Dokumentstyring. Infonet. Manual til oprettelse og styring af dokumenter

Transkript

1 Dokumentstyring Infonet Manual til oprettelse og styring af dokumenter Version 3.1 Sygehus Lillebælt december 2016

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Forord Adgang til InfoNet Adgang til InfoNet via internettet Spørgsmål og support Håndbøger, kapitler, dokumenter og flow Håndbøger Kapitler Dokumenter Flowdiagram Roller Systemadministrator Lokal administrator Redaktør Forfatter Ansvarlig Godkender Høringsgruppe/-deltager Træningspart Dokumentbrugere Opret dokument & rediger dokumenthoved Opret tekstafsnit og skriv i de enkelte tekstafsnit Opret link i et dokument Opret internt link Opret eksternt link i et dokument Opret primært link til dokumenter i en anden håndbog Opret og rediger bilag til et dokument Opret et bilag Indsæt bilag som internt link Rediger et bilag, der er uploadet til et dokument Indsæt billeder i et dokument Opret billede som bilag Indsæt et billede i et afsnit i dokumentet Sygehus Lillebælt Side 1 Version december 2016

3 Indholdsfortegnelse 9 Send dokument til høring Tilføj en/flere personer til en høringsgruppe Høringsdeltagerne Privat høring Indarbejdelse af høringssvar i dokumentet Godkendelse og udgivelse af dokument Send dokument til godkendelse Udgiv dokument Rediger og/eller slet et dokument Oprettelse af ny version af dokument Slet et udkast Slet et dokument Fanen kapitler/redaktører Opret og rediger et kapitel Opret et kapitel Tildeling af redaktørrettigheder kapitelredaktør og dokumentredaktør Gode lister at trække Sygehus Lillebælt Side 2 Version december 2016

4 InfoNet - manual for håndbogsredaktører Forord Forord InfoNet er det elektroniske dokumentstyringssystem, som sundhedsvæsenet i Region Syddanmark har besluttet at benytte til håndtering af dokumenter såsom politikker, retningslinjer og instrukser. InfoNet er et versionsstyret system, hvilket betyder, at det er den senest godkendte og udgivne version af et dokument, som brugerne kan se. Tidligere versioner gemmes således, at historikken kan dokumenteres. Denne manual beskriver, hvordan dokumenter i praksis styres fra oprettelse til udgivelse. 1.1 Adgang til InfoNet Du har adgang til InfoNet på alle pc er i Region Syddanmark via adressen: Der er læseadgang til dokumenter i InfoNet, hvis du er på regionens netværk. Du behøver således ikke at logge på, hvis der fx står en funktions-pc åben. For at få adgang som redaktør, godkender eller i forbindelse med høring, skal du være logget på. Du er automatisk logget på InfoNet, hvis du har logget på pc en. 1.2 Adgang til InfoNet via internettet Hvis en afdeling har valgt, at man skal kunne tilgå afdelingens InfoNet fra internettet, har du læseadgang til dokumenterne via adressen: Spørgsmål og support Du kan få svar på dine spørgsmål enten ved at henvende dig til en håndbogsredaktør i din afdeling eller ved at henvende dig til systemadministrator i Kvalitetsafdelingen. Version december 2016 Side 3

5 InfoNet - manual for håndbogsredaktører Håndbøger, kapitler, dokumenter og flow 2 Håndbøger, kapitler, dokumenter og flow 2.1 Håndbøger Alle dokumenter i InfoNet er placeret i Håndbøger. En håndbog er InfoNets betegnelse for en samling af dokumenter. Der er håndbøger på tre niveauer i Region Syddanmark: Regionalt niveau Sygehus niveau Speciale niveau På regionalt niveau er indholdet tværgående og gældende for sygehusene i Region Syddanmark. På sygehus niveau er indholdet tværgående og gældende for sygehuset. På speciale niveau gælder indholdet kun for specialet. Hvert speciale med en selvstændig afdelingsledelse har sin egen håndbog. 2.2 Kapitler Hver håndbog er inddelt i kapitler. På specialeniveau vælger specialet selv kapiteloverskrifterne med udgangspunkt i bruttolisten for kapitler, der findes i InfoNet. 2.3 Dokumenter Dokumenterne er alle placeret på 4 hierarkiske niveauer: Niveau 1: Politikker og processer Niveau 2: Retningslinjer Niveau 3: Instrukser Niveau 4: Øvrige Dokumenttyperne er defineret i retningslinjen for dokumentstyring i Region Syddanmark, der findes i InfoNet (Dok-id 3215). 2.4 Flowdiagram Dokumenterne kan visuelt tilgås via flowdiagram, der findes som forsider i InfoNet. Version december 2016 Side 4

