Rapportering for 2. kvartal Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa

Transkript

1 Rapportering for 2. kvartal 2014 Udbygning af Sygehus Sønderjylland, Aabenraa Luftfoto april

2 Indhold Indledning...3 Kortfattet status Rapportering Byggeriets fremdrift Projektets økonomi Risikovurdering Styringsmanualen Kvalitet og indhold Bilag

3 Indledning Denne rapport omhandler kvalitetsfondsprojektet for om- og udbygning af akutsygehuset i Sygehus Sønderjylland, Aabenraa. Projektet er opdelt i Fase 1 og Fase 2. Fase 1 består bl.a. af fælles akutmodtagelse, familiehus, hjertemedicinsk ambulatorium, sterilcentral, modtagekøkken og varemodtagelse. Fase 2 består bl.a. af behandlingsområder med sengestuer og ambulatorier, intensiv afdeling, apotek, laboratorier, undervisnings- og læringsområde. Kvalitetsfondsprojektet er en del af en større omlægning af Sygehus Sønderjylland, som skal munde ud i en samling af de akutte funktioner i Aabenraa, en nedlukning af sygehuset i Haderslev i 2014, samt en reduktion af sygehusets størrelse i Sønderborg, der derpå fortsætter som specialsygehus. Sideløbende med kvalitetsfondsprojekts Fase 1 opfører Region Syddanmark, for egne midler, et psykiatrisk hospital på matriklen i Aabenraa. Det projekt er ikke en del af nærværende rapport. Der er dog samarbejdsflader til kvalitetsfondsbyggeriet, i relation til de tekniske sammenbygninger, samt de fremtidige kontaktflader i driften. Kortfattet status Figur 1 Samlet Fase 1 Fase 2 status Økonomi Uændret Uændret Uændret Tid Uændret Uændret Uændret Kvalitet Uændret Uændret Uændret Figur 1 viser, at projektets økonomi i Fase 1 er uændret siden rapporteringen for 1. kvartal Det skyldes at projektets reserver fortsat vurderes tilstrækkelige. Projektafdelingen er dog stadig ekstra opmærksom på økonomien for Fase 1, hvorfor den er markeret gul. Tiden på Fase 1 er, som i sidste rapportering, gul (uændret). Den planlagte afleveringsdato den 4. august 2014 blev overholdt, dog vil der sideløbende med sygehusets indflytning blive udført udbedring af mangler fra entreprenørernes side. Dette vil blive planlagt så det ikke påvirker indflytningen. Økonomi på Fase 2, og den samlede status, er fortsat gule (uændrede). Det vil først blive ændret ved byggeprogrammets afslutning; her henvises til beskrivelsen i afrapporteringen for 4. kvartal De økonomiske rammer vurderes stadig at kunne overholdes. Byggeprogrammet for Fase 2 er under udarbejdelse og holder fortsat tidsplanen. Regionsrådet har den 23. juni 2014 frigivet midler til følgende to fremskudte projekter: 400 p-pladser og garderober. 3

4 Risikostyringen i kvartalsrapporten bruges til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter, samt på tid og kvalitet. Det samlede risikobillede viser gennem den beregning en samlet risiko for Fase 1 og Fase 2 på ca. 5,9 mio. kr. fordelt med ca. 5 mio. kr. på Fase 1 og ca. 0,9 mio. kr. på Fase 2. Ovenstående beløb forventes at kunne indeholdes i det eksisterende reservebudget. De højest rangerende risici på Fase 1 er: Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen De højest rangerende risici på Fase 2 er: Korrekt placering af heliport Kan stram tidsplan overholdes 3 Rapportering 3.1 Byggeriets fremdrift Fase 1 Byggeriet af Fase 1 er siden sidste rapportering sket uden yderligere forskydninger på projektrelaterede dage og vejrligsdage. Den 4. august 2014 blev der afholdt afleveringsforretning af byggeriet, som oplyst på styregruppemødet den 20. december Afleveringstidspunktet er fastlåst for at minimere omkostningerne til en forlænget byggepladsdrift mest muligt. Endvidere bruges afleveringstidspunkterne til at bygherre kan komme med en udmelding omkring datoer for flytning af klinikker og øvrige bygherre aktiviteter. Der vil i en periode efter den 4. august 2014 skulle foretages aktiviteter koordineret af både sygehusets driftsorganisationer og af entreprenører. Udbedring af mangler planlægges, så de i mindst muligt omfang påvirker driftens indflytning. Indkøb af apparatur og udstyr går planmæssigt ud fra afleveringsterminen, med god økonomisk robusthed i forhold til det godkendte budget, hvilket afspejler sig i en fornuftig reserve i budgettet. Indhentning af tilbud tager udgangspunkt i rammen der er godkendt på styregruppemøde den 11. september Der er udført en tidsplan for levering af indkøb som løbende bliver opdateret i forhold til leveringstider, for på den måde at undgå udskudt ibrugtagning pga. længere leveringstid end forventet. Overdragelse af byggeriet til sygehusets driftsorganisation spiller en stadig større rolle i planlægningen af Fase 1. Sygehusets Masterplan Sekretariat sikrer, at grænseflader mellem byggeri og drift er afklaret og planlagt inden ibrugtagning. I forbindelse med indflytning afholdes der møder med deltagelse af totalrådgiver, projektafdelingen og masterplan projektlederne. Møderne afholdes behovsstyret helt frem til indflytning. 4

