Organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 17. maj 2011, kl i Beboerhuset, Taastrupgårdsvej 131 B, Taastrup

Transkript

1 #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# Organisationsbestyrelsesmøde Tirsdag den 17. maj 2011, kl i Beboerhuset, Taastrupgårdsvej 131 B, Taastrup Bestyrelsen Kaare V. Thomsen, Benni Møller-Hansen, Allan Thønning, Bent Simonsen, Finn Kristiansen, Karen Levin Nielsen, Klaus Lind Bentsen og Walther Livoni Mørck Administration Adm. direktør Jesper Nygård, områdechef Elly Borg og økonomimedarbejder Nina Lindberg Carlsen. Revision Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab, Revisor René Hattens Afbud Rudi Bjerregaard, Ole Helding og Torben Hansen Indholdsfortegnelse SAGER TIL BESLUTNING Forretningsorden for bestyrelsen udkast til ny Forretningsorden for repræsentantskabet udkast til ny Protokollat fra møde den 16. september Revisionsprotokol Regnskab 2010 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Budget 2012 for boligorganisationen til repræsentantskabet om valg af revisor Forvaltningsrevision Afdeling 1901, Taastrup Valhøj Udskiftning af køkkener og faldstammer Afdeling 1901, Taastrup Valhøj Gavlisolering byggeregnskab Afdeling 1902, Blåkildegård Udskiftning af el-tavler byggeregnskab Afdeling 1902, Blåkildegård Kontrakt med YouSee og Dansk Kabel TV om signallevering af tv- og radioprogrammer Afdeling 1902, Blåkildegård Ombygning af atelierhuse /36

2 14. Afdeling #JobInfo 1902, Criteria=AKB_Taastrup# Blåkildegård Videoovervågning Afdeling 1902, Blåkildegård Ændring af beboerindskud Afdeling 1902, Blåkildegård Helhedsplan Fritagelse for dispositionsfondsforpligtelse og godkendelse af projekteringskredit Afdeling 1903, Tåstrupgård Kommende helhedsplan Afdeling 1903, Tåstrupgård Indkøb af kopimaskine med tilhørende serviceaftale Nyt EU udbud af KAB s fælles forsikringsramme...21 SAGER TIL ORIENTERING Afdeling 1901, Taastrup Valhøj Mageskifte Afdeling 1902, Blåkildegård Helhedsplan status Afdeling 1902, Blåkildegård Ombygning af ungdomsboliger til familieboliger - afslutning Afdeling 1903, Tåstrupgård Renovering af badeværelser, brugsvands- og afløbsinstallationer m.m. i syd- og mellemblokke Afdeling 1903, Tåstrupgård Fiberbetonplader Syn og skøn orientering Afdeling 1903, Tåstrupgård Membraner i garager Legepladsinspektion Mulighed for at sammenlægge ejendomslederfunktionen for de tre afdelinger i status Referater og dagsordener fra organisationsbestyrelser og repræsentantskaber på web Tryg Bolig projektet Årsrapport for porteføljeforvaltning af fælles el-indkøb i Tab på debitorer ved fraflytning i afdelingerne KAB s energiydelser Vejledning om brug af naboskabet.dk Moms på opnotering Meddelelser Næste møde...36 Bilag 1: Gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen...3 Bilag 2: Udkast til ny forretningsorden for organisationsbestyrelsen...3 Bilag 3: Gældende forretningsorden for repræsentantskabet...4 Bilag 4: Forslag til revideret forretningsorden for repræsentantskabet...4 Bilag 5: Regnskab Bilag 6: Budget Bilag 7: Rapport om forvaltningsrevision Bilag 8: Byggeregnskab for afdeling 1902, Blåkildegård Udskiftning af el-tavler...15 Bilag 9: Udkast til prækvalifikation for boligsocial helhedsplan i Tåstrupgård juli 2012 juni Tåstrupgård en bydel med liv og farver!...20 Bilag 10. Skadesstatistik ejendomsforsikring...23 Bilag 11: Flyer om Naboskabet /36

