Praktisk omkring SAFT 2015

Transkript

1 Praktisk omkring SAFT 2015 SAFT-gruppen Marts

2 Indhold Campingsområdet 3 Festivalsplads 4 Pyramiden 6 Bar 7 Frivillige 7 Organisation 8 Området 10 2

3 Campingsområdet Ligger på de grønne områder i Kalkbrudet. Campingområderne er navngivet efter saftevandsproducenter såsom Rynkeby, Fun, Ribena. Vi har gjort os tanker om følgende: Afspærring Vi skal bruge omkring 300 meter byggehegn, som hentes hos byggefirmaer eller lejes hos en materialeudlejning. Vi undersøger, hvilken løsning, der betaler sig bedst. Der er nødvendigt at spærre bilers adgang til områderne og spærre af til de stejle skrænter i området, så gæsterne ikke klatrer på dem. Desuden spærres der af i vandkanten, der ligger i områdets umiddelbare nærhed, så gæsterne ikke bader i forbindelse med festivalen. Trampestien holdes selvfølgelig fri, så gæsterne på den kan gå gennem festivalområdet. Et mere detaljeret kort over afspærringerne kan findes vedlagt. Belysning af området De store stier i området skal oplyses med lygtepæle og lyskæder. Selve campingområdet skal ikke oplyses af hensyn til gæsternes nattesøvn og intimiteten i området. Lysudstyret indlejes hos en materialeudlejning. Brandsikkerhed og flugtveje DDer skal påbegyndes en dialog med brandvæsenet om campingområderne. Brandvæsenet skal godkende planerne og rådgive om brandsikkerheden til festivalen. Opmærkning af teltområder Der skal mærkes op omkring teltområderne, så flugtveje og gangstier forbliver frie for telte. Dette gøres på samme måde, om der tegnes kridtstreger på boldbaner. De campingansvarlige står for, at reglerne omkring placeringen af teltene bliver overholdt. Desuden informeres der i festivalprogrammet om reglerne i campingområdet. Sikring af skrænter Gæsterne skal gøres opmærksomme på, at færden i området foregår på eget ansvar. Desuden fraskriver vi os al ansvar for klatring og badning. Det skal selvfølgelig gøres tydeligt for gæster i form af skilte og noter i programmerne. Skiltning Der skal primært skiltes i campingområderne mod festivalpladsen, toiletter, eventuelle reklamer samt opdeling af området. Skilte produceres med maling på bannere af stof og træplader. Saftevands-firmaerne vil givetvis kunne sætte bannere op med campingområdernes navne. 3

4 Festivalsplads Kommer til at ligge mellem campingområdet og pyramiden. Her kommer gæsterne til at opholde sig, når de ikke er til koncert. Adgangskontrol Der findes i forvejen en bom ved indkørslen til området. Denne skal bemandes af to frivillige, som lukker biler ind, når der er behov for det. Folk, der må køre i området udstyres med et adgangskort. Affald Vi kontakter Lellinge Container og Kran omkring bortskaffelse og affaldscontainere. Afskærmning af området og crowdmanagement Placeringerne af de forskellige boder og telte på festivalpladsen aftales nøje med brandmyndighederne i forhold til sikkerheden. Afhængigt af stemningen omkring festivalen i ugerne op til indrettes området til at kunne klare menneskemængden. Vi har en maksimal kapacitet på 1500 mennesker på grund af adgangsforholdene i pyramiden. Hvis vi nogle uger før festivalen forventer at nå de besøgstal, vil profesionelt vagtpersonale stå for publikumsikkerheden. Fællesområder Fællesområderne indrettes, så de er attraktive for gæsterne. Hegn Fra festivalpladsen går en sti som løber ud i den vestlige del af kalkbrudet. Området har vi ingen interesse i at holde åbent og stien bliver derfor spæret. Festivalpladsen er åben for alle. Loungetelte / pavillioner På festivalområdet opsættes et større telt og nogle pavilloner, der til dels vil kunne anvendes til events og loungeområde. I teltet vil der være placeret en bar. Yderligere detaljer om baren længere nede. Disse områder tænkes i høj grad også anvendt i tilfælde af dårligt vejr. Lys Ved festivalområdet og ved hovedstierne placeres lygtepæle eller lyskæder for at belyse områderne. Udstyret skaffes ved udlån fra samarbejdspartnere eller en materialeudlejning. Mobilopladning Der opsættes en ladestation for gæsterne i forbindelse med en af barerne. Her kan de få deres mobil ladet op for 10 kroner. Opladningen kommer til at foregå på eget ansvar, men stationen bliver bevogtet udenfor åbningstiderne. 4

