Der er for 2012 fastsat følgende indsatsområder: 1. Konkrete forbedringer af kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser.

Transkript

1 Handlingsplan 2012

2 Der er for 2012 fastsat følgende indsatsområder: 1. Konkrete forbedringer af kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser. Der er særlig fokus på indsatser, der forbedrer: 1. Sagsbehandlingstider 2. Sygefravær 3. Kvalitetsindsats 4. Indsats for bedre kommunikation 2. Bidrage aktivt til projektet Danmarks Domstole værdier og mål Retten i Næstved er engageret i projektet om værdier og mål for Danmarks Domstole. Det gælder både deltagelse i arbejdsgrupper og seminarer, og de lokale drøftelser, herunder temadag. Der er afsat tid i kalenderne til projektet og der afsættes tid til forberedelse af temadag mv. 3. Forberede og gennemføre implementeringen af JFS version 0.6 Der afsættes de nødvendige resurser til forberedelse og implementeringen, herunder oprydning i sagsbunker, uddannelse af medarbejdere mv. De enkelte afdelinger har følgende konkrete handlingsplaner for 2012: Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 2 af 20

3 RETSAFDELINGEN Fokus på kultur, arbejdsforhold og trivsel. Retsafdelingen er pr. 1. januar 2012 i forbindelse med, at også betalingspåkrav er overført til afdelingen, tilført 6 (nye) kontormedarbejdere og har dermed fået tilført nye årsværk med 1/3. Vi fokuserer på, at alle føler sig velkommen, når de møder på arbejde, og på, at vi er én afdeling. Vi har fokus for at højne den sociale kapital i afdelingen. Dagligt Alle Vi fokuserer på, hvordan vi kommunikerer med hinanden, med andre afdelinger og med vores samarbejdspartnere. Dagligt, på afdelingsmøder og på fællesmøder Generelt alle og konkret afdelingsledelsen. Vi forsøger at opfylde ønsker om nye tiltag/ændringer til arbejdsgange. Ved afdelingsmøder og morgenmønstring. Vi styrker det sociale i afdelingen ved arrangementer og fejrer succeser. Løbende/ved afdelingsmøder og når vi når vores mål/delmål. Alle. Fokus på kvalitet Vi indfører procesledelse arbejdsområder/afgrænsede processer (beta- lingskrav/familiesager- /værgemålssager). To eller flere medarbejdere får den faglige ledelse af en proces og skal løbende optimere og udvikle processen samt følge erfaringer med processen. Januar/februar/marts 2012 Ansvaret for processerne ligger både hos afdelingsledelsen og den faglige procesledelse samt medarbejderne i afdelingen. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 3 af 20

4 RETSAFDELINGEN Ændringer til en proces præsenteres af den faglige procesledelse på et afdelingsmøde og drøftes i plenum. Ændringer til en proces gennemføres i et samarbejde mellem afdelingsledelsen og procesledelsen. Mere selvstændig sagsbehandling i retsafdelingen. Der udarbejdes i samarbejde med dommerne/juristerne konkrete vejledninger på udvalgte områder, f.eks. udeblivelsesdomme Når der konstateres et behov for faglig opkvalificering af afdelingens medarbejdere, sker det enten ved, at funktionschefen i samarbejde med dommerne laver en vejledning indenfor fagområdet; at vejledningen laves af en dommer med særlig viden på området; en dommer underviser i et fagområde; eller en kombination af disse. Løbende. Det er et fælles ansvar for afdelingsledelsen og dommerne/juristerne at konstatere behovet, men det påhviler funktionschefen at tage initiativet til at starte processen op og få denne gennemført. Vi fortsætter med at udarbejde skriftlige oplæringsplaner når vi kompetenceudvikler på relevante sagsområder og opgaver. Løbende med faste opfølgningsdatoer til evalueringssamtaler. Alle. Vi opdaterer arbejdsbeskrivelser. Løbende ajourføring af visdomsbog på L-drevet. Udarbejdelse på kvalitetsudviklingsdag. Alle. Morgenopgaver fortsætter, således at vi fastholder flow i oprettelser og ekspeditioner. Opfølges hver dag ved mønstring. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 4 af 20