3 #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# SAGER TIL BESLUTNING 1. Forretningsorden for bestyrelsen udkast til ny Som følge af de ændrede vedtægter er det nødvendigt at foretage ændringer i forretningsordenen for bestyrelsen, således at den bringes i overensstemmelse med de nye vedtægter. De væsentligste ændringer vedrører tilgængeligheden for alle boligorganisationens lejere af dagsorden for og referat fra organisationsbestyrelsesmøderne. Derudover er det i vedtægterne nævnt, at næstformanden i formandens fravær kan indkalde til organisationsbestyrelsesmøder og underskrive bestyrelsesprotokollen. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ændringerne i udkastet til ny forretningsorden for bestyrelsen. Godkendt. Bilag 1: Gældende forretningsorden for organisationsbestyrelsen Bilag 2: Udkast til ny forretningsorden for organisationsbestyrelsen 2. Forretningsorden for repræsentantskabet udkast til ny Som følge af de ændrede vedtægter er det nødvendigt at foretage ændringer i forretningsordenen for repræsentantskabet, således at den bringes i overensstemmelse med de nye vedtægter. De væsentligste ændringer vedrører tilgængeligheden for alle boligorganisationens lejere af dagsorden for og referat fra repræsentantskabsmøderne. Det indstilles, at bestyrelsen drøfter ændringerne i udkastet til ny forretningsorden for repræsentantskabet. 3/36

4 #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# Bestyrelsen besluttede at indstille udkastet til ny forretningsorden for repræsentantskabet til repræsentantskabets godkendelse. Bilag 3: Gældende forretningsorden for repræsentantskabet Bilag 4: Forslag til revideret forretningsorden for repræsentantskabet 3. Protokollat fra møde den 16. september 2010 Protokollat fra møde den 16. september 2010 blev godkendt uden bemærkninger. 4. Revisionsprotokol Punktet henvises til behandling under dagsordenens punkt 5 - Regnskab for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol. 5. Regnskab 2010 for boligorganisationen og afdelingerne med tilhørende årsberetning og revisionsprotokol Årsregnskaberne med tilhørende revisionsprotokollat og kommentarer er forud for mødet tilsendt bestyrelsens medlemmer. Boligorganisationens regnskab viser et underskud på kr., som er overført til konto 805 arbejdskapitalen, som herefter udgør kr. Underskuddet fremkommer primært som følge af korrektion tidligere år vedrørende udamortiserede lån og revision. Administrationsbidrag Grundydelse (grundbidrag) 3 afdelinger á kr. Grundydelse (administrationsbidrag) lejemål á kr. Grundydelse i alt Bidrag for tilvalgsydelser Tillægsydelser (varmeregnskab, varmeteknisk tilsyn og IT support m.v.) Diverse ydelser (Bolig Sociale ydelser vedr. Blåkildegård, antennepositioner) Byggesagshonorar Forretningsførelse i alt kr kr kr kr kr kr kr kr. Specifikation af administrationsbidraget fremgår af noterne til regnskabet. Boligorganisationens regnskab udviser en balance på kr. 4/36

5 #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# Det skal bemærkes, at byggefonden er nedlagt pr. 31. december 2009, og aktiver og passiver er overført til selskabet pr. 1. januar Dispositionsfonden Dispositionsfonden udgør kr. Den disponible del udgør kr. og den bundne del udgør kr. Den bundne del udgør lån på kr. til Tåstrupgård, indskud af garantikapital i forretningsførerorganisationen på kr. samt indskud i Landsbyggefonden kr. Afdeling 1901, Taastrup Valhøj Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på kr. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2010 fremkommer på følgende konti: Merudgifter / mindreindtægter Konto 109 Renovation (prisstigning) Konto 115 Almindelig vedligeholdelse (udskiftn. af vandrør, rollatorrampe) Konto 119 Diverse udgifter (konsulentbistand) Konto 131 Andre renter (byggelånsrenter) Konto 204 Statstilskud (privat byfornyelse) Mindreudgifter / merindtægter Konto 107 Vandafgift (lavere forbrug og pris) Konto 110 Forsikringer (lavere pris) Konto 113 Bidrag til byggefonden (lavere pris) Konto 114 Renholdelse (lavere lønudgift samt besparelse på trappevask) Konto 202 Renteindtægt (højere rentetilskrivning) Konto 206 Korrektion tidligere år (overfinansiering og udgift ovf. til byggesag) kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. På konto Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på kr. Forbruget har udgjort kr. Samlet er der et merforbrug på kontoen på kr., som skyldes planlagt aktivitet fra sidste år, der er udgiftsført i år. Konto Uforudsete udgiftsstigninger - var budgetlagt med kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 pr. 31. december 2010 udgjorde kr. Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2010 udgjorde kr., og afdelingens mellemregningssaldo med boligorganisationen udgjorde kr. Afdelingen har på 5/36

