Indholdsfortegnelse. Den strategiske cirkel. Motivation

Transkript

1 sundhedsmanual g r e e n n e t w o r k

2 2 Indholdsfortegnelse SIDE 3 FORORD SIDE 4 OM DENNE SUNDHEDSMANUAL Den strategiske cirkel SIDE 5 SÅDAN KOMMER I IGANG Motivation SIDE 6 PROJEKTPLAN faneblad 2 SIDE 7 faneblad 3 Nøgletal Vis en udvikling Dataopgørelse Selvvurderet helbred, en spørgeskemaundersøgelse Stamoplysninger Basisoplysninger KRAM faktorerne: Kost, Rygning, Alkohol, Motion Sundhedsprofiler helbredskontrol ved natarbejde Sundhedsforsikringer Sundhed i øvrige værktøjer Kunder og brugere SIDE 10 SUNDHEDSPOLITIK faneblad 4 SIDE 11 OG PRIORITERING faneblad 5 Vurdering Prioritering SIDE 13 faneblad 6 opstilling af mål handlingsplan SIDE 14 faneblad 7 Disposition SIDE 15 OG FORANKRING faneblad 8 Forankring af mål og indsatser i de eksisterende ledelsessystemer opfølgning Registrering Opbevaring og kontrol af data

3 3 Forord Green Network udgiver hermed sin første sundheds manual. I 1996 udgav Green Network sin første miljømanual, i 2003 manual for socialt engagement og i 2005 manual for arbejdsmiljø. Til dato har mere end 380 virksomheder og offentlige institutioner udarbejdet mere end 1000 redegørelser efter én eller flere af Green Networks tre manualer. På findes en oversigt med de medlemsvirksomheder, der har udarbejdet redegørelser efter Green Networks manualer. Det moderne samfund står over for en række udfordringer, som vedrører vores sundhed. Vi er ikke tilstrækkeligt fysisk aktive, vi har adgang til rigelig mad, og de sundhedsskadelige produkter alkohol og tobak er udbredte i den danske befolkning. Det resulterer i livsstilssygdomme, der er en trussel mod det danske samfund, hvor arbejdsstyrken er den vigtigste kapital. Arbejdspladsen er en vigtig og væsentlig medspiller og er derfor en oplagt platform for sundhedsfremmende tiltag til gavn for den enkelte medarbejder og for virksomheden. På arbejdspladsen opholder medarbejderne sig i mange timer, og her får de vigtige sociale relationer og netværk. Det betaler sig at investere i sundhedsfremme på arbejdspladsen. Sunde medarbejdere er mere produktive, er mindre syge, har mere overskud og trives bedre på arbejdspladsen. I denne sundhedsmanual er fokus på sundhedsfremme især koncentreret omkring KRAM faktorerne, som står for Kost, Rygning, Alkohol og Motion. KRAMkonceptet går ud på at etablere nogle enkle rutiner i hverdagen, og en af vejene dertil er viden. Ambitionen med manualen er, dels at give virksomheden et ledelsesredskab til at bringe sundhedsfremmende tiltag op på et systematisk og strategisk niveau, så sundhed integreres i virksomhedens ledelsesmæssige beslutninger og daglige drift, og dels en vejledning i at udarbejde en sundhedsredegørelse, som virksomheden kan markedsføre sig på. Manualen guider virksomheden igennem en systematisk proces lige fra en kortlægning af bl.a. KRAM faktorerne og virksomhedens øvrige sundhedstiltag, til vurdering og prioritering, for til slut at sætte mål og handlinger bag de prioriterede sundhedstiltag, som virksomheden vælger at fokusere på. Det er vigtigt at nævne, at uden forankring i den øverste ledelse og medarbejderinddragelse virker sundhedstiltagene ikke. Medarbejdere bør inddrages fra MEDudvalg, sikkerhedsudvalg, ad hoc grupper etc. Sundhedsmanualen er udviklet i et samarbejde med en række af Green Networks medlemsvirksomheder. Kommunernes eksperter i sundhedsafdelingerne har fungeret som sparringspartnere i udviklingen af manualen. De har ydet et stort bidrag ved at stille deres viden på området til rådighed. Desuden har Sundhedsstyrelsen, Folkesundhed København og Statens Institut for Folkesundhed bidraget med faglig sparring til manualen. Udviklingen af manualen er finansieret med midler fra Forebyggelsesfonden. Green Network har sikret, at manualen er et godt springbræt til DS10001: Sundhedsledelse i virksomheder. Når I arbejder med sundhed er det en god ide at tænke socialt engagement og arbejdsmiljø ind i et større sundhedsperspektiv på sigt. Juni 2011 Grete Højgaard Formand for Green Network