5 Byggeriets samlede fremdrift følger ikke den oprindelige investeringsprofil. Ovenstående S-kurve viser den økonomiske fremdrift for Fase 1 projektet. Overførte midler fra Fase 2 til Fase 1, som blev tiltrådt på regionsrådsmøde den 24. marts 2014, samt risikopuljen, som sundhedsdirektøren har frigivet, indgår i S-kurven. Fase 2 Kontraktforhandlingerne med totalrådgiver har vist sig at være en længere og mere tidskrævende proces end forventet. Udformningen af kontrakten med totalrådgiver for fase 2 er nu næsten på plads, og forventes underskrevet i august Udarbejdelse af bl.a. byggeprogram er, grundet de forlængede kontraktforhandlinger, baseret på aftalebreve. Projektforsikring kan først tegnes, når der er underskrevet kontrakt. Totalrådgiver oplyser, at forsikringen forventes at være på plads betids i forhold til igangsætning af delprojekterne vedr. bl.a. garderober og p-pladser. Byggeprogrammet er under udarbejdelse, og skal behandles af styregruppen i august hvorefter den vil blive forelagt Regionsrådet i oktober Som nævnt i kvartalsrapporten for 1. kvartal 2014 arbejdes der på en fremrykning af etablering af garderober og plukkelager til uniformer. Regionsrådet tiltrådte den 23. juni 2014 indstillingen om frigivelse af midlerne til formålet. Dette arbejde igangsættes efter aflevering af Fase 1. Ved at vente med igangsættelse, forhindres gener entreprenørerne imellem og deraf kommende krav. Regionsrådet har ligeledes den 23. juni 2014 tiltrådt indstillingen om fremrykning af etableringen af 400 parkeringspladser, så der er det nødvendige antal parkeringspladser ved ibrugtagning af Fase 1. 5

6 Placering af heliport har vist at være en udfordring pga. fredsskoven og piloternes sikkerhed ved landinger. Der har været afholdt møder med relevante myndigheder, og der arbejdes nu på at afdække behovet for rydning af fredsskov, sammenhængende med mulighederne for at løfte koten på selve heliporten. Dette emne bearbejdes som risiko i risikostyringen på sagen. Ovenstående S-kurve viser den økonomiske fremdrift for Fase 2 projektet. Ovenstående S-kurve viser byggeriets økonomiske fremdrift for hele projektet i Aabenraa. 6

7 3.2 Projektets økonomi Fase 1 Der er i juni 2014 kommet nyt indeks. På den baggrund er budgettet opdateret så rammen for Fase 1 nu er reduceret fra 583,1 mio. kr. til 580,2 mio. kr. Projektet rapporterer hver 6. uge til Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse pga. den ønskede tættere opfølgning, forårsaget af projektets forsinkelse og reserveforbrug. Rapporteringerne har indtil videre vist et mindre forbrug end de estimerede beløb. Dette afspejler en tidsforskydning mellem udførelsen og aftalesedler samt faktureringen. Det styrende budget er blevet opdateret i forhold til tilførslen af midler fra Fase 2 samt frigivelsen af risikopuljen. Resultatet af denne opdatering viser, at der fortsat er et fornuftigt reservebillede i forhold til sagens stade, på færdiggørelsen af Fase 1. Reserven i det styrende budget er pr. juni 2014 på ca. 7 mio. kr., dog er de 1,7 mio. kr. reserveret til indeksregulering. De ca. 5,3 mio. kr. er endnu ikke allokeret, hvilket viser en god økonomisk robusthed stadet på Fase 1 taget i betragtning. Projektledelsen er dog opmærksom på at der er en vis følsomhed omkring reserven, da beregningen af risici for Fase 1 beløber sig til ca. 5 mio. kr. Det vurderes at der ved næste opdatering af budgettet, vil kunne optimeres i forhold til nogle budgetposter, hvorved en yderligere reserve forventes at kunne findes. Bygherre har modtaget krav fra entreprise 1.6 EL, og 1.5 VVS forårsaget af forlænget byggetid (overtid, forcering, opmanding, nedsat effektivisering). Bygherre forhandler med entreprenørerne omkring opgørelsen af merudgifterne. Det er bygherres klare overbevisning at forsinkelserne primært er forårsaget af tidsmæssige forskydninger forårsaget af entreprise 1.4, komplettering. På grund af ovenstående har bygherre varslet dagbod den 16. juni 2014 til entreprise 1.4, komplettering. Der er endvidere den 1. juli 2014 varslet dagbod mod entreprise 1.9, fast inventar. Totalrådgiver fremsendte, som nævnt i sidste rapportering, den 3. april 2014 et krav til bygherre: Honorar vedrørende forlænget byggetid på 13,8 mio. kr. Der er foretaget en juridisk vurdering, som er fremsendt til Totalrådgiver, og bygherre afventer nu en tilbagemelding herfra. Den juridiske vurdering omkring bygherres ekstrakrav overfor totalrådgiver, forårsaget af mange ekstrakrav i form af aftalesedler fra entreprenørerne, pågår fortsat og fastlægges endeligt til sidst i udførelsen af Fase 1. Der er behov for yderligere detaljering af krav og modkrav såvel juridisk som økonomisk. Projektafdelingens foreløbige vurdering er dog, at nettoresultatet vil gå i balance formentlig med et mindre overskud i bygherres favør. Projektets økonomi for Fase 1 er markeret gul (overholder rammen, men er under observation), men der er risiko for, at nettokrav kan 7