6 konto #JobInfo 303 anlægsaktiviteter Criteria=AKB_Taastrup# for kr., som hovedsagelig er dækket af realkreditlån på kr. på konto 413, egenfinansiering og byggelån, konto 424. Afdelingen havde på konto et tilgodehavende hos fraflyttere til inkasso på kr. pr. 31. december Afdelingens henlæggelser på konto til tab på fraflyttere udgjorde kr. pr. 31. december 2010, hvilket svarer til lovens krav. Balance Afdelingens balance på konto 310/430 udviser kr. pr. 31. december Huslejeændringer i regnskabsåret Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2010 på 1,72 % Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 6. april 2011 og er godkendt på afdelingsmødet den 11. maj Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 758,06 kr. pr. m². Afdeling 1902, Blåkildegård Årsregnskabet for afdelingen udviser et overskud på kr., der foreslås anvendt til afskrivning af egenfinansiering på ombygning af ungdomsboliger med kr. Resten overføres jf. lovgivningen til konto 407 opsamlet resultat med kr. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2010 fremkommer på følgende konti: Merudgifter / mindreindtægter Konto 105 Nettokapitaludgifter (nedgang rentebidrag) kr. Konto 111 Afdelingens energiforbrug (målerpasning) kr. Konto 114 Renholdelse (EDB pakke, skimmelsanering, sne, salt) kr. Konto 115 Almindelig vedligeholdelse (ekstraordinær udskiftning traktor) kr. Konto 117 Istandsættelse ved fraflytning, B-ordning (flere fraflytninger) kr. Konto 119 Diverse udgifter (boligsociale projekt) kr. Konto 124 Henlæggelser til reguleringskonto (helhedsplan) kr. Konto 125 Ydelser lån til forbedringsarbejder (lavere byfornyelsestilskud køkkener) kr. Konto 129 Tab ved lejeledighed (tomme ungdomsboliger) kr. Konto 130 Tab ved fraflytning (insolvenserklæring) kr. Konto 203 Andre renter (mindre indtægt vaskeri) kr. 6/36

7 Konto #JobInfo 134 Korrektioner Criteria=AKB_Taastrup# tidligere år (forlig, kreditnotaer, måleraflæsning) Konto 134 Ekstraordinære henlæggelser (tab fraflytning kto 405) Mindreudgifter / merindtægter Konto 106 Ejendomsskatter (ny grundværdi efter klage se konto 134 og 206) Konto 107 Vandafgift (lavere forbrug og pris) Konto 109 Renovation (lønudgift til servicemedarbejdere til kto. 114) Konto 110 Forsikringer (lavere pris) Konto 112 Bidrag til selskabet AKB, Taastrup Konto 118 Særlige aktiviteter (mindre udgifter til vedligehold af vaskeri) Konto 119 Afsat til uforudsete udgiftsstigninger Konto 127 Ydelser vedr. lån til bygningsskader (lavere afdrag) Konto 202 Renter (højere rentetilskrivning) Konto 203 Andre ordinære indtægter (boligsociale projekt se konto 119) Konto 204 Driftstilskud iht. helhedsplan Konto 206 Korrektioner vedr. tidligere år (fordringer, forudbetalte udgifter) kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr kr. Konto Uforudsete udgiftsstigninger - var budgetsat med kr. På konto Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på kr. Forbruget har udgjort kr. Samlet er der et mindreforbrug på kontoen på kr., som skyldes tilbagehold med udgifter grundet kommende helhedsplan. Mindreudgiften gør beholdningen på afdelingens henlæggelser på konto 401 større. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 pr. 31. december 2010 udgjorde kr. Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2010 udgjorde kr. og afdelingens mellemregningssaldo med boligorganisationen udgjorde kr. Afdelingen har på konto 303 anlægsaktiviteter for kr. som er dækket med kr. på konto 413. Forskellen skyldes afdelingens udgifter til udarbejdelse af helhedsplan, som for tiden er dækket af lån af egne midler. Der skal efterfølgende optages et byggelån til dækning af de løbende udgifter. Afdelingen havde på konto et tilgodehavende hos fraflyttere på kr. pr. 31. december 2010, hvoraf de kr. er overgivet til inkasso. Afdelingens henlæggelser på konto til tab på fraflyttere udgjorde kr. pr. 31. december 2010, hvilket svarer til lovens krav. Balance Afdelingens balance på konto 310/430 udviser kr. pr. 31. december /36

