Projektkommissorium DEFINITIONSFASEN

Transkript

1 Projektkommissorium 20. april 201 Der skal udfyldes projektkommissorium for særligt definerede projekter der gennemføres i PS. Kommissoriet udfyldes løbende i takt med at projektet bevæger sig gennem den opstillede projektproces. Felterne er opdelt i grupper matchende den fase, hvor de primært udfyldes. Det er naturligvis tilladt at genbesøge felter fra en tidligere fase, hvis man løbende i processen har opbygget mere viden, der vil kunne skærpe de tidligere definitioner. DEFINITIONSFASEN Titel på projekt: Samordning af afdelingernes egne skriftlige patientinformationer Projektejer Jens Flensted- Jensen Startdato: Slutdato: 01. juni juni 2016 Projektleder Line Salo Opdragsgiver PSL Baggrund: Ønske om besparelse og effektivisering af den lokalt håndterede skriftlige patientinformation. Anledningen er et regionalt krav om besparelser på psykiatriområdet. Den skriftlige patientinformation på psykiatriområdet samordnes yderligere, således at den skriftlige patientinformation, som i dag varetages lokalt i afdelingerne, samles og håndteres i Kommunikation og Formidling i Administrationen. Kommunikation og Formidling har i forvejen det overordnede ansvar for en række fælles diagnose- og behandlingsspecifikke pjecer. Den lokale patientinformation i dag er fx velkomstmateriale, ordensregler og information om behandling på et specifikt afsnit. Ansvaret for udarbejdelse, økonomi og udlevering ligger i dag hos de enkelte afdelinger. Formål: Formålet er at centralisere håndteringen af den skriftlige patientinformation, som i dag varetages i de enkelte psykiatriske afdelinger, således at afdelingerne kan reducere den tid, de i dag skal bruge på at opdatere og vedligeholde

2 den skriftlige information der ikke på flere forskellige afdelinger bruges ressourcer på den samme type af patientinformationer informationen i højere grad kvalitetssikres i forhold til kommunikation, visuelle retningslinjer, korrektur osv. Succeskriterier (Når projektet er færdigt har vi.) At al skriftlig patientinformation håndteres i Kommunikation og Formidling At afdelingerne aktivt henviser til og udlever den skriftlige patientinformation At afdelingerne (og patienterne) oplever en forbedret skriftlig patientinformation At der ikke er flere foldere om det samme emne Påvirkning på afdelinger/områder Beskriv hvilken effekt gennemførelsen af projektet vil have på de respektive afdelinger i PS, samt hvornår afdelingerne/områderne forventes (omtrentligt) at blive påvirket i projektperioden. Afdeling/Områder Påvirkning/Forandring Tidsrum K & F Implementerer projektet Omfattende Afdelinger i psykiatrien Identificere nuværende patientinformation, stille materiale til rådighed, kvalificere, godkende osv. Middel afgrænsede antal medarbejdere Påvirkningen vil være størst i implementeringsfasen. Professorforum Det vil formodentlig blive behov for at afdelingerne udpeger en folderansvarlig, der er kontaktperson vedr. afdelingens skriftlige patientinformation. Det skal afklares, i hvilket omfang professorforum skal involveres i f.eks. behandlings- og diagnoseorienterede lokale pjecer Begrænset

3 Kompetencebehov Udfyld hvilke kompetencer, der er behov for, for at kunne gennemføre projektet, samt et skøn over hvor mange dage/timer denne kompetence skal anvendes i projektet # Kompetence Kompetence skøn 1 Kommunikativ viden 2 Projektstyring 3 Klinisk indsigt og kendskab til lokale forhold i afdelingerne PLANLÆGNINGSFASEN Afgrænsning: Opgaven vil blive planlagt yderligere efter 1. juni, hvor der er ansat ny medarbejder i Kommunikation og Formidling med ansvar for skriftlig patientinformation. Forudsætninger: Forudsætninger er de rammebetingelser, der skal være på plads, for at målet med projekt kan nås. Forudsætningerne kan være helt konkrete ting såvel som andre projekter. Konkretisering af succeskriterierne Hvorledes kan succesen måles? Kan der fastsættes objektive kriterier, der kan måles ved projektets afslutning eller i evalueringsfasen (eksempelvis fald i X% på venteliste) Milepælsplan: Milepælsplanen deler projektet op i mindre og mere håndterbare bidder og fungerer som et naturligt styringsværktøj gennem projektet. Du skal beskrive de væsentligste milepæle, du styrer efter i projektet. Milepælene skal formuleres i en form, som kan besvares med JA/NEJ (Eksempelvis: Træningsplan udarbejdet. Se eksempel i skemaet nedenfor.) Milepæl Dato Ansvarlig Status

4 *Statuskoder: Hvid= ej i gang Grøn= Følger plan Gul= Off track, men kan hentes Rød= kræver handling eller beslutning Konkretisering af ressourcebehov Konkretiser kompetencebehovet i egentlig navngivne ressourcer, og giv et estimat over, hvor lang tid de enkelte ressourcer skal bidrage. Konkretiseringen skal sikre, at det samlede kompetencebehov, der blev angivet i definitionsfasen, bliver indfriet. # Ressource (Navn, Afdeling) Kompetence behov Estimat på forbrug (timer/dage) Økonomi Beskriv de investeringer, der er nødvendige for at realisere projektet. Der er medtages ikke investeringer ved anvendelse af intern tid hverken i Administrationen eller i de respektive afdelinger/områder. Der skal således alene medtages investeringer i eksempelvis IT, konsulentbistand, uddannelse, materialer mv. Investering i KR Vedr Leverandør Finansieres af Status

5 Interessenter Beskriv de vigtigste interessenter i projektet, hvordan de berøres og hvilken handling, vi tager over for dem, for at sikre en succesfuld gennemførsel af projektet # Hvem berører Hvordan berøres Handling Ansvar Risici / barriere Beskriv de største risici (top- ting der kan forhindre os i at nå i mål) der er identificeret i projektet, samt hvilke foranstaltninger der er taget for at imødegå dem # Identificeret risici Foranstaltning for at imødegå UDFØRELSESFASEN

6 I udførelsesfasen skal du opdatere den løbende status i milepælsplanen angivet i planlægningsfasen, alternativt opdatere en statusrapport med fremdrift ifht milepæle. Hvilken model, der vælges, aftales med projektejer. Aktiviteter i nedlukningsfasen Beskriv hvilke aktiviteter, der skal gennemføres, for at overflytte projektet til daglig drift inden projektet helt kan afsluttes. Dette kan f.eks. være aktiviteter som overdragelse af træningsmateriale, overdragelse at teknisk support til IT-afdelingen eller lign. Aktivitet Beskrivelse Ansvarlig EVALUERINGSFASEN Evalueringsindsats: Beskriv hvordan projektet evalueres projektet, når det er afsluttet. Hvordan følges der er op på, at projektet har nået det fastsatte succeskriterier, hvem er ansvarlig herfor, i hvilken form og hvem rapporteres der til. Evaluering af projektprocessen Evaluering af effekt ved afslutning Opfølgning på effekt efter en periode

7