antal potentielle leverandører på markedet. Et offentligt udbud sender desuden et signal om, at kommunen er åben for konkurrence. Omvendt giver det begrænsede udbud kommunen en bedre føling med hvilke leverandører, der byder på opgaven. Hvis kommunen ønsker at indgå i en forhandlingsrunde med et mindre antal leverandører, kan det ligeledes være fordelagtigt at tilrettelægge processen som et begrænset udbud. Denne mulighed er der dog også ved et offentligt udbud, men såfremt kommunen alene vil forhandle med et begrænset antal leverandører, bør det beskrives i udbudsmaterialet, hvordan antallet af leverandører til en forhandlingsrunde vil blive udvalgt. Friheden til at tilrette processen for konkurrenceudsættelse medfører også, at kommunen i stedet for en egentlig annoncering, kan vælge at indhente underhåndsbud fra et bestemt antal leverandører (fx 2-4 stk.), hvis det vurderes, at opgaven ikke har en klar grænseoverskridende interesse, jf. afsnit Indhentes der underhåndsbud bør kommunen oplyse om, hvorvidt opgaven tildeles på grundlag af laveste pris eller på baggrund af andre kriterier end pris. Vælges det økonomisk mest fordelagtige tilbud, har kommunen dog ikke en pligt til at angive underkriterierne eller vægte dem. Kommunen bør desuden oplyse, om der er mindstekrav, som leverandørerne skal opfylde for at komme i betragtning til opgaven, samt hvornår der er tilbudsfrist. Den øgede frihed betyder imidlertid, at tilbudsfristen ikke nødvendigvis behøver at være den samme for tilbudsgiverne ved indhentning af underhåndsbud. 2.6 Tidsplan Det er væsentligt at sætte god tid af til udbuddet. Dette er specielt tilfældet i de situationer, hvor der er medarbejdere, der skal virksomhedsoverdrages, og derfor skal orienteres i god tid. Derfor bør kommunen udarbejde en konkret tidsplan for udbuddet. Dette sikrer, at der er tilstrækkelig tid til de enkelte faser, herunder eventuelle politiske behandlinger. Før udbuddet annonceres, skal kommunen bl.a.: Inddrage SU/MED før endelig politisk beslutning Fastlægge organisering Indhente data fra nuværende leverandør (hvis genudbud) Fastsætte omfang og indhold af opgaverne Overveje kontraktstrategi 14

15 Udarbejde udbudsmaterialet Evt. godkende udbudsmaterialet politisk. Når udbuddet er offentliggjort, skal der afsættes tid til: Håndtering af spørgsmål Gennemgang og vurdering af tilbuddene Eventuel indhentelse af supplerende oplysninger En eventuel forhandlings- eller dialogrunde Politisk behandling af resultatet af konkurrencen Udarbejdelse og udsendelse af meddelelser om tildelingsbeslutning Evt. frivillig standstill-periode 8 Udarbejdelse og indgåelse af kontrakt Offentliggørelse af resultatet i EU-Tidende (hvis kontrakten er over EU s tærskelværdier) Evt. overdragelse af medarbejdere Forberedelse af kontraktopstart. Den konkrete tidsplan vil selvsagt afhænge af en række individuelle faktorer, herunder de politiske processer i kommunen, samt hvilken udbudsform, der vælges. Derudover er det vigtigt at have for øje, at det anbefales at kalkulere med min. 4-6 måneders kontraktopstart dvs. perioden fra valg af vinder til leverandøren reelt starter op. Dette for at give leverandøren tid til at finde egnede lokaler, tid til evt. medarbejderoverdragelse mv.. Desuden bør kommunen være opmærksom på at tilrettelægge processen så det passer med holdopstart af kursister. Således vil kontraktopstart være mest relevant pr. 1. august eller 1. januar. Nedenfor er der et forslag til en tidsplan, hvor udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, dvs. uden prækvalifikation. Der er indsat tid til en forhandlingsrunde. Denne kan dog variere alt afhængig af hvor mange leverandører man i givet fald vil i forhandling med, og hvor mange temaer, man vil drøfte. Såfremt processen ønskes gennemført som et begrænset udbud er perioden for gennemførelse af udbuddet ofte længere. Skemaet går kun til og med kontraktindgåelse, så det er vigtigt at være opmærksom på, at man skal kalkulere med yderligere 3-6 måneder til forberedelse af kontraktopstart. Tidsplanen tager ligeledes udgangspunkt i, at der er truffet politisk beslutning om udbud. 