Ydelseskatalog Sidst i kataloget er der en oversigt over de ydelser, der betales direkte af beboerne.

Transkript

1 Ydelseskatalog 2014

2 Ydelseskatalog 2014 I fsb s ydelseskatalog2014 kan du se, hvad de enkelte boligafdelinger og beboere kan forvente af fsb s administration. Det vil sige, hvilke ydelser og hvor mange - man er berettiget til som en del af administrationsbidraget og hvilke ekstra ydelser, man kan købe. Den første del af kataloget beskriver de ydelser, der er indeholdt i fsb-pakken. fsb-pakken består af to dele: basisydelser og tillægsydelser. Basisydelserne er de ydelser, som allerede er betalt via administrationsbidraget. Tillægsydelserne er ydelser, hvor der kan være stor forskel på de enkelte boligafdelingers behov, og hvor man derfor betaler efter det faktiske forbrug. Nogle af ydelserne betales af boligafdelingen, mens andre bliver opkrævet direkte hos den enkelte beboer. Alle ydelser i fsb-pakken skal leveres af fsb. Det betyder, at den enkelte boligafdeling ikke kan vælge at købe dem et andet sted. Det andet afsnit af kataloget er en beskrivelse af de ekstraydelser, fsb tilbyder. Disse ydelser kan boligafdelingen vælge at købe af fsb, men de kan også vælge at købe af andre end fsb. Sidst i kataloget er der en oversigt over de ydelser, der betales direkte af beboerne. Priserne for de enkelte ydelser fremgår af prisblad

3 Indholdsfortegnelse 1. fsb-pakken Basisydelser - indeholdt i administrationsbidrag 1. Økonomi 5 2. Udlejning 9 3. Administration af boligafdelinger Bygge og renoveringsarbejder Udearealer Kommunikation og uddannelse Sekretariatsbistand Juridisk rådgivning og assistance 17 Tillægsydelser - betales særskilt 9. Økonomi Udlejning Administration af boligafdelinger Miljø og energi Kommunikation og uddannelse Bygge- og renoveringsarbejder Sekretariatsbistand Juridisk rådgivning og assistance IT Ekstraydelser (kan købes af fsb, betales særskilt) 1. Økonomi Udlejning Administration af boligafdelinger Miljø og energi Kommunikation og uddannelse Juridisk rådgivning og assistance Udearealer Sekretariatsbistand IT Bilag Oversigt over ydelser, hvor sagsomkostninger er finansieret direkte af beboerne 37 3

4 fsb-pakken Basisydelser indeholdt i administrationsbidrag 4

5 fsb-pakken basisydelser 1. Økonomi Budget Ydelse Indhold Antal Budgetforslag for boligafdelinger Udarbejdelse af forslag til driftsbudget for boligafdelingen med prisreguleringer af alle budgetposter efter gældende lov og efter fsb s standardprocedurer. 10 års planerne for vedligeholdelse (PPVplanerne) ajourføres. 1 budget årligt Budgetmøde Endeligt driftsbudget Forelæggelse af afdelingsbudgetter for organisationsbestyrelsen Afholdelse af årligt budgetmøde med afdelingsbestyrelsen: - Udarbejdelse og udsendelse af dagsorden til mødet og efterfølgende referat. - Gennemgang af administrationens budgetforslag sammen med afdelingsbestyrelsen. - Tilretning af budgettet og fastlæggelse af budgetlayout. Udarbejdelse af endeligt driftsbudget. Udarbejdelse af budgetoversigt, der sendes ud til samtlige beboere forud for afdelingsmødet. Udarbejdelse af oversigt over samtlige afdelingsbudgetter, herunder huslejereguleringer, huslejeniveauer samt budgetterede henlæggelser og forbrug af henlæggelser. Udarbejdelse af andre relevante tal/beregninger. Forelæggelse for organisationsbestyrelsen med henblik på godkendelse af afdelingsbudgetterne. 1 møde årligt 1 gang årligt 1 gang årligt 5

6 fsb-pakken basisydelser 1. Økonomi Budget Ydelse Indhold Antal Varme, vand og el på fællesarealer Budgetopfølgning Udarbejdelse af budget for forbrug af varme, vand og el på fællesarealer. Indarbejdelse af de forventede udgifter i afdelingernes budgetter. Økonomistyring i administrationen i form af løbende budgetopfølgning på boligafdelingernes variable udgifter på driftskonti. 1 gang årligt 4 gange årligt Budgetopfølgning med analyse og forklaring på afvigelser på driftsresultat. 1 gang årligt Regnskab Budgetændringer bogholderi Indarbejdelse af de økonomiske konsekvenser i budgettet som følge af ny lovgivning eller andre forhold. Varetagelse af alle løbende betalinger, herunder regninger fra håndværkere og øvrige leverandører, afdrag på lån, skatter og afgifter samt udbetaling af løn til afdelingens personale. Foretages løbende efter behov Årsregnskab for boligafdelingen Udarbejdelse af årsregnskaber i henhold til regnskabslovgivningen, driftsvejledning i henhold til almenboligloven, og fsb s standarder. Udarbejdelse og udsendelse af oversigtsregnskab med udvalgt poster til beboerne i de boligafdelinger, hvor der afholdes afdelingsmøde om regnskab. Indberetning af årsregnskabsdata til Landsbyggefondens regnskabsdatabase. 1 gang årligt Budgetafvigelsesforklaringer Udarbejdelse af afvigelsesforklaringer for de konti, der vedrører drift- og vedligeholdelse, og konti der har betydelige afvigelser i forbindelse med udarbejdelsen af regnskaber. Afvigelsesforklaring sendes til afdelingsbestyrelsen sammen med regnskabet. 1 gang årligt 6