8 give en negativ påvirkning på økonomien, så den kan være rød (overskredet rammerne). Dette forhold forventes ikke endeligt afklaret indenfor overskuelig tid, da der højst sandsynligt vil være tale om voldgiftsager. Et mere nuanceret og detaljeret billede vil blive tilvejebragt i det videre forløb. Krav og modkrav indgår ikke i risikobearbejdningen, da der er tale om reelle krav som bygherre på nuværende tidspunkt har kendskab til. Fase 2 Budgettet for Fase 2 er som Fase 1 blevet indeksreguleret, så rammen for Fase 2 nu er ændret fra 699,6 mio. kr. til 701,5 mio. kr. Der er i helhedsplanen angivet en liste over change request for Fase 2. Der er tale om et første oplæg til udvalgte punkter, som vil blive nærmere undersøgt og prissat i de kommende faser. Change request på Fase 2 drøftes på styregruppemøde den 20. august 2014, hvorefter det videre forløb planlægges. Skema 1: Kvartalsvis status på økonomi og byggefremdrift Løbende priser Samlet budget Forbrug og udgiftsbehov Delprojektoversigt Oprindeligt budget* Korrigeret budget** Forbrug til Disponeret forbrug til Forventet resterende forbrug Forventet samlet forbrug Evt. difference: budget og forventet forbrug (a) (b) (c) (d) (e=b+c+d) (a-e) Fase 1 527,1 580,2 460,3 54,1 65,8 580,2 0,0 Fase 2 690,6 701,5 6,3 0,0 695,3 701,5 0,0 Projektafdeling inkl. feriepenge 41,4 42,5 14,9 0,0 27,6 42,5 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 1 11,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Reserve til reigionsrådets disposition Fase 2 35,9 37,2 0,0 0,0 37,2 37,2 0,0 Reserve til prisregulering 0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 Mio. kr. I alt investeringsramme 1.306, ,4 481,5 54,1 825, ,4 0,0 * Udbetalingsanmodning (oprindeligt pl-indeks) ** Korrigeret budget: Aktuelt styrende budget. Forbruget for 2. kvartal 2014 på Fase 1, viser at der er god fremdrift på byggesagen i forhold til afleveringsterminen, hvilket også afspejler sig i planlagt og realiseret færdiggørelsesgrad. Dette skyldes den optimerede tidsstyring der har været på sagen. Figur 1.1 Færdiggørelsesgrad i nuværende fase Delprojekt Nuværende fase Aktuel Planlagt Fase 1 Udførelse 86% 87% Fase 2 Byggeprogram 90% 90% Figuren viser at færdiggørelsesgraden på Fase 1 vedr. udførelsesdelen følger den planlagte. 8

9 Realiseret færdiggørelsesgrad for fase 2 viser fremdriften på byggeprogrammet, som er på 90%. Denne vurdering er foretaget af bygherre og viser at tidsplanen for arbejdet overholdes. Indkøb af apparatur, it og udstyr er igangsat i 2. kvartal 2014, men indkøbene vil primært finde sted i den kommende periode da entreprenørerne skal have afsluttet deres bygningsarbejder før montage og ibrugtagning kan finde sted. Skema 2: Projektøkonomi og udgiftsprofil for hele projektet Løbende priser I alt I alt 09-pl Andel af total, pct. Mio. kr. PL indeks 100,00 101,00 102,82 105,39 106,55 107,40 108,80 108,80 108,80 108,80 108,80 108,80 Delprojektoversigt Fase 1 0,6 13,2 25,9 90,8 206,3 243,4 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 580,2 545,3 43,1% Fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 1,3 17,0 20,5 57,1 229,6 153,0 214,2 8,9 701,5 645,0 51,0% Projektafdeling 0,0 2,2 4,6 2,3 3,9 6,1 4,9 4,9 4,9 4,1 4,7 0,0 42,5 39,7 3,1% Reserve til reigionsrådets disposition fase 1 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% Reserve til reigionsrådets disposition fase 2 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,1 10,0 10,0 10,1 37,2 34,2 2,7% Reserve til prisregulering 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0% I alt investeringsramme 0,6 15,4 30,5 93,1 211,4 266,5 25,4 62,0 241,6 167,1 228,9 19, , ,2 100,0% - heraf change requests 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 43,3 0,0 0,0 0,0 43,3 39,8 3,1% - heraf reserver i alt 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 7,0 0,0 0,0 0,0 21,0 27,5 20,1 75,6 69,6 5,5% - heraf IT, udstyr, apparatur 0,0 0,0 0,1 0,2 4,5 64,8 0,0 0,0 0,0 40,5 80,0 29,0 219,0 202,2 16,0% Der er sket en indeksregulering af tallene i forhold til sidste rapportering. Reservebeløbet i 2014 indeholder de midler der afspejles i det styrende budget, ca. 7 mio. kr. Dette er fremkommet ved en opdatering af budgettet i forhold til det forventede regnskab. Ved sidste rapportering var reservebeløbet på 51,5 mio. kr., dette skyldtes at der var estimerede beløb som ikke var indeholdt i budgettet. Der er nu foretaget en opdatering i forhold til at få fordelt reserverne på budgetposterne. 9