4 4 Om denne sundhedsmanual Manualen er et strategisk redskab, der inspirerer virksomheder til at se: Hvordan I udarbejder en sundhedsredegørelse Hvad redegørelsen skal indeholde Hvordan redegørelsen kan bruges i det fortsatte sundhedsarbejde i virksomheden Ved at følge manualen får I udarbejdet en sundhedsredegørelse, men samtidig kommer I også igennem faserne i et simpelt sundhedsledelsessystem. De grundlæggende elementer i arbejdet frem mod sundhedsredegørelsen er: Kortlægning Vurdering Mål og handlingsplan Gennemførelse Det kalder vi under ét den strategiske cirkel. PROJEKTPLAN På de følgende sider beskrives arbejdet med den strategiske cirkel trin for trin. Som det ses i figuren, har I den første sundhedsredegørelse, når mål og handlingsplan er gennemført. Sundhedsredegørelsen skal i store træk indeholde: En sundhedspolitik Kortlægning af nøgletal for de væsentligste sundhedsforhold En vurdering og prioritering af sundhedsforhold Mål og handlingsplan for fortsatte forbedringer og for to eller flergangsredegørelser, opfyldelse af mål og handlingsplaner For at få fuldt udbytte af manualen bør de tilknyttede, mere konkrete værktøjer bruges. I manualen henvises løbende til et ringbind, som uddyber manualens ofte ret kortfattede tekst. Desuden er der på Green Networks hjemmeside adgang til en række hjælpeskemaer og andre detailværktøjer. Her skal især nævnes, at der ligger et elektronisk værktøj til afdækning af medarbejdernes selvvurderede helbred.

5 5 Sådan kommer I igang Beslutningen om at arbejde strategisk med sundhed på arbejdspladsen, er ledelsens ansvar og skal forankres i den øverste ledelse, men det er også vigtigt, at medarbejderne inddrages og bakker op om projektet. Inden denne beslutning tages, er det nødvendigt at stille sig selv en række spørgsmål: Hvad er motivationen for at arbejde med sundhed? Hvad er det overordnede formål? Hvilket ambitionsniveau vil I anlægge? vil I f.eks. udarbejde en redegørelse? Hvilke fordele kan I forvente? Hvilke risici og negative konsekvenser kan det medføre? F.eks. stort forventningspres fra medarbejderne, eller modstand fra visse medarbejdergrupper Det er vigtigt, at medarbejderne tager ejerskab og bidrager i udviklingen af at ændre sundhedsadfærd. Det er afgørende for at gennemføre processen og få succes, at medarbejderne inddrages i og bakker op om projektet så meget, det lader sig gøre. Det er der flere årsager til: Medarbejderne har konkret viden om virksomhedens aktiviteter Medarbejderne kan blokere for projektets succes, hvis de føler sig overløbet Medarbejdernes ejerskab og adfærd har betydning for projektets succes Det er kun gennem inddragelse og information, at medarbejderne får ejerskab til projektet Ledelsen bør således nøje overveje hvilket projekt, der sættes i søen. Ledelsen må gøre sig klart, at udarbejdelse og offentliggørelse af en redegørelse for virksomhedens sundhed, kræver ressourcer. Virksomheden indleder en løbende forbedringsproces med brug af nye begreber og arbejdsmetoder.

6 6 Yderligere oplysninger om projektplanen findes under faneblad 2 Projektplan I planlægningen af projektet bør I udarbejde en projektplan og overveje følgende elementer: Ambition og formål med projektet Hvilke ressourcer har I til rådighed Hvem skal deltage i projektet, og hvordan skal det organiseres En tidsplan for, hvilke opgaver, der skal udføres af hvem og hvornår En kommunikationsplan, der sikrer, at medarbejderne og andre informeres om projektmål og fremdrift Projektplanen udarbejdes af ledelsen og/eller projektlederen og de involverede medarbejdere.