6 Roller 3 Roller 3.1 Systemadministrator Har ubegrænset adgang til hele systemet. 3.2 Lokal administrator Kan administrere udvalgte brugere og grupper dvs. et afgrænset område (fx. afsnit) indenfor deres eget speciale. Det er systemadministrator, der tildeler rettigheder til lokal administrator. 3.3 Redaktør Ansvarlig for den praktiske styring af indholdet i en håndbog. Personen sikrer at oprettelse, høring og udgivelse samt løbende opdatering finder sted. Personen kan ændre i opsætning af kapitler og dokumenter. Man kan tildeles roller som redaktør på tre niveauer: Håndbogsredaktør: kan oprette nye kapitler og dokumenter i hele håndbogen Kapitelredaktør: kan oprette nye dokumenter i det kapitel de har fået rettigheder til Dokumentredaktør: kan redigere i det dokumenter de har fået rettigheder til 3.4 Forfatter Skal varetage selve arbejdet med at skrive det faglige indhold i dokumenterne. Der kan knyttes en eller flere forfattere til hvert dokument. Der vil dog kun være én forfatter synlig i dokumenthovedet. Forfatteren er ansvarlig for at indholdet stemmer overens med gældende love, regler, retningslinjer og evidens på det faglige område. Forfatterne udpeges alt efter dokumentets indhold. Forfatteren kan vælge at skrive dokumentet i fx Word, hvorefter redaktøren lægger dokumentet i InfoNet. 3.5 Ansvarlig Ledelsen har det overordnede ansvar for at indholdet i håndbøger inden for deres ledelsesområde altid er ajourført. Sygehusledelsen er dermed ansvarlig for håndbøger på sygehusniveau og afdelingsledelsen er ansvarlig for dokumenter på specialeniveau. 3.6 Godkender Den ansvarlige godkender som udgangspunkt alle dokumenter til håndbogen. Det er muligt at uddelegere godkendelsen til andet relevant personale, som eksempelvis afdelingssygeplejerske eller souschef. Hvor det er relevant kan et dokument tildeles flere godkendere. Version december 2016 Side 5

7 Roller 3.7 Høringsgruppe/-deltager I forbindelse med at dokumentets indhold udfærdiges, kan dokumentet sendes frem og tilbage til høring blandt én eller flere personer eller personalegrupper, der har mulighed for at kommentere indholdet. Dokumentets forfatter(e) skal altid deltage i høringen. InfoNet giver en høringsdeltager mulighed for at videresende en høringsopgave i privat/intern høring, forud for fremsendelse af sit endelige høringssvar. 3.8 Træningspart I forbindelse med udgivelse af et dokument kan det sendes til træning hos en afgrænset gruppe af brugere. Træning benyttes eksempelvis i situationer, hvor det skal kunne dokumenteres, at brugeren har de fornødne kompetencer til at udføre en bestemt opgave. 3.9 Dokumentbrugere Dokumentets primære målgruppe - eksempelvis ansatte i et speciale eller en bestemt faggruppe. Flere af rollerne er indeholdt i dokumenthovedet. Version december 2016 Side 6

8 Opret dokument & rediger dokumenthoved 4 Opret dokument & rediger dokumenthoved Klik på knappen Redaktør nederst i venstre hjørne. I oversigten over dine redigeringsmuligheder skal du klikke på ikonet for indhold. Klik derefter på ikonet Tilføj nyt dokument ud for det kapitel, hvor dokumentet skal ligge. I højre side fremkommer et vindue, hvor dokumenthovedets oplysninger skal indtastes. Gule felter er obligatoriske at udfylde. TIP! Klik på stjernen for at få vist alle felter på én gang. Indstillingen bliver gemt til næste gang, du åbner et dokumenthoved til redigering. Dok. Navn: Skriv titlen på dit dokument Version december 2016 Side 7