8 Huslejeændringer #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# i regnskabsåret Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2010 på 6,83 % Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 650,77 kr. pr. m². Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 4. april 2011 og er godkendt på afdelingsmødet den 10. maj Balance Afdelingens balance på konto 310/430 udviser kr. pr. 31. december Huslejeændringer i regnskabsåret Der har ikke været gennemført lejeændringer i årets løb ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2010 på 6,83 %. Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 650,77 kr. pr. m². Afdeling 1903, Tåstrupgård Årsregnskabet for afdelingen udviser et underskud på kr. De væsentligste ændringer i forhold til budgettet for 2010 fremkommer på følgende konti: Merudgifter / mindreindtægter Konto 106 Ejendomsskatter (Højere% -stigning på grundskatteloftværdien) kr. Konto 109 Renovation (Flere tømninger i året) kr. Konto El til fællesarealer (Regninger fra Alpiq tidligere) kr. Konto 114 Renholdelse (udbetalt merarbejde i forbindelse med kolde vintre) kr. Konto 119 Diverse udgifter (Udgift beboerrådgiver budgetteret konto 136) kr. Konto 124 Henlæggelse til reguleringskonto(modsvares af indtægt konto 204) kr. Konto 126 Afskrivning forbedringsarbejder (Afskrivning byggesag 0018) kr. Konto 127 Ydelser lån bygningsskader (Lånoptagelse iflg. helhedsplan) kr. Konto 130 Tab ved fraflytninger (Forbrugt mere end opsparing og henlæggelse) kr. Konto 131 Andre renter (Rentetilskrivning reguleringskonto) kr. Konto Afskrivning underskud tidligere år (2009- helhedsplan) kr. Konto Korrektion tidligere år (Indbetaling LBF ) kr. 8/36

9 Mindreudgifter #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# / merindtægter Konto 107 Vandafgift (fald i vandpris og forbrug) kr. Konto Afsat til uforudsete udgiftsstigninger kr. Konto Ydelser lån forbedringsarbejder (Låneydelse nyt lån) kr. Konto 136 Beboerrådgiver (Udgiften er bogført på konto 119) kr. Konto Renter (Højere renteindtægt i regnskabsåret end forventet) kr. Konto 203 Andre ordinære indtægter (Tilskud nedlagte ABCD-hybler) kr. Konto Driftsstøtte (Helhedsplan udligner udgifter konto 124 og 127) kr. Konto 206 Korrektioner vedr. tidligere år (afvikling af tidligere års underskud) kr. På konto Planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelse - var der budgetteret med en udgift på kr. Forbruget har udgjort kr. Samlet er der et merforbrug på kontoen på kr. Henlagte midler til planlagt og periodisk vedligeholdelse og fornyelser på konto 401 pr. 31. december 2010 udgør kr. Afdelingens samlede henlæggelser pr. 31. december 2010 udgør kr. inklusive indestående på reguleringskontoen. Afdelingens mellemregningssaldo på konto 418 var på balancetidspunktet negativ med en gæld til forretningsførerselskabet på kr. Afdelingens henlæggelser på konto 405 til tab ved lejeledighed og fraflytninger udgjorde 0 kr. pr. 31. december Ved budgetlægningen vil der blive taget højde for dette. Balance Afdelingens balance på konto 310/430 udviser kr. pr. 31. december Huslejeændringer i regnskabsåret Der har ikke været gennemført lejeændringer i regnskabsåret ud over den budgetmæssige gennemsnitlige stigning pr. 1. januar 2010 på 6,92 %. Den gennemsnitlige årlige husleje på balancetidspunktet udgjorde 832,67 kr. pr. m². Afdelingsbestyrelsens og afdelingsmødets godkendelse Afdelingens regnskab er godkendt af afdelingsbestyrelsen den 14. april 2011 og godkendt af afdelingsmødet den 3. maj /36

10 Forretningsførerpåtegninger #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# Der henvises i øvrigt til forretningsførers påtegning af regnskabet for boligorganisationen og afdelinger samt til spørgeskemaet med tilhørende noter. Det indstilles, at bestyrelsen godkender årsregnskaberne for boligorganisationen og afdelingerne og tager det tilhørende revisionsprotokollat til efterretning samt indstiller årsregnskaberne til repræsentantskabets godkendelse. Det indstilles tillige, at bestyrelsen godkender oplægget som bestyrelsens årsberetning for den økonomiske udvikling i boligorganisationen og dets afdelinger - jævnfør bestemmelserne i Vejledning om drift af almene boliger m.v. - og indstiller beretningen til repræsentantskabets godkendelse. Godkendt. Bilag 5: Regnskab Budget 2012 for boligorganisationen Boligorganisationens budget for 2012 er udarbejdet med den forudsætning, at der fortsat vælges en decentral driftsmodel (ejendomsledermodellen i Blåkildegård og Tåstrupgård) med stor pakke samt central driftsmodel (driftschef/driftsleder med lille pakke i Taastrup Valhøj). Derudover er der budgetteret med obligatoriske ydelser for kr. og valgfri ydelse for kr. Endelig er der indbygget en budgetreserve på kr. I forhold til budgettet for 2011 stiger budgettet med kr., hvilket skyldes forhøjelse af byggesagshonorarer og stigning i afdelingernes indbetaling til selskabets Dispositionsfond og Landsbyggefond ved udamortiserede lån. Nettorenteindtægten er budgetteret til kr., som er kalkuleret ud fra at indlånsrente/udlånsrente svarer til en markedsrente på 0,60 %. Det indstilles, at bestyrelsen godkender budget 2012 for boligorganisationen. 10/36