7 Yderligere oplysninger om kortlægning findes under faneblad 3 7 Kortlægning Fundamentet for sundhedsarbejdet er en kortlægning af de sundhedstiltag, som virksomheden har på nuværende tidspunkt. For fremadrettet at kunne komme med forslag til konkrete forbedringer, er det nødvendigt at kende virksomhedens initiativer, praksis og politikker på sundhedsområdet. Kortlægningen giver jer det nødvendige overblik til efterfølgende at kunne vurdere, hvilke sundhedsforhold I vil arbejde videre med og/eller udvikle. I kan med fordel starte kortlægningen med at danne jer et overblik over alle de tiltag, I i dag gør på sundhedsområdet ved at udarbejde en relativ bred kortlægning på brainstorming niveau. Vær opmærksom på forhold, hvor I ikke har oplysninger i dag. Nøgletal Nøgletal eller indikatorer er gode til at vurdere udviklingen i jeres sundhedsforhold, samt til at sammenligne jer selv med andre lignende virksomheder. Vis en udvikling Hvor det er muligt og altid, hvor der er tidligere redegørelser, skal kortlægningen gå tilbage i tiden gerne nogle år. Kan man se en udvikling i tallene, er det også meget enklere at identificere de forhold, der udvikler sig i uheldig retning. Ofte vil det være netop disse forhold, der i handlingsplanen skal sættes ind over for. Dataopgørelse Ved opgørelse af data er det væsentligt, at I: Registrerer data på uge eller månedsbasis, men i redegørelsen opgives mængder på årsbasis Opstiller sammenlignelige data fra de seneste fem år, eller færre år de første år, I kortlægger Forklarer, om data er målt, beregnede eller anslåede Angiver, hvis I har ændret metode eller grundlag for dataindsamling i forhold til forrige år. I det tilfælde skal data fra mindst et år tilbage ændres tilsvarende af hensyn til sammenligneligheden. Nøgletal kan være væsentlige sundhedsparametre, når I opgør hvor mange, der benytter aktiviteter på motion, antal rygere m.m. i forhold til alle ansatte.

8 8 Yderligere oplysninger om kortlægning findes under faneblad 3 Kortlægning Selvvurderet helbred en spørgeskemaundersøgelse Selvvurderet helbred er et mål for, hvordan danskerne har det. Det har vist sig, at man får et ganske præcist billede af sundhedsadfærd, hvis man spørger om, hvordan man vurderer sit eget helbred. Selvvurderet helbred er et godt redskab, til at kortlægge arbejdspladsens sundhedstilstand. Her får virksomheden et samlet billede af den enkelte medarbejders vurdering af eget helbred, et billede af medarbejderens ønsker samt tro og vilje omkring KRAM sundhedsbegrebet. KRAM (Kost, Rygning, Alkohol, Motion). Selvvurderet helbred, i Green Network regi, er et uddrag af spørgsmål fra Statens Institut for Folkesundhedsundersøgelse: Sundheds- og sygelighedsundersøgelsen Uddragene kan bruges til benchmarking med nationale data. De emner, der er fremhævet med kursiv skal som minimum kortlægges. Stamoplysninger Virksomhedens navn og adresse CVR- nr. Ansvarlig ledelse og kontaktperson Regnskabsperiode Selvvurderet helbred generelt Medarbejdernes opfattelse af eget helbred samt deres tro på egen indsats Kost Her kortlægges: Kostpolitik Motivation for den enkelte medarbejder for at ændre vægt og gennemføre det Leverandørkrav Frugtordning Kantineordning: Hvor mange har mulighed for at benytte kantinen, og hvor mange % af de ansatte benytter den? Indkøb/forbrug af fødevarer, drikke med videre, inklusive mødeforplejning. Udvælg minimum 3 produkter af kantinens indkøb af mad og drikke. Er der oplysninger om energiindhold i maden? Uddannelse Opskrifter Spise kultur Take away Klima Madpakkeordning Kostaktiviteter Basisoplysninger Antal medarbejdere, opdelt i personale og faggrupper Aldersfordeling Kønsfordeling eventuelt opdelt i faggrupper