8 Når der er tale om udbud af en bilag IIB tjenesteydelse, er der ikke pligt til at afholde en egentlig standstill-periode. Det kan dog af hensyn til de tilbudsgivere, der ikke har vundet opgaven, være fordelagtigt at afholde en standstill-periode. Denne periode kan med fordel anvendes til forberedelse af kontrakten med den vindende tilbudsgiver. 15

16 2.7 Prisstruktur Prisstrukturen kan være afgørende for kommunes samlede udgifter på området, og bør derfor tænkes ind i planlægningen af udbuddet. Har kommunen erfaring med eller forventer den fremadrettet at kursistgrundlaget vil variere på de enkelte danskuddannelser (DU1, DU2 og DU3) bør den alt andet lige indrette prisstrukturen, så den afspejler målgruppens tyngde. Dette kan ske ved at konstruere en evalueringsmodel for så vidt angår pris, som vægter prisen efter de forskellige typer af kursister i overensstemmelse med den nuværende (eller forventede) kursistsammensætning. Dvs. prisen vil vægte mest på danskuddannelser (eller moduler), hvor der er flest kursister. Vælges denne konstruktion skal tilbudslisten naturligvis indrettes, så leverandørerne har mulighed for at give differentierede priser ift. mængden af kursister på den enkelte uddannelse - og evt. også på de enkelte moduler, hvis kommunen ønsker at vægte disse forskelligt. 2.8 Tilkøbsydelser/optioner Kommunen kan udover optionen på kontraktens løbetid overveje, om der skal medtages optioner på supplerende ydelser. En option er en ret for den ordregivende myndighed til på i forvejen fastsatte vilkår at købe yderligere ydelser fra en tilbudsgiver. På den baggrund kan optionen bidrage til øget fleksibilitet, hvis kommunen fx er usikker på budget, forventet tilbudsværdi mv. Der er set flere eksempler på kommuner, der eksempelvis har indarbejdet en option i udbudsmaterialet vedr. kursus i danske samfundsforhold (se også afsnit 2.2.3). Af øvrige optioner er set opgaveløsning vedr. beskæftigelsesrettede tilbud (praktikker på virksomheder mv.). Sidstnævnte kan være oplagt, hvis kommunen ønsker at undervisningen skal ske i tilknytning til den lokale beskæftigelsesrettede indsats hvor sprog, praktik og anden opkvalificering sammentænkes og gensidigt understøtter hinanden. En sammentænkning af ydelser kan give leverandøren et grundlag for at skabe en større volumen, men hvis 16

17 det er et krav, at leverandøren skal kunne levere begge ydelser, kan det evt. udelukke sprogcentre mv. i at kunne byde på opgaven. Optionens indhold og vilkår for dens udnyttelse bør for så vidt muligt fremgå i udbudsmaterialet, så det kan blive en del af kontraktvilkårene. Kommunen skal desuden huske, at optionen skal indgå i evalueringen af tilbuddene. Det gælder uanset, om kommunen vil gøre brug af optionen eller ej. Kommunen kan i den forbindelse overveje at tillægge optionen en selvstændig vægt, der adskiller sig fra hovedydelsen, så den ikke kommer til at vægte betydeligt i tilfælde af, at den ikke tages i brug. En selvstændig vægtning kan desuden afspejle, hvor stor en del af aktiviteten kurset udgør. Ofte vil det udgøre en marginal andel, hvorfor det ikke bør vægte betydeligt. Typisk vil optionen være et vilkår, som leverandøren skal byde ind på, men hvor kommunen vælger hvorvidt, den vil gøre brug af den. Ved at leverandøren er forpligtet til at byde på optionen sikrer kommunen, at det bliver den samme leverandør, der løser opgaverne. Ønsker kommunen ikke at forpligte leverandørerne til at byde på såvel danskuddannelsesopgaven som eventuelle