10 3.3 Risikovurdering Figur 3: Projektets hovedrisici Nr. Risikoemne Økonomi Tid Kvalitet Fase 1 4 Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale Uændret Uændret Uændret 2 Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen Uændret Uændret Uændret 35 Komplikationer ved gennemgang med brugere og overtagelse af drift Uændret Uændret Uændret 36 Mangelfuld byggeledelse/ Tilsyn Uændret Uændret Uændret Fase 2 74 Er placeringen af heliport korrekt Forbedret Uændret Uændret 84 Kan stram tidsplan overholdes Forbedret Forbedret Uændret Vurderinger: Forbedret, uændret og forværret i forhold til sidste afrapportering, vurderinger foretages af projektafdelingen Farveskala: I forhold til beskrivelsen i generelle principper for kvartalsrapportering, og jf vurdering i bilag 3 Ny = ny som punkt under risiko i afrapporteringsregi Risikostyring er en del af den daglige styring, og medvirker til at skabe et samlet overblik over de økonomiske risici på en række delposter. Der er et lavere antal risici i forhold til sidste rapportering, hvilket primært skyldes at risikologgen for Fase 2 er blevet opdateret. Tid og kvalitet indgår i den samlede vurdering af risici, men der er fra bygherres side mest fokus på den økonomiske konsekvens, hvorfor prioritering sker ud fra en vurdering af det parameter. Nye risici, i forhold til sidste rapportering Fase 1 Ingen nye risici Fase 2 Ingen nye risici Risici der ikke rapporteres i denne rapportering Fase 1 Ingen fjernede risici Fase 2 Er projektmateriale fyldestgørende Risikoen udgår, da vi afrapporterer omkring risici der vil kunne indtræffe indenfor det kommende år. Nærværende risiko vil primært være relevant i senere faser. Risikoen fjernes derfor heller ikke fra risikoregisteret, men vil blive bearbejdet yderligere længere henne i processen omkring Fase 2. Driftsmæssige gener i forbindelse med nybyggeri og ombygning Risikoen udgår af samme årsag som den ovenfor nævnte Er projektmateriale fyldestgørende. 10

11 Den økonomiske ramme overholdes ikke, brugerønsker påvirker økonomien Risikoen er fjernet fra risikoregisteret da vi er så tidligt i forløbet på Fase 2, at vi ved god planlægning og kommunikation vil kunne styre os uden om påvirkninger af økonomien. Risici med væsentlig reduceret konsekvens, i forhold til sidste rapportering Fase 1 Projektmateriale i forhold til drift og projektmateriale Risikoen er væsentlig reduceret i forhold til sidste rapportering. Reduktionen skyldes sagens stade som betyder at der er færre økonomiske risici i forhold til afrapporteringen for 1. kvartal Fase 2 Ingen Ændret overskrift i forhold til sidste rapportering Fase 1 Ingen ændrede overskrifter Fase 2 Ingen ændrede overskrifter Uddybning og økonomiske konsekvenser af risici Siden afrapporteringen for 1. kvartal 2014, er kvantificeringen af hver enkelt risiko blevet opdateret. Det er sket i vurderingsarket. Kvantificering af risici sker i denne rapport ensartet, det vil sige at der er gennemført en sandsynlighedsvurdering pr. risiko, som er sammenholdt med middeltallet for den højeste og laveste økonomiske risiko. Det samlede risikobillede viser gennem den beregning en samlet risiko for Fase 1 og Fase 2 på ca. 5,9 mio. kr. fordelt med ca. 5 mio. kr. på Fase 1 og ca. 0,9 mio. kr. på Fase 2. Reserven på Fase 1 er i det styrende budget på 7 mio. kr. Der er siden afrapporteringen for 1. kvartal 2014 sket en væsentlig nedjustering af beløbet, primært vedr. Fase 1 som er faldet fra 20,1 mio. kr. til 5 mio. kr. Det skyldes primært sagens stade. FASE 1 1. Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale Der har i udførselsperioden været en række uklarheder i projektet, som entreprenørerne har anmodet om at få specificeret. Der er fortsat risiko for, at der kan opstå nye uklarheder. 11

12 Totalrådgivers projektgranskning har afsløret, at den risiko er betydelig. For hver uklarhed, hvor det ikke lykkes at give entreprenørerne rettidigt svar i forhold til byggetakten, er der risiko for forsinkelser af projektet og deraf affødte omkostninger og mulige kvalitetsforringelser. Tiltag: Som forebyggende tiltag afholdes der løbende koordineringsmøder mellem rådgiver og entreprenører, med fokus på at identificere uklarheder i god tid. Totalrådgiver udfører løbende en gennemgang af kvaliteten af projektet. Den gennemgang skal, så vidt muligt, ruste dem til spørgsmål fra entreprenørerne. Derudover skal gennemgangen afspejle sig i opdatering af prædisponeringer/estimerede beløb i byggeregnskabet. Såfremt risikoen indtræffer i form af forøgede udgifter, vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. 2. Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen Totalrådgiver har sammen med entreprenørerne udarbejdet en byggetidsplan til styring af udførelsen. Afleveringsterminen var efter indgåelse af aftale med entreprenørerne den 4. august 2014, hvor afleveringsforretning blev foretaget. Økonomisk påvirkes projektet gennem en forlænget drift af byggepladsen. For sygehuset kan forsinkelsen desuden få en økonomisk konsekvens, idet en forventet besparelse på omlagt drift muligvis må udskydes. For at den forcerede tidsplan ikke skal påvirke kvaliteten af udførelsen, er der iværksat tiltag for at sikre at byggeledelsen, i samarbejde med alle entreprenørerne, har konstant fokus på at have driften af sygehuset med i byggeprocesserne. Håbet er at man, via koordinering parterne imellem, så vidt muligt kan undgå store gener. Tiltag: Totalrådgiveren er anmodet om løbende redegørelser vedrørende tid og økonomi i relation til byggeriets fremdrift. De skal udarbejdes til de månedlige styregruppemøder. I redegørelserne medtages mulige krav fra bygherres side, ligesom forventede entreprenørkrav medtages. Forud for redegørelserne vil bygherre være involveret i arbejdet gennem bl.a. bygherrerådgiver fra Bygningsafdelingen i Region Syddanmark. Hver uge afholdes koordineringsmøder, hvor byggeledelse, bygherre og entreprenører gennemgår den sidste uges arbejder og de kommende ugers arbejder. Totalrådgiver har i byggetidsplanen og i oversigten over tidsforskydninger angivet at byggeriet kan afleveres den 4. august Det er en forsinkelse i forhold til udbudstidsplanen, med risikotid den 22. juli Der er i forhold til terminen den 4. august 2014 nogle mangler, som ikke vil være færdige, disse vil blive afsluttet i en periode efter den 4. august. Arbejderne vil blive planlagt så de ikke forstyrrer indflytningen. 12

13 Såfremt risikoen indtræffer i form af forøgede udgifter, vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. Det faktum at totalrådgiver har fremsendt krav til bygherre Honorar vedrørende forlænget byggetid på 13,8 mio. kr. er ikke indregnet i risikooversigten, ligesom der heller ikke er taget højde for bygherres krav til totalrådgiver og entreprenører. Se tabel A tidligere i rapporten. 3. Komplikationer ved gennemgang med brugere og overtagelse af drift Ved gennemgang med brugerne er der risiko for, at der er mangler i det udførte, som vil få væsentlig betydning for driften og derfor skal ændres. Der er risiko for, at der mangler detaljerede retningslinjer for såvel kvalitetssikring som drift og vedligehold, hvilket vil skabe problemer for driften i forhold til at tilegne sig de nødvendige kompetencer. Tiltag: Dokumentation og arbejdsgange skal være udført inden overdragelsen. Der skal være en løbende kommunikation med driften for at sikre at eventuelle spørgsmål eller mangler bliver drøftet i fornuftig tid før ibrugtagning. Arbejdet med drift og vedligehold og kvalitetssikringsmateriale er iværksat. Der foregår tæt kommunikation med sygehusets masterplan sekretariat. Såfremt risikoen indtræffer i form af forøgede udgifter, vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. 4. Manglende byggeledelse og tilsyn Der har ikke været den tilstrækkelige byggeledelse fra totalrådgiver, hvilket har resulteret i en dårlig organisering og projektopfølgning på byggepladsen. Ved stram økonomi hos totalrådgiver er risikoen, at der bliver sparet på byggeledelsesydelsen. Det påvirker dels økonomi- og tidsstyring, dels det daglige tilsyn på pladsen. Tiltag: Der skal fra bygherres side være en løbende monitorering af totalrådgivers bemanding og fysiske håndtering af byggesagen. Bygherre udfører tæt opfølgning af, hvorvidt byggeledelsen leverer de ydelser der forventes af dem. Leverer de ikke ydelsen, vurderer bygherre om der skal arbejdes på en optimering af staben på byggepladsen. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift, vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. 13