9 Opret dokument & rediger dokumenthoved Skabelon: Det er muligt at vælge skabeloner med faste hovedafsnit i dokumentet. Hvilke skabeloner du kan vælge afhænger af, hvilken afdeling, du er ansat på. Hvis du ikke er informeret om andet, bruger du skabelonen SLB retningslinjer og instrukser. Det er vigtigt, at du vælger en skabelon, når du opretter dokumentet. Er dokumentet først oprettet, kan du ikke vælge skabelon, og eventuelle afsnit skal oprettes manuelt. Der kan dog altid manuelt tilføjes ekstra afsnit i et dokument. Kapitel: Fortæller hvilket kapitel, dokumentet er placeret i. Hvis du senere ønsker at ændre dokumentets placering, så er det her, du gør det. Dok. Nr.: Dokumenterne i kapitlet kan enten sorteres alfabetisk eller numerisk, ved at hvert dokument tildeles et nummer. Hvis der er angivet ét felt, sorteres dokumenterne alfabetisk, og numerisk hvis der er angivet to felter. Niveau: Vælg, hvilket niveau dokumentet hører til. Der skelnes mellem (se definition af niveauer): Niveau 1. Politikker/proces Niveau 2: Retningslinjer Niveau 3: Instrukser Niveau 4: Øvrigt Revision: Noter, hvornår dokumentet skal revideres. Som standard er InfoNet sat til 36 måneder. Det er muligt at vælge en specifik dato eller et andet antal måneder. Indholdsfort.: Indholdsfortegnelse er som standard sat til synlig, således at der automatisk vises en indholdsfortegnelse øverst i dokumentet med link til afsnit i dokumentet. Indholdsfortegnelsen kan fravælges. Ansvarlig: Vælg den ansvarlige for dokumentet. Som udgangspunkt er det altid afdelingsledelsen på den aktuelle afdeling, der er ansvarlig for dokumenterne i InfoNet. Ansvarlig vælges ved at klikke på knappen med de 3 prikker ud for ansvarlig. Der kommer et nyt vindue frem, hvor du vælger de ansvarlige ud fra en gruppeafgrænsning. Afgrænsning 1: Vælg Sygehus og Sygehus Lillebælt Afgrænsning 2: Vælg Lokation og den pågældende matrikel. Denne afgrænsning kan undlades, hvis specialet kun findes på én matrikel. Afgrænsning 3: Vælg Speciale og det pågældende speciale. Afgrænsning 4: Vælg Funktion og afdelingsledelse. Hvis du ønsker, at det kun er fx den ledende overlæge, der skal stå som ansvarlig, vælger du Afgrænsning 5: Stilling og herefter læge. Når afgrænsningen er lavet én gang, kan den efterfølgende findes i rullemenuen til højre for ansvarlig. Version december 2016 Side 8

10 Opret dokument & rediger dokumenthoved Redaktør: Er som standard sat til den, der opretter dokumentet, men kan ændres. Forfatter: Er den, som har skrevet dokumentet. Vælg forfatter ved at klikke på knappen med de tre prikker ud for forfatter. Der kommer et nyt vindue frem, hvor det anbefales at vælge forfatter enten via navn eller initialer. Når der er valgt redaktør og forfatter én gang, kan de efterfølgende findes i rullemenuen til højre som ved ansvarlig. Brugere: Her vælger du dokumentets primære målgruppe. Ved at klikke på + kan brugerne vælges ud fra gruppeafgrænsning på samme måde, som der vælges ansvarlig. Læseadgang: Er som standard sat til alle, og det skal overvejes meget nøje, hvis læseadgangen begrænses (dette anbefales ikke). Hvis læseadgangen begrænses, kan dokumentet ikke udlæses til det eksterne InfoNet. Nøgleord: Er et felt, der hjælper til at gøre det let at fremsøge dokumentet. Omhandler dokumentet fx diabetes, kan der i nøgleord skrives sukkersyge (altså synonymer), så dokumentet fremkommer, uanset om man søger på diabetes eller sukkersyge. Skriv kun ord, der ikke optræder i dokumentet, i dette felt. Tomt felt nederst på siden: Her skal der som udgangspunkt ikke skrives noget, idet det kommer til at stå over indholdsfortegnelsen i dokumentet. Feltet kan dog bruges som midlertidig orientering, for eksempel hvis der snarligt kommer en rettelser til dokumentet, eller som på de tværgående SLB dokumenter, hvor der står Tværgående dokument for Sygehus Lillebælt. Når alle felterne er udfyldt, klikker du på Gem, og i den midterste del af skærmbilledet ser du nu dokumentets dokumenthoved med de oplysninger, du har udfyldt. Du kan til enhver tid ændre i oplysningerne ved at klikke et vilkårligt sted i dokumenthovedet i det midterste skærmvindue, hvorefter dokumenthovedredigeringen åbner i højre side. Version december 2016 Side 9

11 Opret tekstafsnit og skriv i de enkelte tekstafsnit 5 Opret tekstafsnit og skriv i de enkelte tekstafsnit Når dokumenthovedet er oprettet, kan du begynde at skrive dokumentet. Hvis du ønsker yderligere afsnit/underafsnit til de allerede definerede tekstafsnit, kan du selv oprette flere afsnit. Klik på Nyt afsnit nederst på siden. I højre side navngiver du afsnittet med afsnitsnummer og titel. Med afsnitsnummer kan du efterfølgende flytte rundt på de afsnit, du har oprettet. Hvis du ikke angiver afsnitsnummer, bliver afsnittene sorteret i den rækkefølge, de bliver oprettet. Når du har Klikket på knappen Gem nederst på siden, kan du efterfølgende se det nye afsnit i indholdsfortegnelsen. Hvis du ændrer 1.1 Definition til 2.1 Definition vil afsnittet i indholdsfortegnelsen flytte sig ned under Fremgangsmåde. Du kan til enhver tid oprette nye afsnit, såfremt der bliver behov for flere underafsnit. For at skrive og redigere i et tekstafsnit klikker du på blyanten under det pågældende afsnits overskrift. I højre side åbnes en teksteditor, hvor teksten skrives. Det anbefales ikke, at vælge Wordeditoren under blyanten, idet der kan komme underliggende kode/ formateringer med, som vil besværliggøre oprettelse af links i teksten. Når du skriver/redigerer i et afsnit, har du i menulinjen over tekstfeltet adgang til forskellige funktioner, som du kender fra almindelig tekstbehandling såsom tabeller, tekstformatering, punktopstilling m.m. Tekststørrelse og -type skal altid være Verdana str. 10. Hvis du kopierer tekst ind fra fx Word, er det en god idé, at rense teksten. På den måde sikrer du, at der ikke ligger underliggende koder/formateringer. Du renser teksten ved at vælge funktioner >> Rens tekst. Husk efterfølgende at Klikke på knappen Gem nederst på siden. Version december 2016 Side 10