5 RETSAFDELINGEN Nedbringelse af sygefravær Vi accepterer, at vi kan have dage, hvor vi har behov for en stille arbejdsopgave, så vi har overskud til at gå på job, frem for at tage en uplanlagt fraværsdag. Dagligt ved morgenmønstring, hvor opgaverne fordeles. Vi afholder sygefraværssamtaler for at bevare en god kontakt mellem arbejdet og den sygemeldte og referat heraf udarbejdes. Ved sygefravær. Afdelingslederen tilmeldes samtalekursus til forbedring af sygefraværssamtalerne. Januar/februar. Retspræsidenten/afdelingsleder. Vi fokuserer på de psykiske og fysiske arbejdsforhold i afdelingen og indfører procesledelse som led i ønsket fra personalets besvarelse af embedets undersøgelse af arbejdsforhold. Hele tiden/ved mu-samtaler. Alle/ Vi har fokus på hinandens velvære og er opmærksomme på forandringer i humør og sind og accepterer vores forskelligheder. Dagligt. Alle. Mål for sagsbehandlingstiderne Straffesager Nævningesager 60 % skal afgøres inden 4 mdr. og 80 % skal afgøres inden 6 mdr. Afdelingsmøder og i Ledelsesforum. Afdelingsledelsen, kontormedarbejderne i afdelingen, dommerne og præsidenten. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 5 af 20

6 RETSAFDELINGEN Domsmandssager 65 % skal afgøres inden 3 mdr. og 90 % skal afgøres inden 6 mdr. Sager uden domsmænd 65 % skal afgøres inden 2 mdr. og 95 % skal afgøres inden 6 mdr. Tilståelsessager 62 % skal afgøres inden 2 mdr. og 90 % skal afgøres inden 6 mdr. Særlige voldssager 60 % skal afgøres inden 37 dage og 75 % skal afgøres inden 2 mdr. Voldtægtssager 55 % skal afgøres inden 37 dage og 75 % skal afgøres inden 2 mdr. Civile sager Tunge sager 45 % skal afgøres inden 15 mdr. og 60 % skal afgøres inden 18 mdr. Almindelige sager 60 % skal afgøres inden 12 mdr. og 72 % skal afgøres inden 15 mdr.. Alle sager forhandlingsmaksime 70 % skal afgøres inden 6 mdr. og 85 % skal afgøres inden 12 mdr. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 6 af 20

7 RETSAFDELINGEN Ægteskabssager 56 % skal afgøres inden 4 mdr. og 83 % skal afgøres inden 6 mdr. Forældreansvarssager 60 % skal afgøres inden 6 mdr. og 75 % skal afgøres inden 8 mdr. Nedbringelse af sagsbehandlingstiderne Vi forsøger at ændre berammelsesopgaven af straffesager, bl.a. således at sagerne kan berammes uden forudgående telefonisk aftale med anklagemyndigheden. Der fokuseres på dage til berammelse af hasterstraffesager, og der opstartes et LEAN-projekt i samarbejde med anklagemyndigheden. Ved møder og løbende drøftelser med anklagemyndigheden. Præsidenten/afdelingsledelsen. Berammer en ny sag med det samme/flytter en hovedforhandling frem til et tidligere tidspunkt, hvis en anden sag aflyses/omberammes såfremt aflysningen/omberammelsen sker med acceptabelt varsel. Løbende/ved opdatering af regnearket over ledige tider. Udsatte hovedforhandlinger berammes inden første retsmødes afslutning sammen med parterne. Løbende, når sagerne udsættes af juristen i retsmødet, og retsbogen/sagen ekspederes i afdelingen Retsformanden og kontorpersonalet i retsafdelingen. Optimering af brug og skrivning af lydoptagelse i straffesager (nedsættelse af retsmødernes varighed). Løbende fsva brugen af systemet. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 7 af 20