9 Yderligere oplysninger om kortlægning findes under faneblad 3 9 Kortlægning Rygning Her kortlægges: Rygepolitik Motivation for den enkelte medarbejder til at holde op med at ryge og gennemføre det Antal rygere Passiv rygning Aktiviteter Faciliteter Tilskudsordninger Hjælp til rygestop Uddannelse Alkohol Her kortlægges: Alkoholpolitik Motivation for den enkelte medarbejder i forhold til at nedsætte alkoholforbrug og gennemføre det Procedurer for behandling og forebyggelse af alkoholproblemer Uddannelse af nøglepersoner Udbredelse af viden Motion Her kortlægges: Motionspolitik Motivation for den enkelte medarbejder i forhold til at være fysisk aktiv og gennemføre det Fysisk belastning i hovedbeskæftigelse Eksterne tiltag Interne tiltag Fysiske faciliteter Transport til og fra arbejde Sundhedsprofiler Her kortlægges væsentlige nøgletal fra jeres sundhedsprofiler, hvis I har gennemført en sådan. Helbredskontrol til medarbejdere på natarbejde Her kortlægges: Ansatte skal tilbydes gratis helbredskontrol, inden de begynder beskæftigelse med natarbejde, og derefter med regelmæssige tidsrum på mindre end 3 år. Kortlæg hvor mange ansatte, der tilbydes helbredskontrol indenfor denne kategori Sundhedsforsikringer Her kan I kortlægge føgende Tilbydes sundhedsforsikringer til alle ansatte Antal medarbejdere, der benytter sundhedforsikring (angivet i %) Udgifter til sundhedsforsikring Sundhed i øvrige værktøjer Sundhed kan indgå i en række af de redskaber, virksomheden allerede benytter. I kan her kortlægge hvor sundhed indgår: Arbejdspladsvurdering Medarbejderudviklingssamtaler Fraværs- og omsorgssamtaler Trivselsundersøgelser Introduktion af nyansatte Kunder og brugere Hvis I vælger at lade produkter indgå i jeres sundhedsledelse, skal det her fremgå: Hvilke typer produkter, der er omfattet Hvilke krav, I stiller til disse produkter

10 10 Yderligere oplysninger om sundhedspolitik findes under faneblad 4 Sundhedspolitik Via kortlægningen har virksomheden nu fået et billede af, hvilke tiltag der er i forhold til sundhedsfremme. Tiden er nu inde til at formulere en sundhedspolitik, hvis I ikke allerede har en sådan. Nationalt Center for sundhedsfremme på arbejdspladsen definerer en sundhedspolitik således: Sundhedspolitik er rammer og retningslinjer for, hvordan virksomheden vil arbejde med sundhedsfremme på arbejdspladsen. En sundhedspolitik bidrager til at fremme medarbejdernes sundhed, trivsel og arbejdsglæde og er med til at skabe en sund ramme på arbejdspladsen. Hvis sundhedsindsatsen for alvor skal integreres i virksomhedens liv, er det nødvendigt at løfte indsatsen op på et strategisk niveau, så man tænker sundhed ind som en del af virksomhedens koncept. Dermed bliver sundhed integreret i de ledelsesmæssige beslutninger og virksomhedens daglige drift. Det indebærer bl.a. at der arbejdes systematisk at man tager udgangspunkt i afdækning af behov og ønsker at virksomheden fastlægger mål for sundhedsarbejdet at målene følges op regelmæssigt Sundhedspolitikken skal således være et strategisk værktøj for ledelsen, og skal derfor godkendes på højeste ledelsesniveau. Politikken bør have en lang levetid, men I skal revidere den i takt med, at virksomheden udvikler sig. Ved skift i topledelsen bør I sikre, at den altid bliver taget op til drøftelse igen. Virksomheden kan bruge sin sundhedspolitik i markedsføringen. Det er oplagt, at I positionerer jer som en sundhedsvenlig virksomhed ved at fortælle omverdenen, hvad I gør og har af visioner på sundhedsområdet. Det forpligter dog sundhedspolitikken skal være troværdig, og virksomheden skal kunne dokumentere, at den holder, hvad den lover. Ellers giver det, stik imod hensigten, negativ omtale og negative relationer til samarbejdspartnere og andre involverede.