tilkøbsydelser, kan opgaven i stedet indgås som to (eller flere) delaftaler en for danskuddannelser og en for den/de enkelte tilkøbsydelser. Der kan gennemføres et fælles udbud med to delaftaler, hvor leverandørerne ud over at afgive tilbud kunne give separate tilbud på hvert deludbud også får mulighed for (men ikke afkræves) at afgive bud på begge delaftaler. Ulempen ved en delaftale frem for en option er, at kommunen som udgangspunkt er forpligtet til at indgå kontrakt om delaftalen, medmindre den har en saglig grund til at annullere udbuddet om delaftalen (fx hvis der ikke kommer bud på delaftalen, buddene er dyrere end budgetteret mv.). 2.9 Sociale klausuler Brugen af sociale klausuler har længe været et politisk fokus i mange kommuner. Således ses der også i udbudsmaterialet sociale klausuler, der pålægger virksomhederne et socialt ansvar i forbindelse med løsningen af opgaver for det offentlige. En social klausul vil typisk være et krav, der indsættes i kontrakten, som den vindende leverandør skal opfylde. Det vil altså ikke være et kriterium, der indgår i konkurrencen om opgaven (som et tildelingskriterium). Sociale klausuler kan både være med til at mindske risikoen for, at virksomhedens nuværende medarbejdere bliver nedslidt, og bidrage til at udsatte grupper bliver integreret på arbejdsmarkedet. På den måde kan klausulerne have to hovedformål: At integrere: Ved at stille krav om at et bestemt antal stillinger, der anvendes til at udføre den udbudte opgave, besættes med elever eller personer på særlige vilkår (fx fleksjob) mv. At forebygge og fastholde: Ved at kræve, at den vindende tilbudsgiver har en formuleret politik fx om fastholdelse af medarbejdere og forebyggelse af nedslidning for ansatte på den udbudte opgave. Dermed kan sociale klausuler gøre arbejdspladsen mere rummelig for de ansatte på opgaven. De sociale krav kan opstilles på forskellige måder. Fx som egentlige klausuler om beskæftigelse, politik mv. (hårde klausuler) eller som opfordringsklausuler, hvor leverandøren skal tilstræbe at overholde den sociale klausul. Et alternativ til at stille egentlige klausuler i de enkelte kontrakter er at indgå mere generelle partnerskaber med de relevante parter i fx erhvervsliv og undervisningssektor. 17

18 Hvorvidt sociale klausuler er egnede og lovlige at opstille, afhænger bl.a. af opgavens varighed, volumen samt karakter. Der er nemlig en række betingelser, der skal iagttages for at kunne inddrage sociale klausuler i offentlige kontrakter. Kort fortalt er der 4 hovedbetingelser, som ordregivere skal være opmærksom på. Den første betingelse udspringer af dansk ret, mens de 3 sidste udspringer af EU s udbudsregler. 1. Lovreguleret og saglighed: Den sociale klausul skal afledes af en ordning reguleret i lov eller anden relevant retskilde og det sociale hensyn skal være sagligt begrundet. 2. Tilknyttet kontraktens udførelse: Den sociale klausul skal vedrøre levering af den udbudte danskuddannelsesopgave (og ikke virksomhedens øvrige opgaver). 3. Offentliggørelse: Den sociale klausul skal fremgå af udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet. 4. Overholde TEUF s regler og principper, herunder: Ikke-diskrimination og ligebehandling: Den sociale klausul må ikke diskriminere udenlandske leverandører eller arbejdstagere. Proportionalitet: Omfanget af de sociale hensyn skal stå mål med den opgave, der udbydes, og vilkåret må ikke forpligte leverandøren i længere tid end den konkrete kontrakts løbetid. Gennemsigtighed: Klausulen skal være klart beskrevet i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet. Eksportforbud: Den sociale klausul må generelt ikke knyttes til ydelser, opgaver eller produkter, der produceres eller leveres i andre lande. Herudover skal kommunen naturligvis vurderes, om der reelt er en