Udkast til Udbudspolitik for. Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 u

Transkript

1 Udkast til Udbudspolitik for Kommunalt Udbudsfællesskab af 2012 u 12. december 2011

2 Indhold 1. Indledning Formål Afgrænsning Miljø og sociale klausuler Overordnede mål Minimere omkostninger Store hovedområder med flere deludbud Høj professionalisme Læring og evaluering Kommunikation Ekstern kommunikation Intern kommunikation

3 1. Indledning 1.1 Formål Visionen er at skabe Danmarks mest effektive, professionelle og forpligtende offentlige Udbudsfællesskab. Udbudspolitikken danner rammen om Udbudsfællesskabets mål og hensigter i udbudsprocessen. De overordnede formål bag Udbudsfællesskabet er: at skabe konkurrencedygtige aftaler og stor volumen på de indgåede aftaler, så de respektive indkøbsafdelinger under Udbudsfællesskabet kan bidrage til at løse kommunernes økonomiske udfordringer. at udbudsmateriale koordineres og disponeres med henblik på at opnå stordriftsfordele til gavn for de enkelte medlemskommuner. at forpligte medlemskommunerne på fælles aftaler med henblik på at fremme e-handel. at dygtiggøre og kompetenceudvikle udbudsmedarbejderne inden for Udbudsfællesskabet. 1.2 Afgrænsning Udbudsfællesskabets udbudsplan synliggør fællesskabets udbud, som omfatter alle former for varekøb og tjenesteydelser. Udbudsplanen vil løbende blive udvidet med nye udbudsområder. I takt med implementering af Økonomiaftalen 2012 vil Udbudsfællesskabet, i det omfang de findes relevant, anvende de forpligtende indkøbsaftaler. De enkelte medlemskommuner vil i forskelligt omfang opretholde egne udbud parallelt med de fælleskommunale udbud under Udbudsfællesskabet. 1.3 Miljø og sociale klausuler Udbudsfællesskabet arbejder under hensyntagen til de økonomiske konsekvenser løbende på at nedbringe ressourceforbruget og minimere miljøpåvirkninger, herunder særligt miljø- og energiforhold (CO2) samt på at forbedre arbejdsmiljøforhold. Udbudsfællesskabet ønsker, at der tages hensyn til bæredygtighed, miljøkrav og økologi generelt under hensyntagen til de økonomiske gevinster. Udbudsfællesskabets leverandører skal overholde gældende love og internationale konventioner omkring arbejdsmiljø og social ansvarlighed. Der lægges vægt på, at varer og tjenesteydelser er fremstillet og distribueret på en optimal miljøvenlig måde, således miljøet belastes mindst muligt ved brug. Bortskaffelse skal altid ske ud fra bæredygtige principper. Udbudsfællesskabet inddrager i relevant omfang bæredygtighed og specifikke miljøkrav, som ikke strider mod gældende ret. 3

4 Udbudsfællesskabet ønsker at bidrage til, at både det offentlige og det private arbejdsmarked gøres mere rummeligt. Der skal gøres en indsats for de grupper, der i dag har svært ved at finde eller bevare fodfæste på arbejdsmarkedet. Udbudsfællesskabet vil derfor, i den grad det vurderes relevant, arbejde med sociale klausuler i udbudskontrakterne. 2. Overordnede mål Dette afsnit har til formål at belyse de overordnede strategiske mål for Udbudsfællesskabet. I det følgende beskrives fire overordnede mål for Udbudsfællesskabet. 2.1 Minimere omkostninger Udbudsfællesskabet skal fremstå som et handlekraftigt fællesskab overfor leverandørerne med flerårige udbudsplaner, fælles leveringsbetingelser, en høj grad af aftaleloyalitet, e-handel m.v. Der skal være fokus på omkostningsminimering i alle henseender. Processerne for gennemførelse af udbud skal standardiseres og sikre bedste praksis gennem systematisk anvendelse af business cases. Hensigten er derfor at sikre: Effektiv udbudsproces Udbudsfællesskabet ønsker en effektiv udbudsproces, hvor der tages geografiske hensyn ved udpegelsen af tovholder- og vicetovholderkommune. Ligeledes skal få medlemmer i faggrupper, begrænset brug af fysiske møder for til gengæld at indføre brug af video og telefonkonferencer sikre en stram projektstyring. Der igangsættes en række pilotprojekter blandt medlemskommunerne for brugen af elektroniske udbudssystemer (ikke analyseværktøjer). Endvidere skal der gennemføres en evaluering af systemanvendelsen med henblik på at vurdere, hvorvidt der er grundlag for at foretage en fælles anskaffelse af et elektronisk udbudsværktøj. Overblik over indkøbsdata Udbudsfællesskabet ønsker at kende udbudsvolumen og forventet indkøbsmønster på fremtidige udbud indenfor fællesskabet. Hensigten er derfor, at alle deltagende kommuner afleverer et samlet elektronisk udtræk af kommunens samlede indkøb fordelt på hovedkategorier for det seneste regnskabsår. Det samlede udtræk for samtlige kommuner anvendes til udarbejdelse af business cases for udbud for hele året. Aftaleloyalitet For at realisere størst mulige besparelser på de fælles kontrakter til gavn for de enkelte kommuner ønsker Udbudsfællesskabet en høj aftaleloyalitet. Hensigten er, at aftaleloyaliteten løbende øges i forhold til udgangspunktet. 2.2 Store hovedområder med flere deludbud Udbudsfællesskabet ønsker at udbyde store hovedområder med flere deludbud, idet det er et klart strategisk ønske at løfte udbudspligten både over og under udbudsgrænsen i den enkelte kommune. 4