11 Yderligere oplysninger om vurdering og prioritering findes under faneblad 5 11 Vurdering og prioritering Når I har kortlagt jeres sundhedsforhold, skal I vurdere og prioritere dem. Vurdering Vurdering handler om at fastslå hvilken betydning, de enkelte elementer i kortlægningen har for virksomheden og dens medarbejdere. Der vurderes ud fra, hvilken betydning sundhedsforholdene har for: Medarbejderne Virksomheden Kommune /samarbejdspartnere eller nationale anbefalinger og politikker på sundhedsområdet En måde at foretage vurderingen på er f.eks. at bede samarbejdsudvalget/ MED udvalget, tillidsrepræsentanterne, eller alle medarbejdere og eventuelt kommunen om, hver især at komme med deres bud på, hvad de synes er vigtigt at arbejde videre med. Dette kan gøres gennem fokusgrupper, gruppearbejde, gå hjem-møder eller spørgeskemaer. Prioritering På baggrund af vurderingen skal I nu beslutte, hvilke sundhedsforhold, I vil arbejde videre med og eventuelt i hvilken rækkefølge. Prioriteringen er ledelsens beslutning om, hvilke interessenter, der skal tilgodeses på bekostning af andre. Denne prioritering kan aldrig være objektiv, men skal foretages, da det sjældent er muligt at arbejde videre med alle kortlagte sundhedsforhold på en gang. De forhold ledelsen i sidste ende prioriterer, skal der iværksættes målrettede sundhedstiltag overfor. I skal beskrive de kriterier, I anvender til prioriteringen. Vurderingen skal i næste fase anvendes som grundlag for ledelsen/styregruppens prioritering af de forslag, der er fremkommet.

12 12 Yderligere oplysninger om vurdering og prioritering findes under faneblad 5 Vurdering og prioritering Prioriteringskriterier Prioriteringen er et meget komplekst arbejde. Der kan ikke opstilles en objektiv metode for, hvordan den bedst gennemføres. I skal beskrive de kriterier, I anvender til prioriteringer. Eksempler på prioriteringskriterier er: Medarbejderinteresse Kommunens interesse/ Nationale anbefalinger Let gennemførlig løsning Rekruttering og fastholdelse Indvirkning på virksomhedens omdømme/ brand Krav ifølge overenskomst Implementeringsomkostninger Driftsomkostninger Sundhedspolitik emner Let løsning Medarbejderinteresse Myndighedsinteresse rekruttering og fastholdelse omdømme / brand krav iflg. overenskomst implementeringsomkostninger driftsomkostninger omfattet af politik / værdier prioritet kost rygning alkohol motion

13 Yderligere oplysninger om mål og handlingsplan findes under faneblad 6 13 Mål og handlingsplan I har nu vurderet og prioriteret de sundhedsområder, I vil arbejde videre med. Næste fase er at udarbejde en plan, der konkretiserer arbejdet med sundhed i mål og handlingsplaner for de prioriterede emner. Opstilling af mål Målene opstilles med udgangspunkt i de prioriterede emner. Det er vigtigt, at målene fastlægges, så det er muligt at følge op på dem altså at I kan foretage en meningsfuld måling. Det er vigtigt, at virksomhedens interne handlingsplaner indeholder opgaver, ansvar, ressourcer, tidsfrister og kontrolmetoder for hvert enkelt punkt. Den handlingsplan, der indsendes til Green Network, skal indeholde opgaver og overordnede tidsplaner. Når I formulerer målene, kan I med fordel tage udgangspunkt i, at de skal være SMARTe : S Specifikke M Målbare A Ansvarsplacerede R Relevante T Tidsbestemte Når I har udpeget de mål, I vil arbejde med, er det tid at planlægge de indsatser, der skal til for at nå målene. handlingsplan En handlingsplan er en samlet beskrivelse af de indsatser eller tiltag, der skal sættes i værk for at nå målene.