5 Mobilsignal Vi planlægger at kontakte teleselskaber for at sikre at gæsterne kan benytte telefoner uden problemer. Salg af detailvarer I stil med Tiger s og Kvickly s plads på Roskildefestivalen skal det være muligt at købe festivalsrelaterede fødevarer og detailvarer såsom fodbolde, frisbees, solcreme og dagligvarer. Dette vil bidrage til den gode stemning i dagtimerne og perioderne uden musik. Vi forestiller os at kontakte nogle lokale købmænd i Rødvig for at høre, om de kunne være interesserede i at stå for salget. Salg af mad og drikke En række forskellige allerede etablerede forretninger som f.eks. pølse-/kebab- /sandwich-sælgere vil få muligheden for at opstille boder på festivalpladsen. De ansvarlige for festivalpladsen vil stå for kontakt til disse firmaer, så der er klare linjer omkring placering af boderne og de praktiske ting omkring salget. Af mulige mad-firmaer foreslås: - Fætter-guf - Kok med kul på - Produktionsskolen Klemmenstrupgaard Samaritter Af hensyn til festivalgængernes sikkerhed vil det være nødvendigt at være bemandet med to samaritter i døgndrift. Disse vil have base på festivalpladsen og det vil være nødvendigt med en gruppe på 4-5 samaritter for at opretholde kadencen. Vi har kontakt til 2 lægeuddannede, som har udtrykt interesse i at arbejde frivilligt for projektet. Sikkerhed De 9 medlemmer af SAFT-gruppen er ansvarlige for sikkerheden på festivalpladsen. Vi forventer omkring 500 gæster, men hvis det vurderes, at der kommer væsentligt flere gæster end det forventede, tilkaldes der professionel vagt-service, som der på forhånd bliver lavet en aftale med. Denne projektbeskrivelse sendes endvidere til politiet med ønsket om at snakke den sikkerhedsmæssige side af festivalen igennem. Skilte Vi producerer skilte af træ, stofbanner og pæle til at signalere lokaliseringer af toiletter, festivalplads, campingpladser, pyramide mv. Sportsaktiviterer og mindre events Som nævnt ovenfor vil festivalområdet også kunne udnyttes til en række ikke-musikrelaterede events/sportsaktiviter. Især en sponsor som Redbull er kendt for at arrangere populære events til store arrangementer som dette. Desuden arrangerer vi en række sportsaktiviteter for gæsterne. Her kan der eventuelt samarbejdes med lokale foreninger. 5

6 Strøm Der findes strøm på pladsen i forvejen. Hvis forbruget overstiger kapaciteten, lejes der generatorer fra Roys Radio, som er eksperter på området. Toiletter og håndvaske Der stilles toiletter og håndvaske op i et hjørne af festivalpladsen. Toiletterne vil blot være traditionelle festivaltoiletter. Håndvaskene lejes af en materialeudlejning og der føres vand ud til dem. Vandet trækkes fra den nærliggende bygning i kalkbruddet, hvor der findes et toilet. Pyramiden Danner rum for festivalens scene. Afspærring Taget til scenebygningen ligger ikke højt nok til at forhindre folk i at klatre udenpå det, så derfor indhegnes hele bygningen med undtagelse af indgange. Backstage Backstageområdet indrettes til de optrædende med hyggelige faciliteter. SAFT-gruppen har samtidig base i dette område. Bar I pyramiden skal det være placeret en bar modsat scenen. Yderligere detaljer om baren længere nede. Brandsikkerhed Vi taler med brandmyndighederne for at sikre os at der er nødudgange nok. Pyramidens brandsikkerhed godkendes af brand og redning. Crowmanagement Der bliver taget stilling til, om antallet af deltagende i festivalen kræver indsættelse af crowd-barriers omkring scenen, samt uddeling af vand til de forreste rækker under forestillinger. Inddækning Pyramiden skal dækkes ind med stof og hegn for at skabe den bedst mulige sceneoplevelse for publikum. Lyd, lys og scene Den primære leverandør af teknik bliver European Tour Production, som laver scener til de fleste større festivaler i Danmark. Firmaet kontaktes, når vi har klarere linjer i forhold til økonomien bag projektet, for at få tilbud på sceneproduktionen. Lars Juul fra Strøby kontaktes omkring lydproduktionen for at forankre festivalen blandt de lokale erhvervsdrivende. 6

