DDElibra H Å N D B O G

Transkript

1 H Å N D B O G Axiell Danmark A/S Version GUI Copyright 2016

2 2 1 Indholdsfortegnelse 1 Indholdsfortegnelse Introduktion Søgning i dokumentationen Åbning af "" Funktioner Symboler Modulvinduets opbygning Faner Skranke Plan Deltagerliste Låner Funktionalitet i "" splaner Oprettelse af cirkulationsplaner Fremsøgning af cirkulationsplaner Redigering af cirkulationsplaner Sletning af cirkulationsplaner Delplaner Oprettelse af delplaner Redigering af delplaner Sletning af delplaner Afvikling af delplaner Deltagerlister Oprettelse af deltagerlister Kopier deltagerliste Omdøb deltagerliste Slet deltagerliste Tilknytning af deltagere/deltagerlister til delplaner Tilknytning af deltagere Tilknytning af deltagerlister Tilknytning af deltagere til igangsatte cirkulationer Ændring af deltagerrækkefølge Slet deltager / deltagerliste fra delplan Lånerhåndtering Fravælg cirkulationer Igangsæt cirkulation "Tidsskrifter" "Andet" Videresendelse af cirkulationer Afbryd cirkulation... 19

3 Status for cirkulation Udlån, aflevering eller fornyelse af materialer der cirkulerer... 21

4 4 2 Introduktion "" er et modul i DDElibra. Modulet håndterer de funktioner der er nødvendige for at styre cirkulation af materialer til en brugergruppe, herunder: - oprettelse og vedligeholdelse af cirkulationsplaner - oprettelse og vedligeholdelse af deltagerlister - udlån, aflevering og rykning af materialer der cirkulerer Der kan håndteres cirkulationsplaner for materialer, der kan identificeres ved ét bestemt idnr. typisk et tidsskrift. Sådanne cirkulationer vil i det efterfølgende blive beskrevet som "Tidsskrift". Der kan desuden håndteres cirkulationsplaner for materialer, der ikke kan identificeres ved et bestemt idnr. typisk et emne. Sådanne cirkulationer vil i det efterfølgende blive beskrevet som "Andet". Modulet understøtter følgende cirkulationsformer: Stjerne - hvor materialet udlånes til den første deltager. Efter endt læsning afleveres materialet igen i systemet, hvorefter det udlånes til næste deltager. En stjernecirkulation kan afvikles med et eller flere eksemplarer af materialet. Cirkel - hvor materialet udlånes til en pseudolåner, hvorefter det sendes til den første deltager sammen med en cirkulationsliste. Materialet sendes fra deltager til deltager. En cirkelcirkulation vil altid blive afviklet med ét eksemplar af materialet. Igangsættelse af en cirkulation forudsætter, at der er oprettet en plan med en eller flere delplaner, hvor der til hver delplan er knyttet de deltagere, der skal deltage i cirkulationen. Det er en forudsætning, at deltagerne er oprettet som lånere i bibliotekssystemet. Angående oprettelse af lånere henvises til " - Udlån". Det er desuden en forudsætning, at materialer der skal cirkulere er beholdningsregistreret i bibliotekssystemet. Dokumentationen forudsætter kendskab til: " Generelt" samt " - Topvinduet". Overalt i systemet vil en funktion kunne aktiveres såvel ved brug af tastatur som ved brug af mus. I dokumentationen er aktiveringen udelukkende beskrevet ved brug af tastatur.

5 5 3 Søgning i dokumentationen Der kan søges i dokumentationen med Ctrl+B. 4 Åbning af "" "" åbnes med (Ctrl+Q) 5 Funktioner I "" kan følgende funktioner benyttes: Funktion Udføres med Uddybende bemærkninger Opret F7 Opretter ny deltagerliste. Slet Shift+F7 Sletter markeret plan, delplan eller deltagerliste. Eller sletter en låner fra samtlige deltagerlister og cirkulationsplaner. Slet delt. Ctrl+F7 Sletter en markeret deltager / deltagerliste fra en deltagerliste. Uønsket Alt+F7 Deaktiverer / aktiverer låneren på den markerede cirkulationsplan. Find F8 Fremkalder en søgedialog, der giver mulighed for at fremsøge planer. Opdater Shift+F8 Opdaterer ændrede oplysninger. Flyt op Ctrl+F8 Flytter delplaner eller deltagere frem i cirkuleringsrækkefølgen. Flyt ned Alt+F8 Flytter delplaner eller deltagere tilbage i cirkuleringsrækkefølgen.