14 14 Yderligere oplysninger om sundhedsredegørelse findes under faneblad 7 Sundhedsredegørelse Sundhedsredegørelsen er essensen af arbejdet med sundhedsforholdene. Redegørelsen vil typisk have et omfang på 10 til 15 sider, afhængig af virksomhedens størrelse og initiativer. Udformningen af jeres sundhedsredegørelse bør tage udgangspunkt i, hvilke målgrupper, I har for redegørelsen. Dispositionen nedenfor giver en naturlig rækkefølge, og følger processen i arbejdet med sundhedsredegørelsen. Samtidig giver I redegørelsen en form, der gør den særlig velegnet til integrering af flere afdelinger eller andre typer redegørelser f.eks. arbejdsmiljøredegørelse og redegørelse om virksomhedens sociale engagement. Materialet fra kortlægningen opbevares som virksomhedens dokumentation i en håndbog. Håndbogen er ikke offentligt tilgængelig. Den offentligt tilgængelige redegørelse om virksomhedens sundhedsforhold, er essensen af håndbogen. Disposition Indholdsfortegnelse Forord/indledning samt beretning ved en direktør om redegørelsens formål, indhold, målgruppe og væsentligste resultater Stamoplysninger for virksomheden Kort præsentation af virksomheden og dens historie, produkter, organisation mv. Beskrivelse af, hvem der har været involveret i arbejdet, herunder ansvarlig ledelse og kontaktperson Beskrivelse af virksomhedens sundhedspolitik Præsentation af de væsentligste sundhedsforhold (kortlægning) med præsentation af nøgletal samt kommentarer hertil herunder anvendt regnskabspraksis Beskrivelse af baggrund for vurdering og prioritering Beskrivelse af mål og handlingsplaner for den kommende periode Opfyldelse af mål og handlingsplaner (gælder ikke første redegørelse) Den eksterne redegørelse indsendes til Green Network-sekretariatet og er offentligt tilgængelig. Sundhedsredegørelsen gælder i 3 år. Sundhedsredegørelsen skal være let forståelig og skal omfatte:

15 Yderligere oplysninger om gennemførelse og forankring findes under faneblad 8 15 Gennemførelse og forankring For at sundhedsredegørelsen bliver et troværdigt udtryk for virksomhedens sundhedsaktiviteter på området, skal I sikre, at alle de nævnte arbejdsopgaver bliver gennemført, og at sundhedsarbejdet bliver forankret blandt de ansatte. I skal udforme handlingsplanerne på en operationel og praktisk måde. Derfor skal I beskrive delopgaver, hvor det skal fremgå: Hvem der har ansvaret for de enkelte opgaver Hvem der deltager Hvordan opgaverne skal udføres Hvilke ressourcer, der er til rådighed Tidsplan Kontrolmetode for hvert enkelt punkt i handlingsplanen Hvordan måles Hvordan registreres og opfølges Hvem informeres, hvornår? For at sikre at sundhedsarbejdet er godt forankret, er det vigtigt at synliggøre beslutningerne. I vinder meget ved, at sundhedsforhold bliver synliggjort for medarbejderne gennem kortlægningen, og at de er med til at finde løsninger. Medarbejderne bliver herved motiveret til at gøre en indsats. Det kan være fornuftigt at forankre sundhedsarbejdet i virksomhedens MED udvalg. Efter udarbejdelse af sundhedsredegørelsen, går sundhedsarbejdet fra en projektopgave over i en driftsfase. Her er det vigtigt, at I får indarbejdet de opnåede erfaringer i dagligdagens rutiner og procedurer. For at I efterhånden kan gennemføre opgaverne rutinemæssigt og med færrest mulige ressourcer år for år, anbefaler vi at lave kortfattede procedurer for: Kortlægning, herunder rutiner og procedurer for indsamling og registrere data. Vurdering og prioritering. Opfølgning på handlingsplan. Udarbejdelse og indsendelse af sundhedsredegørelse (hvert 3. år). Registrering, opbevaring og kontrol af data Registrering af data sker bedst så tæt på begivenheden som muligt. Når f.eks. en medarbejder har gennemført et motionsforløb, registreres det umiddelbart efter i stedet for, at man senere skal prøve at huske, hvem der i årets løb har gennemført hvilke motionsaktiviteter. De registrerede data til en rapport opbevares samlet, f.eks. i en håndbog. Derudover skal I sikre, at både medarbejdere og ledelse forstår og bakker op om de vedtagne mål og initiativer. Ledelsen bør udpege en sundhedsansvarlig, som sikrer, at mål og handlingsplan bliver fulgt op.

16 udgiver: Green Network de sign og produktion: Aakjærs a/s, Vejle, medlem af Green Network tryk: PE Offset, I SO miljøcertificeret. ISBN