12 Opret link i et dokument 6 Opret link i et dokument I InfoNet skelnes der mellem tre forskellige typer links: Interne links, der linker til det, der ligger I InfoNet (fx andre dokumenter, bilag, billeder) Eksterne links, der linker til det, der ligger udenfor InfoNet (hjemmesider) Primære links, der linker til dokumenter i en anden håndbog, hvor dokumentrammen på det dokument, hvorfra der linkes, ikke vises 6.1 Opret internt link I det midterste vindue markerer du den tekst, som du ønsker at linke fra, hvorefter du klikker på kæden. I højre side åbner et nyt vindue, hvor du vælger, hvad du vil linke til. Som standard foreslår InfoNet, at der skal linkes til et dokument i samme håndbog, som det dokument, du er ved at redigere, ligger i. Hvis dokumentet, du vil linke til, ligger i en anden håndbog, end den, som InfoNet foreslår, finder du håndbogen i rullemenuen til højre for håndbogens navn. Kender du dok id på dokumentet, kan det skrives i ID feltet, og InfoNet udfylder automatisk felterne. Kender du ikke dok id, kan dokumentet fremsøges via mappestrukturen ved at klikke på den lille pil. Version december 2016 Side 11

13 Opret link i et dokument I feltet Indsæt på skal du definere, hvor i dokumentet, linket skal fremgå. Mulighederne er at linket kan gå fra Alle gange der står dokument i tekstafsnittet Første gang der står dokument i tekstafsnittet Alle gange der står dokument i i hele dokumentet Som udgangspunkt anbefales det, at linket indsættes første gang, ordet optræder i tekstafsnittet, da det er her, det er relevant at linke fra, samt det vil skabe forvirring for brugerne, hvis der linkes adskillige gange til det samme dokument. TIP! Overvej altid hvilket ord/ordkombination der linkes fra, så man ikke risikerer, at linket optræder det forkerte sted. Vælg Nyt vindue og klik OK. Nyt vindue betyder, at linket åbner op på en ny side (_blank er HTML koden for nyt vindue, den kommer automatisk). I det midterste vindue vil teksten, hvorfra du linker, nu fremstå med blå kursiv skrift, hvilket indikerer, at det er et internt link. Interne links sikrer, at man har et godt overblik over, hvorfra der linkes til et dokument i tilfælde af, at dokumentet skal slettes. Hvis et dokument skal slettes, anbefales det, at man altid først klikker på dobbeltkæden under dokumenthovedet på det udgivne dokument for at se, om der er andre der linker til dokumentet. Hvis det er tilfældes skal dokumentejer adviseres om, at dokumentet slettes og evt. hvad der erstatter dokumentet, så der ikke kommer inaktive links. 6.2 Opret eksternt link i et dokument Klik på blyanten i det midterste vindue ud for det afsnit, hvori der skal indsættes et eksternt link. I højre side markerer du teksten, som du ønsker at linke fra, og klikker på den blå globus (hyperlink) Version december 2016 Side 12

14 Opret link i et dokument Der åbner et nyt vindue I feltet Til skriver du adressen på den hjemmeside, du vil linke til I feltet Vis vælger du nyt vindue. Nyt vindue betyder, at linket åbner op på en ny side på internettet (_blank er HTML koden for nyt vindue, den kommer automatisk). Klik på knappen OK for at gemme og lukke vindue. I det midterste vindue vil teksten, hvorfra du linker, nu fremstå med blå almindelig skrift, hvilket indikerer, at det er et eksternt link. Det anbefales at bruge eksterne links med omtanke, idet en del links vil give fejlmeddelelser, når der sker ændringer på den eksterne hjemmeside, der linkes til. I så fald skal linket redigeres og genindsættes i dokumentet, og dokumentet skal godkendes på ny. 6.3 Opret primært link til dokumenter i en anden håndbog Fordelen ved et primært link er, at dokumenter, der er fælles for fx hele SLB kun skrives én gang, og rettelser i det oprindelige dokument straks vil ses i det dokument, der er et primært link til det tværgående dokument. Det primære link skal dog godkendes i egen afdeling på niveau med alle andre dokumenter. For at lave et primær link skal du først finde stien til det dokument, som du ønsker at linke primært til. Herefter holdes musen hen over det lille i, og en gul boks kommer frem. Kopier teksten der er markeret med blåt i skærmdumpet herunder. Version december 2016 Side 13