8 RETSAFDELINGEN Vi opdaterer vores excel med juristernes retstider, så vi hurtigt kan finde ledige tider, samt arbejder med optimering af udnyttelse af tider til hovedforhandlinger i småsager. Hver 14. dag/løbende i forhold til småsager. Vi opretter og berammer straffesager i én arbejdsgang. Dagligt. Større fokus på åbenhed og ekstern kommunikation Der skal udarbejdes endnu flere domsresuméer, også i sager, der ikke behandles som nævningesager, men af andre grunde kan have almen eller principiel interesse. Der skal hertil laves domsresuméer i typesager, der kan illustrere strafniveau og sagsbehandling i de sager, som vi har rigtig mange af, eksempelvis voldssager. Løbende. Retsformanden (alle jurister i egne sager)/pressekontaktdommer. Det er aftalt, at hver dommer fra 1. marts 2012 udarbejder mindst ét domsresumé om måneden. Hver måned på dommerforum og afdelingsmøde. Dommerne og afdelingsledelsen. Kontakt mellem pressekontaktdommeren og pressen fortsættes, herunder ved et årligt møde, hvor repræsentanter for den lokale presse inviteres til dialog med retten. Præsidenten og pressekontaktdommer. Kommunikation og forståelighed Vi har i 2011 haft besøg af sprogkonsulenter, der har lært os at skrive forståeligt dansk. Dette skal følges op med et internt kursus for alle juristerne i formulering af pressemeddelelser og løbende kollegial sparring på de pressemeddelelser, der bliver skrevet. Internt kursus holdes i forbindelse med et juristmøde eller som en del af en kvalitetsdag i løbet af Pressekontaktdommer (evt. kursus i samarbejde med en journalist fra et lokalt medie). Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 8 af 20

9 RETSAFDELINGEN Digitale domstole Medarbejderne opkvalificeres, så de har viden om, hvordan persondataloven overholdes Alle 2012 civile sager behandles digitalt i det omfang JFS dokumentarkivet og retsplejeloven giver mulighed for det. Afdelingsledelsen/delvist itansvarlige. Anklageskrifter/retsmødebegæringer/anmodninger fra anklagemyndigheden fremsendes tillige via Samson, så teksten kan kopieres til dommen/retsbogen. Vi indkalder domsmænd via mail og undlader i den forbindelse at oplyse de tiltaltes navne. Behovet for sms-påmindelser afdækkes ved registrering af udeblevne domsmænd over en 3 måneders periode. Vi benytter os af sikker og sender breve/retsbøger/domme m.v. til de parter, der kan modtage sikker . Der uddeles vejledninger til medarbejderne og der gennemføres undervisning af 2½ times varighed i persondatalovens betydning for retsafdelingens arbejde. Løbende. Arbejdsgangen justeres løbende mellem jurister og kontorpersonale. Løbende. Løbende. Marts-maj Løbende. IT-ansvarlige og afdelingsledelsen. Afdelingsledelsen og straffegruppen. 2. kvartal Planlægningen: Afdelingsledelsen Vejledning og gennemførelse af kurset: Dommer med viden på dette område. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 9 af 20

10 for Administration/Præsidentsekretariat/Service 1. Konkrete forbedringer af kvalitet, service og effektivitet i rettens ydelser. Sagsbehandlingstiderne Udbetalinger: Salær, tilbagebetalinger af retsafgifter, retshjælp behandles inden for en måned. Vidner, domsmænd, stævningsmænd, lægdommere behandles indenfor 14 dage. Løbende. Alle kasserere. Sygefravær Retten deltager i sygefraværsprojekt sammen med andre institutioner. Løber over hele året. Alle. Afdelingen drøfter løbende på afdelingsmøder den sociale kapital og sygefraværet. Administrationsafdelingen forestår arbejdet med sygefraværsprojektet, herunder at beslutninger om tiltag træffes og implementeres. Administrationschefen. Kvalitetsindsats Servicemedarbejdere vil gerne i samarbejde med retsafdelingen lave en køreplan for at sikre at børnesamtaler og retsmægling bliver oplyst til servicemedarbejderne så de kan gøre klar. Også i forbindelse med aflysning af sagen skal det sikres at der gives besked til servicemedarbejderne. August Servicemedarbejderne, afdelingslederen. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 10 af 20