11 #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# Godkendt. Bilag 6: Budget til repræsentantskabet om valg af revisor På det efterfølgende repræsentantskabsmøde skal der tages stilling til valg af revisor. Bestyrelsen bedes drøfte en indstilling om valg af revisor. Bestyrelsen besluttede at indstille Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab til repræsentantskabet som boligorganisationens revisor. 8. Forvaltningsrevision 2010 Status for boligorganisationen I Rapport om forvaltningsrevision 2010, evalueres boligselskabets tre målsætninger. Nedenfor gives et kort resumé af resultaterne. Beboersammensætning Den fleksible udlejningsaftale for Tåstrupgård og den procentandel, der er udlejet efter fleksibel udlejning, må siges at være tilfredsstillende. I afdelingerne Taastrup Valhøj og Blåkildegård tilbydes beboere boligerne først, inden udlejning efter de fleksible kriterier, og set i forhold til dette, må procentandelen også her betragtes som tilfredsstillende. Langtidsplaner Vurdering "tilfredsstillende" er givet på trods af, at Blåkildegård har behov for ekstern finansiering, hvilket skyldes, at denne delvist er dækket af Landsbyggefonden. Indkøb I 2010 var boligorganisationens brug af KAB's indkøbsaftaler 10 % af de samlede indkøb af varer og tjenesteydelser mod 8,8 % i Derudover gør både Taastrup Valhøj og Tåstrupgård i stigende omfang brug af KAB s indkøbsaftaler. 11/36

12 #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# Status for afdelingerne Det er som bekendt lokaladministrationen, der skal evaluere de lokale målsætninger og rapportere til afdelingsbestyrelsen. Nedenstående resultater og kommentarer er taget fra afdelingernes indrapportering. 1901, Taastrup Valhøj Ny beboer i afdelingen Endnu ikke evalueret og afrapporteret 1902, Blåkildegård ingen målsætninger 1903, Tåstrupgård - Vandforbrug Er evalueret og afrapporteret 1903, Tåstrupgård - Hærværk Er evalueret og afrapporteret 1903, Tåstrupgård - Elforbrug Er evalueret og afrapporteret 1903, Tåstrupgård - Varme Ikke evalueret I forbindelse med overgangen til de nye forvaltningsmodeller bliver forvaltningsrevisionen fra 2011 en tilvalgsydelse (8.14.3) både for afdelinger og for organisationer. Der skal derfor i bestyrelsen for besluttes, om man ønsker at tilkøbe denne ydelse. vil stadig - som en integreret del af KAB s ydelser - på en række væsentlige områder være omfattet af KAB s egen forvaltningsrevision, hvor der bl.a. måles på administrative processer vedrørende udlejning, drift, energi- og ressourcestyring mv. Forvaltningsrevision i KAB sker i henhold til Bekendtgørelse om drift af almene boliger mv., 70, stk. 2. I henhold til Instruks om revision af almene boligorganisationers regnskaber vurderer KAB's finansielle revision årligt den udførte forvaltningsrevision. Revisor skal i årsberetningen specielt redegøre for sin vurdering vedrørende sparsommelighed, produktivitet og effektivitet. Vurderingen fra René Hattens, Deloitte, er, at bestyrelsen uden problemer kan beslutte at lægge fokus på boligorganisationens administration og dermed lægge sig i slipstrømmen af den rapport, KAB allerede nu udarbejder årligt. 12/36

