vedrørende skibsteknisk rådgivning i forbindelse med indkøb af ny færge

Transkript

1 Aarhus Marts 2017 Sagsnr tbr/tbr/dla Rådgivningsaftale Mellem Færgeselskabet Læsø K/S og CVR-nr. vedrørende skibsteknisk rådgivning i forbindelse med indkøb af ny færge København Langelinie Allé København Ø Danmark Aarhus Værkmestergade Aarhus C Danmark Shanghai Suite 1818, 18/F No. 699 Nanjing West Road Jing an District, Shanghai, T F E info@bechbruun.com Advokatfirma CVR-nr

2 2/14 Indholdsfortegnelse 1. Parterne Opgaven Aftalegrundlag Organisation og medarbejdere Rådgivers ydelser Tidsfrister Økonomisk ramme Honorering Udlæg Udbetaling af honorar Ansvar Forsikring Færgeselskabets ret til at bringe Rådgivningsaftalen til ophør Rettigheder Tvister Kontaktpersoner Fortrolighed Sprog Underskrifter Bilag Bilag 1: Bilag 2:

3 3/14 1. Parterne 1.1 Mellem Færgeselskabet Læsø K/S Havnepladsen 1 Vesterø Havn 9740 Læsø CVR-nr (i det følgende benævnt Færgeselskabet ) og CVR-nr. (i det følgende benævnt Rådgiver ) er dags dato indgået Rådgivningsaftale (herefter benævnt Rådgivningsaftalen ) vedrørende skibsteknisk rådgivning i forbindelse med indkøb af ny færge. 2. Opgaven Rådgivningsaftalen omfatter skibsteknisk rådgivning og byggetilsyn i forbindelse med kontrahering af en nybygget færge til betjening af den offentlige færgerute mellem Vesterø Havn på Læsø og Jylland. 3. Aftalegrundlag 3.1 For aftalen gælder nedenstående dokumenter i prioriteret rækkefølge: I det tilfælde, der er modstrid mellem punkter i to dokumenter, gælder dokumentet i højeste prioriterede punkt forud for dokumentet i det lavere prioriterede punkt. Dokumenterne i et lavere prioriteret punkt kan dog udfylde, uddybe eller supplere dokumenterne i et højere prioriteret punkt. Ved uoverensstemmelse mellem dokumenterne i samme punkt gælder almindelige fortolkningsprincipper Nærværende Rådgivningsaftale med følgende bilag:

4 4/14 Forsikringspolice nr. (Rådgivers forsikringspolice) Almindelige bestemmelser for teknisk rådgivning og bistand, ABR Færgeselskabets udbudsmateriale omfattende: Rådgivers tilbud omfattende: 3.2 Samtlige ydelser skal leveres i overensstemmelse med de på tidspunktet for underskrivelse af Rådgivningsaftalen gældende love og forordninger, standard normer og myndighedspraksis, designguides og teknisk fælles viden mv. Hvis sådanne måtte blive ændret i perioden frem til arbejdets aflevering, er Rådgiver forpligtet til udføre ydelserne i overensstemmelse med sådanne ændrede love, normer mv. 3.3 Enhver ændring i Rådgivningsaftalen og aftalegrundlaget skal være skriftlig og underskrevet af begge parter for at være bindende. 4. Organisation og medarbejdere 4.1 Rådgiver har til projektet tilknyttet følgende nøglemedarbejdere: Udskiftning af Rådgivers nøglemedarbejdere på projektet kan uden Færgeselskabets godkendelse kun finde sted, hvor den pågældende medarbejder har lovligt forfald i en periode eller ophører sin ansættelse hos Rådgiver. I tilfælde af Rådgivers udskiftning af medarbejdere, skal Færgeselskabet orienteres herom samt om årsagen til udskiftningen. Nye nøglemedarbejdere skal skriftligt godkendes af Færgeselskabet efter forevisning af CV er og eventuelt personligt interview. Nye nøglemedarbejdere til erstatning for udskiftede - og således af Færgeselskabet tidligere godkendte nøglemedarbejdere - skal som minimum have samme kvalifikationer, som den nøglemedarbejder, de erstatter.