15 Opret link i et dokument Åbn herefter det dokument, hvor der skal linkes primært fra. Klik på clipsen under dokumenthovedet Rediger bilag på dokumentet. Der åbner et nyt vindue i højre side. Type: Står som default til Upload. Ændr denne til URL Sti: Fremkommer når der vælges URL. Her indsætter du linket til dokumentet Visning: Ikke relevant ved primære link lad blot Vis som link & bilag stå Fil-type: Står som default til Bilag. Ændr den til Primær. Klik på knappen OK for at gemme ændringerne. TIP! For at lette redigeringsarbejdet for kommende redaktører på et primært link kan du under redigering af dokumenthovedet skrive i det nederste blanke felt, at doku- Version december 2016 Side 14

16 Opret link i et dokument mentet linker primært til et andet dokument. Det er kun i redigeringstilstand, at denne oplysning kan ses. TIP! Det er en god ide at skrive nogle gode nøgleord på da der kun søges i overskriften til primær links Version december 2016 Side 15

17 Opret og rediger bilag til et dokument 7 Opret og rediger bilag til et dokument I InfoNet er det muligt at vedhæfte bilag til et dokument. Bilag kan fx være skemaer, formularer eller uddybende vejledninger. Bilag skal være manuelt versionstyret. Det vil sige, at der på bilagene skal være påført dato samt ansvarlig afdeling. Vedhæftning af bilag foregår i 2 trin, hvor bilaget først oprettes og efterfølgende indsættes med et internt link. 7.1 Opret et bilag For at vedhæfte et bilag skal du klikke på clipsen under dokumenthovedet Rediger bilag på dokumentet. Der åbner et nyt vindue i højre side Nr: Det er et valgfrit felt, hvor du kan give bilaget et nummer. Nummeret afgør, hvilken rækkefølge bilagene kommer i. Angiver du ikke nummer, kommer bilagene i alfabetisk rækkefølge ud fra navnet. Navn: Her kan du navngive bilaget. Type: Står som default til Upload, men når du klikker på OK, ændres det til URL, fordi bilaget nu er gemt på dokumentet i D4. Filnavn: Fremkommer automatisk, når du har fundet filen via Gennemse Visning: Står som default til Vis som link & bilag. Det betyder, at bilaget også vil fremkomme med titel nederst i dokumentet. Hvis der vælges hhv. Skjul eller Vis kun som link, vises bilaget ikke nederst, men kan kun vises for brugerne ved at blive linket ind i dokumentet som et internt link. Fil-type: Står som default til Bilag. Vær opmærksom på, at det kun er bilaget, og ikke det øvrige dokument, der vises, hvis der vælges Primær. Version december 2016 Side 16

18 Opret og rediger bilag til et dokument Klik på knappen OK for at gemme. Du kan nu se et 1 tal ud for clipsen, hvilket indikerer, at der er uploadet et bilag til dokumentet. TIP! Hvis man kun kan se bilaget og ikke dokumentrammen, når dokumentet er blevet udgivet, skyldes det, at der er valgt primær i stedet for bilag under Fil-type. For at rette det, skal der oprettes en ny version af dokumentet, bilaget skal redigeres og dokumentet skal godkendes og udgives på ny. 7.2 Indsæt bilag som internt link I det midterste vindue markerer du den tekst, som du ønsker at linke fra, hvorefter du klikker på kæden. I højre side åbner et nyt vindue, hvor du vælger, hvad du vil linke til. I feltet Type vælger du Bilag. I feltet Til vælger du det bilag du har uploadet. Felterne Indsæt på og Vis i kan udfyldes på forskellige måder læs mere om det i vejledningen Opret internt link i et dokument. Klik på OK. I det midterste vindue vil teksten, hvorfra du linker, nu fremstå med blå kursiv skrift, hvilket indikerer, at det er et internt link. 7.3 Rediger et bilag, der er uploadet til et dokument Når der oprettes et bilag til et dokument, gemmes bilaget i InfoNet. Det betyder, at der ikke kan redigeres i det dokument, der er uploadet. I stedet skal man åbne bilaget, gemme det lokalt på sin pc, lave rettelserne og uploade det nye bilag til dokumentet. Det er i samme ombæring vigtigt at huske at slette det forældede bilag. Version december 2016 Side 17