11 for Administration/Præsidentsekretariat/Service Service og effektivitet Notarialforretninger Rengøringskontrakt Udarbejde vejledning for behandling af udestående afgiftsbeløb i skiftesager. Denne sag blev ikke afsluttet i 2011 og skal følges op. Vi indfører procesledelse arbejdsområder/afgrænsede processer. To eller flere medarbejdere får den faglige ledelse af en proces og skal løbende optimere og udvikle processen samt følge erfaringer med processen. Ændringer til en proces præsenteres af den faglige procesledelse på et afdelingsmøde og drøftes i plenum. Ændringer til en proces gennemføres i et samarbejde mellem afdelingsledelsen og procesledelsen. Hele administrationen skal lære at afløse ved telefonen (receptionen), kende arbejdsopgaverne og håndtere henvendelser. Afdelingen har det overordnede administrative ansvar for notarialforretninger. Notat fra administrationschef skal indarbejdes i afdelingens arbejdsgange. August/september Afdelingsmøder. Februar April Afdelingslederen og AFP i samarbejde med skifteretten. Afdelingsledelsen og medarbejderne. Alle i administrationen KASI underviser. Ordningen skal evalueres. Inden sommeren Adm.chef og afdelingslederen. Der skal forhandles ny rengøringskontrakt. Der er udsendt retningslinjer fra Domstolsstyrelsen. Påbegyndes pr. marts Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 11 af 20 Alle. Administrationschefen.

12 for Administration/Præsidentsekretariat/Service Digitale domstole 2. Bidrage aktivt til projektet Danmarks Domstole værdier og mål Trivselsmåling 3. Forberede og gennemføre implementeringen af JFS version 0.6 og 0.8 Elektronisk personalehåndbog med rettens egne vejledninger og politikker er forældet og skal opdateres. Dette sker i det personalepolitiske udvalg med efterfølgende behandling i SU. Afdelingen holder sig orienteret om det arbejde kollegerne laver vedr. Danmarks Domstole værdier og mål. Afdelingen koordinerer værdiarbejdet ved embedet. på fokusgruppernes valgte indsatsområder. Kassererne skal kompetenceudvikles til at foretage andre opgaver end det kassearbejde, der falder bort, når digital modtagelse af sager er en realitet. F.eks. løn og personalesager. 4. Forretningsgange Afdelingen gennemgår forretningsgange på personaleområdet og finder standarder, der gør arbejdet med personaleadministration ensartet. Arbejdet skal påbegyndes i 1. kvartal Afdelingen deltager i temadag ved embedet den 20. februar Morgenmøde, ledelsesforum og SU. Skal være tilendebragt inden sommerferien Sidemandsoplæring og deltagelse i kurset HR-løn i marts Arbejdet påbegyndes i første kvartal Administrationschefen og personalehåndbogsudvalget. Alle. Administrationschefen. Administrationschefen og afdelingslederen. Kassererne, afdelingslederen. Administrationschefen og afdelingslederen. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 12 af 20

13 for Fogedretten Sagsbehandlingstider Tvangsauktioner: Antallet af modtagne sager blev i 2011 forøget med over 40 % og det har påvirket gennemløbstiden. Indsats: Gennemløbstiden nedbringes ved, at der fra marts 2012 yderligere berammes 15 auktioner om ugen. Juristfogedsager: Mål: 72 % skal afgøres inden 2 måneder og 93 % skal afgøres inden 4 måneder. Indsats: Fra januar 2012 visiteres sagerne hos funktionschefen og der berammes til første ledige jurist. Samtidig skal sagerne opdeles i emneområder, hvor den enkelte jurist - efter drøftelse og interesse for området - skal have ansvar for besvarelse af de løbende spørgsmål fra kontormedarbejderne. Løbende og på afdelingsmøder. Løbende og på afdelingsmøder. Funktionschefen og afdelingslederen. Funktionschefen og afdelingslederen. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 13 af 20