6 6 Opret plan F9 Opretter ny cirkulationsplan. Opret delpl. Shift+F9 Opretter en delplan til en cirkulationsplan. Tilk. låner Ctrl+F9 Tilknytter en enkeltlåner til en delplan. Tilk. liste Alt+F9 Tilknytter en deltagerliste til en delplan. Vis cirk. Cttrl+F10 Viser status for den markerede cirkulation. Start Andet Alt+F10 Starter cirkulationer der ikke er "Tidsskrifter". Sidste låner F12 Henter den låner, der sidst har været aktiv på den pågældende arbejdsplads. Hvis det sidste man har foretaget sig er en oprettelse eller en opdatering i lånerregisteret, vil det være den oprettede/opdaterede låner, der hentes ved tryk på (F12) "Sidste låner". Blank Shift+F12 Blanker feltindhold. Funktionerne er kun aktive, når de er relevante. Kun funktioner, der anvendes i den aktive fane, vil blive vist i menuen "Funktioner" og i "Funktionslinien".

7 7 6 Symboler I "" anvendes følgende symboler: Symbol: Betydning: splan tidsskrift. splan "Andet". Stjernecirkulation. Cirkelcirkulation. Deltager. Deltager findes også tidligere på den aktuelle delplan. Deltager er p.t. fraværende fra samtlige cirkulationer. Deltager findes også tidligere på den aktuelle tidsplan, og er desuden p.t. fraværende fra samtlige cirkulationer. Deltagerliste. Deltagerliste der indgår i allerede tilknyttet deltagerliste på den aktuelle delplan. en er p.t. uønsket.

8 8 7 Modulvinduets opbygning Modulvinduet indeholder 4 faner: "Skranke", "Plan", "Deltagerliste" og "Låner". 7.1 Faner Skranke Fanen benyttes til at starte tidsskriftcirkulationer, til at videresende allerede igangsatte cirkulationer og til at afbryde igangværende cirkulationer. Fanen indeholder følgende felter: Feltbetegnelse: Mat.nr. Afbryd cirkulation Dato Idnr. Liste Indhold: Felt til indlæsning/indtastning af materialenummer på tidsskrifter der skal cirkulere, eller på materialer som allerede cirkulerer. Felt der afkrydses, hvis en igangværende cirkulation ønskes stoppet for det materialenummer der efterfølgende indlæses/indtastes i feltet "Mat.nr.". Felt til angivelse at dato, hvis materialer modtaget på angivet dato ønskes cirkuleret automatisk. Udfyldes, hvis den automatiske cirkulering kun skal omfatte et enkelt idnr. Listen giver oplysninger om de materialer der cirkuleres.

9 9 Listen indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Mat.nr. Titel Nummer/Plan Handling Indhold: Materialenummer. Titel på det aktuelle materiale. Årgang og nummer for tidsskriftcirkulationer. Navn på den aktuelle cirkulationsplan for "Andet". Oplyser om det er en ny delplan der starter, og om denne skal cirkulere som stjerne eller som cirkel. Giver desuden oplysning om hvilken låner materialet skal sendes til. Når cirkulationen er afsluttet, gives oplysning om, at det skal retur til normalt udlån Plan Fanen benyttes til oprettelse og vedligeholdelse af planer med tilhørende delplaner, deltagere og / eller deltagerlister. Desuden til at igangsætte "Andet" og til at få vist status for de enkelte cirkulationer. Fanen indeholder til venstre en træstruktur med cirkulationsplaner. Højre del af fanen er inddelt i 2 områder. Øverst felter til specificering af planer. Nederst felter til specificering af delplaner Træstruktur Træstrukturen indeholder følgende niveauer: Niveau Indhold 1. Planer 2. Delplan/delplaner 3. Deltagerliste/-lister og/eller enkeltlånere.