13 Det #JobInfo skal oplyses, Criteria=AKB_Taastrup# at afdelingerne ikke har valgt at tilkøbe Forvaltningsrevisionen i Prisen for udarbejdelse af forvaltningsrevisionen bliver beregnet ud fra medgået tid og vil for blive på omkring kr. (beregnet ud fra, hvor mange timer der i år er blevet brugt på at udarbejde forvaltningsrevisionen). Det indstilles, at bestyrelsen tager Rapport om forvaltningsrevision 2010 Boligselskabet AKB, Taastrup til efterretning. Det indstilles, at bestyrelsen beslutter om KAB for fremtiden skal udarbejde forvaltningsrevision for. Bestyrelsen besluttede at tage Rapport om forvaltningsrevision 2010 Boligselskabet AKB, Taastrup til efterretning. Bestyrelsen besluttede endvidere, at KAB for fremtiden skal udarbejde forvaltningsrevision for. Bestyrelsen vil efterfølgende drøfte, hvilke målsætninger de ønsker. Bilag 7: Rapport om forvaltningsrevision Afdeling 1901, Taastrup Valhøj Udskiftning af køkkener og faldstammer På afdelingsmødet den 25. januar 2011 blev det besluttet at udskifte køkkener og faldstammer. I de fleste boliger er der stadig det oprindelige køkken fra opførelsestidspunktet - dog har cirka 20 beboere selv udskiftet køkkenet. Faldstammerne er ved at være udslidte, og mange steder fungerer de ikke optimalt. På afdelingens langtidsbudget for vedligeholdelse er der afsat midler til udskiftning af både køkkener og faldstammer, men der er en relativ lang tidshorisont på 9-14 år, før alt er udskiftet. Bestyrelsen har derfor nedsat et køkkenudvalg, der har arbejdet med sagen i næsten 1 år. Køkkenudvalget har diskuteret forskellige muligheder og vilkår for udskiftning og foreslår, at der gennemføres en samlet udskiftning. Der opsættes det samme antal elementer som i de oprindelige køkkener, og køkkenvask og blandingsbatteri udskiftes. Der skal være valgmulighed mellem et begrænset antal forskellige greb og bordplader. Andre greb, bordplader og ekstra køkkenelementer er tilkøb og er ud over projektet. Det er en sag mellem entreprenøren og beboeren. Eventuelle følgearbejder på vægge, lofter og gulve vil blive udbedret og 13/36

14 gjort #JobInfo klar til maling Criteria=AKB_Taastrup# og lakering, som hver beboer selv står for. Dette kan ske gennem vedligeholdelseskontoen. Køkkenudvalget foreslår, at der vælges rådgiver BKT arkitekter ved Hans Olsen, samt at byggeforretningsførelse varetages af KAB. Efter den foreløbige tidsplan forventes det, at der udarbejdes udbudsmateriale i perioden februar til april, og at der holdes licitation i maj. Derefter ansøges om lånegodkendelse hos Taastrup Kommune, og byggeperioden forventes at vare fra august 2011 til juni De samlede udgifter forventes at være som følger: Håndværkerudgifter Udskiftning af køkkener Udskiftning af faldstammer Uforudsete udgifter Omkostninger Rådgiver Byggesagshonorar Låneomkostninger Revision, forsikring m.m. I alt kr kr kr kr kr kr kr kr. Projektet foreslås finansieret gennem et 20-årigt kreditforeningslån. Hvis der regnes med en rente på 7,5 % giver det en årlig låneydelse på kr. Samtidig kan henlæggelserne nedsættes med kr., sådan at den årlige nettoudgift er kr., svarende til en lejestigning på 1,3 % eller kr. pr. måned pr. lejemål. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender projektet med den ovenfor skitserede økonomi, finansiering samt valg af rådgiver og byggeforretningsfører. Godkendt. 10. Afdeling 1901, Taastrup Valhøj Gavlisolering byggeregnskab Punktet blev udsat til næste møde. 14/36

15 #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# 11. Afdeling 1902, Blåkildegård Udskiftning af el-tavler byggeregnskab På afdelingsmødet den 9. september 2009 besluttede Blåkildegård at iværksætte udskiftning af gruppetavlerne i boligerne. Udskiftningen er afleveret, og byggeregnskabet fremlægges hermed til godkendelse i organisationsbestyrelsen. Budget Regnskab Afvigelse Anlægsbudget for udskiftningen Håndværkerudgifter kr kr kr. Teknikerhonorar kr kr kr. Administrative udgifter kr kr kr. I alt kr kr kr. Afvigelsen i forhold til det oprindelige budget skyldes hovedsagelig en reduceret udgift til håndværkerudgifter, uforudsete udgifter, byggelånsrenter og stempelomkostninger. Finansiering Finansiering af anskaffelsessummen 30-årigt realkreditlån kr. Huslejekonsekvens I forlængelse af ovenstående finansieringsplan er der pr. 1. maj 2009 varslet en huslejestigning på 0,89 % af den daværende husleje, som blev indarbejdet i driftsbudgettet for Regnskabet er den 24. november 2010 revideret af Deloitte. Det indstilles, at bestyrelsen godkender byggeregnskabet. Godkendt. Bilag 8: Byggeregnskab for afdeling 1902, Blåkildegård Udskiftning af el-tavler 15/36