5 5/14 Såfremt Rådgiver uden Færgeselskabets forudgående skriftlige godkendelse udskifter en nøglemedarbejder, uden at en sådan udskiftning er begrundet i medarbejderens lovlige forfald eller ophør af sin ansættelse, eller såfremt Rådgiver uden Færgeselskabets forudgående skriftlige godkendelse udskifter en nøglemedarbejder med en medarbejder, som ikke har samme kvalifikationer, som den nøglemedarbejder, der erstattes, ifalder Rådgiver en engangsbod. Engangsboden udgør DKK ekskl. moms pr. medarbejder. 4.2 Rådgiver og Færgeselskabet skal samarbejde om at afdække eventuelle svagheder i bemandingen. Med henblik på at sikre projektets succes kan Færgeselskabet i særlige tilfælde kræve, at medarbejdere hos Rådgiver eller Rådgivers underrådgivere udskiftes, eller at Rådgivers bemanding på projektet forøges og/eller forstærkes. 4.3 Enhver omkostning forbundet med udskiftningen af nøglemedarbejdere er Færgeselskabet uvedkommende, og Rådgiver er forpligtet til aktivt at sørge for, at nye medarbejdere hurtigst muligt er fuldt inde i opgaven. 4.4 Rådgiver er i øvrigt forpligtet til at indgå i et tæt samarbejde med de specialister og rådgivere, som Færgeselskabet måtte vælge at tilknytte projektet. 5. Rådgivers ydelser 5.1 Rådgivers ydelser omfatter rådgivning i forbindelse med udarbejdelse af: Gennemførelse af markedsdialog Udarbejdelse af kravsspecifikation mv. og annoncering af udbud Forhandling, tilbudsvurdering og kontrahering Tegningsgodkendelse Byggetilsyn Koordinering med havneingeniør og havnebygger Deltagelse i forbindelse med overtagelse af færge Færgeselskabet skal med mindre andet aftales konkret - have minimum 10 arbejdsdage til gennemsyn og godkendelse af materialet, som fremsendes digitalt og kvalitetssikret af Rådgiver. Parterne aftaler ved kontraktstart og løbende, hvilket materiale, der skal fremsendes til Færgeselskabet til gennemsyn, jf. også punkt 5.2.

6 6/ Rådgiver har den ledende og proaktive rolle i alle opgavens faser og er forpligtet til at indgå i et loyalt og effektivt samarbejde med Færgeselskabet. Færgeselskabet skal inddrages i alle væsentlige beslutninger vedrørende økonomi, tid, design, materialevalg mv. Rådgiver skal i den forbindelse udarbejde de nødvendige oplæg til Færgeselskabets beslutninger/godkendelser, herunder om nødvendigt alternative og/eller reviderede løsningsvarianter. 5.3 Rådgiver skal efter Færgeselskabets rimelige anmodninger deltage i møder. Rådgiver forestår indkaldelse samt afholdelse og referering af møder med projektets parter, herunder Færgeselskabet, brugere, myndigheder, forsyningsselskaber mv. 5.4 Rådgiver skal foretage kvalitetssikring Senest 4 uger efter Rådgivningsaftalens indgåelse skal Rådgiver skriftligt fremsende sine sagsspecifikke kvalitetsstyringsplaner til Færgeselskabet til godkendelse. Færgeselskabet har til enhver tid ret til at foretage gennemsyn og kontrol af Rådgivers kvalitetsstyringssystem. 5.5 Inden færgebyggeriet igangsættes, skal Rådgiver til Færgeselskabet fremsende tilsyns- og kontrolplaner til godkendelse. 5.6 Færgeselskabet er for så vidt angår Rådgivers tegningsgodkendelse og byggetilsyn berettiget til at supplere nærværende aftale med en aftale, hvori tillige Værftet er part. 6. Tidsfrister 6.1 Udgangspunktet for opgavens løsning er, at den nybyggede færge skal kunne overtages/ibrugtages senest den 1. februar Den endelige tidsplan, herunder tidsplaner for opgavens faser, godkendelser, beslutninger, udbud og byggeri udarbejdes af Rådgiver i samarbejde med Færgeselskabet umiddelbart efter Rådgivningsaftalens indgåelse. 6.2 Rådgiver er ansvarlig for forsinkelser i henhold til reglerne i ABR 89.

7 7/ Rådgiver er forpligtet til at følge de til enhver tid aftalte frister og afrapportere om alle væsentlige forhold, der kan medføre forsinkelse i forhold til disse frister. Rådgiver er i tilfælde af forsinkelse, herunder risiko for forsinkelse, forpligtet til at fremkomme med forslag, som efter Færgeselskabets nærmere bestemmelse kan bidrage til at sikre overholdelse af de til enhver tid aftalte tidsterminer. Dette gælder også, hvor en forsinkelse kan henføres til, at Rådgiver skulle udføre væsentlige supplerende ydelser, og det berettiger til justering af den fastsatte tidsramme. 7. Økonomisk ramme 7.1 Den økonomiske ramme fastlægges i forbindelse med udarbejdelse af udbudsmaterialet for kontrahering af færgen. 7.2 Rådgiver har pligt til over for Færgeselskabet i forbindelse med tilrettelæggelsen og gennemførelsen af opgaven løbende at styre den økonomiske ramme, herunder overvåge at den økonomiske ramme overholdes. I forbindelse med udbuddet af færgeindkøbet udformes tilbudslisterne i samarbejde med Færgeselskabet med en række optioner, så byggeriet og tilbudssummer kan tilpasses budgettet efter tilbudsafgivelsen. 7.3 Såfremt den økonomiske ramme overskrides efter tilbudsindhentningen, er Rådgiver forpligtet til straks og uden særskilt honorering i samarbejde med Færgeselskabet at foretage de projektændringer, som er nødvendige for at bringe projektet i overensstemmelse med den fastlagte økonomiske ramme, herunder om nødvendigt genudbyde færgebyggeriet, såfremt det ikke under forhandlingerne er muligt at bringe projektet i overensstemmelse med den fastlagte økonomiske ramme. 7.4 Overskrides den økonomiske ramme efter kontraktindgåelsen med Værftet som følge af ekstraydelser og uforudsete forhold, er Rådgiver i samarbejde med Færgeselskabet forpligtet til - uden særskilt honorering - at finde besparelser, som modsvarer overskridelsen af den økonomiske ramme inklusive eventuelle omkostninger som følge af en forsinkelse forårsaget af omprojekteringen. 8. Honorering 8.1 Honorering efter medgået tidsforbrug