7 fsb-pakken basisydelser 1. Økonomi Kapitalforvaltning Lån Ydelse Indhold Antal Forvaltning af boligorganisationens formue Overvågning af lån Forvaltning af boligorganisationens formue. Det sikres, at boligafdelingens formue investeres i overensstemmelse med den risikoprofil, der er fastlagt af fsb s organisationsbestyrelse. Overvågning af boligafdelingens realkreditlån (i samarbejde med kreditforeningerne) med henblik på løbende at vurdere, om der ved en omlægning kan opnås en lavere ydelse på lånene. - Ejendomsvurderinger Refusion Kontrol af ejendomsvurderinger Refusion ved B- ordning Gennemgang af alle boligafdelingers ejendomsvurderinger samt vurdering af, om der er grundlag for at klage over vurderingen. Modtagelse og kontering af bilag fra beboer ved B-vedligeholdelsesordning. Refusion af udlæg. 1 gang årligt Forsikringer Administration af forsikringer og skadessager Administration af alle lovpligtige forsikringer for boligafdelingen. I samarbejde med en forsikringsmægler påses, at boligafdelingen har de nødvendige dækninger herunder, at der er tegnet eventuelle nødvendige supplerende forsikringer. Sikring af, at alle boligafdelinger er omfattet af en fælles aftale for forsikring af bygninger, løsøre mv. Håndtering af skadessager i samarbejde med forsikringsmægler. Aftaleindgåelse Kontrakter og driftsaftaler Udarbejdelse af udbudsmateriale og indhentning af tilbud på indkøb af varer og tjenesteydelser samt indgåelse og underskrift af aftaler og kontrakter. 7

8 fsb-pakken basisydelser 1. Økonomi Opkrævninger Ydelse Indhold Antal Huslejeopkrævning Udsendelse af huslejeopkrævninger en gang om måneden. Månedligt Indskudslån Afregning af indskudslån med kommunen (hvor kommunen har ydet lån til beboerens indskud). Månedligt Varsling Anden opkrævning Varsling til beboerne af lovligt vedtagne huslejestigninger i forbindelse med afdelingsmødets vedtagelse af det årlige driftsbudget. Varsling til beboerne af stigninger i forbrugsafgifter m.v. i forhold til aconto-indbetalingerne. Varsling til beboerne af regulering af betaling af hjemfaldspligt. Opkrævning af alle øvrige skyldige beløb udover husleje, der relaterer sig til lejekontraktforholdet. 1 gang årligt 8

9 fsb-pakken basisydelser 2. Udlejning Ydelse Indhold Antal Venteliste Opnotering Opnotering af boligsøgende mod lovpligtigt gebyr i elektronisk register. Vedligeholdelse og ajourføring af både intern venteliste og ekstern venteliste, herunder registrering i tilknytning til den fleksible udlejning. Udsendelse af opkrævning for fornyelse af opnotering til personer på ventelisten. Boliggarantibevis Administration af boliggarantibevisordningen for alle boligafdelinger. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboerne i henhold til taksten i prisblad. - 1 gang årligt - Studiekontrol Indhentning af den fornødne dokumentation om uddannelsesstatus. Tilbudsgivning Udsendelse af tilbud på ledigt lejemål til boligsøgende på ventelisten senest 5 arbejdsdage efter opsigelsen fra tidligere beboere. Modtagelse og vurdering af dokumentationsmateriale for fleksibel udlejning. - Fraflytning Opsigelse, syn og afregning Modtagelse og registrering af opsigelser samt kvitteringsskrivelser for opsigelse til fraflytter. Rådgivning til ejendomskontor om planlægning og gennemførelse af syn. Fremsendelse af synsrapport til fraflytter. Udarbejdelse af samlet fraflytningsregnskab, herunder afregning af eventuel råderet. Behandling af klagesager over fraflytningsregnskab og synsrapporter. - 9

10 fsb-pakken basisydelser 2. Udlejning Indflytning Ydelse Indhold Antal Lejekontrakt m.v. Udsendelse af lejekontrakt, girokort til indbetaling af indskud, øvrigt informationsmateriale samt vejledning m.v. om istandsættelse af lejligheden til kommende beboere. Øvrig udlejning Byttebolig Behandling af ansøgninger om bytte af lejlighed i henhold til gældende lovgivning. - Fremleje Behandling af ansøgninger om fremleje af hele boliger og af enkeltværelser i henhold til gældende lovgivning. - Udlejning af erhvervslejemål Varetagelse af almindelig udlejning, fastsættelse af lejens størrelse og øvrige kontraktvilkår samt udfærdigelse af lejekontrakter på erhvervslejemål. Sikring af, at vilkårene i afståelsesretten er opfyldt, ifald der er afståelsesret. - Udlejningsaftaler med kommunen Fleksibel udlejning Rådgivning af boligafdelingerne om mulighederne indenfor fleksibel udlejning og håndtering af boligafdelingernes individuelle ønsker for den fleksible udlejning i deres afdeling. Varetagelse af dialogen med kommunen om aftaler om fleksibel udlejning, herunder deltagelse i arbejdsgrupper og udvalgsarbejde. Udarbejdelse af oplæg, aftaleudkast m.v. i forbindelse med fleksibel udlejning. - Boligsocial anvisning Samarbejde med kommunen om særboliger og boligsocial anvisning. 10

