R E F E R A T. DAGSORDEN Forbundsbestyrelsesmøde nr. 6 / 17. September Nyheder og orienteringssupplement

Transkript

1 Hermed indkaldes til Forbundsbestyrelsesmøde 6 / Tirsdag den 17. september kl Mødelokale Morten Olsen, Idrættens Hus R E F E R A T Deltagere: Flemming Knudsen FKN Jytte Storm JST afbud Mads Sejerøe MSE afbud Anders Jacobsen AJA Hanne Jensen HAJE Anne-Mette Lund AML afbud Marianne Knudsgård MAK Lotte Mathiesen LMA afbud Lars Rasmussen LRA Ulla Christensen UCH afbud Mette Mønster MEM afbud Mette Find-Andersen MFA FKN beklagede det manglende fremmøde. Det giver udfordringer i forhold til beslutningskompetencen. Der er imidlertid punkter på dagsordenen, der SKAL behandles/besluttes. De fraværende bestyrelsesmedlemmer vil derfor efterfølgende blive anmodet om tilsagn via mail. 1. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen godkendt 2. Opfølgning på referat FBST 5 Alle opfølgningspunkter er optaget med selvstændige punkter på dagens dagsorden. 3. Gennemgang af terminsliste DM U12 & U14, KIG i Skive DM U10, KIG i Skive DM U 17, Trampolin i Haslev VM KIG/MIG Antwerpen DM Master Rope i Odense DM MIG Hold, kval i Aarhus DM KIG Hold, kval i Vejlby Invitation fremsendes i den kommende uge til overværelse af World Cup Trampolin og Tumbling oktober i Odense. 1

2 4. Formandens orientering om aktuelle emner. Herunder direktør rekrutteringsproces FKN orienterede om den igangsatte rekrutteringsproces. Udvalgte kandidater vil gennemgå test og møde med ekstern rekrutteringskonsulent Torben Haugaard. Første samtalerunde gennemføres i uge 41 og anden runde i uge 43. Forventet tiltrædelse 1. december eller 1. januar. I bedste fald kan DGF s nye direktør præsenteres på repræsentantskabsmødet. Ansættelsesudvalget består af FKN, JST, AML, AJA, HBE og TBA. JST og FKN har haft møde med administrationen og orienteret om proces og håndtering i perioden, hvor DGF er uden direktør. TBA vil være ansvarlig for udviklingsafdelingen og HBE for den sportslige sektor. Konsekvenserne af TBA s nye opgaveportefølje, vil blive forhandlet på plads snarest. FKN har efter anmodning fra JDO overtaget det overordnede personaleansvar med virkning fra den , frem til ny direktør tiltræder. JDO fortsætter med en række opgaver frem til den aftalte fratrædelse den JOA er igen på fuldtid efter en længere sygeperiode. Der vil endvidere på den korte bane blive omorganiseret i forhold til ledelsen af det kommende udviklingsprojekt i samarbejde med DIF og SVØM. Beslutningspunkter: 5. Budget Nye, konkurrence satser JDO gennemgik baggrund og forslag til nye satser. FBST godkendte de nye satser og fælles formel for alle udvalg. (Opdateret bilag udsendes med referat) Med de ændrede satser estimeres en merindtægt på ca kroner. - DGF s samlede budget 2014 Med de ændrede konkurrencesatser og justeringerne i uddannelse og konsulentbudgettet, hænger 2014 budget nu sammen. FBST godkendte det samlede budget i visheden om at satserne kan betyde en nedgang i antal hold og gymnaster. Endvidere tages forbehold for det samlede merestimat, idet ikke alle udvalgs deltagerantal er kvalitetssikret i udvalgene. (Opdateret 2014 budget udsendes med referatet). - Adm. og øko retningslinjer FBST behandlede og godkendte nye administrative og økonomiske retningslinjer. (Opdateret dokument udsendes med referatet). 2

3 6. Dansk Gymnaestrada delegation 2015 Afsluttende status på forhandlingerne Samarbejdsaftalen mellem DGI og DGF er nu underskrevet. Aftaleindhold bygger på de områder, der blev orienteret om på seneste FBST møde. Bl.a. betaler DGI et organisationsfee for at sikre DGI foreninger og gymnaster, deltagelse i delegationen. DGI er repræsenteret i styregruppe, organisationskomite og markedsføringsgruppe. Der arbejdes videre med delegationens endelige sammensætning under hensyntagen til de muligheder/moduler, FIG stiller til rådighed. 7. Projekt IT FBST er tidligere orienteret om status på projektet. Ledelsen indstiller til Forbundsbestyrelsen, at der takkes nej til de tilbud, der er kommet fra potentielle leverandører. Ledelsen vil herefter prioritere en kontrolleret udviklingsindsats på 6-8 områder med afsæt i det nuværende administrationssystem. Hjemmesiden prioriteres bl.a. højt. Med det ændrede scenarie vil den tidligere bevilgede økonomiske ramme ikke komme fuldt ud i spil. 8. Brandingstrategi TBA gennemgik indhold og forslag til DGF s brandingstrategi. Emnet vil atter være på FBST møde forud for repræsentantskabsmødet. (PP udsendes med referatet). 9. Anerkendelser/udnævnelser Gymnast Talent Træner Som det fremgår af udsendt orientering har ledelsen ikke nået at arbejde videre med emnet siden seneste FBST møde. FBST konstaterede at emnet ikke når at blive tilstrækkelig udtømt, så anerkendelserne kan gennemføres på førstkommende repræsentantskabsmøde. Ledelsen arbejder videre med emnet a.s.a.p. 10. Revision af Fælles konkurrencebestemmelser. Oplæg fra arbejdsgruppen. MAK gennemgik på arbejdsgruppens vegne de foreslåede ændringer. Dokumentet opdateres af MAK efter mødets input. Drøftelserne fortsætter på førstkommende FBST møde. Opdateret dokument udsendes til FBST forud for næste møde. 11. Repræsentantskabsmøde og årsmøder Der gennemføres FBST møde fredag aften før repræsentantskabsmødet. Der arbejdes med deltagelse af ALLE regionsformænd på en del af mødet. På denne del af mødet bør emner som Brandingstrategi og Regional status rapport indgå. Endvidere fortsætter drøftelserne om Fælles Konkurrencebestemmelser. - Valgsituationen Der skal spottes kandidater til Eliteudvalgsformand og formand for Region Hovedstaden. 3

4 Region Sjælland skal ekstraordinært have ny formand. Her er kandidat på plads. - Ændringsforslag Som opfølgning på repræsentantskabets beslutning om valgbarhed, fremlægges ny formulering til godkendelse. Formuleringen er allerede implementeret i lovene, men skal formelt godkendes. bestyrelsesmedlem. FKN opfordrede flere FBST medlemmer til at deltage. LRA takkede for det nye FBST set-up med fyldestgørende forudgående skriftligt materiale. FKN takkede JDO for sit arbejde i og for DGF. - Årets Forening Svendborg GF Orienteringspunkter: 12. Økonomiorientering JDO henviste til udsendt orientering og tilføjede at DGF s nye regnskabsmedarbejder forventes at have gennemført udvalgenes ønsker til diverse omposteringer, i løbet af den kommende uge. 13. Status udviklingsprojekt + 25 (000) FKN supplerede den udsendte orientering med at oplyse, DGF har udarbejdet status og evalueringsrapport til brug for møde med DIF den 19. september. FKN har endvidere fået DIF accept på, DGF s fortsatte ForeningsFitness rolle. Foreløbig i 2014 inklusive. 14. Eventuelt DIF budgetmøde 5. oktober: JST og muligvis AJA deltager. FKN deltager i sin egenskab af DIF 4

5 Supplerende oplysninger til dagsordenpunkter Ad pkt. 4: Rekrutteringen af ny direktør er indledt. FBST har tidligere modtaget stillingsopslaget, der angiver deadline for ansøgning til den Forventet ansættelse eller DGF har tilknyttet Torben Haugaard som ekstern rekrutteringskonsulent. Ansættelsesudvalget består af ledelsen, suppleret med Anne-Mette Lund og Anders Jacobsen. Flemming Knudsen, vil på mødet sætter yderligere ord på processen samt håndtering af overgangsperioden Ad pkt. 5: Budget 2014 I forlængelse af FBST mødets drøftelser den 12. august, er der arbejdet videre med forslag til samlet DGF budget Ledelsens forslag (Budgetversion 8), fremgår af vedhæftede materiale. Som besluttet den 12. august, indgår ændrede konkurrencesatser som et væsentligt element. Forslag til ændrede satser fremgår af vedhæftet dokument (Oversigt nuværende og nye potentielle satser). Nye satser: Startgebyr 875 kroner / 110 kroner. Arrangementsgebyr 75 kroner. De indsatte deltagertal fra de enkelte miljøer skal kvalitetssikres af udvalgene, idet tallene ikke fremgår af alle udvalgs budgetmateriale. Det vil være til stor hjælp, hvis udvalgene har mulighed for at tjekke deltagertal, inden FBST møde den 17. september. I modsat fald, følges op efterfølgende. I forhold til satsen på arrangementsgebyr, forudsættes at alle miljøer opkræver arrangementsgebyr ud fra samme formel. I forslaget opereres derfor med en ny formulering: Der opkræves et særligt arrangementsgebyr pr. deltager pr. konkurrence. Endvidere foreslås indført et særligt ekstra arrangementsgebyr for gymnaster der deltager i konkurrencer med licensdispensation. Den estimerede meromsætning med de nye satser udgør ca kroner. Den resterende udfordring med at få bundlinjen til at hænge sammen, løses med besparelser/meromsætning i konsulentgruppen samt meromsætning på uddannelses/kursus paletten. (Bilag vedhæftet) Ad pkt. 6: Dansk Gymnaestrada delegation 2015 I fortsættelse af tidligere information til FBST om drøftelserne med DGI, foreligger der nu formelt udkast til samarbejdsaftale. Aftalen er dog ikke underskrevet i skrivende stund. Opfølgning vil derfor ske på FBST mødet. Ad pkt. 7: Projekt IT To potentielle leverandører, havde ved fristens udløb, fremsendt tilbud på baggrund af vores kravspecifikation. IT arbejdsgruppen blev præsenteret for indhold og økonomi på møder den 19. og 20. august. 5

6 Set i perspektiv af økonomi og indhold i de pågældende tilbud, er det ledelsens holdning, at DGF ikke skal indgå aftale med de pågældende leverandører. Vi får ganske enkelt for lidt for pengene, i forhold til det system vi har i dag. Ledelsen foreslår derfor forbundsbestyrelsen at der arbejdes videre med afsæt i vores eksisterende administrationssystem, og der udvikles på en række områder (6-8 emner), i prioriteret og kontrolleret form. På denne måde kan vi indgå aftale fra område til område med nødvendig professionel assistance. IT arbejdsgruppen vil, med forbundsbestyrelsens godkendelse, fortsætte arbejdet med at prioritere udviklingsfelterne. DGF s nye, administrative ressource Carsten Nyborg Andersen, er tiltænkt rollen som tovholder på processen, så såre felterne er prioriteret. Uanset ledelsen nu har fravalgt leverandørerne og en ny totalløsning, er det opfattelsen at hele processen har været meget givende og lærerig. Kravspecifikationen vil under alle omstændigheder indgå i den fremadrettede prioriteringsopgave. Vi må se i øjnene at en ramme på 1 million kroner, kommer vi ikke tilstrækkelig langt for, i dagens IT-branche. Omvendt har øvelsen også vist, at vi i dag har et sundt og specialdesignet administrationssystem, der med 6-8 markante udviklingsfelter, vil sikre brugervenlighed og spare administrative mandetimer. Ad pkt. 8: Brandingstrategi Event & Brandingchef Trine Bay deltager i FBST mødet og vil gennemgå DGF s brandingstrategi, således som ledelsen indstiller strategien til Forbundsbestyrelsens godkendelse. Brandingstrategien vedhæftes som selvstændigt dokument. På mødet vil trine have fokus på: DGF s relative styrker (vs. DGI) Revidering af designmanual herunder navn og logo!! Ny hjemmeside og mobilesite Facebook-strategi Kommercielle muligheder Ad pkt. 9: Anerkendelser/udnævnelser Ledelsen har ikke nået at behandle emnet siden seneste møde i forbundsbestyrelsen. Tiden kan derfor være forpasset i forhold til dette års repræsentantskabsmøde/årsmøder. Ad pkt.10 Fælles konkurrencebestemmelser Arbejdsgruppen udsender oplæg til reviderede konkurrencebestemmelser, umiddelbart inden FBST mødet. Dokumentet gennemgås på mødet. Ad pkt. 11 Repræsentantskabsmøde Siden FBST møde den 12. august, er det meldt ud at Mads Sejerøe ikke genopstiller som formand for eliteudvalget og Viggo Brøndegaard ikke genopstiller som formand for Region Hovedstaden. 6

7 Det er tidligere meddelt at Lise Ravnkilde trækker sig ekstraordinært fra formandsposten i Region Sjælland. Ny kandidat er Bettina Krumbæk fra Køge GF. Der er ved fristens udløb den 1. september, ikke fremkommet ændringsforslag til DGF s vedtægter. På valg i er: Jytte Storm, Næstformand Mads Sejerøe, Eliteudvalgsformand Anders Jacobsen, UTG formand Marianne Knudsgård, UTT formand Ulla Christensen, RSU formand Erik Juhl Mogensen, Suppleant Mette Find Andersen, FBST (Regionsrepræsentant) Viggo Brøndegaard, Region Hovedstaden Lise Ravnkilde, Region Sjælland (ekstraordinært på valg) Mette Find Andersen, Region Fyn Bent Busk, Region Midtjylland Jens Stensgaard, Ordensudvalget Peter Lund, Ordensudvalget Kristine Wagner, Ordensudvalget Ændringsforslag: Repræsentantskabet pålagde bestyrelsen at implementere ændringer i valgbarheden, samt sikre at de to regionsrepræsentanter, geografisk skal have afsæt i hhv. øst og vest. Formelt skal disse ændringer derfor fremlægges og godkendes på repræsentantskabsmødet. 11 stk. 10: For at opnå valg eller afgive stemme til positionerne nævnt i 9d til 9j inklusive, skal kandidaten og stemmeafgiver være tilknyttet en forening, der har tilvalgt den pågældende aktivitet. For at opnå valg eller afgive stemme til positionerne nævnt i 10a til 10f inklusive, skal kandidaten og stemmeafgiver have bopæl og være tilknyttet en forening i den pågældende region. Regionsrepræsentant (vælges for 2 år i lige år blandt regionsformænd i region 4 til 6) Regionsrepræsentant (vælges for 2 år i ulige år blandt regionsformænd i region 1 til 3). Ad pkt. 12: Økonomiorientering DGF s nye regnskabsmedarbejder Hanne Hede har taget ansvar fra 1, og er godt i gang med diverse opsamlinger og bearbejdning af enhedernes ønsker om diverse omposteringer i relation til halvårsrapporten. Så såre omposteringer, afstemninger og bogføring er up to date, udsendes samlet rapport for DGF s drift til FBST. Ad pkt. 13: Status udviklingsprojekt + 25 (000) Ved udgangen af august har vi rekrutteret ca nye medlemmer, fordelt på 33 foreninger. Det samlede mål for, udgør 9000 medlemmer. Realistisk set, tegner 7

8 der sig et billede på rekruttering af minimum medlemmer i. Netto bundlinjen kan naturligvis være vanskelig at gisne om, og må afvente foreningernes medlemsregistrering primo Vi er indkaldt til statusmøde med DIF den 19. september. SUPPLERENDE NYHEDER Administrationens organisering: Udviklingskonsulent Pil Lindekron går på barsel i perioden Casper Cramer, der har været praktikant i konsulentteamet den seneste periode, er ansat som barselsvikar. Yderligere information om administrationens organisering, vil ske på mødet den 17.09, under formandens orientering. Events NM i TeamGym, november Der er i alt tilmeldt hold 24 fordelt med DK: 6, SVE:6, NOR: 6, ISL: 4, FIN: 2 Fordeling: 7 mix 7 herre - 10 damer alle tilmeldinger omkring forplejning og hoteller er modtaget. Vi er ved at koordinere fordelingen af hoteller med Udvikling Fyn. Der er et godt samarbejde med Bolbro, som har pinden på forplejning og banket samt frivillige i hallen. Der bliver udviklet et resultatsystem, som kan bruges fremadrettet. World Cup i Trampolin og Tumbling Til World cuppen i Odense er der tilmeldt 131 deltagere fra 21 lande. Danmark stiller med tre gymnaster i Trampolin og fem i Tumbling. Der vil være kvalifikation fredag aften og lørdag formiddag, og alle finaler afholdes lørdag eftermiddag. Gymnaestrada 2015 i Helsinki I skrivende stund er aftalen mellem DGF og DGI ikke underskrevet, men det forventes at ske seneste onsdag d , da OK har sit næste møde denne eftermiddag. Aftalen er ikke ændret siden det oplæg I fik forelagt på seneste møde, kun er der foretaget nogle uddybende kommentarer. Der udsendes snarest en folder med invitation til foreningshold. Vi forventer at kunne få 15 moduler, heraf vil halvdelen være til DGF foreninger og de øvrige fordeles af OK. Senere på året vil der komme en folder om fælleshold, mange forskellige hold er i støbeskeen, men endnu ikke fastlagt. Fælles DM i Odense 2014 Der er godt gang i planlægningen. Som alle ved bliver det desværre et Fælles DM uden Idrætsgymnastik. Lokalefordelingen er næsten på plads, RSG har et lille hængeparti, men det forventes at falde på plads. Aftalerne med foreningerne er på plads, der er lavet aftaler, som begge parter er tilfredse med, og således at foreningerne får et udbytte af at skulle skaffe så mange frivillige. Der er lavet aftaler om deltagere i Winners Final, som ligger lørdag eftermiddag. 8

9 Følgende er med i Winners Final: TG Herrer TRAMP Damer, Herrer og Synkron Herrer TUMB damer og herrer GR P 3 hold RSG to serier Acro 2 discipliner Rope - Speed og Free Style 9