8 8/14 Følgende ydelser honoreres efter medgået tidsforbrug og i henhold til de timesatser, der fremgår af Rådgivers tilbud af : Gennemførelse af markedsdialog Forhandlinger, tilbudsvurderinger og kontraheringer Koordinering med havneingeniør og havnebygger Deltagelse i forbindelse med overtagelse af færgen Transporttid honoreres ikke. Tilsvarende honoreres tid, der medgår til at rette Rådgivers egne fejl, ikke. Forud for igangsætning af de enkelte ydelser, jf. punkt 5.1, eller dele heraf, aftales efter Færgeselskabets anmodning og under hensyntagen til opgavens kompleksitet og omfang enten en fast budgetramme eller en vejledende budgetramme for rådgivning under den enkelte opgave (ydelse). Budgetrammen suppleres desuden af en ydelsesbeskrivelse, der nærmere beskriver de ydelser, der er omfattet af rammen. I tilfælde af, at Rådgivers honorar efter det medgåede tidsforbrug ved afslutning af opgaven overskrider den aftalte faste budgetramme, er Rådgiver ikke berettiget til yderligere betaling, jf. dog punkt 8.3. I tilfælde af, at Rådgivers honorar efter det medgåede tidsforbrug ved afslutning af opgaven overskrider den aftalte vejledende budgetramme, reguleres Rådgivers honorar efter følgende retningslinjer: Ved overskridelse af den vejledende budgetramme på mellem 0-10 % reduceres timesatserne for overskridelsen med 15 %. Ved overskridelse af den vejledende budgetramme på mere end 10 % reduceres timesatserne for overskridelsen med 30 % for den del af overskridelsen, der overstiger 10 %. Rådgiver er i øvrigt forpligtet til at varsle den forventede overskridelse af den aftalte vejledende budgetramme over for Færgeselskabet med angivelse af den forventede overskridelse af den vejledende budgetramme inden 75 % af den samlede vejledende budgetramme for opgaven/ydelsen er forbrugt. Ved overskridelser, der er varslet over for Færgeselskabet efter, at 75 % af den aftalte samlede vejledende budgetramme er forbrugt, reduceres Rådgivers honorar med yderligere 10 % til hhv. 25 % for overskridelse mellem 0-10 % og 40 % for overskridelser på mere end 10 %.

9 9/ Fast honorar Følgende ydelser honoreres med et fast honorar, jf. Rådgivers tilbud af : Udarbejdelse af kravsspecifikation mv. og annoncering af udbud Tegningsgodkendelse Byggetilsyn 8.3 Ekstraydelser, hvorved forstås ydelser, som Rådgiver ikke med rimelighed kunne forudse ville udgøre en del af opgaven (den enkelte ydelse) på tidspunktet for fastlæggelse af budgetrammen, hhv. afgivelse af tilbud, honoreres uden for den aftalte budgetramme for den enkelte ydelse hhv. den aftalte faste pris efter medgået tid i henhold til de timerater, der fremgår af Rådgivers tilbud. Rådgiver er dog kun berettiget til honorar for ekstraydelser, såfremt Rådgiver forud for udførelsen af ekstraydelsen skriftligt har orienteret Færgeselskabet om, at en ydelse/et arbejde ikke er omfattet af den aftalte budgetramme hhv. aftalte faste pris for den enkelte opgave. Ydelser udført uden et sådant forudgående varsel anses således for omfattet af den aftalte budgetramme hhv. den aftalte faste pris. 8.4 Rådgiver er for såvel opgaver, der udføres efter medgået tid, som opgaver, der udføres efter fast pris, forpligtet til dagligt at føre timelister på den enkelte medarbejder, der specificerer hvor mange timer den enkelte medarbejder har beskæftiget sig med projektet og i den forbindelse hvilke konkrete ydelser den pågældende medarbejder har beskæftiget sig med. 8.5 Rådgiver skal desuden minimum med udgangen af hver måned fremsende en oversigt over sit ressourceforbrug i den forgangne periode til Færgeselskabet. 8.6 Færgeselskabet er til en hver tid berettiget til på forlangende at få tilsendt fornøden dokumentation for grundlag for regningerne, ligesom Færgeselskabet til enhver tid er berettiget til at lade sin revisor gennemgå og attestere grundlaget for regningerne eller forlange en sådan gennemgang og attestation foretaget af Rådgivers statsautoriserede revisor. 8.7 Rådgivers honorar, herunder de aftalte timerater, er fast og indekseres ikke. 9. Udlæg 9.1 Udlæg som ABR 89 punkt 3.2, dog med følgende præciseringer/undtagelser:

10 10/ Udlæg i forbindelse med rådgivningen dokumenteres med underbilag og refunderes uden tillæg. 9.3 Udlæg i forbindelse med tryk og reproduktion refunderes kun efter nærmere aftale. Anvendelse af reproduktionsanstalt til større trykninger og produktioner finder sted efter Færgeselskabets nærmere anvisninger. 9.4 Udgifter i forbindelse med rejser, herunder udgifter til transport for Rådgivers medarbejdere til og fra Læsø Kommune, er indeholdt i Rådgivers honorar og refunderes ikke (herunder kørsel i egen bil, fortæring, ophold mv.). Dog refunderes på forhånd godkendte udgifter til transport, udlæg til diæter og overnatning mv. i forbindelse med udførelse af byggetilsynet efter nærmere aftale med Færgeselskabet. 9.5 Udgifter til anvendelse af EDB, CAD-anlæg eller andet elektronisk og teknisk udstyr er indeholdt i Rådgivers honorar og refunderes ikke. 10. Udbetaling af honorar 10.1 For ydelser, der honoreres efter medgået tid, jf. punkt 9.1, finder udbetaling af honorar sted ved månedlige betalingsbegæringer for udført arbejde i den forgangne måned. I forbindelse med fremsendelse af faktura på honorar skal Rådgiver angive en specifikation af timeforbruget fordelt på de enkelte medarbejdere For ydelser, der honoreres efter fast pris, finder udbetaling af honorar sted bagud i henhold til en aftalt betalingsplan Udlæg faktureres efter regning vedlagt fornøden dokumentation for afholdte udlæg Betaling skal finde sted ved afsendelse fra Færgeselskabet senest 30 dage efter betalingsbegæringens modtagelse (indstemplingsdato). Forfalder sidste rettidige betalingsdag ikke på en bankdag, vil førstkommende bankdag herefter være sidste rettidige betalingsdag.

11 11/ Alle fakturaer skal - med mindre andet aftales - fremsendes elektronisk, jf. lovbekendtgørelse nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. og bekendtgørelse nr. 206 af 11. marts 2011 om elektronisk afregning med offentlige myndigheder. Faktura skal udstedes til. Af fakturaen skal følgende oplysninger fremgå: 10.6 Færgeselskabet er berettiget til at udskyde betaling, såfremt faktura ikke modtages elektronisk eller såfremt én eller flere af de i punkt 11.3 anførte oplysninger mangler. Færgeselskabet betaler ikke fakturagebyr. 11. Ansvar 11.1 Rådgiver er ansvarlig i forhold til reglerne i ABR 89 med de præciseringer/undtagelser, der følger af nærværende aftale. Parterne er altid uanset ansvar forpligtet til at bidrage til at finde den mest optimale løsning for at rette og neutralisere fejl og mangler Det forhold, at Færgeselskabet i samarbejde med Rådgiver repræsenteres af medarbejdere med ekspertise inden for de aktuelle fagområder, fritager på intet tidspunkt Rådgiver for rådgiveransvar. 12. Forsikring 12.1 Rådgiver har tegnet følgende ansvarsforsikring: Forsikringsselskab Forsikringssum pr. forsikringsår Forsikringssum pr. tingskade [minimum DKK] Forsikringssum pr. personskade [minimum DKK] Forsikringspolice inkl. forsikringsvilkår er vedlagt aftalen som bilag.