11 fsb-pakken basisydelser 3. Administration af boligafdelinger Politisk betjening Ydelse Indhold Antal Driftsmøder Afholdelse af driftsmøder med afdelingsbestyrelsen og herunder udarbejdelse og udsendelse af dagsorden og referat fra mødet. Driftschefen deltager i mødet. Budgetstatus for relevante driftskonti præsenteres, og der orienteres om status på igangsatte vedligeholdelsesarbejder. Orientering om, hvad der er sket i afdelingen i relation til drift og vedligehold og andre relevante forhold siden sidste møde. 2 møder årligt (forår og efterår) Ordinære afdelingsmøder Kollektiv råderet Deltagelse i afdelingsmøder. Administrationen deltager i afdelingsmøder, og står her til rådighed for spørgsmål vedrørende den almindelige drift og vedligeholdelse i afdelingen. Administrationen kan efter aftale med afdelingsbestyrelsen præsentere forslag til budget og regnskab på afdelingsbestyrelsens vegne. Kvalitetssikring af materiale til afdelingsmødet herunder indsendte forslag. Udarbejdelse af forslag til afdelingsmødet om gennemførelse af kollektiv råderet i afdelingen i samarbejde med afdelingsbestyrelsen. Ordinære afdelingsmøder - Præsentation af særlige forslag på afdelingsmødet Præsentation af forslag på afdelingsmød et efter aftale med afdelingsbestyrelsen eller forslagsstilleren, for eksempel kollektiv råderet. 11

12 fsb-pakken basisydelser 3. Administration af boligafdelinger Bygningsdrift Serviceniveau Bygningsdrift Ydelse Indhold Antal Planlagte drift og vedligeholdelsesarbejder Servicekoncept Bygningsgennemgang Opfølgning på, at planlagte drifts- og vedligeholdelsesarbejder igangsættes, at opgaverne udføres i overensstemmelse med gældende lovgivning. Udarbejdelse og vedligeholdelse af servicekonceptet for afdelingen. Serviceniveauet for boligafdelingen planlægges i dialog med afdelingsbestyrelsen. Udarbejdelse og udsendelse af dagsorden til og referat fra gennemgangen. Rundgang på boligafdelingen sammen med deltagere fra afdelingsbestyrelsen. Gennemgang og revision af afdelingens PPV-plan sammen med deltagere fra afdelingsbestyrelsen. Indskrivning af nye ønsker til vedligeholdelsesprojekter i PPV-planen samt evt. justering af allerede afsatte midler til vedligehold. Gennemgås 1 gang årligt (efterår) 1 gang årligt i dagtimerne mellem kl. 7 og 18 Tilstandsrapporter Revision og kvalitetssikring af eksisterende tilstandsrapporter og ud fra disse udarbejde nye tilstandsrapporter. De udarbejdede tilstandsrapporter indarbejdes i PPV-planerne. Hvert 3. år 12

13 fsb-pakken basisydelser 4. Bygge- og renoveringsarbejder Rådgivning Ydelse Indhold Antal Nye projekter Indledende rådgivning og støtte til fremsættelse af forslag om nye projekter på afdelingsmødet. Første møde Analyse Helhedsplansscreening Gennemførelse af screeninger af den generelle tilstand på samtlige boligafdelinger i fsb som grundlag for beslutningstagningen om udviklingen af helhedsplaner, opretningsplaner m.v. i boligafdelingerne. Screeningen omfatter en gennemgang af boligafdelingens bygningsfysiske tilstand, udlejningssituation, økonomiske forhold samt boligsociale forhold og munder ud i en vurdering af boligafdelingens samlede tilstand. 1 gang årligt Nybyggeri Opstart af projekter Identifikation af byggemuligheder bl.a. gennem forhandlinger med Københavns Kommune om udbud af grundkapital og gennem identifikation af egnede byggegrunde Udearealer Rådgivning Udearealer support og rådgivning fra landskabsarkitekter vedrørende almindelige driftsmæssige spørgsmål. - Sikkerhed Aftale om sikkerhedsgennemgang af legepladser Indgåelse af aftaler med firmaer, der tilbyder sikkerhedstjek af legepladser til boligafdelingerne. - 13

14 fsb-pakken basisydelser 6. Kommunikation og uddannelse Ydelse Indhold Antal Intern kommunikation Beboerinformation Produktion og udgivelse af fsb s årsberetning til repræsentantskabet. Produktion og udgivelse af fsb beboeren. Produktion og udgivelse af fsb beboeren Tema. Produktion af informationsmaterialer, pjecer, plakater mv. og gennemskrivning af breve o.lign. 1 gang årligt 2 gange årligt 4-6 gange årligt Ekstern kommunikation Online medier Udvikling og drift af hjemmesiden herunder selvbetjeningsdelen Min Side. Udvikling og drift af intranet til fsb s medarbejdere. Udvikling og drift af fsb s sider på sociale medier. Presse Pressekontakt i forbindelse med medieomtale af temaer, der berører fsb, boligafdelingerne og/eller den almene boligsektor. Rådgivning af personer, der udtaler sig til medierne i fsb-anliggende i forbindelse med medieomtale. Branding Udvikling og produktion af materialer og gennemførelse af aktiviteter til synliggørelse af fsb og boligafdelingerne. 14