7 Bar Festivalområdet kommer til at have to barer. En i pyramiden og en på festivalpladsen. Barsystemer Det er vores håb, at leverandørerne af drikkevarer også vil kunne stå for barsystemer og materialer til salgsstederne. Betalingssystemer Det skal være muligt at betale via. kontant betaling og dankort. Derudover vil det være muligt at købe et betalingsarmbånd med NFC-chip til 50 kr, der vil kunne bruges i barerne. Armbåndet giver tilbud på drikkevarer, og fås i to farver afhængigt af, om folk er over eller under 18 år. Dermed vil bartenderne nemt kunne tjekke, om der må sælges alkoholiske drikke til kunden. Indkøb Baren kommer til at have et bredt udvalg af drikkevarer samt fadøl. Vi kontakter Beta Nightclub i Køge, Laki i Store Heddinge, og Royal Unibrew omkring et samarbejde om baren. Tilladelse Vi kontakter Sydsjællands Politi omkring bevilling til salg af alkoholiske drikkevarer. Udvalg Det vil være muligt at købe øl, cider, shots, drinks og sodavand på samme måde som på festivalpladsen. Der bliver ikke solgt drikkevarer med en alkoholprocent over 16,4% i barerne. Frivillige Vi forventer at skulle bruge omkring 30 frivillige til festivalen til at bemande de forskellige poster. På dette tidspunkt har 5 mennesker udtrykt deres interesse for arbejdet, og vi mener ikke, at det bliver et problem at finde de resterende. Ansvar Hvis den frivillige ikke møder op til en vagt, fratages de nævnte fordele. Desuden får personen ikke lov at deltage i frivilligt arbejde for SAFTgruppen 1 år frem. Der formuleres en frivillighedspolitik, som de frivillige indvilger i at følge. Fordele Som frivillig får man stillet ovenstående betalingsarmbånd til rådighed. Desuden sørges der for forplejning, når de frivillige arbejder. De frivillige får 5 drinkskuponer for arbejdet, som kan bruges udenfor deres arbejdstider. Det frivillige arbejde bærer dette projekt, og de frivillige vil med 7

8 garanti synes, at det er arbejdet værd, når de oplever, hvor godt projektet bliver. Kommunikation Der kommunikeres via en facebook-begivenhed til de frivillige. Inden festivalen afholdes der en række møder med frivilliggruppen, hvor reglerne omkring arbejdet og alt det praktiske snakkes igennem. På selve festivalen fungerer SAFT-gruppen som ledere for de frivillige. Organisation Beboere Kommunikationen med beboerne i området varetages af Foreningen Boesdal. Forsikring Vi har kontakt med Tryg Erhverv om vores forsikringsbehov. Kommunikation Det er vigtigt, at gruppen kan kommunikere indbyrdes under arrangementet. Der lejes samtalesystemer ind, så kommunikationen og dermed sikkerheden ikke påvirkes af dårligt mobilsignal eller strømsvigt. Programmer Der vil på festivalen blive uddelt programmer, der indeholder musikprogrammet, et kort over området og praktisk information. Promovering Der er afsat penge til promovering af festivalen, da det er krævende at skabe omtale om et helt nyt projekt som dette. Promoveringen vil primært foregå via plakater samt de sociale medier. Derudover tænkes det at lave et form for mediestunt, der skal skabe opmærksomhed omkring begivenheden. Dette kunne f.eks. bestå i at dele saftevand ud til tilfældige på gaden. Sponsorer Udover Stevns Kommunne er håbet at opnå mindre sponsorater andetsteds. Opnås dette vil pengene gå til bedre faciliteter omkring festivalen samt booking, der alt sammen vil resultere i et større antal deltagere og en bedre oplevelse for dem. Af mulige spnsorer tænkes for eksempel: Beta Nightclub Fun Saftevan Kok med kul på Laki Store Heddinge LJ-studio 8

9 Mogens Hockerup Redbull Ribena Royal Unibrew Rynkeby SparNord Stevns Kommune Økonomi Festivalen er finansieret af kommunal støtte og sponsorpenge. Vi får fat på en revisor til at være ansvarlig for regnskab og skat. 9

10 Omra det Nedenfor ses en forløbig plan over inddeling af omra det: Figur 1: Foreløbige tanker om hvordan Boesdal kalkgrav kan udnyttes 10