14 for Fogedretten Almindelige fogedsager: Mål: 80 % skal afgøres inden 2 måneder og 97 % skal afgøres inden 4 måneder. Er sat i gang Souschefen og afdelingslederen. Indsats: Der afholdes ikke så mange møder som tidligere, da antallet af verserende sager er normaliseret. Der skal findes en balance mellem modtagende og afsluttende sager. Sygefravær Retten i Næstved er med i et sygefraværsprojekt og alle faggrupper fra fogedretten deltager. Februar 2012 og løbende året ud. Medlem af projekt grupper for fogedretten, Susanne, Camilla, Christian og Mona Indsats: Daglig opmærksomhed og omsorg for hinanden. Hver dag Alle medarbejdere. Der er indrettet et særligt kontor, hvor medarbejderen har mulighed for i et afgrænset tidsrum at kunne koncentrer sig om opgaver, hvor der ikke er direkte kundekontakt. Dette kan aflaste en medarbejder, som ellers ikke ville møde ind. Når der er et konkret behov. Alle medarbejdere. Afdelingen har et i forhold til embedet som helhed lavt sygefravær. Der er løbende opmærksomhed på, Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 14 af 20

15 for Fogedretten Kvalitetsindsats at holde sygefraværet nede ved hele tiden at tilpasse opgaverne til den enkelte medarbejder. Der sker løbende omfordelinger af sagsområder og belastninger. Kontormedarbejderne: på Lean: Jurister: på Lean: Fogedretten har haft sidemandsoplæring som en hovedhjørnesten i varetagelse af kontorfunktionerne. Det er derfor naturligt at følge op på denne praksis ved at iværksætte sidemands-kvalitetscheck. Vi har udarbejdet et skema til bedømmelse af hinanden under overværelse af hinandens møder, og har lagt denne kapacitet ind i mødestrukturen. Indsats: Tilbagemelding på mødeoverværelsen og opsamling i plenum. At personalet stadig overværer hinandens møder for at sikre, at alle få fifén med. Ændring af sagstildeling. Når den nye sagsfordeling er fastlagt. Den enkelte medarbejder Funktionschefen. Funktionschefen. Vi indfører procesledelse arbejdsområder/afgrænsede processer. To eller flere medarbejdere får den faglige ledelse af en proces og skal løbende optimere og udvikle pro- Afdelingsmøder Afdelingsledelsen og medarbejdere. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 15 af 20

16 for Fogedretten Bedre Kommunikation cessen samt følge erfaringer med processen. Ændringer til en proces præsenteres af den faglige procesledelse på et afdelingsmøde og drøftes i plenum. Ændringer til en proces gennemføres i et samarbejde mellem afdelingsledelsen og procesledelsen. Fokus på udatakontrol i breve/ retsbøger. Afdelingen har i forlængelse af kommunikationsprojekt daglig overvejelser om hvorledes vi formulere retsbøger og breve Læse breve/retsbøger igennem før de sendes. Alle Indsats: daglig opmærksom på at skrive forståeligt. Bidrage aktivt til projektet Danmarks Domstole Værdier og mål En medarbejder med i projektet. Vil løbende have projektet med på vores månedens møder. Alle har et ansvar. Forberede og gennemføre implementering af JFS version 0,6 og 0,8 Vi vil forberede afdelingen på den nye teknologi og indrette arbejdsgange, således at vi er klar til modtage det nye system. Når det bliver implementeret. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 16 af 20