16 #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# 12. Afdeling 1902, Blåkildegård Kontrakt med YouSee og Dansk Kabel TV om signallevering af tv- og radioprogrammer På afdelingsmødet den 14. juni 2010 blev det besluttet at gennemføre et udbud om levering af TV-signaler til Blåkildegård. Der blev modtaget to tilbud fra henholdsvis YouSee og Stofa. Tilbuddene blev gennemgået og vurderet, og tilbuddet fra YouSee var det mest fordelagtige. TV-signalerne leveres af YouSee, mens Dansk Kabel TV står for al administration og service af anlægget. Der er indgået aftale med henholdsvis YouSee og Dansk Kabel TV fra 1. januar Aftalen kan tidligst opsiges efter 24 måneder, og hertil skal lægges et opsigelsesvarsel på 9 måneder. Det vil sige at aftalen tidligst kan ophøre efter 33 måneder. YouSee startede med at levere signaler den 21. marts Den første måneds tid leveres fuld pakke til alle, og der informeres om pakkevalg og andre muligheder for tilkøb, ekstra service m.m. Pakkevalget træder i kraft efter en prøveperiode på en måneds tid. Det indstilles, at organisationsbestyrelsen godkender den indgåede aftale. Godkendt. 13. Afdeling 1902, Blåkildegård Ombygning af atelierhuse Atelierhusene i Blåkildegård er oprindelig opført som råhuse uden faciliteter. Blåkildegårds afdelingsbestyrelse har besluttet at ombygge 2 atelierhuse med isoleret gulv, toilet, køkken og grundlæggende belysning. Den samlede udgift til arbejderne beløber sig til kr. Udgiften vil blive dækket af det forventede overskud for atelierhus udlejes til Områdesekretariatet, som dækker udgiften over deres eget budget. Den årlige lejeindtægt beløber sig til kr. 16/36

17 1 atelierhus #JobInfo bliver Criteria=AKB_Taastrup# anvendt til lokale for Blåkildegårds fiskeklub og seniorklubben, hvorved Blåkildegård mister den årlige lejeindtægt for dette lokale. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udgiften på kr. til ombygning af 2 atelierhuse og godkender, at udgiften dækkes af det forventede overskud for Godkendt. 14. Afdeling 1902, Blåkildegård Videoovervågning Blåkildegårds afdelingsbestyrelse har på sit møde den 21. marts 2011 godkendt, at der bliver etableret videoovervågning ved ejendomskontoret, atelierhusene Femkanten I 11-20, atelierhusene Trekanten G 11-20, genbrugspladsen og containergården Sekskanten J. Baggrunden for beslutningen er, at der har været mange indbrud i ejendomskontoret, atelierhusene og containergården, og der bliver sat meget affald af ved genbrugspladsen uden for åbningstiden. Udgiften til etablering af videoovervågning disse steder beløber sig til kr., som foreslås dækket af lån af egne midler. Inden igangsætning af arbejdet skal der udarbejdes et regelsæt for administration af videoovervågningen, beboerne skal godkende ordningen på det kommende afdelingsmøde, og politiet skal ansøges om tilladelse til overvågningen. Det indstilles, at bestyrelsen godkender udgift til og finansiering af etablering af videoovervågning, under forudsætning af afdelingsmødets og politiets godkendelse. Godkendt. 15. Afdeling 1902, Blåkildegård Ændring af beboerindskud Blåkildegårds afdelingsbestyrelse har besluttet at forhøje indskuddet på boligerne for at imødegå store tab ved fraflytninger, idet det nuværende indskud viser sig at være for lille til at dække fraflytningsudgifterne, hvis fraflytteren ikke kan betale regningen ved fraflytning. 17/36

18 #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# Indskuddet foreslås ændret til et indskud, der svarer til 3 måneders nugældende husleje for alle boliger, hvilket indebærer en pris på 177 kr. pr. m 2. Forhøjelsen kommer til at gælde for alle nye indflyttere, og det forventes at være gældende pr. 1. juni Forhøjelsen medfører ikke, at der skal ansøges om godkendelse i Høje-Taastrup Kommune, da indskuddet efter forhøjelsen ikke overstiger 200 kr. pr. m 2 ved indeks Forhøjelsen vil ske pr. m 2 og ikke f.eks. pr. lejemål. Det indstilles, at bestyrelsen godkender det nye indskud for boligerne i Blåkildegård. Godkendt. 16. Afdeling 1902, Blåkildegård Helhedsplan Fritagelse for dispositionsfondsforpligtelse og godkendelse af projekteringskredit Fritagelse for dispositionsfondsforpligtelse I forlængelse af Landsbyggefondens finansieringsplan for helhedsplanen i Blåkildegård er der lagt op til, at Blåkildegård fritages for at indbetale til boligorganisations dispositionsfond. Fritagelsen indgår som et led i den samlede finansiering af helhedsplanens gennemførelse, hvorved bidraget til dispositionsfonden omdefineres til medfinansiering af ydelser på lån. Boligorganisationen skal derfor godkende, at Blåkildegård ikke længere indbetaler til boligorganisationens dispositionsfond. Projekteringskredit Yderligere skal der for at sikre soliditeten i Blåkildegård og for at sikre betaling af udgifter og udlæg i forbindelse med planlægningen og projekteringen af helhedsplanen træffes beslutning om at oprette en projekteringskredit. Det skønnes, at behovet for kredit frem til godkendelse af skema B-ansøgningen udgør ca. 14 mio. kr. fordelt på nedenstående poster: 18/36