10 Planspecificering Planspecifikationen indeholder følgende felter: For tidsskrifter: Feltbetegnelse: Idnr. Maks. antal Note Indhold: Tidsskriftets idnr. med tilhørende oplysninger fra den bibliografiske post. Antal materialer der ønskes sat i cirkulation for den aktuelle plan. Det er muligt at afvige fra det registrerede antal, men systemet vil komme med en advarsel, hvis man overskrider det angivne antal. Feltet kan benyttes frit til evt. bemærkninger om den aktuelle plan. For "Andre" planer: Feltbetegnelse: Navn Note Indhold: Navnet der er valgt til planen ved dens oprettelse. Feltet kan benyttes frit til evt. bemærkninger om den aktuelle plan Delplanspecifikation Delplanspecifikationen indeholder følgende felter Feltbetegnelse: Navn Type Lånetid Maks. antal Indhold: Navnet der er valgt til delplanen ved dens oprettelse. Delplanens type stjerne eller cirkel. Lånetiden for den enkelte deltager der er tilknyttet delplanen. Det maksimale antal materialer der ønskes sat i cirkulation for den aktuelle delplan. Feltet findes kun ved stjernecirkulationer, idet en cirkelcirkulation altid vil blive afviklet med ét eksemplar.

11 Deltagerliste Fanen benyttes til at oprette og vedligeholde deltagerlister. Fanen indeholder til venstre en liste over oprettede deltagerlister. Til højre findes øverst feltet: "Deltagerliste". Under feltet findes en liste der indeholder oplysninger om de enkelte deltagere på en markeret liste. Listen har følgende kolonner Kolonnebetegnelse: Navn Adresse Indhold: Til venstre for kolonnen "Navn" angiver et symbol, om det tilhørende navn vedrører en "Liste" eller en "Låner". Udfyldes med oplysninger fra lånerregisteret, hvis deltageren er en låner. Udfyldes med oplysninger fra lånerregisteret, hvis deltageren er en låner, og adressen er registreret i lånerregisteret Låner Fanen giver mulighed for at få vist en låners cirkulationer. Det er desuden her muligt at registrere en låner som fraværende i en periode, eller at fravælge / tilvælge enkelte cirkulationer for den identificerede låner. Fanen indeholder øverst en "Identifikationslinie". Angående funktionalitet i "Identifikationslinien" henvises til: " Udlån".

12 12 Under identifikationslinien findes felter til registrering af fravær. Under disse felter findes en liste der indeholder følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Plan / Delplan Deltagerliste Indhold: Indeholder navne på de planer / delplaner, den identificerede låner deltager i. Indeholder navnet på den deltagerliste, der for den pågældende plan medfører, at den aktuelle låner deltager i cirkulationen. Hvis låneren er tilknyttet delplanen uden at være registreret i en deltagerliste, vil feltet være tomt. Yderst til højre findes et felt til angivelse af, om låneren p.t. har fravalgt den aktuelle cirkulation. 8 Funktionalitet i "" 8.1 splaner Oprettelse af cirkulationsplaner Aktiver fanen "Plan". Tryk (F9) "Opret plan". Herved fremkommer en dialog, der giver mulighed for at vælge plantype. Der kan vælges "Tidsskrift" (Alt+T) eller "Andet" (Alt+N). Alternativt kan man annullere med (Alt+A) eller (Esc).

13 "Tidsskrifter" Vælg (Alt+T) "Tidsskrift" og indtast idnr. for den relevante bibliografiske post i feltet "Idnr.". Den bibliografiske posts titel fremkommer i feltet til højre for feltet "Idnr.". Der accepteres med (Retur) eller (Alt+O) "OK". Der kan alternativt annulleres med (Alt+A) eller (Esc). "Tidsskriftets" titel fremkommer nu i træstrukturen på 1. niveau. "Maks. antal" vil blive udfyldt med default værdi af systemet. Hvis værdien i feltet "Maks. antal" ændres og/eller notefeltet udfyldes trykkes efterfølgende (Shift+F8) "Opdater" "Andet" Vælg (Alt+N) "Andet" og indtast et valgfrit navn for cirkulationsplanen. Accepter med (Alt+O) "OK". Der kan annulleres med (Alt+A) eller (Esc). Den valgte titel fremkommer nu i træstrukturen på 1. niveau. Udfyld evt. notefeltet og tryk i givet fald efterfølgende (Shift+F8) "Opdater" Fremsøgning af cirkulationsplaner Aktiver fanen "Plan". Tryk (F8) "Find". Ved aktivering af søgedialogen vil der i felterne "Plantype" og "Delplantype" være valgt "Alle" så efterfølgende tryk på (Retur) eller (Alt+F) "Find" vil fremsøge alle planer. Alternativt kan andre søgekriterier indtastes/vælges inden der trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find". Søgedialogen kan desuden forlades med (Alt+L) "Luk" eller (Esc). Hvis søgedialogen genkaldes, vil tidligere indtastede søgekriterier være bibeholdt. Yderligere søgekriterier kan indtastes, inden der igen trykkes (Retur) eller (Alt+F) "Find". Alternativt kan der trykkes (Alt+B) "Blank", inden nye søgekriterier indtastes.