17 for Skifteretten Sagsbehandlingstider Boudlæg 85 % skal sluttes inden 2 måneder. Uskiftet bo 65 % skal sluttes inden 2 måneder. Privat skifte (efterlevende ægtefælle) 70 % skal sluttes inden 2 måneder. På de månedlige afdelingsmøder. Forenklet privat skifte 85 % skal sluttes inden 2 måneder. Sygefravær Retten er med i sygefraværsprojekt med andre institutioner. Vi vil være opmærksomme på at have øje for hinanden og hjælpe hinanden, hvor det er muligt, for ad den vej at skabe trivsel i afdelingen. Styrkelse af trivslen blandt medarbejderne i afdelingen ved øget fokus på sociale arrangementer for medarbejderne i afdelingen. Der følges løbende op, holdes øje med sygefraværet. Vi følger sygefraværspolitikken, og holder sygefraværssamtaler. Vi vil løbende på afdelingsmøder tale om status for afdelingens sygefravær. Alle Bedre kommunikation Afdelingen arbejder målrettet på at opretholde et godt omdømme, navnlig ved at være en professionel og driftssikker afdeling, der tilbyder god behandling og god betjening og i tilgang til arbejdet har fokus på afdelingens brugere og kvalitet, ved følgende: 1/5 og 1/ Vi evaluerer i foråret 2012 telefonmøderne i dødsboafdelingen, bl.a. ved gennemførelse af spørgeskemaundersøgelse hos brugerne. Møde med de autoriserede bobesty- Afdelingsledelsen (alle). Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 17 af 20

18 for Skifteretten Kvalitetsindsats. - At sikre at brugerne behandles respektfuldt og oplever en kompetent og fyldestgørende besvarelse af brugernes personlige, skriftlige, digitale eller telefoniske henvendelser. - Fortsat vedligeholde god kontakt til samarbejdspartnere, herunder autoriserede bobestyrerer, skifterettens medhjælpere, bedemænd og politi, blandt andet ved udarbejdelse af vejledninger og afholdelse af møder til styrkelse af samarbejdet - Se på andre retters hjemmesider for at få ideer til at forbedre vores egen. Afdelingen arbejder målrettet på at sikre, at arbejdet er karakteriseret ved fælles sager, gode og veltrimmede processer, som sikrer ensartet behandling af brugerne. Afdelingen fokuserer særligt på følgende: - Vedligeholde og fortsat videreudvikle medarbejdernes kompetencer, herunder medarbejderens deltagelse i interne og eksterne kurser. rere forventes holdt i april Møde med de nye bobehandlere forventes holdt så snart de er udnævnt. Møde med medhjælpere i gældssaneringssager forventes afholdt i løbet af Der forventes udsendt cirkulærebrev til retskredsens bedemænd i første halvår af Leanprojekt gennemføres 2. halvår /5 og 1/ Afdelingsledelsen med bistand: Dødsbogruppe bestående af Mette- Lise Pommer og Anne Nielsen forberedes månedligt fagligt møde om dødsbo. Møde om insolvens forberedes af afdelingsledelsen. 1/5 og 1/ Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 18 af 20

19 for Skifteretten 2. Bidrage aktivt til projektet Danmarks Domstole værdier og mål. - Afholdelse af løbende afdelingsmøder med erfaringsudveksling, og koordinering af ensartet praksis. - Faste regelmæssige møder med afdelingens jurister i en fortløbende turnus med personalet fra afdelingens arbejdsområder dødsbo, insolvens. - Færdiggørelse af sagsgangsbeskrivelser. Vi indfører procesledelse arbejdsområder/afgrænsede processer. To eller flere medarbejdere får den faglige ledelse af en proces og skal løbende optimere og udvikle processen samt følge erfaringer med processen. Ændringer til en proces præsenteres af den faglige procesledelse på et afdelingsmøde og drøftes i plenum. Ændringer til en proces gennemføres i et samarbejde mellem afdelingsledelsen og procesledelsen. Afdelingen har en medarbejder i gruppen omkring Danmarks Domstole værdier og mål der orienterer om gruppens arbejde. 1/5 og 1/ /5 og 1/ /5 og 1/ Afdelingsmøder. Afdelingen deltager i temadag i embedet 20. februar Afdelingsledelsen og medarbejderne. Alle. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 19 af 20

20 for Skifteretten 3. Forberede og gennemføre implementeringen af JFS version 0.6 og 0.8. Afdelingen implementerer nye digitale tiltag løbende ved intern undervisning af medarbejderne. Retningslinier for at gemme og bruge sagsrelateret materiale i sager skal udformes. 1/5 og 1/ Forberede og gennemføre implementeringen af JFS version 0.6 og 0.8 Alle. Handlingsplan for 2012 Retten i Næstved Side 20 af 20