12 12/ Rådgiver er forpligtet til at holde forsikringen i kraft i aftalens løbetid, og således at forsikringen tidligst ophører 5 år efter Rådgivningsaftalens ophør. 13. Færgeselskabets ret til at bringe Rådgivningsaftalen til ophør 13.1 Færgeselskabet skal til enhver tid være berettiget med et af Færgeselskabet fastsat passende varsel at udskyde eller bringe Rådgivningsaftalen og samarbejdet mellem Færgeselskabet og Rådgiver til ophør helt eller delvist I tilfælde af Færgeselskabets udskydelse eller opsigelse af Rådgivningsaftalen, er Rådgiver berettiget til honorering af de ydelser, som Rådgiver har præsteret, indtil Rådgivningsaftalens ophør. Rådgivers honorar fastsættes i den forbindelse på baggrund af det medgåede tidsforbrug og i henhold til de aftalte timerater, jf. Rådgivers tilbud af. I tilfælde af, at Rådgivers honorar relaterer sig til en ydelse, som der er aftalt en fast pris eller en fast budgetramme for, jf. punkt 8.1, kan Rådgivers honorar for den pågældende ydelse dog ikke overskride den aftalte faste pris hhv. den aftalte faste budgetramme Færgeselskabet skal i tilfælde af hel eller delvis udskydelse eller ophævelse af Rådgivningsaftalen være berettiget til uden betaling at overtage det af Rådgiver og dennes underrådgivere udarbejdede materiale. Rådgiver har ikke krav på godtgørelse i anledning heraf. Anvendelse af det af Rådgiver og dennes underrådgivere udarbejdede materiale sker på Færgeselskabets ansvar. 14. Rettigheder 14.1 Færgeselskabet er berettiget til ved gennemførelse af en opgave frit at anvende det af Rådgiver i forbindelse med opgaven udarbejdede materiale. Rådgiver kan ikke på grund af Færgeselskabets anvendelse af materialet fremsætte yderligere krav om det honorar, som fremgår af Rådgivningsaftalen. 15. Tvister 15.1 Enhver tvist mellem parterne, som det ikke er muligt at løse ved drøftelser mellem de direkte involverede, afgøres ved voldgift ved Voldgiftsinstituttet efter de af

13 13/14 Voldgiftsinstituttet vedtagne regler herom, som er gældende ved indledningen af voldgiftssagen Såfremt Færgeselskabet i forbindelse med projektet bliver sagsøgt ved de almindelige domstole eller et andet voldgiftsinstitut, er Færgeselskabet berettiget til at medinddrage Rådgiver under et sådant søgsmål. I kontrakter, som Rådgiver indgår med underrådgivere, skal Rådgiver desuden foranledige, at der indsættes en bestemmelse, hvorefter underrådgivere ligeledes accepterer at kunne medinddrages i sager ved de ordinære domstole eller et andet voldgiftsinstitut efter ovennævnte bestemmelse. 16. Kontaktpersoner 16.1 Følgende kontaktpersoner er bemyndiget til at indgå bindende aftaler i forbindelse med gennemførelse af projektet: For Færgeselskabet: Direktør Lars Rieks i fællesskab med bestyrelsesformand Olav Juul Gaarn Larsen For Rådgiver: 16.2 Rådgiver er forpligtet til at drage omsorg for, at Rådgivers repræsentant i hele kontraktperioden frem til aflevering er i stand til at være og komme til stede på byggepladsen i overensstemmelse med Færgeselskabets rimelige anmodninger herom. 17. Fortrolighed 17.1 Det er alene Færgeselskabet, der må udtale sig til offentligheden, herunder nyhedsmedierne, om projektet. Såfremt Færgeselskabet omtaler Rådgivers forhold, skal denne omtale være loyal med efterfølgende orientering til Rådgiver. Såfremt Rådgiver - for at varetage egne vitale interesser - helt undtagelsesvist har behov for at udtale sig til offentligheden eller nyhedsmedierne om forhold vedrørende opgaven skal sådanne udtalelsers form og indhold forinden drøftes med Færgeselskabet. 18. Sprog 18.1 Kontraktsproget er dansk.

14 14/ Projektsproget i forbindelse med udbud og kontrahering af en ny færge er engelsk. 19. Underskrifter 19.1 Rådgivningsaftalen oprettes i 2 enslydende underskrevne eksemplarer, hvoraf ét eksemplar beror hos Færgeselskabet og ét hos Rådgiver Parterne afholder eventuelle egne omkostninger i forbindelse med oprettelse af nærværende aftale. Dato: [ ] For: [ ] Dato: [ ] For: [ ] Navn: Navn Navn: Navn Dato: [ ] For: [ ] Dato: [ ] For: [ ] Navn: Navn Navn: Navn