15 fsb-pakken basisydelser 6. Kommunikation og uddannelse Politisk betjening Ydelse Indhold Antal Kurser mv. Gennemførelse af visse kurser og aktiviteter for beboervalgte. Medarbejdere Uddannelse Udvikling og gennemførelse af uddannelsesaktiviteter for alle medarbejdere, som f.eks. introkursus, uddannelse i konfliktmægling og andre interne kurser. Administration af obligatoriske kurser for decentrale medarbejdere, arbejdsmiljørepræsentanter mv. Administration af tilskudsordninger til uddannelse. 7. Sekretariatsbistand Medarbejdere Overenskomster/ lovstof Rådgivning om personaleforhold i henhold til gældende lovgivning og gældende overenskomster. Rådgivning om lønforhold i henhold til gældende lovgivning og gældende overenskomster. Personaleadministration Varetagelse af samtlige administrative opgaver indenfor en given medarbejders ansættelsesperiode fra stillingen slås op til medarbejderen fratræder. Varetagelse af forhandlinger af lokalaftaler, lønforhandlinger samt forhandlinger vedrørende løn- og ansættelsesvilkår. Lønadministration Varetagelse af alle funktioner relateret til lønudbetaling, herunder afregning til offentlige myndigheder. Udarbejdelse af lønbudgetter, afstemninger og lønafstemning. 15

16 fsb-pakken basisydelser 7. Sekretariatsbistand Samarbejde med Københavns Kommune Ydelse Indhold Antal Kommunal styringsdialog Udarbejdelse af årlig dokumentationspakke med nøgletal for hver boligafdeling. Udarbejdelse af årlig dokumentationspakke for boligorganisationen, der belyser tilstanden af de opgaver, fsb løser som almen boligorganisation. Deltagelse i årligt styringsdialogmøde med Københavns Kommune, hvor der indgås aftale omkring konkrete indsatser det følgende år. Deltagelse i en række fællesmøder med Københavns Kommune samt de øvrige boligorganisationer, hvor aktuelle problemstillinger drøftes og behandles. Kontaktpersonordningen Ajourføring af lister over boligafdelingernes kontaktpersoner og rådgivning i forbindelse med brug af ordningen. Deltagelse i planlægning af årsmøderne for kontaktpersoner sammen med BL og Københavns Kommune. Tovholder for fsb s kontaktpersoner ift. bl.a. formidling af ordningen og opdatering. Politisk betjening Møde- og sekretariatsbetjening Udsendelse af mødeindkaldelser, referater og diverse opfølgning i forbindelse med fsb`s formandskab, organisationsbestyrelse og repræsentantskab. Udsendelse af mødeindkaldelser, referater og diverse opfølgning i forbindelse med aktivitetsudvalget, kommunikationsudvalget, driftsudvalget og udvalget for bolig og udlejning. Sekretariatsbetjening af sektionerne, herunder udsendelse af mødeindkaldelser og referater samt diverse opfølgning. 16

17 fsb-pakken basisydelser Interessevaretagelse 7. Sekretariatsbistand Ydelse Indhold Antal Deltagelse i udvalgte fora og netværk Varetagelse af boligafdelingernes og boligorganisationens interesser i udvalgte og relevante fora og netværk Fundraising Ansøgning Rådgivning om mulighederne for støtte til gennemførelse af projekter i boligafdelingerne. Udarbejdelse af ansøgninger til fonde om støtte til særlige projekter, herunder ansøgning om udviklingsmidler i tilknytning til den boligsociale indsats samt fysiske forbedringer. - Øvrig sekretariatsbistand Udvikling og administration Øvrige administrationsopgaver i relation til optimering og udvikling af boligorganisationen. 8. Juridisk rådgivning og assistance Beboerklager Husordensasager/klagesager Korrespondance med klager og indklagede, herunder fremsendelse af henstilling. Skriftlig orientering af afdelingsbestyrelsen om nyoprettede sager. Behandling af telefoniske henvendelser fra beboere og beboervalgte vedrørende klagesager. Henvendelser til relevante tredje parter, fx kommunen. - Konfliktmægling Telefonisk og personlig konfliktmægling og rådgivning i husordenssager. - Øvrig juridisk assistance Vejledning Vejledning til organisationen om juridiske spørgsmål indenfor det almene regelsæt. - 17

18 fsb-pakken Tillægsydelser særskilt betaling 18

19 fsb-pakken tillægsydelser Ejendomsvurdering Opkrævninger Ydelse Klage over ejendomsvurderingen Ankesag til vurderingsankenævnet Individuel el, vand og varme Ekstra regulering af husleje Indhold 9. Økonomi Udarbejdelse og fremsendelse af klage over ejendomsvurderingen til vurderingsmyndigheden, såfremt det vurderes relevant. Fremsendelse af kopi af klage og kopi af vurderingsmyndighedens afgørelse til afdelingsbestyrelsen. Udarbejdelse og fremsendelse af anke af vurderingsmyndighedens afgørelse til vurderingsankenævnet. Opfølgning på, at klagesagen behandles og afsluttes. Orientering af afdelingsbestyrelsen når klagen fremsendes og når det endelige resultat foreligger. Opkrævning af acontobeløb for individuel el-, vand- og varmeudgift. Aflæsning af data, hvor der ikke er elektronisk aflæsning. Udsendelse af rykkere, hvis målerkortene ikke sendes retur. Udarbejdelse af regnskaber for beboernes individuelle forbrug af el-, vand- og varme. Opkrævning af eventuelle differencer mellem a conto-indbetalingerne og forbrugsregnskabet sker via huslejeopkrævningen. Skal der udarbejdes et skønnet forbrug, hvis fsb ikke modtager målerkort retur, dækkes sagsomkostningerne direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Registrering og fordeling af forbruget efter målertal. (Aflæsning af målerne, når en beboer flytter, og opstilling af det afsluttende forbrugsregnskab). Håndtering af klager i forbindelse med forbrugsregnskaberne. Udarbejdelse af forslag til regulering af huslejen i forbindelse med uforudsete udgiftsstigninger i boligafdelingen. Varsling og implementering af huslejereguleringen efter godkendelse på afdelingsmødet. 19