14 Redigering af cirkulationsplaner Marker den aktuelle cirkulationsplan. Foretag de ønskede rettelser i specifikationen for planen og tryk (Shift+F8) "Opdater" Sletning af cirkulationsplaner Marker den aktuelle cirkulationsplan. Tryk (Shift+F7) "Slet". Der fremkommer herefter en dialog, hvor sletningen skal bekræftes med (Retur) eller (Alt+J). Alternativt kan der fortrydes med (Alt+N) eller (Esc). En cirkulationsplan kan ikke slettes, hvis en tilhørende delplan har aktive cirkulationer. 8.2 Delplaner Oprettelse af delplaner Marker den plan hvortil der ønskes oprettet en delplan. Tryk (Shift+F9) "Opret delplan". Vælg (Alt+C) "Cirkel" eller (Alt+S) "Stjerne". Alternativt kan der annulleres med (Alt+A) eller (Esc). Angiv navn samt lånetid for den oprettede delplan og tryk (Shift+F8) "Opdater", hvorefter det indtastede navn vises i træstrukturen på 2. niveau. For "Stjerne" delplaner angives desuden "Maks. antal" for den aktuelle delplan. Oprettes. der flere delplaner, vil nye fremstå under tidligere oprettede delplaner i træstrukturen. Det er muligt at ændre på rækkefølgen af delplanerne med (Ctrl+F8) "Flyt op" eller (Alt+F8) "Flyt ned" Redigering af delplaner Marker den aktuelle delplan. Foretag de ønskede rettelser i specifikation for delplanen og tryk (Shift+F8) "Opdater".

15 Sletning af delplaner Marker den aktuelle delplan. Tryk (Shift+F7) "Slet". Der fremkommer herefter en dialog, hvor sletningen skal bekræftes med (Retur) eller (Alt+J). Alternativt kan der fortrydes med (Alt+N) eller (Esc). En delplan kan ikke slettes, hvis den har aktive cirkulationer. 8.3 Afvikling af delplaner Når en cirkulation er startet, vil de tilknyttede delplaner altid blive afviklet, i den rækkefølge de figurerer i træstrukturen. Hvis der er flere eksemplarer til rådighed til afvikling af en cirkulationsplan, vil flere delplaner kunne afvikles samtidig. Stjernedelplaner vil blive afviklet sekventielt med flere eksemplarer, hvis der i delplanspecifikationen for den aktuelle stjernedelplan er angivet et maksimalt antal, der er større end Deltagerlister Oprettelse af deltagerlister Skift til fanen "Deltagerliste" Tryk (Shift+F12) "Blank". Angiv et navn for den nye deltagerliste i feltet "Deltagerliste" og tryk (F7) "Opret" Deltagere til listen kan enten være enkeltlånere og /eller andre deltagerlister. Enkeltlånere og / eller deltagerlister kan flyttes op eller ned på deltagerlisterne med (Ctrl+F8) "Flyt op" / (Alt+F8) "Flyt ned".