målgruppe for den sociale klausul. Der skal fx ikke inddrages klausuler om uddannelsesaftaler, hvis opgaven ikke er stor nok til at kunne rumme krav om fx beskæftigelse af kontorelever. Det vil fx næppe være proportionalt at stille krav om ansættelse af elever, hvis der alene medgår fx 1-3 personer til at udføre den administrative opgave. Endelig bør det indgå i overvejelserne, i hvilket omfang de ekstra sociale krav til leverandører kan forventes at give belastninger for leverandøren og meromkostninger for den offentlige myndighed. Ekstra krav vil som udgangspunkt altid give en ekstra udgift, så overvejelsen bør være, i hvilket omfang de forventede fordele opvejer merudgifterne for leverandøren og myndighed. Du kan læse nærmere om, hvad ovenstående betingelser betyder i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledninger vedr. sociale klausuler. De kan findes på kfst.dk Regler for håndtering af medarbejdere I forbindelse med udbud af opgaven skal det afklares, hvordan medarbejderne håndteres. Der skal endvidere tages stilling til om virksomhedsoverdragelsesloven 9 finder anvendelse, således at medarbejderne skal overdrages til en evt. ny ekstern leverandør. Der er en række betingelser, som skal være opfyldt for, at loven finder anvendelse. Bl.a. skal der være tale om, at den udbudte opgave knytter sig til en økonomisk enhed, som bevarer sin identitet. Hvorvidt dette kriterium er opfyldt, afhænger af den måde opgavevaretagelsen er organiseret på hos kommunen (eller en ekstern leverandør). På 9 Bekendtgørelse af lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. LBK nr. 710 af 20. august

19 Udbudsportalen.dk kan du finde en selvstændig vejledning vedrørende håndtering af medarbejderforhold ved konkurrenceudsættelse. Er der tale om genudbud, idet opgaven varetages af en ekstern leverandør, skal kommunen forespørge leverandøren om der i forbindelse med overdragelse af den udbudte opgave er tale om virksomhedsoverdragelse i henhold til lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse. Det vil således være den nuværende leverandør (i samarbejde med kommunen), der på baggrund af den måde opgaven er organiseret på, skal vurdere, hvorvidt der skal ske overdragelse af medarbejdere i henhold til virksomhedsoverdragelsesloven. Kommunen kan ikke på forhånd bestemme dette eller i øvrigt i udbudsmaterialet tilkendegive, at loven finder anvendelse ved næste genudbud. Hvis opgaven er lagt ud til en privat leverandør, vil det være denne der fastsætter, hvilke og hvor mange medarbejdere, der vil skulle virksomhedsoverdrages. I tilfælde hvor leverandøren skal oplyse medarbejderdata, kan kommunen med fordel gøre en indsats for at følge op på, om det antal medarbejdere, den nuværende leverandør har sagt der skal overdrages, er realistisk. Dette kan bl.a. gøres ved at se på, om lønomkostningerne stemmer med betalingen til leverandøren/kontraktværdien. Reglerne om information og inddragelse af SU/MED, herunder Protokollat om medarbejdernes inddragelse og medvirken ved omstilling, udbud og udlicitering, skal iagttages. Det følger af reglerne, at information skal gives på et passende tidspunkt, på en passende måde og med et passende indhold, så navnlig medarbejderrepræsentanterne sættes i stand til at foretage en passende analyse af situationen med henblik på en eventuel efterfølgende drøftelse i udvalget. Dette indebærer bl.a., at SU/MED skal inddrages inden, der træffes endelig beslutning om udbud af tilsynsopgaven, og at der løbende i processen skal ske en inddragelse af SU/MED. Hvis virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse, har kommunen en række forpligtelser over for de berørte medarbejdere/medarbejderrepræsentanter. Kommunen skal i henhold til lovens 5 informere medarbejderrepræsentanterne, fx tillidsrepræsentanten