20 fsb-pakken - tillægsydelser Lån Ydelse Omlægning af realkreditlån Indhold 9. Økonomi Omlægning af lån uden forlænget løbetid, hvis der er økonomisk gevinst herved. Indfrielse af de gamle lån og optagelse af nye, hvis der er grundlag herfor. Forelæggelse for organisationsbestyrelsen til godkendelse. Orientering om omlægningen til afdelingsbestyrelsen. Omlægning af lån med forlænget lånetid, hvis der er økonomisk gevinst herved. Udarbejdelse af redegørelse for boligafdelingens økonomi, sociale forhold m.m. samt udarbejdelse af udvidet tilstandsrapport til kommunen, der skal godkende låneoptagelsen. Indfrielse af gamle lån og optagelse af nye, såfremt kommunen godkender forslag til omlægning. Forelæggelse for organisationsbestyrelsen til godkendelse. Orientering om omlægningen til afdelingsbestyrelsen. Regnskab Support Hjælp til afdelingsbestyrelsen til opstilling af detaljeret regnskab for aktivitetsmidler. Der leveres som en del af basisydelsen en kontooversigt. Der kan som tillægsydelse udarbejdes et detaljeret regnskab for aktivitetsmidler, rådighedsbeløb og beboerlokaler. 20

21 fsb-pakken tillægsydelser Ydelse Husleje og flytteafregning Påkrav til beboere vedr. inkasso Afdragsordning Hæveskrivelse til beboerne vedr. inkasso Fogedrekvisition vedr. inkasso Opfølgning på flytteopgørelse Overdragelse af flyttesager til inkasso Indhold 9. Økonomi Fremsendelse af påkrav vedrørende ikke indbetalt husleje til beboerne i henhold til fsb s politik og retningslinjer på området. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Indgåelse af afdragsordning for ikke indbetalt husleje. Om ordningen kan tilbydes afhænger af en konkret vurdering af den pågældende beboers betalingsevne. Efter overdragelse til inkasso kan der ikke indgås afdragsordning mod betaling. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Fremsendelse af hæveskrivelse til beboere, såfremt huslejen ikke er betalt efter fremsendelse af påkrav. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Indbringelse af sager for fogedretten og gennemførelse af udsættelse, såfremt huslejen ikke er betalt efter fremsendelse af hæveskrivelse. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Fremsendelse af påkrav såfremt flytteopgørelse ikke betales rettidigt. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. Overdragelse af restancesager til inkasso i forbindelse med fraflytninger såfremt der ikke er indgået frivilligt forlig, eller der ikke foreligger en underskrevet gældserklæring. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. 21

22 fsb-pakken tillægsydelser Fraflytning Øvrig udlejning Erhvervsudlejning Udlejningsvanskelighed Ydelse Fraflytningssyn Registerforespørgsler Folkeregisterforespørgsler Særlige udlejningsaktiviteter Indhold 10. Udlejning Driftschefen iværksætter fraflytningssyn, hvis boligafdelingens driftsleder er forhindret på grund af for eksempel ferie eller sygdom. Indhentning af relevante folkeregisteroplysninger. Boligafdelingen faktureres for de hermed forbundne gebyrer. Indhentning af vurdering af markedslejeniveau hos sagkyndig i tilfælde af tvivl. Planlægning og igangsættelse af særlige markedsføringsinitiativer f.eks. afholdelse af Åbent Hus arrangementer, hvis der er udlejningsvanskeligheder i en boligafdeling. Iværksættelse af særlige aktiviteter omkring udlejning af erhvervslejemål, hvis der er problemer med at få udlejet lejemålet, herunder eventuel inddragelse af eksterne mæglere. 22

23 fsb-pakken tillægsydelser 11. Administration af boligafdelinger Råderet Ydelse Individuelle råderetssager Kollektive råderetssager Indhold Rådgivning om individuel råderet. Behandling af ansøgninger om beboernes individuelle råderet i henhold til gældende råderetsordninger. Registrering af godkendte råderetssager. Registreringer af ændringer i lejemål hos BBR. Den pågældende beboer dækker sagens omkostninger efter medgået tid. Beboeren varsles herom ved sagens start. Rådgivning om kollektiv råderet. Behandling af tilbud, tegninger, beskrivelse samt huslejeberegning. Tilsyn med arbejdernes udførelse. Optagelse af lån og udformning af byggeregnskab. Sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad. 23

24 fsb-pakken tillægsydelser Energiledelse Ydelse Drift af installationer Sikring af installationer Indhold 12. Miljø og energi Hjælp ved driftsproblemer med tekniske installationer og bistand ved mindre renoveringsopgaver i forhold til komponenter ang. varme, brugsvand og ventilation. Kontrol af alle forbrugsdata, kvalitetssikring og kontrol af afvigelser. Udarbejdelse af driftsjournal samt årlig evaluering af journal. Årlig kontrol og vurdering af de tekniske installationer ang. varme, brugsvand og ventilation. Uddannelse Oplæring og instruktion af afdelingens driftsleder, varmeansvarlige og nyt personale. Kursusfonden Kurser for beboere og beboervalgte 13. Kommunikation og uddannelse Medlemskab af kursusfonden, som dækker kursusafgiften for beboere og beboervalgte, der deltager i de udbudte kurser af kursusfonden. Herudover er der mulighed for at få dækket kursusafgiften helt eller delvist til kurser, der afholdes af BL Danmarks Almene Boliger. Hjælp til tilrettelæggelse og gennemførelse af rekvirerede lokale kurser for medlemmer af kursusfonden. 24

