AUTOMATISERING AF MANUELLE PROCESSER

Transkript

1 AUTOMATISERING AF MANUELLE PROCESSER Søren Frederik Bregenov KL IT-branchen den 23. juni 2017

2 Baggrund - Mange års systematisk digitalisering af de kommunale opgaveområder men fortsat flere muligheder! - Stigende interesse i kommunerne for automatisering af manuelle processer bl.a. ved hjælp af teknologier, som kan implementeres med kort tidshorisont - Erfaringer fra øvrige offentlige myndigheder og virksomheder som også arbejder med procesautomatiseringer vha. nye teknologier - Det fælleskommunale styrings- og effektiviseringsprogram udgør rammen for projektet - I alt 25 kommuner deltager i det fælleskommunale projekt. - Spitze&Co. og Celuma står for udarbejdelse af projektets i alt tre leverancespor i samarbejde med de deltagende kommuner

3 Hvem er med?

4 Teknologier til automatisering af manuelle processer Business Process Management (BPM & Integration) Fx K2, Appian mv. Machine Learning & Big Data (AI) Fx. Watson, OpenAI, Google DeepMind, Amelia (IPSoft), Viv, mv. Robot Proces Automation (RPA) Fx WorkFusion, Blue Prism, Ui Path & Thoughonomy Enterprise Content Management (ECM) Fx edoc, SBSYS, Sharepoint, mv.

5 Eksempler på manuelle processer i kommunerne som er blevet automatiseret Fratrædelse af timelønnede Opus & afslut CRM sag (København) Betaling og kontering af regninger for lægeerklæringer (Odense) Sagsopfølgning ved udbetaling af ydelser (Randers) Håndtering af fraværsændringer i kontanthjælpssager (Odense) Automatisk distribution af post og mails til hovedpostkassen (Syddjurs) Indberetning af engangstillæg i lønsystem, samt brevskrivning og arkivering (København) Opret p-sag og skriv fratrædelsesbrev (København)

6 Områder som er særligt interessante i forhold til automatisering Beregne & dokumentere Skrive noter på sager Skrive sagsdokumenter Afstemning af konti Datafangst Hente data fra mails Behandle nye sager fra CRM Datamigration Flytte data fra et system til et andet Opdatere data Validering Kontrol af input Opfølgning på sager Kontrollere oplysninger i systemer Advisering Sende mails Sende breve Underrette borgere Strukturering af information Opsætning af rapporter Sortering af data Visitering af opgaver Automatisk behandling af data Prioritering af opgaver Kørsel på fast tidspunkt Klargøring af data om natten Journalisering Oprette sager Gemme dokumenter

7 Indhold i projektet Leverancespor 1: Kortlægning af erfaringer og katalog med manuelle processer (leveres juni 2017) Bruttoliste over processer med potentiale for automatisering Udpegning af de +20 proces/opgave kandidater, der har størst potentiale Kortlægning af erfaringer med automatisering i kommuner, stat og private virksomheder Leverancespor 2: Fælles værktøjer (leveres august/september 2017) Screeningsværkøj til identificering af yderligere processer i kommunerne Skabelon til beskrivelse af business casen + notat med forudsætninger, som kan indgå i business casen. 2-3 business cases (dokumenterede og validerede) fra kommuner, som har lavet automatiseringsprojekter Notat med juridiske opmærksomhedspunkter Notat med konkrete implementeringsanbefalinger Leverancespor 3: Løsningsmuligheder (leveres september 2017) Markedsafdækning løsninger og leverandører på markedet Løsningsmodeller (prismodeller, videreudvikling, drift)

8 Hvordan finder man egnede kandidater til procesautomatisering? En proces består af en række aktiviteter med et defineret start- og sluttidspunkt, involverer en eller flere aktører og producerer et eller flere produkter. Processer kan være rent manuelle, delvist manuelle (dvs. systemunderstøttede, men udført manuelt) eller fuldt automatiserede (uberørt af menneskehånd) Muligheder for automatisering afhænger deres forretningsmæssige karakteristika Boks 1 kriterier til screening af egnede kandidater til procesautomatisering Regelbaseret - I hvilket omfang er opgaven er regelbaseret? - Indgår der et element af vurdering eller skøn i opgaven/processen? Varians - Er processen altid den samme eller er der varians i processen/opgaveløsningen? Digital tilgængelighed - Er de informationer, dokumenter mv., der skal anvendes i processen digitalt tilgængelige? Volumen - Hvor mange processer/sager er der ca. tale om pr. år? Procestid - Hvor lang tid tager det typisk at behandle en sag? Kvalitet - Kan nedbringelse af procestid (og sagsbehandlingstid) give en bedre serviceoplevelse eller større kvalitet eller compliance? Udpegning af egnede kandidater til procesautomatisering kan ske på baggrund af en række foruddefinerede kriterier jf. boks 1 Risiko - Hvor stor økonomisk risiko er der ved fejl i form af indtægtstab eller fejludbetalinger? - Vil fejl påvirke borgernes retssikkerhed og privatøkonomi?

9 Leverancer på kort sigt Katalog med 26 egnede kandidater til automatisering (juni) Bruttokatalog med ca. 115 processer, som kommunerne vurderer kan være mere eller mindre relevante kandidater til procesautomatisering (juni) Erfaringsopsamling med erfaringer fra øvrige myndigheder og virksomheder (juni) Screeeningsværktøj (aug/sep) Implementeringsanbefalinger (aug/sep) 2-3 dokumenterede business cases (aug/sep)

10 Processer i det prioriterede katalog Arbejdsmarkedsområdet inkl. ydelser IT og Tværgående processer Betaling af kurser Kontrolopslag eksterne registre - sagsopstart kontanthjælp Flekslønberegner 10 Sagsopfølgning ved udbetaling af ydelser Betaling og kontering af regninger for lægeerklæringer Social- og sundhedsområdet Kontrol af udsættelsestruede borgere fra boligforeninger Betaling af regninger for foranstaltninger Teknik og Miljø Kvalitetssikring af data i ejendomsarkiv og upload til weblager Journalisering på teknik og miljøområdet Økonomi og Indkøb Afstemning af kontantkasser (og afstemning generelt) Tjek af kontanthjælpsmodtagere i forhold til henstand med betaling Beregning af selskabsskat Håndtering af digitale blanketter Overvågning af svartider og tilgængelighed i fagsystemer Autorisationer og kontrol af datasikkerhed i IT-system (her fokus på økonomisystemet) Masseafsendelse Borgerservice inkl. Folkeregister Fejlretning i pasregisteret (mere end ét pas registreret til samme person) Kontrol af flyttemeddelelser Automatisk distribution af post og mails til hovedpostkassen (samlet af processerne 14, 75,78, 98, 103) HR og Personale Udbetaling af kørselsgodtgørelse Godkendelse af lønskemaer Automatisk bogføring af modtagne dagpenge refusioner Sammenhæng mellem ansøgninger og personalesager Automatisk anmodning om TR refusion Udbetaling af kørselsgodtgørelse for brugere udenfor AD Børn, skole og fritid Tilknytning af medhæfter til et krav

11 Aktuelt har mange fokus på organisering og overvejelser om governancemodel ifm. procesautomatiseringer Erfaringer fra øvrige offentlige myndigheder og virksomheder Mange har gennemført pilotprocesser (typisk 2-3 processer) pr. myndighed, som er blevet interviewet Typisk er der brugt RPA-løsninger til procesautomatiseringer Flere er ved at planlægge overgang til drift

12 SPØRGSMÅL? SØREN FREDERIK BREGENOV, TLF: