Udbudsbetingelser. for udbud af ErhvervsPhD-kursus efter udbudslovens afsnit III

Transkript

1 Udbudsbetingelser for udbud af ErhvervsPhD-kursus efter udbudslovens afsnit III

2 Udbud af ErhvervsPhD-kursus 1. ORDREGIVER Innovationsfonden Østergade 26A, 4. sal 1100 København K Hjemmeside: Kontaktperson: Jane Thomsen adresse: jane.thomsen@innofond.dk 2. FLEKSIBEL PROCEDURE Udbud af ErhvervsPhD-kurset sker i henhold til reglerne i udbudslovens afsnit III. De krav, som ErhvervsPhD-kurset skal leve op til, samt den nærmere opgavebeskrivelse for varetagelsen af opgaven, fremgår af udkast til kontrakt vedlagt nærværende udbudsbetingelser inklusiv kontraktbilag 1, jf. afsnit 3. I afsnit 4 nedenfor redegøres nærmere for selve udbudsprocessen. Ordregiver forbeholder sig retten til løbende at opdatere og ændre opgave og procesbeskrivelsen, jf. afsnit 3 og 4. Procesbeskrivelsen, jf. afsnit 4, kan således løbende ændres og tilpasses, f.eks. ved at der indføres en forhandlingsrunde og/eller gennemføres yderligere forhandlinger, herunder slutforhandling med den valgte tilbudsgiver. Alle opstillede frister for udbudsforretningen i disse udbudsbetingelser er vejledende. Ordregiver forbeholder sig således retten til at ændre tidsfristerne, såfremt det bliver nødvendigt. Ordregiver forbeholder sig ret til løbende at opdatere disse udbudsbetingelser, såvel som de øvrige dokumenter i udbudsmaterialet. Dette sker ved, at nye versioner af dette dokument uploades på hvorfor tilbudsgiverne opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. 3. OPGAVEBESKRIVELSE Innovationsfonden ønsker at udbyde et kursus for alle ErhvervsPhD-studerende for at styrke ErhvervsPhD ernes erhvervsforskerprofil og klæde dem på til den særlige rolle, de har som ErhvervsPhD-studerende. Den her udbudte opgave består af varetagelsen af et attraktivt og obligatorisk ph.d.-kursus for alle godkendte ErhvervsPhD-studerende normeret til 5 ECTS-point. Varetagelsen indebærer alt vedrørende undervisning, faciliteter og administration i forbindelse med kurset. Opgaven og de nærmere krav hertil er beskrevet i bilag 1 til kontrakten vedlagt disse udbudsbetingelser. 1

3 4. PROCESBESKRIVELSE Dette udbud vedrører indgåelse af kontrakt om etablering af et ErhvervsPhD-kursus for ErhvervsPhD-studerende. Der er tale om en uddannelses- og undervisningsydelse, omfattet af udbudslovens afsnit III (light-regimet), jf. udbudslovens , vedrørende indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser, der er anført i udbudsdirektivets bilag XIV (2014/24/EU), jf. udbudslovens 7. Udbuddet er annonceret ved offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse i TED (Tender Electronic Daily). Disse udbudsbetingelser indeholder en beskrivelse af udbudsproceduren, herunder retningslinjerne for afgivelse af tilbud, kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver samt oplysninger om udbuddet i øvrigt. Proceduren for konkurrenceudsættelsen minder om gennemførelsen af et offentligt udbud og er inddelt i følgende faser; tilbudsfase og tildeling. Tilbudsgiverne udarbejder deres tilbud på baggrund af udbudsmaterialet, jf. afsnit 5, og afgiver deres tilbud inden for tilbudsfristen, jf. afsnit 10. Ordregiver åbner og gennemgår tilbuddet og vurderer, om det opfylder de formelle krav til udbudsproceduren. Ordregiver vil herefter evaluere de konditionsmæssige tilbud i overensstemmelse med tildelingskriteriet angivet i afsnit 12. Ordregiver træffer beslutning om tildeling af kontrakten og underretter tilbudsgiverne samtidigt herom, jf. afsnit 13. Ordregiver forbeholder sig dog mulighed for at gennemføre en forhandlingsrunde, hvis det efter gennemgang og vurdering af tilbud skønnes hensigtsmæssigt. I så fald gennemføres forhandlingsforløbet som nærmere beskrevet i afsnit UDBUDSMATERIALET Udbudsmaterialet er grundlaget for tilbudsgivers udarbejdelse af tilbud. Udbudsmaterialet er tilgængeligt på Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse Disse udbudsbetingelser Udkast til kontrakt, som indeholder de juridiske bestemmelser, der regulerer forholdet mellem kontraktparterne. 2

4 Udkast til kontraktens bilag 1-3 som indeholder detaljerede krav til de ydelser, der anskaffes, og som bliver en del af kontrakten efter udbuddets afslutning. Hvis tilbudsgiver finder, at der er elementer i kontrakten og/eller kontraktens bilag, som er uacceptable eller klart uhensigtsmæssige, kan tilbudsgiver efter fremgangsmåden i punkt 6, foreslå en ændring af kontrakten/kontraktens bilag. Ordregiver vil konkret tage stilling til, om de foreslåede ændringer vil blive indarbejdet. Eventuelle ændringer af udbudsmaterialet vil blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet. Dette sker ved, at nye versioner af dette dokument uploades på hvorfor tilbudsgiverne som nævnt opfordres til løbende at holde sig orienteret på hjemmesiden. 6. KOMMUNIKATION OG SPØRGSMÅL TIL ORDREGIVER Al kommunikation i forbindelse med udbuddet, herunder spørgsmål til udbudsmaterialet, skal ske på dansk via mail til jane.thomsen@innofond.dk Tilbudsgivernes skriftlige spørgsmål og ordregivers besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt til alle tilbudsgivere, der deltager i udbuddet, på Spørgsmål skal stilles senest den 29. maj Spørgsmål stillet efter denne dato, vil blive besvaret, såfremt de er modtaget så betids, at ordregiver kan nå at fremskaffe de nødvendige oplysninger og meddele svarene senest den 2. juni TILBUDDETS INDHOLD Et tilbud skal indeholde: - Tilbudsgiverens løsningsbeskrivelse (tilbudsgiver kan vælge at benytte bilag 2) Tilbuddet behøver ikke at indeholde kontrakten og de bilag til kontrakten, som ikke skal udfyldes/færdiggøres af tilbudsgiver. Kontrakten og disse bilag anses for accepteret af tilbudsgiver. Tilbud på opgaven kan udarbejdes ved brug af den vedlagte skabelon i bilag 2, der kan suppleres med relevante bilag. Tilbudsgiver bør i løsningsbeskrivelsen (bilag 2) så vidt muligt benytte formuleringer, der er egnet til at bære retlige forpligtelser, og ikke formuleringer som eksempelvis "dette kunne tænkes at gå ud på, at ", "man kan også tænke sig, at " eller "sædvanligvis anvendes ", "vi har ofte med succes gjort ", "man kunne også forestille sig, at ", eller "det kunne eventuelt søges løst ved, at ". Formuleringer, der ikke er egnet til at bære retlige forpligtelser, kan efter omstændighederne blive behandlet som forbehold med de deraf følgende konsekvenser, jf. punkt 8, nedenfor. 3

5 Det er tilbudsgivers ansvar at sikre, at tilbuddet er komplet og udformet i overensstemmelse med retningslinjerne i udbudsmaterialet. 8. OM FORBEHOLD I TILBUDDET Tilbuddet må ikke indeholde forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at tilbuddet bliver afvist. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan medføre, at forbeholdene samlet set udgør et forbehold over for grundlæggende elementer. Hvis tilbudsgiver er i tvivl om udfyldelsen eller færdiggørelsen af bilag eller i tilfælde af usikkerhed om, hvorvidt et forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet, opfordres tilbudsgiver til at stille skriftlige spørgsmål, jf. punkt FORTROLIGE OPLYSNINGER I TILBUDDET Dokumenter eller oplysninger i tilbudsgivers tilbud kan være omfattet af reglerne om aktindsigt. Konkurrenter m.fl. kan således anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud efter omstændighederne imødekommes af ordregiver. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen heraf, om tilbudsgiver har bedt om, at dele af tilbuddet behandles fortroligt, og i den forbindelse har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der skal behandles fortroligt. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som af forretningsmæssige hensyn ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiver derfor angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog uanset tilbudsgivers tilkendegivelser om fortrolighed være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 10. AFGIVELSE AF TILBUD Tilbuddet skal afgives senest fredag den 9. juni 2017 kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive afvist. Tilbud skal sendes til eller afleveres på følgende adresse: Innovationsfonden Att. Programrådgiver Jane Thomsen Østergade 26A, 4. sal DK-1100 København K Tilbud kan ikke afgives på anden vis, herunder via . 4

6 Tilbuddet bedes afleveret i 3 papireksemplarer samt ét elektronisk eksemplar på USB. Tilbuddet bør sendes/afleveres i en lukket forsendelse, der er mærket ErhvervsPhD-kursus - tilbud. Må ikke åbnes af poståbningen". Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb. 11. FORHANDLING Der gennemføres kun en forhandlingsrunde, hvis ordregiver skønner det er mere hensigtsmæssigt end at tildele kontrakten direkte på grundlag af det indleverede tilbud. Formålet med en eventuel forhandlingsrunde er i givet fald at sikre, at de endelige tilbud bedst muligt opfylder ordregivers behov og krav i udbudsmaterialet, understøtter en effektiv og god konkurrence, samt hindrer misforståelser og fejl. Forhandlingsmøderne kan desuden anvendes til at få tilbudsgiverens kommentarer til opgavebeskrivelsen, jf. afsnit 3, og udbudsmaterialet i øvrigt, jf. afsnit 5, med henblik på en efterfølgende optimering af det endelige udbudsmateriale. Forud for eventuelle forhandlingsmøder vil der blive udsendt en invitation til hver tilbudsgiver med angivelse af det specifikke mødetidspunkt og en dagsorden for mødet. Ordregiver forventer, at der vil blive afholdt ét individuelt forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver, men forbeholder sig retten til at tilføje forhandlingsmøder, såfremt det viser sig hensigtsmæssigt eller nødvendigt. Efter hvert forhandlingsmøde udarbejder ordregiver et kort referat, som kun bliver sendt pr. til den tilbudsgiver, der har deltaget i mødet. Referatet bliver dermed ikke offentliggjort. På baggrund af oplysninger og erfaringer opnået undervejs i forhandlingsforløbet kan ordregiver foretage ændringer i opgavebeskrivelsen og udbudsmaterialet i øvrigt. Ordregiver kan således ændre i krav, tilføje nye krav og lade krav bortfalde. Ordregiver kan dog ikke ændre i grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Det eventuelt reviderede udbudsmateriale vil danne grundlag for det reviderede tilbud, som tilbudsgiver skal indlevere i forlængelse af forhandlingsrunden. Ordregiver kan beslutte at opfordre tilbudsgiverne til at afgive yderligere tilbud. I så fald vil der blive gennemført yderligere forhandlingsrunder. Retningslinjerne ovenfor vedrørende det indledende tilbud finder tillige anvendelse på disse yderligere tilbud. Ordregiver beslutter, hvornår forhandlingsfasen afsluttes. Fristen for afgivelse af det endelige tilbud fastsættes, når forhandlingsfasen er afsluttet. Ordregiver vil afvise endelige tilbud, der ikke er afgivet inden for den fastsatte frist. 5

7 Det er tilbudsgivernes ansvar at sikre, at det endelige tilbud opfylder alle krav i det endelige udbudsmateriale. Drøftelser, tilkendegivelser eller afvejninger foretaget af ordregiver undervejs i forhandlingsforløbet kan ikke tages til indtægt for, at krav ikke skal opfyldes. Hvis ordregiver modtager tilbud, som ikke opfylder de formelle krav, der følger af udbudsmaterialet, kan ordregiver afvise tilbuddene. Ordregiver kan dog også under overholdelse af ligebehandlingsprincippet vælge at anmode de pågældende tilbudsgivere om inden en passende frist at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre tilbuddet, eller ved forhandling på anden vis at afklare forholdet. Ordregiver har endvidere ret til at afklare eventuelle uklarheder i tilbuddene under overholdelse af ligebehandlingsprincippet. Ordregiver vil herefter evaluere tilbuddene i henhold til de i afsnit 12 beskrevne kriterier. Ordregiver forbeholder sig endvidere retten til at foretage slutforhandlinger med den vindende tilbudsgiver med henblik på at bekræfte de økonomiske forpligtelser eller andre vilkår i tilbuddet ved at færdigforhandle kontraktvilkårene. Forhandlingerne kan ikke medføre ændringer af grundlæggende elementer i tilbuddet eller udbudsmaterialet og må ikke føre til konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. 12. TILDELINGSKRITIERIET Tildelingskriteriet er det bedste tilbud. Prisen udgør et fast vederlag på maksimalt 1. mio. kr. ekskl. moms pr. kursusforløb, jf. udkast til kontrakt, pkt. 8. Udbuddet gennemføres således som en omvendt licitation, hvor tildelingskriteriet er bedste tilbud (dvs. ordregiver ønsker den bedste kvalitet efter de nedenfor angivne underkriterier) inden for denne økonomiske ramme. Ordregiver vil i den forbindelse lægge følgende underkriterier til grund: 1) Kursusudbyderens forudsætninger for at varetage den samlede opgave 15% bedømt på grundlag af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse afsnit 1.1. Ved vurderingen af kursusudbyderens forudsætninger for at varetage den samlede opgave vil de forudsætninger tilbudsgiver har på de forskellige parametre, der er nævnt i løsningsbeskrivelsen, blive vurderet. Herunder vil det vægte positivt, hvis: Der kan dokumenteres erfaring med at udbyde ph.d.- kurser inden for samme eller beslægtede fagområder Der kan dokumenteres erfaring med at tilbyde undervisning til grupper med blandet faglighed 6

8 Der kan dokumenteres erfaring med action- og dialogorienteret undervisning, som det er beskrevet i opgavebeskrivelsen Der kan dokumenteres erfaring med målgruppen 2) Kursets struktur og opbygning 15% bedømt på grundlag af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse afsnit 1.2. Ved vurdering af kursets struktur og opbygning vurderes hensigtsmæssigheden af kursets struktur og opbygning i forhold til at understøtte de studerendes tilegnelse af stoffet og understøttelse af netværk blandt dem samt i forhold til at tilgodese de studerendes generelle arbejdsbyrde. Herunder vil det vægte positivt, hvis: Kurset er tilrettelagt, så det understøtter netværksskabelsen blandt deltagerne Det fremgår klart, at den valgte struktur understøtter de studerendes tilegnelse af stoffet bedst muligt Det fremgår klart, at den valgte struktur tilgodeser de studerendes generelle arbejdsbyrde Undervisningen foregår på forskellige geografiske placeringer i Danmark Der indgår internat som en del af det obligatoriske element 3) Kursusmodulernes faglige indhold og læringsmål 30% bedømt på grundlag af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse afsnit 1.3 Ved vurdering af kursusmodulernes faglige indhold og læringsmål vurderes kvaliteten af det faglige indhold på de enkelte moduler i forhold til niveau og relevans for målgruppen. Herunder vil det vægte positivt, hvis: Undervisningens faglige niveau er international state of the art Undervisningen er egnet til at sikre opfyldelse af de opstillede delmål for kurset jf. bilag 1, afsnit 3.2 Det fremgår tydeligt af læringsmålene og det faglige indhold, at fokus er på operationalisering og anvendelse af det faglige stof i eget projekt Det fremgår tydeligt, at der i de enkelte moduler præsenteres forskellige teoretiske retninger eller faglige strømninger, der tilgodeser de forskellige hovedfagområder, som deltagerne repræsenterer (f.eks. innovation for henholdsvis en humanist og en sundhedsvidenskabelig studerende) 7

9 Det fremgår tydeligt, at der i de enkelte moduler tages højde for både studerende i private virksomheder og de studerende, der er ansat i offentlige organisationer og arbejder med nytteværdi i stedet for forretningsmæssig og kommerciel effekt 4) Kursusmodulernes undervisnings- og eksamensform samt undervisere 25% bedømt på grundlag af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse afsnit 1.4 Ved vurdering af kursusmodulernes undervisnings- og eksamensform samt undervisere vurderes de enkelte modulers undervisningsformer i forhold til deres understøttelse af at give den studerende redskaber til at håndtere eget projekt og egen rolle samt til at operationalisere det lærte. Herudover vurderes underviserne på deres kompetencer og erfaringer med at tilbyde action-orienteret undervisning, der er relevant for den studerendes arbejde med sit eget projekt. Ydermere vurderes kursets eksamensform i forhold til formålet om at sætte den studerende i stand til at operationalisere det lærte. Herunder vil det vægte positivt, hvis: Den del af undervisningen, der involverer fremmøde, primært har fokus på interaktion, dialog og gruppearbejde i stedet for forelæsning og teorigennemgang Underviserne har stærk faglighed indenfor det fagemne, de skal undervise i og dokumenteret erfaring med emnet Underviserne har dokumenteret erfaring med interaktive og dialogorienterede undervisningsformer Der tilknyttes undervisere fra flere relevante miljøer Kursusudbyderen gennemfører en eksamensaktivitet på baggrund af opgaver som relaterer sig til den studerendes eget projekt og hverdag samt udfordrer det rent skriftlige format, men samtidig sikrer høj faglig kvalitet 5) Faciliteter til afholdelse af kurset 5% bedømt på grundlag af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse afsnit 1.5. Ved vurdering af faciliteter til afholdelse af kurset vurderes faciliteternes egnethed til at varetage kursets modulopbygning og den potentielt ulige fordeling, der kan være i deltagerantallet på de forskellige moduler. Herudover vurderes faciliteternes egnethed til at understøtte netværk blandt deltagerne. Herunder vil det vægte positivt, hvis: Der indgår faciliteter, der kan understøtte de beskrevne undervisningsformer Der indgår faciliteter, der stimulerer til gruppearbejde og aktiviteter samt netværk 8

10 6) Administration 10% bedømt på grundlag af tilbudsgivers løsningsbeskrivelse afsnit 1.6. Ved vurdering af administration af kurset vurderes kvaliteten og effektiviteten i den samlede administration af kurset. Herunder vil det vægte positivt, hvis: Kursusudbyderen har en høj grad af service og tilgængelighed for de studerende Kursusudbyderen sikrer relevant og hensigtsmæssig rapportering til Innovationsfonden Kursusudbyderen sikrer relevant og hensigtsmæssig evaluering af kursusforløb Kursusudbyderen har erfaring med at udbyde og administrere ph.d.-kurser, herunder med studerende fra mange forskellige institutioner 13. UDBUDDETS AFSLUTNING Når ordregiver har vurderet, hvilket tilbud der er det bedste tilbud med, jf. afsnit 12, træffer ordregiver beslutning om tildeling af kontrakten. Ordregiver underretter herefter samtidigt samtlige tilbudsgivere om denne beslutning. Underretningen af de tilbudsgivere, der ikke tildeles kontrakten, vil indeholde en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen i overensstemmelse med udbudslovens 171, jf. udbudslovens 188, stk. 2. Ordregiver er ikke forpligtet til at tildele kontrakten og forbeholder sig adgangen til at aflyse udbuddet. Uanset om kontrakten tildeles en anden tilbudsgiver, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil ordregiver har indgået kontrakt, men dog ikke længere end vedståelsesfristen i afsnit 10. Underretningen af tilbudsgiverne om tildelingsbeslutningen medfører ikke, at kontrakten er indgået. Kontrakten anses først for indgået, når kontrakten er underskrevet. Kontrakten indgås først ved udløbet af standstill-perioden, jf. udbudslovens 188, stk. 3. Ordregiver anser ikke udbuddet for afsluttet, før kontrakten er underskrevet. Når udbuddet er afsluttet, offentliggøres en ordretildelingsbekendtgørelse, jf. udbudslovens