16 Tilknyt deltagere Tilknyt enkeltlånere Marker den aktuelle deltagerliste i venstre side af modulvinduet. Tryk (Ctrl+F9) "Tilk. låner". Find den ønskede låner frem i "Kviklåner" (Angående funktionalitet i "Kviklåner" henvises til " - Udlån"). Den valgte låner vil blive indsat i listen til højre i modulvinduet. Tilknyt deltagerlister Marker den aktuelle deltagerliste i venstre side af modulvinduet. Tryk (Alt+F9) "Tilk. liste". En dialog viser mulige deltagerlister. Marker den ønskede "Liste" og tryk (Retur) eller (Alt+O) "OK". Alternativt kan der annulleres med (Alt+A) eller (Esc). Den valgte "Liste" vil blive indsat i listen til højre i modulvinduet Slet deltagere Marker den låner eller deltagerliste der ønskes fjernet fra deltagerlisten og tryk (Ctrl+F7) "Slet delt." Kopier deltagerliste Marker den deltagerliste der ønskes kopieret. Indtast navnet på den nye deltagerliste i feltet: "Deltagerliste" og tryk (F7) "Opret" Omdøb deltagerliste Marker den aktuelle deltagerliste. Skriv det nye navn i feltet: "Deltagerliste" og tryk (Shift+F8) "Opdater".

17 Slet deltagerliste Marker den aktuelle deltagerliste og tryk (Shift+F7) "Slet". Der fremkommer herefter en dialog, hvor sletningen skal bekræftes med (Retur) eller (Alt+J). Alternativt kan der fortrydes med (Alt+N) eller (Esc). 8.5 Tilknytning af deltagere/deltagerlister til delplaner. Skift til fanen "Plan". Marker den aktuelle delplan Tilknytning af deltagere Tryk (Ctrl+F9) "Tilk. låner". Find den ønskede låner frem i "Kviklåner" (Angående funktionalitet i "Kviklåner" henvises til " - Udlån"). Den valgte låner vil fremkomme i træstrukturen på 3. niveau Tilknytning af deltagerlister Tryk (Alt+F9) "Tilk. liste". En dialog viser mulige deltagerlister. Marker den ønskede "Liste" og tryk (Retur) eller (Alt+O) "OK". Alternativt kan der annulleres med (Alt+A) eller (Esc). Den valgte liste vil fremkomme i træstrukturen på 3. niveau Tilknytning af deltagere til igangsatte cirkulationer Hvis en deltager tilknyttes en stjernedelplan, der allerede er igangsat (direkte eller via deltagerliste), vil deltageren blive medtaget i den igangsatte cirkulation, hvis han/hun placeres efter den deltager, der p.t. har det aktuelle materiale Ændring af deltagerrækkefølge Det er muligt at ændre på rækkefølgen af deltagere / deltagerlister til de enkelte delplaner med (Ctrl+F8) "Flyt op" eller (Alt+F8) "Flyt ned".

18 Slet deltager / deltagerliste fra delplan Marker den aktuelle deltager / deltagerliste. Tryk (Shift+F7) "Slet". 8.6 Lånerhåndtering Skift til fanen "Låner" Fravælg cirkulationer Indlæs lånerens kortnummer eller find låneren via "Kviklåner". Hvis alle lånerens cirkulationer ønskes gjort inaktive i en periode udfyldes felterne: "Fraværende fra" og/eller "Til" og der trykkes (Shift+F8) "Opdater". Hvis en enkelt cirkulation ønskes gjort inaktiv, markeres den, og der trykkes (Alt+F7) "Uønsket", hvorefter der fremkommer et yderst til højre i listen ud for den aktuelle cirkulation. Trykkes der atter (Alt+F7) "Uønsket", forsvinder markeringen, og cirkulationen bliver gjort aktiv igen. Hvis låneren ønskes slettet permanent fra samtlige deltagerlister og cirkulationsplaner trykkes (Shift+F7) "Slet". Sletningen skal efterfølgende bekræftes. 8.7 Igangsæt cirkulation "Tidsskrifter" Aktiver fanen "Skranke". Aflæs/indtast materialenummer for det aktuelle tidsskriftnummer. Hvis materialet ikke er cirkulationsmarkeret i "Accessions- og tidsskriftssystemet" vil man få en advarsel. smarkeringen er dog ikke en forudsætning for, at materialet kan cirkulere. En cirkulationsmarkering angivet i "Accessions- og tidsskriftssystemet" vil automatisk følge med, når nye numre indgår, så materialerne umiddelbart kan tages fra. Efter aflæsning/indtastning af materialenummer vil der blive vist relevante oplysninger i listen. For stjernecirkulationer vil der blive udskrevet en udlånskvittering, der angiver lånerens navn og afleveringsfrist for materialet. For cirkelcirkulationer vil der blive udskrevet en cirkulationsliste og en adresselabel til den første låner på listen.