19 Indsæt billeder i et dokument 8 Indsæt billeder i et dokument Indsættelse af billeder sker i 2 trin ligesom indsættelse af ethvert andet bilag. 8.1 Opret billede som bilag For at vedhæfte et billede som bilag skal du klikke på clipsen Rediger bilag på dokumentet under dokumenthovedet. Der åbner et nyt vindue i højre side, hvor du klikker på knappen Gennemse for at finde billedet. I Visning vælges Skjult, da billedet ikke skal kunne findes nederst i dokumentet, men kun indsættes i et bestemt afsnit. Klik på knappen OK for at gemme og lukke. I felterne Nr. og Navn kan du nummerere og navngive billederne efter behov. 8.2 Indsæt et billede i et afsnit i dokumentet Klik på blyanten ud for det afsnit, hvor billedet skal indsættes, og redigeringsvinduet åbnes i højre side. Klik på rammen indsæt billede. Version december 2016 Side 18

20 Indsæt billeder i et dokument Der åbner en ny pop up-boks. Marker det relevante billede i venstre side, hvorefter det fremkommer nederst i højre side. Herfra kan du trække billedet over i tekstafsnittet, hvor det kan tilpasses ved at indstille fx højde og bredde efter behov. Klik på Gem og billedet kan ses i det midterste vindue. OBS: Det er meget vigtigt, at der ikke er CPR-nr. på de billeder, der indsættes (hverken rigtige, test eller på anden måde fiktive CPR-nr. må forekomme i InfoNet). Hvis der er et CPR-nr. skal det sløres, inden det uploades som bilag til InfoNet, Se vejledning i hvordan det gøres. Version december 2016 Side 19

21 Send dokument til høring 9 Send dokument til høring Undervejs i arbejdet med et dokument kan du vælge at sende dokumentet i høring hos andre. Dette er en god funktion specielt i de tilfælde, hvor der fx har været en arbejdsgruppe inde over dokumentet, eller en fagperson har uddelegeret udarbejdelsen af dokumentet til en anden. Når du sender et dokument i høring hos en eller flere, tildeler du dem læserettigheder til et dokument, der endnu ikke er udgivet. Rettighederne er således låst til den person, der er opsat som høringsdeltager, og kan kun benyttes indenfor den givne deadline. Det betyder, at den mail med link til dokumentet, man modtager som høringsdeltager, ikke kan sendes videre til en anden, idet linket ikke virker. Ønsker man at inddrage en kollega i høringen kan man benytte funktionen Privat høring. 9.1 Tilføj en/flere personer til en høringsgruppe For at oprette en høringsgruppe, klikker du på Høring lige under dokumenthovedet. I højre side åbner der et nyt vindue, hvor du på baggrund af navn eller initialer kan fremsøge den/de personer, som dokumentet skal sendes til høring hos. Hvis det er en større gruppe, som dokumentet skal sendes i høring hos, kan gruppeafgrænsning bruges på samme vis som ved oprettelse af ansvarlig og brugere i dokumenthovedet. I det tilfælde, skal du klikke på + under Person. Du kan altid fjerne en høringsdeltager ved at markere i kassen til højre og klik på knappen Fjern. Når alle relevante høringsdeltagere er fundet klikker du på Send dokument til Høringsgruppe. Version december 2016 Side 20

22 Send dokument til høring Det er spildt arbejde at bruge feltet Revisionsinformation, da teksten ikke gemmes på dokumentet. Skriv hellere din information om ændringen i mail-teksten. I feltet Tekst til mail kan du skrive en mail til høringsdeltagerne. Tilføj en deadline og klik på knappen Send, hvorefter høringsdeltagerne modtager en mail med link til dokumentet. TIP! Hvis man i feltet Deadline skriver +7 eller +14, bliver deadline automatisk sat til hhv. en uge eller to uger fra dags dato. 9.2 Høringsdeltagerne Når høringsdeltagerne klikker på linket i den udsendte mail, ser de dokumentet, som brugerne vil se det. Nederst i dokumentet har de dog mulighed for at skrive en kommentar og returnere det til redaktøren ved at klikke Send svar. Svarene bliver logført på dokumentet. OBS! Høringsdeltagerne kan også tilgå dokumentet via fanen Mine dokumenter i InfoNet. 9.3 Privat høring Privat høring betyder, at høringsdeltageren kan vælge at videresende høringen til en person, der ikke er medlem af høringsgruppe, men er relevant at inddrage. I disse tilfælde vil private høringssvar ikke ryge tilbage til redaktøren, men til den høringsdeltager, der har sendt dokumentet i privat høring. Private høringssvar bliver heller ikke logført, men skal efterfølgende af den oprindelige høringsdeltager skrives ind i kommentarfeltet for at komme med. I kommenteringsloggen kan høringsdeltagerne se de andre høringsdeltageres svar. 9.4 Indarbejdelse af høringssvar i dokumentet Høringsdeltagernes svar kan af redaktøren ses på to måder: Enten i den blå log oppe over dokumenthovedet eller under kommentarer/udgiv under dokumenthovedet. Høringssvarene indarbejdes i dokumentet, hvorefter det kan sendes til godkendelse. Version december 2016 Side 21