om overdragelsen, og såfremt der iværksættes foranstaltninger, skal kommunen forhandle med medarbejderrepræsentanterne. Hvis der ikke er valgt medarbejderrepræsentanter, skal de medarbejdere, der bliver berørt, informeres direkte. Loven siger, at man som minimum skal informere om: Datoen for overdragelsen, Årsagen til overdragelsen, Overdragelsens juridiske, økonomiske og sociale følger og Eventuelle foranstaltninger i forhold til medarbejderne. Medarbejderne skal have informationerne i rimelig tid inden overdragelsen. Generelt er det en god idé, at kommunen informerer både medarbejdere der er direkte og indirekte berørte af udbuddet. Derfor bør kommunen tidligt i udbudsprocessen fastlægge en informationsstrategi, der sikrer, at medarbejderne løbende bliver informeret i relevant omfang. Pligten til at informere i god tid gælder også, hvis udbyderen overvejer at iværksætte foranstaltninger over for de ansatte. Det kan for eksempel være, hvis antallet af ansatte skal tilpasses, eller hvis arbejdstiden skal omlægges. Efter lovens 6 skal der være mulighed for at drøfte den slags 19

20 foranstaltninger eller ordninger med medarbejdernes repræsentanter. Målet er at opnå en aftale om, hvordan foranstaltningerne skal forstås og reguleres mest hensigtsmæssigt for alle berørte parter Information om virksomhedsoverdragelse Såfremt virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse skal dette fremgå af udbudsmaterialet og kontrakten, ligesom der skal angives en række oplysninger om medarbejdernes løn- og ansættelsesvilkår. Som bilag til udbudsmaterialet vedlægges en liste med oplysninger om de berørte medarbejderes løn- og ansættelsesforhold i anonymiseret form. Listen bør indeholde følgende oplysninger: Ansættelsestidspunkt (anciennitet) Stilling Uddannelse Bruttomånedsløn - grundløn og tillæg (inkl. pension) Pension Beskæftigelsesgrad (ugentlig arbejdstid) Det kan overvejes at angive en mere fyldig beskrivelse af medarbejdernes kompetencer i forhold til opgaven. Herudover skal det oplyses, om der er medarbejdere, der har tillidshverv, så som tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant o.l.. Det er endvidere relevant at oplyse, om der er medarbejdere på barsel, orlov, fleksjob o.l. Endelig skal det angives, hvilke kollektive overenskomster, lokalaftaler, sædvaner/kutymer, personalegoder o.l. medarbejderne er omfattet af ved overdragelsen. På Udbudsportalen.dk findes vejledningsmateriale og skabeloner til brug ved virksomhedsoverdragelse Kontrolbud Et kontrolbud afgives, når kommunen selv ønsker at byde på opgaven for at vurdere, om kommunen kan løse opgaven bedre og billigere end de eksterne parter. Den interne organisering kræver særlig opmærksomhed, hvis kommunen vælger at afgive et kontrolbud i forbindelse med en udbudsforretning. Det skyldes, at der ikke må være sammenfald mellem det personale i kommunen, der udarbejder kontrolbuddet og det personale, der senere vurderer tilbuddet sammen med de øvrige indkomne bud. Adskillelsen skal sikre, at den enhed i kommunen, der afgiver kontrolbuddet, ikke opnår en fortrinsstilling i forhold til tilbudsgiverne. Det er kommunen der afgør, om der skal udarbejdes et kontrolbud. Ofte er der dog opstillet generelle principper om dette i kommunens udbudsstrategi. Formålet med at udbyde opgaven spiller normalt ind på beslutningen om kontrolbud. Er formålet med udbuddet at få eksterne kompetencer og ressourcer til danskuddannelsesopgaven, er det næppe så oplagt at afgive kontrolbud. Er formålet af mere økonomisk karakter, kan det være hensigtsmæssigt at udarbejde et kontrolbud, da kommunen derved skærper konkurrencen om opgaven og reelt tester, om kommunen selv kan løfte opgaven billigere. Du kan læse mere om kontrolbud og beregning heraf i Udbudsportalens vejledning Udbud- trin for trin". 20