25 fsb-pakken tillægsydelser 14. Bygge- og renoveringsarbejder Renoverings- og byggeprojekter Ydelse Opstart af projekter Indhold Varetagelse af det administrative arbejde i forbindelse med bygge- og renoveringsarbejder, herunder indgåelse af aftaler med rådgiver vedr. projektering, tilsyn og aflevering. Kvalificering af udbudsmateriale, indgåelse af entreprisekontrakter med entreprenørerne, samt etablering af den krævede sikkerhedsstillelse. Udarbejdelse af budget og sikring af den nødvendige finansiering af byggeriet. Administration af betalingen til entreprenører og andre leverandører samt styring af projektets økonomi. Gennemførsel af projekter Afslutning af projekter Sikring af at mulige tilskud til byggesagen opnås ved f.eks. CO2 besparelser. Ansøgning om anden mulig finansiering f.eks. energipuljen, egen trækningsret mm. Sikring af overholdelse af lovkrav, de nødvendige myndighedsgodkendelser, herunder ansøgning om ret til optagelse af lån i afdelingen, ibrugtagningstilladelse mm. Oprettelse af byggelånskreditter. Afholdelse af følgegruppemøder med afdelingsbestyrelsen og varsling af beboerne. Styring af byggeprocessen fra opstart frem til aflevering, herunder inddragelse af afdelingsbestyrelsen samt igangsætning og gennemførelse af eventuelle beboerprocesser. Varetagelse af beboerproces og kommunikation til beboere og øvrige interessenter. Evt. oprettelse i Bossinf og anmeldelse til Byggeskadefonden. Evt. indberetninger i BBR. Udarbejdelse af endeligt byggeregnskab. Afholdelse af Byggeskadefondens 1 og 5 års gennemgang. Aflevering og overdragelse til drift. 25

26 fsb-pakken tillægsydelser Ydelse Indhold 14. Bygge- og renoveringsarbejder Projektideer Rådgivning Rådgivning og støtte til at kvalificere forslag til nye projekter der ønskes fremsat på afdelingsmødet, herunder kvalificering af forslagene gennem økonomiske beregninger, estimater og erfaringer fra andre boligafdelinger etc. Nybyggeri Opstart af projekter Gennemførelse af projekter Afslutning af projekter Udarbejdelse af tilbud til Københavns Kommune om varetagelsen af byg- og driftsherrerollen ved alment boligbyggeri Ideudvikling omkring nyt alment byggeri. Gennemførelse af konkurrence og udbud af rådgiver- og entreprenøropgaven. Indgåelse af kontrakter med rådgiver og entreprenører. Indgåelse af nødvendige aftaler med Københavns Kommune. Økonomi- og kontraktstyring af byggeriet frem til aflevering og overdragelse til drift. Udarbejdelse af skema A og B. Udarbejdelse af skema C samt endeligt byggeregnskab Afholdelse af Byggeskadefondens 1 og 5 års gennemgang. Etablering af grundlaget for den daglige drift i form af driftsplaner ol. Markedsføringsaktiviteter i forbindelse med udlejning. Kommunikation til kommende beboere. Synliggørelse af byggeriet i omverdenen. 26

27 fsb-pakken tillægsydelser 14. Bygge- og renoveringsarbejder Udvikling Udviklingen af helhedsplaner fører på et tidspunkt til gennemførelse af en række renoveringsopgaver ydelser forbundet hermed se under Renoverings- og byggeopgaver Ydelse Fysiske helhedsplaner Indhold Indgåelse af rådgiveraftaler med arkitekt, ingeniør og eventuelt proceskonsulenter til beboerprocesser Varetagelse af beboerproces og kommunikation til beboere og øvrige interessenter. Dette sker i tæt samarbejde mellem sagens parter og afdelingsbestyrelsen/følgegruppen. Udarbejdelse af et overordnet styringsbudget til forhandling med Landsbyggefonden om den endelige finansieringsplan. Styring af økonomien og herunder løbende orientering af afdelingsbestyrelsen/følgegruppen om sagens økonomi. Varetagelse af kommunikation og forhandling med Landsbyggefonden og Københavns Kommune. Udarbejdelse og indsendelse af skema A, B og C. Koordinering med andre boligorganisationer, hvis flere organisationer er involveret i projektet. Sikring af at udviklingen og indholdet i helhedsplanen er i overensstemmelse med kommunale krav og lovmæssige forudsætninger samt fsb s værdigrundlag og målsætninger. 27