14 FASE 2 Der er endnu ikke afholdt risikoworkshop med totalrådgiver for Fase 2, da kontraktforhandlingerne ikke er afsluttet. Men første møde omkring risikohåndtering har været afholdt med deltagelse af bygherre og repræsentanter for Totalrådgiver. På mødet blev procedurerne for håndtering af risici gennemgået, ligesom brugen af vurderingsark blev drøftet. Fokus for risikohåndteringen i Fase 2 er anderledes end i Fase 1. På Fase 1 er der primært rapporteret ud fra den økonomiske nettokonsekvens, da der sjældent har været tale om risici med konsekvens for kvalitet (drift og kapacitet). På Fase 2 rapporterer vi også ud fra den økonomiske konsekvens, men her vil der i projekteringsperioden primært være fokus på mere kvalitetsmæssige risici, da det er her det endelige projekt skal fastlægges. Her vil der ved flere risici ikke være de store økonomiske eller tidsmæssige konsekvenser da det i højere grad drejer sig om at finde løsninger indenfor den økonomiske ramme. 5. Korrekt placering af heliport Placeringen af heliport skal overholde diverse regler fra bl.a. forsvaret, men også gældende regler omkring placering i nærheden af fredsskov. Endvidere skal det undersøges hos Naturstyrelsen, hvordan eventuelle træfældninger vil skulle håndteres. Placeringen af heliport som er foreslået i konkurrenceforslaget fra totalrådgiver skal undersøges og afklares, da der er opstået usikkerhed om, hvorvidt heliporten kan placeres som forudsat. Tiltag: Gældende regler afdækkes, og evt. fornødne dispensationsansøgninger udarbejdes. Såfremt risikoen indtræffer, vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. 6. Kan stram tidsplan overholdes Totalrådgiver har i forbindelse med kontraktforhandlingerne/udførelsen af helhedsplan vurderet at der vil komme tidsforskydninger i byggeperioden i forhold til udbudstidsplanen. Styregruppen har besluttet at udbudsplanen skal følges. Tiltag: Der udbydes et antal fremskudte projekter, som udføres eller opstartes i perioden 2014 til På den måde kan der optimeres på tidsplanlægningen gennem mindre udbud, som ikke er afhængige af bindinger til hovedprojektet, som er planlagt til at starte op i 2017 Der udføres en nøje tidsstyring af delprojekter og hovedprojektet og rådgiver gøres opmærksom på, at der skal afsættes tilstrækkelige ressourcer til håndtering af tidsstyringen i udførelsen. 14

15 I tidsplanen indarbejdes et antal sanktionsgivende mellemterminer, og det kan overvejes at indarbejde risikotiden i de enkelte entrepriser, på den måde har man nogle milepæle at tidsstyre efter, og som kan bruges juridisk overfor entreprenørerne. Såfremt risikoen indtræffer i form af forsinket fremdrift vurderes den at koste mellem kr. Sammenholdt med sandsynligheden for at hændelsen indtræffer, giver det et vægtet beløb på kr. 3.4 Styringsmanualen Styringsmanualen for Akutsygehus, Aabenraa er sidst opdateret ultimo 2013 og godkendt af regionsrådet den 20. januar Kvalitet og indhold Der arbejdes til stadighed på at gennemføre byggeprojektet i tråd med tilsagnet om støtte fra kvalitetsfonden, så gevinster og funktionskrav realiseres. Der er ikke foretaget justeringer som har konsekvens for den nye sygehusstruktur, ej heller ændringer der har konsekvens for trafiklysrapportering vedr. kvalitet. 15

16 4. Bilag Bilag 1 tidsmæssig fremdrift Status J F MA MJ J A S O N D J F M A M J J A S O N D Fase 1 Godkendelse af licitationsresultat (afsluttet) Kontraktindgåelse (afsluttet) Udførelse Risikotid Fase 2 Udbudsproces (afsluttet) Projektkonkurrence Planlægning Entrepriseudbud Udførelse Risikotid Farven markerer byggetidsplanen med aflevering den 4. august 2014 I forhold til tidligere rapporteringer tages der nu ikke højde for Udbudstidsplan rev. A 16

17 Bilag 2: Oversigt over deponerede midler samt forventet investeringsprofil i de kommende 4 kvartaler. Fkt Renter af hensatte beløb 901 Hensættelser vedr. kvalitetsfonden 902 Overført til projektspecifik egenfinansiering Kvalitetsfondsprojekter, fælles Tilskud vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 904 Lån vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 905 Egenfinansiering vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 906 Frigivelse vedr. kvalitetsfondsinvesteringer 907 Renter af deponerede beløb vedr. kvalitetsfondsinvesteringer Fkt Sygehus Sønderjylland Sygehus Lillebælt Total Forventet forbrug mio. kr. 3. kvartal kvartal kvartal kvartal 2015 Pl-indeks 107,4 107,4 108,8 108,8 Sygehus Lillebælt, Kolding 97,5 103,4 87,0 122,0 Sygehus Sønderjylland, Aabenraa 73,2 62,8 9,1 9,1 Total 170,7 166,2 96,1 131,1 Pr. 1. juli 2014 er der frigivet for ,36 kr. vedr. Sygehus Sønderjylland og ,45 kr. vedr. Sygehus Lillebælt. Beløbbene er frigivet og overført den 1. juli 2014 til regionens likvide midler og er der for ikke medregnet i ovenstående frigivelsesbeløb ( ) Vedrørende Sygehus Lillebælt udgjorde det bogførte forbrug pr. 30. juni ,3 mio. kr., hvilket svarer til oplysningerne i dette bilag. Efterfølgende er der bogført omkostninger på 19,7 mio.kr., hvilket vedrører fakturaer modtaget efter 30. juni 2014, men hvor forbruget vedrører perioden før 30. juni 2014 (periodisering). Skema 1 er inklusiv periodiserede omkostninger. Vedrørende Sygehus Sønderjylland udgjorde det bogførte forbrug pr. 30. juni ,6 mio. kr., hvilket svarer til oplysningerne i dette bilag. Efterfølgende er der bogført omkostninger på 25,9 mio.kr., hvilket vedrører fakturaer modtaget efter 30. juni 2014, men hvor forbruget vedrører perioden før 30. juni 2014 (periodisering). Skema 1 er inklusiv periodiserede omkostninger. 17

18 Bilag 3 risikovurdering med score på sandsynlighed og konsekvens Konsekvens Nr. ID Risikoemne Sandsynlighed Økonomi Tid Kvalitet Fase Projekttilpasning i forhold til drift og projektmateriale Byggeriets fremdrift i forhold til tidsplanen Komplikationer ved gennemgang med brugere og overtagelse af drift Mangelfuld byggeledelse/ Tilsyn Fase Er placeringen af heliport korrekt Kan stram tidsplan overholdes

19 Bilag 3.B - Vurdering af konsekvens Vurdering af konsekvens Tidsplan Økonomi Kvalitet Der er ingen forsinkelse Der er ingen ekstra udgift Ingen betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger under 1 måned under 2 måneder under 4 måneder Over 4 måneder eller kritiske ibrugtagelsesdato bliver overskredet under kr. under kr. under 6 mio. kr. over 6 mio. kr. Risikoen har en lille betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil dog ikke give kritiske bemærkninger Kvalitet er her defineret som: Fleksibilitet i byggeriet Patientsikkerhed og patientforhold Bedre opgaveløsning og ressourceanvendelse Tryk her Vurdering af sandsynlighed Forekomst Vil aldrig indtræffe Indtræffer hver 10. gang eller sjældnere Risikoen har en betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette kan give kritiske bemærkninger Risikoen har væsentlig betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Det vil give kritiske bemærkninger og kan få betydning for bevilling Risikoen har kritisk betydning for opfyldelse af ekspertpanelets forudsætninger. Dette vil få betydning for bevillingen. Eksempel: Løsningen bliver ikke bedre end løsningen end i det gamle sygehus Indtræffer hver 5. gang eller sjældnere Indtræffe hver 2. gang eller sjældnere Indtræffer næsten hver gang Vurdering af konsekvens Påvirkning på Ingen betydning mennesker (PPM) for mennesker Risikoen kan have en lille betydning for mennesker. Det vil dog ikke kunne give anledning til kritiske situationer. Ikke behov for tiltag. Risikoen har en betydning for mennesker, og kan give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag iværksættes i fht. arbejdsgange, udstyr og/eller værnemidler. Der er ikke øget beredskab i forhold til aktiviteten. Risikoen har væsentlig betydning for mennesker. Det vil give kritiske situationer. Forholdet drøftes med relevante parter og tiltag til beskyttelse og risikostyring iværksættes straks. Der iværksættes øget beredskab og fokus i hele forløbet Risikoen har væsentlig betydning for mennesker, og medfører alvorlige kritiske situationer. Arbejdet standses indtil en løsning er fundet. Der fastholdes øget beredskab og fokus på området under hele forløbet 19

20 Bilag 4 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Samlet projekt År Oprindelig Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)* Revideret Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)** Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total ,1 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,4 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% 0,6 0,0% ,4 0,3% 4,5 0,3% 4,5 0,3% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 8,3 0,6% 12,1 0,9% 12,2 0,9% 12,2 0,9% 16,0 1,2% 16,0 1,2% 16,0 1,2% ,6 1,8% 23,6 1,7% 23,6 1,7% 31,2 2,4% 31,3 2,3% 31,3 2,3% 38,9 3,0% 38,9 2,9% 38,9 2,9% 46,5 3,6% 46,5 3,4% 46,5 3,4% ,1 7,6% 69,8 5,1% 57,0 4,2% 151,8 11,6% 93,1 6,8% 80,7 5,9% 204,5 15,7% 116,3 8,5% 104,6 7,7% 257,1 19,7% 139,6 10,3% 139,6 10,3% ,1 25,0% 189,7 13,9% 189,7 13,9% 395,0 30,2% 216,7 15,9% 216,7 15,9% 463,9 35,5% 295,6 21,7% 295,6 21,7% 532,9 40,8% 351,0 25,8% 351,0 25,8% ,6 42,2% 400,6 29,4% 400,6 29,4% 568,3 43,5% 481,5 35,4% 481,5 35,4% 586,0 44,9% 554,7 40,7% 603,7 46,2% 617,5 45,4% ,0 46,8% 626,6 46,0% 618,2 47,3% 635,7 46,7% 625,4 47,9% 639,3 47,0% 632,6 48,4% 642,9 47,2% ,1 49,9% 658,4 48,4% 669,6 51,3% 673,9 49,5% 688,1 52,7% 689,4 50,6% 706,6 54,1% 704,9 51,8% ,1 58,3% 765,3 56,2% 815,5 62,4% 825,7 60,6% 869,9 66,6% 886,1 65,1% 924,3 70,8% 946,5 69,5% ,3 73,8% 988,3 72,6% 1.002,3 76,7% 1.030,1 75,7% 1.041,3 79,7% 1.071,8 78,7% 1.080,3 82,7% 1.113,6 81,8% ,4 86,9% 1.170,8 86,0% 1.188,4 91,0% 1.228,1 90,2% 1.242,5 95,1% 1.285,3 94,4% 1.296,6 99,3% 1.342,5 98,6% ,1 99,5% 1.347,3 99,0% 1.301,5 99,7% 1.352,0 99,3% 1.304,0 99,8% 1.356,8 99,7% 1.306,0 100,0% 1.361,5 100,0% * Oprindelig indeks ved udbetalingsanmodning (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=103,23, 2013 og fremefter=104,88) ** Aktuelt løbende indeks (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=105,39, 2013=106,55, 2014=107,4, 2015 og fremefter=108,8) 20

21 Bilag 4.1 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Fase 1 År Oprindelig Investeringsp rofil (mio. kr.)* Revideret Investeringsprofil** Akkumuleret Pct. af total Pct. af total forbrug Pct. af total ,0% 0,0 0,0% 0,1 0,0% 0 0,1% 0,0 0,0% 0,3 0,0% 0 0,1% 0,0 0,0% 0,4 0,1% 1 0,1% 0,6 0,1% 0,6 0,1% ,7% 3,9 0,7% 3,9 0,7% 7 1,4% 7,2 1,2% 7,2 1,2% 10 2,0% 10,5 1,8% 10,5 1,8% 14 2,6% 13,8 2,4% 13,8 2,4% ,8% 20,3 3,5% 20,3 3,5% 27 5,1% 26,7 4,6% 26,7 4,6% 33 6,3% 33,2 5,7% 33,2 5,7% 40 7,5% 39,7 6,8% 39,7 6,8% ,9% 62,4 10,8% 49,4 8,5% ,2% 85,1 14,7% 72,4 12,5% ,5% 107,8 18,6% 96,3 16,6% ,8% 130,5 22,5% 130,5 22,5% ,5% 179,2 30,9% 179,2 30,9% ,1% 205,2 35,4% 205,2 35,4% ,8% 282,3 48,7% 282,3 48,7% ,4% 336,8 58,0% 336,8 58,0% ,6% 383,3 66,1% 383,3 66,1% ,7% 460,3 79,3% 460,3 79,3% ,9% 524,1 90,3% ,0% 580,2 100,0% * Oprindelig indeks ved udbetalingsanmodning (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=103,23, 2013 og fremefter=104,88). ** Aktuelt løbende indeks (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=105,39, 2013=106,55, 2014=107,4, 2015 og fremefter=108,8) 21

22 Bilag 4.2 Økonomisk færdiggørelse (observationer) Fase 2 År Oprindelig Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)* Revideret Akk. Investeringsp rofil (mio. kr.)** Akkumuleret forbrug (mio. kr.) Pct. af total Pct. af total Pct. af total ,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% ,3 0,0% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 0,7 0,1% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 1,0 0,1% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 1,3 0,2% 0,0 0,0% 0,0 0,0% ,7 0,2% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2,0 0,3% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2,4 0,3% 0,0 0,0% 0,0 0,0% 2,7 0,4% 0,0 0,0% 0,0 0,0% ,2 1,9% 3,5 0,5% 3,5 0,5% 23,7 3,4% 6,3 0,9% 6,3 0,9% 34,3 5,0% 13,6 1,9% 44,8 6,5% 18,3 2,6% ,8 7,2% 26,4 3,8% 54,7 7,9% 34,5 4,9% 59,7 8,6% 36,6 5,2% 64,6 9,4% 38,8 5,5% ,4 11,4% 53,1 7,6% 92,2 13,4% 67,3 9,6% 106,0 15,4% 81,6 11,6% 119,8 17,4% 95,9 13,7% ,6 24,8% 153,2 21,8% 223,4 32,3% 210,6 30,0% 275,1 39,8% 268,0 38,2% 326,9 47,3% 325,4 46,4% ,9 52,7% 367,2 52,3% 400,9 58,1% 409,0 58,3% 437,9 63,4% 450,8 64,3% 474,8 68,8% 478,4 68,2% ,6 76,3% 535,7 76,4% 578,4 83,8% 592,9 84,5% 630,2 91,3% 650,1 92,7% 681,9 98,8% 692,6 98,7% ,1 99,1% 697,4 99,4% 686,3 99,4% 702,1 100,1% 688,4 99,7% 706,9 100,8% 690,6 100,0% 701,5 100,0% * Oprindelig indeks ved udbetalingsanmodning (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=103,23, 2013 og fremefter=104,88) ** Aktuelt løbende indeks (2009=100, 2010=101,0, 2011=102,82, 2012=105,39, 2013=106,55, 2014=107,4, 2015 og fremefter=108,8) 22