23 Godkendelse og udgivelse af dokument 10 Godkendelse og udgivelse af dokument Når dokumentet er færdigskrevet og evt. returneret fra høring skal det sendes til godkendelse. Godkendelse sker af de/den dokumentansvarlig(e) eller af en, som godkendelsesansvaret er uddelegeret til Send dokument til godkendelse Klik på godkendere under dokumenthovedet i det midterste vindue. I den højre side vil der nu fremkomme en liste med mulige godkendere af dokumentet. Der vælges en/flere godkendere ved at markere navnet og tryk på tilføj valgte. Når de relevante godkendere er valgt, klikkes på Send dokument til Godkendere, og følgende vises, hvor der blandt andet er mulighed for at skrive en tekst, der vil fremkomme i den mail godkenderen får i Outlook. Der skal også sættes deadline for godkendelse på. TIP! skriv +7 og godkenderen får en uge. OBS! Er der felter i dokumenthovedet, der ikke er udfyldt, fremkommer det med rødt, og man får ikke mulighed for at sende dokumentet til godkendelse, før end det er rettet. Version december 2016 Side 22

24 Godkendelse og udgivelse af dokument Dokumentet godkendes ved at godkender vinger af i feltet Godkendt og klikker på Send svar. Redaktør får en mail om, at dokumentet er godkendt. Og redaktør kan også se i fanen under mine dokumenter, at dokumentet er godkendt, hvilket vises med en grøn cirkel Udgiv dokument Når et dokument er godkendt, er det klar til udgivelse. Man kan se det under dokumenthoved ved, at der ved kommentar/udgiv er kommet en parentes, hvor der står OK og så det antal godkendere, der var sat på dokumentet. For at udgive dokumentet klikkes på Kommentar/Udgiv. I højre side skal dokumentet tildeles et versionsnummer. Er det et helt nyt dokument, skal dokumentet tildeles versionsnummer 1. Er der tale om betydelige ændringer i en ny version af et allerede eksisterende dokument, skal versionsnummeret ændres med et helt versionsnsummer fx fra 1 til 2 eller fra 1.3 til 2. Er der derimod kun tale om mindre kosmetiske ændringer i dokumentet såsom kommafejl, stavefejl eller rettelse af links, skal versionsnummeret kun ændres med en decimal fx fra 1 til 1.1. TIP! Når man ændrer decimaler på dokumenter, der har været sendt i træning hos brugere, vil det se ud som om brugeren også har trænet den nye version, selvom vedkommende ikke nødvendigvis har set dokumentet. OBS! I dokumenter hvor ændringerne betyder en ny måde at udføre en handling på kræves et nyt helt versionsnummer. Versionsnummeret er nemlig med til at fortælle brugeren, om ændring i dokumentte har betydnung for den måde, hvorpå de udfører en opgave. Version december 2016 Side 23

25 Godkendelse og udgivelse af dokument Det er desuden muligt at advisere brugere om, at dokumentet er opdateret. Dette bør dog kun ske i de tilfælde, hvor ændringen er stor og har betydning for udførelsen af opgaven. For at advisere brugerne, sættes et flueben i Send og træning til brugerne. Som udgangspunkt vil InfoNet foreslå, at der sendes adviseringsmail ud til dem, der er brugere af dokumentet, men der kan hhv. fjernes og tilføjes brugere ved at klikke på + eller x. Efterfølgende klikkes på Udgiv, og dokumentet er nu synligt for brugerne. Version december 2016 Side 24

26 Rediger og/eller slet et dokument 11 Rediger og/eller slet et dokument Hvis du er kapitel- eller håndbogsredaktør, kan du via fanen Indhold, når du er inde som redaktør, se om der er dokumenter, der er under revision. Er et dokument under revision, markeres det med en blyant ud for dokumentet Oprettelse af ny version af dokument Ønsker du at oprette en ny version af et dokument, klikker du på + ud for det dokument, du ønsker at revidere. Herefter bliver du spurgt, om du ønsker at oprette en ny version af dokumentet, hvilket du skal svare OK til. Herefter kan du redigere i dokumentet Slet et udkast Er du ved en fejl kommet til at oprette en ny version af et dokument, kan du slette ved først at klikke et vilkårligt sted i dokumenthovedet, så dokumenthovedets redigeringsfelt fremkommer i højre side, hvorefter du nederst i højre side kan vælge Slet udkast. Dette skal du sige OK til, hvorefter du for en sikkerhedsskyld skal vælge Slet udkast igen og klikke OK. Så er udkastet slettet Slet et dokument For at slette et dokument skal du starte med at oprette en ny version af dokumentet. Herefter skal du Klikke et vilkårligt sted i dokumenthovedet, så dokumenthovedets redigeringsfelt fremkommer i højre side, hvorefter du nederst i højre side kan vælge Slet dokument. Herefter skal du vælge OK. Dette skal du, som ved sletning af et udkast gøre to gange, og anden gang du klikker Slet dokument, får du mulighed for at angive en kommentar om hvorfor dokumentet slettes. Dette kan være brugbart i en senere situation, hvor du får brug for at finde dokumentet igen. OBS! Det er kun systemadministrator, der kan genfinde og genskabe slettede dokumenter. Version december 2016 Side 25