28 fsb-pakken tillægsydelser 14. Bygge- og renoveringsarbejder Udvikling Udviklingen af opretningsplaner fører på et tidspunkt til gennemførelse af en række renoveringsopgaver ydelser forbundet hermed se under Renoverings- og byggeopgaver Ydelse Opretningsplaner Indhold Vurdering af boligafdelingens behov for en opretningsplan eller helhedsplan, der sikrer, at afdelingens stand, over en periode, bringes op på et acceptabelt niveau på baggrund af en helhedsplansscreening. Indgåelse af rådgiveraftaler med arkitekt og ingeniør i forbindelse med udarbejdelse af opretningsplanen. Udarbejdelse af overordnet budget for opretningsplanen og udarbejdelse af overslag over huslejekonsekvenser. Sikring af at finansieringsmuligheder, herunder egen trækningsret o.l. Administration af alle betalinger til rådgivere og andre leverandører. Orientering af afdelingsbestyrelsen/følgegruppen om sagens økonomi. Varetagelse af beboerproces og kommunikation til beboere og øvrige interessenter. Dette sker i tæt samarbejde mellem sagens parter og afdelingsbestyrelsen/følgegruppen. 28

29 fsb-pakken tillægsydelser Politisk betjening Projektledelse Ydelse Boligsocial indsats Indhold 15. Sekretariatsbistand Driftschefers deltagelse i møder rekvireret af afdelingsbestyrelsen. Øvrige administrative medarbejderes deltagelse i møder på baggrund af ønske fra afdelingsbestyrelsen. Deltagelse i planlægning og gennemførelse af ekstraordinære afdelingsmøder såfremt afdelingen ønsker det. Projektledelse og administration af boligsociale indsatser i boligafdelinger eller i hele boligområder. Udarbejdelse af ansøgninger om støtte til boligsociale indsatser fra Landsbyggefonden og/eller Københavns Kommune. Varetagelse af kontakten til kommunen og Landsbyggefonden samt til de involverede boligafdelinger. Udarbejdelse af regnskaber og varetagelse af bogholderifunktion. Organisering af samarbejdet med samarbejdspartnere herunder eksempelvis Københavns Kommune. Ledelsesansvar for medarbejdere i den boligsociale indsats. Sikring af det boligsociale projektets udvikling, gennemførelse, evaluering og forankring. Beboerklager Øvrig juridisk assistance Udvidet mødeaktivitet Beboerklagenævnssager Beboerretssager Øvrige retssager 16. Juridisk rådgivning og assistance Indbringelse af sager for beboerklagenævnet samt varetagelse af korrespondance med nævnet. Deltagelse i nævnsmøder samt skriftlig orientering af afdelingsbestyrelsen om nævnets afgørelse. Indbringelse af beboersager for retten, varetagelse af sagsforberedelse, korrespondance, herunder opsigelse/ophævelse og kontakt til tredje parter, såsom myndigheder m.m. Bistand i forbindelse med retssager vedrørende personale og øvrige retssager vedrørende boligafdelingerne. 29

30 fsb-pakken tillægsydelser It-udstyr på ejendomskontorerne Ydelse Indkøb og opsætning Drift og support Indhold 17. It Indkøb, opsætning og installation af standard it på ejendomskontorene, herunder pc er, printere, netværk, telefonabonnementer, software m.m., således de er koblet op på fsb s fælles system. Sikring af at de nødvendige software-licenser er anskaffet. Installation af speciel software som fx nøgleadministration, adgangskontrol, videoovervågning eller varmestyring. Support på standard it-udstyr på ejendomskontorene, fx lokale pc ere, printere, smartphones, I-pads og lignende. Brugeradministration i form af oprettelse, ændring og sletning af brugere. Backup af de data som ejendomskontoret har liggende i fsb s systemer. Implementering af den fornødne it-sikkerhed. Backup af alle centralt placerede data, men ikke af lokalt installeret software og tilhørende data til specielle systemer som fx nøgleadministration, adgangskontrol, videoovervågning og varmestyring. Overvågning og udskiftning af hardware løbende. 30

31 Ekstraydelser (kan købes af fsb) Ydelser særskilt betaling 31

32 Ekstraydelser (kan købes af fsb) Opkrævninger Ydelse Magnetkortvaskerier Indhold 1. Økonomi Aflæsning af forbruget i vaskerier elektronisk hver måned. Beregning af det beløb, som skal opkræves for forbrug sammen med huslejeopkrævningen. Behandling af klagesager i forbindelse med vaskeriforbruget. Fremsendelse/udlevering af nyt vaskekort, hvis beboeren har mistet kortet. Lokale systemer It-laug Opkrævning af afgift for fællesudgifter og signaludgifter for lavet eller afdelingen samt den enkelte beboer. Udarbejdelse af budget og regnskab for it-laug. Boligafdelingen kan herudover indgå en særlig administrationsaftale med fsb, der er tilpasset afdelingens tekniske løsning og individuelle ønsker. Aftalen kan indeholde elementer som fx valg af tv-pakker, til- og framelding af forskellige internetløsninger, afregning til leverandør m.m. Bolignet Opgørelse af antal brugere af de enkelte tv- og/eller internetpakker til afregning med leverandør. Boligafdelingen kan herudover indgå en særlig administrationsaftale med fsb, der er tilpasset boligafdelingens tekniske løsning og individuelle ønsker. Aftalen kan indeholde elementer som fx valg af tv-pakker, til- og framelding af forskellige internetløsninger, afregning til leverandør. Gennemførelse af udbud ved nye aftaler med leverandører. 32

33 Ekstraydelser (kan købes af fsb) Fraflytning Ydelse Vejledende syn Indhold 2. Udlejning Gennemførelse af vejledende syn på anmodning fra beboeren inden en evt. opsigelse af lejemålet, således at beboeren har en vurdering af omfang og omkostning ved en evt. fraflytning. Ydelsen betales af beboeren. Analyse og udvikling Særlige analyser 3. Administration af boligafdelinger Løsning af særlige af særlige forvaltningsmæssige opgaver, herunder udarbejdelse af udvidede budgetanalyser og fremtidssikringsanalyser, gennemførelse af særlige udviklingsopgaver mv. 33

34 Ekstraydelser (kan købes af fsb) Ydelse Indhold 4. Miljø og energi Indkøb El Indkøb af el i puljer sammen med andre storkunder på markedsbetingelser, herunder eventuelt tilvalg af grøn strøm samt håndtering af regningerne. Udvikling Udvikling Sundhedstjek Affaldsgennemgang Grønt regnskab Udvidet grønt regnskab Gennemførelse af sundhedstjek på aftalte områder i alle boliger, f.eks. udvalgte installationer og bygningsdele. Udarbejdelse af elektronisk registreringsskema, database og tidsplan for gennemgang af alle lejemål. Udarbejdelse af beboerinformation og varslingsbrev, samt afholdelse af opstartsmøder med afdelingsbestyrelse og ejendomskontor. Afholdelse af kurser for ejendomskontorets ansatte i gennemgang af de enkelte lejemål. Udarbejdelse af afsluttende rapport til hhv. ejendomskontor og afdelingsbestyrelse. Optimering af affaldshåndteringen, herunder systematisk gennemgang af nuværende affaldshåndtering. Udarbejdelse af affaldsnøgletal og rapport der redegør for affaldshåndteringen og mulige indsatsområder i forhold til økonomi, miljø, arbejdsmiljø og servicekvalitet for beboerne. Indledende kontakt til myndigheder og affaldstransportører, og igangsættelse af aftaleændringer, samt udarbejdelse af beboerinformation og skilte. Udarbejdelse af grønt regnskab for boligafdelingen, som sammenfatter boligafdelingens ressourceforbrug, hvad angår forbrug af varme, el, vand, CO2 belastning, afkøling af fjernvarmevand og affaldsmængder i en periode over fem år. Der kommenteres på forbrugsudviklingen og fortælles, hvor der er mulighed for forbedringer. Sammenligner boligafdelingens forbrug med lignende boligafdelinger i fsb og evt. andre sammenlignelige nøgletal. Udformning af et grønt regnskab med henblik på opslag eller husstandsomdeling, som led i en informationskampagne i afdelingen. Udarbejdelse af oplæg til handlingsplan i forhold til tekniske tiltag og kampagner. Afholdelse af informationsmøde med afdelingsbestyrelse og/eller afdelingens medarbejdere. Afholdelse af evalueringsmøde med afdelingsbestyrelse eller afdelingens medarbejdere. 34

35 Ekstraydelser (kan købes af fsb) 5. Kommunikation og uddannelse Rådgivning og udvikling Ydelse Kommunikationsopgaver Grafisk design Indhold Rådgivning om eller udarbejdelse og/eller gennemskrivning af pjecer, plakater, nyhedsbreve, beboermapper, jubilæumsskrifter, og andet kommunikationsmateriale. Etablering og drift af hjemmesider. Grafisk design og produktion af pjecer, plakater, nyhedsbreve, beboermapper, jubilæumsskrifter, hjemmesider og andet kommunikationsmateriale. Rådgivning omkring grafisk design og layout, herunder retningslinjerne for fsb s designlinje. Kontorservice Forsendelser Kopiering og udsendelse af materialer, herunder breve, foldere, informationsmateriale, pjecer m.v. Kurser Lokale kurser Administrationen kan være opsøgende og rådgivende i forhold til markedsføring af lokale kurser. Og administrationen kan hjælpe med planlægningen og gennemførelsen af kurset, hvis der er behov for det. Rådgivning Yderligere juridisk bistand 6. Juridisk rådgivning og assistance Juridisk assistance og rådgivning i mere komplicerede sager, der ikke indgår i basisydelserne, herunder rådgivning om køb af ekstern juridisk bistand. 35

36 Ekstraydelser (kan købes af fsb) Rådgivning Ydelse Øvrig rådgivning Indhold 7. Udearealer Rådgiverydelser i forbindelse med renovering og fornyelse af udearealer. Plejeplaner Udarbejdelse af plejeplaner for udearealer. Udvidet sekretariatsbistand Særlige opgaver Udvidet sekretariatsbistand Analyser og projekter 8. Sekretariatsbistand Udvidet sekretariatsbistand, herunder eksempelvis referatskrivning til afdelingsmøderne. Gennemførelse af analyser og projekter i en eller flere boligafdelinger, herunder f.eks. budgetanalyser, tilfredshedsundersøgelser og nøgletalsanalyser. Gennemførelse af sammenlignende analyser og undersøgelser på tværs af boligafdelinger. IT-udstyr It-udstyr til afdelingsbestyrelserne 9. IT Indkøb, opsætning, installation og udskiftning af it-udstyr og software for afdelingsbestyrelserne. 36

37 Bilag Ydelser, hvor sagsomkostningerne dækkes direkte af beboeren i henhold til taksten i prisblad Emne Ydelse Side Udlejning Venteliste Boliggarantibevis 9 Fraflytning Vejledende syn 33 Økonomi Opkrævninger Individuel el, vand og varme skønnet forbrug 19 Husleje og flytteafregning Påkrav til beboere vedr. inkasso 21 Afdragsordning 26 Hæveskrivelse til beboerne vedr. inkasso 21 Fogedrekvisition vedr. inkasso 21 Opfølgning på flytteopgørelse 21 Overdragelse af flyttesager til inkasso 26 Adm. af boligafdelinger Råderet Individuelle råderetssager 21 Kollektive råderetssager 23 37