19 Automatisk cirkulering Hvis der markeres i feltet "Dato", og feltet udfyldes med en dato, vil alle cirkulationsmarkerede materialer, der er modtaget på den angivne dato, blive cirkuleret automatisk, når der trykkes (Retur). Hvis feltet "Idnr." er udfyldt inden der trykkes retur, vil kun materialer på dette idnr. blive cirkuleret "Andet" Aktiver fanen "Plan" Marker den relevante plan. Tryk (Alt+F10) "Start Andet". Aflæs/indtast det aktuelle materialenummer og tryk (Alt+O) "OK" eller (Retur). Alternativt kan der annulleres med (Alt+A) eller (Esc). Relevante oplysninger vil blive vist i fanen "Skranke", og relevant udskrift vil blive udskrevet. 8.8 Videresendelse af cirkulationer Når et materiale, der indgår i en cirkulation, skal videre til næste låner, aflæses/indtastes materialenummeret i feltet "Mat.nr." i fanen "Skranke", hvorefter der udskrives en udlånskvittering til næste låner på listen. Når den sidste delplan er afviklet, vil dette fremgå af kolonnen "Handling". 8.9 Afbryd cirkulation Hvis man ønsker at afbryde en igangværende cirkulation, markeres feltet: "Afbryd cirkulation" inden det aktuelle materialenummer aflæses/indtastes. Den igangværende delplan vil blive afbrudt, og vil ikke kunne igangsættes igen. Hvis der er delplaner til den aktuelle plan, der endnu ikke er igangsat, kan dette ske ved indsættelse af et nyt materiale med samme idnr. eller for tidsskrifter ved indsættelse af et nyt eksemplar af det aktuelle tidsskriftnummer. Hvis man ønsker en afbrudt delplan afviklet, er det nødvendigt at oprette en ny delplan med de manglende deltagere, inden den oprindelige delplan afbrydes..

20 Status for cirkulation Aktiver fanen "Plan". Marker den plan eller delplan der ønskes vist status for. Tryk (Ctrl+F10) "Vis cirk.". Afviklede og igangsatte cirkulationer for den aktuelle plan/delplan vil blive vist i et vindue i en liste. Hvis det er en plan der markeres inden (Ctrl+F10) "Vis cirk." aktiveres, vil listen indeholde følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Delplan Mat.nr. Nummer/Titel Startet Afsluttet Indhold: Navn på delplan. Materialenummer for det cirkulerende/cirkulerede materiale. Ved tidsskrifter aktuel årgang og nummer. Ved "Andet" aktuel titel. Starttidspunkt for delplanen. Afslutningstidspunkt for afsluttede cirkulationer. Hvis en linie i listen markeres, og der trykkes (Alt+V) "Vis status", fremkommer et nyt vindue, med en liste der har følgende kolonner: Kolonnebetegnelse: Låner Modtaget Sendt Indhold: Navn på låner der har haft eller som p.t. har det aktuelle materiale. Dato for afsendelse/udlevering af materialet. For stjernecirkulationer er det registrerede datoer. For cirkelcirkulationer er det datoer beregnet af systemet. Dato for returnering / videresendelse af materialet. For stjernecirkulationer er det de registrerede datoer. For cirkelcirkulationer er det datoer beregnet af systemet. Vinduerne lukkes med (Alt+L) "Luk" eller (Esc). Hvis det er en delplan der markeres inden (Ctrl+F10) "Vis cirk." aktiveres, vil det kun være cirkulationer fra den markerede delplan der vises i vinduet, i givet fald vil kolonnen "Delplan" ikke blive vist.

21 Udlån, aflevering eller fornyelse af materialer der cirkulerer Hvis et materiale der cirkulerer forsøges udlånt, afleveret eller fornyet i modulerne "Udlån", "Aflevering" eller "Fornyelse", vil der komme en advarsel om, at materialet p.t. indgår i en cirkulation. Trykkes der i disse moduler "Fortsæt", vil materialet blive taget ud af cirkulation, indtil det aktuelle materialenummer atter aflæses/indtastes i feltet "Mat.nr." i fanen "Skranke" i cirkulationsmodulet.