19 #JobInfo Criteria=AKB_Taastrup# Oplæg til projekteringskredit Aktivitet Honorar til projektlegeplads Udførelse af projekt legeplads Informationsmedarbejder Honorar til Wissenberg, 70% af 9.1 mio. kr. Ramme til efterslæb og byggesagshonorar Samlet afsætning til projekteringskredit Estimeret forbrug frem til skema B- ansøgning kr kr kr kr kr kr. Det indstilles, at boligorganisationen godkender, at Blåkildegård fritages for indbetaling til dispositionsfonden, og at der oprettes en projekteringskredit på 14 mio. kr. Godkendt. 17. Afdeling 1903, Tåstrupgård Kommende helhedsplan Den nuværende boligsociale helhedsplan for Tåstrupgård udløb som bekendt ved årsskiftet 2010 og fortsætter nu på midlertidig bevilling, der udløber medio Tåstrupgård ønsker at fortsætte med boligsocial helhedsplan efter den midlertidige forlængelse, og derfor skal der indsendes ny ansøgning til Landsbyggefonden. Landsbyggefonden har i marts 2011 udsendt nyt regulativ og vejledning for procedure for nye ansøgninger for boligsociale helhedsplaner i Socialministeriet. Det betyder, at der nu foreligger beskrivelse af ansøgningsprocedure for boligorganisationerne. Regulativet bygger på boligforliget for , hvor der årligt er afsat en støtteramme på 440 mio. kr. Den ny ansøgningsprocedure er forenklet sammenlignet med tidligere sådan, at der ikke skal laves en foreløbig helhedsplan, men en ansøgning om prækvalifikation. Denne består af en fem siders ansøgning, budget, KÅS-tal samt et forenklet ansøgningsskema. Der er ikke fast frist for indsendelse af ansøgning, men da den nuværende forlængede plan udløber medio 2012, skal der tages højde for dette i den tidsplan, der nu skal udarbejdes. Det betyder, at ansøgning om prækvalifikation skal fremsendes til Landsbyggefonden hurtigst 19/36

20 muligt #JobInfo for at Criteria=AKB_Taastrup# have den fornødne tid til at udarbejde ansøgning om helhedsplan i dialog mellem de involverede parter. Prækvalifikationen skal anbefales af Høje-Taastrup Kommune, men det er op til kommunen selv, om de ønsker at behandle den politisk. Prækvalifikationen er samtidig ikke økonomisk bindende for kommunen. Det er først den egentlige helhedsplan, der skal behandles af kommunalbestyrelsen og samtidig er økonomisk bindende for kommunen. Fondens behandling af indkomne ansøgninger vil som noget nyt baserede sig på vægtede socioøkonomiske data vedrørende beboersammensætningen i området. Vedlagt er som bilag udkast til prækvalifikation, der er godkendt af afdelingsbestyrelsen. Prækvalifikationen er baseret på tidligere udarbejdet synopsis om kommende helhedsplan, der har været forelagt hhv. afdelingsbestyrelsen for Tåstrupgård, styregruppen for den boligsociale helhedsplan, bestyrelsen samt Høje Taastrup Kommune. Det skal bemærkes, at det ikke har været muligt at udarbejde udkast til budget til dette møde, men principperne om medfinansiering vil være de tidligere kendte, sådan at der lægges op til lokal medfinansiering på 25 % af de samlede udgifter. Disse 25 % fordeles mellem Høje- Taastrup Kommune og Tåstrupgård, hvilket vil fremgå af den endelige helhedsplanansøgning, der vil blive fremlagt for bestyrelsen, inden den fremsendes til Landsbyggefonden. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning og godkender ansøgning om prækvalifikation. Godkendt. Bilag 9: Udkast til prækvalifikation for boligsocial helhedsplan i Tåstrupgård juli 2012 juni Tåstrupgård en bydel med liv og farver! 18. Afdeling 1903, Tåstrupgård Indkøb af kopimaskine med tilhørende serviceaftale Til byggesagen Tåstrupgård har det været nødvendigt at udskifte den nedslidte kopimaskine med en ny, der kan stå model til det relativt store informationsflow, som byggesagen afføder. Der regnes med er samlet produktion på ca tryk til hele etape 2 (erfaringstal fra etape I), som løber i ca. 3 år. Leveringsaftalen er indgået efter SKI-aftalens rammekontrakt, og indeholder også en serviceaftale, som skal accepteres af boligorganisationen. 20/36