27 Rediger og/eller slet et dokument TIP! Inden du sletter et dokument er det en god ide, at tjekke, om der er andre, der linker til dokumentet. Det gør du ved at klikke på dobbeltpilen under dokumenthovedet. I de tilfælde at andre linker til dokumentet, bør du orientere dem om, at du sletter dokumentet, så de ikke har døde links i deres håndbog. Version december 2016 Side 26

28 InfoNet - manual for håndbogsredaktører Fanen kapitler/redaktører 12 Fanen kapitler/redaktører Under fanen kapitler/redaktører, som alle kapitel og/eller håndbogsredaktører kan tilgå er der forskellige funktioner, der er værd at nævne: Opret og rediger et kapitel Tildeling af redaktørrettigheder (kapitel- og dokumentredaktør) Gode lister at trække 12.1 Opret og rediger et kapitel Alle håndbøger bliver oprettet af systemadministrator. I håndbøgerne kan håndbogsredaktørerne oprette kapitler og kapitel- og håndbogsredaktørerne kan oprette underkapitler hertil Opret et kapitel Gå ind som redaktør. I venstre side vises nu de håndbøger, som du har adgang til at redigere. Klik på fanen Kapitler/Redaktører ud for den håndbog, hvori du vil oprette et nyt kapitel. TIP! Første gang du går ind i fanen Kapitler/redaktører, skal du klikke på stjernen øverst i det midterste vindue, herved får du alle funktionerne vist på én gang. Scrol ned i bunden af siden forbi kapiteloversigten og klik på Nyt kapitel. Version december 2016 Side 27

29 InfoNet - manual for håndbogsredaktører Fanen kapitler/redaktører Hvis du fx vil oprette et nyt underafsnit til Kapitel 14 Hjertestop, vælger du at kapitlet skal ligge under 14 Hjertestop, og giver det det næstkommende nr. samt en titel og klikker OK. I midtervinduet kan du nu se et nyt kapitel under kapitlet om Hjertestop. Så længe kapitlerne ikke er markeret med fed, ligger der ikke aktive dokumenter i kapitlerne, og brugerne kan ikke se kapitlerne. Det er kun dig og de øvrige redaktører, der kan se dem, når I går ind som redaktører. TIP 1! Ved oprettelse af kapitler er det nødvendigt at kende sin kapitelstruktur, så man sikrer, at kapitlerne bliver oprettet det korrekte sted. Kapitler kan dog efterfølgende flyttes rundt i håndbogen ved at ændre på placeringen. Hvis man flytter et kapitel, vil eventuelle dokumenter i kapitlet flytte med. TIP 2! Hvis der er flere end 9 underkapitler, er det vigtigt, at tallet rykkes et hak ind med mellemrumstasten, ellers vil 10. underkapitel komme efterfølgende 1 osv Tildeling af redaktørrettigheder kapitelredaktør og dokumentredaktør Når der er oprettet kapitler, kan der tildeles kapitelredaktører. Det gøres også i midtervinduet under fanen Kapitler/Redaktører. Under Redaktører klikker du på Kapitler & dokumenter. Version december 2016 Side 28

30 InfoNet - manual for håndbogsredaktører Fanen kapitler/redaktører Et nyt vindue åbner, hvor du ud fra en rulleliste kan vælge det bestemte kapitel, som du vil sætte en redaktør på. Og klikker på kapiteloverskriften under bjælken. OBS! Hvis du skal tildele dokumentredaktørrettigheder, klikker du på det pågældende dokument i stedet og følger nedenstående anvisning. I højre side har du nu mulighed for at vælge via navn, hvem der skal oprettes som kapitelredaktør, hvorefter du klikker OK. Hvis der allerede er oprettet kapitelredaktører er det også her, du kan se, hvem det er og evt. slette dem, hvis de ikke længere skal have denne funktion. OBS ved tildeling af kapitelredaktørrettigheder er det håndbogsredaktørens ansvar at introducere kapitelredaktøren til InfoNet og herunder, at der ikke må forekomme personhenførbare oplysninger i InfoNet Gode lister at trække Under fanen Kapitler/Redaktører har håndbogsredaktørerne også mulighed for at trække forskellige lister. Blandt andet listen Revision indenfor 6 måneder, der giver et Version december 2016 Side 29

31 InfoNet - manual for håndbogsredaktører Fanen kapitler/redaktører godt overblik over, hvilke dokumenter, der skal revideres indenfor det næste halve år samt de dokumenter, der evt. allerede har overskredet revisionsdatoen. Listen Dokumenter under udarbejdelse giver et komplet billede af, hvilke dokumenter der er under revision i den pågældende håndbog. Liste over forfattere: Liste over godkendere: Version december 2016 Side 30