5 Alle kommuner forpligter sig som minimum til at deltage med 40 procent af samtlige af Udbudsfællesskabets deludbud i første år af udbudsplanen stigende med 5 procentpoint årligt, dvs. mindst 45 procent i andet år og mindst 50 procent i tredje år. 2.3 Høj professionalisme Udbudsfællesskabet ønsker at højne det faglige niveau og øge den enkelte udbudskonsulents professionalisme. Derfor udarbejdes en samlet kompetenceudviklingsplan for alle kommuners udbudsmedarbejdere, der arbejder med Udbudsfællesskabets udbud. Udbudsfællesskabet vil løbende afvikle interne kurser og seminarer om relevante emner, som kan bidrage til at sikre et højt kompetenceniveau. 2.4 Læring og evaluering Udbudsfællesskabet ønsker kontinuerligt at udvikle og forbedre sig. For at kvalitetssikre udbudsarbejdet skal der altid gennemføres en evaluering af udbudsprocessen. Endvidere foretages en evaluering af de opnåede resultater ved udbuddet for at belyse besparelsespotentialet. 3. Kommunikation Udbudsfællesskabet udarbejder en kommunikationsstrategi og kommunikationsplan, som har til formål dels at sikre, at relevante informationer om udbudsprocessen når ud til eksterne aktører, og dels at medlemskommunerne internt kan følge status på udbudsprocessen mv. Kommunikationsstrategien lægger rammen for den kommunikationskultur, som skal præge Udbudsfællesskabets arbejde. Kommunikationsstrategien vil være et væsentligt redskab til at opfylde Udbudsfællesskabets vision og formål. Udbudsfællesskabet ønsker generelt en tilgængelighed og professionalisme, som bl.a. skal komme til udtryk gennem en synliggørelse af indsatser og resultater. Kommunikationsstrategien udspaltes i en ekstern og intern kommunikationsdel: 3.1 Ekstern kommunikation Udbudsfællesskabet ønsker en fælles og koordineret kommunikation med eksterne leverandører og samarbejdspartnere vedrørende de generelle forhold. Målet er, at den eksterne kommunikation lever op til ønsket om åbenhed, faglighed og professionalisme. Den samlede information om planlagte udbud og generelle vilkår for aftaler med Udbudsfællesskabet vil fremgå af den fælles hjemmeside wwww.komudbud.dk. 3.2 Intern kommunikation Udbudsfællesskabet ønsker en intern kommunikation baseret på åbenhed mellem de enkelte kommuner og tillid til den enkelte kommune. Målet er, at relevante medarbejdere i de kommunale indkøbsafdelinger er velinformerede om væsentlige forhold i udbudsprocessen. 5

6 Udbudsfællesskabet ønsker derfor at etablere en fælles intern kommunikationsplatform til udveksling af alle former for interne dokumenter blandt fællesskabets deltagende kommuner. De deltagende kommuner gives her bl.a. mulighed for at følge status på alle udbudsforløb samt den løbende projektkommunikation omkring fællesskabet. Ønsket er at opnå væsentlige administrative procesoptimeringer via den fælles interne kommunikationsplatform, idet der ikke længere vil være behov for udsendelse af mails, versionering af dokumenter, fysiske breve/papirer, arkivering etc. 6